LAPORAN ON THE JOB TRAINING (OJT)

PT. KIMIA FARMA

“DIVISI PENJUALAN”

DI KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION

BANDUNG

Oleh :

ATHIRAH RIANDITA

MANAGEMENT TRAINEE PT. KIMIA FARMA

BATCH II
TAHUN 2018
 PENJUALAN

A. Struktur Organisasi Divisi Penjualan

Divisi penjualan berada dibawah Kepala Cabang, dan langsung di awasi oleh Kepala
Cabang. Divisi penjualan memiliki beberapa supervisor yaitu:
a. Supervisor penjualan reguler 1 : Farma
b. Supervisor penjualan reguler 2 : Non Farma (OTC)
c. Supervisor penjualan reguler 3 : Alkes
d. Supervisor Institusi
Masing-masing supervisor membawahi beberapa salesman untuk menawarkan produk ke
outlet-outlet sesuai dengan yang sudah ditentukan.

B. Kegiatan Penjualan
Penjualan adalah suatu aktivitas atau bisnis menjual produk atau jasa. Dalam proses
penjualan penyedia barang dan jasa memberikan kepemilikan suatu komoditas kepada
pembeli untuk suatu harga tertentu. Untuk penjualan yang dilakukan di KFTD Bandung
terdiri dari 2 yaitu reguler dan institusi. Penjualan reguler terdiri dari penjualan farma
(generik dan etchinal), penjualan produk BMHP/Alkes, dan penjualan non farma (OTC).
Sedangkan untuk penjualan institusi dilaksanakan untuk pengadaan barang-barang di Dinkes,
Rumah sakit pemerintah/swasta, Puskesmas. Proses penjualan sendiri dibantu oleh para
salesman dan marketing. Marketing adalah keseluruhan sistem dari kegiatan bisnis yang
ditujukan untuk merencanakan produk, menetapkan harga dan mempromosikan produk.
Sedangkan salesman akan menindak lanjuti dari proses tersebut untuk bisa melakukan
pemesanan dari produk yang sudah ditawarkan serta dibantu oleh tim logistik untuk
pengadaanya. Pemilihan pelanggan dalam proses penjualan juga harus diperhatikan,
penyaluran sediaan farmasi dilakukan kepada pihak yang berhak dan berwenang untuk
menyerahkan obat ke masyarakat, dibuktikan dengan adanya Surat Izin (Apotek, toko obat,
atau PBF), Surat Izin Penanggung Jawab dan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) atau SIUP
(Surat Izin Usaha Pengusaha).
Untuk alur pemesanan barang dimulai dari peran para salesman yang datang ke setiap
outlet kemudian adanya SP (Surat Pesanan) yang diterima, kemudian dibuat SO (Sales
Order), lalu di buat RBK (Rencana Barang Keluar) yang bertujuan untuk melihat jumlah
ketersediaan barang yang ada digudang, setelah di cek berapa jumlah dan item yang tersedia,
dibuatlah invoice/faktur penjualan, dan faktur pajak untuk pembayaran secara Cash On
Delivery (COD). Jika pembayaran secara kredit, maka faktur pajak akan dibuat saat tukar
faktur atau saat penagihan ke outlet. Faktur penjualan kemudian diberikan kepada bagian
logistik untuk dilakukan penyiapan pesanan. Proses penyiapan diawali dengan pengambilan
barang sesuai dengan yang tercantum pada faktur penjualan, mulai dari nama sediaan,
jumlah, nomor batch sampai dengan pengecekan tanggal kadaluarsa.

- Produk Farma dan Non Farma

Untuk alur perencanaan dan pemesanan barang diawali dengan rencana kunjungan
para salesman, setiap salesman memiliki rayon outlet masing-masing. Kunjungan dilakukan
sesuai dengan rute outlet rayon,kemudian ditentukan jumlah outlet yang akan dikunjungi
pada hari itu, dan pembagian untuk tipe outlet berapa jumlah outlet pareto dan non pareto
yang akan dikunjungi. Dari rencana kunjungan ini dapat ditentukan estimasi penjualan yang
dicapai pada hari itu. Pada setiap awal tahun dilakukan penentuan estimasi berdasarkan
pencapaian target penjualan produk di setiap outlet pada tahun lalu.
Selanjutnya dilakukan rencana penyusunan penjualan dalam pembagian target
penjualan produk untuk setiap outlet berdasarkan pada tipe outlet. Tipe outlet terbagi dalam 3
kelompok outlet, yaitu:
a. Outlet dengan pareto A, kunjungan dilakukan setiap 1 minggu sekali.
b. Outlet dengan pareto B, kunjungan dilakukan setiap 2 minggu sekali.
c. Outlet dengan pareto C, kunjungan dilakukan setiap 1 bulan sekali.
Penentuan pareto outlet dilihat dari banyaknya pembelian ke KFTD Bandung dan
memberikan nilai 80% dari omset. Dan juga dilihat dari kelancaran dan tepat waktu dalam
membayar piutang. Dalam penjualan juga adanya target NOO (New Open Outlet) untuk tiap
tahunnya agar bisa menaikkan jumlah omset.
 - Penjualan Institusi
Penjualan institusi dilakukan pada tiga tempat, yaitu Dinas Kesehatan, Rumah Sakit
Umum/swasta, dan Puskesmas. Mekanisme pengadaan untuk penjualan institusi yaitu dari
Rencana Kebutuhan Obat) yang dibuat oleh rumah sakit, puskesmas dan dinkes. Kemudian
dari RKO tersebut dikumpulkan ke Dinkes lalu diserahkan ke Kemenkes untuk diolah.
Kementerian Kesehatan membuat rencana kebutuhan obat secara nasional, kemudian yang
melakukan penawaran yaitu prinsipal, bukan distributor lagi. Setelah itu dilakukan
pengecekan untuk harga dan kapasitas produksi pabrik, apakah cukup atau tidak untuk
memenuhi kebutuhan obat yang diminta. Apabila telah sesuai dan disetujui pemerintah, maka
dapat dimasukkan ke dalam e-katalog. Untuk prinsipal yang dikatakan menang dalam tender
maka prinsipal menunjuk distributor yang akan menyalurkan produk tersebut. Untuk
distributor harus tetap berusaha agar bisa dipilih prinsipal sebagai penyalur produknya.
Setelah pemilihan distributor dibuat MOU antara prinsipal dan distributor. Kemudian
distributor mencari outlet untuk bekerjasama dalam pengadaan sediaan farmasi.

C. Salesmanship
Proses penjualan tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya bantuan dari para
salesman. Salesman adalah seseorang yang menwarkan suatu produk dalam proses penjualan.
Salesman harus mempunyai jiwa salesmanship yaitu kecakapan seorang sales dalam menjual
suatu produk yang ditawarkan sampai terlaksananya suatu penjualan. Para sales juga harus
rajin melakukan kunjungan ke outlet untuk bisa memantau stok dari produk yang sudah ada,
dan jangan sampai terjadi kekosongan stok di outlet tersebut. Untuk menawarkan produk
kepada pelanggan seorang sales harus memiliki beberapa skill yaitu:
1. Communication Skill : seorang sales harus bisa berkomunikasi dengan baik kepada
pelanggan agar pelanggan merasa senang ketika sedang ditawarkan. Dari komunikasi
yan baik dapat menciptakan suatu kepercayaan dan keakraban antara sales dengan
pelanggan sehingga proses penjualan pun berjalan dengan baik. Dalam komunikasi
baik vocal, verbal maupun visual harus seimbang agar tifak terjadi kesalahpahaman.
Bagi para sales ketika berkomunikasi dengan pelanggan diusahakan harus tetap
dalam keadaan yang bahagia agar tetap menampilkan mimik dan nada yang bagus.
2. Selling Skill : seorang sales juga harus mempunyai kemampuan menjual yang baik
agar produk yang ditawarkan bisa laku dengan jumlah yang tinggi. Dan bisa tetap
mempertahankan para pelanggan untuk terus belanja produk tersebut . Seorang sales
harus pintar menawarkan suatu produk agar pelanggan tertarik untuk membelinya.
 3. Negotiation Skill : tidak hanya pelanggan saja yang bisa bernegosiasi dengan penjual,
tetapi seorang sales juga harus bisa bernegosiasi dengan pelanggan untuk
mendapatkan keputusan tebaik bersama (win-win solution). Dalam hal bernegosisasi
para sales dapat menawarkan agar pelanggan memesan item atau jumlah lebih
banyak lagi dengan keuntungan-keuntungan yang bisa di dapat oleh outlet juga.

Berikut adalah salah satu hasil kunjungan outlet salah satu sales dengan trainee pada hari
Selasa, 9 Januari 2018.
No. Nama Outlet Tipe Outlet
1. Apotek Kopo Non Pareto
2. Klinik Utama Cermat Non Pareto
3. Apotek Perintis Pareto
4. Apotek Merdeka Farma Pareto
5. Apotek Tunas Jaya Pareto
6. PT. Alida Perintis Jaya Pareto
7. Apotek Jamaika Non Pareto
8. Apotek Yovita farma Non Pareto
9. Apotek Surya Kencana Non Pareto
10. Apotek Gita Farma Non Pareto
 Dari hasil observasi saat kunjungan outlet terdapat berbagai macam masalah yang terjadi.
Dimulai dari adanya outlet-outlet yang surat ijin usahanya sudah habis dan butuh
perpanjangan tetapi belum di urus oleh outletnya sehingga tidak bisa diadakan pemesanan
barang karena akan bermasalah di sitem, kemudian adanya outlet yang sudah memesan
barang dengan jumlah banyak di akhir taun sehingga untuk awal tahun belum memesan
barang kembali meskipun sudah di tawarkan beberapa opsi oleh sales. Adapula outlet yang
pemesanan barangnya harus dengan si pemilik sarana usaha sedangkan beliau tidak selalu ada
ditempat, lalu adanya outlet yang meminta bonus atau sample dari produk baru, dan masih
banyak masalah yang ada di lapangan. Tetapi, meskipun banyak masalah yang terjadi di
lapangan para salesman selalu punya solusi yang baik untuk penyelesaiannya. Dan para sales
juga sudah menerapkan skill dasar salesman ketika terjun di lapangan juga adanya
improvisasi dari ketiga skills tersebut.

D. Kesimpulan dan Saran

- Kesimpulan
Dari hasil observasi dapat disimpulkan bahwa penjualan sangatlah berperan
penting untuk keberlangsungan hidup khususnya di KFTD Bandung karena dari
penjualan kita bisa memenuhi target yang sudah di rencanakan dari awal tahun. Untuk
meningkatkan jumlah penjualan dibutuhkan adanya dukungan dari divisi lain dan juga
peran penting para salesman untuk bisa melakukan proses penjualan.
- Saran
Untuk outlet-outlet yang surat ijinnya hampir habis sebaiknya sudah mulai
diingatkan 3 bulan sebelum masa berlaku habis agar penjualan bisa terus dilaksanaan,
adanya target kunjungan perhari dan juga target omset perhari untuk memonitor
perkembangan atau kinerja sales. Adanya reward bagi sales yang melebihi target per
hari atau per minggu misalnya, diberikan waktu pulang kerja lebih cepat atau
penambahan uang makan untuk 2 hari.