IMPLEMENTASI

GENBA KAIZEN
DAN BUDAYA KERJA

BASIC KNOWLEDGE – Session 2

hrindosociety

HRindoSociety
KAIZEN
KAIZEN
 Perubahan menjadi lebih baik atau
perbaikan berkelanjutan
 Filosofi Jepang yang berfokus
pada perbaikan kecil secara terus-
menerus.
 Kaizen menekankan pola pikir
berorientasi pada proses,
karenanya disempurnakan terus.
 Integrasi dari TQC + ZD + JIT +
SS  sasaran akhir QCD
TQC = Total Quality Control, ZD = Zero Damage, JIT = Just In Time,
SS = Suggestive System, QDC = Quality Cost Delivery
KAIZEN
• KAIZEN dibangun di atas kerangka kerja 5 R bersamaan dengan
Eliminasi Pemborosan dan Standarisasi.
• 5R menjadi fondasi yang kuat untuk kegiatan KAIZEN
• Standarisasi diperlukan agar ada aturan dan tolok ukur yang jelas atas
proses Kaizen dalam mengelola sumber daya (tenaga kerja, informasi,
peralatan, material). Standarisasi dapat diubah bila sudah tidak sesuai.
• Housekeeping / 5R melatih disiplin secara mandiri.
• Eliminasi Pemborosan: Produksi berlebihan, persediaan berlebihan,
talenta tidak terpakai, pengerjaan berulang-ulang, gerak kerja
berlebih, proses lama, waktu tunggu lama, transportasi lama.
KONSEP BUDAYA KAIZEN

1. PDCA (Plan, Do, Check, Act)

2. SDCA (Standarize, Do, Check, Act)
3. QCD (Quality, Cost, Delivery)
4. 3 M (Muda, Mura, Muri)
5. 5S (Seiton, Seiri, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
6. 5W 1H (What, Who, Why, Where, When dan
How)
KONSEP PDCA dan SDCA
MUDA, MURA, MURI
GENBA
KAIZEN

 GENBA adalah ‘real place’ yaitu

tempat dimana suatu kegiatan
dilakukan atau terjadi.
 Di dalam bisnis, GENBA adalah
tempat dimana suatu nilai tambah
(value-adding) diciptakan.
 Tempat kita bekerja.
5 ATURAN EMAS MANAJEMEN GENBA
1. Apabila terjadi masalah (kejanggalan), pergilah ke
GENBA.
2. Periksa keadaan objek atau benda yang relevan dengan
masalah atau kejanggalan (genbutsu).
3. Lakukan penanggulangan sementara, langsung di tempat
kejadian.
4. Temukan masalah hingga ke akar penyebabnya.
5. Buatlah standarisasi untuk mencegah terulangnya
masalah.
MANAJEMEN
GENBA

KAIZEN
GENBA KAIZEN
Semua orang dalam perusahaan/organisasi harus bekerja sama
melakukan seluruh kegiatan tiga pilar dasar Kaizen di Genba, yaitu:
Standarization
Housekeeping/5R (pemeliharaan tempat kerja)
Muda Elimination (mengurangi pemborosan)
Pelaksanaan Kaizen menganut 5 aturan emas Genba

STRATEGI KAIZEN DILAKUKAN DALAM BANGUNAN GENBA

DENGAN MENGANUT PRINSIP KEBERSAMAAN
BUDAYA KERJA 5R/5S
Menciptakan lingkungan kerja yang
bersih, sehat, rapi, aman, nyaman
dan menyenangkan yang akan
membentuk karyawan yang disiplin,
memiliki sikap kerja yang positif,
budaya positif, peka dan kreatif.
KONSEP 5 R
 Merupakan dasar/fondasi dari Continuous Improvement
(Kaizen)
 Melibatkan partisipasi karyawan.
Aktivitas berbasis tim/kelompok.
 Ketika tercapai, semua tempat akan dapat dikelola secara visual.
Secara sekilas akan mudah untuk membedakan kondisi normal dan abnormal.
TANPA 5R
 KANTOR YANG BERSIH DAN TERATUR

 Lebih kondusif
 Lebih terorganisasi
 Lebih produktif
 Lebih aman
 Tidak memalukan!
 5S 5S 5C 5R ARTINYA
JEPANG AMERIKA EROPA INDONESIA
SEIRI SORT CLEARCUT RINGKAS PEMILAHAN
SEITON SET IN ORDER CONFIGURE RAPI PENATAAN
SEISO SHINE CLEAR AND RESIK PEMBERSIHAN
CHECK
SEIKETSU STANDARDIZE CONFORM RAWAT PEMELIHARAAN
SHITSUKE SUSTAIN CUSTOM RAJIN PEMBIASAAN
AND
PRACTICE
 Physical Psychological
(Appearance) (Cultural)
Bukan sekadar kegiatan bersih-bersih!!
 BUDAYA 5R
• 整 理 (seiri), Ringkas: kegiatan memilah dan menyingkirkan barang/berkas
yang tidak diperlukan sehingga segala sesuatu yang ada di lokasi kerja hanya
yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.
• 整 頓 (seiton), Rapi: kegiatan menata barang diletakkan sesuai posisi yang
ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan.
• 清楚 (seiso), Resik: kegiatan membersihkan peralatan dan daerah kerja
sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga kebersihannya dan dalam
kondisi yang baik.
• 清潔 (seiketsu), Rawat: kegiatan menjaga dan mematuhi ketiga tahap
sebelumnya.
• 躾 け (shitsuke), Rajin: pemeliharaan kedisiplinan pribadi pekerja dalam
menjalankan seluruh tahap 5R.
TAHAPAN IMPLEMENTASI BUDAYA KERJA 5R

1. Mempersiapkan Tim
2. Mengkomunikasikan Konsep 5R
3. Menetapkan jadwal
4. Persiapan Implementasi
5. Pelaksanaan 5R
 MEMPERSIAPKAN TIM
 Mengenalkan 5R pada Top Management
Training & Tour
 Top Management menetapkan Kebijakan Manajemen tentang tujuan
5R.
 Membentuk Steering Committee 5R dan menetapkan ketua dan
anggota tim 5R.
 Semua personil Top Management harus terlibat di setiap level dan
menjadi ketua di setiap level.
 Menetapkan zona dan tanggung jawab, timeline dan fase-fase 5R.
 Menetapkan jadwal training di setiap level.
KOMUNIKASI 5R
• Komunikasi dimulai dengan perkenalan mengapa (WHY) dan apa
itu (WHAT) 5R dalam organisasi.
• Karena 5R dilakukan untuk tempat kerja (WHERE), maka komunikasi
difokuskan pada kapan (WHEN), siapa (WHO) dan bagaimana
(HOW) 5R dilakukan.
• Komunikasi yang sering, pendek dan terarah dilakukan oleh
anggota Steering Committee.
• Dalam setiap meeting difokuskan pada hanya 1R atau 2R, dengan
menggunakan 5W + 1H.
• Lakukan meeting 1 atau 2 kali dalam 1 bulan untuk mendiskusikan
dan menindaklanjuti pelaksanaan 5R.
PENDEKATAN PROMOSI
CONTOH JADWAL PELAKSANAAN 5R
Time Topic Note
8:00 Tiba di area kerja
8:00 - 8:15 Briefing
8:15 – 8:45 Menyortir barang-barang sesuai dengan tingkat kegunaannya R1
8:45 – 9:15 Memindahkan barang-barang yang tidak berguna ke garbage zone R1
secara teratur dan rapi
9:15 – 9:45 Membersihkan garbage zone dan melakukan labelling sesuai dengan R2 & R3
kategori barang
9:45 – 10:00 Coffee Break
10:00 – 10:30 Mengatur penempatan barang-barang berguna di zona kerja dan melakukan R2
labelling sesuai dengan kategori barang
10:30 – 11:00 Mengepel lantai zona kerja R3
11:00 – 12:00 Membuat marka zona kerja dengan sticker R2
12:00 – 13:00 Istirahat
13:00 – 13:30 Melakukan dokumentasi dengan memotret zona kerja R4
13:30 – 13:45 Melakukan evaluasi R5
PERSIAPAN

 Rekam situasi sebelum memulai

kegiatan 5R
Foto situasi di sekitar area kerja
Berguna untuk tujuan pembandingan
 Checkpoints
Beri tanda posisi pengambilan foto
Beri tanggal setiap foto
R 1 – RINGKAS (seiri, sort)
• Memilah berkas atau barang
diperlukan dengan yang tidak
diperlukan.
• Membuang berkas atau
barang yang tidak diperlukan,
mengeluarkan semua
sampah/benda yang tidak
diperlukan dari lingkungan
kerja.
KLASIFIKASI BERKAS/BARANG
5 LANGKAH RINGKAS
1. Cek barang/berkas di area masing-masing.
2. Tetapkan kategori digunakan dan tidak digunakan.
3. Beri label merah (Red Tag) untuk barang/berkas yang tidak digunakan.
4. Tentukan dan siapkan tempat untuk barang/berkas yang tidak
digunakan.
5. Pindahkan barang/berkas berlabel merah ke tempat yang telah
ditentukan.
Yang harus diperhatikan dalam membereskan barang
Persediaan berlebih, barang usang atau rusak
Lebih dari 48 jam ada di tempat itu
Barang-barang tidak pada tempatnya
3 KATEGORI BARANG DI TEMPAT KERJA

Aturan 48 Jam: Jika dalam waktu 48 jam tidak digunakan di area kerja, maka benda
tersebut tidak seharusnya berada di tempat itu.
Flowchart Ringkas - Rapi
Seiri/ Apakah
Ringkas – Tidak barang Tidak
Apakah tersebut
barang itu masih
diperlukan? bernilai?

Ya Ya

Bereskan secara Pindahkan ke

teratur penyimpanan
sementara

Standardisasikan
aturan Pindahkan le lokasi lain
atau buang dalam
peletakannya waktu 2 minggu

Teruskan pengaturan
peletakan tersebut Buang
secara konsisten
 Anda Kenal Situasi ini?

Anda tahu di mana barang Apa kegunaan barang- Kapan akan digunakan?
yang Anda cari? barang ini?
Mana yang bisa membuat Anda
nyaman dalam bekerja?

A B
Mana yang membuat bingung?

A B
Apa yang Anda lakukan atas barang-barang ini?

Masih berfungsi kok!

Not necessary
Masih berguna!
now, but maybe Masih baru!
in the future
Masih bernilai!
Kelihatan masih bagus!
 Reaksi umum dan normal
Sayang kalau dibuang
Dulu waktu membuatnya lama.
Suatu saat kita bakal butuh.

 Putuskan dengan standar yang jelas

Apa yang benar-benar kita butuhkan?
 Seberapa sering dibutuhkan?
Apa yang tidak dibutuhkan?
RED TAG/LABEL MERAH
• Red Tag menunjukkan barang yang sudah
tidak diperlukan.
• Jika barang ditempeli label ini, maka
kesampingkan atau tempatkan di
penyimpanan khusus
• Buang barang yang sudah tidak diperlukan.
Apa saja yang diberi Red Tag?

Segala sesuatu yang tidak diperlukan

• Bundel formulir-formulir, perlengkapan kantor
• Dokumen-dokumen
• Berkas-berkas, lemari, laporan-laporan, ATK
• Mesin, furnitur, peralatan kantor
• Mesin fax, mesin fotocopy, pot bunga, meja kantor
Tapi jangan pernah Red Tag orang yang menurut Anda
tidak diperlukan.
CONTOH STANDAR RED TAG
 CONTOH STANDAR RED TAG
 Tanpa Red Tag  Tag C

Dipakai sekurangnya sekali dlm 2 Digunakan sekali dalam setahun

hari.
Simpan di luar atau dipindahkan
Jangan dipindahkan dari area kerja.
dari kantor ke gudang perusahaan.
 Tag A
 Tag D
Digunakan sekali dalam seminggu
Pindahkan dari area kerja ke tempat Sudah tidak dibutuhkan
lain dekat area kerja.
Dijual, dibuang, dikembalikan,
 Tag B didonasikan
Digunakan sekali dalam sebulan.
Simpan di suatu tempat yang
dapat diakses masih area kantor.
EVALUASI DAN TINDAK LANJUT RED TAG
• Red Tag maksimal harus segera direspon dalam waktu 1 minggu.
• Sosialisasikan barang-barang atau berkas-berkas yang
diberi Red Tag ke karyawan agar mereka bisa merespon.

BARANG RED TAG TINDAKAN

Barang Cacat Eliminasi/Singkirkan
Barang Berlebih Simpan di gudang
Barang Usang Buang
RED TAG PERSEDIAAN
DEFECTIVE ITEMS

Eliminate

DEAD / OBSOLETE
STOCK

TAGGED
SUPPLY/STOCK
Move to tagged item storage
SLEEPING / SLOW
area
MOVING STOCK

LEFTOVER MATERIAL Distinguish between un- &

(WRITTEN OFF ALREADY) necessary & disposition plan
CONTOH RED TAG
R 2 – RAPI (seiton, set in order)
Menata tata letak penyimpanan
barang dengan rapi dan benar
mengikuti suatu aturan yang
ditetapkan.
Setiap orang akan dengan mudah,
mencari untuk mengambil barang
yang diperlukan ketika diperlukan.

MENYUSUN BERKAS DAN BENDA

SESUAI URUTAN KEGUNAAN DAN
Pastikan setiap barang memiliki “rumah”
masing-masing
FREKUENSI PENGGUNANNYA
3 Langkah RAPI
1. Rancang metode penempatan barang/berkas yang
diperlukan, agar mudah didapatkan saat dibutuhkan.
2. Tempatkan barang/berkas yang diperlukan ke tempat
yang telah dirancang dan disediakan.
3. Berikan label/identifikasi untuk mempermudah
pengambilan dan pengembalian ke tempat semula.

Organizing means standardization, but

standardization cannot start until everything is clean.
LABELLING
Pengendalian visual dengan menggunakan label/tanda
tertentu agar barang/berkas mudah ditemukan.
 Dimana?
Fix Position (menunjukkan tempat)
 Apa? Labeling
Fix Items (identifikasi barang) Strategy

 Berapa banyak?
Fix Quantity (menunjukkan jumlah)
LOCATION LABELLING
• Sebelum kita memulai penandaan barang, kita harus menandai lokasi
setiap barang tersebut.
• Tempat penyimpanan harus memuat nomor bagian (section), baris (row),
dan rak (shelf).
• Bila tempat penyimpanan sangat luas, maka sebaiknya penandaan
juga dilakukan berdasarkan nomor zona atau ruangan.
• Konsisten dalam menggunakan huruf atau angka kode label .
• Pada rak, gunakan denominator terendah untuk tempat
penyimpanan paling bawah (“A” untuk huruf dan “1” untuk angka)
ITEM LABELLING
• Pastikan setiap barang diberi deskripsi.
• Nama pada label harus diawali nama jenis barang.
Contoh: Di pabrik ada berbagai macam palu, maka pada
penandaannya, awalilah nama item itu dengan nama jenis
barang, yaitu “palu”.
• Setelah nama jenis barang, lanjuti dengan kata sifat dari barang terkait
pada label tersebut. Maka nama label menjadi “palu besar” atau
“palu kecil”.
• Kelompokan barang-barang sesuai dengan klasifikasi spesifik jenisnya.
Contoh: tempatkan palu besar pada bagian palu besar, dan bagi lagi
sesuai dengan warnanya.
• Untuk memudahkan, foto barang tersebut.
• Ketika memasukan ukuran, dimensi atau berat barang pada deskripsi,
gunakanlah singkatan.
Painting Strategy
Metode untuk mengidentifikasi lokasi barang pada lantai, permukaan stasiun kerja atau lintasan jalan.
Dapat menggunakan cat atau menggunakan tape/lakban. Standar warna harus ditetapkan untuk
keseragaman dan penyamaan makna dari garis atau area yang ditandai.
Signboard Strategy
Langkah untuk menempatkan barang-barang berguna secara rapi dan teratur kemudian diberikan
indikasi atau penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang tersebut agar
pada saat akan digunakan barang tersebut mudah dan cepat diakses.
Signboard strategy mengurangi pemborosan dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari barang.
Shadow Board System
 Classify into groups
 Store them together
5 R PERSONAL COMPUTER
R 3 – RESIK (seiso, shine)
• Menjaga lingkungan
kerja/tempat kerja dan
seluruh barang/ peralatan
yang digunakan dalam
keadaan baik dan bersih
pada tempatnya.
• Cleaning as a form of
inspection.
R 3 – RESIK (seiso, shine)

• Wajib dilakukan setiap hari.

• Tentukan apa yang harus dibersihkan, di
lokasi mana dan siapa yang
membersihkan.
• Tentukan dan sediakan alat kebersihan
yang diperlukan.
• Tentukan penanggung jawab kebersihan
secara rinci dan terstruktur.
• Jadwalkan shift piket kebersihan setiap
hari.
• Identifikasikan prosedur pembersihan.
Apa yang harus dibersihkan?

 Area Penyimpanan
Lemari, Ruang Kerja, Rak

 Peralatan Kantor
Fax/Copy Machines, AC
Blower.
Cubicles, Meja, Kursi

 Sekitar Tempat Kerja

Lorong, jendela, pintu, ruang
meeting, toilet, lampu-lampu dsb.
R 4 – RAWAT (seiketsu, standardize)
Mempertahankan agar tetap selalu Ringkas, Rapi dan Resik baik
pribadi maupun lingkungan.
Perusahaan membuat standar prosedur yang wajib diketahui dan
dipahami semua individu untuk dilaksanakan dengan cara yang sama
yang mendukung untuk memelihara Ringkas, Rapi dan Resik sepanjang
waktu.
Adanya struktur tugas dan tanggung jawab.
Kepatuhan pada peraturan.
3 PRINSIP TIDAK

1. TIDAK ADA BARANG YANG TIDAK DIPERLUKAN, tidak

menyimpan atau membiarkan barang yang tidak
diperlukan di area kerja.
2. TIDAK BERSERAKAN, tidak ada barang yang disimpan
tidak pada tempatnya.
3. TIDAK KOTOR, area kerja selalu rapi dan bersih.
CONTOH
S.O.P.
Audit Area Kerja
Audit dilakukan untuk proses-proses:
RINGKAS
• Proses eliminasi barang-barang
yang tidak diperlukan
RAPI
• Penempatan barang secara rapi di
tempatnya masing-masing
RESIK
• Kegiatan untuk membuat area kerja
menjadi bersih
R 5 – RAJIN (shitsuke, sustain)
1. Biasakan kondisi tempat kerja selalu sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan.
2. Lakukan pengontrolan setiap saat  GENBA WALK
3. Koreksi bila ditemukan penyimpangan.
4. Lakukan peningkatan, misalnya dengan melakukan perlombaan
antar bagian untuk peningkatan efektifitas.

Buat dokumentasi secara rutin setiap bagian area kerja,

peralatan dan karyawan yang ada di dalamnya agar bisa
menjadi pedoman “before/after” sebagai parameter
penilaian kinerja implementasi manajemen 5R.
CONTOH
5R REPORT
Faktor-faktor kritis kesuksesan 5R
1. Komitmen Top Management.
2. Keterlibatan seluruh staf.
3. Kurangnya sumber daya, tenaga kerja, pelatihan,
publikasi.
4. Keterkaitan dengan tujuan dan sasaran perusahaan.
5. Audit dan pengkajian secara reguler dari manajemen.
6. Penghargaan dan reward.
Tahapan Sikap dalam Implementasi 5R

DIPAKSA TERPAKSA BISA BIASA BUDAYA

(Manusia pada ( Proses (Perilaku yang
dasarnya malas) (Kendali dengan pembelajaran (Sikap yang mengarah pada
sistem) sampai Tahu) termotivasi) belief)
• RUANG GANTI
KESEBELASAN
JEPANG
PIALA DUNIA FIFA
RUSIA 2018
UANG GANTI
KESEBELASAN
JEPANG
PIALA ASIA
AFC QATAR 2019
ASIAN GAMES
Indonesia 2018
083829197858 christo.gerry@gmail.com