SU M ATE R A

K A L IM A N T A N

IR IA N J A Y A

JAVA

SOSIALISASI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
Oleh
IRFAN, SH,M.Si

BIRO ORGANISASI

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SULAWESI TENGAH

Nama
TTL

: Irfan, SH,M.SI
: Palu, 25 Desember 1976.
Pangkat Gol/Ruang: Penata Tingkat I (III/d).
Jabatan
: Kepala Sub Bagian Tatalaksana.
Status
: Kawin.
Agama
: Islam.
Pendidikan
: Pascasarjana.
Alamat Kantor : Jl. Sam Ratulangi No. 101 Palu.
Alamat Rumah : Jl. Datu Pamusu No. 18 A Palu.
No. Hp.
: 0813 4140 5700

DASAR

Peraturan Menteri Dalam Negeri

Nomor
52
Tahun
2011
tentang
Standar Operasional Prosedur Di
Lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota.
Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah
Nomor
17
Tahun
2012
tentang
Standar Operasional Prosedur Di
Lingkungan
Pemerintah
Provinsi
Sulawesi Tengah.
Surat Gubernur Sulawesi Tengah
Nomor : 061/224/Ro.Org Tanggal 7 Mei

1)
2)
3)
4)

Setiap Instansi Pemerintah s/d unit yang terkecil memiliki SOP APnya masing-masing
Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan.
Mewujudkan kinerja Pemda yang optimal, diperlukan SOP.
Penyelenggaraan tugas-tugas Pemda.
Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintah.

Menuju Good Governance

(Tata Kelola Pemerintahan
yang baik)

PNS yang berkualitas

SOP

Langkah-langkah
SOP:
Penyusunan
Pengertian SOP
Mengapa Perlunya SOP
Prinsip Penyusunan SOP
Tahapan Pengembangan
SOP
Identifikasi
Kebutuhan
SOP
Syarat Penyusunan SOP
Verifikasi dan Uji Coba
Pelaksanaan
Pengawasan

Pengertia
n

SOP

Serangkaian petunjuk tertulis yang

dibakukan
mengenai proses penyelenggaraan
tugas-tugas
FormatPemerintahan.
SOP Bentuk penuangan SOP
berupa
tulisan dan diagram alur.

Tulis apa yang dilakukan

.
&
Lakukan apa yang
ditulis !

 Mengapa Perlunya SOP?

Standardisasi cara yang dilakukan pejabat
publik/instansi
pemerintah
atau
pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tugas dan tanggungjawabnya
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian
yang
mungkin
dilakukan
oleh
pejabat
publik/instansi
pemerintah
atau
pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tugas dan tanggungjawabnya
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
Memberikan informasi mengenai beban tugas
yang dipikul oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya
Sebagai instrumen yang dapat melindungi
pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum

PRINSIP KAIZEN
1. Tidak mungkin ada penyempurnaan bila tidak
ada standar untuk pertama kali;
2. Pihak manajemen (level pimpinan)
mempelajari standar yang ada untuk
ditingkatkan menjadi standar yang lebih baik;
3. Standar harus mengikat setiap orang; dan
4. Pihak manajemen (level pimpinan) mengawasi
agar setiap anggota bekerja sesuai standar.

Prinsip SOP

Prinsip Penyusunan SOP:

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Efisiensi dan Efektifitas.

Berorientasi Pada Pengguna.
Kejelasan dan Kemudahan.
Keselarasan.
Keterukuran.
Dinamis.
Kepatuhan Hukum.
Kepastian Hukum.

Tahapan SOP

Tahapan Pengembangan SOP:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Persiapan.
Identifikasi Kebutuhan SOP.
Penyusunan.
Pelaksanaan.
Pengawasan Pelaksanaan.
Pengkajian Ulang dan
Penyempurnaan.
7. Evaluasi dan Pelaporan.

Identifikasi

Identifikasi Kebutuhan SOP:

1. Diawali dengan mengidentifikasi
kebutuhan SOP.
2. Identifikasi kebutuhan SOP disusun
menurut tingkatan unit kerja.
3. Identifikasi
kebutuhan
SOP
dirumuskan dengan mengacu pada
tugas dan fungsi.
4. Hasil
identifikasi
kebutuhan SOP
dirumuskan
dalam
dokumen
inventarisasi
judul
SOP,
yang
ditetapkan dengan Keputusan Bupati.

Nama dan Kode Nomor Standar Operasional Prosedur

NO

JUDUL SOP

NOMOR SOP

Syarat

Syarat Penyusunan SOP:

1. Kegiatannya
dilaksanakan
secara
berulang-ulang dengan hasil tertentu.
2. Kegiatannya melibatkan sekurangkurangnya 2 (dua) orang.
3. Mengacu
kepada
peraturan
perundang-undangan.
4. Memperhatikan SOP kegiatan lainnya.
5. Ditulis dengan jelas, rinci, dan benar.
6. Dapat dipertanggungjawabkan.

Verifikasi & Ujicoba

Verifikasi dan Uji Coba:

1. Dilakukan
verifikasi
terhadap
rancangan SOP yang telah disusun
oleh pelaksana pekerjaan.
2. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara
berjenjang dan unit kerja yang
menangani SOP.
3. Dilakukan ujicoba terhadap rancangan
SOP hasil verifikasi.
4. Ujicoba dilakukan secara mandiri oleh
unit kerja yang bersangkutan dengan
disaksikan
oleh
atasan
secara
berjenjang dan unit kerja yang

Pelaksanaan
SOP

Syarat Pelaksanaan SOP:

1. Telah melalui proses verifikasi, ujicoba
dan penetapan.
2. Mudah diakses dan dilihat.
3. Adanya
dukungan
sarana
dan
prasarana yang memadai.
4. Sumberdaya manusia yang kompeten.
5. Sudah
dilakukan
sosialisasi
dan
didistribusikan
kepada
seluruh
pegawai dilingkungan unit kerja.

Pengawasan
SOP

Pengawasan Pelaksanaan SOP:

1. Pelaksanaan SOP harus diawasi secara
melekat atau terus menerus oleh
atasan secara berjenjang.
2. Pengawasan pelaksanaan SOP juga
dilakukan terus menerus oleh unit
kerja yang membidangi.
3. Hasil pengawasan pada masingmasing unit kerja disampaikan setiap
triwulan
kepada
atasan
secara
berjenjang.

Pengkajian

Pengkajian Ulang dan Penyempurnaan

SOP:
1. Pengkajian
ulang
SOP
dilakukan
minimal sekali dalam dua tahun.
2. Pengkajian ulang dilakukan oleh tim
yang terdiri dari unsur pimpinan,
pelaksana, dan unit kerja yang
menangani SOP.
3. SOP
yang
telah
disempurnakan
ditetapkan dengan Keputusan Bupati.

Evaluasi

Evaluasi
Pelaporan
1. Untuk mengetahui

2.
3.
4.
5.
6.

dan

kualitas SOP, dilakukan

evaluasi pelaksanaan SOP.
Evaluasi
dilakukan
sebagai
bahan
penyempurnaan SOP.
Evaluasi dilakukan setiap akhir tahun.
Evaluasi dilakukan oleh atasan secara
berjenjang dan unit kerja yang membidangi
SOP.
Hasil evaluasi pelaksanaan SOP, dilaporkan
kepada atasan secara berjenjang.
Hasil evaluasi pelaksanaan SOP pada SKPD
dilaporkan kepada Bupati.

Langkah Penyusunan
SOP

PenyusunanSOP
dalam
bentuk
Flowchart

Pengertia
n

Apakah flowchart itu???

Flowchart/Diagram alur gambar
yang
menjelaskan
alur
proses,
prosedur
atau
dokumen
suatu
kegiatan yang menggunakan simbolsimbol atau bentuk-bentuk bidang,
untuk mempermudah memperoleh
informasi.

Tujuan

Tujuan
utama
dari
penggunaan
flowchart
adalah
untuk
menggambarkan
suatu
tahapan
penyelesaian
masalah
secara
sederhana, terurai, rapi dan jelas
dengan menggunakan simbol-simbol
standar.

Pedoman
- Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat
flowchart:
1.Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah,
dari kiri ke kanan atau sebaliknya.
2.Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara
hati-hati, jelas dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh
pembacanya.
3.Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan
secara jelas.
4.Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan
menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan Mencatat
surat masuk kedalam buku agenda.
5.Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan
yang benar.
6.Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke
tempat lain harus ditunjukan dengan jelas menggunakan
simbol penghubung/konektor.

Simbol-simbol

SIMBOLSIMBOL
FLOWCHART

Simbol-simbol

Simbol Terminator
Mulai

Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan
awal/mulai
dan
akhir suatu bagan
alir
Selesai

Simbol-simbol

Simbol Proses
Simbol ini digunakan
untuk
menggambarkan
proses pelaksanaan
kegiatan

Simbol-simbol

Simbol
Pengambilan
Keputusan/Decision
Simbol ini digunakan
untuk
T
menggambarkan
Y
keputusan
yang
Y
harus dibuat dalam
proses pelaksanaan
T
kegiatan

Simbol-simbol

Simbol Dokumen
Simbol ini digunakan
untuk
menggambarkan
semua
jenis
dokumen
sebagai
bukti
pelaksanaan
kegiatan

Simbol-simbol

Simbol Penggandaan Dokumen

Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan
penggandaan dari
semua
jenis
dokumen

Simbol-simbol

Simbol Arsip
Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan
semua
jenis
pengarsipan
dokumen
dalam
bentuk
kertas/manual

Simbol-simbol

Simbol Arsip
Simbol ini digunakan
untuk
menggambarkan
semua
jenis
penyimpanan dalam
bentuk data/file

Simbol-simbol

Simbol Penghubung/Konektor

Halaman 1
Halaman 2

Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan
perpindahan
aktivitas
dalam
halaman
yang
berbeda

Simbol-simbol

Simbol Penghubung/Konektor

Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan
perpindahan
aktivitas dalam satu
halaman

Simbol-simbol

Simbol Garis Alir

Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan
arah
proses
pelaksanaan
kegiatan

Ukura
n

SIMBOL

Sebutan

Ukuran (inci)
P = 0,3

terminator

L = 0,7
P = 0,3

Proses

L = 0,7

Pengambilan
Keputusan

S = 0,5

Dokumen

P = 0,4
L = 0,55

Penggandaan
Dokumen

P = 0,45
L = 0,6
P = 0,35

Arsip Manual

L = 0,35

Ukura
n
SIMBOL

Sebutan

Ukuran (inci)

File

P = 0,3
L = 0,6

Konektor

P = 0,3
L = 0,26

Konektor

P = 0,3
L = 0,26

Garis Alir
tentatif

Langkah Penyusunan SOP

1. Tentukan Judul atau nama aktivitas/kegiatan yang akan dibuat
SOP nya.
2. Identifikasi setiap aktivitas/kegiatan, dilakukan mulai dari awal
hingga akhir (selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan
dicapainya tujuan aktivitas (out put).
3. Identifikasi aktor/pelaksana, yaitu siapa aktor (pelaksana) yang
terlibat dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana)
adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim)/unit organisasi yang
aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Isi Identitas SOP
- Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan
kegiatan.
- Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan
tersebut.
- Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.
- Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis dalam
melaksanakan

SOP
1. Halaman Judul

logo

PEMERINTAH KABUPATEN ..............

NAMA SKPD

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

.............................................................
..........

Identitas
Instansi/Unit
kerja

Judul Standar
Operasional Prosedur
dari Identifikasi
kebutuhan

SOP
2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan
Diisi dengan nomor Standar
Operasional Prosedur, yaitu No
Komponen, Unit Kerja, Bagian,
No Standar Operasional Prosedur.

logo

Disi dengan tanggal pengesahan

Standar Operasional Prosedur

Diisi dengan
tanggal Standar
Operasional
Prosedur di
revisi
Diisi dengan
tanggal mulai
berlaku

Diisi dengan
jabatan yang
berkompeten
yang
mengesahkan
Diisi dengan
nama prosedur
yang akan
distandarkan

SOP
Diisi dengan peraturan
perundang-undangan teknis
yang menjadi dasar
disusunnya Standar
Operasional Prosedur

Diisi dengan penjelasan

mengenai keterkaitan prosedur
yang distandarkan dengan
prosedur lain yang distandarkan

Diisi dengan penjelasan

mengenai kualifikasi pegawai
yang dibutuhkan dalam
melaksanakan perannya
pada prosedur yang
distandarkan

Diisi dengan
penjelasan
mengenai
daftar
peralatan dan
perlengkapan
yang
dibutuhkan
Diisi dengan:
Penjelasan mengenai kemungkinan
kemungkinan resiko yang akan timbul ketika
prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada
diluar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan dan berbagai dampak yang
mungkin ditimbulkan.
Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.

Diisi dengan penjelasan mengenai

berbagai hal yang perlu didata,
dicatat atau diparaf oleh setiap
pegawai yang berperan dalam
pelaksanaan prosedur yang telah
distandarkan

SOP
Diisi dengan proses sejak dari kegiatan
mulai dilakukan sampai dengan
kegiatan selesai dan keluaran
dihasilkan untuk setiap STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi
kegiatan masing-masing unit
organisasi yang bersangkutan.

Diisi dengan penjelasan

mengenai daftar peralatan
dan perlengkapan yang
dibutuhkan

Diisi dengan pelaksana

kegiatan yang bersangkutan,
mulai dari jabatan tertinggi
sampai dengan jabatan
terendah (fungsional
umum/staf).

Diisi dengan lama

waktu yang dibutuhkan
dalam melakukan
suatu proses/kegiatan

Diisi dengan persyaratan dan

kelengkapan yang
diperlukan, waktu yang
diperlukan untuk
menyelesaikan kegiatan dan
output pada setiap aktivitas
yang dilakukan.

Diisi dengan
hasil/keluaran dari
suatu proses/kegiatan

3. Contoh Penomoran Pada SOP

1.1.1.
1

Nomor Urut
Nomor Urut
SOP
SOP
Unit Kerja
Unit Kerja
Eselon IV
Eselon IV
Unit Kerja
Unit Kerja
Eselon III
Eselon III
Unit Kerja
Unit Kerja
Eselon II
Eselon II

SOP Merupakan uraian pekerjaan yang sehari-hari

dilakukan sesuai dengan tupoksi masing-masing
SOP Ada limit waktu tertentu/ ada batasnya
SOP Hukumnya wajib bagi aparatur penyelenggara
pemerintahan dalam bidang jasa, pelayanan / perizinan,
administrasi pemerintah
SOP Sudah mejadi ranah pertanyaan dari BPKRI,
Inspektorat Provinsi / Kab / Kota dan IRJEN Kemendagri
SOP Perlu diuji cobakan pada unit kerja yang terkecil
di SKPD masing-masing
SOP Untuk menunjang kinerja aparatur dalam rangka
reformasi birokrasi

Setiap orang adalah guru, setiap waktu adalah saat belajar, setiap
tempat adalah ruang belajar
(Gunawan Ardiyanto)
Orang yang tidak punya rasa takut akan kegagalan, niscaya akan
menuai sukses dalam apapun yang dia kerjakan
(Napoleon Hill)
Apapun yang bisa engkau lakukan, atau engkau impikan bisa
engkau lakukan, LAKUKANLAH itu, keberanian mengandung
kegeniusan, kuasa dan keajaiban didalamnya
(Goethe, Sastrawan Terkemuka)
No IFs, No Buts ; Only Results (Tidak ada JIKA, tidak ada KECUALI
; hanya ada HASIL)
(Swapnil Phansekar)

Selesa
i

Terima Kasih