12.3.2.

1 Control Procurement
Control procurement adalah proses mengelola pengurusan pengadaan, pemantauan
kinerja kontrak dan membuat perubahan dan perbaikan yang sesuai. Manfaat utama dari proses
ini ialah daapt menjamin performansi baik penjual dan pembeli untuk memenuhi persyaratan
pengadaan sesuai dengan ketentuan perjanjian hukum.

Baik pembeli dan penjual akan mengelola kontrak pengadaan untuk tujuan yang sama.
Keduanya perlu memastikan bahwa kedua pihak telah memenuhi kewajiban kontrak mereka dan
hak-hak hukum mereka dilindungi. Sifat hukum dari hubungan kontrak membuat tim manajemen
proyek menyadari implikasi hukum dari tindakan yang diambil ketika mengendalikan pengadaan
apapun. Pada proyek yang lebih besar dengan beberapa penyedia, aspek kunci dari administrasi
kontrak adalah mengelola interface antara berbagai penyedia.
Karena berbagai struktur organisasi, banyak organisasi memperlakukan administrasi
kontrak sebagai fungsi administratif terpisah dari organisasi proyek. Sementara administrator
pengadaan mungkin pada tim proyek, individu ini biasanya laporan ke supervisor dari
departemen yang berbeda. Hal ini biasanya benar jika organisasi melakukannya adalah penjual
proyek untuk pelanggan eksternal.
Kendali Pengadaan meliputi penerapan proses manajemen proyek yang sesuai dengan
hubungan kontrak (s) dan integrasi output dari proses ini ke dalam keseluruhan manajemen
proyek. Integrasi ini akan sering terjadi di berbagai tingkat ketika ada beberapa penjual dan
beberapa produk, jasa, atau hasil yang terlibat. Proses manajemen proyek yang diterapkan dapat
mencakup:
• Direct and Manage Project Work : memberikan kewenangan pekerjaan penjual pada
waktu yang tepat.
• Quality Control : memeriksa dan memverifikasi kecukupan produk penjual.
• Perform Integrated Change Control : menjamin bahwa perubahan disetujui dengan benar
dan bahwa semua orang yang memiliki kebutuhan tersebut untuk menyadari perubahan itu.
• Control Risk : memastikan bahwa risiko telah diantisipasi.

Control Procurement juga memiliki komponen manajemen keuangan yang melibatkan

pemantauan pembayaran kepada penjual. Salah satu masalah utama ketika melakukan
pembayaran kepada pemasok adalah bahwa ada hubungan yang erat dari pembayaran yang
dilakukan untuk pekerjaan yang dicapai.
Proses review kendali pengadaan menunjukkan seberapa baik performansi penjual
berdasarkan kontrak dan menetapkan tindakan perbaikan bila diperlukan. Penilaian kinerja ini
dapat digunakan sebagai ukuran kompetensi penjual untuk melakukan pekerjaan serupa di masa
depan proyek. Evaluasi serupa juga dilakukan bila diperlukan untuk mengkonfirmasi bahwa
penjual tidak memenuhi kewajiban kontrak penjual dan ketika pembeli merenungkan tindakan
korektif. Kendali Pengadaan termasuk menangkap rincian yang diperlukan untuk mengelola
setiap penghentian awal pekerjaan dikontrak (untuk penyebab, kenyamanan, atau default) sesuai
dengan klausul pemutusan perjanjian. Rincian ini digunakan dalam proses Close Procurement
untuk menghentikan perjanjian tersebut.

12.3.1 Input Control Procurement

12.3.1.1 Project Management Plan

Perencanaan manajemen proyek akan mendeskripsikan bagaimana proses pengadaan akan
dikelola dari pengembangan dokumentasi pengadaan hingga penutupan kontrak.

12.3.2.2 Procurement Document

Dokumen pengadaan meliputi pelengkapan laporan pendukung untuk administrasi proses
pengadaan. Hal ini mencakup penghargaan pengadaan kontrak dan pernyataan dalam bekerja.

12.3.2.3 Agreement
Persetujuan yang di setujui oleh pihak yang terlibat

12.3.2.4 Approved Change Request

Meliputi modifikasi atas aturan dan kondisi dari kontrak yang meliputi pernyataan pengadaan
kerja, harga, dan deskripsi produk, jasa, atau hasil untuk disediakan.

12.3.2.5 Work Performance Report

Seller performance berhubungan dengan dokumen:
 Technical Documentation
 Work Performance Information

12.3.2.6 Work Performance Data

Meliputi tingkatan dimana standar kualitas terpenuhi, biaya yang dikeluarkan, seller yang telah
dibayar, semuanya dikumpulkan sebagai bagian dalam eksekusi proyek

12.3.2 Tool and Techniques Control Procurement

12.3.2.1 Contract Change Control System

Contract Change Control System mendefinisikan proses dimana pengadaan dapat dimodifikasi.

12.3.2.2 Procurement Performance Review

Procurement Review adalah rangkuman yang terstrukturisasi dari kemajuan penjual untuk
mengirimkan cakupan proyek dan kualitas, hingga biaya dan jadwal, sebagai pembanding dalam
kontrak.

12.3.2.3 Inspection and Audit

Untuk memverifikasi proses penyelesaian dari kerja oleh seller .

12.3.2.4 Performance Reporting

Menyediakan manajemen dengan informasi bagaimana mengefektifkan seller dalam mencapai
tujuan kontrak

12.3.2.5 Payment System

Seluruh pembayaran seharusnya dibuat dan didokumentasikan dalam penyesuaian yang ketat
sesuai peraturan dalam kontrak
12.3.2.6 Claims Administration
Perubahan yang di claim adalah perubahan dimana buyer dan seller tidak dapat mencapai
persetujuan dalam kompensasinya, perubahan ini disebut klaim. Klaim itu didokumentasikan,
diproses, dimonitor, dan dikelola di seluruh daur hidup kontrak, biasanya disesuaikan dengan
aturan kontrak.

12.3.2.7 Record Management System

Record management system digunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak dan
dokumentasi pengadaan.

12.3.3 Output Control Procurement

12.3.3.1 Work Performance Information

Work performance information memberikan dasar untuk identifikasi masalah saat ini atau
potensial untuk mendukung klaim yang lainya atau pengadaan baru .

12.3.3.2 Change Request

Permintaan perubahan seperti biaya awal,jadwal , dan plan procurement management, sebagai
hasil dari control procurement.

12.3.3.3 Project Management Plan Update

a. Bagian yang akan di Update seperti:
b. Procurement management plan
c. Schedule Baseline
d. Cost Baseline

12.3.3.4 Project Document Update

Document yang akan di update meliputi,Procurement document termasuk di dalamnya kontrak,
aproved change request, unapprove contract change dll.

12.3.3.5 Organizational Process Assets Update

Element yang di update adalah.
– Corespondensi
– Payment Schedule dan Request
– Seller Performance Evaluation documentation