SOP

(STANDARD OPERATING
PROCEDURE) Kd 5
Memahami
tentang SOP
Perkantoran

SOP
PENGERTIAN PROSEDUR
OPERASI STANDART (POS)
 Apa itu SOP? Setiap badan usaha apapun jenisnya, pasti memiliki
SOP (Standard Operating Procedure) yang membantu mengatur
kelancaran kegiatan operasional.

 Istilah ini juga tidak asing bagi setiap pekerja maupun

wirausahawan. SOP adalah sistem pengaturan atau prosedur yang
penting dalam sebuah organisasi terstruktur.
 PENGERTIAN SOP

o Standar adalah ukuran tertentu yang dipakai sebagai

patokan
o Operating adalah aktifitas kerja menggambarkan alur
kegiatan kerja yang bersifat rutin dan tidak rutin
o Procedure adalah rincian yang berhubungan dengan proses
pekerjaan

o SOP adalah rangkaian tata pelaksana kerja yang diatur

secara berurutan sehingga berbentuk urutan
kerja secara bertahap dalam menyelesaikan
pekerjaan
 PENDAPAT PARA AHLI TENTANG SOP

1. William Wand Donald dan Paul H. Schwart

2. Istyadi InsaniTjipto Atmoko
3. ISO 2001 tentang manajemen Mutu

SOP merupakan pedoman yang mengatur tahapan pekerjaan

tertentu yang bersifat rutin, tetap, tidak berubah ubah dan
dituangkan dalam bentuk dokumen tertulis menjadi standart
untuk pelaksanaan prosedur kerja
 ISTILAH LAIN SOP

SPO = Standar Prosedur Operasi

POS = Prosedur Operasi Standart
SOB = Standar Operasional Baku
PROTAP = Prosedur tetap
 TUJUAN PENYUSUNAN SOP

1. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten dalam unit

kerjanya
2. Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya pada
setiap posisi dalam organisasi dengan benar
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab
4. Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan
operasional jalannya organisasi
5. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan duplikasi dan
efesiensi
 FUNGSI SOP

1. Memperjelas dan memperlancar pekerjaan

2. Lebih disiplin, mandiri, percaya diri, konsisten dalam
bekerja dan tidak tegantung pada intervensi pimpinan
3. Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau
penyimpangan dalam melakukan pekerjaan
4. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan
5. Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan
6. Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi
rangkaian kegiatan dalam organisasi
 JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI
PERKANTORAN

A. BERDASARKAN KEGIATAN
a. SOP ADMINISTRASI
AdalahPOS untuk pekerjaan yang bersifat administrasi

Penyusunan POS Bagian – bagian prosedur dalam

terdapat 5 unsur : SOP administrasi :
a. Tujuan
1. Halaman judul b. Cakupan
2. Daftar isi c. Abstrak
d. Definisi
3. Prosedur
e. Penanggung jawab
4. Pemeriksaan atau f. Metode
pengontrolan g. Kriteria atau daftar aktivitas
h. Manajemen penyimpanan
5. Referensi atau perekaman data
LANJUTAN...

Bagian pemeriksaan Referensi dalam SOP :

dan pengontrolan SOP: a. Acuan tentang dokumen
atau prosedur SOP
a. Deskripsi prosedur
pengontrolan b. Buku acuan yang
digunakan
b. Deskripsi tujuan c. Metode atau literatur
c. Gambaran sesuai kaidah yang
keterbatasan data berlaku
dan tindakan d. SOP sesuai kaidah
d. Gambaran hasil dari e. Kutipan yang mudah
pengawasan dibaca dan diakses
 B. SOP TEKNIS

POS yang tercatat dan diuraikan secara detail dan terinci serta
menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh orang untuk berbagai
aktivitas diperusahaan sehingga tidak akan ada kemungkinan variasi lain.

Prosedur SOP Teknis

5 hal yang harus ada
a. Jangkauan dan ketergunaan
dalam SOP Teknis b. Abstraksi
1. Halaman judul c. Definisi
2. Daftar isi d. Kesehatan dan keselamatan
e. Peringatan
3. Prosedur f. Gangguan
4. Pengontrolan g. Tanggung jawab individu
5. Referensi h. Peralatan dan persediaan
i. Metode
j. Pengaturan data
 LANJUTAN...

Pengontrolan Referensi
Deskripsi persiapan Acuan yang jelas
Deskripsi hasil proses mengenai dokumen
Gambaran Buku yacuan yang
keterbatasan data dan digunakan
tindakan Metode dan literasi
Gambaran hasil SOP sesuai kaidah yang
pengawasan berlaku
Sisipkan kutipn
dilembar lain
 C. BERDASARKAN BESAR KEGIATAN

1. SOP MAKRO 2. SOP MIKRO

Adalah integrasi dari Adalah SOP yang
SOP MIKRO yang merupakan gambaran
membentuk kegiatan dari bagian
serangkaian kegiatan makro
dan tidak
menggambarkan
kegiatan yang riil yang
dilakukan oleh
pelaksana
 D. BERDASARKAN KELENGKAPAN
KEGIATAN

SOP FINAL SOP PARSIAL

Adalah SOP yang Adalah SOP berdasarkan
berdasarkan cakupan cakupan kegiatannya
kegiatannya telah belum menghasilkan
menghasilkan produk produk utama atau final
utama yang paling akhir dan memiliki rangkaian
atau final dan digunakan kegiatan lanjutan yang
untuk produk kerja mencerminkan produk
utama akhir
 E. BERDARKAN JENIS KEGIATAN

SOP GENERIK SOP SPESIFIK

SOP yang kegiatannya Sop yang kegunaannya
memiliki kesamaan memiliki langkah
langkah sehingga SOP khusus dan tidak dapat
ini bisa diadopsi di unit diterapkan di unit kerja
kerja lain lain
 PRINSIP PENYUSUNAN SOP

1. Efisiensi dan efektifitas

2. Berorientasi pada pekerjaan
3. Kejelasan dan kemudahan
4. Keselarasan
5. Keterukuran
6. Dinamis
7. Kepatuhan hukum
8. Kepastiaan hukum
9. Transparansi dan keterbukaan
 TEKNIK PENYUSUNAN SOP

1. Membentuk tim dan kelengkapannya

2. Memberikan pelatihan untuk anggota tim
3. Sosialisasi SOP keseluruh unit
TIM SOP
 PRINSIP PENERAPAN SOP

1. Efisiensi
2. Kosisten
3. Komitmen
4. Mengikat
5. Perbaikan berkelanjutan
6. Memiliki peran penting
7. Terdokumentasi
 FORMAT SOP

1. Persetujuan
2. Tujuan
3. Definisi
4. Kebijakan
5. Penjelasan prosedur
6. Lampiran
 MACAM – MACAM FORMAT

1. Langkah sederhana ( simple steps )

2. Tahapan berurutan ( hierarchical steps )
3. Grafik ( graphic )
4. Diagram alur ( flowchar t )
macam flow chart :
a. Linier flowchar t
b. Branching flowchar t
 SIMBOL – SIMBOL SOP
Nama Arti Fungsi

Terminal (kapsul) Awal atau akhir proses 1. Simbul buka tutup yang
melambangkan awal atau akhir
dari proses
2. Petunjuk mulai kegiatan diberi
kata2 start untuk memulai dan
End jika selesai
3. Awal kegiatan buat anak panah
arah bawah. Akhir kegiatan arah
panah dari atas kapsul
4. Untuk awal kapsul ada diujung
kiri
Proses (kotak) Simbol inti satu yang 1. Mendiskripsikan kata kerja yang
melambangkan jelas dan singkat
kegiatan 2. Menggambarkan proses
pengolahan pada komputer
Manual input (lantas) Input yang 1. Menggambarkan proses yang
dimasukkan secara melibatkan manusia dan
manual komputer
 Nama Arti Fungsi
Decision (belah ketupat) Simbol inti dua keputusan 1. Mengambil keputusan
dalam program 2. Satu peran kegiatan
untuk satu simbol
3. Menggunakan bentuk
pertanyaan
jawabannya ya atau
tidak
Connector (anak panah/ Jalannya suatu proses 1. Arah anak panah inti
arrow selalu menuju ke sisi
atas tengah simbol
2. sedangkan arah anak
panah balikan
tergantung pada
kondisi yang dihadapi
3. Arah anak panah tidak
boleh bersilangan
Data Proses input/output (I/O) Untuk menunjukkan data
yang menjadi input atau
output suatu proses
 Nama Arti Fungsi
Off-page connector (segi Untuk menghubungkan • Simbol ditulis terlebih
lima) simbol pada halaman dahulu pada halaman
yang berbeda atau sebelumnya lalu
berganti halaman diteruskan dengan
anak panah menuju
simbol berikutnya
• Apabila gambar, akan
dihubungkan dengan
off-page reference yg
dilambangkan segi
lima
• Connector untuk
teks/label
menggunakan huruf
dan off-page reference
menggunakan angka
 Nama Arti Fungsi
Subproces atau pre- Menggambarkan langkah Untuk mendeskripsikan
defined lebih terperinci flowchart sesuai dengan
tingkat pimpinan
Document Menunjukkan proses Untuk menunjukkan data
keberadaan dokumen atau informasi yang
masuk atau keluar dari
sistem
Connector (on-page) Lembar/halaman yang Mengghubungkan
sama flowchart sebagai
pengganti garis
Stored data Lambang segi empat Menggambarkan
dengan sisi tegaknya informasi yang disimpan
melengkung ke kiri dalam media
penyimpanan data misal
hard drive, memory, fd
Database Simbol cakram magnetik Melambangkan data yang
disimpan dalam hard
drive dan membedakan
data yg diakses secara
online atau dari komputer
 LANJUTAN...

Nama Arti Fungsi

Manual operation Tidak melibatkan Menggambarkan proses
komputer atau operasi yang
dilakukan secara manual
 KEGIATAN PELAYANAN PEMINJAMAN
BUKU
Pendaftaran Petugas Sistem Informasi
Perpustakaan

Mulai
Mengecek
kelengkapan
data Isian
Melengkapi leng
formulir
pendaftaran
kap
Meng – entry
formulir Simpan
pendaftaran data
Formulir
pendaftaran Cek kartu
anggota
Kartu
anggota selesai
 LAYANAN PEMINJAMAN BUKU DI
PERPUSTKAAN

Mulai

Pengunjung
perpustakaan

Mengisi buku
pengunjung
Dicatat pada
buku
Mencari kartu
peminjaman

Masih
berlaku Dicatat pada
buku
Selesai peminjaman
Cari buku di rak

Dicatat pada Dicatat pada

buku Pinjam buku
peminjaman peminjaman
 KESALAHAN & HAMBATAN DALAM
MEMBUAT SOP
1. SOP Tidak Memiliki Reward and Punishment
(Reward tidak selalu dalam berbentuk uang )
2. Adanya Masalah Teknis Pada SOP Yang Menghambat
Proses Eksekusi (Trial and Error )
3. Hambatan Adaptasi & Ketidaksepakatan Dalam
Organisasi ( berdiskusi bersama)
4. Pengawasan Yang Kurang Terhadap Pelaku SOP
 MANFAAT SOP ADALAH? – BAGI
PERUSAHAAN
1. Meningkatkan & Menjaga Nama Baik Perusahaan
2. SOP Adalah Pedoman Dalam Bekerja dan Meningkatkan
Akuntabilitas ( A k u n t a b i l i t a s m e r u p a k a n p e r t a n g g u n g j a w a b a n )
3. SOP adalah sistem yang mempermudah Pengawasan
Tim.
4. Memberikan Ciri Khas Pada Perusahaan.
(Pelayanan Pertamina mengatur SOP 3S)
5. Memberikan Dasar Hukum Yang Jelas
(Jika ada pekerja yang bekerja tidak sesuai dengan SOP bisa diberi SP)
- Terimakasih