PT.

SIGMA CIPTA UTAMA

Formulir F01/PM.02/R0

PROSEDUR MUTU

TAHAPAN PELATIHAN DAN SERTITIKASI

KodeDokumen : HR-P.3.1

Sejarah Revisi

Revisi Tanggal No. Usulan Revisi Item Perubahan

Tangerang Selatan,
01 Januari2016

Disetujui oleh, Disiapkan oleh,

Dept Head Finance &Adm/ Sect. Head HR Dev & GA

(G. Ary Budi Pratiknyo)

atif (I. G Rai Ardana)
 *>
9 C-" 1

PROSEDUR MUTU

TAHAPAN PELATIHAN DAN Revisi 00

Tgl. Berlaku 01 Januari2016
PROSEDUR
SERTIFIKASI Kode Dokumen HR-P.3.1

1. TUJUAN Meningkatkan Keterampilan, Pengetahuan dan Sikap Kerja

karyawan untuk tugasnya ataupun dalam rangka perencanaan
kariryang bersangkutan di masa yang akan datang.

2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk seluruh divisi pada PT. Sigma Cipta Utama yang
menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh
seluruh organisasi.

3. DEFINISI Tidak ada

4. REFERENSI ISO 9001: 2008 Klausul 6.2.2

Manual Mutu PT. Sigma Cipta Utama
HRM Manual Elnusa
Training Needs Analysis (TNA).
5. RINCIAN PROSEDUR

5.1. Pelatihan untuk personil PT. Sigma Cipta Utama meliputi :

a) Pelatihan sistem mutu,

b) Keterampilan kerja,

c) Program Induksi.

5.2. Pelatihan yang berkaitan dengan sistem mutu diselenggarakan untuk menunjang penerapan
sistem manajemen mutu dan harus diikuti oleh setiap personil yang terkait dengan penerapan
sistem mutu ISO 9001:2008 di PT. Sigma Cipta Utama.

5.3. Pelatihan keterampilan kerja ditujukan untuk pengembangan diri personil sesuai dengan
tuntutan mutu pekerjaan / pelayanan dan pengembangan karimya.
5.4. Pelatihan yang berkaitan dengan proses pengenalan dan memberikan informasi kepada
karyawan baru mengenai bisnis jasa perusahaan, lingkungan kerja serta tugas dan tanggung
jawab.

5.5. Pelatihan yang berkaitan dengan pengenalan tugas, peraturan dan pengetahuan dasar kepada
karyawan pindahan / mutasi yang menempati posisi baru yang berasal dari bagian dan posisi
yang berbeda dengan tempat tugas sebelumnya.

Edisi : 1 Revisi : 0 Halaman 1 dari 6

 W sigma
PROSEDUR MUTU

TAHAPAN PELATIHAN DAN Revisi 00

PROSEDUR Tgl. Berlaku 01 .lanuari 2016
SERTIFIKASI KodeDokumen : HR-P.3.1

IDENTIFIKASI

5.6. Manager HRD mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang berkaitan dengan sistem mutu serta
program induksi bagi semua personil PT. Sigma Cipta Utama.
5.7. Masing-masing Manager Bidang mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk keterampilaan
kerja semua personilnya melalui Analisa Kebutuhan Training / Training Needs Analysis (TNA)
(F01/PM.09) serta membuat dan melakukan program induksi
5.8. Selain program induksi, Identifikasi kebutuhan pelatihan untuk keterampilan personil
dituangkan dalam Formulir Rencana Pelatihan Tahunan (F02/PM.09).
5.9. Rencana Pelatihan Tahunan perlu mendapat persetujuan dari Direktur dalam hubungannya
dengan anggaran dan biaya yang akan digunakan serta relevansi peserta pelatihan dengan
posisi pekerjaannya.

5.10. Setelah rencana pelatihan ditandatangani oleh Direktur kemudian didistribusikan oleh HRD
kepada masing-masing manager yang bersangkutan
5.11. Berdasarkan Rencana Pelatihan Tahunan, HRD membuat jadual pelatihan dalam formulir Jadual
Pelatihan (F03/PM.09) untuk masa pelaksanaan pelatihan satu bulan kedepan
5.12. Jadual Pelatihan didistribusikan kepada peserta pelatihan selambat-lambatnya 1 minggu

sebelum pelaksanaan pelatihan

5.13. Peserta Pelatihan / lokakarya / seminar di luar jadual yang direncanakan di atas, juga hams
dibuat dalam Formulir Jadual Pelatihan dan didistribusikan kepada pesertanya, kecuali bila

pelaksanaannya sangat mendadak.

5.14. Untuk pelatihan eksternal, selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum pelatihan dimulai para
peserta harus sudah mengisi formulir Peserta Pelatihan Eksternal (F04/PM.09) kemudian oleh
Manajer HRD dikonsultasikan dengan Manajer Keuangan dan Direktur untuk diputuskan
keikutsertaannya.

5.15. Bidang HRD mengarsipkan copy / salinan formulir Peserta Pelatihan Eksternal sedangkan yang
asli diserahkan ke Bidang Keuangan.

Edisi : 1 Revisi : 0 Halaman 2 dari 6

 ^•^ sigma
PROSEDUR MUTU

TAHAPAN PELATIHAN DAN Revisi 00

Tgl. Berlaku 01 .lanuari 2016
PROSEDUR
SERTIFIKASI Kode Dokumen HR-P.3.1

EVALUASI

5.16. Bukti / catatan telah mengikuti pelatihan diantaranya dapat berupa sertifikat, bukti pendaftaran
/ pembayaran, bahan pelatihan / makalah atau bukti kehadiran / absensi ( bila dilakukan
internal).

5.17. Setiap peserta pelatihan menyerahkan satu salinan sertifikat yang didapat dari hasil menjalani
pelatihan kepada Bidang HRD untuk diarsipkan.

5.18. Bagi peserta yang mengikuti pelatihan eksternal harus membuat / memberikan evaluasi

terhadap pelatihan yang telah dijalaninya pada formulir Evaluasi Hasil Pelatihan (F05/PM.09),
kemudian diserahkan kepada Bidang HRD.

5.19. Setelah selama 3 bulan para peserta selesai mengikuti pelatihan, Bidang HRD mengirimkan
formulir evaluasi hasil pelatihan kepada masing-masing Manager Bidang peserta pelatihan.
5.20. Manajer / atasan langsung peserta pelatihan mengisi / memberikan evaluasinya pada kolom-
kolom yang sesuai terhadap kinerja masing-masing personil setelah mengikuti pelatihan.
5.21. Manajer bidang mengarsipkan salinan hasil evaluasi para personilnya sedangkan yang asli
diserahkan kembali kepada HRD.

5.22. Semua sertifikat dari hasil pelatihan yang diikuti oleh masing-masing personil dicatat dalam
Formulir Registrasi Pelatihan Personil (F06/PM.09) oleh masing-masing Manager Bidang.
5.23. Salinan sertifikat dilampirkan pada formulir registrasi pelatihan dan dikendalikan oleh masing-
masing bidang sedangkan sertifikat yang asli disimpan oleh masing-masing peserta.
5.24. Registrasi tersebut berfungsi untuk memantau terpenuhinya kebutuhan pelatihan personil yang
telah ditentukan.

PROGRAM INDUKSI

5.25. Program Induksi adalah suatu kegiatan untuk memperkenalkan kepada personil yang baru
bekerja mengenai :

a) Organisasi, Asas dan Peraturan Perusahaan

b) Uraian jabatan dan tanggung jawab,

c) Pengenalan lingkungan pekerjaan
d) Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008

Edisi : 1 Revisi : 0 Halaman 3 dari 6

 i^$F .., ;T ..

PROSEDUR MUTU

TAHAPAN PELATIHAN DAN Revisi 00

Tgl. Berlaku 01 .lanuari 2016
PROSEDUR
SERTIFIKASI Kode Dokumen HR-P.3.1

5.26. Program Induksi juga merupakan kegiatan pelatihan internal yang dilakukan pada suatu bidang
bagi personil yang dimutasikan dari bidang lain dengan bagian / posisi pekerjaan yang berbeda
dengan posisi sebelumnya

5.27. Manager HRD dan Manajer Bidang bersangkutan bertanggung jawab dalam pelaksanaan
kegiatan Program Induksi bagi setiap personil baru.

5.28. Selain itu Program Induksi juga dilakukan untuk personil pada bagian yang akan menerapkan
atau menggunakan system / aplikasi baru maupun hasil dari pengembangan system / aplikasi
yang sudah ada.

5.29. Manager Bidang bersangkutan menentukan waktu pelaksanaan, jumlah peserta dan Mentor
untuk masing-masing kegiatannya

5.30. Pelaksanaan program tersebut dicatat dalam formulir Kegiatan Program Induksi (F07/PM.09).
5.31. Catatan hasil dari kegiatan program induksi bagi personil baru dikendalikan oleh bidang HRD
sedangkan catatan dari hasil program induksi yang lain dikendalikan oleh masing-masing bidang
/unit kerja yang bersangkutan.

6. LAMPIRAN

A. Formulir Analisa Kebutuhan Training ( F01/PM.09 )

B. Formulir Rencana Pelatihan Tahunan ( F02/PM.09 )

C. Formulir Jadual Pelatihan ( F03/PM.09 )

D. Formulir Peserta Pelatihan Eksternal ( F04/PM.09 )

E. Formulir Evaluasi Hasil Pelatihan ( F05/PM.09 )

F. Formulir Registrasi Pelatihan Personil ( F06/PM.09 )

G. Formulir Kegiatan Program Induksi ( F07/PM.09 )

Edisi : 1 Revisi : 0 Halaman 4 dari 6

 <Q sigma
PROSEDUR MUTU

TAHAPAN PELATIHAN DAN Revisi 00

Tgl. Berlaku 01 Januari2016
PROSEDUR
SERTIFIKASI Kode Dokumen HR-P.3.1

Aliran Proses Pelatihan

Bidano/Unit Bidang HRD Bidang QA Employee Direktur

Develop Competency Requirment

Competency
Compentency Definition &
Assesment Profiency Level

Competency
Matrix

Sistem Penilian
KJnerja

Kebutuhaan
Competency

Matrix
Kebutuhaan
Pelatihan

Competency Jadwal Pelatihan

Action Plans tahunan

Koordinasi
Pelaksanaan
Pelatihan

Evaluasi Hasil Pelatihaan setelah 3 Bulan Pelaksanaan

Pelatihan

Analisa Data Isi Evaluasi Hasil

Pelatihan Pelatihan
Efektivitas
Pelatihan dan
Kebutuhan
Competency Baru

Laporan Laporan Pelatihan

Efekti vitas Ke Rapat Tinjuan
Pelatihan manajamen

Edisi : 1 Revisi : 0 Halaman 5 dari 6

 '^BF sigma
PROSEDUR MUTU

TAHAPAN PELATIHAN DAN Revisi 00

PROSEDUR Tgl. Berlaku 01 .lanuari 2016

SERTIFIKASI Kode Dokumcn HR-P.3.1

ALIRAN PROSES PELAKSANAAN SERTIFIKASI

DESCRIPTION FLOW OF PROCESS FORM/REPORT

Fungsi Training menyiapkan

sertifikasi yang sudah
dijadwalkan pada matrix
pelatihan. MENYIAPKAN SERTIFIKASI

Persiapan ini meliputi pencarian

vendor untuk sertifikasi dan
penyelenggaraan pelatihan pra-
sertifikasi

Fungsi Training melakukan

registrasi setiap peserta di
HRIS sebelum pelatihan. REGISTRASI PESERTA KE
HRIS

Jika terhadap sertifikasi tersebut

diperlukan ikatan dinas maka
Fungsi Training melakukan
perjanjian ikatan dinas dengan PERJANJIAN IKATAN
Pekerja yang akan mengikuti DINAS
sertifikasi tersebut.

Fungsi Training memfasilitasi

pelatihan pra sertifikasi yang
diperlukan.
PELAKSANAAN
Untuk Pekerja yang lulus pelatihan SERTIFIKASI
pra-sertifikasi dapat diteruskan
untuk mengikuti ujian sertifikasi
dan mendapat sertifikasi.

Jika sertifikasi dilakukan secara in

house training maka Fungsi
Learning mencatat kehadiran
peserta dalam Form Daftar Hadir
Pelatihan

Fungsi Training memproses

sertifikasi peserta yang lulus
ujian.
PELAKSANAAN
Sertifikasi diberikan jika peserta SERTIFIKASI
dinyatakan lulus dalam ujian
sertifikasi.

Fungsi Training melakukan

update data HRIS.

Selama pelaksanaan ikatan dinas,

Fungsi Training menyimpan sertifikasi
asli Pekerja sampai berakhimya Ikatan
Dinas.

Setelah ikatan dinas berakhir. Fungsi

Training mendistribusikan sertifikat
kepada Pekerja yang bersangkutan
dan menyimpan salinannya.

Edisi : 1 Revisi : 0 Halaman 6 dari 6