STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : SEM/04/001/SOP

TGL. EFEKTIF :
PENGADAAN SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 1/7 REVISI : 1
DISUSUN DISETUJUI DISTRIBUSI
Department : OPR, SEM, TAX, ACT, FIN & All
District.

SEM Dept. Head MSD Dept. Head Supply Mgt. Div. Head

1. TUJUAN
Standard Operation Procedure (SOP) ini bertujuan untuk :
1.1. Menjadi pedoman bagi PIC (Person In Charge) Departemen dalam melaksanakan proses
pengadaan Subkontraktor.
1.2. Mengendalikan mekanisme pengadaan Subkontraktor agar sesuai dengan Sistem Manajemen
Mutu.

2. RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan untuk pengadaan Subkontraktor mulai dari adanya permintaan dari Engineering
Dept Head distrik. sampai dengan tercapainya kesepakatan antara PT Pamapersada Nusantara
dengan Subkontraktor. Adapun ruang lingkupnya meliputi Departemen : Operation, Subcont. &
Equipment Management, Tax, Accounting, Finance dan seluruh Distrik.

3. REFERENSI
3.1. Elemen ISO 9001 : 2000 ;
a. Pasal 6. Manajemen Sumber Daya
- Sub Pasal 6.3. Fasilitas
b. Pasal 7. Realisasi Produk
- Sub Pasal 7.4.3. Verifikasi Barang yang dibeli
- Sub Pasal 7.5.2. Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa
3.2. SOP No. MAT/02/002/SOP Evaluasi Sub Kontraktor
3.3. PSMS (Pama Safety Management System) Elemen 10. Desain Rekayasa, Manajemen Plant
dan Peralatan, Pengendalian Pembelian dan Metoda.
- Standar Parameter No. SHE/99/10.02/STD Seleksi dan Pengelolaan Kontraktor dan
Subkontraktor

4. DEFINISI
4.1. Subkontraktor
Adalah suatu badan usaha yang ditunjuk oleh PT Pamapersada Nusantara untuk melakukan
kerjasama dalam melakukan operasi penambangan di distrik.

4.2. Preferred Subcontractors

Adalah subkontraktor yang memperoleh prioritas sebagai mitra kerja PT Pamapersada
Nusantara karena masih atau telah menjalin kerjasama dengan PT Pamapersada Nusantara dan
menunjukkan performance yang baik dalam kerjasamanya.

4.3. Alternate Subcontractors / Suppliers

Adalah subkontraktor /supplier yang memperoleh prioritas sebagai mitra kerja PT
Pamapersada Nusantara seteleh Preferred Subcontractors/Suppliers.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : SEM/04/001/SOP
PT. PAMAPERSADA TGL. EFEKTIF :
NUSANTARA PENGADAAN SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 2/7 REVISI : 1

4.4. Related Departemen

Adalah departemen yang berhubungan dengan item-item yang terdapat dalam contract
condition list dan kick off meeting kontrak misalnya departemen : FA / ACT untuk proses
pembayaran, ENG dan PRO untuk pelaksanaan kick off meeting serta SHE untuk memastikan
aturan safety dilaksanakan.

5. KEBIJAKAN

5.1. Penggolangan subkontraktor dan supplier sebagai ‘preferred subcontractors / suppliers’

didasarkan oleh performance yang telah ditunjukkan dalam kerjasamanya dengan PT
Pamapersada Nusantara terutama dalam efisiensi dan keselamatan kerja termasuk ketaatan
terhadap perpajakan.

5.2 Subkontraktor digolongkan sebagai ‘preferred subcontractors’ di suatu Distrik kalau

subkontraktor tersebut telah bekerja di Distrik yang bersangkutan dengan performance minimal
standar termasuk dalam hal safety, pengelolaan alat, target, organisasi pendukung, disiplin dan
manajemen lingkungan.

5.3. Pembuatan RER (Rent Equipment Request) form harus dilengkapi dengan ‘attachment’
contract yang sudah di scan.

5.4. Project Manager Distrik atas persetujuan tertulis berdasarkan Rent Equipment Request Form
dari Subcont. & Equipment Management Dept. Head HO, dapat diberi wewenang untuk
mencari dan melakukan negosiasi sendiri dengan subkontraktor.

5.5. Apabila Project Manager distrik melakukan negosiasi dengan subkontraktor, maka penerapan
klausul kontraknya (term and conditions) dan plafond harga (ceiling price) harus mengacu pada
pedoman yang dikeluarkan oleh Subcont. & Equipment Management Dept. Head HO.

5.6. Formulir Permintaan Unit Rental dari Engineering Dept Head Distrik. yang diajukan ke
Subcont. & Equipment Management Dept harus dilengkapi dengan rincian kebutuhan
equipment yang diminta.

5.7. Untuk Distrik baru yang belum ada PIC di Distrik tersebut maka Formulir Permintaan Unit
Rental diajukan oleh PIC Engineering Dept Head Office

5.8. Pengadaan sewa equipment dari HO / Distrik untuk tipe equipment yang baru (belum pernah
dipakai PT Pamapersada Nusantara), harus ada persetujuan Plant Div. Head yang dasar
perhitungannya dilakukan oleh SEM Dept. Head.

5.9. Apabila diperlukan, meeting konfirmasi dapat dilakukan untuk membahas pembayaran pajak,
term of payment, backcharge procedures dsb. Adapun departemen yang terlibat dalam meeting
tersebut adalah : untuk di Head Office (OPR, SEM, TAX, ACT, dan FIN Dept. Head) dan di
Site (PM, FA Dept. Head). Dept. Head ACT dan FIN HO dapat diikutsertakan dalam meeting
konfirmasi yang diadakan di site jika diperlukan.

6. ALUR PROSES
Alur proses pengadaan Subkontraktor secara lebih jelas dapat dilihat sebagai berikut :
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : SEM/04/001/SOP
PT. PAMAPERSADA TGL. EFEKTIF :
NUSANTARA PENGADAAN SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 3/7 REVISI : 1

HEAD OFFICE
NO
PIC
ENG DEPT OPR DEPT. SEM DEPT.
ACTIVITIES PIC DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD S/C ANL

Kebutuhan
1. Adanya Kebutuhan Sewa Equipment / Alat Sewa
Sub-Kontraktor untuk operasional di
Distrik. Ya Maintain Table
Distrik Executor
Baru ? RER Aplication
Tidak

RER RER
2. Membuat permintaan alat melalui
aplikasi via lotus notes (RER (Rent
Equipment Request) form).
Ya
Setuju ?
3. Memeriksa apakah permohonan
disetujui. Tidak
- Apabila Ya, maka mengaproved dan
meneruskan ke OPR Dept. Head. Alasan Alasan
- Apabila Tidak, maka memberikan Revisi / Revisi /
alasan penolakan atau masukan Penolakan penolakan
untuk dilakukan
revisi. Khusus apabila ditolak maka
proses stop. RER
RER RER
(cc)
4.
Mengirimkan permohonan permintaan
alat yang sudah disetujui kepada OPR
Dept. Head dan di-cc-kan ke ENG Ya
Officer HO Setuju ?
5.
Memeriksa apakah permohonan Tidak
disetujui. Alasan Alasan
- Apabila Ya, maka mengaproved dan Revisi / Revisi /
Alasan
meneruskan ke SEM Dept. Head. Penolakan Penolakan
Revisi /
- Apabila Tidak, maka memberikan
Penolakan
alasan penolakan atau masukan
untuk dilakukan
revisi. Khusus apabila ditolak maka RER
RER RER
proses stop. RER (cc)
(cc) RER
6. (cc)
N
Mengirimkan permohonan permintaan
alat yang sudah disetujui kepada SEM
Dept. Head dan di-cc-kan kepada ENG
Officer (HO), ENG Dept Head, dan B
Subcont Analisis (S/C Anl).

.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : SEM/04/001/SOP
PT. PAMAPERSADA TGL. EFEKTIF :
NUSANTARA PENGADAAN SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 3/7 REVISI : 1

DISTRIK HEAD OFFICE

NO
PIC
ENG DEPT. ENG DEPT. OPR DEPT. SEM DEPT.
PM
ACTIVITIES DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD S/C ANL
A
7. Adanya Kebutuhan Sewa Equipment / Kebutuhan
Sub-Kontraktor untuk operasional di Alat Sewa
Distrik.

8. Membuat permintaan alat melalui RER RER

aplikasi via lotus notes (RER (Rent
Equipment Request) form).

9. Memeriksa apakah permohonan Ya

disetujui. Setuju ?
- Apabila Ya, maka mengaproved dan
meneruskan ke OPR Dept. Head. Tidak
- Apabila Tidak, maka memberikan Alasan Alasan
alasan penolakan atau masukan Revisi / Revisi /
untuk dilakukan Penolakan penolakan
revisi. Khusus apabila ditolak maka
proses stop.

10. RER
RER RER
Mengirimkan permohonan permintaan (cc)
alat yang sudah disetujui kepada OPR
Dept. Head dan di-cc-kan ke ENG Dept.
Head (Site) Ya
5.
Setuju ?
Memeriksa apakah permohonan
disetujui.
- Apabila Ya, maka mengaproved dan Tidak
meneruskan ke SEM Dept. Head. Alasan Alasan
- Apabila Tidak, maka memberikan Revisi / Alasan Revisi /
alasan penolakan atau masukan Penolakan Revisi / Penolakan
untuk dilakukan Penolakan
revisi. Khusus apabila ditolak maka
proses stop.
6. RER RER RER
(cc) RER
Mengirimkan permohonan permintaan (cc)
alat yang sudah disetujui kepada SEM
Dept. Head dan di-cc-kan kepada ENG Ya
Dept. Head (site), PM, dan Subcont Setuju ?
Analisis (S/C Anl).
Tidak
7. Alasan
Alasan
Revisi / Alasan Revisi /
Memeriksa apakah Subkont. akan Penolakan Revisi / Alasan Penolakan
dipenuhi dari HO. Penolakan Revisi /
- Apabila Ya, maka dilakukan evaluasi Penolakan
terhadap preferred subkontractors.
- Apabila Tidak, maka SEM Dept. Head RER RER
memberikan informasi ke distrik. (cc) RER RER (cc)
8. (A bersambung ke aktivitas 18 ) RER
(cc) RER
(cc) N
Melakukan evaluasi terhadap ‘preferred’ B
subkontraktor, ref : SHE Standar No. Tidak
SHE/99/10.02/STD. Pengadaan
9. dari HO ?
Ya C
Melakukan negosiasi berkenaan
dengan ‘Terms & Condition’ dan PM Evaluasi
10. dapat ikut terlibat. preferred Subkon

Memeriksa apakah hasil negosiasi

dapat disetujui ? Negosiasi
- Apabila Ya, maka membuat kontrak.
- Apabila Tidak, maka dilakukan
Tidak
evaluasi kembali terhadap preferred
subkontraktor lainnya. Setuju ?
(B bersambung ke aktivitas 11)
Ya D
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : SEM/04/001/SOP
PT. PAMAPERSADA TGL. EFEKTIF :
NUSANTARA PENGADAAN SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 4/7 REVISI : 1

DISTRIK HEAD OFFICE

NO
PIC
ENG DEPT. SHE DEPT. SEM DEPT. OPR DEPT. SUBKON
PM
ACTIVITIES DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD S/C ANL DEPT. HEAD

(B sambungan dari aktivitas 10 ) D

11. Membuat dan menandatangani

kontrak. Kontrak

12.
Kontrak Kontrak
Mengirimkan Kontrak yang sudah 1 2
ditandatangani kepada : 2 Kontrak
1
Asli 1 : Subcont. Analis
Asli 2 : Subcontarctor
Kick-off
13.
Meeting
Melakukan kick off meeting dan
menandatangani form penerimaan Kick
off Meeting.

14. Form Form Form

Mengirimkan form penerimaan Kick of penerimaan penerimaan penerimaan
meeting yang sudah di tandatangani Kick off Form Kick off Kick off
kepada : Meeting 2 penerimaan Meeting 1 Meeting 1
Kick off 2
Asli : Subkontraktor 3
Copy 2 : ENG Dept. Head (Distrik) Meeting 3 4
Copy 3 : SHE Dept. Head (HO)
Copy 4 : File N

15.
Scan Kontrak
Melakukan scan terhadap kontrak dan
& Kick-off
penerimaan kickoff meeting.
Meeting

16. RER
Cc RER
Mengirimkan form RER yang sudah
RER
dilengkapi attacment kontrak dan Kick RER
off Meeting.. Cc
C
( C bersambung ke aktivitas 27 )

17. RER
Closed Form dan pengiriman RER RER
RER Cc
Form RER Cc
Cc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : SEM/04/001/SOP
PT. PAMAPERSADA TGL. EFEKTIF :
NUSANTARA PENGADAAN SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 5/7 REVISI : 1

DISTRIK HEAD OFFICE

NO
PIC
ENG DEPT. REL. DEPT. OPR DEPT. SEM DEPT. SUBKON
PM
ACTIVITIES DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD S/C ANL

(A sambungan dari aktivitas 7 ) C

18. Melakukan evaluasi terhadap
‘preferred’ subkontraktor, ref : SHE Evaluasi
Standar No. SHE/99/10.02/STD. prefered
Subkon

19. Melakukan negosiasi berkenaan

dengan ‘Terms & Condition’. Negosiasi

20. Memeriksa apakah hasil negosiasi

dapat disetujui ?
Tidak
- Apabila Ya, maka membuat kontrak.
- Apabila Tidak, maka dilakukan Setuju ?
evaluasi kembali terhadap preferred
subkontraktor / suppliers lainnya. Ya

21. Membuat dan menandatangani

kontrak. Kontrak

22.
Kontrak Kontrak Kontrak
Mengirimkan Kontrak kepada ENG 2 1 1
Dept. Head dan Subkontraktor. 2

23.
Kick Off
Mengadakan “Kick off Meeting”, ref :
Meeting
SHE Standar No.SHE/99/10.02/STD.

24. Form Form

Membuat dan mengirimkan Form penerimaan Form penerimaan
penerimaan kick off meeting kepada Kick Off Form penerimaan Kick Off
Menginformasikan melalui lotus notes Meeting 1 penerimaan Kick Off Meeting
mengenai kesiapan subkontraktor. 2
3 Kick Off Meeting
4 Meeting

25.
Melakukan scaning terhadap kontrak & Scan Kontrak
Penerimaan Kick Off Meeting & Kick-off
Meeting

26.
Meng-Closed Form dan siste secara RER
otomatis Mengirimkan form RER yang RER
RER RER
sudah dilengkapi. RER Cc
Cc

( D bersambung ke aktivitas 29 )
D
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : SEM/04/001/SOP
PT. PAMAPERSADA TGL. EFEKTIF :
NUSANTARA PENGADAAN SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 6/7 REVISI : 1

DISTRIK HEAD OFFICE

NO
PIC
ENG DEPT. SHE DEPT. SEM DEPT. OPR DEPT. ACT DEPT.
PM
ACTIVITIES DEPT. HEAD DEPT. HEAD DEPT. HEAD S/C ANL DEPT. HEAD VAL SECT.

(C sambungan dari aktivitas 16 ) C

27. Mengrimkan copy contract ke

Copy
Validation Section. Contract
1 Contract 2
2
N
N

28. Melakukan pembinaan dan evaluasi, Pembinaan,

ref. SOP no. : MAT/02/003/SOP Evaluasi dan
Evaluasi Subkontraktor. Monitor
Performance
Subkontraktor

( D sambungan dari aktivitas 26 ) D

29. Mengirimkan copy contract kepada

Subkont. Analysis dan Validation Contract Copy
Section. 1 Contract 3
2
N
N

30. Melakukan pembinaan dan evaluasi, Pembinaan,

ref. SOP no. : MAT/02/003/SOP Evaluasi dan
Evaluasi Subkontraktor. Monitor
Performance
Subkontraktor
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : SEM/04/001/SOP
PT. PAMAPERSADA TGL. EFEKTIF :
NUSANTARA PROSES PENGADAAN SUBKONTRAKTOR HALAMAN : 7/7 REVISI : 1

7. DOKUMEN PENDUKUNG

7.1. Formulir No. MAT/F-023 Permintaan Sub Kontraktor.

7.2. Formulir No. MAT/F-024 Contract Condition List.
7.3. Instruksi Kerja No. MAT/00/001/INK Evaluasi Supplier.

Back