PENYUSUNAN SOP PERANGKAT DAERAH YANG MEMBIDANGI

PEMADAM KEBAKARAN DAN PENYELAMATAN

JAKARTA, 22 JUNI 2021

Sekretariat Jenderal
Biro Organisasi & Tatalaksana
 8 (DELAPAN)AREA PERUBAHAN :

1.ORGANISASI;
2.TATALAKSANA;
3.PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN;
4.SDM;
5.PENGAWASAN;
6.AKUNTABILITAS;
7.PELAYANAN PUBLIK;
8.MIND SET DAN CULTURE SET
 REFORMASI BIROKRASI
Merupakan arah kebijakan pemerintah dalam
membangun profil dan prilaku ASN yang memiliki
integritas, produktifitas, dan bertanggung jawab
serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan
prima dengan melakukan perubahan pola pikir
(Mind Set) dan Budaya Kerja (Culture Set) dalam
sistem manajemen pemerintah.
POINT 2 AREA PERUBAHAN (KETATALAKSANAAN) :

HAKEKATNYA PERUBAHAN KETATALAKSANAAN

DIARAHKAN UNTUK MELAKUKAN PENATAAN
TATALAKSANA INSTANSI PEMERINTAH YANG EFEKTIF DAN
EFISIEN. YANG DIWUJUDKAN DALAM BENTUK
PENYUSUNAN DAN IMPLEMENTASI STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAH (SOP-AP) DALAM
PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI APARATUR PEMERINTAH.
SALAH SATU TUJUAN MENINGKATKAN KUALITAS
PELAYANAN MASYARAKAT.
 Standar Operasional Prosedur (SOP)
Serangkaian
petunjuk tertulis
yang dibakukan
mengenai proses
penyelenggaraan
tugas-tugas.
Permendagri No. 52 Tahun 2011
SETIAP UNIT KERJA HARUS MEMPUNYAI SOP ??
 Memberikan informasi
secara proporsional
mengenai pelaksanaan
tugas yang dilakukan oleh
aparatur.

 Mempertegas
tanggungjawab dalam
pelaksanaan tugas bagi
aparatur.

 Mempermudah
pengendalian.
 MANFAAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
- UNTUK MENJAGA KONSISTENSI DALAM MENJALANKAN SUATU PROSEDUR
KERJA.

- LEBIH JELAS MENGETAHUI PERAN DALAM POSISI MASING-MASING DI

INTERNAL.

- MEMBERIKAN KEJELASAN MENGENAI PROSEDUR KERJA, DAN TANGGUNG

JAWAB DALAM PROSES TERKAIT.

- MEMBERIKAN KETERANGAN MENGENAI KETERKAITAN ANTARA SATU

PROSES KERJA DENGAN PROSES KERJA LAINNYA.

- MEMINIMALISIR KESALAHAN DALAM MELAKUKAN PEKERJAAN.

- MEMBANTU DALAM MELAKUKAN EVALUASI TERHADAP SETIAP PROSES

OPERASIONAL ORGANISASI.
 SOP: SAFETY ASSURANCE

SAFETY ASSURANCE
(JAMINAN PERLINDUNGAN AMAN
DARI INSTITUSI)

TAAT SOP  RASIONAL

(EFEKTIVITAS)
 SEDERHANA
(EFISIENSI) TUNTUTAN
PELAKSANAAN  KUAT PENGADILAN
TUGAS DAN (DASAR HUKUM) OLEH USERS
FUNGSI  PASTI (MASYARAKAT)
(PROSES, WAKTU)
 BAKU
(STANDARDISASI)
TIDAK TAAT SOP
RESIKO DITANGGUNG
SENDIRI
RAWAN
Prinsip Penyusunan SOP
Efisiensi dan Efektifitas.

Berorientasi Pada Pengguna.

Kejelasan dan Kemudahan.

Keselarasan.

Keterukuran.

Dinamis.

Kepatuhan Hukum.

Kepastian Hukum.
 SYARAT DAN KRITERIA PENYUSUNAN SOP
SYARAT :
a.Mengacu pada peraturan perundang-undangan;
b.Ditulis dengan jelas, rinci dan benar;
c.Memperhatikan SOP lainnya; dan
d.Dapat dipertanggungjawabkan.

KRITERIA
a.Kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-
ulang;
b.Menghasilkan output tertentu;dan
c.Kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua)
orang/pihak.
 TAHAPAN PENYUSUNAN SOP
• PERSIAPAN
1.
• INDENTIIFIKASI
2.
• PENYUSUNAN
3.
• PELAKSANAAN
4.
• PENGAWASAN
5.
• PENYEMPURNAAN
6.

• EVALUASI & PELAPORAN

7.
 MENYUSUN SOP PERLU TIM

1. Pembentukan Tim terdiri dari:

a. Ketua : Sekretaris Daerah
b. Sekretaris : Kepala Bagian Organisasi
c.Anggota : Sekertaris OPD
2. Pembekalan Tim.
3. Penyusunan Rencana Tindak.
4. Sosialisasi.
 IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP
1. Prosedur kerja yang mengacu pada SOTK, tugas dan fungsi
satuan unit kerja.
2. Prosedur kerja pokok yang menjadi tanggung jawab semua
anggota organisasi;
3. Aktifitas yang dikerjakan secara rutin dan atau berulang-
ulang;
4. Prosedur kerja yang akan di SOP kan mempunyai tahapan
kerja yang jelas; dan
5. mempunyai output yang jelas

HASIL IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP DIRUMUSKAN DALAM DOKUMEN

INVENTARISASI JUDUL SOP
 ANALISIS KEBUTUHAN SOP
a. Prosedur kerja harus sederhana;
b. Pengkajian dilakukan sebaik-baiknya untuk mencegah
duplikasi pekerjaan;
c. Prosedur yang fleksibel;
d. Pembagian tugas yang tepat;
e. Pengawasan terus-menerus dilakukan;
f. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjan yang sebaik-
baiknya; dan
g. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dengan
memperhatikan tujuan
HASIL INVENTARISASI DAN ANALISIS DIBUAT DALAM FORMAT NAMA DAN KODE SOP
DITETAPKAN DENGAN KEPUTUSAN KEPALA DAERAH
 VERIFIKASI DAN UJI COBA:

VERIFIKASI RANCANGAN SOP DILAKUKAN SECARA

BERJENJANG DARI PEJABAT YANG MENANGANI SOP
DIMAKSUD.

RANCANGAN SOP HASIL VERIFIKASI TERSEBUT

DILAKUKAN UJI COBA OLEH UNIT KERJA SECARA
MANDIRI SECARA BERJENJANG DAN DISAKSIKAN OLEH
PIMPINAN

.
 FORMAT SOP
1) Langkah Sederhana (Simple Steps)
Simple Steps dapat digunakan jika prosedur yang akan
disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan
sedikit keputusan.
2) Tahapan Perubahan (Hiararchical Steps)
Format ini memerlukan pengembangan dari simple steps,
digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari
10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan
tetapi hanya memerlukan sedikit pengembilan keputusan
dalam Hierarchical langkah-langkah yang telah
diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara
terperinci
3) Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan
spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang
panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih
pendek yang hanya berisi beberapa langkah.

2) Diangram Alur (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang bisa digunakan jika dalam SOP
tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (Compleks)
dan membutuhkan jawaban “Ya” atau “Tidak” yang akan
mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan
mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para
pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari
keputusan yang telah diambil.
Penyusunan SOP dalam
bentuk Flowchart
PENGERTIAN

Apakah flowchart itu???

Flowchart/Diagram alur 
gambar yang menjelaskan alur
proses, prosedur atau dokumen
suatu kegiatan yang menggunakan
simbol-simbol atau bentuk-bentuk
bidang, untuk mempermudah
memperoleh informasi.
TUJUAN

Tujuan utama dari penggunaan flowchart

adalah untuk menggambarkan suatu
tahapan penyelesaian masalah secara
sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan
menggunakan simbol-simbol standar.
PEDOMAN

- Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat

flowchart:
1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah, dari
kiri ke kanan atau sebaliknya.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara
hati-hati, jelas dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh
pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan
secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan
menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan ”Mencatat
surat masuk kedalam buku agenda”.
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan
yang benar.
6. Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke tempat
lain harus ditunjukan dengan jelas menggunakan simbol
penghubung/konektor.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
SIMBOL-SIMBOl
FLOWCHART
SIMBOL-SIMBOL

 Simbol Terminator

Simbol ini digunakan

Mulai
untuk
menggambarkan
awal/mulai dan akhir
suatu bagan alir

Selesai
 Simbol Proses
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
proses pelaksanaan
kegiatan
 Simbol Pengambilan Keputusan/Decision

Simbol ini digunakan

T untuk menggambarkan
keputusan yang harus
Y
dibuat dalam proses
Y
pelaksanaan kegiatan
T
 Simbol Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis dokumen
sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan
 Simbol Penggandaan Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk
menggambarkan
penggandaan dari
semua jenis dokumen
 Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk
menggambarkan
semua jenis
pengarsipan dokumen
dalam bentuk
kertas/manual
 Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis
penyimpanan dalam
bentuk data/file
 Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

A A untuk
menggambarkan
perpindahan aktivitas
dalam satu halaman
B B
  Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

1 2 untuk
menggambarkan
Halaman 1 perpindahan aktivitas
dalam halaman yang
Halaman 2
berbeda
1 2
 Simbol Garis Alir

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
arah proses
pelaksanaan kegiatan
SIMBOL SEBUTAN

TERMINATOR

PROSES

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

DOKUMEN

PENGGANDAAN DOKUMEN

ARSIP MANUAL
SIMBOL SEBUTAN

FILE

KONEKTOR

KONEKTOR

GARIS ALIR
LANGKAH PENYUSUNAN FLOWCHART
1. Tentukan Judul atau nama aktivitas/kegiatan yang akan dibuat
SOP nya.
2. Identifikasi setiap aktivitas/kegiatan, dilakukan mulai dari awal
hingga akhir (selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan
dicapainya tujuan aktivitas (out put).
3. Identifikasi aktor/pelaksana, yaitu siapa aktor (pelaksana) yang
terlibat dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana)
adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim)/unit organisasi yang
aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Isi Identitas SOP
- Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan.
- Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan tersebut.
- Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.
- Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis dalam
melaksanakan kegiatan.
5. Buat dalam bentuk flowchart.
6. Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan input dan output akhir
kegiatan.
 SOP

1. Pengisian Cover Form

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

UNIT KERJA ESELON I Identitas Instansi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

…………………………………………………………………………………………………… Judul Standar Operasional

Prosedur dari Identifikasi
kebutuhan
 CONTOH

Pengisian Cover Form

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

SEKRETARIAT JENDERAL

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

 SOP
2. Pengisian Informasi Form

Diisi dengan nomor Standar Disi dengan tanggal pengesahan

Operasional Prosedur, yaitu No Standar Operasional Prosedur
Komponen, Unit Kerja, Bagian, No
Standar Operasional Prosedur.
Diisi dengan logo Kementerian
Dalam Negeri, Unit Kerja eselon I Diisi dengan
dan Unit Kerja Eselon II tanggal Standar
Operasional
Prosedur di revisi

Diisi dengan
tanggal mulai
berlaku

Diisi dengan
jabatan yang
berkompeten
yang
mengesahkan
Diisi dengan
nama prosedur
yang akan
distandarkan
 SOP
Diisi dengan penjelasan mengenai Diisi dengan penjelasan
Diisi dengan peraturan mengenai kualifikasi pegawai
keterkaitan prosedur yang
perundang-undangan yang yang dibutuhkan dalam
distandarkan dengan prosedur
menjadi dasar disusunnya melaksanakan perannya pada
lain yang distandarkan
Standar Operasional Prosedur prosedur yang distandarkan

Diisi dengan
penjelasan
mengenai
daftar
peralatan dan
perlengkapan
yang
dibutuhkan

Diisi dengan:
Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan Diisi dengan penjelasan mengenai
resiko yang akan timbul ketika prosedur berbagai hal yang perlu didata,
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. dicatat atau diparaf oleh setiap
Peringatan memberikan indikasi berbagai pegawai yang berperan dalam
permasalahan yang mungkin muncul dan berada pelaksanaan prosedur yang telah
diluar kendali pelaksana ketika prosedur distandarkan
dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin
ditimbulkan.
Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.
 SOP
Diisi dengan proses sejak dari kegiatan Diisi dengan pelaksana Diisi dengan persyaratan dan
mulai dilakukan sampai dengan kegiatan yang bersangkutan, kelengkapan yang diperlukan,
kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan mulai dari jabatan tertinggi waktu yang diperlukan untuk
untuk setiap STANDAR OPERASIONAL sampai dengan jabatan menyelesaikan kegiatan dan
PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok terendah (fungsional output pada setiap aktivitas
dan fungsi kegiatan masing-masing unit umum/staf). yang dilakukan.
organisasi yang bersangkutan.

Diisi dengan penjelasan Diisi dengan lama Diisi dengan

mengenai daftar peralatan waktu yang dibutuhkan hasil/keluaran dari
dan perlengkapan yang dalam melakukan suatu suatu proses/kegiatan
dibutuhkan proses/kegiatan
3. Contoh Penomoran Pada SOP

1.1.1.1 NOMOR URUT SOP

UNIT KERJA ESELON III

UNIT KERJA ESELON II

UNIT KERJA ESELON I

Terima Kasih