PT.

INDO TRANS KONSTRUKSI

Prosedur
K3L
Status:

Konsultasi, Komunikasi dan Partisipasi K3L

No Dokumen : ITK/II/HSE/04

Disusun, Diperiksa, Disetujui,

(HSE Officer) (HSE Manager) ( Direktur)

Catatan Revisi

Revisi Tanggal Halaman Keterangan

0 21 Mar 2016 Rilis

1 6 Nov 2017 All Revisi Header

2 3 April 2018 All Integrasi elemen Sistem Manajemen Lingkungan

Penambahan periode pelaksanaan tool box meeting di

3 12 Nov 2019 7
are kantor

4 23 Feb 20 Cover Penggantian Approval

Perubahan reference mengacu pada ISO 45001:2018 &

5 15 Des 20 11,12
14001:2015

No. Distribusi
No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 1 dari 12

1.0. TUJUAN
Menjelaskan metode dalam penerapan:
1.1. Komunikasi internal antar berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi.
1.2. Komunikasi dengan para kontraktor dan tamu lainnya ke tempat kerja.
1.3. Menerima, mendokumentasikan dan merespon komunikasi yang relevan
dari pihak-pihak eksternal terkait.
1.4. Partisipasi pekerja melalui:
1.4.1. Keterlibatannya dan identifikasi bahaya, penilaian resiko, dampak
lingkungan dan penetapan pengendalian.
1.4.2. Keterlibatannya dalam penyelidikan insiden.
1.4.3. Keterlibatannya dalam pengembangan peninjauan kebijakan dan
tujuan K3L.
1.4.4. Konsultasi dimana ada perubahan yang berdampak pada K3L.
1.4.5. Diwakilkan dalam hal-hal terkait K3L, pekerja harus diinformasikan
terkait pengaturan partisipasi, termasuk siapa yang menjadi wakil
mereka dalam hal K3L.
1.4.6. Konsultasi dengan para kontraktor atas perubahan-perubahan yang
terjadi dan berdampak pada K3L.
1.4.7. Memastikan sesuai keperluan pihak-pihak terkait yang relevan
dikonsultasikan terutama terkait K3L.

2.0. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku pada semua bentuk komunikasi yang diperlukan dalam
penerapan Sistem Manajemen Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan di
PT. Indo Trans Konstruksi.

3.0. TANGGUNG JAWAB

3.1. Kepala Bagian
3.1.1. Memastikan komunikasi dari Kebijakan Kesehatan, Keselamatan
dan Lingkungan untuk semua personil.
3.1.2. Koordinasi kekhawatiran kesehatan, keselamatan dan dampak
lingkungan kepada HSE.

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 2 dari 12

3.1.3. Mendokumentasikan catatan komunikasi internal.

3.2. HSE
3.2.1. Memberikan laporan kepada Direktur.
3.2.2. Membantu kelancaran komunikasi yang efektif dari semua masalah
Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan.
3.2.3. Mengkoordinasikan semua komunikasi internal dan eksternal terkait
aspek Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan.
3.2.4. Mengkomunikasikan laporan audit internal untuk manajemen yang
relevan.
3.2.5. Melaporkan dalam agenda Management Review terkait efektivitas
komunikasi K3L.

3.3. Manajer
3.3.1. Berkomunikasi kepada Pemasok dan Sub-kontraktor mengenai
persyaratan Kesehatan, Keselamatan dan Lingkungan.

3.4. Karyawan
3.4.1. Melaporkan semua masalah Kesehatan, Keselamatan Kerja dan
Lingkungan kepada atasannya.

4.0. Umum
4.1. Tanggung Jawab dan Sumber Daya
Menginformasikan kepada seluruh personil dari seluruh level perihal
tanggung jawab dan sumber daya untuk pengelolaan Kesehatan,
Keselamatan Kerja dan Lingkungan. Membantu pemahaman kepada siapa
isu-isu dan peristiwa tentang Kesehatan, Keselamatan Kerja dan
Lingkungan harus ditindak lanjuti.

4.2. Pelaporan Kinerja

Menetapkan metode untuk mengkomunikasikan informasi kinerja K3L
kepada manajemen sebagai dasar untuk tindakan perbaikan terus-

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 3 dari 12

menerus. Jika diperlukan secara khusus, informasi yang dilaporkan oleh

HSE dapat ditembuskan kepada Presiden Direktur, CEO dan salinan ke
seluruh Manajer Umum, Manajer Proyek, Manajer Konstruksi untuk ditinjau
secara periodik.

4.3. Pengendalian Dokumen

Personil Document Control harus memastikan jalur komunikasi hanya
untuk informasi dan instruksi yang benar bagi semua personil dengan
mendefinisikan dan mengendalikan distribusi dokumen Kesehatan,
Keselamatan Kerja dan Lingkungan.

4.4. Purchasing atau Pembelian

Departemen Purchasing berkewajiban mengkomunikasikan tentang
kebijakan atau prosedur Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan ke
Pemasok dan Sub-kontraktor yang memberikan layanan produk dan jasa
lingkungan. Pemasok dan Sub-kontraktor diharapkan untuk mematuhi
aturan Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan, serta melakukan
kontrol sesuai operasional produk dan layanan mereka.

5.0. Prosedur
5.1. Mekanisme Komunikasi K3L
5.1.1. Penyuluhan K3L (Safety Induction)
5.1.1.1. Tujuan Penyuluhan
5.1.1.1.1. Melakukan penjelasan informasi K3L ke seluruh
tingkatan pekerja. Melalui penyuluhan, dapat
juga disebut “Safety Induction”, untuk
mengidentifikasi potensi sumber bahaya yang
ada pada setiap pekerjaan.
5.1.1.1.2. Meningkatkan pemeliharaan Kondisi K3L yang
aman, sikap dan perilaku kerja yang bermutu
dan efisien.

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 4 dari 12

5.1.1.2. Peserta Penyuluhan K3L (Safety Induction)

Peserta penyuluhan K3L adalah:
5.1.1.2.1. Semua anggota kelompok pekerja, pegawai
karyawan/ pekerja baru yang terlibat dalam
proses pekerjaan secara langsung di lapangan,
dan atau siapa saja yang masuk dalam kelompok
pekerja yang belum pernah mendapatkan
penyuluhan K3L sebelumnya.
5.1.1.2.2. Tamu yang berkunjung ke dalam area kerja.

5.1.1.3. Pelaksanaan Penyuluhan K3L

5.1.1.3.1. Penyuluhan K3L harus dilaksanakan minimal 1
(satu) kali untuk tenaga kerja/ pekerja baru, dan
harus diberikan saat tenaga kerja/ pekerja akan
mulai bekerja atau sebelum bekerja.
5.1.1.3.2. Pelaksanaan Penyuluhan K3L diberikan oleh
petugas K3L (HSE Supervisor/ Inspector) ke
semua tingkatan pekerja.
5.1.1.3.3. Penyuluhan K3L dapat dilaksanakan kapan saja
(sewaktu-waktu) dengan durasi waktu sesuai
jumlah materi yang hendak disampaikan.
5.1.1.3.4. Hasil penyuluhan K3L harus didokumentasikan,
diantaranya: Daftar absensi kehadiran peserta
penyuluhan K3L, Topik K3L yang disampaikan,
semuanya harus dicatat/ record dengan
menggunakan Absensi Safety Induction

5.1.2. Pertemuan Pagi K3L (Safety Talk )

5.1.2.1. Tujuan
5.1.2.1.1. Mengadakan penjelasan informasi K3L secara
periodik ke seluruh tingkatan pekerja. Melalui
Pertemuan Pagi K3L, semua potensi sumber

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 5 dari 12

bahaya yang berada pada lingkungan pekerjaan

diidentifikasi.
5.1.2.1.2. Meningkatkan pemeliharaan Kondisi K3L yang
aman, sikap dan perilaku kerja yang bermutu
dan efisien.

5.1.2.2. Peserta Pertemuan Pagi K3L

Peserta Pertemuan Pagi K3L adalah semua angggota
kelompok pekerja pegawai/ karyawan yang terlibat
dalam proses produksi pekerjaan secara langsung di
lapangan.
5.1.2.3. Pelaksanaan Pertemuan Pagi K3L
5.1.2.3.1. Pertemuan Pagi K3L dilaksanakan secara
periodik, minimum sekali dalam satu bulan
dengan jadwal yang ditetapkan oleh Departemen
HSE. Pertemuan Pagi K3L dihadiri oleh semua
karyawan/ tenaga kerja/ pekerja termasuk
pimpinan dan staf.
5.1.2.3.2. Pertemuan Pagi K3L dilaksanakan dan dipimpin
oleh Petugas K3L dengan pembicara sesuai
jadwal.
5.1.2.3.3. Semua pelaksana harus membantu menetapkan
topik-topik K3L yang berbasis identifikasi potensi
sumber bahaya dalam lingkaran kegiatannya dan
atau terhadap kejadian/ peristiwa yang
cenderung mengarah ke kondisi kecelakaan kerja
dan atau telah terjadi kecelakaan kerja, sesuai
dengan jenis pekerjaan yang dikerjakannya.

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 6 dari 12

5.1.2.3.4. Topik Pertemuan Pagi K3L berupa:

5.1.2.3.4.1. Penjelasan kondisi yang berbahaya
dari setiap proses pekerjaan yang
akan dikerjakan setelah kegiatan
Pertemuan Pagi K3L.
5.1.2.3.4.2. Penyimpangan keadaan yang
ditemukan saat inspeksi K3L
sebelumnya.
5.1.2.3.4.3. Insiden/ kecelakaan dan dijelaskan
maksud dan tujuan pencegahannya.
5.1.2.3.4.4. Instruksi dan informasi dari
Departemen HSE dan Manager
Produksi Pemberi Pekerjaan.
5.1.2.3.4.5. Peraturan dan ketetapan perundang-
undangan.
5.1.2.3.4.6. Hasil pertemuan pagi K3L harus
didokumentasikan, diantaranya:
Daftar absensi kehadiran peserta
Pertemuan Pagi K3L
Dokumentasi Pertemuan Pagi K3L
harus disampaikan/ diberikan ke
petugas K3L (HSE Supervisor/
Inspector).

5.1.3. Pertemuan Kelompok Pekerja K3L (Tool Box Meeting)

5.1.3.1. Tujuan
5.1.3.1.1. Mengadakan penjelasan informasi K3L harian
(tergantung kondisi di lapangan) ke seluruh
tingkatan pekerja. Melalui Pertemuan Kelompok
Pekerja, semua potensi sumber bahaya yang
berada dibawah pekerjaan pekerja diidentifikasi.

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 7 dari 12

5.1.3.1.2. Meningkatkan pemeliharaan Kondisi K3L yang

aman, sikap dan perilaku kerja yang bermutu
dan effisien.
5.1.3.2. Peserta Pertemuan Kelompok Pekerja
Peserta Pertemuan Kelompok Pekerja adalah kelompok
pekerja yang terlibat dalam proses pekerjaan secara
langsung di lapangan.
5.1.3.3. Pelaksanaan Pertemuan Kelompok Pekerja
5.1.3.3.1. Pertemuan Kelompok Pekerja dapat dilaksanakan
kapan saja (sewaktu-waktu) dengan durasi
waktu pertemuan berkisar 10 s.d 15 menit atau
lebih, dan tempat pelaksanaannya dimana saja di
lokasi tempat kerja (lapangan).
5.1.3.3.2. Pertemuan Kelompok Pekerja dilaksanakan
minimal 3 kali dalam satu minggu khusus
produksi sedangkan untuk bagian kantor minimal
1 kali dalam seminggu.
5.1.3.3.3. Pelaksanaan Pertemuan Kelompok Pekerja
dilaksanakan dengan teliti/ akurat, sederhana
sejalan dengan aktifitas harian, semua
peringatan K3L harus ditekankan dalam
pelaksanaan pekerjaan ke semua tingkatan
pekerja, semua masalah diatas harus berbasis
identifikasi potensi sumber bahaya.
5.1.3.3.4. Semua permasalahan K3L mencakup proses
kerja, metode kerja dan progress K3L, atau hasil
Pertemuan Pagi K3L didiskusikan atau
dibicarakan di Pertemuan Kelompok Pekerja.
5.1.3.3.5. Semua Supervisor dan Foreman harus membantu
menetapkan topik-topik keselamatan yang
berbasis identifikasi potensi sumber bahaya
dalam lingkaran kegiatannya dan atau terhadap

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 8 dari 12

kejadian/ peristiwa yang cenderung mengarah ke

kondisi kecelakaan kerja dan atau telah terjadi
kecelakaan kerja, sesuai dengan jenis pekerjaan
yang dikerjakannya.
5.1.3.3.6. Topik Pertemuan Kelompok Pekerja, dapat
berupa penjelasan kondisi yang berbahaya dari
setiap pekerjaan seperti:
5.1.3.3.6.1. Penyimpangan keadaan yang
ditemukan saat inspeksi K3L, analisa
terhadap potensi resiko/ bahaya dan
pengendaliannya terhadap pekerjaan
yang akan dilaksanakan di hari
tersebut.
5.1.3.3.6.2. Insiden/ kecelakaan dan dijelaskan
maksud dan tujuan pencegahannya.
5.1.3.3.6.3. Instruksi dan informasi dari Site
Manager dan atau Project Manager,
Komite K3L dan Pemberi Pekerjaan.
5.1.3.3.6.4. Peraturan dan ketetapan perundang-
undangan.
5.1.3.3.7. Hasil Pertemuan Kelompok Pekerja harus
disebarluaskan ke seluruh tingkatan pekerja dan
khususnya pada kegiatan kelompok kerjanya.
5.1.3.3.8. Hasil Pertemuan Kelompok Pekerja harus
didokumentasikan, diantaranya: Daftar absensi
kehadiran peserta Pertemuan Kelompok
Pekerja), Topik – topik diskusi, semuanya harus
di record. Dokumentasi Pertemuan Kelompok
Pekerja harus disampaikan/ diberikan ke petugas
K3L (HSE Supervisor/ Inspector).

5.2. Promosi/ Kampanye K3L

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 9 dari 12

5.2.1. Komite K3L secara teratur harus mempromosikan K3L ke seluruh

pekerja mengenai hal–hal yang berkaitan dengan pemberdayaan
K3L, seperti:
5.2.1.1. Kebijakan dan Sasaran K3L
5.2.1.2. Pertemuan K3L
5.2.1.3. Pemberian penghargaan terbaik K3L bulanan/
triwulanan/ semester/ tahunan, dapat diberikan secara
individu atau tim.
5.2.1.4. Kompetisi K3L (Pemilihan pelaksana dan promotor K3L
terbaik atau pengadaan kuis K3L, dll)
5.2.1.5. Poster – poster K3L
5.2.1.6. Berita – berita selebaran K3L
5.2.1.7. Saran – saran K3L

5.2.2. Memberikan insentif yang ditetapkan oleh Komite K3L kepada

pekerja yang melaksanakan K3L terbaik.

5.3. Komunikasi Eksternal

5.3.1. Promosi dan komunikasi K3L ke pihak eksternal dapat dilakukan
melalui:
5.3.1.1. Informasi Profil Perusahaan (Company Profile)
5.3.1.2. Website Perusahaan
5.3.1.3. Laporan Tahunan Perusahaan
5.3.1.4. Laporan Kinerja K3L (misalnya ke Disnaker, KLHK, DLH
Kota, DLH Provinsi, dsbg.)
5.3.1.5. Brosur-brosur
5.3.1.6. Poster-poster/ Banner
5.3.1.7. Program Pengembangan Masyarakat (Community
Development Program)
5.3.1.8. Selalu memberikan penyuluhan K3L dan Safety
Induction kepada setiap sub-kontraktor yang akan

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 10 dari 12

bekerja di area PT. ITK, dan memberikan pengarahan

sebelum bekerja kepada sub-kontraktor.
5.3.1.9. Mensosialisasikan kebijakan K3L kepada setiap sub-
kontraktor yang bekerja di area PT. ITK.

5.3.2. Manajer Umum menerima semua informasi dari pihak eksternal

yang berkepentingan pada masalah HSE seperti keluhan,
pertanyaan dan saran. Komunikasi eksternal dapat diterima dalam
banyak hal, misalnya komunikasi diterima dalam bentuk facsimile,
surat atau e-mail.

5.3.3. Seluruh karyawan bertanggung jawab untuk melaporkan

komunikasi eksternal yang signifikan kepada atasan mereka. Jika
ada masalah dalam komunikasi, Manajer Umum akan
mempersiapkan Format Komunikasi Eksternal dengan informasi
yang relevan:
5.3.3.1. Orang atau organisasi asal komunikasi
5.3.3.2. Tanggal penyampaian
5.3.3.3. Deskripsi komunikasi
5.3.3.4. Tindakan yang akan diambil

5.3.4. Untuk sub-kontraktor yang bekerja di area PT. Indo Trans

Konstruksi wajib mengikuti setiap kegiatan yang berkaitan dengan
K3L yaitu :
5.3.4.1. Safety Induction
5.3.4.2. Safety Meeting
5.3.4.3. Toolbox Meeting
5.3.4.4. Safety Talk

5.4. Partisipasi
5.4.1. Pekerja ikut berpartisipasi dalam melakukan penyelidikan apabila
terjadi insiden.

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 11 dari 12

5.4.2. Pekerja berhak untuk melaporkan kepada atasannya maupun

langsung kepada bagian HSE apabila ditemukan adanya potensi
bahaya, dan dapat memberikan masukan berupa penilaian resiko
dan penetapan pengendaliannya.
5.4.3. Bukti partisipasi aktif dapat melalui facsimile, surat , e-mail, kotak
saran atau melalui pembicaraan lisan yang kemudian dicatat dalam
Form Tool box Meeting.

5.5. konsultasi
5.5.1. Apabila dilakukan perubahan yang berdampak kepada K3L, maka
perubahan tersebut harus dikonsultasikan kepada pekerja atau
atasan pekerja maupun kontraktor (jika menggunakan kontraktor).
5.5.2. Konsultasi kepada atasan pekerja dapat diwakilkan minimal pada
tingkat Foreman keatas.
5.5.3. Minimal 1 kali setahun atau sesuai kebutuhan, Top management
atau MR melakukan konsultasi kepada pihak eksternal yang
kompeten dan memiliki otoritas dalam penerapan Sistem
Manajemen K3L versi ISO 45001:2018 dan ISO 14001:2015.
5.5.4. Pihak eksternal yang dimaksud antara lain Departemen Tenaga
Kerja atau Kementrian Lingkungan Hidup/ KLHK, Dinas Lingkungan
Hidup DLH, maupun instansi pemerintahan lainnya.

6.0. DOKUMEN TERKAIT

No. Distribusi
 No Dok : ITK/II/QHSE/04
PROSEDUR K3L Revisi : 5
KONSULTASI, KOMUNIKASI DAN Tanggal : 15 Desember 2020
PARTISIPASI K3L Halaman : 12 dari 12

5.1. Form Toolbox Meeting ITK/IV/HSE/04/01

5.2. Form Safety Manajemen Patrol ITK/IV/HSE/04/02
5.3. Absensi Safety Talk ITK/IV/HSE/04/03
5.4. Absensi Safety Induction ITK/IV/HSE/04/04

7.0. REFERENSI
7.1. ISO 45001:2018 Klausul 5.4
7.2. ISO 14001:2015 Klausul 7.5

No. Distribusi