Standar Simbol-Simbol Flowchart
dan Penggunaannya
By Eris Kusnadi
Proses di lingkungan industri pada umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan
yang berulang. Setiap siklus kegiatan tersebut biasanya dapat dipecahkan ke dalam beberapa
langkah kecil. Dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja yang
bisa kita perbaiki (improve). Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti jika kita
menggambarkannya dalam suatu bagan yang dikenal dengan istilah: flowchart atau bagan
alir. Dr. Deming, orang yang ikut andil memajukan kualitas barang-barang Jepang, pernah
berkata:
Draw a flowchart for whatever you do. Until you do, you do not know what you are doing, you
just have a job (Dr. W. Edwards Deming)
Pentingnya flowchart juga menjadi perhatian Dr. Kaoru Ishikawa, tokoh kualitas
Jepang, dengan menjadikan alat ini sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic
quality tools) yang harus dikuasai oleh para anggota gugus kendali kualitas (quality control
circle). Dalam dokumen standar internasional keluaran ISO, flowchart didefinisikan sebagai:
1. A graphical representation of a process or the step-by-step solution of a problem, using
suitably annotated geometric figures connected by flowlines for the purpose of
designing or documenting a process or program (ISO/IEC 2382-1:1993 Information
technologyVocabularyPart 1: Fundamental terms, 01.05.06).
2. Graphical representation of the definition, analysis, or method of solution of a problem
in which symbols are
used to represent operations, data, flow, equipment, etc. (ISO 5807:1985 Information
processing Documentation symbols and conventions for data, program and system
flowcharts, program network charts and system resources charts, 3.3).
3. A control flow diagram in which suitably annotated geometrical figures are used to
represent operations, data, or equipment, and arrows are used to indicate the
sequential flow from one to another (ISO/IEC/IEEE 24765:2010 Systems and software
engineeringVocabulary).
Jadi, flowchart adalah diagram yang menyatakan aliran proses dengan
menggunakan anotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran, persegi empat, wajik, oval, dan
sebagainya untuk merepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan
menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.
Awal Penggunaan Flowchart
Kalau anda pernah mempelajari teknik industri atau scientific managementmungkin anda sudah
tidak asing dengan nama Frank Bunker Gilbreth, dia lah orang yang pertama kali
memperkenalkan sebuah metode terstruktur untuk mendokumentasikan aliran proses yang
sering disebut flow process chart di hadapan para anggota ASME (American Society of
Mechanical Engineers) pada tahun 1921 dengan presentasi berjudul Process ChartsFirst Steps
in Finding the One Best Way. Dalam presentasi Gilbreth tersebut terdapat puluhan simbol yang
kemudian pada tahun-tahun berikutnya disederhanakan menjadi empat macam simbol , yaitu:
untuk kegiatan operasi
untuk kegiatan pemindahan atau transportasi
untuk kegiatan pemeriksaan atau inspeksi
untuk penyimpanan
Kemudian pada tahun 1947, simbol-simbol dalam flow process chartmilik Gilbreth
digunakan oleh ASME ketika mereka menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol
pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar yang
dibuat oleh American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran
proses (operation and flow process charts standard).
Dalam standar ANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang merupakan
modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk
kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay). Berikut
standar simbol-simbol tersebut:
Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku,
mengebor, mengetik, dll.
Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya:
memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane,
memindahkan barang dengan tangan, dll.
Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas
material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.
Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di
gudang, barang jadi di staging area, penyimpanan surat-surat, dll.
Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley
menunggu diproses lebih lanjut, menungguelevator, surat-surat menunggu untuk
diarsipkan, dll.
Simbol-Simbol Flowchart yang Umum
Digunakan
Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum. Ini mungkin
karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-
simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol flowchart untuk pengolahan data (data
processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis dengan template yang
digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-
simbol tersebut:
Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses.
Umumnya, diberi kata-kata Start, End, Mulai, atau Selesai.
Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi.
Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses
yang lain.
Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan.
Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari
yes dan no atau ya dan tidak yang menentukan bagaimana alur
dalamflowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud
terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih rinci.
Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output
proses.
Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol
dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat
simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan
dengan garis.
Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan
untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda.
Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-
page Connector menggunakan angka.
Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang
disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau
perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita
harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.
Menggambarkan Flowchart
Flowchart dalah alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tindakan dalam proses
dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikomunikasikan. Menurut Tague (2005), tujuan
digunakannya flowchart antara lain:
Untuk mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan.
Untuk mempelajari perbaikan proses.
Untuk berkomunikasi dengan orang lain bagaimana proses dilakukan.
Untuk keperluan komunikasi yang lebih baik di antara orang-orang yang terlibat dalam
proses yang sama.
Untuk mendokumentasikan proses.
Untuk merencanakan sebuah proyek.
Flowchart yang baik dibuat secara kelompok/team. Anggota kelompok perlu
mendiskusikan dan menyepakati batasan-batasan proses atau kegiatan yang akan dimasukkan ke
dalam flowchart. Pecahkan proses tersebut ke dalam langkah-langkah yang dapat dituliskan
dalam bentuk kata kerja yang singkat dan jelas. Masing-masing langkah tersebut di tulis di
dalam sebuah kotak, kemudian lakukan pemetaan dengan menghubungkan tiap kotak dengan
tanda panah sesuai urutan langkah-langkah proses (lihat Gambar 1). Gambar 1 juga
menunjukkan bahwa flowchart selalu didahului dan diakhiri simbol terminator, ini merupakan
batasan: Dimana atau kapan proses mulai? Di mana atau kapan proses berakhir?
Gambar 1. Unsur-Unsur Dasar Flowchart
Proses kian kompleks apabila terdapat keputusan yang harus dibuat/diambil,
dalam flowchart simbolkan dalam bentuk wajik yang berisi pertanyaan sederhana yang
jawabannya adalah ya atau tidak seperti dalam Gambar 2 di bawah ini.
Gambar 2. Pengambilan Keputusan dalam Flowchart
Idealnya sebuah flowchart ditempatkan dalam satu halaman karena dengan visual
tunggal akan memudahkan bagi kita untuk membuat maupun membacanya, tapi terkadang kita
menemui proses yang kompleks dan memiliki banyak langkah sehingga tidak cukup untuk
ditampilkan dalam satu halaman, dimana antar kotak tidak dapat langsung dihubungkan dengan
tanda panah. Simbol off-page connector perlu digunakan sebagai referensi
penghubungflowchart antar halaman sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3 di bawah ini.
Gambar 3. Melanjutkan Flowchart antar Halaman
Pada proses yang kompleks dan besar mungkin terdapat satu langkah proses yang dapat
dipecahkan lagi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Langkah proses tersebut perlu diberi
simbol sub-process yang menandakan secara hirarki terdapat flowchart lain yang menjelaskan
level proses yang lebih rinci, lihat contoh pada Gambar 4.
Gambar 4. Contoh Sub-process
Setelah kelompok selesai menggambarkan flowchart, hasilnya disampaikan dan ditinjau
kembali bersama orang-orang yang terlibat dalam proses untuk melihat apakah mereka setuju
bahwa proses telah dipetakan secara akurat.
Flowchart dimasukkan sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar karena
dengan flowchart kita dapat dengan mudah melakukan perbaikan (improvement). Hal-hal yang
perlu dianalisis dalam flowchart untuk program perbaikan antara lain:
Berapa lama waktu (cycle time) yang diperlukan untuk setiap langkah proses? Apakah
lamanya siklus proses dapat dikurangi?
Apakah terjadi pengulangan proses/rework?
Apakah terdapat langkah-langkah yang tidak perlu/tidak bernilai tambah?
Flowchart merupakan alat yang berlaku untuk umum, yang dapat disesuaikan untuk
berbagai tujuan. Istilah flowchart bisa saja menggambarkan lebih banyak jenis diagram selain
yang ditampilkan dalam tulisan ini, beberapa di antaranya menunjukkan hubungan dan aliran
input/output ketimbang langkah-langkah proses yang berurutan. Flow diagrams, cross
functional flowchart, process flowcharts, interrelationship diagram, dan sebagainya dapat juga
dikategorikan sebagai flowchart.
Pembuatan flowchart bukanlah akhir dari proses. Alat ini perlu dimanfaatkan
sepenuhnya untuk lebih memahami proses dan mengungkap peluang-peluang untuk perbaikan.
Rujukan:
Deutsches Institut fr Normung. (September 1966). Sinnbilder fr datenflu- und
programmablaufplne. Deutsche Industrienorm DIN 66001. Tiergarten, Berlin: DIN.
Retrieved from http://www.fh-jena.de/~kleine/history/software/DIN66001-1966.pdf
Flowchart. (2011). In ISO/IEC/IEEE 24765:2010(E), Systems and software engineering:
Vocabulary (p. 144, 1st ed.). Switzerland: International Organization for Standardization.
IBM. (1969). Flowcharting techniques. (C20-8152-1 ed.). New York: IBM, Technical Publications
Department. Retrieved from http://www.fh-jena.de/~kleine/history/software/IBM-
FlowchartingTechniques-GC20-8152-1.pdf
Straker, D. (n.d.). The quality toolbook. Retrieved
fromhttp://www.syque.com/quality_tools/toolbook/toolbook.htm
Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press.
Available from http://asq.org/quality-press/display-item/index.html?item=H1224
The Ben Graham Corporation. (1998). Graham process charting symbols. Retrieved
from http://www.worksimp.com/articles/symbols.htm
Ada dua nikmat kebanyakan manusia dirugikan yaitu nikmat sehat dan nikmat longgar (HR.
Bukhori)
Jangan biarkan hidup mematahkan semangatmu, setiap orang yang mengalami kegagalan harus
memulai dari awal (Manshurin)
Orang selalu mengatakan waktu akan merubah segalanya. Namun, sebenarnya kaulah yang harus
merubah diri sendiri
Hidup adalah belajar, Belajar bersyukur meski tak cukup, Belajar ikhlas meski tak rela, Belajar taat
meski berat, Belajar memahami meski tak sehati Dan belajar bersabar meski terbebani
