Administrasi

Barang

Confidential - Do not duplicate or distribute without written permission | @Alfamart 2020

 Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti training ini, diharapkan peserta:

1. Memahami definisi Administrasi
2. Mampu melakukan administrasi barang

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Pokok Bahasan

1. Konsep Administrasi
2. Cara administrasi barang

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

Konsep Administrasi
 Apa yang anda pahami
tentang administrasi ?

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Administrasi

Kegiatan pencatatan, pembukuan, filling dokumen dan

proses pelaporan seluruh aktivitas di toko

Kenapa Administrasi
Itu Penting ??

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Tujuan Administrasi
Mencegah terjadinya hal-hal yang
dapat merugikan personil toko
maupun pihak lain (departemen
lain) yang disebabkan karena
kelalaian proses administrasi yang
ada di toko.

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2019

2020
 Jenis-jenis Administrasi Crew

Administrasi
Uang
Administrasi
Barang

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Apa yang anda pahami
tentang
Administrasi Barang?

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Administrasi barang

Kegiatan pencatatan, filling dokumen pada saat

penangan barang

Jenis Administrasi Barang

1. Stock opname (SO) rokok & Susu kaleng

2. Kebersihan rak (checklist kebersihan)
3. Pemasangan Label expired barang kartonan
4. Pengecekan kelayakan produk RRI dan telur

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Map Acco 2

Dokumen Map Acco 2 :

❶ Form SO Susu Kaleng
MAP ACCO 2 ❷ Form SO Rokok & Korek Api
(SO Susu Kaleng,
MAP ACCO 01

Rokok, dan Korek)

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 SO Rokok

Proses administrasi yang dilakukan untuk cross check fisik rokok

dengan data yang ada di komputer dan dilakukan setelah
pergantian shift. Buku register SO rokok berada di Map Acco 2

❑ Format SO Rokok :
SHIFT:
FISIK BARANG STOCK
NO PLU DESCRIPTION SELISIH
DISPLAY STOCK TOTAL ONHAND
1 234 DJI SAM SOE
2 154870 SAMPOERNA A MILD MRH [PB] 16
3 … …
4 … …

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Form SO Rokok
PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk
BRANCH :

TOKO :

TANGGAL :

FORM SO ROKOK + KOREK API

SHIFT : SHIFT : SHIFT :

FISIK BARANG STOCK FISIK BARANG STOCK FISIK BARANG STOCK

NO PLU DESCRIPTION SELISIH SELISIH SELISIH
DISPLAY STOCK TOTAL ON HAND DISPLAY STOCK TOTAL ON HAND DISPLAY STOCK TOTAL ON HAND

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Alfamart
25
Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020
26
 SO Susu Kaleng

Proses administrasi yang dilakukan untuk cross chek fisik susu

kaleng dengan data yang ada di komputer dan dilakukan
setelah pergantian shift. Buku register SO susu kaleng berada di
Map Acco 2.

❑ Format SO Susu Kaleng : SHIFT:

FISIK BARANG STOCK
NO PLU DESCRIPTION SELISIH
DISPLAY STOCK TOTAL ONHAND
1 118246 BEBELAC 3 VANILA CAN 800G
2 118244 BEBELAC 3 MADU CAN 800G
3 … …
4 … …

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Form SO Susu Kaleng
PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk
BRANCH :

TOKO :

TANGGAL :

FORM SO SUSU KALENG

SHIFT : SHIFT : SHIFT :

FISIK BARANG STOCK FISIK BARANG STOCK FISIK BARANG

NO PLU DESCRIPTION SELISIH SELISIH
DISPLAY STOCK TOTAL ON HAND DISPLAY STOCK TOTAL ON HAND DISPLAY STOCK TOTAL

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

Alfamart
28 Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020
29
 Tujuan SO Rokok & Susu

SO Rokok & Susu Kaleng bertujuan untuk

Sebagai kontrol yang dilakukan untuk memastikan item

rokok dan susu kaleng tidak terjadi selisih.
Jika terjadi selisih, dengan register so rokok & susu kaleng
yang dijalan rutin setiap shift, maka akan mengetahui
pada shift mana terjadi selisih, maka harus diselesaikan
saat itu juga.

BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ?

1. Barang Hilang → barang hilang untuk item rokok dan
susu kaleng tidak terkontrol
2. Saling Mensalahkan → Selisih akan sulit diketahui kapan
dan pada saat shift berapa item tersebut hilang

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Kebersihan Rak

Proses administrasi yang dilakukan oleh crew of store apabila selesai

melakukan kebersihan rak, dan pejabat toko (COS/ACOS) bertugas
untuk mengecek dan mengontrol kebersihan rak yang telah
dibersihkan oleh crew of store .
✓ Register kebersihan rak berada di Map Acco 6.

ALUR KERJA
• Cetak planogram
• Bersihkan barang (pastikan expired dan kondisibarang layak
jual)
• Bersihkan rak
• Display barang
• Pejabat toko mengecek hasil kebersihan dan memparaf
pada form kebersihan rak
• Fililng planogram pada map acco 6
Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020
 Map Acco 6

Dokumen Map Acco 6 :

❶ Jadwal kebersihan toko
MAP ACCO 6 ❷ Checklist kebersihan, FEFO,
MAP ACCO 01

(Checklist Crew) Expired

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 ❶ Jadwal kebersihan
toko
JADWAL KEBERSIHAN TOKO

hari I hari 2 hari 3 hari 4 hari 5

NO Nama Personil toko
No Rak No Rak No Rak No Rak No Rak
1
2
3
4
5
6
7
8
DST

Dibuat Oleh, Disetujui oleh,

COS/ACOS AC
Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020
 ❷ Checklist kebersihan,
FEFO, Expired
PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk
Branch :
Toko :
Bulan :

CHECKLIST KEBERSIHAN, FEFO DAN EXPIRED DATE

HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :
NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK :
PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW
DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :

PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS
HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :
NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK :
PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW
DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :

PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS
HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :
NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK :
PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW
DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :

PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS
HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :
NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK :
PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW
DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :

PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS
HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL : HARI / TANGGAL :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :
NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK : NO. RAK :
PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW PARAF CREW
DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH : DICEK OLEH :
NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA : NAMA :

Alfamart Corporate University

PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS PARAF ACOS/ COS All PARAF
RightsACOS/Reserved.
COS @Alfamart 2020
PARAF ACOS/ COS
NRA : SAT/FRM/OP/135_REV:000_171014
 Tujuan Kebersihan Rak

kebersihan rak bertujuan untuk

Sebagai kontrol yang dilakukan untuk memastikan kebersihan rak

yang sudah dijadwalkan dijalankan oleh personil toko

Sebagai bukti bahwa crew telah mengerjakan aktivitas kebersihan

rak sesuai dengan jadwal yang telah dibuat oleh pejabat toko

BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ?

1. Banyak rak dan produk kotor → karena tidak dikerjakan sesuai
jadwal dan tidak terkontrol.
2. Temuan Audit → Menjadi salah satu temuan audit untuk kebersihan
rak dan produk, juga administrasi

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Pelabelan expired barang kartonan

Proses administrasi yang dilakukan untuk membuat label

expired item katonan sebagai penada/pengingat pada
saat display seingga metode FEFO berjalan dengan baik.

TGL 6 TGL 8 Pastikan

BULAN Okt. BULAN Nov. semua
TAHUN 2022 TAHUN 2022 kartonan
utuh
TGL 25 TGL 9 dipasang
label
BULAN Maret BULAN April expired
TAHUN 2022 TAHUN 2022
Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020
 Tujuan lebel Expired

Label expired bertujuan untuk

Sebagai kontrol yang dilakukan untuk memastikan

barang yang expired lebih awal terdisplay

Sebagai pengingat retur barang

BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ?

1. Jumlah qty retur barang expired kartonan meningkat
2. Temuan Audit → Menjadi salah satu temuan audit untuk
kebersihan rak dan produk, juga administrasi

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Pengecekan kelayakan produk RRI dan telur

Aktivitas personil toko dalam memastikan item-tem yang

membutuhkan penanganan khusus , Supaya barang yang dijual di
toko kondisinya layak.

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 ❷ Checklist uji kelayakan barang
perishable, RTD dan RTE
PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk
CHECK LIST UJI KELAYAKAN B
Nama / Kode Toko :
Branch :
Bulan :

SHIFT I
NO NAMA BARANG 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Tujuan

Pengecekan kelayakan produk RRI dan telur

bertujuan untuk
Sebagai pemastian barang RRI da telur yang expired
atau sudah tidak layak terkontrol dengan baik

Pencatatan jumlah Qty barang-barang yang

dimusnahkan

BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ?

1. Komplain konsumen → kerana barang expired dan tidak
layak
2. Temuan Audit → Menjadi salah satu temuan audit untuk
kebersihan rak dan produk, juga administrasi

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2020

 Peran Personil Toko dalam
Pengendalian Administrasi

Lakukan Pengendalian Administrasi Dengan :

❑ Disiplin
❑ Rapi
❑ Teliti
❑ Bertanggung Jawab

Alfamart Corporate University All Rights Reserved. @Alfamart 2019

2020
Thank You!
PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk.
Alfa Tower,
Jl. Jalur Sutera barat kav 7-9
Tangerang 15143,
Indonesia
t +62 21 808 21 555 (hunting)
www.alfamartku.com

Alfamart Corporate University Product Knowledge All Rights Reserved. @Alfamart 2015