Maintenance

Planning &
Scheduling

Anggi Regiana Agustin SST, MSc

Berapa % schedule
compliance anda?

Class Discussion
Tipe Pekerjaan
Direncanakan
◦ Preventive & Predictive maintenance
◦ Over haul / Turn Around
◦ Corrective maintenance

Tidak Direncanakan
◦ Emergency/ Breakdown Maintenance
Planning/Perencanaan
Mengapa?

Mencapai Operasi yang efektif & efisien

Mencapai Bisnis Objective

Bagaimana Caranya?

◦ Capacity Planning
◦ Maintenance Planning and Scheduling
Capacity Planning
Adalah:
◦ Penentuan sumber daya (resources) yang dibutuhkan
untuk memenuhi beban pemeliharaan
◦ Resources berupa Manpower (jumlah & skills), overtime
capacity, contract maintenance, backlog, dsb

Bagaimana?
◦ Maintenance forecasting
Maintenance Forecasting
Adalah:
◦ Estimasi/perkiraan beban maintenance

Mengapa?
◦ Untuk Capacity Planning yang lebih baik

Bagaimana?
◦ Qualitative techniques
◦ Quantitative techniques
Tingkatan Perencanaan

1. Jangka Panjang (Mencakup periode 3-5 tahun).

2. Jangka menengah (Rencana 1 – 12 bulan)
3. Jangka Pendek (rencana harian dan mingguan).
Rencana Mingguan

Sediakan spare waktu 10-15% untuk emergency

Ditentukan berdasarkan Skala Prioritas

Rencana Harian

Berasal dari rencana mingguan

Umumnya sudah disiapkan sehari
sebelumnya
Dilakukan berdasarkan skala prioritas
Sering terganggu karena adanya emergency
Sharing..
Apa saja penyebab pekerjaan harian yang tidak ter-eksekusi
(schedule missed)?
Apa yang anda lakukan?
Seberapa sering? Apakah masuk kedalam KPI??

Class Discussion
Penyebab Schedule Missed
Mana penyebab yang paling sering anda
alami?
Emergency Job Spare part tidak ada

Tidak sesuai schedule

Waktu yang kurang
Kurang orang
Bentrok dengan pekerjaan lain

Tidak mendapat Safe Work permit

Bentrok dengan produksi
Turn Around (TA)
Maintenance
Pemeliharaan berkala ketika pabrik shutdown agar dapat
melakukan inspeksi atau overhaul dimana alat harus
dimatikan terlebih dahulu
Fokus pada alat tertentu yang hanya dapat dilakukan
pemeliharaan ketika shutdown
Turnaround & Unplanned Shutdown

Perawatan tidak terjadual Pekerjaan perawatan terjadual

(accidental maintenance) (shutdown/turnaround)

 Hanya sistem yang berhubungan  Semua operasi dari sistem yang ada
langsung harus dihentikan harus dihentikan.
 Produksi berhenti total, tidak ada  Produksi berhenti total.
hasil produksi,  Sistem safety terkontrol
 Bisa juga berhenti sebagian,  Tingkat kerusakan sudah
sehingga hasil produksi hanya
diprediksi
berkurang.
 Sistem safety tidak terkontrol
dengan baik
 Tingkat kerusakan bisa sangat
parah, tidak terkendali
Tahapan kerja TA

Meninjau ulang Lap.

1 Pra Turnaround 5
Turnaround terdahulu (Pre Turnaround Works)

Pengembangan konsep
2 Pelaksanaan pekerjaan 6
(conceptual development) (Execution Works)

Pengembangan list daftar pekerjaan

Penyusunan laporan 7
sesudah Turnaround
(work list development)
3
Detail perencanaan & perancangan
(Detail Planning & Engineering)
4
 Meninjau Ulang Laporan Turnaround Terdahulu

1 Data kinerja plant yang akan dilakukan

perawatan besar terjadwal

Spesifikasi dan kapasitas ekuipment

hal-hal Kebutuhan inspeksi yang mencukupi

menjadi
pertimbangan
Standar dan spesifikasi yang digunakan

Koordinasi antar fasilitas& Rencana

pengembangan
Hasil-hasil tersebut menjadi Penjadwalan pelaksanaan pekerjaan untuk
pertimbangan mengenai jenis
meminimalkan hilangnya loss
pekerjaan apa saja yang harus
dikerjakan dan pekerjaan yang
Nilai downtime/ jumlah waktu dimana suatu
tidak boleh dilakukan,
equipment tidak dapat beroperasi
Aktivitas Pengembangan Konsep 2
Membentuk tim inti turnaround dan mendefinisikan
tanggung jawab masing-masing anggota

Mendefinisikan filosofi dan tujuan dari pekerjaan TA

Meninjau ulang lessons learned dari pekerjaan TA terdahulu

Mengidentifikasi sumber-sumber dari masukan pekerjaan

Menetapkan item-item pekerjaan besar/penting

Menetapkan nilai loss produksi dari unit yang akan
dilakukan pekerjaan TA
Aktivitas Pengembangan Konsep 2
Mengembangkan daftar
pekerjaan

Mengenali operasi-operasi
yang berbahaya (hazop)

Meninjau ulang kinerja plant

terdahulu & yang ada sekarang

Mengembangkan strategi
perekrutan kontraktor

Mengembangkan sistem cost

control
Hasil dari tahapan pengembangan konsep
2
Filosofi pekerjaan TA

Daftar awal pekerjaan

Estimasi biaya awal
Hasil Estimasi durasi pekerjaan
Rencana milestone TA
 Milestone adalah kejadian penting yang
biasanya tdk mempunyai durasi.
 Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan
banyak pekerjaan untuk menyelesaikan
sebuah milestone.
 Cth: Penyelesaian penandatanganan
dokumen-dokumen penting oleh
customer, Penyelesaian produk-produk
spesifik

Prediksi tenaga kerja untuk pekerjaan

perawatan besar terjadwal

Struktur organisasi inti TA

Standar dari quality assurance, quality control,
HSE(Hazop)
Penetapan Tim Organisasi TA

Penyusunan personil Tim Pengarah

Pengesahan Tim Turnaround/ Strukutur
Organisasi
Menetapkan manajemen SHE
Penyusunan tahap awal rencana TA
Mengembangkan list daftar pekerjaan 3
 semua masukan daftar pekerjaan disusun secara
prioritas
 Dilakukan pengembangan penjadwalan (CPM?)
 Tim inti yang telah dibentuk melakukan aktifitas
pengadaan material-material yang
membutuhkan waktu yang lama dalam
pengadaannya (curi start)
s i l
ha
1. Rencana kerja yang terintegrasi
2. Jadwal efisien & jadwal jalur kritis
3. Perbaikan estimasi biaya
4. Perbaikan daftar rencana pekerjaan yang sudah
disetujui
5. Material yang waktu pengadaannya lama telah
dipesan
 Detail Perencanaan dan Perancangan
4
Daftar pekerjaan final
Rencana final untuk pembongkaran, perbaikan,
pembersihan peralatan
aktifitas Rencana kontrak, dan semua kontrak yang
harus penting sudah sudah siap dan mulai dijalankan
berfokus
pada
Detail jadwal & Jadwal jalur kritis
Rencana detail pelaksanaan

Rencana detail safety & risk analysis

Memproses persetujuan tambahan pekerjaan

Menyelesaikan rencana pengadaan material

RAB final
Catatn penting Perencanaan dan Penjadwalan

Perhatian terhadap pengadaan material kritis, dengan

potensi pengiriman relative lama potensi terlambat

Tentukan jadwal pekerjaan kritis yang

berpotensi keterlambatan, Optimalkan seluruh jadwal dan
pengiriman barang sesuai jadwal.
Diperlukan komitmen seluruh peserta TA
terhadap Jadwal

Pemilihan Kontraktor, harus kualified

Melakukan Safety-Risk Analisis

Hasil dari tahapan detail perencanaan 4
Rencana pelaksanaan pekerjaan terintegrasi
Finalisasi daftar pekerjaan
Finalisasi Kebutuhan peralatan berat
Finalisasi Rencana detail dan jadwal kerja
Finalisasi estimasi biaya /RAB
Finalisasi dok. Safety & risk analysis (fault tree & hazop
nalysis)
 Kegiatan Pra Turnaround
5
Implementasi rencana safety
Pelatihan dan orientasi untuk tim maintenance
dan kontraktor
aktifitas Team building
harus
berfokus Meninjau persyaratan lingkungan, safety, dan
pada management of change

Pekerjaan pra-fabrikasi dimulai

On-site pre-shutdown dimulai

Mobilisasi tim untuk eksekusi

Rencana detail pelaksanaan

Rencana start-up
Catatan penting Kegiatan Pra TA

Lakukan Koordinasi dengan pihak Operasi dengan baik dan jelas

Yakinkan Peralatan dalam kondisi aman dari aspek2 SHE,

sebelum menerbikan Surat Ijin Kerja ( Working Permits)

Perbaharui/revisi Jadwal TA jika ditemukan masalah, yakinkan

tidak berpengasruh terhadap Jadwal TA secara keseluruhan

Susun seluruh dokumen dari masing2 Perintah Kerja.

Laksanakan Shut down Pabrik sesuai prosedur “Operate Plant”

Hasil dari tahapan Pra TA
Finalisasi rencana pelaksanaan
Penyelesaian pekerjaan TA pre-shutdown
Pelatihan/pengarahan tim eksekusi
Menyelesaikan mobilisasi ke lapangan
Finalisasi prosedur shutdown
 Pelaksanaan Pekerjaan Turnaround
6
Unit dan peralatan yang di shutdown dan
persiapan untuk mengerjakan perbaikan

Meeting harian turnaround

aktifitas
Melaksanakan fungsi administrasi dan kontrol
harus
berfokus  Meninjau dan memperbaharui jadwal
pada  Melacak dan melaporkan biaya setiap hari
 Meninjau dan memproses tambahan pekerjaan
 Melacak tambahan pekerjaan dan perubahan scope
 Memastikan catatan yang ada sesuai dengan kondisi di
lapangan

Mendokumentasi semua pekerjaan perbaikan

& inspeksi

Meninjau faktor safety dari pelaksaan pre-start up

 Catatn penting Kegiatan Pelaksanaan TA
Koordinasi dengan pihak
Operasi bahwa kondisi Unit
Kerja terkait sudah sesuai
Serahkan Perintah Kerja
kepada Unit Kerja terkait
yang sesuai.
Yakinkan Peralatan aman
terhadap aspek safety untuk
dikerjakan.
Persiapkan dan serahkan
Surat Ijin Kerja ( Permit ) dan
laksanakan Pekerjaan-
pekerjaan TA.
Tidak ada lagi Permintaan
Pekerjaan ( Job Order)
Penyusunan dokumen dari masing
masing Permintaan Pekerjaan
Lakukan serah terima Pabrik dari
Tim TA kepada Tim Start-up
(Operasi).
Pihak Operasi melakukan Check
List persiapan Start-up
Pelaksanaan
Start-up
Hasil dari tahapan pelaksanaan TA 6
1. Eksekusi turnaround sesuai dengan rencana
2. Semua tujuan tercapai
3. Start-up sesuai jadwal
4. Serah terima ke bagian operasional
Kegiatan after TA & Laporan
7
De-mobilize kontraktor
Pembersihan Unit yang sudah dilakukan
perawatan dan area di sekitarnya
mengamankan material yang sudah tidak dipakai
aktifitas harus
berfokus pada Membuat laporan inspeksi dan perbaikan

Memperbaharui database turnaround

Membekukan rekening turnaround

Hasil dari tahapan Lesson learns dan rekomendasi untuk
ini : pelaksanaan turnaround di masa Mendatang
 Laporan final
 Improvement Menyiapkan laporan final turnaround
opportunities
Question??