 Keberadaannya sangat diperlukan dalam manajemen.

 Oleh karena itu penetapan sistem,prosedur dan tata

kerja dalam manajemen adalah hal yang wajar dan
menjadi suatu keharusan.
 Hal ini dikuatkan oleh Victor Lazaro dalam bukunya
“System and Procedure, A Handbook for Bussines
and Industry“ yang menyatakan “All corporate
functions – production, marketing,finance,purchasing,
industrial relations, and so on – are performed by
mean of routines, or systems and procedures,
which transelate the policies of management into
action “
 Sistem dan prosedure sangat penting dalam proses
manajemen.
 TATA KERJA : cara melaksanakan pekerjaan yang se-
efisien mungkin atas suatu tugas dengan mem-
perhatikan segi tujuan, peralatan, tenaga
kerja, waktu, ruang, biaya dsb.
 PROSEDUR KERJA : rangkaian tata kerja yang berurut-
an, tahapan yang secara jelas menunjukkan
jalan, alur, arus (flow) yang harus ditempuh,
dari mana kegiatan berawal, kemana/kepada
siapa diteruskan dan kapan/di mana selesai.
 SISTEM KERJA : rangkaian tata kerja dan prosedur kerja
yang kemudian membentuk suatu kebulatan
atau pola tertentu dalam pelaksanaan suatu
pekerjaan/kegiatan
1. Prosedur Penerbitan Surat Keputusan.
2. Prosedur Kearsipan.
3. Prosedur Surat Menyurat.
4. Prosedur Penyelesaian Jawaban DPRD.
5. Prosedur Pendidikan dan Pelatihan Pegawai.
6. Prosedur Perencanaan dan Pengadaan Pegawai.
7. Prosedur Keamanan Intern.
8. Prosedur Penyusunan Produk Hukum Daerah.
9. Prosedur Penyusunan Anggaran.
10. Prosedur Pengadaan Barang.
11. Prosedur Penghapusan Barang.
12. Dan sebagainya.
 STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
serangkaian instruksi tertulis yg.dibakukan
mengenai pelaksanaan serangkaian kegiatan,
baik administratif maupun teknis.

PEDOMAN KERJA :
pengaturan pelaksanaan suatu kegiatan
secara umum.
BENTUK
PROSEDUR
KERJA PETUNJUK PELAKSANAAN KERJA :
pengaturan lebih lanjut masing-masing
pedoman kerja, lebih terperinci

MANUAL KERJA :
pengaturan lebih rinci dari petunjuk
pelaksanaan kerja
1. Sebagai standarisasi cara yang harus dilakukan dalam penyelesaian pekerjaan.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin akan terjadi.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas.
4. Membantu pelaksanaan tugas lebih mandiri.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang memberikan acuan konkrit.
7. Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dlm. berbagai situasi.
8. Menjamin konsistensi pelayanan baik dari segi mutu, waktu dan tahapan kegiatan.
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang diperlukan.
10. Memberikan informasi bagi peningkatan kompetensi SDM.
11. Memberikan informasi beban tugas yang harus diemban oleh setiap individu.
12. Sebagai instrumen yg. dapat melindungi pelaksana dari tuntutan hukum.
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan prosedural yang terjadi.
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam menyusun standar pela-
yanan.
a. kemudahan dan kejelasan ;
b. effisisensi dan effectivitas ;
c. keselarasan ;
d. keterukuran ;
e. dinamis ;
f. berorientasi pada pengguna (pelanggan) ;
g. kepatuhan hukum ;
h. kepastian hukum ;
a. komitmen ;
b. konsisten ;
c. perbaikan dan penyempurnaan
berkelanjutan ;
d. mengikat ;
e. setiap unsur yang terlibat mempunyai peran
penting ;
f. setiap unsur sadar peran dan tanggung
jawabnya ;
g. terdokumentasi dengan baik.
Dalam penyusunan SOP, terlebih dulu diinventarisasikan
kegiatan atau aktivitas apa saja yang diperlukan serta
siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaannya.
Misalnya SOP Penghapusan Barang :

1. Aktivitas yang perlu dilakukan :

a. menyusun daftar barang yang dihapus ;
b. mengirim barang ke gudang ;
c. menyimpan barang di gudang ;
d. memeriksa barang yang disimpan ;
e. menyampaikan saran penghapusan barang ;
f. meneliti barang-barang yang akan dihapus ;
g. persetujuan barang-barang yang diusulkan dihapus ;
h. penetapan Keputusan Penghapusan barang ;
i. pelaksanaan penghapusan barang.
2. Pejabat yang terlibat :
a. Pejabat Fungsional/Tim Khusus ;
b. Penyimpan Barang (Petugas Gudang);
c. Tim Pemeriksa Ahli ;
d. Unit Organisasi Pengguna/Pemakai ;
e. Pimpinan Instansi.
 SOP TEKNIS
SIFAT
KEGIATAN
SOP ADMINIST.

CAKUPAN & SOP MAKRO

BESARAN
KEGIATAN
SOP MIKRO

SOP FINAL
CAKUPAN &
KELENGKAPAN
KEGIATAN
SOP PARSIAL

CAKUPAN & SOP GENERIK

JENIS
KEGIATAN SOP SPESIFIK
1. SOP TEKNIS : prosedur standar yang
sangat rinci yang dilakukan oleh satu
orang pelaksana dengan satu peran/
jabatan.
(pemeliharaan makanik industri, medical
check up, penanganan pasien gawat dsb.
pemeliharaan sarana/prasarana, audit
keuangan, pelayanan masyarakat dll.)

2. SOP ADMINISTRATIF : prosedur

standar yang bersifat umum dan
tidak rinci dari kegiatan yang di-
lakukan lebih dari satu orang pelaks.
dgn. Lebih dari satu peran/jabatan.
(perencanaan, penganggaran,
pengadaan barang, dsb.
1. Langkah Sederhana (simple steps) :
diterapkan untuk prosedur kerja dengan sedikit kegiatan dan
melibatkan sedikit penanggungjawab.
2. Tahapan Berurutan ( hierarchical steps) :
merupakan pengembangan dari simple steps, jika prosedur
lebih panjang (lebih dari 10 langkah) dan perlu informasi detail.
3. Grafik (Graphic) :
diterapkan bagi prosedur yang lebih komplek dan spesifik,
sehingga perlu digambarkan sub-sub proses kegiatan.
Masing-masing sub proses terdiri dari serangkaian kegiatan
spesifik.
4. Diagram Alir (Fowcharts) :
diterapkan pada prosedur yang sangat komplek sehingga
memerlukan banyak kebijakan yang ditetapkan.
Ada dua macam flowchart, yaitu Linear Flowcharts dan
Branching Flowcharts.
Format yang digunakan dalam SOP-AP adalah dalam bentuk
Branching Flowcharts, dengan asumsi bahwa prosedur pelaks.
tugas dan fungsi pemerintahan terdiri dari banyak kegiatan
(lebih dari sepuluh) dan perlu beberapa pengambilan kpts.

Hanya menggunakan 5 (lima) simbol flowchart, yaitu :

a. 4 simbol dasar (basic symbol of flowcharts) yang terdiri :
1) simbol kapsul/Terminator ( ) untuk awal/akhir kgtn.
2) simbol kotak/Process ( ) untuk proses/kegtn. eksekusi.
3) simbol belah ketupat/Decision ( ) untuk pengambilan kpts.
4) simbol anak panah/panah/Arrow ( ) untuk arah kegiatan.
b. 1 simbol ganti halaman, yaitu :
simbol segi lima/Off Page Connector ( ) untuk menyatakan
hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
 SIMBOL FLOWCHARTS DALAM
SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Simbol yang dipergunakan dalam SOP Administrasi
Pemerintahan hanya 5 buah dari 29 buah simbol dalam
flowcharts:

KOTAK proses atau

1. (Process) kegiatan eksekusi

BELAH KETUPAT pengambilan

2.
(Decision) keputusan

KAPSUL awal dan akhir

3. (Terminator) kegiatan
SEGI LIMA hubungan antar
4. (Off-page connector) simbol yang
berbeda halaman

5. ANAK PANAH arah kegiatan

(Arrow) (proses
SIMBOL KOTAK (SIMBOL 1)

(Process)
 Simbol Utama (yang diutamakan)
 Melambangkan kegiatan eksekusi (proses)
 Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai
Kaidah
 Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu
aktor dan satu simbol kecuali untuk kegiatan yang
secara esensinya merupakan kegiatan yang dilakukan
oleh lebih dari satu aktor secara bersamaan dalam
waktu yang relatif sama, seperti: rapat, diskusi.
PENERAPAN SIMBOL KOTAK
× Diikuti simbol di × Diikuti simbol di × Diikuti simbol di
sebelah kiri bawah sebelah kanan
SIMBOL BELAH KETUPAT (SIMBOL 2)
(Decision)
 Simbol Kedua;
 Melambangkan kegiatan pengambilan keputusan
(adanya alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai tidak,
dsb.);
 Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai
kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol
kotak;
 Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor
dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang
dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat)
dilambangkan dengan tanda kotak (proses).
PENERAPAN SIMBOL BELAH KETUPAT
× Diikuti simbol dari × Diikuti simbol × Diikuti simbol dari
sebelah kiri dari bawah sebelah kanan
SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 3)
(Terminator)

 Simbol Ketiga (awal - akhir);

 Melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan
akhir kegiatan (penutup/finish);
 Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai
kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu) arah panah ke
bawah terlebih dahulu dan untuk penutup arah panah
harus dari atas simbol kapsul;
 Prinsip yang digunakan adalah kegiatan mulai simbol
kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya (urutannya)
tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan.
PENERAPAN SIMBOL KAPSUL
× Diikuti simbol dii × Diikuti simbol × Diikuti simbol di
sebelah kiri di bawah sebelah kanan

Tidak Ada

Tidak Ada

× Melanjutkan simbol × Melanjutkan simbol × Melanjutkan simbol

dari sebelah kiri dari bawah dari sebelah kanan
SIMBOL SEGI LIMA (SIMBOL 4)
(Off-page connector)
× Simbol Keempat (penghubung);
× Melambangkan penghubungflowcharts yang terputus
karena ganti halaman;
× Penulisan simbol didahului dengan anak panah dari
simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan
diteruskan dengan anak panah menuju simbol
berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku
sebaliknya untuk panah balikan;
× Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu anak panah
menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis
nomor. Apabila menghubungkan lebih dari satu anak
panah maka diberikan nomor.
 PENERAPAN SIMBOL SEGI LIMA
× Menghubungkan simbol × Menghubungkan ×Menghubungkan simbol
ke sebelah kiri simbol kebawah ke sebelah kanan

halaman1 halaman1
halaman2 halaman2

1 2 halaman1 1 2 halaman1 1 2
1 2 halaman2 1 2 halaman2 1 2
SIMBOL ANAKPANAH (SIMBOL 5)
(Arrow)
× Simbol Kelima (Arah Proses);
× Melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke
simbolselanjutnya;
× Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang
berlaku pada simbol yang dihubungkan;
× Prinsip yang digunakan :
- Pertama, arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi
atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah
balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi:
bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun
kiri.
- Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandanya
terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda
“Ω=omega”
 PENERAPANSIMBOL PANAH (1)
× Menghubungkan × Menghubungkan × Menghubungkan simbol
simbol kesebelah kiri simbol ke bawah ke sebelah kanan
PENERAPAN SIMBOL PANAH (2)
× Menghubungkan dua × Menghubungkan tiga ×Menghubungkan dua
simbol ke sebelah kiri simbol ke bawah simbol ke sebelah kanan

OPanahbalikanke OPanahbalikanke OPanahbalikankesimbol

simboldisebelahkiri simboldiatas disebelahkanan

×Bersilangan
Berisi prosedur-prosedur yang distandarkan secara
keseluruhan sehingga membentuk suatu kesatuan
proses, meliputi :
A. Unsur Dokumentasi :
1. Halaman judul (cover).
2. Keputusan pejabat yang berwenang.
3. Daftar isi dokumen.
4. Penjelasan singkat penggunaannya.
5. Standard Operating Procedure.
B. Unsur Prosedur.
1. Bagian Identitas.
2. Bagian Flowchart.
HALAMAN JUDUL DOKUMEN SOP-AP

Logo/Lambang Daerah

Standar Operasional Prosedur Judul dokumen SOP-AP

Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota…

2012 Tahun pembuatan SOP-AP

Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota
……………………………………….. Alamat Instansi
Jln. …………………………………..
Setiap SOP harus dilengkapi dengan informasi identitas sbb. :
a. Nama SOP : nama prosedur yang disandarkan ;
b. Satuan Kerja/Unit Kerja : satuan kerja/unit mana yang menerapkan ;
c. Nomor dokumen : nomor prosedur yang di SOP kan;
d. Tanggal pembuatan : tanggal pertama kali SOP dibuat ;
e. Tanggal revisi : tanggal SOP direvisi ;
f. Tanggal efektiv : tanggal mulai diberlakukan ;
g. Pengesahan Pejabat yang berkompeten ;
h. Dasar Hukum : pert. Per-UU-an yg. melandasi penetapannya;
i. Keterkaitan : beri informasi keterkaitan dg. prosedur lainnya;
j. Peringatan : beri informasi kemungkinan yang terjadi jika SOP
dilaksanakan/tidak dilaksanakan;
k. Kualifikasi Personel : beri informasi kualifikasi/kompetensi SDM
yang diperlukan ;
l. Peralatan dan Perlengkapan :
m. Pencatatan.
 BAGIAN IDENTITAS

Nomor SOP
SATUAN KERJA
Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan oleh

Nama SOP

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :

1. ……………….. 1. …………….
2. …………….. 2. ……………
3. …………….. 3. …………..

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
1. ……………. 1. ……………
2. ………… 2. …………..
3. …………….. 3. …………..

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

 BAGIAN FLOWCHART

Ket.
No Pelaksana Mutu Baku
Aktivitas
Pelaksana 1 Pelaksana Pelaksana 3 Pelaksana 4 Prsyrtn/Klkpn Waktu Output
2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
TATA CARA PENGISIAN FLOWCHART :

 Dalam flowchart dipisahkan antara kegiatan

(aktivitas) dan pelaksana kegiatan (aktor).
 Penulisan pada kolom kegiatan (aktivitas)
menggunakan kata kerja aktif yang diikuti
dengan obyek dan keterangan, tanpa
menyebutkan subyeknya.
Misalnya : menulis laporan, meneliti dan mencatat
surat permohonan, mengirim surat kepada
pesarta, memaraf draf surat dst.

 Selanjutnya penulisan pelaksana (aktor)

tidak diurutkan secara hierarkhi, tetapi
didasarkan pada sekuen kegiatan (urutan
kegiatan) sehingga alur kegiatan selalu
diawali dari sebelah kiri.
TIM PENYUSUN TIM
PENYUSUN TIM KERJA PIMPINAN UNIT
SOP UNIT REFORMASI KEPALA KERJA
KERJA SOP UNIT
KERJA BIROKRASI DAERAH MANDIRI/UPT
MANDIRI/UPT PEMDA
PEMBINA

Menyusun Ranc. Do- Mengintegrasikan Tim Kerja Reformasi Kepala Daerah me- Menetapkan pem-
kumen SOP dan Ranc. Dok. SOP-AP Birokrasi Pemda netapkan Dokumen berlakuan SOP-AP
menyampaikan ke- Unit Kerja Mandiri mengintegrasikan SOP-AP dengan di lingkungan ma-
pada Tim Pe-nyusun /UPT menjadi Ranc. Ranc. Dok. SOP-AP Peraturan Kepala sing-masing ber-
SOP-AP Unit Kerja Dok.SOP-AP Unit Unit Kerja Mandiri Daerah. dasarkan Dokumen
Mandi-ri Pembina Kerja Mandiri Pem- menjadi Ranc. Dok. SOP-AP yang di-
untuk diintegrasikan bina dan menye- SOP-AP Pemda. dan tetapkan oleh Kepa-
menjadi Ranc. Dok. rahkan ke-pada Tim mengajukannya ke- la Daerah dengan
SOP-AP Unit Kerja Reformasi Biro- pada Kepala Daerah Peraturan Kepala
Mandiri Pembina se- krasi Pemda. untuk ditetapkan. Daerah
cara berjenjang.
PERLU DIPERHATIKAN :
a. segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu serta macam
dan sifat kegiatan ;
b. tugas pokok dan skema organisasi, skema jabatan dan uraian jabatan ;
c. pilih satu bidang kegiatan yang akan dibuat sistem dan prosedurnya ;
d. buat dan jelaskan tiap detail kegiatan yang harus dilakukan berikut
lama waktu setiap kegiatan, serta siapa yang harus melaksanakan
setiap kegiatan ;
e. setiap tahap kegiatan adalah kegiatan faktual yang diperlukan untuk
penyelesaian seluruh kegiatan ;
f. disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas ;
g. penyusunannya disesuaikan dengan kemajuan IPTEK, harus dijaga
updatednessnya ;
h. visualisasi dengan simbol-simbol, skema dan bagan yang tepat ;
i. jika diperlukan didukung dengan referensi dan manual.
 PERSIAPAN

PENILAIAN
KEBUTUHAN
SOP

MONITORING DAN PENGEMBANGAN

EVALUASI SOP

INTEGRASI SOP
DALAM
MANAJEMEN
 INTEGRASI
PENILAIAN PENGEMBANG- MONITORING
PERSIAPAN DALAM
KEBUTUHAN AN & EVALUASI
MANAJEMEN

 Membentuk Tim  Menyusun rencana  Pengumpulan infor-  Perencanaan pene- o Monitoring.

dan kelengkapan- masi dan identifika- rapan.
tindak penilaian
nya. si alternatif. o Evaluasi
kebutuhan.  Pemberitahuan
 Melakukan pela-
tihan bagi angg.  Melakukan penilai-  Analisis dan pemi-  Distribusi dan ak-
an kebutuhan. lihan alternatif pe-
Tim. sebilitas.
nulisan SOP.
 Menginfromasi-  Membuat daftar  Pelatihan dan pe-
SOP yang akan  Penulisan SOP.
kan kepada se- mahaman.
luruh unit tentang dikembangkan.  Pengujian dan reviu.
kegiatan penyu –  Membuat doku-  Pengesahan SOP.
sunan SOP. men penilaian
kebutuhan SOP.
1. MEMBENTUK TIM DAN KELENGKAPANNYA.
Tim bertugas identifikasi kebthn, kumpulkan data, analisis prosedur,
lakukan pengembangan, sosialisasi, mengawal penerapan, monev,
penyempurnaan dsb.

2. MEMBERIKAN PELATIHAN KEPADA ANGGOTA TIM.

Untuk mencapai hasil terbaik setiap anggota harus mendapat
pembekalan ttg maksud dan bagaimana menyusun SOP yang baik.
Juklak pembekalan ini merupakan acuan dalam penyusunan SOP.

3. MEMASTIKAN SELURUH UNSUR ORGANISASI TAHU TENTANG

UPAYA PIMPINAN UNTUK LAKUKAN PERUBAHAN SOP.
Agar seluruh unsur organisasi mengetahui adanya perubahan yang
akan dilakukan, maka setiap pimpinan unit harus mengetahuinya.
Peran pimpinan puncak sangat menentukan hal ini.
KELENGKAPAN TIM :
a. harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab
yang jelas;
b. keanggotaan dibatasi dengan memperhatikan rentang
kendali;
c. dilengkapi dengan struktur yang jelas dan lebih bersifat
fungsional;
d. merumuskan lebih dulu misi, tujuan dan sasaran serta
memperhatikan waktu dan sumberdaya lain dalam
pengembangan SOP-AP;
e. tugas meliputi aspek substansi SOP-AP dan aspek administratif.

Faktor lain yang perlu diperhatikan :

a. pedoman dalam pelaksanaan tugas (urtug dan mekanisme
tugas tim);
b. fasilitas yang dibutuhkan agar dapat bekerja optimal ;
c. komitmen pimpinan;
d. pembekalan dengan pelatihan ;
e. kepastian bahwa seluruh unit mengetahui upaya perbaikan
prosedur.
1. TUJUAN PENILAIAN KEBUTUHAN SOP.
Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan akan SOP, yang sangat
bermanfaat dlm. tentukan ruang lingkup, jenis dan jumlah SOP.
dlm. penilaian kebutuhan perlu dipertimbangkan :
a. lingkungan operasional ;
b. kebijakan Pemerintah ;
c. kebutuhan organisasi dan stakeholders.

2. LANGKAH-LANGKAH PENILAIAN KEBUTUHAN.

a. menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan ;
b. melaksanakan penilaian kebutuhan ;
c. membuat daftar SOP yang akan dikembangkan ;
d. membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.
 RENCANA TINDAK PENYUSUNAN SOP-AP

JADUAL
URAIAN OUTPUT PENANGGUNG
KEGIATAN JAWAB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
 PENILAIAN KEBUTUHAN SOP

PENILAIAN KETERKAITAN DENGAN

SATUAN BIDANG PROSEDUR PRIORITAS
KERJA PERATURAN STAKE- PROSEDUR
TUPOKSI KEBUTUHAN
PER-UU-AN HOLDERS LAINNYA
1 2 3 4 5 6 7 8
 SOP YANG AKAN DIKEMBANGKAN
NO SATKER/ ALASAN
UNIT KERJA BIDANG PROSEDUR PENGEMBANGAN

1 2 3 4 5
 1. PENGUMPULAN INFORMASI DAN IDENTIFIKASI ALTERNATIF
2. ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF.
3. PENULISAN SOP.
4. PENGUJIAN DAN REVIEW SOP.
5. PENGESAHAN SOP.

Pengumpulan
Analisis dan
Informasi & Pengujuan & Pengesahan
Pemilihan Penulisan SOP
Identifikasi Review SOP SOP
Alternatif
Alternatif
 TEKNIK BRAINSTORMING

TEKNIK FOCUS GROUP

DISCUSSION

PENGUMPULAN TEKNIK INTERVIEW

INFORMASI &
IDENTIFIKASI
ALTERNATIF
SOP TEKNIK SURVEY

TEKNIS BENCHMARK

TELAAHAN DOKUMEN
IDENTIFIKASI S O P

SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH

BIDANG PROSEDUR AKTIVITAS PRSYRT/KLPN WAKTU OUTPUT
1 2 3 4 5 6
1. Menganalisa tugas dan fungsi organisasi (dengan fokus
pada unit organisasi terendah sebagai unit operasional).
2. Mengidentifikasi output final (end-product).
3. Mengidentifikasi aspek kegiatan output final dengan
merumuskan aspek kegiatan keseluruhan (makro) dan
parsial (mikro) yang ada di awal (pra), pada saat (in) dan
setelah (pasca) dari output final.
4. Merumuskan judul SOP-AP dengan menggabungkan aspek
kegiatan output final (SOP Makro dan SOP Mikro)
5. Mengidentifikasi seluruh judul SOP-AP (Makro dan Mikro)
dengan mengelompokkan sesuai tingkat struktur organisasinya
Keseluruhan judul SOP-AP inilah yang merupakan kebutuhan
riil SOP pada unit kerja yang bersangkutan.
Contoh :
1. Salah satu uraian tugas Sub Bagian Program :
Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan laporan.
Output final adalah laporan.
Kegiatan utama adalah menyusun.
Dengan memperhatikan output final dan aktivitas yang dilakukan
maka judul SOP yang disarankan adalah SOP Penyusunan Laporan

2. Salah satu uraian tugas Kepala Seksi Perizinan :

Menyiapkan bahan dan memproses pelayanan Izin Trayek
Output final adalah Izin Trayek
Kegiatan utama memproses permohonan Izin Trayek.
Memperhatikan output final dan kegiatan yang dilakukan
maka judul SOP yang disarankan adalah SOP Pelayanan Izin Trayek.
 FORMULIR IDENTIFIKASI SOP-AP
BERDASARKAN TUGAS

NO TUGAS URTUG KEGIATAN OUTPUT ASPEK JUDUL SOP

KEGIATAN
1 2 4 5 6 7 8
1 Menyiapkan bahan a. . . . . . . . . . . . . Menghimpun, Rencana Merumuskan SOP Penyusunan Rencara
dan menyusun b. . . . . . . . . . . . . menganalisis, strategis dan menyusun Strategis
rencana strategis c. . . . . . . . . . . . . merumuskan dan
menyusun
d. . . . . . . . . . . .
 KEMUDAHAN & KEJELASAN
(apakah SOP telah dirumus scr mudah & jelas)

EFISIENSI & EFEKTIVITAS

(apakah SOP mrp prosedur yg paling efisien/efektif)

K E S E L A R A S A N
(apakah SOP telah selaras dg.prosedur-prosedur yg.lain

KETERUKURAN
(apakah output SOP telah ditetapkan standar mutu
yg terukur keberhasilannya)

D I N A M I K
(apakah SOP dpt scr cepat disesuaikan dg.kebutuhan
sesuai dengan perkembangan pelayanan/adm.pem.)

BERORIENTASI KPD USERS

(apakah SOP sdh sesuai dg kbthan pengguna/customer
Sehingga dpt meemberikan kepuasan)

KEPATUHAN HUKUM
(apakah SOP sdh memenuhi ketentuan pert perUUan)

KEPASTIAN HUKUM
(apakah SOP sudah merupakan produk hukum yg memberi
jaminan legalitas pelaksanaannya)
ASPEK YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENULISAN SOP :
a. Tipe SOP yang mencakup dua aspek yaitu :
1) technical SOP
2) administrative SOP

b. Format SOP.
1) Menuangkan SOP-AP dalam bentuk branches flowchart.
2) SOP-AP terdiri dari Bagian Identitas dan Bagian
Flowchart.

c. Hal penting dalam proses penulisan SOP-AP adalah

bahwa aktivitas yang terdapat dalam organisasi saling
terkait dengan proses dan prosedur yang akan distandarkan
1. Untuk mengetahui jenis-jenis pekerjaan, tahapan, gerakan dan
bagian-bagian pekerjaan yang bagaimana yang diperlukan untuk
penyelesaian suatu tugas.
2. Untuk mengetahui waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk
setiap tahap atau jenis pekerjaan termaksud maupun untuk
penyelesaian waktu seluruhnya.
3. Untuk mengetahui dan menentukan persyaratan kecapakapan
(skill) pegawai, agar kegiatan terselenggara dengan sebaik-
baiknya.
4. Untuk mengetahui peralatan-peralatan dan fasilitas-fasilitas
kerja yang diperlukan dan untuk dapat mengerjakan dengan
baik.
5. Untuk mengetahui jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk
setiap tahap kegiatan (dengan terlebih dulu diketahui volume
of work and standard rate of performance).
6. Untuk mengetahui mengetahui apakah peralatan, fasilitas dan
tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas
seharusnya.
7. Untuk mengetahui di manakah paling banyak terjadi kemacetan
atau rawan kemacetan.
8. Digunakan sebagai salah satu sarana evaluasi kerja (job
evaluation).
9. Sebagai alat mengatur tata ruang (lay-out) kantor.
10. Untuk menghindarkan terjadinya penumpukan kerja.
11. Sebagai alat perencanaan kerja dan pengembangan selanjutnya.
12. Sebagai alat penentuan kualifikasi pelatihan yang diperlukan.
13. Sebagai alat klasifikasi uraian dan analsisis jabatan.
14. Untuk persiapan otomatisasi dan mekanisasi kegiatan.
15. Untuk memberikan kepastian waktu, tenaga dan peralatan
(serta pembiayaan jika diperlukan).
 Lampiran : Peraturan Kepala Daerah …………………
Nomor …………………………………………
Tanggal ………………………………………

Nomor SOP 0350 Tahun 2012

Tanggal Pembuatan 10 Agustus 2012

Tanggal Revisi -
BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU
Tanggal Efektif 1 September 2012
KOTA BANJARMASIN
Disahkan oleh Walikota Banjarmasin

Nama SOP SOP Pelayanan Izin Trayek Angkot

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :

1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2009 tentang LLAJ 1. Menguasai peraturan perundangan tentang LLAJ
2. Memahami dengan baik prinsip-prinsip pelayanan prima
2. Per.Menpan Nomor 35 Tahun 2012 tentang SOP
3.

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

1. SOP Izin Usaha Angkutan. 1. Perangkat komputer

2. - dsb 2. Filling cabinet

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan maka akan terjadi ketidak lancaran, 1. Dokumentasi izin trayek.
ketidak transparanan, ketidak jelasan pelayanan Izin trayek
2. Data trayek angkutan penumpang.
 KABID. PEMROS
N PE- PENG- KASUB KABAG. KEPALA TIM PERSYARATAN /
PELAKSANA PERIJINA ES WAKTU OUTPUT
O ADM. BAG.
TUGAS TU BP2T KELENGKAPAN KET
PEREK. TEKNIS IJIN
LOKET UMUM UMPEG TRAYEK
AKTIVITAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 Menerima berkas permo- Ijin usaha Berkas

honan ijin trayek angkot angkutan, copy 5 diterima
dilengkapi dengan per- dokumen ranmor, menit petugas
syaratan yang ditentukan buku uji loket

Memeriksa kelengkapan Berkas dan

2 15 Berkas
berkas permohonan ser- seluruh
menit permohonan
ta memberikan tanda kelengkapan terperiksa &
terima berkas. Menerus- persyaratan kelengkapan
kan berkas ke Pengadm. nya
Umum.

Mencatat berkas dlm

Berkas Permohonan
3 buku agenda permohon- 15
permohonan dan tercatat
an Ijin Masuk dan dite- menit
kelengkapan dalam buku
ruskan kepada Sub Bag.
agenda
Umpeg.

4 Menerima dan memilah

Berkas 15 Berkas
sesuai jenis perijinan serta
permohonan dan menit terpilah
meneruskan kepada Kep.
kelengkapan
BP2T

Memeriksa dan memberi

5 Berkas
disposisi untuk ditindak 60 Berkas dan
permohonan
lanjuti sesuai ketentuan menit disposisi
terpilah dan
yang berlaku, dan dikem- Kepala BP2T
kelengkapan nya
balikan kepada Kepala
Bagian Tata Usaha

6 Berkas dan
Meneima dan mendistri- Berkas dan
disposisi Kepala 15
busikan kepada Kabid disposisi
BP2T menit
Perijinan Perekon. Kepala BP2T
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

7 Menerima dan memeriksa

berkas serta menteruskan Berkas dan Penyerahan
kepada Tim Teknis Bidang disposisi 10 berkas
Transportasi. Kepala BP2T menit kepada Tim
Teknis

8 Berkoordinasi dengan Di- Hasil

Disposisi Ka. 60
nas Perhubungan & IK koordinasi
meneliti kebenaran BP2T menit
dan berkas teknis
dokumen kelengkapan
berkas perIjinan prmohonan dengan Dinas
Perhu-
bunngan

9 Memberikan pertimbang- Pertimbang-

Hasil koordinasi 60
an diloloskan atau ditolak
teknis dengan menit an Teknis
permohonan ijin trayek
kepada Kepala Bidang Dinas Perhu- disetujui
Perijinan Perekonomian. bunngan atau
ditolaknya
permohonan
ijin trayek

10 Meneruskan pertimbangan 30
Tim Teknis kepada Kepala Pertimbangan menit Telaahan
BP2T dengan telaahan Teknis
sesuai
dan alternatif penyelesai- disetujui atau
pertimbang-
an perijinan yang dimo- ditolaknya
hon. an teknis
permohonan ijin
trayek

11 Mengambil keputusan
30
untuk mengabulkan atau Telaahan Keputusan
menit
menolak permohonan ijin sesuai persetujuan
dan membeberikan arahan atau
pertimbangan
penyelesaian ijin trayek penolakan
teknis
Kepada Kepala Bidang
permohonan
Perijinan Perekonomian.
ijin trayek
NO AKTIVITAS PELAKSANA KET.

1 2 3 4

1. Menyerahkan berkas permohonan ijin trayek angkot Pemohon Ijin

dilengkapi dengan persyaratan yang ditentukan
(misal : Ijin usaha transportasi, copy dokumen
kendaaraan bermotor dsb)

2. Berkas permohonan diterima dan diperiksa Petugas Loket

kelengkapannya dan diberikan tanda terima berkas

3. Berkas diterusakan Sub Bagian Umum dan Kepeg. Pengadministrasi

untuk dicatat dlm buku agenda permohonan ijin Umum.
masuk.
4. Diteruskan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepala Sub Bagian
Kepeg. untuk dipilah sesuai jenis perijinan.
Umum dan Kepeg.

5. Diteruskan kepada Kepala Bagian TU untuk diperiksa Kepala Bagian Tata

dan diteruskan kepada Kepala BP2T. Usaha
1 2 3 4

6. Diperiksa Kepala BP2T dan diberikan disposisi untuk Kepala BP2T

ditindak lanjuti sesuai ketentuan yang berlaku, dan
dikembalikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha
7. Kembali ke Kepala Bagian Tata Usaha, dan Kepala Bagian Tata
didistribusikan Kepada Kebid Perijinan Perekon. Usaha

8. Diterima oleh Kepala Bidang Perijinan Perekonomian Kepala Bidang

untuk diperiksa dan diteruskan kepada Tim Perijinan
Teknis bidang Transportasi. Perekonomian
9. Tim Teknis Bidang Transportasi berkoordinasi Tim Teknis Bidang
dengan Dinas Perhubungan untuk meneliti Transportasi
kebenaran dokumen kelengkapan berkas perijinan,
yang meliputi Surat Ijin Usaha Angkutan, Surat
Keterangan Domisili, Dokumen Kendaraan dsb.
10. Tim Teknis sesuai kewenangannya memberikan Tim Teknis Bidang
pertimbangan diloloskan atau ditolak permohonan Transportasi
ijin trayek, kepada Kepala Bidang Perijinan
Perekonomian.
11. Kepala Bidang Perijinan Perekonomian meneruskan Kepala Bidang
pertimbangan Tim Teknis kepada Kepala BP2T Perijinan
dengan telaahan dan alternatif penyelesaian Perekonomian
perijinan yang dimohon.
1 2 3 4

12. Kepala BP2T mengambil keputusan untuk mem- Kepala BP2T

berikan atau menolak permohonan ijin dan
memberikan arahan penyelesaian ijin trayek kepada
Kepala Bidang Perijinan Perekonomian.
13. Kepala Bidang Perijinan memerintahkan kepada Kepala Bidang
Pemroses Ijin Trayek menyiapkan naskah ijin trayek Perijinan
atau penolakan ijin trayek. Perekonomian
14. Pemroses Ijin Trayek menyiapkan naskah ijin trayek Pemroses Ijin Trayek
atau penolakan ijin trayek sesuai ketentuan yang
berlaku, dan diserahkan kepada Kabid Perijinan
Perekonomian untuk diperiksa,dan diparaf.
15. Diperiksa dan diparaf oleh Kabid Perijinan Pereko- Kabid. Perijinan
nomian dan dmintakan tanda tangan Kepala BP2T Perekonomian

16. Kepala BP2T menandatangani Surat Keputusan Ijin Kepala BP2T

Trayek atau surat penolakan dan diserahkan kem-
bali kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian.

17. Kabid Perijinan Perkonomian menerima dan mene- Kabid. Perijinan

ruskan Surat Keputusan Ijin atau surat penolakan ke Perekonomian
Loket Penyerahan Ijin.

18. Petugas Loket menyerahkan Surat Keputusan Ijin Petugas Loket

Trayek atau surat penolakan kepada pemohon ijin.
 Persiapan
Terminator Pengambilan Keputusan

Mulai
T Y
Y
Selesai
T

Proses Proses Serentak

Konektor perpindahan aktivitas

dalam satu halaman

Proses pendokumentasian

Konektor perpindahan aktivitas

ke halaman berikutnya

Simbol-simbol flowchart