STANDARD

OPERATIN
G
PROCEDUR
E

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DAFTAR ISI / CONTENTS

BAB I PENDAHULUAN
A. TUJUAN
B. RUANG LINGKUP

BAB II KONSEP DAN KEBIJAKAN

A. TOLAK UKUR PRESTASI
B. TANGGUNG JAWAB
B.1. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR
B.2. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN &
PLANNING
B.2.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR DESIGN &
PLANNING MANAGER
B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER
B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING
ENGINEER
B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT
B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR
B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL
B.3. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT
B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR PROJECT MANAGER
B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER
B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER
B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER
B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRASI
B.4. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN BUSINESS
DEVELOPMENT
B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR BUS. DEVELOPMENT
MANAGER

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER
B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL

B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERATIONAL
MANAGER
B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER
B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE MANAGER
B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER
B.6. TUGAS & TANGGUNG JAWAB LEGAL CORPORATE & PROJECT

C. PROSEDUR
C.1. PROSEDUR DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
C.2. PROSEDUR DEPARTEMEN PROJECT
C.3. PROSEDUR DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT
C.4. PROSEDUR DEPARTEMEN OPERASIONAL
C.5. PROSEDUR LEGAL CORPORATE & PROJECT

D. KONDISI KHUSUS

BAB III PENUTUP

A. DOKUMENTASI
B. DEFINISI
C. ACUAN / REFERENSI
D. LAMPIRAN

DAFTAR GRAFIK DAN LAMPIRAN DOKUMEN

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 BAB I
PENDAHULUAN

A. TUJUAN

Perusahaan bermaksud untuk membuat suatu standard / pedoman tertulis

yang dipergunakan dalam tata kelola perusahaan dan menjadi panduan
dalam metode dan pelaksanaan tahapan pekerjaan yang dibakukan dan
yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Berdasarkan pada hal tersebut perusahaan menyusun Standard Operating
Procedure (SOP) yang dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan untuk
mulai membangun suatu sistem kerja yang baku dan efisien.
Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) sesuai dengan panduan
dalam tata kelola manajemen perusahaan secara global adalah :
1. Menyediakan sebuah rekaman aktivitas dan pengoperasian secara
praktis.
2. Menyediakan sebuah informasi yang konsisten, oleh karenanya juga
membentuk disiplin kepada semua karyawan baik dalam
perusahaan.
3. Memudahkan menyaring, menganalisis, dan menyaring hal-hal atau
pekerjaan yang tidak perlu, yang tidak berkaitan secara langsung
dengan prosedur yang sudah ada.
4. Mendukung pengalaman dan pengetahuan karyawan dan sekaligus
juga mengantisipasi banyak kesalahan yang mungkin terjadi
sehingga dapat memperbaiki performa dan kualitas karyawan.
5. Membantu menguatkan regulasi yang berlaku dalam perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam perusahaan
seperti yang dijabarkan sebagai berikut :
1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang
memenuhi standar dan semua karyawan mengenal proses tersebut.
2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui
berdasarkan dasar yang sudah ada.
3. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan
tersebut merupakan kendala dalam efisiensi produksi dan
pengontrolan kualitas.
4. SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai
sumber referensi bagi pengembangan SDM dalam perusahaan.
5. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pengembangan multi
tasking, dimana akan membantu mengembangkan karyawan dalam
melakukan pekerjaan di posisi lain atau diluar job desk yang
ditugaskan sebelumnya.
6. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performa
karyawan dan proses yang dilakukan.
Melihat pentingnya SOP perusahaan , maka penelitian ini bertujuan juga
untuk mengidentifikasi dan merancang business process yang ada dalam
perusahaan dan merancang SOP yang mendukung hal ini bagi
perusahaan.

B. RUANG LINGKUP

Standard Operating Procedure ini akan dipergunakan sebagai panduan

bersama dalam menjalankan tugas pekerjaan di Departemen Project yang
termasuk didalamnya mencakup definisi & kualifikasi pekerjaan , metoda
pelaksanaan dan proses tata cara setiap pekerjaan.
Konsep Standard Operating Procedure adalah pedoman operasi standar
dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang
terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai panduan untuk

STANDARD OPERATING PROCEDURE

mengidentifikasi perubahan yang diperlukan, menggambarkan kinerja
yang diinginkan, dan mengevalusi kinerja operasional perusahaan secara
lebih baik.
Faktor yang diambil sebagai dasar pembuatan SOP ini adalah :
Banyaknya keputusan yang harus diambil atau dipilih dalam
prosedur.
Banyaknya langkah - langkah yang harus dijalani dalam prosedur.
Sedangkan beberapa tipe SOP yang dilakukan berdasarkan prosedur
adalah sebagai berikut :
Untuk prosedur yang pendek dan membutuhkan keputusan yang
sedikit dapat ditulis dengan format sederhana.
Untuk prosedur yang panjang dan terdiri dari sepuluh langkah lebih
dengan keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format hirarki
atau grafis.
Untuk prosedur yang membutuhkan banyak keputusan dapat ditulis
dengan format flowchart.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 BAB II
KONSEP DAN KEBIJAKAN

A. TOLAK UKUR PRESTASI

Penerapan SOP dalam departemen project akan dilakukan evaluasi dalam

interval waktu tertentu sesuai keputusan direksi.
Adapun tolak ukur keberhasilan penerapan SOP ini adalah berjalannya
manajemen keseluruhan dalam departemen project sesuaai dengan
perencanaan, diantaranya adalah :
1. Sistem reporting ( laporan ) baik rutin maupun non rutin berjalan
tertib dan baik dari tiap bagian dalam departemen project.
2. Koordinasi antar bagian maupun dengan pihak luar ( konsultan ,
kontraktor , dll ) berjalan dengan baik terutama dalam komunikasi
baik verbal maupun tertulis.
3. Tiap personil dalam departemen project mampu melakukan fungsi
tugas dan tanggung jawabnya dengan baik ( analisa hasil KPI &
performa individu )
4. Proses dan tahapaan proyek dari awal ( desain ) , pelaksanaan dan
hasil akhir yang berjalan sesuai perencanaan dan konsep
manajemen proyek.
5. Terbentuknya kondisi dan kultur kerja yang baik sesuai dengan
aturan dan norma yang berlaku dalam perusahaan.

B. TANGGUNG JAWAB

B.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR

Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi
perusahaan.
Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan
termasuk juga keuntungan perusahaan.
Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan
dan pembelanjaan kekayaan perusahaan.
Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya
dengan dunia luar perusahaan.
Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan
misi perusahaan.
Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan
operasional maupun manajemen perusahaan .
Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya
dengan dunia luar.
Mengambil keputusan dan bertanggung jawab sebagaimana
didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap
perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.
Membawahi semua karyawan dalam struktur organisasi perusahaan.

B.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING

B.2.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR DESIGN &
PLANNING MANAGER
Memimpin departemen design & planning dan menerapkan sistem
manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional
departemen yang dipimpin.

Mengelola departemen design & planning sesuai dengan visi dan

misi perusahaan.

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan

mengalisis semua aktivitas operasional bisnis perusahaan pada
departemen design & planning yang dipimpin.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat
berjalan dengan maksimal untuk departemen design & planning
yang dipimpin.

Memastikan departemen design & planning melakukan strategi

perusahaan dengan efektif dan optimal.

Bertanggung jawab bersama tim design & planning dalam

konseptual , desain , perencanaan dan pelaksanaan nya dalam
setiap project yang dijalankan.

Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.

Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan

untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen design & planning yang dipimpin.

B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER

Memimpin design & planning engineer dalam melaksanakan tugas
dan tanggung jawab pekerjaan.

Bersama Senior Manager dalam merencanakan, melaksanakan,

mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas
perencanaan , penghitungan , desain dan pelaksanaannya di
project.

Memberikan rekomendasi kepada Senior Manager dan procurement

dalam pemilihan konsultan , kontraktor atau supplier yang akan
dipilih sesuai desain karakteristik project.
Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain ,
tender dan for construction yang akan dilaksanakan di project.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Bertanggung jawab terhadap Senior Manager untuk setiap
perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam tim design &
planning engineer.

B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING

ENGINEER
Bersama Engineering Manager dalam merencanakan,
melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua
aktivitas perencanaan , penghitungan , desain dan pelaksanaannya
di project.
Memberikan rekomendasi kepada Engineering Manager dalam
pemilihan konsultan , kontraktor atau supplier yang akan dipilih
sesuai desain karakteristik project.
Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain ,
tender dan for construction yang akan dilaksanakan di project.

Bertanggung jawab terhadap Engineering Manager untuk setiap

perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam setiap project
yang dikerjakan.

B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT

Bertanggung jawab dalam proses seleksi dan pengadaan barang /
jasa dalam setiap project sesuai rencana dan syarat-syarat yang
diberikan oleh tim design & planning.
Memutuskan bersama Senior Manager dalam pemilihan konsultan ,
kontraktor atau supplier yang akan dipilih sesuai desain
karakteristik project.
Bertanggung jawab menjaga dan mengelola budget dalam
pengadaan barang / jasa sesuai BOQ yang direncanakan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas
penyedia barang / jasa dalam setiap project yang dikerjakan.
Menjamin dan memastikan penyedia barang / jasa yang dipilih tidak
akan menghambat setiap proses pekerjaan di project.

Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam setiap proses

pengadaan barang dan jasa yang berlangsung.

B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR

Merencanakan , menghitung dan mengelola keseluruhan anggaran
biaya dalam setiap project dengan penerapan manajemen biaya
dan efisiensi dalam seluruh aspek tahapan project.
Memberikan saran ke Senior Manager atau manajemen perusahaan
yang berkaitan dengan pengendalian biaya project agar tidak
melampaui rencana anggaran yang direncanakan oleh manajemen
perusahaan.
Memberikan saran dan rekomendasi ke procurement berkaitan
dengan pengadaan barang / jasa agar sesuai dengan rencana biaya
yang ditentukan.
Menyiapkan dokumen kontrak dan merekomendasikan jenis kontrak
serta sistem pembayaran terkait waktu dan pembiayaan serta
karakteristik project.

Mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua proses

anggaran biaya dalam seluruh aspek tahapan project bersama
semua tim terkait.

Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dan manajemen

perusahaan dalam setiap proses anggaran biaya baik perencanaan ,

pelaksanaan dan pengendalian dalam tiap project.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL

Bertanggung jawab dalam menjalankan prosedur pengendalian

dokumen dalam departemen design & planning meliputi :
pencatatan dokumen , penyimpanan , penyaluran/distribusi dan
penghapusan dokumen.

Memasukkan data dokumen ( design & planning , procurement ,

QS ) ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi
yang diberikan akurat dan up to date.

Memastikan dokumen ( design & planning , procurement , QS )

disahkan sebelum didistribusikan.

Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan

didistribusikan ke bagian yang berkepentingan.

Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan

serta mudah untuk ditelusuri.

Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah tidak diperlukan

atau berdasarkan instruksi khusus.

B.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT

B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER
Memimpin departemen project dan menerapkan sistem manajemen
kelola untuk pengembangan dan operasional departemen project
yang dipimpin.

Mengelola departemen project sesuai dengan visi dan misi

perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas operasional bisnis perusahaan termasuk
strategi bisnis , investasi , integrasi , aliansi dan divestasi pada
departemen project yang dipimpin.

Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat

berjalan dengan maksimal untuk departemen project yang dipimpin.

Memastikan departemen project melakukan strategi perusahaan

dengan efektif dan optimal.

Menjamin dan mengendalikan keseluruhan tahapan pelaksanaan

project sesuai manajemen mutu , manajemen biaya dan
manajemen waktu.

Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.

Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan

untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen project yang dipimpin.

B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER

Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam
suatu project baik internal ( tim project , konsultan . kontraktor )
maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat , pihak
berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan.
Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara
berkesinambungan memonitor perkembangan serta membuat
penyesuaian jika diperlukan.
Memastikan desain perencanaan dapat dilaksanakan dengan
mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan
aspek mutu pekerjaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses
revisi atau tambah kurang atau additional pekerjaan dengan semua
pihak dengan mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek
biaya , dan aspek mutu pekerjaan.
Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait
dalam project untuk mengadakan review terhadap kemajuan
pekerjaan masing-masing dalam hubungannya dengan tugas
organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk mengenai
permasalahan/tindakan selanjutnya .
Mampu menerapkan ekspektasi manajemen perusahaan baik dalam
aspek kualitas maupun aspek biaya dengan membuat metode
manajemen project yang efisien dan tepat digunakan dalam project.
Memastikan anggota tim project menerima pelatihan, tugas,
supervisi dan umpan balik performa yang cukup untuk
menyelesaikan project
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses
dalam project baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala
dan hasil akhir project.
Secara struktur organisasi Project Manager membawahi tim project
dan tim MK yang dipergunakan dalam project dengan skala besar.

B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER

Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam
suatu project baik internal ( tim project , konsultan . kontraktor )
maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat , pihak
berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan.
Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara
berkesinambungan memonitor perkembangan serta membuat
penyesuaian jika diperlukan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Memastikan desain perencanaan dapat dilaksanakan dengan
mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan
aspek mutu pekerjaan.
Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses
revisi atau tambah kurang atau additional pekerjaan dengan semua
pihak dengan mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek
biaya , dan aspek mutu pekerjaan.
Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait
dalam project untuk mengadakan review terhadap kemajuan
pekerjaan masing-masing dalam hubungannya dengan tugas
organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk mengenai
permasalahan/tindakan selanjutnya .
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses
dalam project baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala
dan hasil akhir project.
Secara struktur organisasi Project Leader membawahi tim project
dan tim MK yang dipergunakan dalam project dengan skala kecil
dan sedang.

B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER

Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management
perusahaan , project engineer terbagi menjadi :
- Project Engineer Struktur
- Project Engineer Arsitektur
- Project Engineer MEP
Fungsi dan tugas tanggung jawab project engineer adalah :
Mengatur pelaksanaan pekerjaan dari Project Manager/Project
Leader baik secara teknikal maupun operasional dalam proses
pelaksanaan project.
Menetapkan planning dan application system untuk keperluan
pengendalian pelaksanaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Mengadakan meeting reguler dengan masing-masing untuk
mengadakan review terhadap kemajuan pekerjaan dalam
hubungannya dengan tugas pekerjaan dan memberikan petunjuk
mengenai tindakan selanjutnya .
Membuat laporan secara periodik tentang jalannya pelaksanaan,
hasil yang dicapai , problem & solution , serta penggunaan bahan
dan keuangan proyek.
Bertanggungjawab langsung kepada Project Manager/Project Leader
dalam mengembangkan fungsi-fungsi perencanaan , pelaksanaan
dan penerapan prosedur konstruksi , secara teknikal dan fisik
konstruktif project di lapangan berdasarkan rencana dan spesifikasi
yang ditetapkan.

B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRATION

Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas proyek, laporan
pergudangan, laporan bobot prestasi proyek, dan lain-lain.
Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan
dibayar oleh owner sebagai pemilik proyek.
Mengelola dokumen data-data project sebagai berikut : Minutes of
Meeting , Surat Perjanjian , Surat Pemberitahuan , Surat
Keterangan , Drawing , dan data-data official project lainnya.
Membuat Minutes of Meeting dalam setiap meeting koordinasi yang
dilakukan di project dan mengelola distribusi serta penyimpanan
dokumen MOM.
Membuat laporan akutansi kecil yang berlaku di project.
Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan
pengelolaan dokumen sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat
berjalan dengan baik.
Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, alat-
alat proyek dan sejenisnya.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta
data-data proyek.
Bertanggung jawab terhadap Construction Manager dan Project
Manager sesuai peraturan dan struktur organisasi yang berlaku di
project.

B.4. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN BUSINESS

DEVELOPMENT
B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER
Memimpin departemen business development dan menerapkan
sistem manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional
departemen business development.

Mengelola departemen project sesuai dengan visi dan misi

perusahaan.

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan

mengalisis semua aktivitas operasional bisnis unit perusahaan
termasuk strategi bisnis , investasi , integrasi , aliansi dan divestasi
pada departemen business development.

Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan

pihak-pihak terkait yang berhubungan dengan pelaksanaan
operasional dan strategi bisnis perusahaan baik untuk bisnis unit
yang aktiv atau menciptakan bisnit unit untuk perusahaan.

Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat

berjalan dengan maksimal untuk departemen business
development.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Memastikan departemen business development melakukan strategi
perusahaan dengan efektif dan optimal dalam manajemen
pengelolaan dan pengembangan bisnis perusahaan,

Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.

Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan

untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen business development.

B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER

Memantau perkembangan pasar, kompetitor dan menganalisisnya

Membantu tugas yang diberikan Bussines Development Manager

Membuat strategi marketing dalam mencapai target yang telah

direncanakan dalam departemen business development.

Merencanakan dan menjalankan rencana bisnis (business plan) dari

kesempatan kesempatan bisnis baru yang di temukan.

Mengelola, menjalankan dan mengembangkan

kerjasama/opportunity business yang sudah terjalin serta
menjalankan fungsi pengembangan usaha, marketing dan sales atas
business unit yang dijalankan perusahan.

Melakukan fungsi analisa, mapping, berbagai hal mengenai bisnis

perusahaan baik internal maupun external.

Menjaga hubungan hubungan dengan para partner, client dan

pihak-pihak terkait yang berhubungan dengan pengembangan
usaha.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Melakukan konsep perencanaan dan analisa bisnis (business
analysis) bersama manager business development.

Bertanggung jawab terhadap manager business development dan

membawahi marketing officer.

B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management
perusahaan , staff untuk Marketing dan Legal adalah :
- Marketing Officer
- Business Development Officer
Membantu tugas yang diberikan oleh manager ( marketing dan
business development ).

Melaksanakan pekerjaan sesuai instruksi/perintah dari manager

(marketing dan business development ) berdasarkan peraturan dan
metode yang diterapkan.

Membantu mengelola, menjalankan dan mengembangkan

operasional perusahaan sesuai arahan manager (marketing dan
business development ) dan tanggung jawab masing-masing.

Ikut menjaga hubungan dengan para partner, client dan pihak-

pihak terkait bersama manager (marketing dan business
development ).

Melakukan konsep perencanaan dan analisa bisnis (business

analysis) bersama manager (marketing dan business development ).

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Bertanggung jawab terhadap manager (marketing dan business
development ).

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL

B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERASIONAL
MANAGER
Memimpin departemen operasional dan menerapkan sistem
manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional dalam
departemen.

Mengelola departemen operasional sesuai dengan visi dan misi

perusahaan.

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan

mengalisis semua aktivitas operasional perusahaan terkait
pelaksanaan harian kantor , fasilitas dan aset , ketenagakerjaan ,
finance dan akunting.

Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan

pihak-pihak terkait yang berhubungan dengan pelaksanaan
operasional perusahaan.

Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan terkait

pelaksanaan harian kantor , fasilitas dan aset , ketenagakerjaan ,
finance dan akunting agar dapat berjalan dengan maksimal untuk
departemen operasional.

Memastikan departemen operasional melakukan strategi

perusahaan dengan efektif dan optimal dalam manajemen
pengelolaan dan pengembangan bisnis perusahaan,

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.

Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan

untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam
departemen operasional.

B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER

Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan
Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan
dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk
pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada
kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.

Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan

kegiatan-kegiatan pembinaan karyawan sesuai tata kelola
perusahaan serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga
citra perusahaan.

Menyusun, merencanakan, merekrut , mengawasi dan

mengevaluasi karyawan dalam tiap departemen sesuai program dan
peraturan perusahaan.

Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap

karyawan yang dianggap perlu.

Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan

lain yang berhubungan dengan pengembangan mental,
keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard
perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan
rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan
bonus untuk karyawan.

Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan

manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan
dan hasil akhir dalam fungsi tugas dan tanggung jawab HRD.

B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE & ACCOUNTING

MANAGER
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan
dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi
keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu
perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung
pencapaian target financial perusahaan.
Bertanggung jawab dalam perencanaan, koordinasi dan kontrol arus
kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan
hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional
perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan
pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat
waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
Bersama Senior Operasional Manager merencanakan dan
mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan
mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan
penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang
kegiatan operasional perusahaan.
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol
pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi
risiko keuangan.
Bersama Senior Operasional Manager mengkoordinasikan dan
melakukan perencanaan serta analisa keuangan untuk dapat
memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan
dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi,
ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.

Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan

manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan
dan hasil akhir dalam fungsi tugas dan tanggung jawab keuangan &
akunting.

B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management
perusahaan , staff / officer untuk departemen operasional adalah :
- General Affair Officer
- HRD Officer
- Finance Officer
- Accounting Officer

Fungsi dan tugas tanggung jawab General Affair Officer adalah :

Bertanggung jawab bersama Senior Operasional Manager atas
pengelolaan operasional harian kantor termasuk pengelolaan petty
cash untuk keperluan operasional kantor.
Melakukan purchasing / pembelian keperluan & asset kantor sesuai
dengan sistem kerja/prosedur dan anggaran yang ditentukan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana
penunjang, serta melakukan proses penggantian atas
fasiltias/sarana penunjang yang rusak.

Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan

pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas
kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan
manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.

Mengatur jadwal/agenda operasional karyawan dan tamu

perusahaan dalam rangka dinas maupun permintaan khusus
(misalnya untuk booking hotel, booking tiket pesawat, mengatur
jadwal kunjungan / perjalanan dinas , dsb.)
Mengatur akomodasi untuk perjalanan dinas karyawan dan tamu
perusahaan.

Bertanggung jawab kepada Senior Operasional Manager dan

menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran,
laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

Fungsi dan tugas tanggung jawab HRD Officer adalah :

Bersama HRD Manager dalam mengelola sistem proses recruitment
karyawan sesuai prosedur perusahaan.
Membantu dalam proses pengembangan potensi seluruh karyawan
di perusahaan
Menyusun , mendistribusikan dan memeriksa rekapitulasi evaluasi
penilaian kinerja karyawan dari tiap departemen.
Mengadakan Konseling kepada karyawan untuk meningkatkan
produktivitas karyawan dan menjaga hubungan internal

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen data karyawan
perusahaan.
Mempersiapkan dan membuat kontrak kerja karyawan sesuai
dengan prosedur perusahaan dan berkoordinasi dengan Senior
Manager departemen terkait.
Mengurus payroll Gaji karyawan dengan berkoordinasi bersama
finance dan accounting.
Membuat dan mengeluarkan Surat Penugasan karyawan sesuai
keputusan perusahaan.
Berkoordinasi bersama Senior Manager departemen terkait dalam
pengawasan pelaksanaan SOP dan SOW dalam tiap departemen.
Bertanggung jawab kepada HRD Manager dan memberikan laporan
berkala sesuai prosedur perusahaan.

Fungsi dan tugas tanggung jawab Finance Officer adalah :

Bersama Finance Manager melakukan pengaturan keuangan
perusahaan sesuai prosedur dan anggaran perusahaan.
Melakukan input data semua transaksi keuangan perusahaan ke
dalam program.
Melakukan transaksi keuangan perusahaan ( pembayaran ) sesuai
prosedur dan sistem kelola keuangan perusahaan.
Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait
dengan aktivitas keuangan perusahaan.
Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan
dan membuat laporan berkala.
Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen pembayaran
maupun dokumen lampiran ( supporting document ) yang
diserahkan untuk keperluan pembayaran.
Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta
kelengkapan dokumen sesuai prosedur.
Bertanggung jawab terhadap Finance Manager dan membuat
laporan berkala sesuai prosedur perusahaan.

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN LEGAL

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Mensupport dan mengelola dokumen perusahaan khususnya yang
berhubungan dengan perjanjian kerjasama maupun legal contract.
Mereview legal contract, perjanjian kerjasama dan dokumen legal
lain yang berhubungan dengan semua bisnis unit perusahaan.
Melakukan dan membina external relationship dengan pihak-pihak
yang terkait dengan kepentingan bisnis unit perusahaan.
Mengelola administrasi arsip dan dokumen legal yang berhubungan
dengan pekerjaan yang telah dilakukan.
Menguasai pembuatan dan review surat perjanjian atau surat
lainnya yang memerlukan kekuatan hukum beserta monitoring
validitasnya.

Bertanggung jawab terhadap manager business development dan

membawahi legal officer.

C. PROSEDUR

Project yang saat ini dimiliki oleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2 tipe
project, yaitu :
1. Building & Real Estate
( Low, Semi & High Rise Building , Landed Housing )
2. Lifestyle
( Restaurant , Club & Bar , Entertainment Sport )
Untuk skala tipe project yang dimiliki terbagi menjadi 3 skala tipe project,
yaitu :
1. Skala Kecil

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 2. Skala Medium
3. Skala Besar

Dari definisi project tersebut akan dilakukan suatu panduan/prosedur

untuk setiap tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh setiap departemen
dalam perusahaan.

Tahapan dalam pelaksanaan suatu proyek sesuai konsep dalam Project

Management adalah sebagai berikut :
I. TAHAP AWAL
Tahap inisialilasi suatu project dimana dilakukan proses analisa
pasar ( market studi ) dan Feasibility Study secara teknis oleh
departemen business development.
II. TAHAP DESAIN
Setelah disetujui dalam tahapan awal maka dilanjutkan dengan
tahap desain dimana proses perekrutan konsultan perencana
( termasuk Manajemen Konstruksi apabila dipergunakan ) dan
proses desain mulai dilakukan hingga didapatkan rangkaian
dokumen tender lengkap.
III. TAHAP IMPLEMENTASI / PELAKSANAAN
Dalam tahap ini didapatkan kontraktor pelaksana dari hasil
tender termasuk sub kontraktor atau spesialis kontraktor sesuai
kebutuhan desain dari konsultan perencana. Proses pengawasan
terhadap pekerjaan lapangan ( site ) harus dilakukan sesuai
dengan SOP dan SOW dalam project management yang
diberlakukan dalam tiap project tersebut ( dedicated project ).
IV. TAHAP SERAH TERIMA
Merupakan proses akhir konstruksi fisik dalam pelaksanaan
project yaitu terpenuhinya semua proses dalam perencanaan
hingga proses hand over/BAST dengan pihak Building
Management termasuk didapatkannya Sertifikat Laik Fungsi dari
Instansi terkait.
V. TAHAP PENGELOLAAN ASET

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 Hasil konstruksi akan dikelola sebagai aset perusahaan oleh
Building Management dengan menerapkan manajemen aset
yang tepat dan menjadi hasil sales revenue perusahaan.

Dalam pelaksanaan proses dan tahapan dalam departemen project sesuai

alur diatas terdapat beberapa prosedur yang merupakan tata kelola
manajemen setiap departemen perusahaan , yaitu :

I. Prosedur Departemen Design & Planning

A. Prosedur perencanaan desain
B. Prosedur pengajuan gambar & revisi
C. Prosedur pengadaan barang & jasa
D. Prosedur laporan
II. Prosedur Departemen Project
A. Prosedur pelaksanaan dan pengawasan
B. Prosedur pengajuan gambar ( shop drawing & revisi )
C. Prosedur pengajuan material
D. Prosedur pembayaran termin
E. Prosedur penyimpangan pelaksanaan
F. Prosedur laporan progress pekerjaan
G. Prosedur pengajuan SLF
H. Prosedur serah terima pekerjaan
III.Prosedur Departemen Business Development
A. Prosedur studi pasar / market studi
B. Prosedur studi kelayakan / feasibility study
C. Prosedur pengajuan program marketing
D. Prosedur pengadaan barang & jasa ( marketing )
E. Prosedur laporan
IV.Prosedur Departemen Operasional
A. Prosedur .............................
B. Prosedur .............................
C. Prosedur .............................
D. Prosedur .............................
E. Prosedur .............................
F. Prosedur .............................
G. Prosedur .............................
H. Prosedur .............................

Semua prosedur terlampir sebagai dokumen terpisah.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 BAB III
PENUTUP

A. DOKUMENTASI

DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING

LAMA POLA
SIFAT PIC
PENYIMPA PENGHAPU
NAMA DOKUMEN ( C / NC PENYIMPA
NAN SAN
*) NAN
( BULAN ) ( 1/2/3/4*)
KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL
GAMBAR TEKNIS NC DC
LAPORAN
NC DC
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
PENAWARAN BARANG & JASA C DC
KEUANGAN PROYEK C DC
PROJECT INSURANCE C LEGAL
LEGALITAS PROYEK C LEGAL
APPRAISAL KARYAWAN C Ops. Mgr

DEPARTEMEN PROJECT

LAMA POLA
SIFAT PIC
PENYIMPA PENGHAPU
NAMA DOKUMEN ( C / NC PENYIMPA
NAN SAN
*) NAN
( BULAN ) ( 1/2/3/4*)
KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL
GAMBAR TEKNIS NC DC

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 LAPORAN
NC DC
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
PENAWARAN BARANG & JASA C DC
KEUANGAN PROYEK C DC
PROJECT INSURANCE C LEGAL
LEGALITAS PROYEK C LEGAL
APPRAISAL KARYAWAN C Ops. Mgr

DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT

LAMA POLA
SIFAT PIC
PENYIMPA PENGHAPU
NAMA DOKUMEN ( C / NC PENYIMPA
NAN SAN
*) NAN
( BULAN ) ( 1/2/3/4*)
KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL
PROGRAM MARKETING NC DC
LAPORAN
NC DC
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
STUDI PASAR / MARKET STUDI C DC
STUDI KELAYAKAN / FS C DC
LEGALITAS C LEGAL
APPRAISAL KARYAWAN C Senior. Mgr

DEPARTEMEN OPERASIONAL

LAMA POLA
SIFAT PIC
PENYIMPA PENGHAPU
NAMA DOKUMEN ( C / NC PENYIMPA
NAN SAN
*) NAN
( BULAN ) ( 1/2/3/4*)
KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL
PROGRAM MARKETING NC DC
LAPORAN
NC DC
HARIAN/MINGGUAN/BULANAN
STUDI PASAR / MARKET STUDI C DC
STUDI KELAYAKAN / FS C DC
LEGALITAS C LEGAL
APPRAISAL KARYAWAN C Senior. Mgr

*) C = Confidential NC = Non CoNfidential

*) 1 = 2 =
3 = 4 =
DC = Document Control

STANDARD OPERATING PROCEDURE

 B. DEFINISI

-SOP : Standard Operating Procedure

- SOW : Scope Of Work
- Project Triangle : 3 elemen dalam Project Management
- Daily Report : Laporan Harian
- Weekly Report : Laporan Mingguan
- Monthly Report : Laporan Bulanan
- KPI : Key Performance Indicator
- Hand Over/BAST : Serah Terima / Berita Acara Serah
Terima
- Building Management : Pengelola Gedung

C. LAMPIRAN

STANDARD OPERATING PROCEDURE