ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 2

REVISION NOTE:

REV. DATE PREP. APRV. DESCRIPTION

22 Sep
0 HSE DIR FIRST ISSUE
2021
ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 3

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa praktek kerja dan prosedur yang ada di
fungsi pengadaan perusahaan dalam membantu Perusahaan memenuhi persyaratan
Kesehatan dan keselamatan Kerja serta Lingkungan. Praktek kerja dan prosedur ini berlaku
untuk PT. Hydroraya Adhi Perkasa (PT. HAP) secara menyeluruh.
Untuk memenuhi tujuan ini maka perlu untuk mencakup topik berikut ini:
 Kebijakan K3L Kontrak,
 Tanggungjawab Pemakai/Divisi Pengadaan,
 Proses Kontrak,
 Tindak Lanjut Kinerja K3L Kontraktor,
 Audit K3L Kontraktor,

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diaplikasikan pada proses pengadaan atau seleksi kontraktor di PT. HAP.

3. DEFINISI
Kontraktor adalah mitra kerja di bawah pengawasan PT. HAP yang menjalankan aktivitasnya
dengan mengikuti seluruh kebijakan K3L perusahaan.

4. REFERENSI
4.1 Pedoman Sistem Manajemen Mutu K3L PT. HAP

4.2 ISO 45001:2018, Klausul 8.1.4. Pembelian

5 DOKUMEN TERKAIT

5.1 Form Penilaian Kontraktor

6 PROSEDUR
6.1 KEBIJAKAN & PEDOMAN PENGADAAN
Informasi terperinci mengenai prosedur pengadaan perusahaan terdapat dalam peraturan
perusahaan. Pengadaan secara garis besardibedakan sebagai berikut:
 Pengadaan jasa,
 Pengadaan material,
 Pengadaan jasa tenaga kerja.
Procurement bertanggungjawab untuk mengelola “Pedoman Pengadaan” agar tetap mutakhir.
ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 4

Pedoman ini menguraikan prosedur dasar yang harus diikuti yang tergantung pada jenis jasa
atau material yang diperlukan atau nilai jasa atau material yang diperlukan.
6.2 TANGGUNG JAWAB USER/ DIVISI PENGADAAN
6.2.1 Departemen Pemakai (User)
Departemen yang memerlukan material atau jasa yang harus disediakan dari
pihak ketiga, bertanggungjawab atas:
 Persiapan persyaratan teknis yang harus dimasukkan kedalam dokumen
kontrak,
 Memastikan bahwa persyaratan inspeksi, pengetesan dan sertifikasi
dituangkan dengan jelas,
 Memastikan bahwa aspek K3LL dipertimbangkan dan prosedur perusahaan
internal diikuti.
6.2.2 Divisi Pengadaan
Divisi Pengadaan memiliki tanggungjawab sebagai berikut:
 Terlibat dalam penawaran, dalam persiapan kontrak dan persetujuannya,
 Bertanggungjawab atas semua pengadaan material dan jasa.

6.3 PROSES KONTRAK

Proses kontrak di perusahaan mengacu kepada pedoman peraturan perusahaan.
6.3.1 Pra-Kualifikasi
Perusahaan tidak mensyaratkan bahwa semua pemasok material atau jasa
menjalani prosedur pra-kualifikasi resmi. Keputusan tersebut diserahkan kepada
departemen Pengadaan. Keputusan untuk melaksanakan pra-kualifikasi diambil
setelah pengkajian kualitatif atas kebutuhan untuk:
 Membuat daftar hanya untuk kontraktor yang memenuhi syarat sebelum
mengundang peserta penawaran,
 Menetapkan kemampuan kontraktor untuk melaksanakan ruang lingkup
pekerjaan sebagaimana yang diperlukan.
6.4 PENAWARAN
6.4.1 Jasa
Jasa & departemen pemakai menyiapkan dukungan teknis dokumen penawaran.
Bagian khusus mengenai K3LL dimasukkan dalam setiap dokumen penawaran.
Klausul kontrak yang lain dapat digunakan sebagai alternatif apabila departemen
pemakai menganggapnya lebih sesuai.
ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 5

6.4.2 Material
Persyaratan mengenai spesifikasi, inspeksi, dsb. ditentukan oleh departemen
pemakai. Departemen pengadaan menuangkan persyaratan pengetesan dan
sertifikasi kedalam dokumen pemesanan pembelian (PO). Untuk semua bahan
berbahaya atau bahan kimia, Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS)
diharuskan untuk diberikan bersama-sama dengan barang. Untuk material yang
memerlukan inspeksi atau sertifikasi pengetesan, sertifikat asli atau laporan
inspeksi asli dikirim ke Departemen Pengadaan.
6.5 EVALUASI & REKOMENDASI PENAWARAN
6.5.1 Jasa
Setiap evaluasi dan rekomendasi penawaran diharuskan untuk menyertakan
aspek K3LL (Contractor Safety Management System). Departemen pemakai
bertanggungjawab untuk melakukan evaluasi K3LL, dengan dukungan dari HSE.
6.5.2 Material
Untuk material tidak diperlukan evaluasi K3LL dalam dokumen evaluasi sepanjang
kontraktor dapat menyediakan material sesuai dengan spesifikasi.

6.6 SYARAT-SYARAT & KETENTUAN KONTRAK

Terutama yang terkait dengan tahap konstruksi, dokumen kontrak mencakup bagian
mengenai K3LL. Terutama yang perlu diperhatikan adalah:

 Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan,

 Organisasi Keselamatan Kerja Kontraktor,
 Kesadaran dan Pelatihan Keselamatan Kerja Karyawan,
 Peralatan Keselamatan Kerja,
 Pelayanan Kesehatan, Prosedur Evakuasi,
 Manajemen Lingkungan – Pencegahan Polusi,
 Bahan Berbahaya,
 Prosedur Keselamatan Kerja,
 Pelaporan Kejadian / kecelakaan,
ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 6

PENANGGUNG JAWAB PROSES DOKUMEN

6.7 AUDIT K3LL KONTRAKTOR

Audit terhadap aspek K3LL kontraktor dilakukan secara berkala sesuai dengan jadwal
yang telah disepakati.
ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 7

Mulai

Mencari calon Supplier/ subcon Purchase Request

Purchasing

Persyaratan
Prakualifikasi prakualifikasi bila ada
Purchasing

Penawaran Brosur dll

Purchasing

Purchasing, HSE Seleksi & Evaluasi serta rek-

Seleksi Supplier &
omendasi penawaran Subcon

Hasil ?

Purchasing, HSE Syarat & Ketentuan kontrak Kontrak

HSE Audit K3L Berkala Form Audit

Selesai
ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 8

 Dalam melakukan aktifitas Prosedur Kontraktor, Subkontraktor Safety harus memperhatikan

aspek keselamatan & kesehatan kerja seperti (keselamatan bekerja dikantor, keselamatan
bekerja di ketinggian dan ruang terbatas, dll) sesuai dengan bahaya-bahaya yang telah di
identifikasi didalam HIRADC.
 Aspek Mutu, dampak mutu serta pengendalian mutu dalam Prosedur Kontraktor,
Subkontraktor Safety harus menjadi perhatian oleh pekerja sesuai dengan identifikasi aspek
dan dampak mutu atau Quality Risk Assessment (QRA).