ISO 9001:2015 ,ISO 45001:2018 2

REVISION NOTE:

REV. DATE PREP. APRV. DESCRIPTION

0 06 Mar 2017 HSE DIR FIRST ISSUE

Mengupgrade persyaratan ISO 9001:2008 menjadi ISO

1 04 Des 2017 HSE DIR 9001:2015 dan mengintegrasikannya dengan persyaratan
OHSAS 18001:2007

Merevisi persyaratan dari OHSAS 18001:2007 ke ISO

22 Sept
2 HSE DIR 45001:2018 dan mengintegrasikannya dengan persyaratan
2021
ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 ,ISO 45001:2018 3

1. TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah pelaksanaan komunikasi internal dan komunikasi
eksternal yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu di PT. Hydroraya Adhi
Perkasa.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup penetapan metode, pelaksanaan dan evaluasi hasil komunikasi internal
dan komunikasi eksternal mutu & K3L.

3. DEFINISI
3.1. Proses komunikasi internal mencakup seluruh aktifitas yang dilakukan dengan pihak – pihak
internal perusahaan.
3.2. Proses komunikasi eksternal mencakup seluruh aktifitas yang dilakukan dengan pihak-
pihak di luar perusahaan.

4. REFERENSI
4.1. Pedoman Sistem Manajemen Mutu K3L PT Hydroraya Adhi Perkasa
4.2. ISO 14001:2015 & ISO 45001:2018 , Klausul 7.4. Komunikasi

5. DOKUMEN TERKAIT
5.1. FM.HSE.009 Matrik Komunikasi Mutu & K3
5.2. Minute of Meeting QHSE
5.3. FM.HSE.018 Induksi K3

6. ISI PROSEDUR
6.1 Komunikasi Internal

6.1.1 Management Representative (MR) mengidentifikasi jenis informasi K3L yang

perlu disampaikan kepada pekerja sesuai persyaratan SM-K3L yang terkait.
6.1.2 Pekerja juga terlibat dalam penyampaian informasi berupa permasalahan K3L
yang ada di masing-masing tempat kerjanya melalui atasannya atau langsung
kepada MR.
6.1.3 Metode penyampaian informasi ini dapat dilakukan dengan cara verbal dan atau
non verbal.
a. Penyebarluasan informasi ini secara verbal antara lain melalui :
ISO 9001:2015 ,ISO 45001:2018 4

1. Rapat bulanan Komite K3L.

2. Rapat konsultasi K3L.
3. Pelatihan-pelatihan K3L.
b. Penyebarluasan informasi ini secara non-verbal antara lain melalui :
1. Surat / Memo internal
2. Notulen rapat
3. Papan pengumuman
4. Spanduk, rambu-rambu dan poster

6.2 Komunikasi Eksternal

6.2.1 MR mengidentifikasi jenis informasi K3L yang perlu disampaikan kepada pihak
lain / eksternal perusahaan sesuai persyaratan SM K3L yang terkait.
6.2.2 Penginformasian kegiatan K3L perusahaan kepada lembaga eksternal yang
bekepentingan disampaikan melalui laporan Komite K3L yang telah disahkan
oleh ketua Komite K3L
6.2.3 Tamu, mitra kerja, atau pihak lain yang akan berkunjung/bekerja di lingkungan
kerja PT Hydroraya Adhi Perkasa akan diberikan Safety Induction (HSE Induction)
mengenai ketentuan K3L yang berlaku.
6.2.4 Pemberian HSE Induction ini melalui kegiatan pelatihan pengenalan dengan
menggunakan formulir Induction oleh Petugas K3L atau dengan penjelasan yang
diberikan oleh petugas keamanan saat masuk ke lokasi kerja sesuai Prosedur
Penerimaan Tamu.
6.2.5 Setiap mitra kerja yang akan bekerja di lingkungan kerja PT Hydroraya Adhi
Perkasa dalam kurun waktu tertentu wajib diberikan HSE Briefing.
6.2.6 Semua dokumen terkait dengan kegiatan K3L disimpan dan dipelihara oleh
Document Controller.
ISO 9001:2015 ,ISO 45001:2018 5

PENANGGUNG
PROSES DOKUMEN
JAWAB

Mulai

Identifikasi proses komunikasi Matrik komunikasi K3L

HSE internal & external

Penetapan Metode untuk proses

Manager HSE Matrik komunikasi K3L
komunikasi internal & external

Penerapan / pelaksanaan
Catatan Komunikasi K3L
Pihak Terkait komunikasi internal & external

Manager Dept. Evaluasi pelaksanaan

komunikasi internal & external Evaluasi komunikasi K3L
terkait

Efektif ?

Document Control Dokumentasi Catatan Komunikasi K3L

Selesai
ISO 9001:2015 ,ISO 45001:2018 6

 Dalam melakukan aktifitas Prosedur Komunikasi HSE harus memperhatikan aspek

keselamatan & kesehatan kerja seperti (keselamatan pengoprasian komputer, keselamatan
bekerja dikantor, dll) sesuai dengan bahaya-bahaya yang telah di identifikasi didalam
HIRADC.
 Aspek Mutu, dampak mutu serta pengendalian mutu dalam aktifitas Prosedur Komunikasi
harus menjadi perhatian oleh pekerja sesuai dengan identifikasi aspek dan dampak mutu
atau Quality Risk Assessment (QRA).