PROSEDUR

SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER / VENDOR /

KONTRAKTOR

DOKUMEN NO. : MA-FM-PR-PROS-02 REVISI :0

TANGGAL : 31 Mei 2021 HALAMAN 1 DARI 5
Dibuat Oleh : Ditinjau Oleh : Disetujui Oleh :

Person In Charge Dept. Head Division Head

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memberikan panduan bagi Divisi Facility Management dalam
melakukan proses seleksi pihak ketiga penyedia barang dan jasa (supplier / vendor / kontraktor).
Kinerja pihak ketiga tersebut dievaluasi sebagai pertimbangan untuk proses terminasi ataupun
perpanjangan kontrak/penggunaan kembali di masa mendatang. Proses seleksi dan evaluasi
mempertimbangkan aspek QCDSM (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale).

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk seleksi pihak ketiga penyedia barang dan jasa
(supplier/vendor/kontraktor) di Divisi Facility Management PT Menara Astra.

3. REFERENSI
Referensi klausul terkait :
3.1. ISO 9001:2015, Klausul 8.4. Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan secara
eksternal
3.2. ISO 14001:2015 Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian operasional
3.3. ISO 45001:2018 Klausul 8.1.4 Pengadaan

4. DEFINISI
4.1. Pengadaan Barang / Jasa
Jasa / material / produk dalam bentuk fisik dan nyata untuk pengadaan rutin operasional
gedung.
4.2. Supplier / vendor / kontraktor
Pihak yang menyalurkan barang / jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
4.3. Tender
Proses pemilihan penawaran dari para supplier / vendor / kontraktor
4.4. Term of Reference (TOR)
Deskripsi pekerjaan / jasa yang dibutuhkan.

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedure contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for the use of
internal PT Menara Astra. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the contents of this information is prohibited.
 PROSEDUR
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER / VENDOR /
KONTRAKTOR

DOKUMEN NO. : MA-FM-PR-PROS-02 REVISI :0

TANGGAL : 31 Mei 2021 HALAMAN 2 DARI 5

4.5. Bill of Quantities (BOQ)

Spesifikasi teknis barang / material dan biaya yang dibutuhkan.
4.6. Purchase Order (PO)
Formulir persetujuan untuk pengadaan barang / jasa yang dikirimkan kepada pihak ketiga
penyedia barang / jasa. PO tersebut menjelaskan mengenai jenis dan spesifikasi barang / jasa,
harga yang telah disepakati, cara pembayaran, waktu pengiriman dan aspek K3L.
4.7. Evaluasi Penyedia Barang / Jasa
Hasil penilaian kinerja Supplier / Vendor / Kontraktor atas pekerjaan pada kontrak yang
bersangkutan, pada periode waktu tertentu.

5. PROSEDUR

NO. AKTIVITAS PIC DOKUMEN

1 Proses identifikasi dan pengajuan kebutuhan Dept terkait Prosedur
barang / jasa oleh User (Dept terkait) kepada Procurement Pengadaan
Procurement Dept mengacu pada Prosedur Dept Barang / Jasa
Pengadaan Barang / Jasa (Ref Prosedur MA-FM-PR- (MA-FM-PR-
PROS-01) PROS-01
2 Procurement Dept melakukan sourcing 3 (tiga) Procurement Form Seleksi
vendor / supplier / kontraktor untuk memenuhi Dept Vendor (MA-FM-
permintaan barang / jasa sesuai dengan spesifikasi PR-PROS-02-FR-
yang telah ditetapkan User. 01)
Note : sesuai dengan Procurement Policy
3 Procurement Dept melakukan verifikasi dari Procurement - Company
kelengkapan dokumen administrasi yang Dept Profile
dikirimkan oleh calon supplier / vendor / - Legalitas
kontraktor. perusahaan
Note : sesuai dengan Procurement Policy
4 Proses seleksi dilakukan dengan melakukan Procurement FM Division
komparasi 3 (tiga) supplier / vendor / kontraktor Dept - Form Seleksi
dengan mempertimbangkan aspek QCDSM. Vendor
supplier / vendor / kontraktor dapat dimintakan
- Spesifikasi
barang sample / melakukan demo.
teknis
Note : sesuai dengan Procurement Policy
Penyedia Barang
/ Jasa
- Harga
penawaran
- Waktu
delivery

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedure contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for the use of
internal Astra Property. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the contents of this information is prohibited.
 PROSEDUR
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER / VENDOR /
KONTRAKTOR

DOKUMEN NO. : MA-FM-PR-PROS-02 REVISI :0

TANGGAL : 31 Mei 2021 HALAMAN 3 DARI 5

NO. AKTIVITAS PIC DOKUMEN

- Cara
Pembayaran
5 Procurement Dept melakukan negosiasi harga, dll. Procurement - Penawaran /
Rekomendasi calon supplier / vendor / kontraktor Dept Quotation dari
terbaik disampaikan kepada MA FM Division Head MA FM Division Penyedia
untuk ditetapkan sebagai pemenang tender. Head Barang / Jasa
Note : sesuai dengan Procurement Policy
6 Setelah ditetapkan sebagai pemenang, Procurement Penyedia Barang
Procurement Dept meminta supplier / vendor / Dept / Jasa
kontraktor terpilih tersebut menyerahkan copy Finance - Surat Ijin
dokumen yang dipersyaratkan oleh Finance untuk Usaha
supplier /
proses pembayaran. Perdagangan
vendor /
kontraktor - Nomor Pokok
Wajib Pajak
- Surat
Pengukuhan
Pengusaha
Kena Pajak
(SPPKP)
- Akte
Perusahaan
- Nomor Izin
Berusaha
7 Sebelum request approval vendor kepada finance Procurement
treasury, Procurement Officer wajib mengirimkan Dept
email pengajuan approval vendor kepada MA FM Division
Procurement Dept Head dan MA FM Division Head. Head
8 Supplier / vendor / kontraktor yang terpilih untuk Supplier / List of Supplier
melaksanakan pekerjaan / pengadaan barang / jasa vendor /
dimasukan ke List of Supplier yang ada di FM Web kontraktor
9 Supplier / vendor / kontraktor melakukan Proc Dept FM Division
pelaksanaan pekerjaan / pengadaan barang / jasa. Bill of Quantities
(BOQ) atau Term
Procurement Dept melakukan verifikasi atas of Reference
pelaksanaan pekerjaan / pengadaan barang / jasa (TOR)
berdasarkan Bill of Quantities (BOQ) atau Term of Penyedia Barang
Reference (TOR). / Jasa
Verifikasi ini sebagai dasar untuk persetujuan BAST - BAST
/ Delivery Order. - Delivery Order

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedure contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for the use of
internal Astra Property. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the contents of this information is prohibited.
 PROSEDUR
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER / VENDOR /
KONTRAKTOR

DOKUMEN NO. : MA-FM-PR-PROS-02 REVISI :0

TANGGAL : 31 Mei 2021 HALAMAN 4 DARI 5

NO. AKTIVITAS PIC DOKUMEN

10 Untuk Supplier / vendor / kontraktor yang sudah Procurement Penilaian Kinerja
masuk ke dalam List of Supplier, akan dilakukan Dept vendor
evaluasi secara berkala (minimal 1x pertahun)
berdasarkan aspek QCDSM untuk menilai performa
dari Penyedia Barang / Jasa tersebut.
11 Procurement Dept bersama User melaksanakan Procurement - List of Supplier
evaluasi terhadap Supplier / vendor / kontraktor Dept - Penilaian
yang ada dalam List of Supplier. User Kinerja vendor
Penilaian dilakukan atas prestasi Penyedia Barang /
Jasa sampai dengan saat evaluasi dilaksanakan,
sesuai dengan bobot dan nilai yang telah
ditentukan untuk masing-masing kategori.
Penilaian untuk Penyedia Barang / Jasa dengan
cara sebagai berikut :
a. Penyedia Barang / Jasa rutin, dilakukan per
semester dari data laporan bulanan / SLA,
b. Penyedia Barang / Jasa non rutin dilakukan
dengan menggunakan form online ketika
proses peneriman barang/jasa,
c. Penyedia Jasa Maintenance dilakukan dengan
menggunakan form Penilaian Kinerja vendor.
12 Jika ada kategori yang kurang dipenuhi, terutama Procurement Surat
dari segi kualitas dan pengiriman, Procurement Dept Pemberitahuan
Dept mengirimkan surat pemberitahuan kepada
supplier / vendor / kontraktor.
13 Jika terdapat pelanggaran yang dilakukan oleh Procurement Surat Peringatan
vendor, Procurement Dept berhak mengirimkan Dept (SP)
teguran verbal kepada vendor. Jika pelanggaran
tersebut terjadi secara berulang, Procurement
Dept berhak mengirimkan Surat Peringatan (SP)
kepada vendor.
14 Procurement Dept melakukan update List of Procurement List of Supplier
Supplier / Daftar Vendor Terseleksi. Dept
Supplier / vendor / kontraktor dapat saja
dikeluarkan dari List of Supplier apabila prestasinya
tidak memenuhi persyaratan yang dikeluarkan oleh
Divisi Facility Management PT Menara Astra
15 Proses seleksi dan evaluasi supplier / vendor / Procurement FM Division
kontraktor selesai. Dept - Form Seleksi
Dokumen diarsipkan. Supplier /
Vendor

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedure contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for the use of
internal Astra Property. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the contents of this information is prohibited.
 PROSEDUR
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER / VENDOR /
KONTRAKTOR

DOKUMEN NO. : MA-FM-PR-PROS-02 REVISI :0

TANGGAL : 31 Mei 2021 HALAMAN 5 DARI 5

NO. AKTIVITAS PIC DOKUMEN

- Penilaian
Kinerja vendor
- List of Supplier
Penyedia Barang
/ Jasa r
- BAST
- Delivery Order

6. DOKUMEN PENDUKUNG
- Flow Chart Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier / - MA-FM-PR-PROS-02-FLC-01
Vendor / Kontraktor
- List of Supplier - FM Web
- Form Seleksi Vendor - MA-FM-PR-PROS-02-FR-01
- Penilaian Kinerja vendor - MA-FM-PR-PROS-02-FR-02
- Form Purchase Order - Microsoft Dynamics

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Revisi Ke - Tanggal Uraian Perubahan

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedure contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for the use of
internal Astra Property. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the contents of this information is prohibited.