55

d) Work instruction pengisian form Perubahan Spesifikasi QA-13

Perubahan Spesifikasi merupakan form perubahan spesifikasi yang harus
diisi oleh engineering atau PPIC setiap kali akan mengadakan perubahan
spesifikasi baik produk maupun material. Work instruction pengisian form ini
menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengisi form yang
telah disediakan oleh departemen Quality Assurance. Work instruction ini
dapat dilihat lebih detail pada lampiran 23.

4.4. Spesifikasi Produk

4.4.1. Keadaan Awal Perusahaan
Pada awalnya perusahaan telah memiliki spesifikasi produk (finish
goods) untuk setiap customer dan part numbernya, tetapi spesifikasi tersebut
belum lengkap dan ada beberapa yang mengalami perubahan spesifikasi. Quality
Assurance hanya bertindak sebagai document control untuk setiap spesifikasi
produk yang terbit baik yang baru maupun revisi. Dalam mengontrol dan
mendistribusikan spesifikasi produk, Quality Assurance masih mendapat beberapa
kesulitan antara lain:
Sulit untuk mengidentifikasi spesifikasi produk mana saja yang telah dibuat
oleh product development, dan mana yang belum.
Sulit untuk mengontrol status revisi dokumen.
Sulit untuk menyimpan dokumen spesifikasi produk karena tidak ada daftar
spesifikasi produk yang baku.

4.4.2. Perbaikan Kontrol Spesifikasi produk

Guna mempermudah dokumen kontrol untuk mengontrol dan
menyimpan spesifikasi produk maka dilakukan improvement dalam dua tahap
yaitu sebagai berikut.
Tabel 4.3. Perbaikan Kontrol Spesifikasi Produk
Before Improvement 1 Improvement 2
Kontrol Tidak ada Daftar Master Buat Standard
dokumen Dokumen (lihat pada Penomoran Baku
lampiran 24).
Waktu Sampai dengan akhir Awal Maret 2006 s/d Masih dalam

Universitas Kristen Petra

 56

implementasi Februari 2006 Akhir Juni 2006 perencanaan.

Kelemahan - Sulit untuk identifikasi - Spesifikasi produk Saat ini kelemahan
spesifikasi produk. disimpan improvement 2 belum
- Sulit untuk mengontrol berdasarkan Daftar dapat diketahui.
status revisi dokumen. Master Dokumen.
- Sulit untuk - Spesifikasi produk
menyimpan dokumen belum memiliki
spesifikasi produk. nomor dokumen.

4.5. Form
4.5.1. Quality Assurance Form
Pada awalnya perusahaan belum memiliki form yang secara khusus
dibuat untuk kepentingan Quality Assurance. Departemen ini dipersepsikan sama
dengan departemen Quality Control, sehingga form untuk departemen ini diberi
nama yang sama dengan form Quality Control. Saat ini mulai dibuat suatu
pemisahan nama form, sebab tidak semua form Quality Assurance berkaitan dan
dipakai oleh Quality Control. Beberapa form yang telah dibuat untuk Quality
Assurance hingga saat ini antara lain:
a) Sticker Acceptance QA-01 (akan dibahas pada subbab Supplier Quality
Manual)
b) Form Hasil Periksa barang Complain QA-02 (akan dibahas pada subbab
Customer Complain)
c) Form Pemberitahuan Complain ke Supplier QA-03
Form ini digunakan oleh departemen Quality Assurance untuk
mengajukan complain kepada supplier melalui departemen purchasing.
Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada gambar 4.7.
d) Form Permohonan Revisi Dokumen QA-04 (telah dibahas pada subbab
Sistem Distribusi dan Kontrol dokumen)
e) Form Rapor Supplier Bulanan QA-05
Form ini digunakan oleh departemen Quality Assurance untuk membuat
laporan mengenai tingkat reject setiap supplier. Dalam Raport Supplier,
tingkat reject setiap supplier akan dibandingkan dengan supplier lain yang
menyuplai material yang sejenis pada perusahaan. Contoh form ini dapat
dilihat pada lampiran 26.

Universitas Kristen Petra

 57

f) Form Daftar Penanggung Jawab Alat Ukur QA-06

Form ini berisi nomor alat ukur, departemen, nama, dan tanda tangan
penanggung jawab alat ukur tersebut. Fungsi form ini adalah untuk
mengidentifikasi jumlah alat ukur yang masih dimiliki oleh perusahaan serta
keberadaan alat ukur tersebut. Nomor yang diberikan pada alat ukur sesuai
dengan Standard Penomoran Alat ukur yang telah dibahas pada subbab
sebelumnya. Form Daftar Penanggung Jawab Alat Ukur dapat dilihat lebih
detail pada lampiran 27.
g) Form Daftar Distribusi Standard, Procedure, Spesifikasi, dan Drawing QA-07
(telah dibahas pada subbab Sistem Distribusi dan Kontrol dokumen)
h) Form Daftar Distribusi NCR QA-08 (akan dibahas pada subbab Non
Conforming Report)
i) Form Daftar Distribusi Customer Complain QA-09 (akan dibahas pada
subbab Customer Complain)
j) Form Daftar Penarikan Standard, Procedure, Spesifikasi, dan Drawing QA-
10 (telah dibahas pada subbab Sistem Distribusi dan Kontrol dokumen)
k) Form Daftar NCR yang Terbit untuk Supplier QA-11
Form ini merupakan rekap dari NCR yang terbit untuk supplier. NCR
yang terbit untuk supplier adalah NCR yang dibuat oleh incoming inspection
untuk dijadikan pedoman oleh Quality Assurance dalam mengajukan
complain kepada supplier. Supplier, selain menerima pemberitahuan complain
dari purchasing juga akan menerima NCR dari Quality Assurance (khusus
untuk supplier lokal). NCR tersebut harus dijawab oleh supplier dan
dikembalikan pada perusahaan maksimal dalam dua hari kerja (2 x 24 jam).
Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada lampiran 28.
l) Form Daftar NCR yang Terbit untuk Intern QA-12
Form ini fungsinya hampir sama dengan QA-11 sebagai rekap dari NCR,
tetapi rekap NCR yang terbit untuk intern perusahaan. NCR intern merupakan
NCR yang terbit dan ditujukan untuk salah satu departemen yang ada dalam
perusahaan. Departemen yang mendapat NCR juga harus menjawab NCR dan
mengembalikannya kepada departemen Quality Assurance maksimal dalam

Universitas Kristen Petra

 58

dua hari kerja (2 x 24 jam). Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada
lampiran 29.
m) Form Perubahan Spesifikasi QA-13
Form ini disediakan oleh departemen Quality Assurance untuk
departemen engineering atau PPIC yang akan mengubah spesifikasi material,
komponen, atau produk jadi. Perubahan spesifikasi yang dilakukan harus
disertai dengan bukti yang kuat, selain mengisi form ini perlu disertakan pula
hasil test atau trial yang membuktikan bahwa spesifikasi baru tidak
berbahaya, tidak membuat kualitas produk menurun, serta tidak menambah
production cost. Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada lampiran 30.

4.5.2. Quality Control Form

Selain membuat beberapa form untuk Quality Assurance, juga dilakukan
revisi pada beberapa form untuk departemen Quality Control yang digunakan
untuk keperluan inspeksi dan pembuatan laporan bulanan. Beberapa form yang
mengalami revisi antara lain:
a) Laporan Hasil Periksa Komponen Paper QC-03
b) Laporan Hasil Potong Profile Seaming QC-04
c) Laporan Hasil Periksa Painting QC-05
d) Laporan Hasil Periksa Komponen Tube QC-06
e) Laporan Hasil Periksa Komponen Seat QC-07
f) Laporan Hasil Periksa Komponen Body QC-08
g) Laporan Hasil Periksa Komponen Elemen Cover QC-09
h) Laporan Hasil Periksa Komponen End Plate QC-10
i) Laporan Hasil Periksa Komponen End Plate B Assy QC-11
j) Laporan Hasil Periksa Komponen Element Assy QC-12
k) Laporan Hasil Periksa Jahit QC-13
l) Laporan Hasil Periksa Strut QC-14
m) Forn Non Conforming Report QC-15
n) Form Bagan Kendali Kualitas untuk seluruh proses QC-20 s/d QC-32
o) Laporan Hasil Periksa Komponen Komponen Coil Spring QC-33
p) Laporan Hasil Periksa Komponen Seat Assy QC-34

Universitas Kristen Petra

 59

q) Form Incoming Inspection Checksheet QC-38

r) Laporan Hasil Periksa Tap
Revisi form diatas sebagian besar dilakukan pada kolom jumlah reject
komponen, sebelumnya jumlah komponen reject untuk setiap jenis kecacatannya
tidak ditulis dalam form, sehingga QC inspector harus mengisikannya pada kolom
keterangan. Untuk mengetahui lebih detail revisi yang telah dilakukan pada
beberapa form diatas lihat lampiran 31. (untuk form sebelum revisi) dan lampiran
32.(untuk form hasil revisi).

4.6. Monitoring and Utilize of Problem Sheet/Non Conforming Report (NCR)

4.6.1. Kondisi Awal Perusahaan
Pada awalnya perusahaan telah memiliki problem sheet untuk memantau
adanya penyimpangan pada lantai produksi. Form tersebut diberi nama Non
Conforming Report (NCR) yang memiliki nomor QC-15. Form NCR biasanya
diisi oleh QC line dan QC incoming inspection bila terdapat penyimpangan
produk atau material (produk/material cacat). Berikut ini merupakan contoh form
NCR awal yang dimiliki perusahaan.

PT. FSCM - PLANT 4 QC - 15

KRIAN - SIDOARJO REV : 0

NON CONFORMING REPORT (NCR)

1. Penyimpangan *) Incoming In Proses Final Inspection

2. No. N C R 6. Lot No./Kod Prod.

3. Tanggal 7. Jumlah
4. Nama barang atau 8. Lokasi
No. Dekorasi 9. Dibuat 10. Disetujui
5. Part No.
11. Masalah / jenis kerusakan :

12. DISPOSISI 13. 14. RENCANA 15. A C T U A L 16. PELAKSANA

Q.A. Tgl. Tgl.

Konsesi
Return To Supplier
Repaire / Rework
Degrade
Reject (Waste)

*) Pilih salah satu dengan mengisi pada

Keterangan :

Gambar 4.9. Form Non Conforming Report Awal.

Universitas Kristen Petra