OPERATIN
G
PROCEDUR
E
PENDAHULUAN
A. TUJUAN
B. RUANG LINGKUP
BAB II
TUGAS
&
TANGGUNG
JAWAB
SENIOR
DESIGN
&
PLANNING MANAGER
B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER
B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING
ENGINEER
B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT
B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR
B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL
B.3. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT
B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR PROJECT MANAGER
B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER
B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER
B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER
B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRASI
B.4.
TUGAS
&
TANGGUNG
JAWAB
DEPARTEMEN
BUSINESS
DEVELOPMENT
B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR BUS. DEVELOPMENT
MANAGER
BAB I
PENDAHULUAN
A. TUJUAN
Perusahaan bermaksud untuk membuat suatu standard / pedoman tertulis
yang dipergunakan dalam tata kelola perusahaan dan menjadi panduan
dalam metode dan pelaksanaan tahapan pekerjaan yang dibakukan dan
yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Berdasarkan pada hal tersebut perusahaan menyusun Standard Operating
Procedure (SOP) yang dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan untuk
mulai membangun suatu sistem kerja yang baku dan efisien.
Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) sesuai dengan panduan
dalam tata kelola manajemen perusahaan secara global adalah :
1. Menyediakan sebuah rekaman aktivitas dan pengoperasian secara
praktis.
2. Menyediakan sebuah informasi yang konsisten, oleh karenanya juga
membentuk
disiplin
kepada
semua
karyawan
baik
dalam
perusahaan.
3. Memudahkan menyaring, menganalisis, dan menyaring hal-hal atau
pekerjaan yang tidak perlu, yang tidak berkaitan secara langsung
dengan prosedur yang sudah ada.
4. Mendukung pengalaman dan pengetahuan karyawan dan sekaligus
juga mengantisipasi banyak kesalahan yang mungkin terjadi
sehingga dapat memperbaiki performa dan kualitas karyawan.
5. Membantu menguatkan regulasi yang berlaku dalam perusahaan.
merupakan
kendala
dalam
efisiensi
produksi
dan
pengontrolan kualitas.
4. SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai
sumber referensi bagi pengembangan SDM dalam perusahaan.
5. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pengembangan multi
tasking, dimana akan membantu mengembangkan karyawan dalam
melakukan pekerjaan di posisi lain atau diluar job desk yang
ditugaskan sebelumnya.
6. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performa
karyawan dan proses yang dilakukan.
Melihat pentingnya SOP perusahaan , maka penelitian ini bertujuan juga
untuk mengidentifikasi dan merancang business process yang ada dalam
perusahaan
dan
merancang
SOP
yang
mendukung
hal
ini
bagi
perusahaan.
B. RUANG LINGKUP
Standard Operating Procedure ini akan dipergunakan sebagai
panduan
BAB II
KONSEP DAN KEBIJAKAN
A. TOLAK UKUR PRESTASI
Penerapan SOP dalam departemen project akan dilakukan evaluasi dalam
interval waktu tertentu sesuai keputusan direksi.
Adapun tolak ukur keberhasilan penerapan SOP ini adalah berjalannya
manajemen keseluruhan dalam departemen project sesuaai dengan
perencanaan, diantaranya adalah :
1. Sistem reporting ( laporan ) baik rutin maupun non rutin berjalan
tertib dan baik dari tiap bagian dalam departemen project.
2. Koordinasi antar bagian maupun dengan pihak luar ( konsultan ,
kontraktor , dll ) berjalan dengan baik terutama dalam komunikasi
baik verbal maupun tertulis.
3. Tiap personil dalam departemen project mampu melakukan fungsi
tugas dan tanggung jawabnya dengan baik ( analisa hasil KPI &
performa individu )
4. Proses dan tahapaan proyek dari awal ( desain ) , pelaksanaan dan
hasil
akhir
yang
berjalan
sesuai
perencanaan
dan
konsep
manajemen proyek.
5. Terbentuknya kondisi dan kultur kerja yang baik sesuai dengan
aturan dan norma yang berlaku dalam perusahaan.
B.
B.1
TANGGUNG JAWAB
TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR
Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi
perusahaan.
Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
sebagai
perwakilan
organisasi
dalam
hubungannya
bertanggung
jawab
sebagaimana
keputusan
dan
TUGAS
&
TANGGUNG
JAWAB
SENIOR
DESIGN
&
PLANNING MANAGER
Memimpin departemen design & planning dan menerapkan sistem
manajemen
kelola
untuk
pengembangan
dan
operasional
jawab
bersama
tim
design
&
planning
dalam
mengawasi
dan
mengalisis
semua
aktivitas
Bertanggung
jawab
terhadap
Senior
Manager
untuk
setiap
Engineering
Manager
dalam
merencanakan,
atau
supplier
yang
akan
dipilih
sesuai
desain
mengelola
budget
dalam
karakteristik project.
Bertanggung
jawab
menjaga
dan
Mengkoordinasi,
mengawasi
dan
mengalisis
semua
aktivitas
mengawasi
dan
mengalisis
semua
proses
dalam
departemen
design
&
planning
meliputi
seluruh
dokumen
telah
disosialisasikan
dan
departemen
project
perusahaan.
sesuai
dengan
visi
dan
misi
sesuai
manajemen
mutu
manajemen
biaya
dan
manajemen waktu.
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.
Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan
untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen project yang dipimpin.
B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER
Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam
suatu project baik internal ( tim project , konsultan . kontraktor )
maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat , pihak
berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan.
Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara
berkesinambungan
memonitor
perkembangan
dapat
serta
dilaksanakan
membuat
dengan
masing-masing
dalam
hubungannya
dengan
tugas
anggota
dan
tim
umpan
project
balik
menerima
performa
pelatihan,
yang
cukup
tugas,
untuk
menyelesaikan project
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses
dalam project baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala
dan hasil akhir project.
Secara struktur organisasi Project Manager membawahi tim project
dan tim MK yang dipergunakan dalam project dengan skala besar.
B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER
Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam
suatu project baik internal ( tim project , konsultan . kontraktor )
maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat , pihak
berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan.
Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara
berkesinambungan
memonitor
perkembangan
serta
membuat
Memastikan
desain
perencanaan
dapat
dilaksanakan
dengan
masing-masing
dalam
hubungannya
dengan
tugas
Mengatur
pelaksanaan
pekerjaan
dari
Project
Manager/Project
Mengadakan
meeting
mengadakan
review
reguler
dengan
terhadap
masing-masing
kemajuan
pekerjaan
untuk
dalam
Surat
Perjanjian
Surat
Pemberitahuan
Surat
TUGAS
&
TANGGUNG
JAWAB
DEPARTEMEN
BUSINESS
DEVELOPMENT
B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER
Memimpin departemen business development dan menerapkan
sistem manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional
departemen business development.
Mengelola
departemen
project
sesuai
dengan
visi
dan
misi
perusahaan.
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas operasional bisnis unit perusahaan
termasuk strategi bisnis , investasi , integrasi , aliansi dan divestasi
pada departemen business development.
Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan
pihak-pihak
terkait
yang
berhubungan
dengan
pelaksanaan
dengan
maksimal
development.
untuk
departemen
business
dengan
efektif
dan
optimal
dalam
manajemen
menjalankan
kerjasama/opportunity
business
dan
yang
mengembangkan
sudah
terjalin
serta
dan
Melakukan
konsep
perencanaan
dan
analisa
bisnis
(business
Marketing Officer
mengelola,
menjalankan
dan
mengembangkan
terkait
bersama
manager
(marketing
dan pihak-
dan
business
bisnis
(business
development ).
Melakukan
konsep
perencanaan
dan
analisa
departemen
operasional
dan
menerapkan
sistem
semua
aktivitas
operasional
perusahaan
terkait
terkait
yang
berhubungan
dengan
pelaksanaan
operasional perusahaan.
Merencanakan
dan
mengontrol
kebijakan
perusahaan
terkait
departemen
dengan
efektif
operasional
dan
optimal
melakukan
dalam
strategi
manajemen
pengawasan
pengembangan
kegiatan
sumber
kualitasnya
daya
manusia,
dengan
termasuk
berpedoman
pada
jawab
kegiatan-kegiatan
terhadap
hal-hal
pembinaan
yang
karyawan
berkaitan
sesuai
dengan
tata
kelola
merencanakan,
merekrut
mengawasi
dan
seleksi,
promosi,
transfering,
demosi
terhadap
yang
berhubungan
dengan
pengembangan
mental,
akuntansi
di
perusahaan
dalam
memberikan
informasi
Senior
mengkoordinasikan
Operasional
Manager
penyusunan
anggaran
merencanakan
dan
perusahaan,
dan
keuangan
dan
akuntansi,
serta
mengontrol
HRD Officer
Finance Officer
Accounting Officer
Fungsi dan tugas tanggung jawab General Affair Officer adalah :
serta
melakukan
proses
penggantian
atas
pengadaan dan
jadwal/agenda
perusahaan
dalam
operasional
rangka
dinas
karyawan
maupun
dan
permintaan
tamu
khusus
jawab
kepada
Senior
Operasional
Manager
dan
Finance
Manager
melakukan
pengaturan
keuangan
dokumen
lampiran
supporting
document
yang
C. PROSEDUR
Project yang saat ini dimiliki oleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2 tipe
project, yaitu :
1. Building & Real Estate
( Low, Semi & High Rise Building , Landed Housing )
2. Lifestyle
( Restaurant , Club & Bar , Entertainment Sport )
Untuk skala tipe project yang dimiliki terbagi menjadi 3 skala tipe project,
yaitu :
1. Skala Kecil
2. Skala Medium
3. Skala Besar
Dari definisi project tersebut akan dilakukan suatu panduan/prosedur
untuk setiap tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh setiap departemen
dalam perusahaan.
Tahapan dalam pelaksanaan suatu proyek sesuai konsep dalam Project
Management adalah sebagai berikut :
I.
TAHAP AWAL
Tahap inisialilasi suatu project dimana dilakukan proses analisa
pasar ( market studi ) dan Feasibility Study secara teknis oleh
departemen business development.
II.
TAHAP DESAIN
Setelah disetujui dalam tahapan awal maka dilanjutkan dengan
tahap desain dimana proses perekrutan konsultan perencana
( termasuk Manajemen Konstruksi apabila dipergunakan ) dan
proses desain mulai dilakukan hingga didapatkan rangkaian
III.
IV.
SOP
dan
SOW
dalam
project
management
yang
proses
hand
over/BAST
dengan
pihak
Building
Instansi terkait.
TAHAP PENGELOLAAN ASET
BAB III
PENUTUP
A. DOKUMENTASI
DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
SIFAT
( C / NC
*)
PIC
PENYIMPA
NAN
C
NC
LEGAL
DC
NC
DC
C
C
C
C
C
DC
DC
LEGAL
LEGAL
Ops. Mgr
NAMA DOKUMEN
SIFAT
( C / NC
*)
PIC
PENYIMPA
NAN
C
NC
LEGAL
DC
NAMA DOKUMEN
KONTRAK BARANG & JASA
GAMBAR TEKNIS
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
PENAWARAN BARANG & JASA
KEUANGAN PROYEK
PROJECT INSURANCE
LEGALITAS PROYEK
APPRAISAL KARYAWAN
LAMA
PENYIMPA
NAN
( BULAN )
POLA
PENGHAPU
SAN
( 1/2/3/4*)
LAMA
PENYIMPA
NAN
( BULAN )
POLA
PENGHAPU
SAN
( 1/2/3/4*)
DEPARTEMEN PROJECT
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
PENAWARAN BARANG & JASA
KEUANGAN PROYEK
PROJECT INSURANCE
LEGALITAS PROYEK
APPRAISAL KARYAWAN
NC
DC
C
C
C
C
C
DC
DC
LEGAL
LEGAL
Ops. Mgr
NAMA DOKUMEN
KONTRAK BARANG & JASA
PROGRAM MARKETING
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
STUDI PASAR / MARKET STUDI
STUDI KELAYAKAN / FS
LEGALITAS
APPRAISAL KARYAWAN
SIFAT
( C / NC
*)
PIC
PENYIMPA
NAN
C
NC
LEGAL
DC
NC
DC
C
C
C
C
DC
DC
LEGAL
Senior. Mgr
LAMA
PENYIMPA
NAN
( BULAN )
POLA
PENGHAPU
SAN
( 1/2/3/4*)
LAMA
PENYIMPA
NAN
( BULAN )
POLA
PENGHAPU
SAN
( 1/2/3/4*)
DEPARTEMEN OPERASIONAL
NAMA DOKUMEN
KONTRAK BARANG & JASA
PROGRAM MARKETING
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
STUDI PASAR / MARKET STUDI
STUDI KELAYAKAN / FS
LEGALITAS
APPRAISAL KARYAWAN
SIFAT
( C / NC
*)
PIC
PENYIMPA
NAN
C
NC
LEGAL
DC
NC
DC
C
C
C
C
DC
DC
LEGAL
Senior. Mgr
*) C = Confidential
NC = Non CoNfidential
*) 1 =
2
=
3
=
4
=
DC
= Document Control
B. DEFINISI
-SOP
- SOW
Scope Of Work
- Project Triangle
- Daily Report
Laporan Harian
- Weekly Report
Laporan Mingguan
- Monthly Report
Laporan Bulanan
- KPI
- Hand Over/BAST
Terima
- Building Management :
Pengelola Gedung
C. LAMPIRAN