LAPORAN KERJA PRAKTEK

DI PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk

Disusun oleh:
I Gusti Agung Mas Hartriansari
NPM: 15 06 08226

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA

2018
ii
SURAT KETERANGAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

iii
 KATA PENGANTAR

Terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karuniaNya, Penulis
dapat melaksanakan dan menyelesaikan kerja praktek di PT. Sumber Alfaria
Trijaya, Tbk pada tanggal 25 Juni sampai dengan 30 Juli 2018.
Laporan ini disusun berdasarkan pengamatan dan kegiatan yang dilakukan
selama melaksanakan kerja praktek. Ucapan terima kasih juga diberikan kepada:
1. PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk selaku perusahaan yang menerima Penulis
untuk melaksanakan kerja praktek.
2. Manajer Human Capital Division, Ibu Leni Masata Gultom.
3. Ibu Luciana Triana Dewi, S.T., M.T. selaku dosen pembimbing kerja praktek.
4. Teman-teman kerja, Mbak Mel, Mas Dicky, Mas Krisna, Mas Hilmi, Pak Made,
Mas Defri, Mbak Fitri, Pak Pande, Pak Alit, Mbak Puspita, Mbak Riske, Pak
Ari dan Mbak Rindam yang selama ini telah membantu untuk membimbing
mengenai tugas/pekerjaan dan telah membangkitkan suasana yang santai di
lingkungan kerja.
5. Seluruh karyawan PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk yang selama ini telah
menerima kehadiran Mahasiswa.
6. Keluarga, yang telah mendukung dan selalu memberi semangat kepada
Penulis.
7. Semua pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan kerja praktek.
Mohon maaf jika terjadi kekeliruan pada laporan ini karena Penulis menyadari
masih adanya kekurangan dalam penyusunan laporan ini. Semoga laporan ini
dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Penyusun
I Gusti Agung Mas Hartriansari
Yogyakarta, 2018

iv
 DAFTAR ISI

BAB JUDUL HAL

Halaman Judul i
Halaman Pengesahan ii
Surat Keterangan Pelaksanaan Kerja Praktek iii
Kata Pengantar iv
Daftar Isi v
Daftar Gambar vii
Daftar Tabel ix

1 Pendahuluan 1
1.1. Latar Belakang 1
1.2. Tujuan 1
1.3. Area Kompetensi Teknik Industri 2
1.4. Pelaksanaan Kerja Praktek 2

2 Tinjauan Umum Perusahaan 3

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan 3
2.2. Struktur Organisasi 6
2.3. Manajemen Perusahaan 12

3 Tinjauan Sistem Perusahaan 16

3.1. Proses Bisnis Perusahaan atau Unit atau Departemen 16
3.2. Layanan yang Diberikan 22
3.3. Proses Operasi 24
3.4. Fasilitas Operasi 27

4 Tinjauan Pekerjaan Mahasiswa 30

4.1. Lingkup Pekerjaan 30
4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang Pekerjaan 30
4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan 33
4.4. Hasil Pekerjaan 48
4.5. Evaluasi 55

v
5 Penutup 56

Lampiran 58

vi
 DAFTAR GAMBAR

GAMBAR JUDUL HAL

2.1. Logo Alfamart 4

2.2. Maskot Alfamart 5
2.3. Lokasi PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk 5
2.4. Struktur Organisasi PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk 6
2.5. Struktur Organisasi Human Capital Division 10

3.1. Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru 16

3.2. Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru (Lanjutan) 17
3.3. Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru (Lanjutan) 18
3.4. Proses Bisnis Profilling / Assessment 19
3.5. Proses Bisnis Pelatihan Karyawan 20
3.6. Proses Bisnis Penggajian 20
3.7. Proses Bisnis Karyawan Resign 21
3.8. Proses Bisnis Promosi Karyawan 22

4.1. Membuka Internet Explorer 34

4.2. Membuka Aplikasi Oracle 34
4.3. Tampilan Depan Oracle 34
4.4. Tampilan Master 35
4.5. Tampilan Master (Lanjutan) 35
4.6. Tampilan Education 36
4.7. Tampilan Family Data 36
4.8. Tampilan Selection Stage 37
4.9. Tampilan Selection Stage (Lanjutan) 37
4.10. Tampilan Setelah Menyimpan Data 38
4.11. Tampilan Depan Personnel 39
4.12. Tampilan Pengisian Data 40
4.13. Memilih Enter Query 40
4.14. Memilih Posting 41
4.15. Tampilan Master 41
4.16. Tampilan Master (Lanjutan) 42

vii
4.17. Tampilan Human Resource Department 42
4.18. Tampilan Formal Education 43
4.19. Tampilan Family 43
4.20. Tampilan Menyimpan Data 44
4.21. Tampilan Setelah Disimpan 44
4.22. List Data untuk Filling 45
4.23. Surat Keputusan 47
4.24. Mencari NIK 47
4.25. Tampilan File Position 47
4.26. File Position pada Oracle 48
4.27. Hasil Input Data Karyawan Baru 49
4.28. Hasil Penempatan Karyawan Baru 50
4.29. Hasil Input Penempatan dan Aktif Kerja 50
4.30. Hasil Filiing Berkas Karyawan 51
4.31. Hasil ID Card Karyawan 52
4.32. Hasil Keputusan Kepegawaian 53
4.33. Hasil Lembar Penilaian Karyawan 53
4.34. Hasil Filling SK 54

viii
 DAFTAR TABEL

TABEL JUDUL HAL

2.1. Tabel Waktu Kerja 13

ix
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Atma Jaya
Yogyakarta (PSTI UAJY) mewajibkan semua mahasiswanya untuk melaksanakan
kerja praktek sesuai dengan Kurikulum di PSTI UAJY. PSTI UAJY memandang
kerja praktek sebagai wahana atau sarana bagi mahasiswa untuk mengenali
suasana di industri serta menumbuhkan, meningkatkan, dan mengembangkan
etos kerja profesional sebagai calon sarjana Teknik Industri.

Kerja praktek dapat dikatakan sebagai ajang simulasi profesi mahasiswa Teknik
Industri. Paradigma yang harus ditanamkan adalah bahwa selama kerja praktek
mahasiswa bekerja di perusahaan yang dipilihnya. Bekerja, dalam hal ini
mencakup kegiatan perencanaan, perancangan, perbaikan, penerapan dan
pemecahanan masalah. Oleh karena itu, dalam kerja praktek kegiatan yang
dilakukan oleh mahasiswa adalah:
1. Mengenali ruang lingkup perusahaan
2. Mengikuti proses kerja di perusahaan secara kontinu
3. Melakukan dan mengerjakan tugas yang diberikan oleh atasan, supervisor
atau pembimbing lapangan
4. Mengamati perilaku sistem
5. Menyusun laporan dalam bentuk tertulis
6. Melaksanakan ujian kerja praktek

1.2. Tujuan
Hal-hal yang ingin dicapai melalui pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah:
1. Melatih kedisiplinan.
2. Melatih kemampuan berinteraksi dengan bawahan, rekan kerja, dan atasan
dalam perusahaan.
3. Melatih kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.
4. Mengamati secara langsung aktivitas perusahaan dalam berproduksi dan
menjalankan bisnis.
5. Melengkapi teori yang diperoleh di perkuliahan dengan praktek yang ada di
perusahaan.
6. Menambah wawasan mengenai sistem produksi dan sistem bisnis.

1
1.3. Area Kompetensi Teknik Industri
Teknik Industri adalah cabang ilmu teknik yang berkenaan dengan perencanaan,
perancangan, perbaikan, dan instalasi sistem terintegrasi yang terdiri dari
manusia, mesin, material, informasi, energi, metode kerja dan sumber daya
finansial atau secara singkat mengkaji sistem industri. Dari kurikulum di PSTI
UAJY, kompetensi yang dimiliki oleh mahasiswa dan lulusan Teknik Industri antara
lain:
1. Perancangan Sistem Kerja dan Ergonomi
2. Perencanaan dan Pengendalian Produksi
3. Manajemen Persediaan/Inventori
4. Sistem Pengendalian Kualitas
5. Sistem Penanganan Material
6. Logistik dan Supply Chain Management
7. Perancangan dan Pengembangan Produk
8. Teknik Keselamatan dan Kesehatan Kerja
9. Perancangan Tata Letak Fasilitas Manufaktur
10. Manajemen Organisasi
11. Analisis Biaya
12. Analisis Kelayakan Industri
13. Perancangan Proses dan CAD/CAM, dan lain-lain.
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek ini diharapkan perusahaan dapat menempatkan
dan memberikan tugas atau pekerjaan kepada mahasiswa sesuai dengan
kompetensi Teknik Industri.

1.4. Pelaksanaan Kerja Praktek

Kerja Praktek dilaksanakan mulai tanggal 25 Juni 2018 sampai dengan 30 Juli
2018 di PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk yang terletak di Jalan By Pass Ida Bagus
Mantra, Lingkungan Siyut, Desa Tulikup, Gianyar, Bali. Pelaksanaan Kerja Praktek
dilaksanakan selama 25 hari yang disesuaikan dengan ketentuan hari kerja, yaitu
setiap Hari Senin – Kamis pada pukul 08.00 – 17.00 WITA, dengan jam istirahat
pukul 12.00 – 13.00, dan Hari Jumat pada pukul 08.00 – 17.30 WITA, dengan jam
istirahat pukul 12.00 – 13.30 WITA. Mahasiswa ditempatkan di Human Capital
Division, dan kegiatan dilakukan dibawah pengawasan Manajer dan Koordinator
Departemen.

2
 BAB 2
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Perusahaan

2.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Berdiri sebagai gerai yang menjual produk pokok sehari-hari dengan harga yg
terjangkau. Komitmen menjaga kualitas produk dan layanan yg terbaik serta
tempat yang nyaman untuk berbelanja. Demikian Alfamart terus berkembang
menjadi jaringan distribusi retail yang termuka di seluruh Indonesia. Berawal di
tahun 1999 di Jalan Beringin, Tangerang, Banten, gerai pertama Alfa Minimart
dibuka sebagai cikal bakal Alfamart.

Di tahun 2002 memiliki 141 gerai dan berganti nama menjadi Alfamart. Dengan
jumlah gerai lebih dari 3300 gerai di tahun 2009, PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk
menjadi perusahan terbuka dan saham yang diperdagangkan di Bursa Efek
Indonesia. Tahun 2014 mengelola lebih dari 9800 gerai, Alfamart
mengembangkan bisnis di Filipina melalui anak perusahaan Alfa Retail. Tahun
2015 melakukan re-branding logo dengan brand essence cerdas dan peduli, dan
telah mengelola lebih dari 12000 gerai alfamart.

Saat ini Alfamart sudah memiliki 32 gudang untuk mendukung lebih dari 13000
gerai termasuk 3500-an gerai waralaba yang tersebar diseluruh wilayah tanah air.
Melayani lebih dari 8 juta pelanggan setia yang tergabung dalam program Loyalti
Multi Partner Ponta serta bekerja sama dengan lebih dari 47000 pemilik warung
sebagai mitra Alfamart. Alfamart terus tumbuh dan dipercaya dengan diraihnya
beberapa penghargaan, antara lain Retail Asia Pasific Top 500 Award, Employer
Brand Award, Top Brand Award, dan masih banyak yang lainnya. Keberhasilan ini
tak lepas dari dukungan ratusan ribu karyawan.

Pengembangan bisnis retail melalui beberapa produk seperti payment point, yang
melayani pembayaran kebutuhan harian rumah tangga melalui produk, e-voucher,
e-ticketing dan travel, delivery service serta alfamind. Alfamind merupakan virtual
3D pertama di Indonesia dari Alfamart yang memungkinkan semua orang bisa
memiliki toko retail sendiri. Perusahaan dikembangkan agar memenuhi kebutuhan
pelanggan sesuai dengan segmen. PT Midi Utama Indonesia Tbk yang mengelola
Alfamidi, Lawson, Alfa Supermarket. PT Sumber Alfaria Lestari mengelola
Dan+Dan, kebutuhan peralatan kesehatan dan kecantikan mulai tahun 2013. PT

3
Sumber Trijaya Lestari mengelola Alfacart melalui channel online mulai tahun
2015.

Komitmen Alfamart untuk membuka diri bagi masyarakat diwujudkan dengan

bergabungnya lebih dari ribuan pewaralaba sebagai mitra Alfamart. Perseroan
senantiasa mendorong pengembangan dengan berbagai skema program yang
menarik.

2.1.2. Profil PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

Alfamart memiliki logo dan maskot. Logo Alfamart berwujud bendera yang terdapat
tullisan Alfamart dengan garis merah kuning dibawahnya dan maskot Alfamart
disebut ALBI.

Gambar 2.1. Logo Alfamart

Jenis tulisan Alfamart melambangkan pelayanan yang profesional didukung

kepedulian yang tulus, sedangkan strip merah kuning dibawahnya melambangkan
fondasi yang kuat dan cerdas, sekaligus dinamis. Arti dari sistem bendera yaitu
Alfamart ingin menancapkan bendera Alfamart di hati setiap keluarga di seluruh
Indonesia, dan menancapkan bendera Indonesia sampai ke negara lainnya.

4
 Gambar 2.2. Maskot Alfamart

Maskot Alfamart atau ALBI berbentuk lebah yang memiliki arti hewan yang hidup
bekelompok, selalu bekerja keras dan bergotong royong dalam membangun
keberlangsungan hidupnya. Melayani termasuk salah satu sifat lebah yang
menjadi inspirasi prinsip dasar bisnis Alfamart.

Gambar 2.3. Lokasi PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk (Branch Bali)

2.1.3. Sertifikasi / Prestasi Perusahaan

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk telah mendapatkan pengakuan dan sertifikasi dari
prestasi-prestasi yang sudah diraih, yang berkaitan dengan dunia retail. Sertifikasi
dan prestasi yang diperoleh PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk adalah sebagai berikut:
a. Indonesia Most Admired Companies 2010
b. Rekor Bisnis (ReBi) untuk kategori minimarket dengan pertumbuhan outlet
tercepat
c. World of Mouth Marketing Award (WOMMA) 2010
d. Top Brand 2010

5
e. Indonesia Best Brand Award 2010 dari MARS Research Specialist dan
Majalah SWA
f. Digital Marketing Award 2010
g. Top Brand 2011
h. Service Quality Award 2011
i. Best Brand Award (IBBA) 2015
j. Digital Marketing Awards 2015
k. Top Brand terbaik Indonesia Tahun 2015
l. Indonesia Servis Awards 2015
m. Top Digital Popular Brand 2016
n. Digital Marketing Award 2016
o. Social Media Award 2016
p. Digital Marketing Award 2017
q. Social Media Award 2017

2.2. Struktur Organisasi

2.2.1. Struktur Organisasi PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

BOARD OF
COMMISSIONER

AUDIT COMMITTE

BOARD OF
DIRECTOR

CORPORATE AUDIT

MERCHANDISING
PROPERTY & HUMAN
OPERATION & FINANCE
DEVELOPMENT CAPITAL
PROCUREMENT

BUSINESS CORPORATE INFORMATION

FRANCHISE MARKETING
DEVELOPMENT AFFAIR TECHNOLOGY

Gambar 2.4. Struktur Organisasi PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

6
 Tugas dan wewenang dari setiap jabatan pada struktur organisasi yang ada di PT
Sumber Alfaria Trijaya Tbk dijelaskan sebagai berikut:

a. Board of Commisioner
Tugasnya adalah:
i. Melaksanakan pengawasan terhadap perusahaan.
ii. Membuat laporan mengenai tugas-tugas pengawasan.
iii. Melaporkan kepada perusahaan.

b. Audit Committee
Tugasnya adalah:
i. Menelaah informasi keuangan yang dikeluarkan perusahaan untuk
publik/pihak otoritas lainnya, dan melaksanakan pertemuan untuk membahas
laporan keuangan dengan Direksi/Akuntan
ii. Menelaah kebijakan, manajemen, dan ketaatan perusahaan terhadap
peraturan perundang-undangan dan melaksanakan pertemuan dengan
Kepala Divisi dan kunjungan kerja ke fasilitas perusahaan
iii. Melaksanakan pertemuan dengan Dewan Komisaris untuk menyampaikan
informasi/temuan.

c. Board of Director
Tugasnya adalah:
i. Memimpin perusahaan.
ii. Menerbitkan berbagai kebijakan yang ada di perusahaan.
iii. Mengawasi dan mengelola kegiatan agar menjadi efektif sesuai dengan visi
perusahaan.
iv. Memeriksa dan menyetujui anggaran yang dikeluarkan oleh perusahaan.
v. Mengawasi tugas-tugas dari manajer setiap divisi.

d. Corporate Audit
Tugasnya adalah:
i. Melakukan analisis data laporan keuangan seperti buku besar umum serta
pengeluaran seerti hutang dan biaya.
ii. Mengembangkan prosedur dan analisis untuk mengidentifikasi tren yang tidak
biasa dan anomali antara data-data.
iii. Menerapakan prosedur investigasi dengan tren yang tidak biasa dan anomali
untuk disposisi.
iv. Melakukan interaksi dengan manajer.

7
 v. Mendokumentasikan hasil audit dan konsultan.
vi. Menyajikan kepemimpinan yang tepat dan mentoring untuk staf corporate
audit untuk mencapai tujuan.

e. Property & Development

Tugasnya adalah:
i. Mengkoordinasikan dan melakukan control terhadap properti dan lingkungan
yang ada di perusahaan.
ii. Menyusun program untuk controlling properti dan mengevaluasikan secara
periodik.
iii. Melakukan pengolahan dokumen asli properti.
iv. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

f. Human Capital
Tugasnya adalah:
i. Menyediakan tenaga kerja yang ahli terhadap bidangnya.
ii. Mengawasi serta memperbaiki mutu karyawan.
iii. Mengontrol kehadiran karyawan.
iv. Melakukan dan memproses penggajian karyawan.
v. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

g. Operation
Tugasnya adalah:
i. Memperhatikan/mengawasi kegiatan operasi yang berjalan.
ii. Mengawasi kondisi dari mesin dan peralatan yang ada di perusahaan.
iii. Membuat rancangan pada produk yang akan dipesan.
iv. Membuat keputusan harian yang berhubungan dengan kegiatan Alfamart.
v. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

h. Merchandising & Procurement

Tugasnya adalah:
i. Displaying serta menata produk.
ii. Mengganti produk yang rusak.
iii. Memeriksa harga jual produk dan kompetitor.
iv. Memastikan jadwal untuk mengirim barang.
v. Memperhatikan kebersihan produk dan pajangan.
vi. Memberikan informasi mengenai perubahan Planogram dan Display.
vii. Menginformasikan informasi mengenai adanya produk baru.

8
viii. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

i. Finance
Tugasnya adalah:
i. Menginput pembayaran dari pelanggan serta ke supplier guna memastikan
ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran yang
dilakukan.
ii. Mengecek laporan rekonsiliasi untuk memastikan data yang diinput sudah
benar atau belum.
iii. Mengarsip dokumen-dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban
administrasi guna memudahkan dalam penelusuran dokumen.
iv. Membuat, mengecek dan mengarsip faktur dan nota-nota supplier untuk
memastikan hutang/piutang.
v. Membuat, mencetak dan memastikan tagihan terkirim tepat waktu kepada
pelanggan.
vi. Menerima dan memeriksa tagihan dari vendor serta merekapnya.
vii. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

j. Business Development
Tugasnya adalah:
i. Mengidentifikasi dan menganalisis bentuk kerjasama potensial.
ii. Menjangkau dan melakukan mitra kerjasama guna mengembangkan bisnis.
iii. Ikut serta dalam penyusunan strategi perusahaan baik internal maupun
eksternal.
iv. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

k. Corporate Affair
Tugasnya adalah:
i. Bertanggung jawab terhadap komunikasi internal dan eksternal.
ii. Mengurus bulletin karyawan, laporan bisnis serta siaran pers.
iii. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

l. Franchise
Tugasnya adalah:
i. Menyediakan tempat serta modal yang diperlukan tergantung pada waralaba
yang akan dibeli.
ii. Melakukan pembayaran franchise fee serta loyalti fee.
iii. Menjaga citra produk waralaba

9
iv. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

m. Marketing
Tugasnya adalah:
i. Bertanggung jawab pada pemasaran dan hasil penjualan.
ii. Membina serta membimbing karyawan yang ada di bagian pemasaran.
iii. Sebagai koordinator produk maupun penjualan.
iv. Membuat laporan kegiatan dari divisi.

n. Information Technology
Tugasnya adalah:
i. Memelihara dan bertanggung jawab terhadap sistem jaringan perusahaan.
ii. Mengoptimalkan server yang digunakan baik pada kantor maupun toko-toko
Alfamart yang tersebar di seluruh daerah.

2.2.2. Struktur Organisasi Human Capital Division

PEOPLE & CAREER

DEVELOPMENT
GM

PEOPLE
DEVELOPMENT
MANAGER

BRANCH BRANCH
BRANCH TRAINING
PERSONNEL RECRUITMENT &
COORDINATOR
COORDINATOR CD COORDINATOR

BRANCH BRANCH
BRANCH
PERSONNEL SELECTION & BRANCH TRAINER
RECRUITMENT
ADMINISTRATOR ASSESSMENT

Gambar 2.5. Struktur Organisasi Human Capital Division

Human Capital (HC) Division mempunyai 3 divisi sesuai dengan tugasnya masing-
masing yaitu:

10
a. Personnel, departemen ini bertugas untuk memastikan pelaksanaan
administrasi kepegawaian di lingkungan cabang perusahaan agar berjalan dengan
teratur sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tugas-tugas dari Personnel antara
lain memastikan perubahan data status karyawan dan meng-input data karyawan
ke dalam sistem Human Resource Administration, melakukan penyelesaian klaim
jaminan kecelakaan kerja serta jaminan kematian, memberikan informasi saldo
jaminan hari tua kepada karyawan, mengirimkan data laporan perubahan status
kepada pihak asuransi kesehatan, menganalisa invoice atas premi yang
dibayarkan, menyelesaikan penagihan excess klaim atau masalah yang
berhubungan dengan Askes, menganalisa data absensi karyawan (sakit, ijin, cuti)
dan surat peringatan serta memberikan informasi kepada atasan dari karyawan
yang bersangkutan, memastikan karyawan yang resign menyelesaikan clearance
sheet dan mendapatkan surat refrensi keluar, mengklasifikasikan dan
mendistribusikan kartu asuransi kesehatan karyawan ke setiap karyawan cabang,
meng-input nomor Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) dan mendistribusikannya ke
masing-masing karyawan cabang.

b. Recruitment, departemen ini bertugas dalam melaksanakan proses seleksi

calon karyawan agar berjalan sesuai jadwal, kebutuhan user, dan sesuai peraturan
yang telah ditetapkan pada Standard Operating Procedure (SOP). Tugas-
tugasnya seperti berkoordinasi dengan Recruitment & CD Coordinator untuk
memastikan banyaknya Pengadaan Karyawan (PK) setiap jabatan,
mengelompokan lamaran sesuai dengan requirement yang dibutuhkan user,
menseleksi administrasi surat lamaran, berkoordinasi dengan Branch Selection &
Assessment yang berhubungan dengan jadwal tes pelamar yang sudah lolos
administrasi, melakukan pemasangan lowongan kerja (seperti media massa,
lembaga-lembaga, maupun toko-toko), mengendalikan budget yang digunakan
secara bulanan, mengevalusi pencapaian kerja dan melaporkan kepada atasan
secara periodik, membuka jalur networking dengan pihak luar (institusi) sebagai
sumber pencarian tenaga kerja serta mengevaluasi produktivitas dari setiap
networking sesuai dengan pencapaian jumlah tenaga kerja yang bekerja,
melakukan proses pengumpulan data DIP (Data Isian Pelamar), mengelola
database recruitment.

c. Learning and Development, departemen ini bertugas dalam mengatur proses

pelatihan dan pengembangan pada karyawan di perusahaan dalam pembelajaran
in class training, yang berdasarkan atas program pelatihan dan pengembangan

11
yang sudah ditetapkan. Tugas-tugas dari divisi ini antara lain menjadwalkan
pelatihan karyawan toko yang data karyawannya diberikan oleh Personnel dan
mempersiapkan segala sarana yang dibutuhkan untuk pelatihan, menganalisa dan
memahami sasaran dari pelatihan yang akan dilakukan, membuat Rancangan
Kegiatan Belajar Mengajar (RKBM), menetapkan sarana dan prasarana yang
diperlukan sehingga dapat mendukung pencapaian dari sasaran pelatihan,
membuat daftar karyawan peserta training (penempatannya, daftar penilaian, dan
kehadiran), memberikan pelatihan dan materi sesuai dengan jadwalnya,
melakukan evaluasi dari tingkat keberhasilan pelatihan dengan alat ukur yang
sudah ditetapkan, serta meng-input data hasil penilaian tersebut dan pengumpulan
data serta menganalisa pelaksanaan training, dan yang terakhir adalah membuat
laporan tentang hasil tersebut serta usulan perbaikannya.

2.3. Manajemen Perusahaan

2.3.1. Visi
Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas,
berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan
harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global.

2.3.2. Misi
Memberikan kepuasan kepada pelanggan yang terfokus pada poduk dan
pelayanan yang berkualitas unggul.

Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu
menegakan tingkah laku/etika bisnis tertinggi.

Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuhkembangkan

jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.

Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh

serta bermanfaat bagi pelanggan, pemasok karyawan, pemegang saham, dan
masyarakat pada umumnya.

2.3.3. Nilai Perusahaan

a. Integritas yang tinggi, jujur, disiplin dan konsisten dalam bekerja
berlandaskan etika serta bertanggung jawab terhadap pekerjaan.

12
 b. Inovasi untuk kemajuan yang lebih baik, kreatif dalam bekerja,
berkomitmen untuk melakukan perbaikan cara kerja secara terus-menerus.
c. Kualitas dan Produktivitas yang tertinggi, mampu menjalankan tugas serta
fokus pada pencapaian hasil kerja yang lebih baik.
d. Kerjasama Team, terlibat aktif secara mendorong terciptanya semangat dan
kekompakan dalam tim.
e. Kepuasan pelanggan melalui standar pelayanan yang terbaik, berinisiatif
tinggi memenuhi kebutuhan dan memastikan terciptanya kepuasan
pelanggan.

2.3.4. Ketenagakerjaan
a. Waktu Kerja
Waktu kerja karyawan yaitu 8 jam kerja 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 5 hari
kerja dalam seminggu. Jam kerja untuk karyawan Kantor Pusat dan Cabang yaitu:

Tabel 2.1. Waktu Kerja

Hari Jam Kerja Jam Istirahat
Senin s/d Kamis 08.00 s/d 17.00 12.00 s/d 13.00
Jumat 08.00 s/d 17.30 12.00 s/d 13.30

Karyawan diwajibkan hadir dan siap melaksanakan pekerjaan minimal 5 menit

sebelum dimulainya jam kerja.

b. Cuti
Cuti yang sudah ditetapkan PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk terdapat 4 jenis sebagai
berikut:
i. Cuti Tahunan, karyawan yang telah bekerja 12 bulan berturut-tururt ditahun
sebelumnya berhak mendapatkan cuti tahunan sebanyak 12 hari kerja dengan
mendapatkan upah penuh.
ii. Cuti Melahirkan, dimana diajukan kepada karyawan wanita dengan jumlah
hari yaitu 3 bulan yaitu 1,5 bulan sebelum proses persalinan dan 1,5 bulan
setelah proses persalinan.
iii. Cuti Khusus, digunakan dalam keadaan tertentu seperti menikah dengan
lamanya cuti maksimal 3 hari, maupun cuti ketika salah satu anggota keluarga
meninggal.
iv. Cuti Ibadah, diperuntukan saat melakukan ibadah ke luar negeri (naik haji)
dimana diberikan cuti 1 hari sebelum keberangkatan dengan syarat wajib kerja

13
 1 hari setelah tiba di rumah. Cuti jenis ini tidak memberikan gaji kepada
karyawan selama pergi ibadah.

c. Kesejahteraan Karyawan
Selain gaji, PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk juga memberikan kesejahteraan
karyawan antara lain:
i. Tunjangan hari raya
ii. Mess untuk karyawan
iii. Jaminan hari tua
iv. Jaminan pensiun
v. Jaminan kecelakaan kerja
vi. Jaminan kematian
vii. BPJS kesehatan
viii. Kendaraan
ix. Uang duka

2.3.5. Pemasaran
PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk memiliki ribuan gerai Alfamart yang sudah tersebar
di seluruh tanah air dengan lokasi yang strategis. Cabang Alfamart juga sudah ada
di Filipina. Dengan banyaknya jumlah gerai di seluruh daerah dan sebagian gerai
24 jam membuat Alfamart mudah dijangkau oleh masyarakat. Disamping
tersebarnya gerai, Alfamart juga memiliki toko online yang disebut Alfacart. Selain
itu, Alfamart bekerja sama dengan pewaralaba dengan memudahkannya untuk
mendapatkan barang dagangan berkualitas dengan harga khusus. Setiap 2
minggu sekali, Alfamart memberikan promo harga dan produk yang diumumkan
melalui leaflet maupun media sosial. Target pasar Alfamart memiliki 3 kelompok
yaitu geografi, demografi, dan psikografi. Target dari kelompok geografi seperti
perumahan, perkantoran, dan tempat umum. Kelompok demografi seperti kelas
ekonomi menengah, ibu rumah tangga, maupun ekonomi menengah dan bawah.
Sedangkan kelompok pskografi seperti pelayanan yang diberikan dan
kenyamanan yang dirasakan.

2.3.6. Fasilitas
Fasilitas-fasilitas yang diberikan PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk kepada
karyawannya antara lain:
a. Kantin
b. Toilet

14
c. Pantry
d. Mini library
e. Smoking area
f. Mess
g. Komputer yang terintegrasi dengan sistem
h. Fasilitas komunikasi
i. Area parkir
j. Kendaraan
k. Fasilitas rohani

15
 BAB 3
TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN

3.1. Proses Bisnis Perusahaan atau Unit atau Departemen

3.1.1. Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru

Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru

Learning and
Pelamar Recruitment Personnel
Development

Mulai

Mengumpulkan
berkas sesuai
dengan
persyaratan yang
dibutuhkan

Berkas
Tidak
lengkap?

Ya

Mengumpulkan
Melengkapi berkas
pelamar di dalam
yang kurang
ruangan tes

Menyediakan
formulir data diri

Melengkapi formulir Memberikan lembar

data diri tes tulis

Melaksanakan tes Memeriksa hasil tes

Tidak Lolos tes?

Ya

Diperbolehkan Melaksanakan tes

pulang (gugur) wawancara

Selesai A
Phase

Gambar 3.1. Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru

16
Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru

Learning and
Pelamar Recruitment Personnel
Development

Mengikuti tes
Memeriksa hasil tes
wawancara

Diperbolehkan
Tidak Lolos tes?
pulang (gugur)

Ya
Meberikan syarat-
Selesai syarat untuk
pemberkasan

Mengumpulkan
Menerima berkas
syarat-syarat untuk
karyawan baru
pemberkasan

Meng-input data
karyawan yang
Mengadakan
lolos tes tulis dan
training
wawancara pada
Oracle

Menyeleksi hasil
Mengikuti training
training

Diperbolehkan
Lolos
untuk pulang Tidak
seleksi?
(gugur)

Ya

Menerima data Menyerahkan data Merekap data

Selesai nama calon nama calon karyawan baru
karyawan yang karyawan yang untuk dibuatkan
lolos training lolos training rekening tabungan

C B
Phase

Gambar 3.2. Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru (Lanjutan)

17
Proses BisnisPerekrutan Karyawan Baru

Learning and
Pelamar Recruitment Personnel
Development

C B

Menyerahkan data
Menerima rekening
tersebut kepada
tabungan
pihak bank

Melengkapi data-
Menentukan
data karyawan baru
penempatan dan
pada Oracle
mulai aktif kerja
(penempatan, aktif
untuk karyawan
kerj, memasukan
baru
nomor rekening)

Mencetak ID Card

Mengumumkan
Menerima informasi penempatan,
penempatan, tanggal aktif kerja,
tanggal aktif kerja, dan memberikan ID
dan ID Card Card kepada
karyawan baru

Karyawan siap
untuk kerja

Selesai
Phase

Gambar 3.3. Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Baru (Lanjutan)

18
3.1.2. Proses Bisnis Profilling / Assessment

Proses Bisnis Profilling / Assessment

Manager Karyawan yang

Recruitment
Bersangkutan

Mulai

Mengirim email
untuk dilakukannya
profilling/
Menyiapkan form
assessment
kepada
bawahannya
Melakukan
profilling/
assessment

Menerima hasil Memberikan hasil

proffiling/ profilling/
assessment assessment

Selesai
Phase

Gambar 3.4. Proses Bisnis Profilling / Assessment

19
3.1.3. Proses Bisnis Pelatihan Karyawan

Proses Bisnis Pelatihan Karyawan

Manager dari Karyawan

Learning and Development
yang Bersangkutan

Mulai

Meminta untuk
Menyiapkan materi
memberikan
pelatihan
pelatihan

Melakukan Menyerahkan
pelatihan materi

Mendampingi
pelatihan

Selesai
Phase

Gambar 3.5. Proses Bisnis Pelatihan Karyawan

3.1.4. Proses Bisnis Penggajian

Proses Bisnis Penggajian

Manager Human Capital

Karyawan Personnel
(Head Office)

Mulai

Melakukan asben Menerima rekapan

Merekap absen
setiap masuk dan absen karyawan
seluruh karyawan
pulang kerja Branch Bali

Menerima gaji Melakukan proses

bulanan penggajian
Phase

Gambar 3.6. Proses Bisnis Penggajian

20
3.1.5. Proses Bisnis Karyawan Resign

Proses Bisnis Karyawan Resign

Karyawan Personnel

Mulai

Membuat surat
Menerima surat
resign yang sudah
resign
diterima manager

Memberikan form
Mengisi form resign
resign

Meng-input cuti dan

tanggal out

Selesai
Phase

Gambar 3.7. Proses Bisnis Karyawan Resign

21
3.1.6. Proses Bisnis Promosi Karyawan

Proses Bisnis Promosi Karyawan

Manager dari Karyawan

Recruitment Karyawan Personnel
yang Bersangkutan

Mulai

Merekomendasikan
bawahannya untuk
naik grade

Membuat list nama

dari karyawan Menerima list nama
tersebut

Memeriksa apakah
karyawan tersebut
masih dalam masa
waktu SP
(Peringatan)

Ya

Dalam
masa SP ?

Tidak

Menyiapkan
Mendapatkan hasil Memberikan project Keputusan
tes sebagai dan mengadakan Kepegawaian (KK)
pertimbangan tes (interview) dan lembar penilaian
tenaga kerja

Melaksanaan masa
Melakukan
percobaan (3
penilaian
bulan)

Karyawan Mendapatkan
Ya
lolos ? promosi

Tidak Selesai
Phase

Gambar 3.8. Proses Bisnis Promosi Karyawan

3.2. Layanan yang Diberikan

3.2.1. Layanan yang Diberikan Departemen Recruitment

Departemen ini memberikan pelayanan seperti memberikan tes tulis untuk
pelamar, memberikan tes wawancara untuk pelamar, dan menyusun penempatan

22
untuk karyawan baru. Layanan pertama adalah memberikan tes tulis. Recruitment
memberikan tes tulis untuk mengetahui kemampuan berpikir dan menghitung dari
setiap pelamar. Tes tulis yang dilakukan pelamar nantinya akan diperiksa dan
diberi skor. Skor yang tidak memenuhi standar penilaian akan dianggap gugur,
sedangkan skor yang memenuhi standar akan melanjutnya ke tahap selanjutnya,
yaitu tes wawancara.

Layanan kedua adalah memberikan tes wawancara. Tes wawancara ini bertujuan
untuk mengetahui kemampuan berbahasa, komunikasi, percaya diri dari setiap
pelamar yang lolos dari tahap tes tulis. Dari hasil tes ini, Departemen Recruitment
dapat mengetahui dan menentukan layak atau tidaknya pelamar untuk menjadi
karyawan di Alfamart.

Layanan ketiga adalah menyusun penempatan untuk karyawan baru. Penyusunan

penempatan ini dilakukan setelah calon karyawan tersebut dinyatakan lolos oleh
Departemen Learning and Development yang dinilai dari hasil training.
Penempatan dilakukan dengan menyesuaikan toko-toko Alfamart yang mengalami
kekurangan karyawan. Penempatan ini juga ditentukan dengan menyesuaikan
tempat tinggal dari calon karyawan tersebut.

Layanan keempat adalah memberikan penilaian. Penilaian ini dilakukan ketika ada
karyawan yang akan dipromosikan. Hasil dari penilaian ini nantinya menjadi
pertimbangan untuk atasan dari karyawan selama proses promosi dilakukan.

3.2.2. Layanan yang Diberikan Departemen Personnel

Departemen ini memberikan pelayanan untuk calon karyawan baru yaitu
membantu karyawan baru untuk membuatkan rekening, membimbing karyawan
baru dalam pengisian Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu (PKWT), melengkapi
data karyawan baru di Oracle. Layanan pertama adalah membantu karyawan baru
dalam membuat rekening untuk penggajian. Alfamart bekerja sama dengan Bank
BCA dan Bank Mandiri dalam pembuatan rekening tabungan. Pada proses ini,
Departemen Personnel akan mencatat dan meminta karyawan untuk melengkapi
berkas yang diperlukan seperti fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP). Berkas
tersebut kemudian diberikan ke pihak bank. Ketika rekening sudah jadi, pihak bank
akan menyerahkannya kepada Departemen Personnel, dan akan dibagikan ke
karyawan baru.

23
Layanan kedua adalah membimbing karyawan baru dalam pengisian PKWT.
PKWT merupakan dokumen penting untuk perusahaan maupun karyawan karena
tertera perjanjian selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan. Oleh sebab
itu, departemen ini membimbing dalam pengisian PKWT untuk mengurangi
kesalahan yang mungkin terjadi. Selain itu, departemen ini juga akan menjelaskan
ulang mengenai pasal-pasal yang ada, agar tidak timbul kesalahpahaman. Hasil
PKWT ini nantinya akan digabungkan dan disimpan beserta dengan berkas-
berkas karyawan baru tersebut.

Selain memberikan pelayanan untuk calon karyawan baru, departemen ini juga
memberikan pelayanan untuk penggajian, mengurus karyawan resign dan
membantu proses promosi karyawan. Peran departemen ini dalam penggajian
adalah merekap absen karyawan yang nantinya akan dikirim ke Head Office.
Peran departemen ini dalam mengurus karyawan resign adalah membantu dalam
proses input data cuti dan out dari karyawan tersebut. Sedangkan peran
departemen ini dalam proses promosi karyawan yaitu untuk memeriksan status
peringatan (SP) dari karyawan tersebut dan menyiapkan Keputusan Kepegawaian
(KK) dan lembar penilaian tenaga kerja.

3.2.3. Layanan yang Diberikan Departemen Learning and Development

Departemen ini memberikan pelayanan untuk calon karyawan baru seperti
memberikan training dan melakukan peniliaian dari hasil training tersebut. Setelah
calon karyawan baru lolos dari tes wawancara, departemen ini akan memberikan
training mengenai apa yang akan dilakukan karyawan tersebut selama bekerja di
Alfamart. Selama proses training berlangsung, departemen ini juga akan menilai
bagaimana daya tangkap pada setiap calon karyawan baru.

Layanan lainnya adalah membantu manajer yang ingin memberikan pelatihan

kepada bawahannya. Departemen ini akan membantu dalam memberikan materi
yang diminta manajer tersebut. Ketika manajer menyampaikan materi kepada
bawahannya, departemen ini akan mendampingi manajer tersebut.

3.3. Proses Operasi

3.3.1. Perekrutan Karyawan Baru

Salah satu aktivitas yang dilakukan Divisi Human Capital adalah merekrut
karyawan. Perekrutan dilakukan berdasarkan jumlah karyawan yang tidak

24
memenuhi standar. Perekrutan diawali dengan pengumpulan berkas yang
diberikan oleh pelamar. Jika berkas pelamar belum lengkap, maka pihak
Recruitment akan memberikan kesempatan kepada pelamar untuk melengkapi
berkas tersebut. Berkas tersebut berupa CV, fotokopi ijazah, fotokopi Kartu
Keluarga (KK). Setelah semua berkas lengkap, tahap selanjutnya yaitu melakukan
tes tulis.

Tes tulis ini berupa soal perhitungan dan nalar. Pelamar akan dikumpulkan dalam
suatu ruangan untuk mengikuti tes tulis ini. Tes tulis nantinya akan diperiksa oleh
Recruitment. Jika hasil skor tidak memenuhi standar, maka pelamar tersebut tidak
lolos. Sedangkan jika hasil skor memenuhi standar, maka pelamar tersebut dapat
mengikuti tes selanjutnya, yaitu wawancara. Sebelum tes tulis dilakukan, pelamar
diminta untuk mengisi formulir data diri.

Tes wawancara dilakukan di dalam ruangan. Proses tes wawancara ini dibagi
menjadi beberapa kloter. Satu kloter biasanya berisi 4 hingga 7 pelamar. Pada tes
ini, pelamar dipersilahkan untuk memperkenalkan diri dan menceritakan sedikit
tentang pengalaman dalam bekerja. Dari proses tersebut, pihak Recruitment akan
menilai bagaimana komunikasi, percaya diri, dan penampilan dari pelamar.
Setelah perkenalan, pihak Recruitment akan memerintahkan pelamar bagian crew
of store untuk mempraktekan dalam melayani pelanggan yang berbelanja di toko.
Recruitment akan menilai bagaimana sikap pelamar tersebut dalam melayani
pelanggan. Pelamar bagian helper akan diperintahkan untuk memindahkan kursi-
kursi yang ada di ruangan. Gunanya yaitu untuk mengetahui kemampuan fisik dari
pelamar. Setelah itu, pihak Recruitment akan mengumumkan siapa saja yang lolos
dari tes wawancara ini.

Tahap selanjutnya yaitu pihak Recruitment akan memberikan kertas yang berisi
tentang syarat-syarat untuk pemberkasan dan penampilan ketika akan mengikuti
training. Calon karyawan baru diberikan batas waktu hari Jumat pada minggu
tersebut untuk melengkapi berkas. Setelah berkas lengkap, Departemen
Recruitment melakukan peng-input-an data karyawan pada aplikasi Oracle.

Calon karyawan baru akan mengikuti tarining yang diberikan oleh Departemen
Learning and Development selama 3 hari yaitu, Senin, Selasa, dan Rabu. Training
yang diberikan berupa pengoperasian komputer kasir, display produk di toko,
bagaimana sikap dalam melayanin pelanggan, bagaimana penampilan ketika
menjaga toko, dan sebagainya. Proses training ini nantinya akan dinilai oleh pihak

25
Learning and Development. Jika peniliaian calon karyawan baru memenuhi
standar, maka calon karyawan tersebut dinyatakan lolos, dan sebaliknya.
Departemen Learning and Development akan menyerahkan data karyawan yang
lolos training kepada Personnel untuk dibuatkan rekening tabungan. Selain itu,
data tersebut juga diberikan kepada Recruitment untuk dilakukan penempatan dan
penentuan aktif kerja dari karyawan baru tersebut.

Departemen Personnel akan membantu dalam pembuatan rekening tabungan

yang bekerjasama dengan pihak bank. Setelah itu, Personnel akan melengkapi
data karyawan baru pada Oracle dengan menambahkan nomor rekening untuk
penggajian dan mencetakkan ID Card. Kemudian, buku tabungan dan ID Card
akan diberikan kepada karyawan baru. Pihak Personnel juga akan
menginformasikan penempatan dan tanggal aktif kerja dari karyawan baru
tersebut.

3.3.2. Profilling/Assessment
Profilling dan assessment sama-sama melakukan penilaian tetapi ada perbedaan.
Profilling digunakan untuk mengukur kemampuan karyawan pada jabatannya saat
ini. Sedangkan assessment digunakan untuk mengukur kemampuan karyawan
untuk jabatan selanjutnya. Proses profilling / assessment dilakukan jika
Recruitment mendapatkan email dari manager yang memberikan usulan. Proses
ini dibantu dengan alat, yaitu berupa form. Proses profilling menggunakan form
penilaian pada grade karyawan tersebut. Misalnya karyawan A dalam posisi grade
7, maka form penilaian menggunakan from grade 7. Proses assessment
menggunakan form penilaian pada grade selanjutnya (diatasnya grade karyawan
saat ini). Misalnya karyawan B dalam posisi grade 7, maka form penilaian
menggunakan grade 8. Hasil dari kedua proses ini nantinya akan diberikan kepada
manager yang bersangkutan

3.3.3. Pelatihan Karyawan

Manager yang ingin melatih bawahannya akan meminta Departemen Learning
and Development untuk membantu dalam proses tersebut. Departemen Learning
and Development akan menyiapkan materi sesuai dengan permintaan manager
yang bersangkutan. Setelah materi siap, manager akan melakukan pelatihan
yang akan didampingi oleh Departemen Learning and Development.

26
3.3.4. Penggajian
Penggajian di perusahaan ini dibantu dengan sistem. Departemen Personnel akan
merekap absen setiap karyawan. Proses perekapan cukup cepat karena
menggunakan sistem. Rekapan dari absen karyawan ini nantinya akan dikirim ke
Manager Human Capital, Head Office (HO). Proses penggajian akan diteruskan di
kantor pusat tersebut.

3.3.5. Karyawan Resign

Karyawan yang akan resign harus sudah membawa surat resign yang diterima
oleh manager-nya. Surat tersebut kemudian diberikan ke Departemen Personnel.
Departemen ini nantinya akan memberikan form resign, dan karyawan tersebut
harus mengisi form dengan lengkap. Setelah itu, Departemen Personnel akan
meng-input waktu cuti dan tanggal out dari kayawan yang bersangkutan.

3.3.6. Promosi Karyawan

Promosi dilakukan atas usul/permintaan dari manager yang bersangkutan.
Manager akan memberikan list usulan nama karyawan yang akan dipromosikan.
Selanjutnya, Departemen Personnel akan memeriksa apakah karyawan tersebut
masih dalam masa waktu peringatan (SP). Jika karyawan yang bersangkutan
masih dalam masa SP maka proses promosi ditunda hingga masa SP selesai.
Masa SP berlaku selama 6 bulan. Jika karyawan yang bersangkutan tidak dalam
masa SP, maka Departemen Personnel akan memprosesnya dengan menyiapkan
kertas Keputusan Kepegawaian (KK) dan lembar penilaian tenaga kerja.
Kemudian, Departemen Recruitment akan memberikan project dan melakukan tes
(interview). Hasil penilaian tersebut akan diberikan ke manager yang bersangkutan
sebagai pertimbangan. Kertas KK dan lembar penilaian akan diisi oleh manager
yang bersangkutan ketika melakukan penilaian terhadap bawahannya tersebut.
Setelah itu, karyawan melakukan masa percobaan selama 3 bulan. Jika dari hasil
penilaian dan masa percobaan lolos, maka karyawan tersebut mendapatkan
promosi, sedangkan jika dari hasil penilaian dan masa percobaan tidak lolos, maka
karyawan tidak dipromosikan.

3.4. Fasilitas Operasi

PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk memberikan beberapa fasilitas untuk menunjang
proses operasi yang dilakukan Divisi Human Capital dalam melakukan perekrutan,
profilling / assessment, pelatihan karyawan, penggajian, karyawan resign, promosi

27
karyawan. Fasilitas-fasilitas tersebut yaitu ruangan kantor, ruangan untuk
melakukan tes, ruangan untuk melakukan training, komputer, alat tes, printer,
printer untuk ID Card, dan mesin laminating untuk ID Card.

a. Ruangan Kantor
Ruang kantor untuk Departemen Recruitment, Personnel, dan Learning and
Development berdampingan, sehingga memudahkan karyawan untuk saling
berinteraksi dan memberikan informasi mengenai pekerjaan mereka yang saling
berhubungan.

b. Ruang Tes
Ruang tes yang diberikan Alfamart cukup luas, sehingga dapat menampung 100
orang pelamar untuk melaksanakan tes. Di ruangan ini juga digunakan saat tes
wawancara berlangsung.

c. Ruang Training
Ruang training sangat berpengaruh terhadap kelangsungan proses perekrutan. Di
dalam ruang training ini terdapat mesin kasir, lcd projector, komputer, dan mesin
edc. Dengan adanya fasilitas tersebut, Departemen Learning and Development
dapat dengan mudah menjelaskan dan memberikan contoh dalam
penggunaannya. Calon karyawan baru akan diminta untuk mempraktekan dalam
penggunaan alat-alat tersebut.

d. Komputer
Komputer merupakan fasilitas terpenting, karena dengan adanya komputer,
karyawan Divisi Human Capital dapat mengakses Oracle untuk melakukan input
data karyawan yang nantinya akan dikirim ke kantor pusat perusahaan. Selain itu,
untuk melakukan penempatan karyawan didukung juga dengan komputer.
Komputer berperan penting di dalam proses penggajian maupun karyawan resign.

e. Soal Tes
Soal tes ini digunakan untuk tes tulis pelamar. Soal tes ini berisi tentang
perhitungan dan nalar guna mengukur kemampuan dari pelamar. Dengan adanya
soal tes ini, Departemen Recruitment dapat menilai dan mengetahui pelamar yang
layak untuk lolos dan tidak.

f. Printer
Printer yang ada pada Divisi Human Capital ada 2, yaitu printer untuk kertas biasa
dan printer untuk mencetak ID Card yang berbahan dasar plastik tebal. Printer

28
kertas digunakan untuk mencetak data-data yang diperlukan setiap departemen.
Sedangkan Printer ID Card digunakan untuk mencetak ID Card karyawan selain
helper.

g. Mesin Laminating
Mesin laminating digunakan untuk melaminating ID Card khusus helper.
Laminating diperlukan karena ID Card helper terbuat dari kertas biasa. Sehingga
ID Card tidak mudah sobek dan rusak. ID Card untuk karyawan crew of store tidak
memerlukan mesin laminating karena kartu tersebut berbahan dasar plastik tebal.

29
 BAB 4
TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA

4.1. Lingkup Pekerjaan Mahasiswa

Pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan di PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk dimulai
dari tanggal 25 Juni sampai dengan 30 Juli 2018 dan ditempatkan di Human
Capital Division. Divisi ini terdiri dari 3 departemen, yaitu Recruitment, Personnel,
dan Learning and Development. Ketiga departemen ini memiliki tugas yang
berbeda-beda tetapi saling memiliki keterkaitan. Mahasiswa ditugaskan secara
acak dan fleksibel sesuai dengan situasi dan kondisi pekerjaan setiap departemen.
Awalnya di departemen Personnel lalu dipindahkan ke Recruitment, kemudian ke
departemen Learning and Development, dan bekerja serta diawasi/dibimbing oleh
koodinator dan staff setiap departemen.

Pada departemen Personnel, Mahasiswa ditugaskan memilah berkas PKWT

(Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu), input data karayawan baru untuk
penempatan, mulai aktif kerja dan nomor rekening, filling berkas karyawan (lokasi
penyimpanan berkas karyawan), memeriksa kelengkapan berkas karyawan baru,
menyiapkan ID Card untuk karyawan baru, mempersiapkan KK (Keputusan
Kepegawain) seperti kontrak, promosi karyawan, mutasi karyawan dan masa
percobaan, filling PKWT sesuai dengan lokasi penyimpanan berkas karywawan,
filling SK (Surat Keputusan) seperti mutasi, promosi, perubahan grade dan
pengangkatan karyawan tetap.

Pada departemen Recruitment, Mahasiswa ditugaskan input data karyawan yang

lolos seleksi tes dan wawancara, input data karyawan yang tidak lolos seleksi tes
dan wawancara,mengikuti proses perekrutan calon karyawan baru (tes dan
wawancara), pemberkasan, membantu pemilihan penempatan karyawan baru.
Pada departemen Learning and Development, mahasiswa mengikuti proses
training untuk karyawan baru yang ditugaskan di toko dan membantu mengoreksi
hasil post test training.

4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan

Mahasiswa diberikan tugas dengan frekuensi waktu yang tidak menentu, sesuai
dengan situasi kerja pada masing-masing departemen. Adapun wewenang
Mahasiswa selama melaksanakan kerja praktek adalah:
a. Mahasiswa diperbolehkan menggunakan fasilitas yang ada di perusahaan.

30
b. Mahasiswa diperbolehkan membuka dan mengakses server yang digunakan
perusahaan, bernama Oracle.
c. Mahasiswa diperbolehkan mengetahui dan meng-input data-data pribadi dari
karyawan baru.
d. Mahasiswa diperbolehkan mengikuti proses tes dan seleksi karyawan baru.
e. Mahasiswa diperboleh mengikuti training untuk karyawan baru yang bertugas
di toko.
Tugas Mahasiswa pertama kali yaitu memilah PKWT, dimana PKWT tersebut
berisi kontrak selama karyawan bekerja dan digabungkan dengan Tata Tertib
Kerja serta Surat Pernyataan. Hasil dari memilah PKWT akan diberikan kepada
Manajer Human Capital untuk ditanda tangani. Output dari proses ini adalah
berkas PKWT yang sudah digabung dengan Tata Tertib dan Surat Pernyataan
untuk disetujui oleh karyawan baru. Departemen Personnel yang bertanggung
jawab atas proses memilah PKWT ini.

Tugas kedua adalah meng-input data-data karyawan baru yang lolos maupun tidak
pada aplikasi Oracle dimana Mahasiswa memasukan semua data pribadi
karyawan seperti nomor KTP, nama lengkap, tanggal lahir, nomor hp, tempat
tinggal, pendidikan dan sejenisnya. Output dari tugas ini adalah data karyawan
yang sudah tercatat pada database Alfamart, dan dipertanggung jawabkan kepada
Departemen Recruitment. Tugas ini kemudian dilaporkan kepada Departemen
Recruitment.

Tugas ketiga adalah membantu memilih penempatan untuk karyawan baru.

Penempatan ditentukan berdasarkan tempat tinggal, kendaraan dan adanya mess
dari karyawan. Output dari tugas ini adalah data yang berisi nama-nama karyawan
baru beserta lokasi penempatan tokonya. Tugas ini dipertanggung jawabkan dan
dilapor kepada Departemen Recruitment.

Tugas keempat adalah meng-input penempatan yang sudah ditentukan beserta

dengan tanggal akif dan melengkapi data karyawan yang belum lengkap seperti
nomor rekening, nomor kartu keluarga dan sebagainya. Output dari tugas ini
adalah data karyawan yang sudah tercatat di database Alfamart. Tugas ini
dipertanggung jawabkan dan dilaporkan kepada Departemen Personnel.

Tugas kelima adalah filling berkas karyawan. Filling berkas ini disesuaikan dengan
lokasi yang tersedia dan disesuaikan dengan aplikasi Oracle. Output dari tugas ini

31
adalah data penempatan berkas karyawan yang tercatat di database Alfamart.
Tugas ini dipertanggung jawabkan dan dilaporkan kepada Departemen Personnel.

Tugas keenam adalah pemberkasan, dimana Mahasiswa memeriksa kelengkapan

semua data yang dimiliki karyawan baru. Jika ada yang belum lengkap, karyawan
baru tersebut akan dihubungi untuk melengkapi data-data yang kurang. Output
dari tugas ini adalah berkas-berkas karyawan baru yang sudah dikumpulkan
menjadi satu bagian. Tugas ini dipertanggung jawabkan dan dilaporkan kepada
Departemen Personnel.

Tugas ketujuh adalah mengoreksi hasil post test training. Mahasiswa hanya
mencocokan jawaban dari peserta dengan jawaban yang benar kemudian
diberikan nilai. Output dari tugas ini adalah lembar tes yang sudah berisi skor hasil
penilaian. Tugas ini dipertanggung jawabkan dan dilaporkan kepada Departemen
Learning and Development.

Tugas kedelapan adalah menyiapkan ID Card. Untuk Helper (Karyawan Gudang)

menggunakan ID Card yang menggunakan kertas lalu ditempelkan foto, NIK
(Nomor Induk Karyawan) dan barcode, kemudian dilaminating, dimasukan ke
plastik ID Card dan diberikan tali ID Card. Output dari tugas ini adalah ID Card
dengan NIK dan nama karyawan. Tugas ini dipertanggung jawabkan dan
dilaporkan kepada Departemen Personnel.

Tugas kesembilan adalah mempersiapkan KK (Keputusan Kepegawaian) dimana

berisi tentang promosi karyawan, kontrak dan masa percobaan, kemudian akan
diberikan untuk karyawan yang kontraknya sudah habis. Output dari tugas ini
adalah kertas Keputusan Kepegawaian yang sudah siap untuk diisi skor penilaian.
Tugas ini dipertanggung jawabkan dan dilaporkan kepada Departemen Personnel.

Tugas kesepuluh adalah filling SK (Surat Keputusan) yang berisi tentang mutasi
karyawan, promosi karyawan, perubahan grade dan pengangkatan karyawan
tetap. Output dari tugas ini adalah SK yang sudah berisi catatan mengenai lokasi
penempatan berkas dari nama karyawan di SK tersebut sehingga nantinya SK ini
akan digabung dengan berkas karyawan yang bersangkutan. Tugas ini
dipertanggung jawabkan dan dilaporkan kepada Departemen Personnel.

Tugas kesebelas adalah filling PKWT, disesuaikan dengan lokasi penempatan

berkas yang tertera pada aplikasi Oracle. Output dari tugas ini adalah PKWT yang
sudah berisi catatan mengenai lokasi penempatan berkas dari nama karyawan

32
yang bersangkutan. Tugas ini dipertanggung jawabkan dan dilaporkan kepada
Departemen Personnel

4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan

4.3.1. Memilah PKWT

PKWT (Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu) berisi kontrak selama karyawan
bekerja. Diberikan kepada karyawan baru atau karyawan yang ingin melanjutkan
ketika masa kontraknya sudah selesai dan berisi perjanjian selama kontrak
berlangsung. PKWT digabungkan dengan Tata Tertib Kerja serta Surat
Pernyataan. PKWT dirobek dari buku, Tata Tertib dirobek dari buku dan Surat
pernyataan dirobek dari buku, masing-masing satu. Kemudian hasil robekan
tersebut digabung menjadi satu menggunakan papper clip. Setiap halaman terdiri
dari 2 kertas yaitu kertas yang berwarna putih dan pink. Setelah itu dibagikan,
dilengkapi dan ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan. Kemudian
PKWT tersebut akan ditandatangani oleh Manajer Human Capital. Kertas yang
berwarna putih diarsip untuk perusahaan, sedangkan yang berwarna pink
diberikan kepada karyawan. PKWT dilakukan ketika Departemen Learning and
Development selesai melaksanakan dan menilai hasil training setiap karyawan.
Waktu untuk memilah PKWT ini tidak menentu, bergantung pada jumlah karyawan
dan waktu dari proses training selesai dilakukan.

4.3.2. Input Data Karyawan Baru

Sebelum meng-input, periksa kelengkapan data-data karyawan mulai dari
fotocopy KTP, fotocopy KK, hasil tes dan wawancara, fotocopy ijazah, form
persyaratan, dan sejenisnya. Jika sudah lengkap, proses meng-input bisa
dilaksanakan. Langkah pertama, membuka Internet Explorer, pada kolom alamat
pilih “Human Capital” yang terletak paling atas, lalu login dengan username,
password dan database sesuai dengan departemen Recruitment. Kemudian
Oracle akan terbuka, dan klik “Recruitment” pilih “Applicant Data”.

33
Gambar 4.1. Membuka Internet Explorer

Gambar 4.2. Membuka Aplikasi Oracle

Gambar 4.3. Tampilan Depan Oracle

34
Langkah selanjutnya adalah memasukan semua data sesuai dengan data
karyawan. Selanjutnya pilih “Master” dan diisi sesuai data karyawan, begitu
seterusnya untuk “Education”, “Family Data” dan “Selection Stage” dijelaskan pada
gambar berikut:

Gambar 4.4. Tampilan Master

Gambar 4.5. Tampilan Master (Lanjutan)

35
Gambar 4.6. Tampilan Education

Gambar 4.7. Tampilan Family Data

36
 Gambar 4.8. Tampilan Selection Stage

Gambar 4.9. Tampilan Selection Stage (Lanjutan)

Setelah semua data terisi kemudian di-save dengan klik ctrl + s, dan akan muncul
nomor kode pelamar dari karyawan tersebut seperti tanda merah pada gambar
dibawah ini. Proses input data karyawan baru selesai.

37
 Gambar 4.10. Tampilan Setelah Menyimpan Data

4.3.3. Penempatan Karyawan Baru

Proses penempatan karyawan baru khususnya Crew of Store ditentukan
berdasarkan kebutuhan jumlah karyawan pada toko-toko Alfamart. Selain
kebutuhan dalam memerlukan karyawan, tempat tinggal karyawan juga
disesuaikan dengan penempatan agar tidak terlalu jauh dengan tempat kerja.
Mess juga disediakan di beberapa toko untuk karyawan yang tidak memiliki tempat
tinggal atau karyawan yang rumahnya jauh dengan tempat kerja. Kebutuhan
jumlah karyawan di toko dilihat dari report yang telah dibuat oleh Koordinator
Recruitment. Dilihat dari standard-nya, jumlah minimum karyawan di toko yaitu 6
orang untuk 2 shift.

4.3.4. Input Penempatan dan Aktif Kerja

Setelah karyawan baru megikuti proses training selama 3 hari dan dinyatakan
lolos, maka Departemen Personnel akan meng-input penempatan dan aktif kerja
dari karyawan tersebut. Sama halnya dengan input data karyawan baru, tahapan
untuk input penempatan dan aktif kerja dimulai dengan membuka Internet
Explorer, lalu pilih Human Capital pada kolom alamat dan login sesuai dengan
username, password dan database dari Departemen Personnel. Lokasi
penempatan mengikuti dengan yang sudah ditetapkan oleh Koordinator

38
Recruitment dan untuk tanggal aktif kerja dimulai di Hari Minggu pada minggu
pelaksaan training.

Langkah selanjutnya ketika tampilan Oracle terbuka, klik Human Resource

Administration, klik Personnel, pilih Employee Data dan akan muncul tampilan
awal. Karena Departemen Recruitment sudah meng-input data karyawan setelah
lolos seleksi, maka Departemen Personnel hanya membuka kembali data tersebut
dan menambahkannya pada data yang belum terisi seperti nomor rekening, nomor
KK, dan sebagainya. Nomor KK berfungsi untuk pendaftaran BPJS. Selanjutnya
pilih “Enter Query” pada menu bar. Masukkan Company, Job Start Date, Lokasi
Penempatan Kerja dan Applicant Code. Lalu klik Posting. Akan muncul data
karyawan yang sudah di-input sebelumnya oleh Departemen Recruitment. Setelah
itu koreksi dan lengkapi data seperti gambar berikut:

Gambar 4.11. Tampilan Depan Personnel

39
Gambar 4.12. Tampilan Pengisian Data

Gambar 4.13. Memilih Enter Query

40
Gambar 4.14. Memilih Posting

Gambar 4.15. Tampilan Master

41
 Gambar 4.16. Tampilan Master (Lanjutan)

Gambar 4.17. Tampilan Human Resource Departement

42
 Gambar 4.18. Tampilan Formal Education

Gambar 4.19. Tampilan Family

Setelah semua data terlengkapi, klik ctrl + s untuk menyimpan data. Akan muncul
kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Kemudian NIK (Nomor Induk Karyawan)
akan muncul seperti kotak merah. NIK dan kode penempatan tempat kerja ditulis
di berkas karyawan dan nantinya NIK akan digunakan sebagai identitas karyawan
tersebut.

43
 Gambar 4.20. Tampilan Menyimpan Data

Gambar 4.21. Tampilan Setelah Disimpan

4.3.5. Filling Berkas Karyawan

Untuk melakukan filling, langkah pertama adalah membuka aplikasi Oracle.
Mahasiswa sudah diberikan file excel berisi list nama karyawan dan NIK yang akan
di-filling. Lokasi penyimpanan berkas yang diminta oleh staff bagian Personnel
adalah “Rak 1 Laci 5 Folder 1”. Filling ditunjukan pada gambar sebagai berikut:

44
 Gambar 4.22. List Data untuk Filling

Setelah muncul data karyawan pada Oracle, klik “File Position”, akan muncul
seperti gambar dibawah ini, lalu klik kanan pada kolom kuning dan akan muncul
kotak berisikan list rak. Pilih sesuai ketentuan yaitu “Rak 1 Laci 5 Folder 1” dan
save. Langkah selanjutnya adalah menulis pada excel dimana berkas tersebut
disimpan.

4.3.6. Pemberkasan
Pemberkasan dilakukan dengan memeriksa kelengkapan semua data yang dimiliki
karyawan baru. Jika ada yang belum lengkap, karyawan baru tersebut akan
dihubungi untuk melengkapi data-data yang kurang. Jika sudah lengkap, maka
akan diletakkan di rak yang sudah ditentukan.

4.3.7. Mengoreksi Hasil Post Test Training

Pada tugas ini, Mahasiswa mencocokan jawaban dari peserta training dengan
kunci jawaban. Post test dilakukan setelah training selesai guna mengetahui
seberapa pahamnya peserta ketika materi disampaikan pada saat training
berlangsung. Hasil penilaian lalu di-input pada aplikasi yang digunakan
Departemen Learning and Development.

4.3.8. Menyiapkan ID Card Karyawan Baru

Sebelum menyiapkan ID Card, Departemen Personnel melaksanakan sesi foto
kepada karyawan baru. Foto tersebut lalu dicetak sesuai dengan nama dan NIK
karyawan tersebut. Mencetaknya menggunakan printer khusus untuk mencetak
kartu plastik. Setelah dicetak, kartu plastik tersebut dimasukan ke plastik ID Card
dan dipasangkan tali. ID Card ini selain menjadi tanda pengenal juga digunakan
untuk absensi karyawan. Untuk Crew of Store (karyawan toko) dan karyawan
office menggunakan ID Card yang dicetak menggunakan printer khusus. Tidak
menggunakan kertas melainkan kartu plastik dimana foto, NIK dan barcode

45
karyawan akan dicetak pada kartu tersebut. Kemudian kartu tersebut akan
dimasukan ke plastik ID Card dan diberikan tali.

4.3.9. Mempersiapkan Keputusan Kepegawaian

Mahasiswa hanya menyiapkan KK (Keputusan Kepegawaian) dan lembar
penilaian karyawan yang ada digabungkan, kemudian nantinya karyawan yang
bersangkutan akan dinilai oleh Area Coordinator dan hasil penilaian tersebut akan
ditulis di lembar penilaian karyawan. Dalam menyiapkan KK tersebut, Mahasiswa
mengisi kolom nama, NIK, departemen, toko, branch, cost center, dan sebagainya.
Lembar penilaian karyawan disesuaikan dengan grade dari karyawan yang akan
dinilai.

4.3.10. Filling Surat Keputusan

Untuk mengetahui lokasi berkas karyawan diletakan dimana, Mahasiswa harus
membuka aplikasi Oracle terlebih dahulu. Setelah itu klik “Enter Query” pada menu
bar Oracle. Masukan NIK yang tertera di SK (Surat keputusan) tersebut. Pilih “File
Position” pada Oracle, dan muncullah lokasi penyimpanan berkas dari NIK
tersebut. Salin lokasi tersebut di pojok kanan atas dari SK dan cap pada tanda
tangan Manajer Human Capital. SK terdiri dari 2 kertas, yaitu pink dan putih. Kertas
putih diberikan kepada karyawan yang bersangkutan dan kertas pink diarsip
diletakan sesuai lokasi berkas penyimpanan karyawan tersebut.

46
 Gambar 4.23. Surat Keputusan

Gambar 4.24. Mencari NIK

Gambar 4.25. Tampilan File Position

47
4.3.11. Filling PKWT
PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) ini biasanya untuk karyawan yang akan
melanjutkan kontraknya yang sudah habis. Oleh karena itu, PKWT harus
disatukan dengan berkas karyawan dan perlu diketahui dimana berkas tersebut
diletakan. Langkah pertama adalah membuka aplikasi Oracle. Pilih “Enter Query”
dan masukan NIK lalu klik ctrl + F11. Kemudian salin file position tersebut di pojok
kanan atas pada PKWT.

Gambar 4.26. File Position pada Oracle

4.4. Hasil Pekerjaan

4.4.1. Memilah PKWT

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, PKWT terdiri dari Perjanjian Kerja Waktu
Tertentu, Tata Tertib Kerja dan Surat Pernyataan, kemudian digabungkan menjadi
satu. Setiap halaman terdiri dari 1 kertas putih dan 1 kertas pink. Setelah diisi oleh
karyawan dan ditanda tangani oleh Manajer Human Capital, PKWT tersebut
dipisahkan antara kertas putih dan pink. Kertas putih akan diarsip oleh karyawan
dan kertas pink akan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Jumlah
PKWT setiap sekali mengerjakannya yaitu untuk sekitar 60 orang. Kegunaan dari
PKWT ini adalah sebagai perjanjian kerja waktu yang dibuat perusahaan dan
disetujui oleh karyawannya. Hasil PKWT akan diberikan untuk karyawan dan ada
yang disimpan perusahaan sehingga setiap pihak menyimpan perjanjian tersebut.
PKWT dapat digunakan sebagai bukti jika salah satu pihak melanggar perjanjian.

4.4.2. Input Data Karyawan Baru

Hasil dari meng-input data karyawan baru adalah nomor kode pelamar. Nomor
kode pelamar ini digunakan sementara untuk mendapatkan NIK. Selain itu, hasil
dari input-an ini akan tersimpan di server yang digunakan PT Sumber Alfaria
Trijaya Tbk. Kotak merah pada gambar dibawah ini menunjukan nomor kode

48
pelamar. Jumlah yang dikerjakan Mahasiswa setiap sekali mengerjakan tugas ini
sekitar 30 berkas. Kegunaan dari pekerjaan ini adalah untuk menyimpan data-data
seluruh karyawan di database perusahaan, sehingga lebih mudah jika ingin
mencari data dari karyawan yang bersangkutan.

Gambar 4.27. Hasil Input Data Karaywan Baru

4.4.3. Penempatan Karayawan Baru

Hasil dari penempatan karyawan baru ini berupa nama karyawan, kode toko dan
tanggal aktif mulai kerja. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, penempatan
karyawan baru khususnya Crew of Store ditentukan berdasarkan kebutuhan
jumlah karyawan pada toko-toko Alfamart. Selain itu, tempat tinggal karyawan
menjadi salah satu faktor dalam menentukan penempatan, tetapi Alfamart juga
menyediakan mess untuk karyawan yang membutuhkan. Kebutuhan jumlah
karyawan di toko dilihat dari report yang telah dibuat oleh Koordinator Recruitment.
Jumlah yang dikerjakan Mahasiswa setiap sekali mengerjakan tugas ini sekitar 60
orang. Kegunaan dari pekerjaan ini yaitu untuk membagi rata jumlah karyawan
yang bertugas di toko-toko Alfamart se-Bali, sesuai dengan tempat tinggal dari
karyawan yang bersangkutan. Hasil dari penempatan sebagai berikut:

49
 Gambar 4.28. Hasil Penempatan Karyawan Baru

4.4.4. Input Penempatan dan Aktif Kerja

Hasil dari proses ini adalah munculnya NIK dan tercatatnya dimana dan kapan
karyawan baru tersebut mulai bekerja. Sehingga dapat mengetahui kapan masa
kontrak dengan karyawan tersebut selesai. Pada proses ini juga dilakukan input
pada nomor rekening karyawan yang dibutuhkan pada saat penggajian. Jumlah
yang dikerjakan Mahasiswa setiap sekali mengerjakan yaitu sekitar 60 orang.
Kegunaan dari pekerjaan ini adalah menyimpan data penempatan dan aktif kerja
dari karyawan baru, sehingga dapat membantu dalam proses penggajian.

Gambar 4.29. Hasil Input Penempatan dan Aktif Kerja

50
4.4.5. Filling Berkas Karyawan
Kegunaan dari filling ini agar mudah ketika ingin mencari berkas karyawan karena
hanya mengeceknya melalui Oracle kemudian dapat dengan cepat mengetahui
lokasi penyimpanan berkas. Hasil dari proses ini adalah tersimpannya file position
pada aplikasi Oracle. Jumlah pekerjaan yang dilakukan Mahasiswa setiap sekali
mengerjakan yaitu sekitar 500 data. Kegunaan dari pekerjaan ini adalah
memudahkan karyawan untuk mengetahui berkas karyawan disimpan pada rak
dan laci berapa, sehingga perusahaan bisa mencari melalui database tersebut.

Gambar 4.30. Hasil Filling Berkas Karyawan

4.4.6. Pemberkasan
Hasil dari pemberkasan ini adalah file dari data-data karyawan yang sudah
lengkap dan siap untuk disimpan di rak yang sudah ditentukan. Jika ada yang
belum lengkap, maka karyawan tersebut akan dipanggil untuk melengkapi
sesegera mungkin. Jumlah yang dikerjakan Mahasiswa setiap sekali
mengerjakannya yaitu sekitar 60 orang. Kegunaan dari pekerjaan ini adalah untuk
memeriksa kembali kelengkapan data-data karyawan agar tidak ada yang
terlupakan. Jika pihak perusahaan ingin mencari data karyawan, berkasnya sudah
lengkap.

4.4.7. Menyiapkan ID Card Karyawan Baru

Pencetakan ID Card menggunakan printer khusus yang hanya digunakan untuk
kartu plastik. ID Card ini selain sebagai tanda pengenal juga sebagai alat untuk
melakukan absen. Jumlah yang dikerjakan Mahasiswa setiap sekali

51
mengerjakannya yaitu sekitar 60 orang. Kegunaan dari ID Card ini adalah untuk
mengetahui identitas dari setiap karyawan di Alfamart, selain itu digunakan
sebagai absen setiap absen maupun pulang kerja.

Gambar 4.31. Hasil ID Card Karyawan

4.4.8. Mempersiapkan Keputusan Kepegawaian

Hasil dari menyiapkan KK (Keputusan Kepegawaian) dan lembar penilaian
karyawan akan digunakan ketika karyawan tersebut sudah habis kontrak dan juga
untuk penilaiannya, contohnya dalam menaikan grade. Lembar KK ini berisikan
keterangan apakah karyawan tersebut akan di perpanjang kontrak, dipromosikan,
dimutasi, atau dialih tugaskan. Selain itu, untuk kompensasi, PHK, dan
kedispilinan juga disertakan pada KK tersebut. Lembar kedua berisi tentang grade
dari karyawan tersebut dan penilaian dari kompetensi yang dimiliki karyawan.
Jumlah yang dikerjakan Mahasiswa setiap kali mengerjakan sekitar 20 orang.
Kegunaannya adalah sebagai bukti untuk penilaian karyawan apakah dimutasi,
dipromosikan, atau dialihkan.

52
 Gambar 4.32. Hasil Keputusan Kepegawaian

Gambar 4.33. Hasil Lembar Penilaian Karyawan

4.4.9. Filling Surat Keputusan

Surat keputusan berisikan tentang mutasi karyawan, promosi karyawan,
pengangkatan grade dan perubahan grade. SK terdiri dari 2 halaman, yaitu
berwarna pink dan putih. Dimana warna pink untuk arsip dan putih untuk karyawan
yang bersangkutan. Jumlah yang dikerjakan Mahasiswa setiap sekali

53
mengerjakan sekitar 50 surat. Kegunaannya adalah untuk mengetahui berkas dari
karyawan yang ada di SK terletak di rak berapa, sehingga SK tersebut dapat
digabungkan dengan berkas lainnya dari karyawan tersebut. Berikut gambar hasil
dari filling:

Gambar 4.34. Hasil Filling SK

4.4.10. Filling PKWT

Hasil dari filling PKWT akan diarsip dan digabungkan dengan berkas karyawan
tersebut yang disimpan di suatu tempat penyimpanan berkas. Guna dari filling ini
untuk memudahkan dalam mencari lokasi penyimpanan berkas dari karyawan
yang bersangkutan. Jumlah yang dikerjakan Mahasiswa setiap sekali
mengerjakan sekitar 100 PKWT. Kegunaannya adalah untuk mengetahui berkas
dari karyawan yang ada di PKWT terletak di rak berapa, sehingga PKWT tersebut
dapat digabungkan dengan berkas lainnya dari karyawan tersebut.

54
4.5. Evaluasi
Pekerjaan yang ada di Divisi Human Capital cukup banyak. Pekerjaan yang
ditargetkan perusahaan cukup tinggi dengan kapasitas karyawan yang sedikit,
sehingga banyak pekerjaan yang menumpuk. Selain pekerjaan yang banyak,
Mahasiswa melihat beberapa proses yang tidak efektif. Sering terjadi waktu
menunggu ketika proses meng-input data, karena berkas yang tidak lengkap.
Pengumpulan berkas tidak diperiksa terlebih dahulu ketika calon karyawan baru
tersebut sedang mengumpulkan. Ketika proses meng-input data terdapat berkas
yang tidak lengkap, maka divisi ini harus menghubungi calon karyawan baru untuk
datang membawa berkas yang tidak lengkap tersebut. Sehingga karyawan harus
menunggu berkas lengkap, barulah dilakukan peng-input-an.

Mahasiswa cukup membantu untuk meringankan beban karyawan pada divisi ini
dengan mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan karyawan setempat.
Dengan adanya pekerjaan tersebut, memberi pengalaman dan pengetahuan lebih
untuk Mahasiswa mengenai bagaimana kondisi, situasi, dan tanggung jawab saat
bekerja di suatu perusahaan. Mahasiswa mendapat pengetahuan lebih mengenai
proses rekrutmen karyawan, sistem training karyawan, proses penempatan
karyawan, dan sebagainya, dimana Mahasiswa tidak mendapatkan secara praktek
di kampus. Perusahaan dan seluruh karyawan di Alfamart sangat ramah dengan
kehadiran dari Mahasiswa, terutama pada Divisi Human Capital yang tidak segan-
segan memberikan informasi dan pengalaman selama kerja praktek di Alfamart.

55
 BAB 5
PENUTUP

Hasil dari kerja praktek Mahasiswa pada Divisi Human Capital memberikan
beberapa kesimpulan. Kesimpulan-kesimpulan tersebut yaitu:
a. Sumber daya yang dipekerjakan pada Divisi Human Capital tidak sesuai
dengan banyaknya pekerjaan yang diberikan.
b. Mahasiswa cukup diberikan kepercayaan untuk mengakses dan meng-input
data-data penting karyawan pada aplikasi Oracle.
c. Sistem pengumpulan berkas-berkas karyawan yang perlu diperbaiki,
sehingga tidak perlu harus menunggu karyawan baru datang untuk
mengumpulkan berkas yang kurang.
d. Sistem waktu saat proses perekrutan perlu diperbaiki. Hal ini disebabkan
karena banyaknya jumlah pelamar setiap sekali perekrutan berlangsung,
sehingga karyawan yang merekrut tidak sempat beristirahat pada jam
istirahat.

56
 LAMPIRAN

Lampiran 1. Syarat ke Tahap Training

Lampiran 2. Keputusan Kepegawaian
Lampiran 3. Lembar Penilaian Grade 1-6
Lampiran 4. Lembar Penilaian Grade 7-8
Lampiran 5. Lembar Penilaian Grade 9-10
Lampiran 6. Lembar Penilaian Grade 11-12
Lampiran 7. Lembar Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu bagian 1
Lampiran 8. Lembar Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu bagian 2
Lampiran 9. Lembar Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu bagian 3
Lampiran 10. Lembar Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu bagian 4
Lampiran 11. Lembar Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu bagian 5
Lampiran 12. Lembar Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu bagian 6
Lampiran 13.Surat Perrnyataan (Bagian PKWT)