STANDART OPERATING Halaman : 1 dari 9

PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

SOP

PELAKSANAAN IMPROVEMENT

DI

PT. XXXXX

TABEL PENGESAHAN DOKUMEN

Tanda Tangan Tanggal
Dibuat Tim QSE Assurance :

Diperiksa Direktur :

Disahkan Managing Direktur :

 STANDART OPERATING Halaman : 2 dari 9
PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

I. TUJUAN
- Memastikan bahwa setiap kegiatan improvement yang dilakukan teridentifikasi dan
dapat memberikan hasil yang dapat mendukung program atau target-target yang
ditetapkan perusahaan.
- Memastikan dan menjaga agar setiap pelaksanaan improvement mengikuti ketentuan
yang sudah ditetapkan dan sesuai dengan persyaratan dari standar ISO 9001: 2015,
ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2018.
- Sebagai acuan bagi manajemen untuk mengarahkan pelaksanaan improvement
sesuai dengan rencana perusahaan dan acuan dalam memberikan reward bagi setiap
improvement yang memberikan nilai significant bagi perusahaan.
- Mendukung program perusahaan untuk selalu mengembangkan sistem yang ada
mengarah pada pola pelaksanaan kerja yang efektif dan efisien sehingga ujungnya
dapat mencapai target profit yang optimal .
- Memastikan potensi resiko yang dapat menimbulkan kegagalan dalam kegiatan
pelaksanaan improvement telah dapat diantisipasi dan jika resiko tersebut terjadi
dapat ditangani dengan resiko yang minimal.
- Memastikan pelaksanaan improvement memenuhi persyaratan standar ISO 9001:
2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2018.
- Memastikan pelaksanaan improvement memenuhi ketentuan terkait Keselamatan dan
Kesehatan kerja seperti yang tertuang dalam Sistem Manajemen Keselamatan dan
Kesehatan kerja mengacu ISO 45001:2018 dan PP no. 50 tahun 2012
- Memastikan proses pembelajaran dan improvement terkait pelaksanaan improvement
dapat berjalan sesuai dengan sasaran perusahaan.

II. REFERENSI
− Peraturan Pemerintah No 50 tahun 2012 tentang SMK3.
- Standard. International ISO 9001:2015 : Quality Management Systems - Requirement
- Standard. International ISO 14001:2015 : Environmental Management Systems –
Requirements with guidance for use
- Standard. International ISO 45001:2018 : Safety and Health Management Systems-
Requirements

III. KEBIJAKAN UMUM

1. Dalam pelaksanaan kegiatan improvement harus dipertimbangkan terkait potensi

resiko yang bisa terjadi pada saat kegiatan improvement dilaksanakan. Potensi
resiko yang dimaksud contohnya resiko keterlambatan, resiko tidak dijalankan, resiko
gagal dijalankan, dll.
2. Pembuatan pelaksanaan improvement harus mempertimbangkan kesesuaian dengan
ketentuan yang ada dalam ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001.
3. Pembuatan pelaksanaan improvement harus mempertimbangkan faktor-faktor
keselamatan dan kesehatan kerja di area kerja dan dalam produksinya.
 STANDART OPERATING Halaman : 3 dari 9
PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

4. Hasil analisis terkait pelaksanaan improvement harus dapat memberikan

pembelajaran untuk improvement pada periode waktu yang akan datang khususnya
menyangkut kegiatan pelaksanaan improvement.
5. Semua improvement yang dapat berpengaruh pada efektifitas dan efisiensi kerja harus
dilaporkan pada Manajemen.
6. Improvement katagory besar dengan criteria membutuhkan biaya diatas 100 ribu,
memberikan dampak perubahan tidak hanya local tapi juga pada bagian lain, maka
sebelum aplikasi penuh dilapangan perlu dilakukan proses uji coba.
7. Semua rencana improvement yang telah disetujui dilaksanakan dengan mengacu
pada prinsip PDCA ( Plan – Do – Check – Action ).
8. Setiap bagian dalam satu tahun harus mengajukan minimal satu improvement untuk
menunjukkan adanya peningkatan atau perbaikan yang berkelanjutan di bagian yang
bersangkutan. Hal tersebut guna memenuhi salah satu prinsip Sistem Manajemen
Mutu yaitu Continual Improvement.
9. Improvement dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu improvement besar (
Breakthrough Improvement ) dan improvement kecil ( Incremental Improvement ).
Improvement besar harus mendapatkan persetujuan Direktur Utama dan
improvement kecil, cukup persetujuan Manajer Departemen dan dilaporkan pada
Manajemen Representatif. Ciri improvement besar yaitu membutuhkan biaya diatas
satu juta , penanggung jawab Manajer Departemen, periode pelaksanaan lebih dari 3
bulan dan perubahan yang dihasilkan bisa berdampak pada proses di departemen
yang lain. Improvement bersifat kecil jika diluar ketentuan tersebut diatas.
Keputusan besar kecilnya improvement diusulkan oleh suatu tim yang dibentuk.
10. Setiap karyawan atau sekelompok karyawan dapat mengusulkan improvement
kepada Manajemen dan jika improvement yang diusulkan dapat memberikan hasil
yang significant setelah diterapkan maka yang bersangkutan atau kelompok tersebut
akan mendapatkan reward sesuai ketentuan perusahaan.
11. Bentuk-bentuk improvement dapat dikelompokkan antara lain : improvement di
bidang teknologi, improvement bidang sistem kerja, improvement bidang
pengembangan SDM, improvement bidang pengembangan produk, improvement
bidang pengembangan pasar, improvement bidang pengembangan administrasi dan
improvement bidang lain-lain.
12. Setiap Departemen wajib melaksanakan program Improvement yang telah
direncanakan.
13. Improvement harus dimasukkan ke dalam sasaran perusahaan dan seluruh
departemen.

IV. DEFINISI- DEFINISI

- SOP adalah prosedur operasi standar yang menjelaskan tahapan dalam melakukan
setiap aktivitas dan pada umumnya berkaitan dengan departemen lain dalam aktivitas
tersebut.
- SMM (Sistem Manajemen Mutu) adalah sistem yang mengatur bagaimana
pengelolaan perusahaan supaya memberikan hasil atau output yang bermutu. Output
yang bermutu yaitu output yang dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan
khususnya dan kepuasan stakeholder pada umumnya.
- Improvement adalah proses peningkatan baik dari sisi input, proses, maupun output
terkait implementasi sistem manajemen mutu, keselamatan dan kesehatan kerja serta
lingkungan, dengan tujuan mengoptimalkan pecapaian efisiensi dan efektifitas kerja.
 STANDART OPERATING Halaman : 4 dari 9
PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

- QSE adalah kependekan dari Quality Safety and Environment Development Center.
QSE adalah suatu unit kerja yang melibatkan seluruh departemen untuk
mengembangkan dan memastikan sistem manajemen terkait mutu, keselamatan dan
kesehatan kerja serta lingkungan benar-benar dijalankan secara konsisten, terkendali
dan berkelanjutan.
- PIC adalah personal In Charge yaitu seseorang yang ditetapkan sebagai pelaksana
atau penanggung jawab.
- Assessment resiko atau penilaian resiko yaitu penilaian terhadap peluang terjadinya
ketidak sesuaian dan keparahan yang ditimbulkan dari ketidak sesuaian tersebut. Nilai
resiko merupakan perkalian peluang terjadinya ketidak sesuaian dan keparahan yang
ditimbulkan dari ketidak sesuaian tersebut.
- SMK3 adalah sistem manajemen yang mengatur pengelolaan K3 sesuai
persyaratan yang berlaku.

V. DOKUMEN PENDUKUNG
No. Nomor Dokumen Keterangan
1 F-UEI-QA-014 Form Usulan Improvement
2 F-UEI-QA-015 Form Rencana Program Improvement
 STANDART OPERATING Halaman : 5 dari 9
PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

VI. FLOW of PROCEDURES

Diagram Alir Prosedur

 STANDART OPERATING Halaman : 6 dari 9
PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

VII. PENJELASAN FLOW of PROCEDURES

No. URAIAN PIC DOKUMEN TARGET

PROSES WAKTU
1 INPUT IMPROVEMENT Koord. Form Usulan Akhir
Bagian Improvement tahun
Kepala departemen bersama ( Oktober
dengan semua personnel di dept –
nya mengumpulkan input - input November
program peningkatan di )
departemennya masing - masing.
Input juga berasal dari catatan
suggestion dan complaint yang
masuk, serta hasil analisa data
dan evaluasi, juga hasil RTM.

2 RENCANA IMPROVEMENT Koord. Form Rencana dan Desember

Bagian Monitoring Program
Kepala departemen dan/atau PIC Improvement
yang ditunjuk membuat rencana -
rencana program Improvement
berdasarkan input - input yang
ada. Rencana improvement
bertujuan untuk merekap atau
mendata usulan-usulan
improvement yang masuk untuk
selanjutnya dimonitor dan
dievaluasi efektivitasnya.

3 PENYUSUNAN DAN ANALISA Koord. Form Rencana dan Desember

DATA Bagian Monitoring Program
Improvement
Improvement yang disusun
ditunjang oleh data-data
pendukung yang berkaitan. Data
dan informasi yang menunjang
peningkatan proses disusun dan
dianalisa kelayakannya guna
melakukan suksesnya proses
improvement.

4 PERBANDINGAN HASIL Koord. Form Rencana dan Desember

RENCANA IMPROVEMENT Bagian Monitoring Program
Improvement
Diadakan simulasi terhadap
rencana improvement, dan
membandingkan hasil yang
dicapai dengan hasil sebelumnya.
Jika hasil dari rencana ternyata
lebih baik dari realisasi
sebelumnya maka program
Improvement akan dilanjutkan ke
proses pelaksanaan. Jika hasil
yang didapat ternyata kurang atau
tidak baik untuk dilaksanakan
 STANDART OPERATING Halaman : 7 dari 9
PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

maka program Improvement akan

di review untuk diadakan
perbaikan. Rencana improvement
dilaporkan kepada Manager QSE

5 PENETAPAN TEAM Koord. Form Rencana dan Januari -

PELAKSANA Bagian Monitoring Program Februari

Bila hasil analisa Improvement

sudah layak untuk dilaksanakan,
sebelum pelaksanaan
improvement perlu dibentuk dan di
tetapkan Team Pelaksana guna
memantau pelaksanaan
Improvement. Penetapan tim
pelaksana ditulis dalam PIC
rencana program improvement.
Team pelaksana yang dibentuk
oleh Ka Dept bertugas untuk
selalu melakukan koordinasi
dengan Staff QSE.

6 UJI COBA PELAKSANAAN Koord. Form Rencana dan Sesuai

Bagian Monitoring Program skedul
Uji coba pelaksanaan tidak harus Improvement waktu
selalu dilakukan dalam setiap yang
proses improvement. Beberapa ditetapkan
kondisi yang tidak memerlukan
proses uji coba antara lain :
improvement kecil yang tidak
membutuhkan biaya, improvement
dengan biaya di bawah 100 ribu
rupiah dan improvement yang
tidak memberikan dampak
perubahan pada bagian lain .

Untuk improvement yang

memerlukan proses uji coba,
maka beberapa langkah yang
diperlukan antara lain :
Pertama,persiapan uji coba :
seperti bahan, alat, sistem dan
dokumen. Kedua, Pelaksanaan uji
coba : Team pelaksana setelah
menilai kelayakan untuk uji coba
segera di laksanakan proses uji
coba di lapangan.. Hasil uji coba di
analisa oleh Team pelaksana dan
dilaporkan kepada General
manager. Jika hasil uji coba
"improvement" tidak efektif untuk
dilaksanakan maka program
"Improvement" di review kembali
untuk diadakan perbaikan, jika
layak dan efektif untuk di
 STANDART OPERATING Halaman : 8 dari 9
PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

laksanakan maka diteruskan ke

program selanjutnya
(pelaksanaan).

7 PELAKSANAAN PROGRAM Koord. Form Rencana dan Sesuai

IMPROVEMENT Bagian Monitoring Program skedul
Improvement waktu
Program improvement yang
dilaksanakan di lapangan oleh ditetapkan.
semua karyawan yang terkait,
sesuai prosedur yang ditetapkan.

8 MONITORING Staff QSE Form monitoring Selama

improvement. proses
Team pelaksana beserta Staff pelaksana
QSE dan Kepala Dept yang an
bersangkutan, bersama-sama improvem
memonitor jalannya pelaksanaan ent
program Improvement. Hasil
monitor dicatat dalam form
monitoring program improvement.
Hal-hal yang perlu dimonitor
antara lain : Ouput yang
dihasilkan apakah sesuai dengan
target yang diharapkan, dan
proses apakah sesuai dengan
yang direncanakan.

9 PEMBAHASAN DI RAPAT Koord. Form Agenda RTM Saat RTM

TINJAU MANAGEMENT Bagian

Hasil atau progres dari kegiatan

Improvement juga di bahas pada
Rapat Tinjauan Manajemen. Hal-
hal yang perlu disampaikan dalam
agenda RTM untuk improvement
yaitu progress improvement,
kendala yang dihadapi dan
usulan-usulan untuk
pengembangan program
improvement ke depan.

10 PELAPORAN DAN Manager Notulen Meeting Desember

PEMBELAJARAN QSE,
Staff QSE
Hasil dari analisa dan evaluasi
perlu diidentifikasi pembelajaran
yang bisa diambil dari aktifitas
yang telah berlanjut. Mekanisme
identifikasi untuk pembelajaran
bisa melalui :
1. Koordinasi dengan pihak-pihak
terkait.
2. Diskusi internal QSE.
 STANDART OPERATING Halaman : 9 dari 9
PROCEDURE
Nomor Dokumen :

PELAKSANAAN IMPROVEMENT XXX-SOP-QA-07.

Edisi : 1 No. Revisi : 0
Tanggal : 3-Mei-2023 Tanggal : -

Berdasarkan hasil pembelajaran

selanjutnya ditetapkan
improvement (program
peningkatan) terkait proses
pelaksanaan improvement untuk
periode yang akan datang.

VIII. LAMPIRAN-LAMPIRAN

F-UEI-QA-014 Form Usulan Improvement

F-UEI-QA-015 Form Rencana Program Improvement