STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : MAT/02/003/SOP

TGL. EFEKTIF : 15 Juli 2006

EVALUASI SUB KONTRAKTOR HALAMAN : 1/5 REVISI : 1

DISUSUN DISETUJUI DISTRIBUSI

OPR Dept. Head, ENG Dept. Head,
SEM Dept. Head, dan All Distrik
SEM. Dept. Head CPSD Dept. Head Supply Mgt. Div. Head

1. TUJUAN
Standard Operation Procedure (SOP) ini bertujuan untuk :
1.1. Memberikan pedoman kepada PIC (Person In Charge) yang terkait dalam melaksanakan proses
evaluasi subkontraktor.
1.2. Memastikan bahwa proses evaluasi terhadap subkontraktor sesuai dengan Sistem Manajemen
Mutu yang telah ditetapkan.

2. RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan proses evaluasi subkontraktor, mulai dari
proses pengumpulan data subkontraktor, proses evaluasi sampai dengan hasil evaluasi tersebut.
Adapun ruang lingkupnya meliputi Departemen: Operation, Subcon and Equipment Management ,
Engineering, dan seluruh distrik.

3. REFERENSI
3.1. Elemen ISO 9001 : 2000
a. Pasal 4. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu
b. Pasal 8. Pengukuran, Analisis, dan penyempurnaan

4. DEFINISI
4.1. Subkontraktor
adalah suatu badan usaha yang ditunjuk PT Pamapersada Nusantara untuk melakukan kerjasama
dalam melakukan sebagian atau seluruh proses operasi penambangan di Jobsite (distrik)
4.2. Related Departemen
adalah departemen yang ditunjuk sebagai pengumpul data sekaligus menilai performance
subkontraktor dalam aspek safety, pengelolaan alat, target, organisasi pendukung, disiplin dan
environment. Departemen tersebut adalah: SHE, Engineering dan Production.

5. KEBIJAKAN
5.1. Evaluasi performance Subcontraktor dilakukan setiap akhir bulan, dan distribusi laporan hasil
evaluasi sudah harus didistribusikan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
5.2. Batas pemberian kesempatan atau toleransi untuk perbaikan kinerja (performance)
subkontraktor adalah maksimun 3 kali surat peringatan (SP)
5.3. Surat Peringatan (SP) diberikan berdasarkan hasil penilaian performance kurang dari 3,17 (tiga
koma tujuh belas) berturut - turut selama 3 (tiga) kali periode penilaian dan dikeluarkan oleh
SEM Dept Head
5.4. Pemberian feed back bulanan terhadap hasil penilaian performance subkontraktor yang kurang
dari 3,17 (tiga koma tujuh belas) dilakukan oleh Project Manager dan di tembuskan ke SEM.
Dept
5.5. Hasil evaluasi subkontraktor harus digunakan sebagai dasar penunjukan subkontraktor untuk
kegiatan operasi yang lain.
5.6. Untuk Kriteria Evaluasi Performance Subkontraktor dapat dilihat pada standar parameter No.
MAT/02/001/STD.
5.7. Piagam penghargaan diberikan satu tahun sekali untuk tiga subkontraktor terbaik dari semua
distrik PT. Pamapersada Nusantara berdasarkan hasil penilaian evaluasi subkontraktor
 NO DOKUMEN : MAT/02/003/SOP
PT. PAMAPERSADA STANDARD OPERATION PROCEDURE
TGL. EFEKTIF : 15 Juli 2006
NUSANTARA
EVALUASI SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 2/5 REVISI : 1

6. ALUR PROSES
Proses Evaluasi Subkontraktor secara lebih jelas dapat dilihat pada alur proses berikut ini :
 NO DOKUMEN : MAT/02/003/SOP
PT. PAMAPERSADA STANDARD OPERATION PROCEDURE
TGL. EFEKTIF : 15 Juli 2006
NUSANTARA
EVALUASI SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 3/5 REVISI : 1

DISTRIK (SITE) HEAD OFFICE

PIC
NO PROJECT ENG DEPT. RELATED SEM DEPT. OPR DEPT.
SUBKONT. SUBKONT.
MANAGER DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD
ACTIVITIES

1. Adanya kebutuhan untuk Kebutuhan

melaksanakan evaluasi subkon- Evaluasi S/C
traktor (S/C)
( C sambungan dari aktivitas 12 & C
15)
2. Memberikan form. Laporan Evaluasi Laporan Laporan
Subkontraktor untuk diisi. Evaluasi Evaluasi
Subkont. 1 Subkont. 3
2
3

3. Mengisi Laporan Evaluasi Subkont. Pengisian Pengisian

Evaluasi Evaluasi
Subkont. Subkont.

4. Mengirimkan Laporan Evaluasi Laporan Laporan

Subkontraktor yang telah diisi. Evaluasi Evaluasi
S/C 1 S/C 3

5. Mengkompilasi dan mereview Kompilasi

Laporan Evaluasi Subkontraktor. &
Project Mgr. ikut terlibat bila Review
diperlukan.

Finalisasi
6. Laporan
Membuat Laporan Evaluasi S/C yang Evaluasi S/C
telah final dan menanda-tanganinya. Serta
approval
Input Form
To Aplication
Mengirimkan Laporan Evaluasi S/C
7. Laporan
kepada : Laporan Laporan
Evaluasi Evaluasi Laporan Evaluasi
Asli : Subkontraktor Distrik Laporan Evaluasi S/C 4
S/C 2 S/C 1 Laporan Evaluasi
Copy 2 : Project Manager 2 Evaluasi S/C 3
Copy 3 : MAT Dept. Head HO S/C 2
3 S/C 1
Copy 4 : OPR Dept. Head HO 4
Copy 5 : Subkontractor HO 5

8.
Memeriksa apakah hasil Evaluasi
adalah baik. Tidak Hasil
Evaluasi
- Apabila Ya, maka memberikan Baik ?
penghargaan berupa piagam.
-Apabila Tidak, maka memberikan Ya
surat teguran untuk Feedback.
A
9. Memberikan Feedback kepada S/C
baik di Site maupun di Head Office. Feed
Feed back
Feed
back
Feed back
(A Bersambung ke Aktivitas 15) back Feed
back
(B bersambung ke aktivitas 11)
B
 NO DOKUMEN : MAT/02/003/SOP
PT. PAMAPERSADA STANDARD OPERATION PROCEDURE
TGL. EFEKTIF : 15 Juli 2006
NUSANTARA
EVALUASI SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 4/5 REVISI : 1

JOB SITE HEAD OFFICE

PIC
NO PROJECT ENG DEPT. RELATED SEM DEPT. OPR DEPT.
SUBKONT. SUBKONT.
MANAGER DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD
ACTIVITIES

(B Sambungan dari Aktivitas 9) B

10. Berdasarkan feedback dari

PAMA,Subcontractor membuat Membuat
rencana perbaikan (dalam bentuk rencana
PICA (Form No: MDV/F-006) atas perbaikan
performance yg di bawah target,
dan mengirimkannya kepada: Rencana
Rencana Rencana
- Engineering dept head Jobsite Perbaikan Perbaikan Perbaikan
1
- SEM dept head HO 2
3

11. Melakukan tindakan perbaikan. Tindakan

Perbaikan dan
improvement
12. Memeriksa apakah ada perbaikan:
-Apabila Ya, maka hubungan sbg.
Tidak 3x
Subkont. terus berlanjut. Ya Apakah ada
- Apabila Tidak, maka akan Perbaikan ?
dilakukan meeting.
- Jika sampai tiga kali kesempatan C Tidak
masih tidak ada perbaikan maka
diberikan SP (Kebijakan 5.2.)
( C bersambung ke aktivitas 2 ) Meeting

13. Melaksanakan meeting untuk

membahas kelanjutan dengan S/C.

Memberi Ya
kesempatan
14. Memeriksa apakah hasil meeting
memutuskan untuk memberi Tidak
kesempatan kembali.
-Apabila Ya, maka S/C kembali PHK
melaksanakan tugas dengan
rencana perbaikan yang baru.
- Apabila Tidak, maka melakukan
PHK (Pemutusan Hubungan A
Kerja).

Piagam Piagam Piagam

15. ( A sambungan dari aktivitas 8 ) Penghargaan Piagam Penghargaan Penghargaan
Penghargaan
Membuat dan memberikan piagam
penghargaan.

C
( C bersambung ke aktivitas 2 )
 NO DOKUMEN : MAT/02/003/SOP
PT. PAMAPERSADA STANDARD OPERATION PROCEDURE
TGL. EFEKTIF : 15 Juli 2006
NUSANTARA
EVALUASI SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 5/5 REVISI : 1

7. DOKUMEN PENDUKUNG
7.1. Formulir MAT/F-026 Evaluasi Subkontraktor
7.2. Standar Parameter No. MAT/02/001/STD Kriteria Evaluasi Performance Subkontraktor.

Back