No Doc : P-9.3.

2
Hal : 1 dari 4

Commitment EVALUASI KINERJA Rev : 00

: 8-Oct-20
Tanggal
Focus Consistent
PENYEDIA EKSTERNAL

LEMBAR PENGESAHAN

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Direktur
 No Doc : P-9.3.2
Hal : 2 dari 4

Commitment EVALUASI KINERJA Rev : 00

: 8-Oct-20
Tanggal
Focus Consistent
PENYEDIA EKSTERNAL
1. Tujuan
Menentukan dan menerapkan kriteria untuk evaluasi, seleksi, pemantauan kinerja dan re-
evaluasi berdasarkan pada kemampuan untuk menyediakan / menghasilkan produk dan
jasa sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan oleh PT Supersonic Chemical
Industry. Bagian Purchasing bertanggung jawab untuk menyimpan informasi
terdokumentasi terkait dengan aktifitas ini dan setiap kebutuhan tindakan yang diperlukan
terkait dengan timbulnya dari evaluasi ini.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini diterapkan untuk melakukan kualifikasi penyedia eksternal terkait dengan
bahan baku (batu), peralatan dan jasa yang secara terus menerus untuk PT Supersonic
Chemical Industry selama minimal 3 (tiga) bulan berturut turut.

3. Definisi
3.1 Penyedia Eksternal adalah penyedia bahan baku, bahan pembantu, bahan pengemas,
jasa transportasi, atau lainya yang terkait dengan proses utama di PT Supersonic
Chemical Industry.
3.2 Penyedia eksternal disebut juga pemasok eksternal (external supplier)

4. Referensi
4.1. ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4.1 General
4.2. ISO 9001 : 2015 Klausul 9.1.3 Analysis and evaluation
4.3. ISO 9001 : 2015 Klausul 9.3.2 Management review input
4.4. ISO 9001 : 2015 Klausul 10.2 Non Conformity and Corrective Action

5. Penanggung Jawab
Departemen / Team kualifikasi bertanggung jawab untuk melakukan penilaian penyedia
eksternal, contractor dan penyedia jasa berdasarkan pada kemampuannya didalam
menyediakan produk / jasa sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan
Departemen Pembelian / Purchasing, bertanggung jawab untuk ;
5.1 Melakukan pertemuan dengan team internal terkait dengan kualifikasi
5.2 Menyampaikan kepada Factory Manager dan Direktur terkait dengan penanggung
jawab utama / contact person untuk penyedia eksternal
5.3 Menyimpan dan memelihara rekaman / catatan penyedia eksternal termasuk sample
material dan laporan kualifikasi
5.4 Team kualifikasi melakukan inisiasi survey (bilamana diperlukan, terutama untuk bahan
baku)
 No Doc : P-9.3.2
Hal : 3 dari 4

Commitment EVALUASI KINERJA Rev : 00

: 8-Oct-20
Tanggal
Focus Consistent
PENYEDIA EKSTERNAL
6. Prosedur
6.1 Purchasing melakukan identifikaasi rangking penyedia eksternal. Formulir Penilaian
Penyedia Eksternal disediakan oleh Departemen Purchasing untuk selanjutnya
diserahkan ke User / Departemen Pengguna guna pelaksanaan evaluasi
6.2 Evaluasi kinerja dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan dan dirangkum untuk menjadi
laporan tahunan.
6.3 User / Pengguna melakukan evaluasi kinerja penyedia eksternal terkait dengan mutu
produk / layanan, tingkat reject / permasalahan, kinerja pengiriman dan respons
terhadap permasalahan atau komplain yang terjadi.
6.4 End User / Pengguna melengkapi formulir Supplier Performance Evaluation Form
(SPEF) dan diserahkan kembali ke Departemen Purcashing.
6.5 Rangking Komposisi
Respon Keluhan /
Rating Kualitas Pengiriman
Permasalahan
Selalu sesuai dengan
Memberikan laporan /
spesifikasi, gambar, persyaratan, Pengiriman sesuai dengan batas
5 tanggapan dalam waktu
tidak ada barang reject dan waktu didalam dokumen PO
maksimal 3 (tiga) hari kalender
pengembalian
Pernah terjadi keterlambatan
Terjadi permasalahan reject ~ Tanggapan diberikan dari 4-7
4 pengiriman dengan total 1 (satu)
2% hari kalender
hari
Pernah terjadi keterlambatan
Terjadi permasalahan reject 3% Tanggapan diberikan dari 8-10
3 pengiriman dengan total 2 (dua)
-5% hari kalender
hari
Pernah terjadi keterlambatan
Terjadi permasalahan reject 6% Tanggapan diberikan dari 11-
2 pengiriman dengan total 3 (tiga)
-10% 15 hari kalender
hari
Pernah terjadi keterlambatan
Terjadi permasalahan reject > Tanggapan diberikan >15 hari
1 pengiriman dengan total lebih
10% kalender
dari 3 (tiga) hari

6.6 PT. Supersonic Chemical Industry menetapkan tolok ukur kinerja penyedia eksternal
dengan rangking sebagai berikut ;
a) 12 ~15 Memuaskan
b) 9 - 11 Baik
c) 7 - 10 Sedang
d) 0 – 6 Buruk
 No Doc : P-9.3.2
Hal : 4 dari 4

Commitment EVALUASI KINERJA Rev : 00

: 8-Oct-20
Tanggal
Focus Consistent
PENYEDIA EKSTERNAL
6.7 Kinerja Penyedia Eksternal secara keseluruhan
Memuaskan (13-15) Penyedia eksternal tetap terdaftar didalam Daftar Penyedia Eksternal Terpilih.
Penyedia Eskternal tetap mempertahankan kinerja secara terus menerus dan
menjaga kinerjanya
Baik (10-12) Bagian Purchasing memberikan arahan untuk meningkatkan kinerjanya
Sedang (7 – 9) Penyedia eksternal hanya memenuhi batas minimal kinerja yang ditetapkan
organisasi. Bagian Purchasing memberikan arahan untuk meningkatkan kinerjanya,
hasil tindaklanjut upaya untuk meningkatkan kinerja harus dilaporkan ke Purchasing
Buruk (<6) Penyedia eksternal tidak memenuhi persyaratan Organisasi

6.8 Penyedia eksternal yang tidak memenuhi persyaratan minimal diberikan waktu 1 (satu)
bulan untuk dapat memperbaiki sistem manajemen mutunya. Setelah waktu satu bulan
maka akan dilakukan evaluasi atau kajian. Bilamana hasil evaluasi atau kajian tidak
ada perubahan / peningkatan maka Penyedia Eksternal dihapus dari Daftar Penyedia
Eksternal Terpilih.

7. Dokumen atau catatan terkait

7.1 Daftar Penyedia Eksternal Terpilih
7.2 Supplier Performance Evaluation Form (SPEF)

8. Status perubahan dokumen

No Disetujui
Tanggal Isi perubahan Direvisi oleh
revisi oleh
00 06-01-2019 Terbitan pertama -
01
02
03