Anda di halaman 1dari 31

STANDARD

OPERATIN
G
PROCEDUR
E

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DAFTAR ISI / CONTENTS


BAB I

PENDAHULUAN

A. TUJUAN
B. RUANG LINGKUP
BAB II

KONSEP DAN KEBIJAKAN

A. TOLAK UKUR PRESTASI


B. TANGGUNG JAWAB
B.1. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR
B.2. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN &
PLANNING
B.2.1

TUGAS

&

TANGGUNG

JAWAB

SENIOR

DESIGN

&

PLANNING MANAGER
B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER
B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING
ENGINEER
B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT
B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR
B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL
B.3. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT
B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR PROJECT MANAGER
B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER
B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER
B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER
B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRASI
B.4.

TUGAS

&

TANGGUNG

JAWAB

DEPARTEMEN

BUSINESS

DEVELOPMENT
B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR BUS. DEVELOPMENT
MANAGER

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER


B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL


B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERATIONAL
MANAGER
B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER
B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE MANAGER
B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER
B.6. TUGAS & TANGGUNG JAWAB LEGAL CORPORATE & PROJECT
C. PROSEDUR
C.1. PROSEDUR DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
C.2. PROSEDUR DEPARTEMEN PROJECT
C.3. PROSEDUR DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT
C.4. PROSEDUR DEPARTEMEN OPERASIONAL
C.5. PROSEDUR LEGAL CORPORATE & PROJECT
D. KONDISI KHUSUS
BAB III PENUTUP
A. DOKUMENTASI
B. DEFINISI
C. ACUAN / REFERENSI
D. LAMPIRAN

DAFTAR GRAFIK DAN LAMPIRAN DOKUMEN

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BAB I
PENDAHULUAN
A. TUJUAN
Perusahaan bermaksud untuk membuat suatu standard / pedoman tertulis
yang dipergunakan dalam tata kelola perusahaan dan menjadi panduan
dalam metode dan pelaksanaan tahapan pekerjaan yang dibakukan dan
yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Berdasarkan pada hal tersebut perusahaan menyusun Standard Operating
Procedure (SOP) yang dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan untuk
mulai membangun suatu sistem kerja yang baku dan efisien.
Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) sesuai dengan panduan
dalam tata kelola manajemen perusahaan secara global adalah :
1. Menyediakan sebuah rekaman aktivitas dan pengoperasian secara
praktis.
2. Menyediakan sebuah informasi yang konsisten, oleh karenanya juga
membentuk

disiplin

kepada

semua

karyawan

baik

dalam

perusahaan.
3. Memudahkan menyaring, menganalisis, dan menyaring hal-hal atau
pekerjaan yang tidak perlu, yang tidak berkaitan secara langsung
dengan prosedur yang sudah ada.
4. Mendukung pengalaman dan pengetahuan karyawan dan sekaligus
juga mengantisipasi banyak kesalahan yang mungkin terjadi
sehingga dapat memperbaiki performa dan kualitas karyawan.
5. Membantu menguatkan regulasi yang berlaku dalam perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam perusahaan


seperti yang dijabarkan sebagai berikut :
1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang
memenuhi standar dan semua karyawan mengenal proses tersebut.
2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui
berdasarkan dasar yang sudah ada.
3. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan
tersebut

merupakan

kendala

dalam

efisiensi

produksi

dan

pengontrolan kualitas.
4. SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai
sumber referensi bagi pengembangan SDM dalam perusahaan.
5. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pengembangan multi
tasking, dimana akan membantu mengembangkan karyawan dalam
melakukan pekerjaan di posisi lain atau diluar job desk yang
ditugaskan sebelumnya.
6. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performa
karyawan dan proses yang dilakukan.
Melihat pentingnya SOP perusahaan , maka penelitian ini bertujuan juga
untuk mengidentifikasi dan merancang business process yang ada dalam
perusahaan

dan

merancang

SOP

yang

mendukung

hal

ini

bagi

perusahaan.

B. RUANG LINGKUP
Standard Operating Procedure ini akan dipergunakan sebagai

panduan

bersama dalam menjalankan tugas pekerjaan di Departemen Project yang


termasuk didalamnya mencakup definisi & kualifikasi pekerjaan , metoda
pelaksanaan dan proses tata cara setiap pekerjaan.
Konsep Standard Operating Procedure adalah pedoman operasi standar
dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang
terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai panduan untuk

STANDARD OPERATING PROCEDURE

mengidentifikasi perubahan yang diperlukan, menggambarkan kinerja


yang diinginkan, dan mengevalusi kinerja operasional perusahaan secara
lebih baik.
Faktor yang diambil sebagai dasar pembuatan SOP ini adalah :
Banyaknya keputusan yang harus diambil atau dipilih dalam
prosedur.
Banyaknya langkah - langkah yang harus dijalani dalam prosedur.
Sedangkan beberapa tipe SOP yang dilakukan berdasarkan prosedur
adalah sebagai berikut :
Untuk prosedur yang pendek dan membutuhkan keputusan yang
sedikit dapat ditulis dengan format sederhana.
Untuk prosedur yang panjang dan terdiri dari sepuluh langkah lebih
dengan keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format hirarki
atau grafis.
Untuk prosedur yang membutuhkan banyak keputusan dapat ditulis
dengan format flowchart.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BAB II
KONSEP DAN KEBIJAKAN
A. TOLAK UKUR PRESTASI
Penerapan SOP dalam departemen project akan dilakukan evaluasi dalam
interval waktu tertentu sesuai keputusan direksi.
Adapun tolak ukur keberhasilan penerapan SOP ini adalah berjalannya
manajemen keseluruhan dalam departemen project sesuaai dengan
perencanaan, diantaranya adalah :
1. Sistem reporting ( laporan ) baik rutin maupun non rutin berjalan
tertib dan baik dari tiap bagian dalam departemen project.
2. Koordinasi antar bagian maupun dengan pihak luar ( konsultan ,
kontraktor , dll ) berjalan dengan baik terutama dalam komunikasi
baik verbal maupun tertulis.
3. Tiap personil dalam departemen project mampu melakukan fungsi
tugas dan tanggung jawabnya dengan baik ( analisa hasil KPI &
performa individu )
4. Proses dan tahapaan proyek dari awal ( desain ) , pelaksanaan dan
hasil

akhir

yang

berjalan

sesuai

perencanaan

dan

konsep

manajemen proyek.
5. Terbentuknya kondisi dan kultur kerja yang baik sesuai dengan
aturan dan norma yang berlaku dalam perusahaan.
B.
B.1

TANGGUNG JAWAB
TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR
Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi
perusahaan.
Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan


termasuk juga keuntungan perusahaan.
Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan
dan pembelanjaan kekayaan perusahaan.
Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya
dengan dunia luar perusahaan.
Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan
misi perusahaan.
Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan
operasional maupun manajemen perusahaan .
Bertindak

sebagai

perwakilan

organisasi

dalam

hubungannya

bertanggung

jawab

sebagaimana

dengan dunia luar.


Mengambil

keputusan

dan

didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap


perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.
Membawahi semua karyawan dalam struktur organisasi perusahaan.
B.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
B.2.1

TUGAS

&

TANGGUNG

JAWAB

SENIOR

DESIGN

&

PLANNING MANAGER
Memimpin departemen design & planning dan menerapkan sistem
manajemen

kelola

untuk

pengembangan

dan

operasional

departemen yang dipimpin.


Mengelola departemen design & planning sesuai dengan visi dan
misi perusahaan.
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas operasional bisnis perusahaan pada
departemen design & planning yang dipimpin.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat


berjalan dengan maksimal untuk departemen design & planning
yang dipimpin.
Memastikan departemen design & planning melakukan strategi
perusahaan dengan efektif dan optimal.
Bertanggung

jawab

bersama

tim

design

&

planning

dalam

konseptual , desain , perencanaan dan pelaksanaan nya dalam


setiap project yang dijalankan.
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.
Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan
untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen design & planning yang dipimpin.
B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER
Memimpin design & planning engineer dalam melaksanakan tugas
dan tanggung jawab pekerjaan.
Bersama Senior Manager dalam merencanakan, melaksanakan,
mengkoordinasi,

mengawasi

dan

mengalisis

semua

aktivitas

perencanaan , penghitungan , desain dan pelaksanaannya di


project.
Memberikan rekomendasi kepada Senior Manager dan procurement
dalam pemilihan konsultan , kontraktor atau supplier yang akan
dipilih sesuai desain karakteristik project.
Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain ,
tender dan for construction yang akan dilaksanakan di project.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Bertanggung

jawab

terhadap

Senior

Manager

untuk

setiap

perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam tim design &


planning engineer.
B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING
ENGINEER
Bersama

Engineering

Manager

dalam

merencanakan,

melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua


aktivitas perencanaan , penghitungan , desain dan pelaksanaannya
di project.
Memberikan rekomendasi kepada Engineering Manager dalam
pemilihan konsultan , kontraktor atau supplier yang akan dipilih
sesuai desain karakteristik project.
Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain ,
tender dan for construction yang akan dilaksanakan di project.
Bertanggung jawab terhadap Engineering Manager untuk setiap
perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam setiap project
yang dikerjakan.

B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT


Bertanggung jawab dalam proses seleksi dan pengadaan barang /
jasa dalam setiap project sesuai rencana dan syarat-syarat yang
diberikan oleh tim design & planning.
Memutuskan bersama Senior Manager dalam pemilihan konsultan ,
kontraktor

atau

supplier

yang

akan

dipilih

sesuai

desain

mengelola

budget

dalam

karakteristik project.
Bertanggung

jawab

menjaga

dan

pengadaan barang / jasa sesuai BOQ yang direncanakan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Mengkoordinasi,

mengawasi

dan

mengalisis

semua

aktivitas

penyedia barang / jasa dalam setiap project yang dikerjakan.


Menjamin dan memastikan penyedia barang / jasa yang dipilih tidak
akan menghambat setiap proses pekerjaan di project.
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam setiap proses

pengadaan barang dan jasa yang berlangsung.


B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR
Merencanakan , menghitung dan mengelola keseluruhan anggaran
biaya dalam setiap project dengan penerapan manajemen biaya
dan efisiensi dalam seluruh aspek tahapan project.
Memberikan saran ke Senior Manager atau manajemen perusahaan
yang berkaitan dengan pengendalian biaya project agar tidak
melampaui rencana anggaran yang direncanakan oleh manajemen
perusahaan.
Memberikan saran dan rekomendasi ke procurement berkaitan
dengan pengadaan barang / jasa agar sesuai dengan rencana biaya
yang ditentukan.
Menyiapkan dokumen kontrak dan merekomendasikan jenis kontrak
serta sistem pembayaran terkait waktu dan pembiayaan serta
karakteristik project.
Mengkoordinasi,

mengawasi

dan

mengalisis

semua

proses

anggaran biaya dalam seluruh aspek tahapan project bersama


semua tim terkait.
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dan manajemen

perusahaan dalam setiap proses anggaran biaya baik perencanaan ,


pelaksanaan dan pengendalian dalam tiap project.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL


Bertanggung jawab dalam menjalankan prosedur pengendalian
dokumen

dalam

departemen

design

&

planning

meliputi

pencatatan dokumen , penyimpanan , penyaluran/distribusi dan


penghapusan dokumen.
Memasukkan data dokumen ( design & planning , procurement ,
QS ) ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi
yang diberikan akurat dan up to date.
Memastikan dokumen ( design & planning , procurement , QS )
disahkan sebelum didistribusikan.
Memastikan

seluruh

dokumen

telah

disosialisasikan

dan

didistribusikan ke bagian yang berkepentingan.


Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan
serta mudah untuk ditelusuri.

Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah tidak diperlukan


atau berdasarkan instruksi khusus.

B.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT


B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER
Memimpin departemen project dan menerapkan sistem manajemen
kelola untuk pengembangan dan operasional departemen project
yang dipimpin.
Mengelola

departemen

project

perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

sesuai

dengan

visi

dan

misi

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan


mengalisis semua aktivitas operasional bisnis perusahaan termasuk
strategi bisnis , investasi , integrasi , aliansi dan divestasi pada
departemen project yang dipimpin.
Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat
berjalan dengan maksimal untuk departemen project yang dipimpin.
Memastikan departemen project melakukan strategi perusahaan
dengan efektif dan optimal.
Menjamin dan mengendalikan keseluruhan tahapan pelaksanaan
project

sesuai

manajemen

mutu

manajemen

biaya

dan

manajemen waktu.
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.
Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan
untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen project yang dipimpin.
B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER
Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam
suatu project baik internal ( tim project , konsultan . kontraktor )
maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat , pihak
berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan.
Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara
berkesinambungan

memonitor

perkembangan

penyesuaian jika diperlukan.


Memastikan desain perencanaan

dapat

serta

dilaksanakan

membuat
dengan

mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan


aspek mutu pekerjaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses


revisi atau tambah kurang atau additional pekerjaan dengan semua
pihak dengan mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek
biaya , dan aspek mutu pekerjaan.
Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait
dalam project untuk mengadakan review terhadap kemajuan
pekerjaan

masing-masing

dalam

hubungannya

dengan

tugas

organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk mengenai


permasalahan/tindakan selanjutnya .
Mampu menerapkan ekspektasi manajemen perusahaan baik dalam
aspek kualitas maupun aspek biaya dengan membuat metode
manajemen project yang efisien dan tepat digunakan dalam project.
Memastikan
supervisi

anggota

dan

tim

umpan

project
balik

menerima

performa

pelatihan,

yang

cukup

tugas,
untuk

menyelesaikan project
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses
dalam project baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala
dan hasil akhir project.
Secara struktur organisasi Project Manager membawahi tim project
dan tim MK yang dipergunakan dalam project dengan skala besar.
B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER
Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam
suatu project baik internal ( tim project , konsultan . kontraktor )
maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat , pihak
berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan.
Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara
berkesinambungan

memonitor

penyesuaian jika diperlukan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

perkembangan

serta

membuat

Memastikan

desain

perencanaan

dapat

dilaksanakan

dengan

mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan


aspek mutu pekerjaan.
Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses
revisi atau tambah kurang atau additional pekerjaan dengan semua
pihak dengan mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek
biaya , dan aspek mutu pekerjaan.
Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait
dalam project untuk mengadakan review terhadap kemajuan
pekerjaan

masing-masing

dalam

hubungannya

dengan

tugas

organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk mengenai


permasalahan/tindakan selanjutnya .
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses
dalam project baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala
dan hasil akhir project.
Secara struktur organisasi Project Leader membawahi tim project
dan tim MK yang dipergunakan dalam project dengan skala kecil
dan sedang.
B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER
Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management
perusahaan , project engineer terbagi menjadi :
-

Project Engineer Struktur

Project Engineer Arsitektur

Project Engineer MEP


Fungsi dan tugas tanggung jawab project engineer adalah :

Mengatur

pelaksanaan

pekerjaan

dari

Project

Manager/Project

Leader baik secara teknikal maupun operasional dalam proses


pelaksanaan project.
Menetapkan planning dan application system untuk keperluan
pengendalian pelaksanaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Mengadakan

meeting

mengadakan

review

reguler

dengan

terhadap

masing-masing

kemajuan

pekerjaan

untuk
dalam

hubungannya dengan tugas pekerjaan dan memberikan petunjuk


mengenai tindakan selanjutnya .
Membuat laporan secara periodik tentang jalannya pelaksanaan,
hasil yang dicapai , problem & solution , serta penggunaan bahan
dan keuangan proyek.
Bertanggungjawab langsung kepada Project Manager/Project Leader
dalam mengembangkan fungsi-fungsi perencanaan , pelaksanaan
dan penerapan prosedur konstruksi , secara teknikal dan fisik
konstruktif project di lapangan berdasarkan rencana dan spesifikasi
yang ditetapkan.
B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRATION
Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas proyek, laporan
pergudangan, laporan bobot prestasi proyek, dan lain-lain.
Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan
dibayar oleh owner sebagai pemilik proyek.
Mengelola dokumen data-data project sebagai berikut : Minutes of
Meeting

Surat

Perjanjian

Surat

Pemberitahuan

Surat

Keterangan , Drawing , dan data-data official project lainnya.


Membuat Minutes of Meeting dalam setiap meeting koordinasi yang
dilakukan di project dan mengelola distribusi serta penyimpanan
dokumen MOM.
Membuat laporan akutansi kecil yang berlaku di project.
Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan
pengelolaan dokumen sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat
berjalan dengan baik.
Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, alatalat proyek dan sejenisnya.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta


data-data proyek.
Bertanggung jawab terhadap Construction Manager dan Project
Manager sesuai peraturan dan struktur organisasi yang berlaku di
project.
B.4.

TUGAS

&

TANGGUNG

JAWAB

DEPARTEMEN

BUSINESS

DEVELOPMENT
B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER
Memimpin departemen business development dan menerapkan
sistem manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional
departemen business development.
Mengelola

departemen

project

sesuai

dengan

visi

dan

misi

perusahaan.
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas operasional bisnis unit perusahaan
termasuk strategi bisnis , investasi , integrasi , aliansi dan divestasi
pada departemen business development.
Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan
pihak-pihak

terkait

yang

berhubungan

dengan

pelaksanaan

operasional dan strategi bisnis perusahaan baik untuk bisnis unit


yang aktiv atau menciptakan bisnit unit untuk perusahaan.
Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat
berjalan

dengan

maksimal

development.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

untuk

departemen

business

Memastikan departemen business development melakukan strategi


perusahaan

dengan

efektif

dan

optimal

dalam

manajemen

pengelolaan dan pengembangan bisnis perusahaan,


Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.
Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan
untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen business development.

B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER


Memantau perkembangan pasar, kompetitor dan menganalisisnya
Membantu tugas yang diberikan Bussines Development Manager
Membuat strategi marketing dalam mencapai target yang telah
direncanakan dalam departemen business development.
Merencanakan dan menjalankan rencana bisnis (business plan) dari
kesempatan kesempatan bisnis baru yang di temukan.
Mengelola,

menjalankan

kerjasama/opportunity

business

dan
yang

mengembangkan
sudah

terjalin

serta

menjalankan fungsi pengembangan usaha, marketing dan sales atas


business unit yang dijalankan perusahan.
Melakukan fungsi analisa, mapping, berbagai hal mengenai bisnis
perusahaan baik internal maupun external.
Menjaga hubungan hubungan dengan para partner, client

dan

pihak-pihak terkait yang berhubungan dengan pengembangan


usaha.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Melakukan

konsep

perencanaan

dan

analisa

bisnis

(business

analysis) bersama manager business development.


Bertanggung jawab terhadap manager business development dan
membawahi marketing officer.

B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER


Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management
perusahaan , staff untuk Marketing dan Legal adalah :
-

Marketing Officer

Business Development Officer

Membantu tugas yang diberikan oleh manager ( marketing dan


business development ).
Melaksanakan pekerjaan sesuai instruksi/perintah dari manager
(marketing dan business development ) berdasarkan peraturan dan
metode yang diterapkan.
Membantu

mengelola,

menjalankan

dan

mengembangkan

operasional perusahaan sesuai arahan manager (marketing dan


business development ) dan tanggung jawab masing-masing.
Ikut menjaga hubungan dengan para partner, client
pihak

terkait

bersama

manager

(marketing

dan pihak-

dan

business

bisnis

(business

development ).
Melakukan

konsep

perencanaan

dan

analisa

analysis) bersama manager (marketing dan business development ).

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Bertanggung jawab terhadap manager (marketing dan business


development ).

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL


B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERASIONAL
MANAGER
Memimpin

departemen

operasional

dan

menerapkan

sistem

manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional dalam


departemen.
Mengelola departemen operasional sesuai dengan visi dan misi
perusahaan.
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis

semua

aktivitas

operasional

perusahaan

terkait

pelaksanaan harian kantor , fasilitas dan aset , ketenagakerjaan ,


finance dan akunting.
Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan
pihak-pihak

terkait

yang

berhubungan

dengan

pelaksanaan

operasional perusahaan.
Merencanakan

dan

mengontrol

kebijakan

perusahaan

terkait

pelaksanaan harian kantor , fasilitas dan aset , ketenagakerjaan ,


finance dan akunting agar dapat berjalan dengan maksimal untuk
departemen operasional.
Memastikan
perusahaan

departemen
dengan

efektif

operasional
dan

optimal

melakukan
dalam

pengelolaan dan pengembangan bisnis perusahaan,

STANDARD OPERATING PROCEDURE

strategi

manajemen

Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.


Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan
untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen operasional.
B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER
Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan
Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan
dan

pengawasan

pengembangan

kegiatan

sumber

kualitasnya

daya

manusia,

dengan

termasuk

berpedoman

pada

kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.


Bertanggung

jawab

kegiatan-kegiatan

terhadap

hal-hal

pembinaan

yang

karyawan

berkaitan

sesuai

dengan

tata

kelola

perusahaan serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga


citra perusahaan.
Menyusun,

merencanakan,

merekrut

mengawasi

dan

mengevaluasi karyawan dalam tiap departemen sesuai program dan


peraturan perusahaan.
Melaksanakan

seleksi,

promosi,

transfering,

demosi

terhadap

karyawan yang dianggap perlu.


Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan
lain

yang

berhubungan

dengan

pengembangan

mental,

keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard


perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan


rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan
bonus untuk karyawan.
Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan
manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan
dan hasil akhir dalam fungsi tugas dan tanggung jawab HRD.
B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE & ACCOUNTING
MANAGER
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan
dan

akuntansi

di

perusahaan

dalam

memberikan

informasi

keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu


perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung
pencapaian target financial perusahaan.
Bertanggung jawab dalam perencanaan, koordinasi dan kontrol arus
kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan
hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional
perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan
pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat
waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
Bersama

Senior

mengkoordinasikan

Operasional

Manager

penyusunan

anggaran

merencanakan

dan

perusahaan,

dan

mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan


penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang
kegiatan operasional perusahaan.
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur

keuangan

dan

akuntansi,

serta

mengontrol

pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi

STANDARD OPERATING PROCEDURE

keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi


risiko keuangan.
Bersama Senior Operasional Manager mengkoordinasikan dan
melakukan perencanaan serta analisa keuangan untuk dapat
memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan
dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi,
ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan
manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan
dan hasil akhir dalam fungsi tugas dan tanggung jawab keuangan &
akunting.

B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER


Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management
perusahaan , staff / officer untuk departemen operasional adalah :
-

General Affair Officer

HRD Officer

Finance Officer

Accounting Officer
Fungsi dan tugas tanggung jawab General Affair Officer adalah :

Bertanggung jawab bersama Senior Operasional Manager atas


pengelolaan operasional harian kantor termasuk pengelolaan petty
cash untuk keperluan operasional kantor.
Melakukan purchasing / pembelian keperluan & asset kantor sesuai
dengan sistem kerja/prosedur dan anggaran yang ditentukan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana


penunjang,

serta

melakukan

proses

penggantian

atas

fasiltias/sarana penunjang yang rusak.


Melakukan analisa

kebutuhan anggaran atas

pengadaan dan

pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas


kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan
manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
Mengatur

jadwal/agenda

perusahaan

dalam

operasional

rangka

dinas

karyawan

maupun

dan

permintaan

tamu
khusus

(misalnya untuk booking hotel, booking tiket pesawat, mengatur


jadwal kunjungan / perjalanan dinas , dsb.)
Mengatur akomodasi untuk perjalanan dinas karyawan dan tamu
perusahaan.
Bertanggung

jawab

kepada

Senior

Operasional

Manager

dan

menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran,


laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

Fungsi dan tugas tanggung jawab HRD Officer adalah :


Bersama HRD Manager dalam mengelola sistem proses recruitment
karyawan sesuai prosedur perusahaan.
Membantu dalam proses pengembangan potensi seluruh karyawan
di perusahaan
Menyusun , mendistribusikan dan memeriksa rekapitulasi evaluasi
penilaian kinerja karyawan dari tiap departemen.
Mengadakan Konseling kepada karyawan untuk meningkatkan
produktivitas karyawan dan menjaga hubungan internal

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen data karyawan


perusahaan.
Mempersiapkan dan membuat kontrak kerja karyawan sesuai
dengan prosedur perusahaan dan berkoordinasi dengan Senior
Manager departemen terkait.
Mengurus payroll Gaji karyawan dengan berkoordinasi bersama
finance dan accounting.
Membuat dan mengeluarkan Surat Penugasan karyawan sesuai
keputusan perusahaan.
Berkoordinasi bersama Senior Manager departemen terkait dalam
pengawasan pelaksanaan SOP dan SOW dalam tiap departemen.
Bertanggung jawab kepada HRD Manager dan memberikan laporan
berkala sesuai prosedur perusahaan.
Fungsi dan tugas tanggung jawab Finance Officer adalah :
Bersama

Finance

Manager

melakukan

pengaturan

keuangan

perusahaan sesuai prosedur dan anggaran perusahaan.


Melakukan input data semua transaksi keuangan perusahaan ke
dalam program.
Melakukan transaksi keuangan perusahaan ( pembayaran ) sesuai
prosedur dan sistem kelola keuangan perusahaan.
Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait
dengan aktivitas keuangan perusahaan.
Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan
dan membuat laporan berkala.
Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen pembayaran
maupun

dokumen

lampiran

supporting

document

yang

diserahkan untuk keperluan pembayaran.


Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta
kelengkapan dokumen sesuai prosedur.
Bertanggung jawab terhadap Finance Manager dan membuat
laporan berkala sesuai prosedur perusahaan.
B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN LEGAL

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Mensupport dan mengelola dokumen perusahaan khususnya yang


berhubungan dengan perjanjian kerjasama maupun legal contract.
Mereview legal contract, perjanjian kerjasama dan dokumen legal
lain yang berhubungan dengan semua bisnis unit perusahaan.
Melakukan dan membina external relationship dengan pihak-pihak
yang terkait dengan kepentingan bisnis unit perusahaan.
Mengelola administrasi arsip dan dokumen legal yang berhubungan
dengan pekerjaan yang telah dilakukan.
Menguasai pembuatan dan review surat perjanjian atau surat
lainnya yang memerlukan kekuatan hukum beserta monitoring
validitasnya.
Bertanggung jawab terhadap manager business development dan
membawahi legal officer.

C. PROSEDUR
Project yang saat ini dimiliki oleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2 tipe
project, yaitu :
1. Building & Real Estate
( Low, Semi & High Rise Building , Landed Housing )
2. Lifestyle
( Restaurant , Club & Bar , Entertainment Sport )
Untuk skala tipe project yang dimiliki terbagi menjadi 3 skala tipe project,
yaitu :
1. Skala Kecil

STANDARD OPERATING PROCEDURE

2. Skala Medium
3. Skala Besar
Dari definisi project tersebut akan dilakukan suatu panduan/prosedur
untuk setiap tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh setiap departemen
dalam perusahaan.
Tahapan dalam pelaksanaan suatu proyek sesuai konsep dalam Project
Management adalah sebagai berikut :
I.

TAHAP AWAL
Tahap inisialilasi suatu project dimana dilakukan proses analisa
pasar ( market studi ) dan Feasibility Study secara teknis oleh
departemen business development.

II.

TAHAP DESAIN
Setelah disetujui dalam tahapan awal maka dilanjutkan dengan
tahap desain dimana proses perekrutan konsultan perencana
( termasuk Manajemen Konstruksi apabila dipergunakan ) dan
proses desain mulai dilakukan hingga didapatkan rangkaian

III.

dokumen tender lengkap.


TAHAP IMPLEMENTASI / PELAKSANAAN
Dalam tahap ini didapatkan kontraktor pelaksana dari hasil
tender termasuk sub kontraktor atau spesialis kontraktor sesuai
kebutuhan desain dari konsultan perencana. Proses pengawasan
terhadap pekerjaan lapangan ( site ) harus dilakukan sesuai
dengan

IV.

SOP

dan

SOW

dalam

project

management

yang

diberlakukan dalam tiap project tersebut ( dedicated project ).


TAHAP SERAH TERIMA
Merupakan proses akhir konstruksi fisik dalam pelaksanaan
project yaitu terpenuhinya semua proses dalam perencanaan
hingga

proses

hand

over/BAST

dengan

pihak

Building

Management termasuk didapatkannya Sertifikat Laik Fungsi dari


V.

Instansi terkait.
TAHAP PENGELOLAAN ASET

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Hasil konstruksi akan dikelola sebagai aset perusahaan oleh


Building Management dengan menerapkan manajemen aset
yang tepat dan menjadi hasil sales revenue perusahaan.
Dalam pelaksanaan proses dan tahapan dalam departemen project sesuai
alur diatas terdapat beberapa prosedur yang merupakan tata kelola
manajemen setiap departemen perusahaan , yaitu :
I. Prosedur
A.
B.
C.
D.
II. Prosedur
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
III.Prosedur
A.
B.
C.
D.
E.
IV.Prosedur
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.

Departemen Design & Planning


Prosedur perencanaan desain
Prosedur pengajuan gambar & revisi
Prosedur pengadaan barang & jasa
Prosedur laporan
Departemen Project
Prosedur pelaksanaan dan pengawasan
Prosedur pengajuan gambar ( shop drawing & revisi )
Prosedur pengajuan material
Prosedur pembayaran termin
Prosedur penyimpangan pelaksanaan
Prosedur laporan progress pekerjaan
Prosedur pengajuan SLF
Prosedur serah terima pekerjaan
Departemen Business Development
Prosedur studi pasar / market studi
Prosedur studi kelayakan / feasibility study
Prosedur pengajuan program marketing
Prosedur pengadaan barang & jasa ( marketing )
Prosedur laporan
Departemen Operasional
Prosedur .............................
Prosedur .............................
Prosedur .............................
Prosedur .............................
Prosedur .............................
Prosedur .............................
Prosedur .............................
Prosedur .............................

Semua prosedur terlampir sebagai dokumen terpisah.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BAB III
PENUTUP
A. DOKUMENTASI
DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
SIFAT
( C / NC
*)

PIC
PENYIMPA
NAN

C
NC

LEGAL
DC

NC

DC

C
C
C
C
C

DC
DC
LEGAL
LEGAL
Ops. Mgr

NAMA DOKUMEN

SIFAT
( C / NC
*)

PIC
PENYIMPA
NAN

KONTRAK BARANG & JASA


GAMBAR TEKNIS

C
NC

LEGAL
DC

NAMA DOKUMEN
KONTRAK BARANG & JASA
GAMBAR TEKNIS
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
PENAWARAN BARANG & JASA
KEUANGAN PROYEK
PROJECT INSURANCE
LEGALITAS PROYEK
APPRAISAL KARYAWAN

LAMA
PENYIMPA
NAN
( BULAN )

POLA
PENGHAPU
SAN
( 1/2/3/4*)

LAMA
PENYIMPA
NAN
( BULAN )

POLA
PENGHAPU
SAN
( 1/2/3/4*)

DEPARTEMEN PROJECT

STANDARD OPERATING PROCEDURE

LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
PENAWARAN BARANG & JASA
KEUANGAN PROYEK
PROJECT INSURANCE
LEGALITAS PROYEK
APPRAISAL KARYAWAN

NC

DC

C
C
C
C
C

DC
DC
LEGAL
LEGAL
Ops. Mgr

DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT

NAMA DOKUMEN
KONTRAK BARANG & JASA
PROGRAM MARKETING
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
STUDI PASAR / MARKET STUDI
STUDI KELAYAKAN / FS
LEGALITAS
APPRAISAL KARYAWAN

SIFAT
( C / NC
*)

PIC
PENYIMPA
NAN

C
NC

LEGAL
DC

NC

DC

C
C
C
C

DC
DC
LEGAL
Senior. Mgr

LAMA
PENYIMPA
NAN
( BULAN )

POLA
PENGHAPU
SAN
( 1/2/3/4*)

LAMA
PENYIMPA
NAN
( BULAN )

POLA
PENGHAPU
SAN
( 1/2/3/4*)

DEPARTEMEN OPERASIONAL

NAMA DOKUMEN
KONTRAK BARANG & JASA
PROGRAM MARKETING
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
STUDI PASAR / MARKET STUDI
STUDI KELAYAKAN / FS
LEGALITAS
APPRAISAL KARYAWAN

SIFAT
( C / NC
*)

PIC
PENYIMPA
NAN

C
NC

LEGAL
DC

NC

DC

C
C
C
C

DC
DC
LEGAL
Senior. Mgr

*) C = Confidential
NC = Non CoNfidential
*) 1 =
2
=
3
=
4
=
DC
= Document Control

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B. DEFINISI
-SOP

Standard Operating Procedure

- SOW

Scope Of Work

- Project Triangle

- Daily Report

3 elemen dalam Project Management


:

Laporan Harian

- Weekly Report

Laporan Mingguan

- Monthly Report

Laporan Bulanan

- KPI

Key Performance Indicator

- Hand Over/BAST

Serah Terima / Berita Acara Serah

Terima
- Building Management :

Pengelola Gedung

C. LAMPIRAN

STANDARD OPERATING PROCEDURE