59

q) Form Incoming Inspection Checksheet QC-38

r) Laporan Hasil Periksa Tap
Revisi form diatas sebagian besar dilakukan pada kolom jumlah reject
komponen, sebelumnya jumlah komponen reject untuk setiap jenis kecacatannya
tidak ditulis dalam form, sehingga QC inspector harus mengisikannya pada kolom
keterangan. Untuk mengetahui lebih detail revisi yang telah dilakukan pada
beberapa form diatas lihat lampiran 31. (untuk form sebelum revisi) dan lampiran
32.(untuk form hasil revisi).

4.6. Monitoring and Utilize of Problem Sheet/Non Conforming Report (NCR)

4.6.1. Kondisi Awal Perusahaan
Pada awalnya perusahaan telah memiliki problem sheet untuk memantau
adanya penyimpangan pada lantai produksi. Form tersebut diberi nama Non
Conforming Report (NCR) yang memiliki nomor QC-15. Form NCR biasanya
diisi oleh QC line dan QC incoming inspection bila terdapat penyimpangan
produk atau material (produk/material cacat). Berikut ini merupakan contoh form
NCR awal yang dimiliki perusahaan.

PT. FSCM - PLANT 4 QC - 15

KRIAN - SIDOARJO REV : 0

NON CONFORMING REPORT (NCR)

1. Penyimpangan *) Incoming In Proses Final Inspection

2. No. N C R 6. Lot No./Kod Prod.

3. Tanggal 7. Jumlah
4. Nama barang atau 8. Lokasi
No. Dekorasi 9. Dibuat 10. Disetujui
5. Part No.
11. Masalah / jenis kerusakan :

12. DISPOSISI 13. 14. RENCANA 15. A C T U A L 16. PELAKSANA

Q.A. Tgl. Tgl.

Konsesi
Return To Supplier
Repaire / Rework
Degrade
Reject (Waste)

*) Pilih salah satu dengan mengisi pada

Keterangan :

Gambar 4.9. Form Non Conforming Report Awal.

Universitas Kristen Petra

 60

Menurut pengamatan, form tersebut memiliki beberapa kelemahan antara

lain:
a) Belum memiliki standar penomoran NCR yang baku sehingga terdapat
beberapa versi penomoran yang berbeda di lapangan. Contoh penomoran yang
digunakan oleh QC line yaitu
Incoming : No/NCR/FSCM/bulan/tahun
In Process Press Shop: No/NCR/PRS/bulan/tahun
In Process Assembly : No/NCR/bulan/tahun
Final Inspection : No/NCR.FIN/bulan/tahun
b) Format problem sheet sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan actual
perusahaan. Pada form tersebut ada dua kolom tanda tangan untuk departemen
Quality Assurance padahal staff Quality Assurance perusahaan hanya satu
orang.
c) Problem sheet belum diutilisasikan dengan baik oleh Quality Assurance.
d) Distribusi problem sheet tidak jelas, kadangkala didistribusikan pada
departemen yang yang bersangkutan, kadangkala tidak.

4.6.2. Perbaikan Problem Sheet/Non Conforming Report

Beberapa improvement dilakukan pada Problem sheet/Non Conforming
Report (NCR) yang dimiliki perusahaan agar sesuai dengan kondisi perusahaan
saat ini. Berikut ini merupakan tahapan perbaikan problem sheet.
Tabel 4.4. Perbaikan Problem Sheet/Non Conforming Report.
Before Improvement 1 Improvement 2
Form Lihat gambar 4.9. Lihat gambar 4.10. Lihat gambar 4.11
Utilisasi Tidak ada Tidak ada Ada
Aktivitas Tidak ada - Mengubah format - Mengubah format
perbaikan form. form, standar
- Membuat standar penomoran dan WI.
penomoran. - Membuat pie chart
- Membuat Work NCR untuk setiap
Instruction (WI) departemen.
pengisian form. - Membuat top
- Jalur distribusi jelas. problem bulanan.

Universitas Kristen Petra

 61

- Mengadakan
pembahasan NCR
dengan departemen
lain (mingguan).
Waktu Sampai dengan Bulan April 2006 s/d Bulan Juni 2006 s/d
implementasi Maret 2006. Mei 2006 saat ini.
Kelemahan - Belum ada standar - Belum ada konfirmasi Saat ini kelemahan
penomoran dari supplier atas improvement 2
- Format problem penyimpangan yang belum dapat
sheet sudah tidak terjadi. diketahui.
sesuai. - Ruang lingkup
- Jalur distribusi problem sheet hanya
tidak jelas. pada Quality
Departemen.
Note : Pembuatan pie chart, top problem, dan pembahasan dengan departemen
lain baru diimplementasikan pada akhir Juni 2006.

Berikut ini adalah form Non Conforming Report improvement 1 yang

pernah digunakan pada perusahaan.
PT. FSCM MANUFACTURING INDONESIA
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION QC-15
KRIAN - SIDOARJO REV : 1
NON CONFORMING REPORT (NCR)
1. Penyimpangan *) Incoming No. Surat Jalan Tgl. Datang
In Process Lokasi Kode Prod.
Final Inspection Lokasi Kode Prod.
2. No. NCR 6. Total Quantity
3. Tanggal Dibuat Disetujui
4. Nama Barang
5. Part No.
7.
No. Quantity Masalah / jenis kerusakan

8. Disposisi **) 9 10 11.Tanggal

Konsesi : ……….. QA PPIC Pelaksanaan
Return to Supplier : ……….. Pelaksana
Repaire / Rework : ………..
Degrade : ………..
Reject (Waste) : ………..
*) Berilah tanda v pada yang telah dipilih
**)Berilah tanda v pada yang telah dipilih serta isilah titik disamping dengan nomor yang diberikan pada point 7 sesuai dengan
masalah/jenis kerusakan produk
Keterangan :

Distribusi: PPIC Warehouse Quality Control Produksi Workshop/maintenance Purchasing

Gambar 4.10. Form Non Conforming Report Revisi 1.

Universitas Kristen Petra

 62

Standar penomoran NCR pada improvement 1 dapat dilihat pada lampiran 33, dan
Work instruction pengisian form pada lampiran 34.
Berikut ini merupakan form NCR improvement 2 yang digunakan pada
perusahaan.
PT. FSCM MANUFACTURING INDONESIA
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION QC-15
KRIAN - SIDOARJO REV : 2
NON CONFORMING REPORT (NCR)
Incoming No.Surat Jalan/Tgl dtg Supplier
1. Penyimpangan
In Process Lokasi Kode Prod.
*)
Final Inspection Lokasi Kode Prod.
Customer Lokasi Kode Prod.
………….. Lokasi Kode Prod.
2. Diterbitkan oleh Departemen
3. No. NCR 7. Total Quantity yang diperiksa
4. Tanggal Dibuat Disetujui
5. Nama Barang
6. Part No.
No. Quantity 8. Masalah / jenis kerusakan

9. Disposisi **) 10 11. Departemen 12.Tanggal

Return to Supplier : ……….. QA yang bersangkutan Pelaksanaan
Repaire / Rework : ……….. Pelaksana
Reject (Waste) : ………..
….……..…...……. : ………..
*) Berilah tanda pada yang telah dipilih
**)Berilah tanda pada yang telah dipilih serta isilah titik disamping dengan nomor yang diberikan pada point 7 sesuai dengan
masalah/jenis kerusakan produk
***) Pihak yang bertindak sebagai Supplier adalah Bagian/Perusahaan yang menyuplai material/komponen kepada Bagian Produksi/PT FSCM
Plant 4 (bisa intern maupun ekstern PT FSCM).
Keterangan :

Distribusi: PPIC Warehouse Quality Control Produksi Workshop/maintenance Purchasing

SUPPLIER CONFIRMATION

Tanggal terima NCR :

Departemen/Perusahaan yang menjawab :
1. Analisa Masalah

2. Penyebab

3. Action/Tindakan Langsung

Tanggal Pelaksanaan :
4. Improvement/Preventive Action

Tanggal Planning :
Lampiran :
Disetujui, Dibuat,

Gambar 4.11. Non Conforming Report Revisi 2

Universitas Kristen Petra

 63

Selain melakukan improvement pada form, dilakukan pula perbaikan

standar penomoran yang dapat dilihat pada lampiran 35 dan Work instruction
pengisian form NCR pada gambar 4.12. Berikut ini adalah Work instruction
pengisian form NCR serta alur pembuatan, distribusi, dan dokumentasi NCR.

Universitas Kristen Petra

 64

Standart : FSCM - 9001 : 2000

PT FSCM MANUFACTURING WORK INSTRUCTION Halaman : 1 dari 1
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION Level Revisi :0
KRIAN - SIDOARJO PENGISIAN FORM NON Ditetapkan : 19 Mei 2006
CONFORMING REPORT (QC-15) Direvisi :0
No. DOK. :QM-FSCM-QAD-WI-001
1. TUJUAN
Menjelaskan metode pengisian form QC-15
Laporan penyimpangan (Non Conforming Report/NCR)

2. CONTOH FORM NCR

PT. FSCM MANUFACTURING INDONESIA
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION QC-15
KRIAN - SIDOARJO REV : 2
NON CONFORMING REPORT (NCR)
Incoming No.Surat Jalan/Tgl dtg Supplier
1. Penyimpangan
In Process Lokasi Kode Prod.
*)
Final Inspection Lokasi Kode Prod.
Customer Lokasi Kode Prod.
………….. Lokasi Kode Prod.
2. Diterbitkan oleh Departemen
3. No. NCR 7. Total Quantity yang diperiksa
4. Tanggal Dibuat Disetujui
5. Nama Barang
6. Part No.
No. Quantity 8. Masalah / jenis kerusakan

9. Disposisi **) 10 11. Departemen 12.Tanggal

Return to Supplier : ……….. QA yang bersangkutan Pelaksanaan
Repaire / Rework : ……….. Pelaksana
Reject (Waste) : ………..
….……..…...……. : ………..
*) Berilah tanda pada yang telah dipilih
**)Berilah tanda pada yang telah dipilih serta isilah titik disamping dengan nomor yang diberikan pada point 7 sesuai dengan
masalah/jenis kerusakan produk
***) Pihak yang bertindak sebagai Supplier adalah Bagian/Perusahaan yang menyuplai material/komponen kepada Bagian Produksi/PT FSCM
Plant 4 (bisa intern maupun ekstern PT FSCM).
Keterangan :

Distribusi: PPIC Warehouse Quality Control Produksi Workshop/maintenance Purchasing

SUPPLIER CONFIRMATION

Tanggal terima NCR :

Departemen/Perusahaan yang menjawab :
1. Analisa Masalah

2. Penyebab

3. Action/Tindakan Langsung

Tanggal Pelaksanaan :
4. Improvement/Preventive Action

Tanggal Planning :
Lampiran :
Disetujui, Dibuat,

3. PROSEDUR PENGISIAN FORM NCR

1. Memilih dengan memberi tanda pada salah satu proses dimana penyimpangan terjadi serta mengisi keterangan yang diminta pada kolom
yang ada di sebelah kanan proses penyimpangan yang dicentang.
- Memilih proses incoming. Jika penyimpangan ditemukan pada bahan material di bagian incoming inspection yaitu saat pemeriksaan kedatangan barang.
- Memilih In Process. Jika penyimpangan ditemukan pada lantai produksi.
- Memilih Final Inspection. Jika penyimpangan ditemukan pada bagian finish good.
- Memilih Customer. Jika penyimpangan ditemukan pada pihak customer/Customer Complaint.
2. Menuliskan nama departemen yang menerbitkan NCR
3. Menuliskan nomor urut pada laporan NCR berdasarkan Standart Penomoran NCR (QM-FSCM-QAD-STD-040)
4. Menuliskan tanggal, bulan dan tahun pembuatan laporan NCR.
5. Menuliskan nama barang/komponen yang mengalami proses penyimpangan.
6. Menuliskan Part. No. dari barang yang diperiksa.
7. Menuliskan total quantity dari barang yang mengalami penyimpangan.
7a. Diisi dengan tanda tangan dan nama pembuat NCR.
7b. Diisi dengan tanda tangan dan nama dari orang yang menyetujui NCR yaitu kepala QC Inspector.
8. Menuliskan masalah atau jenis kerusakan pada barang serta quantity barang yang mengalami penyimpangan.
9. Pemilihan disposisi yang tepat oleh Quality Assurance dengan memberikan tanda , serta menuliskan nomor masalah/jenis kerusakan seperti
yang diisi di point 7.
10. Quality Assurance membubuhkan tanda tangan sebagai persetujuan atas disposisi yang diberikan pada laporan NCR.
11. Departemen yang bersangkutan dengan NCR membubuhkan tanda tangan sebagai persetujuan atas disposisi yang diberikan pada laporan NCR.
12. Mengisi tanggal pelaksanaan disposisi yang telah disetujui oleh departemen QA.
12a. Kolom pelaksana diisi dengan nama bagian/departemen yang melaksanakan disposisi NCR.

4. PROSEDUR PENGISIAN SUPPLIER CONFIRMATION

1. Supplier menuliskan analisa masalah sesuai dengan problem pada Non Conforming Report.
2. Supplier menuliskan penyebab/alasan terjadinya masalah.
3. Supplier menuliskan action/tindakan langsung yang diambil oleh supplier untuk masalah yang terjadi serta tanggal pelaksanaan action tersebut.
4. Supplier menuliskan Improvement/Preventive action yang akan dilakukan untuk mencegah terjadinya masalah yang sama serta tanggal planning
untuk melaksanakan action tersebut.
5. Supplier membubuhkan tanda tangan pada bagian Dibuat dan Disetujui, serta membubuhkan stempel perusahaan.

5. JALUR DISTRIBUSI
Non Conforming Report didistribusikan kepada :
a) Semua bagian yang bertindak selaku supplier, baik intern maupun ekstern PT FSCM
b) Pelaksana disposisi NCR
c) Pembuat NCR
d) Semua bagian yang berkaitan

6. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

a) Departemen yang menerbitkan NCR merupakan departemen yang menemukan adanya penyimpangan.
b) Setiap NCR yang dibuat/diterbitkan harus mendapatkan persetujuan dari Quality Control dan Quality Assurance.
c) Yang bertindak sebagai Supplier adalah pihak yang bertanggungjawab terhadap penyelesaian masalah NCR, baik intern maupun ekstern PT FSCM.
d) Setiap bulan NCR akan dipantau/dimonitor oleh Quality Assurance mengenai penyelesaian masalah yang ada pada setiap departemen yang
menerima NCR.
DIKETAHUI DIBUAT

Gambar 4.12. Work Instruction Pengisian Form Non Conforming Report

Universitas Kristen Petra

 65

Dalam prosedur yang disebutkan diatas disebutkan bahwa departemen

Quality Assurance akan merekap NCR yang terbit, hal ini untuk memudahkan
pemantauan document control dalam mengontrol form mana yang telah
didistribusi maupun dijawab dan form mana yang belum, contoh form dapat
dilihat pada lampiran 28 dan 29. Dokumen distribusi form NCR juga mengalami
perubahan, saat ini dokumen tersebut dipisah menurut departemen yang menerima
distribusi NCR sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam distribusi NCR.
Form distribusi NCR dapat dilihat lebih detail pada lampiran 36.

4.7. Penyusunan Supplier Quality Manual

4.7.1. Kondisi Awal Perusahaan
Pada awalnya perusahaan belum memiliki Supplier Quality Manual
(SQM). SQM merupakan suatu pedoman yang dapat digunakan oleh perusahaan
yang memuat peraturan yang harus ditaati oleh perusahaan dan supplier. Selain
itu, SQM juga merupakan jembatan menuju perbaikan sistem incoming
inspection. Beberapa kelemahan perusahaan karena tidak memiliki SQM antara
lain:
Perusahaan harus melakukan inspeksi kepada seluruh jenis material yang
disupply oleh setiap supplier.
Lot pengemasan material tidak seragam.
Perusahaan tidak mengetahui dengan jelas kekurangan atau masalah yang
dihadapi oleh supplier.
Perusahaan tidak mengetahui kualitas material yang disupply oleh
supplier.
Salah satu kelemahan terbesar karena tidak memiliki SQM adalah harus
melakukan inspeksi pada setiap jenis material. Berikut ini adalah flow sistem
incoming inspection awal.

Universitas Kristen Petra

 66

Press Shop

Incoming Material
Material Assembly
Inspection Warehouse

Finish Goods
Packaging
Sampling Warehouse

4.14. Flow Sistem Incoming Inspection Awal.

Oleh karena itu, untuk menyusun SQM dilakukan beberapa improvement
yang mengarah pada intern dan ekstern perusahaan. Beberapa improvement yang
dilakukan antara lain:
Tabel 4.5. Improvement pada Intern dan Ekstern Perusahaan.
Intern Ekstern
1.Membuat papan incoming inspection 1.Membuat standard lot size material.
pada material warehouse. 2.Mengumpulkan dan Membuat
2.Membuat Rapor Supplier. spesifikasi material.
3.Membuat ranking supplier. 3.Mengumpulkan company profile,
4.Mambuat sampling plan. flow proses pembuatan material,
layout produksi, checksheet, dan
drawing (khusus untuk packing)
pada setiap supplier.

4.7.2. Standard Lot Material

Standard lot material merupakan standard jumlah material yang dikirim
supplier per kemasan atau pack. Selama ini perusahaan belum memiliki standard
lot yang harus diikuti setiap supplier dalam melakukan pengemasan barang,
sehingga jumlah material yang dikemas dalam suatu kemasan baik plastik, kertas
ataupun kardus beraneka ragam. Jumlah material yang berlainan tersebut
memberikan beberapa kesulitan dalam perusahaan antara lain:
Pihak warehouse merasa kesulitan dalam menata dan menyimpan material,
jumlah material per kemasan yang tidak sama, type kemasan yang tidak sama
membuat warehouse membongkar dan menata kembali material dalam rak-rak
yang disediakan.
Jumlah material per kemasan biasanya berjumlah sangat besar, sedangkan
dalam data rencana produksi perusahaan dapat diketahui bahwa jumlah

Universitas Kristen Petra

 67

produksi per part number. beraneka ragam. Oleh karena itu, pihak warehouse
harus menghitung kembali material yang akan dikirim pada lantai produksi.
Menurut kesulitan yang ditemui diatas, maka dibuat suatu standar lot
material untuk diberikan pada masing-masing supplier. Standar lot yang dibuat
penulis digunakan untuk material packing (rubber), dan inner box. Dasar yang
digunakan untuk membuat standard lot material adalah data rencana produksi
PPIC dalam satu bulan (bulan April). Berdasarkan perhitungan, rata-rata rencana
produksi setiap item/hari adalah 311 pcs untuk spin on dan 122 pcs untuk element.
Tabel perhitungan rata-rata rencana produksi dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Tabel 4.6. Rata-rata Rencana Produksi.
Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IIII TOTAL AVERAGE AVERAGE
Filter A B A B A B A B A B (1 minggu) (1 hari)
Spin On 30 39958 35 68725 37 54221 40 57937 142 220841 1,555.22 311.04
Element 29 14850 27 23767 56 18031 43 38455 155 95103 613.57 122.71

Note :
A : Jumlah jenis produk yang diproduksi dalam 1 minggu.
B : Jumlah rencana produksi 1 minggu.

Standar lot untuk material packing terbagi menjadi tiga macam yaitu:
(standar lot material packing dapat dilihat lebih detail pada lampiran 37)
a) Untuk packing spin on (diameter < 70 mm), 1 bungkus berisi 200 pcs dengan
penataan tipe 1.
b) Untuk packing element sebagian besar (diameter > 70 mm), 1 bungkus berisi
50 pcs dengan penataan tipe 2.
c) Untuk packing set, 1 bungkus berisi 200 pcs dengan penataan tipe 3.
Standar lot untuk material inner box terbagi menjadi 3 macam yaitu: (standar lot
material inner box dapat dilihat lebih detail pada lampiran 38).
a) Untuk inner box yang berukuran kecil (< 150 x 100 x 150 mm), 1 bungkus
berisi 300 pcs dengan penataan tipe 2.
b) Untuk inner box yang berukuran besar (150 x 100 x 150 mm < x < 200 x 150
x 200 cm), 1 bungkus berisi 150 pcs dengan penataan tipe 1.
c) Untuk inner box yang berukuran lebih besar, 1 bungkus berisi 100 pcs.
Berdasarkan ukuran standar lot material packing dan inner box diatas,
diperoleh ketidaksesuaian ukuran lot dengan rata-rata rencana produksi. Hal ini
dapat terjadi karena terdapat beberapa pertimbangan antara lain:

Universitas Kristen Petra