PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN MUTU

Kode Dok : P-SPSUPI-SKM-01 Revisi : 1

Tgl. Berlaku : 08-04-2010 Tgl.Revisi : 12-02-2011

1. TUJUAN
Untuk menetapkan dan merinci struktur dokumentasi Sistem
Manajemen Mutu serta mengatur cara pemberian kode dokumen-
dokumen tersebut.
2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk format dan penomoran dokumen Sistem Manajemen
Mutu: Manual Mutu, Prosedur Mutu, Uraian Tugas, Formulir Mutu
dan Rencana Mutu di Sekolah Pascasarjana Universitas Pendidikan
Indonesia.
a. SKM singkatan dari Satuan Kendali Mutu.
3. DEFINISI/ISTILAH
4. DISTRIBUSI
1. Direktur
2. Para Asisten Direktur
3. Para Kaprodi
4. Para Kasi
5. REFERENSI  PP Nomor 4 Tahun 2004
 Ketetapan MWA No. 001/TAP/MWA UPI/2009
 Panduan Penjaminan Mutu UPI
 Prosedur Pengendalian Dokumen
 Manual Mutu SPs UPI

6. PROSEDUR

6.1 Struktur dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Sekolah Pascasarjana Universitas Pendidikan
Indonesia terdiri atas:
a. Manual Mutu
b. Uraian Tugas
c. Prosedur Mutu
d. Formulir Mutu
e. Instruksi Kerja (bila perlu)

6.2 Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang memuat kebijakan-kebijakan dan struktur atau
garis besar Sistem Manajemen Mutu di Universitas Pendidikan Indonesia.

6.3 Dokumen Manual Mutu diberi kode MM-SPS UPI (singkatan dari Manual Mutu Sekolah
Pascasarjana Universitas Pendidikan Indonesia). Manual Mutu minimal mencakup :
a. Kebijakan Mutu
b. Sasaran Mutu
c. Struktur Organisasi Sekolah Pascasarjana
d. Garis Besar Sistem Manajemen Mutu

6.4 Uraian Tugas (UT) adalah dokumen yang berisikan penjelasan tentang kedudukan dan
fungsi dalam organisasi, lingkup kerja, atasan langsung, kualifikasi dan wewenang serta
Halaman 1 dari 3
 PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN MUTU
Kode Dok : P-SPSUPI-SKM-01 Revisi : 1
Tgl. Berlaku : 08-04-2010 Tgl.Revisi : 12-02-2011

tanggung jawab pejabat struktural dari setiap unit organisasi di Sekolah Pascasarjana
Universitas Pendidikan Indonesia.

6.5 Uraian Tugas diberi kode dokumen sebagai berikut:

UT-X-NU-NJ/R9
UT : Uraian Tugas
X : Sekolah Pascasarjana Universitas Pendidikan Indonesia
NU : Inisial Nama Unit Organisasi
NJ : Nomor Urut Jabatan
R9 : Nomor Revisi, dimulai dari 1 s.d. 9

6.6 Inisial Nama Unit Organisasi (NU) tercantum dalam Daftar Inisial Nama Unit Organisasi
(FRM-SPSUPI-SKM-01-01 ). Sedangkan Nomor Urut Jabatan (NU) tercantum dalam Daftar
Nomor Urut Jabatan (FRM-SPSUPI-SKM-01-02 ).

6.7 Setiap Uraian Tugas minimal berisi :

a. Organisasi
b. Lingkup Kerja
c. Atasan Langsung
d. Rincian Tugas & Tanggung Jawab
e. Wewenang Jabatan

6.8 Prosedur Mutu (P) adalah dokumen yang merinci langkah-langkah pelaksanaan sistem
mutu sesuai dengan tuntunan ISO 9001, yang terdiri atas serangkaian/beberapa aktivitas
yang melibatkan berbagai fungsi sebagai penjabaran lebih lanjut dari dokumen Manual
Mutu.

6.9 Prosedur Mutu diberi kode sebagai berikut :

P-X-UK-NP
P : Prosedur
X : Sekolah Pascasarjana UPI (SPSUPI)
UK : Unit Kerja
NP : Nomor Prosedur Mutu, dimulai dari 01
Kode versi/revisi , versi mulai dari 1 revisi mulai 0

6.10 Prosedur Mutu berisi:

a. Tujuan
Menginformasikan tujuan penerapan Prosedur Mutu.
b. Ruang Lingkup
Menginformasikan lingkup penerapan Prosedur Mutu.
c. Definisi
Menginformasikan arti suatu istilah atau singkatan yang digunakan dalam
Prosedur Mutu, jika tidak didefinisikan dikhawatirkan mengakibatkan salah
pengertian.

Halaman 2 dari 3
 PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN MUTU
Kode Dok : P-SPSUPI-SKM-01 Revisi : 1
Tgl. Berlaku : 08-04-2010 Tgl.Revisi : 12-02-2011

d. Distribusi
Menginformasikan unit / pejabat pemegang dokumen Prosedur Mutu.
e. Referensi
Menginformasikan dokumen-dokumen lain yang menjadi acuan dalam penerapan
Prosedur Mutu.
f. Prosedur
Menginformasikan langkah-langkah dan ketentuan yang harus dijalankan dalam
penerapan Prosedur Mutu.

6.11 Formulir Mutu (FRM) adalah sarana pencatatan kegiatan yang dilakukan dalam rangka
membuktikan penerapan Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja atau kegiatan lain yang
menunjang penerapan Sistem Manajemen Mutu.

6.12 Formulir Mutu diberi kode dokumen sebagai berikut:

FRM-X-UK-NP-NF/R9
FRM : Formulir Mutu
X : SEKOLAH PASCASARJANA UPI (SPSUPI)
UK : Unit Kerja
NP : Nomor Prosedur
NF : Nomor Formulir, dimulai dari 01
R9 : Nomor Revisi, dimulai dari 1,
Formulir yang belum mengalami revisi (perubahan) sejak formulir tersebut mulai
digunakan tidak menggunakan nomor revisi.

6.13 Untuk mencapai tahap pengesahan, setiap Dokumen Sistem Manajemen Mutu harus
melalui tahapan yaitu dibuat, diperiksa kemudian disahkan oleh pejabat yang terkait
berdasarkan Tabel Pengesahan Dokumen Mutu (FRM-SPSUPI-SKM-01-03 ).

6.14 Bila dipandang perlu, masing-masing fungsi atau unit kerja yang terkait
bertanggung jawab atas penyiapan Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk
memenuhi prosedur tertentu.

6.15 Tanggal berlaku dari sebuah dokumen mutu menunjukkan waktu mulai
diberlakukannya dokumen mutu tersebut.

6.16 Dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu di atas dikendalikan sesuai dengan

Prosedur Pengendalian Dokumen

7. Formulir

7.1. Daftar Inisial Nama Unit Organisasi

7.2. Daftar Nomor Urut Jabatan
7.3. Tabel Pengesahan Dokumen Mutu

Halaman 3 dari 3