MT-PR-HO-018

Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

No. Dokumen MT-PR-HO-018

Judul Dokumen Standarisasi Penomoran dan Identifikasi Dokumen

Dibuat Oleh

Nama Andreas Hary Jabatan KTT Tanggal 13 Feb 2020

Disetujui Oleh

Nama Kalistus Toreh Jabatan Direktur Utama Tanggal 13 Feb 2020

Status Perubahan Dokumen

Revisi Tanggal Keterangan Dibuat Dievaluasi Diterima Disetujui

A0 Pembuatan Baru
A1 Perubahan data Departemen
Section dan Penomoran untuk
Project

Dokumen ini merupakan milik PT. Mineral Trobos. Dilarang

menyalin sebagian atau seluruh bagian dokumen ini tanpa
persetujuan tertulis dari PT. Mineral Trobos. Isi dari dokumen
ini diperuntukan untuk digunakan di lingkungan PT. Mineral
Trobos.

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Quality System Document Page 1

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

Tujuan pedoman standarisasi ini dibuat dan disosialisasikan untuk penyeragaman dan
standarisasi, tata cara pembuatan, penggunaan, sarana registrasi file, sajian informasi,
panduan aturan, aliran atau bagan kerja, ketetapan aturan perusahaan dan sebagai sarana
control untuk memberikan jaminan dari suatu produk yang dihasilkan.

Pedoman standarisasi ini berlaku pada semua area kerja, karyawan, kontraktor dan ataupun
pihak pendukung dari PT. Mineral Trobos di semua area operasi kerja atau site, dan jika
diperlukan, panduan / instruksi kerja terperinci dapat dikembangkan berdasarkan pedoman
standarisasi ini.

Prosedur ini berlaku juga pada semua dokumen Sistem Manajemen Pengendalian Mutu PT.
MT yang dibuat oleh semua Divisi di PT. MT termasuk sistem dokumentasi di site dan HO.

2. Prinsip Dasar, Alur Proses/Prosedur dan Tanggung jawab

I. Prinsip Dasar

Yang menjadi dasar dibuatnya penomoran dan identifikasi adalah:

 Untuk memahami dan mengerti tata cara penomoran, identifikasi dan pihak –
pihak yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan kontrol system

 Merinci cara – cara, penggunaan, penulisan dan bertanggung jawab akan

penomoran dokumen quality system. Prosedur ini berlaku untuk semua
dokumen quality system yang dibuat oleh divisi atau departemen yang ada

a) IDENTIFIKASI PERUSAHAAN, DEPARTEMEN, DOKUMEN

Standarisasi penggunaan singkatan perusahaan, nama departemen dan dokumen

diatur untuk memudahkan, penyeragaman penggunaan singkatan / ID yang ditulis
dengan huruf kapital dan maksimal 3 karakter.

1) Nama dan ID Perusahaan

Nama perusahaan adalah PT. Mineral Trobos disingkat MT

2) ID dan Nama Departemen ( General Standard )

ID Keterangan
OPR Operation
PRO Production

 ID Seksi di Departemen

Dept Seksi ID Keterangan

REP Reporting
Operation HSE Health Safety Environment
EXT External Relation
Production SRV Survey/Surveyor
MNE Mine Engineering

Quality System Document Page 2

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

LAC Land Compensation

ID dan Nama Lokasi

ID Keterangan Kode Project

HO Makassar TS-01
JKT Jakarta TS-02
GB Gebe TS-03

 ID dan Jenis Dokumen

ID Keterangan
BSP Business Proses
DOC Document
DRW Drawing
FLO Flowchart
FRM Standard Form
MGM Management Plan
JDS Job Description
JSE Job Safety Environment Analysis
SOP Standard Operating Procedure
GDL Guideline

3) Jenis Dokumen dan ID Project

 ID dan nama Dokumen Khusus Project

ID Keterangan
PFM Project Form
PSO Project Standard Operational Procedure
PPG Project Guideline
PMP Project Management Plan
PDO Project Document
PFL Project Flowchart
PDR Project Drawing

 Istilah – istilah dalam penamaan ID dokumen

 Business Proces (BSP) adalah data atau informasi yang dijabarkan

dalam sebuah diagram alir atau proses modeling dengan simbol –
simbol tertentu mengenai tahapan – tahapan suatu aktivitas orang/
kumpulan/ departemen/ divisi yang saling keterkaitan dan merupakan

Quality System Document Page 3

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

kegiatan berstruktur sebagai tugas yang dapat menghasilkan produk,

layanan atau proses tertentu guna kelangsungan pekerjaan.

 Document (DOC) adalah data – data atau sebuah tulisan yang

memuat informasi dan berkaitan dengan kinerja suatu departemen
atau divisi dan sudah disetujui atau diketahui oleh perusahaan.

 Drawing (DRW) adalah data – data yang berisi informasi gambar

dan disajikan dalam bentuk titik (stippling), garis (lines), gambar
arsiran (hatching), goresan/ coretan (scribbling) dan bentuk
campuran dari keempatnya (blending) dengan media pengolahan
komputer atau secara manual.
 Flowchart (FLO) adalah data – data informasi yang di sajikan dalam
bentuk diagram alir menggunakan simbol – simbol grafis tertentu dan
tipe – tipe operasi berbeda yang merepresentasikan sebuah
prosedur/ kegiatan.

 Standard Form (FRM) adalah dokumen formal dan formulir –

formulir yang sudah distandarkan oleh perusahaan berdasarkan
format formulir, nomor register, sistem penulisan, penggunaan logo
dan identitas perusahaan yang sudah diatur dan ditetapkan.

 Management Plan (MGM) adalah data – data yang berisikan

informasi mengenai perecanaan resmi dan sudah disetujui
management perusahaan untuk digunakan sebagai dasar, acuhan,
arahan atau garis besar dalam usaha pelaksanaan (executed),
proses mengawasi (monitored) dan fungsi kontrol (controlled) guna
mencapai target dan sasaran yang diinginkan berjalan dengan baik.
 Job Description (JDS) adalah informasi perihal penjelasan tugas,
fungsi secara umum dan tanggung jawab sebuah posisi pekerjaan
dengan ketentuan dan aturan yang mengatur pelaksaaan, monitoring
dan controlling suatu pekerjaan didalam sebuah departemen atau
divisi.
 Job Safety and Environmental Analysis (JSE) adalah data – data
yang memuat informasi tentang safety management tools yang
dipergunakan untuk menemukan dan mengontrol kemungkinan
terjadi bahaya (hazard analysis) dan perkiraan resiko (risk
assessment) yang terjadi dalam proses, pelaksaan atau prosedur
yang sudah ditetapkan sebagai fungsi kontrol untuk membatasi
(measures), menghilangkan (eliminate), mengurangi (reduce),
meredakan (mitigate) dari setiap kemungkinan bahaya yang
ditemukan ataupun yang sudah diuraikan.
 standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu prosedur/
instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk untuk
kegiatan tertentu yang telah memiliki suatu prosedur pasti atau
terstandardisasi dan menjabarkan secara rinci metode yang dipakai,
kriteria pekerjaan, alat – alat yang dipergunakan, sudah diverifikasi
atau mengetahui dan pihak – pihak yang bertanggung jawab.
 Dokumen Project adalah suatu Dokumen yang berisi tentang
Procedure, Form, Guideline, dan Dokumen khusus lainnya yang
digunakan dan dilakukan hanya diproject tertentu yang sudah
ditetapkan (Lihat Tabel), Identifikasi penomoran Dokumen khusus

Quality System Document Page 4

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

Project dibuat berbeda dari Dokumen lainnya dimana penomorannya

selalu diikuti oleh kode Proyek yang sudah dialokasikan untuk kode
area proyek di PT. MT.
 Guideline (GDL) adalah Dokumen Quality Sistem yang digunakan
sebagai penuntun atau pedoman dalam melakukan pekerjaan.
 Kode Project (TS) adalah kode yang sudah di tentukan oleh
perusahaan sesuai dengan area Proyek / wilayah lokasi kerja PT. MT

b) FORMAT PENOMORAN REGISTER STANDARD

Tata cara dan format penomoran atau identifikasi dokumen quality system untuk formulir
adalah sebagai berikut :

Contoh Penomoran Untuk Pembuatan FRM :

Form Hazars Identification and Risk Assessment

Nama Form
TKS.OPR-HSE-FRM-0001
Personal Accident, Incident Statement Form

MT. OPR – HSE – FRM – 0001 / R0

Status Revisi
Nomor Dukumen
Jenis Dokumen
ID Seksi Departemen
ID Nama Departemen
ID Perusahaan

a) FORMAT PENOMORAN REGISTER KHUSUS UNTUK PROJECT

Contoh Penulisan :

TS-03. TND – HSE – FRM – 0001 / R0

Status Revisi
Nomor Dukumen
Jenis Dokumen
ID Seksi Departemen
ID Nama Departemen
Quality System Document Page 5
ID Kode Project
 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

Penjelasan mengenai cara dan ketentuan penulisan format penulisan register formulir
adalah sebagai berikut :

i. Nama Perusahaan
 Nama Perusahaan adalah PT Mineral Trobos.
 Disingkat dengan ID MT
 Ditulis dengan huruf kapital terdiri dari 3 buah karakter
ii. Nama Kode Project
 Kode Project adalah kode yang sudah ditentukan sesuai Area Project
(Lihat Tabel)
 Kode Project ditulis dengan Huruf kapital dengan diikuti kode nomor
dan dipisahkan dengan tanda Dash (-).
iii. Nama Departemen
 Nama Departemen disesuaikan dengan departemen yang ada
dilingkungan perusahaan. Untuk saat ini terdapat 8 Departemen.
 Disingkat sesuai dengan ID Departemennya. (Lihat table
Departemen)
 Ditulis dengan huruf kapital terdiri dari 3 buah karakter.
iv. Nama Seksi Departemen
 Nama Seksi atau bagian di Departemen disesuaikan dengan
departemen yang ada dilingkungan perusahaan. Dimana dari
setiap Departemen mempunyai suatu Seksi.
 Disingkat sesuai dengan ID Departemennya. (Lihat ID Seksi
Departemen)
 Ditulis dengan huruf kapital terdiri dari 3 buah karakter.

v. Jenis Dokumen
 Jenis ID Dokumen yang digunakan disesuaikan jenis dan
kebutuhannya.
 Penulisan jenis dokumen disingkat sesuai dengan ID Dokumen.
(Lihat ID Dokumen)
 Ditulis dengan huruf kapital terdiri dari 3 buah karakter.
vi. Nomor Dokumen
 Penomoran terdiri dari 4 digit, misal 0001, 0002, 0003 dan
seterusnya.
 Penomoran dokumen ini ditulis setelah penulisan ID Dokumen

Quality System Document Page 6

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

vii. Revisi Status

 Terdiri dari abjad yang melambangkan seri revisi dan angka yang
merupakan nomor dari revisi.
 Untuk penulisan huruf abjad dari seri revisi ditulis dengan huruf
kapital.

viii. Nama Formulir

 Penamaan formulir terdiri dari satu atau beberapa kata
 Setiap kata dimulai dengan huruf abjad kapital
 Setiap kata dalam penulisan formulir dipisahkan dengan 1 spasi atau
/ dan asterik koma (,)
 Penulisan dalam format bahasa inggris.
ix. Format Penulisan
 Penulisan antara ID perusahaan dan atau Kode Project dengan ID
departemen menggunakan pemisah asterik titik (.)
 Penulisan antara ID departemen, ID dokumen dan Nomor Dokumen
menggunakan pemisah asterik dash ( - )
 Penulisan antara nomor dokumen dan revisi status menggunakan
pemisah asterik backslah ( / )
 Jenis font yang digunakan adalah Arial, dengan size 10 pt/ 8 pt
(proporsional)
 Penulisan format ini menggukan rata kanan (Align Right)
 Warna font yang digunakan adalah hitam atau biru.

b) FORMAT PENOMORAN SURAT

Tata cara penulisan penomoran surat diatur dalam Quality System Document dibedakan
menjadi 2 (dua) format, yaitu

1) Format penomoran surat internal

 Cara penulisannya tanpa menggunakan ID Nama Perusahaan(MT)

2) Format penomoran surat eksternal

 Cara penulisannya menggunakan ID nama perusahaan (MT)

1) Format Penomoran Surat Internal

Contoh Penulisan Penomoran Surat: No : PRO-AMP / IV / 2018 / 0001

PRO - AMP / IV / 2018 / 0001

Quality System Document Page 7
 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

Nomor Surat
Tahun Pembuatan
Bulan Pembuatan(angka Romawi)
ID Lokasi Proyek
ID Nama Departemen

2) Format Penomoran Surat Eksternal

Contoh Penulisan Penomoran Surat: No : MT.PRO – LAC / III / 2018 / 0001

TKS . PRO – AMP / III / 2018 / 0001

Nomor Surat
Tahun Pembuatan
Bulan Pembuatan(angka
Romawi)
ID Lokasi Proyek
ID Nama Departemen
ID Perusahaan
Khusus Untuk Format Penomoran untuk Managemen, managemen yang dimaksud adalah
pimpinan tertinggi dideparteman atau yang ditunjuk mewakilinya setelah diberikan Delegation Of
authorization (DOA), Format Penulisan nomor Suratnya hanya ditambahkan Inisial setelah ID Lokasi :

Contoh : Penulisan Managemen di Project Ampah

TKS . PRO– AMP / LAC / III / 2018 / 0001

Nomor Surat
Tahun Pembuatan
Bulan Pembuatan(angka
Romawi)
ID/Inisial (nama managemen)
ID nama lokasi/Proyek
ID Nama Departemen
ID Perusahaan

Quality System Document Page 8

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

Penjelasan format penomoran surat

a) Nama Perusahaan (Khusus untuk format surat eksternal)

 Nama Perusahaan adalah PT Mineral Trobos.

 Disingkat dengan ID MT
 Ditulis dengan huruf kapital terdiri dari 3 buah karakter

b) Nama Departemen

 Nama Departemen disesuaikan dengan departemen yang ada dilingkungan

perusahaan. Untuk saat ini terdapat 8 Departemen.
 Disingkat sesuai dengan ID Departemennya. (Lihat ID Departemen)
 Ditulis dengan huruf kapital terdiri dari 3 buah karakter.

c) Nama Site atau Lokasi Kerja

 Penamaan project site sesuai lokasi kerja ketika di keluarkan surat.
 Penulisan project site sesuai lokasi kerja disingkat dengan ID Nama Lokasi
(Lihat ID dan nama lokasi )
 Ditulis dengan huruf kapital dan terdiri dari 3 buah karakter.
d) Bulan dan Tahun Pembuatan Surat
 Penulisan nama bulan tidak perlu dituliskan lengkap tetapi cukup dituliskan
urutan bulan ke -nya dan ditulis menggunakan huruf romawi.
 Penulisan tahun ditulis lengkap dengan format 4 digit angka dan
menggunakan huruf abjad.
 Antara bulan dan tahun menggunakan pemisah asterik dash ( - ) dan ditulis
setelah urutan bulan.
e) Nomor Surat Keluar
 Terdiri dari 4 digit penomoran. Misalkan 0001, 0002, 0003 dan seterusnya.
 Penomoran surat ini ditulis setelah penulisan tanda pemisah backslash ( / )
setelah penulisan tahun pembuatan surat.
 Nomor Surat keluar yang tercantum untuk point diatas hanya berlaku untuk
dokumen dalam hal surat menyurat, untuk penomoran register didalam
setiap departemen bisa dibuat tersendiri oleh masing masing departemen,
dengan ketentuan cara penilisan penomorannya adalah :.
Misalnya :
Penomoran untuk Standard (General)
Contoh nomor Untuk register Surat Perjanjian Kontrak Kerja

OPR - 0001 / PKWT / IV / 2018

Tahun dikeluarkan
Bulan dikeluarkan
Jenis/Nama Dokumen (Disingkat)
Nomor Urut Dokumen

Quality System Document Page 9

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

Departemen Yang Mengeluarkan

Sedangkan Untuk penomoran yang hanya dipakai untuk satu(1) wilayah atau
Project bisa ditambahkan Dengan Kode Project
Contoh : Penomoran Surat Keputusan Promosi atau Mutasi

TS-01. OPR - 0001 / SKPM / IV / 2018

Tahun dikeluarkan
Bulan dikeluarkan
Jenis/Nama Dokumen (disingkat)
Nomor Urut Dokumen
Departemen Yang Mengeluarkan
Kode Project (contoh TKS AMPAH)

f) Format Penulisan
 Penulisan antara ID perusahaan dengan ID departemen menggunakan
pemisah asterik titik (.). Hal ini untuk format surat eksternal.
 Penulisan antara ID departemen dan ID nama site menggunakan pemisah
asterik dash ( - ), Tanda ( / ) asterik ini berlaku sebagai pemisah penulisan
antara bulan dan tahun.
 Penulisan antara ID nama site dengan bulan pembuatan surat serta
penulisan tahun pembuatan dan nomor surat yang keluar menggunakan
pemisah asterik backslah ( / )
 Jenis font yang digunakan adalah Arial, Arial Bold dengan size 12 pt/ 10 pt
(proporsional)
 Penulisan format ini menggukan rata tengah (Align Center)
 Warna font yang digunakan adalah hitam atau biru.
 Penulisan format surat ini dapat juga ditulis secara manual tangan.

II. Prosedur / Alur Pengajuan Standarisasi Form

Prosedur ini dibuat untuk memudahkan dalam mengklasifikasikan formulir – formulir
yang sudah dipakai dan disetujui pihak – pihak terkait untuk di standarkan penulisan
bakunya dan diajukan untuk mendapatkan nomor registrasi form.

1) Dari bagan flowchart dibawah dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

a) Setiap Departemen yang melakukan permintaan pembuatan dokumen baik
untuk dokumen SOP atau Form yang terkait harus membuat atau mengisi Formulir
Permintaan Dokumen (MT.OPR-REP-FRM-0001)

Quality System Document Page 10

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

b) Dokumen yang diminta oleh departemen akan di lakukan drafting oleh

Personel Quality system sesuai format standard yang telah distandarisasi.

c) Dokumen yang sudah direview dan di setujui akan diregistrasi dan

disosialisasi ke departemen terkait oleh quality system dan didistribusikan ke
departemen terkait.

2) PENULISAN KOP SURAT ATAU (LETTER HEAD)

Dalam hal ini kop surat/ kepala surat/ letter head dalam Quality System Document ini
dibedakan menjadi 2 macam berdasarkan kepentingan dan yang
menandatanganinya yaitu kop surat Perusahaan/ Umum dan kop surat Departemen.

a) Detail Perusahaan,
Informasi yang ada dalam kop surat di antaranya adalah nama perusahan,
alamat dan logo/ identitas perusahaan.
Nama Perusahaan : PT. Mineral Trobos
Bidang Bisnis : Coal Mine Company (Must in English)
Alamat site :
MT AMPAH
Jl. Infanteri km. ___.

Quality System Document Page 11

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

Kode Pos ______.

Telp. _______

Alamat Jakarta :
Wisma BII_______
Jln ___________ Jakarta

b) Penggunaan Logo dan Penulisan.

Detail logo seperti gambar dibawah ini, tanpa menggunakan garis tepi/ border

Gambar Logo Deskripsi Keterangan

1. Logo Full Color Ukuran 3,8 cm x 5,7 cm (atau proporsional)

Terdiri dari 2 warna utama,yaitu

Warna
1. Warna kuning

2. Warna biru/ blue

Komposisi warna

c) Ketentuan Penulisan

Tatacara penulisan, font dan ukuran kertas yang digunakan diatur pada tabel
berikut ini guna keseragaman penggunaan,

Type Font Arial, Arial Italic, Arial Bold

Font Ukuran Font 14pt, 12pt, 10pt, 6 pt (proporsional)

Warna Font Biru

Header Rata kiri (Left aligment)

Footer Rata tengah (Center aligment)
Penulisan
Bahasa Indonesia, Inggris
(Bidang bisnis) Inggris

Berat Proporsional
Kertas
Ukuran Kertas A4, Kertas F4 (proporsional)

Quality System Document Page 12

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

d) Kop Surat Perusahaan

adalah sebuah identitas dari perusahaan yang digunakan dalam surat resmi
dan biasanya terdiri dari nama, alamat dan logo suatu perusahaan.
Kop surat ini biasanya digunakan dalam surat yang ditujukan untuk
kepentingan luar perusahaan dan semua surat yang memerlukan approval
dari manajemen perusahaan atau yang mewakili.

Contoh Header (Penulisan rata kiri) :

Contoh Footer (Penulisan rata tengah) :

Alamat site :
MT AMPAH
Jl. Infanteri km. ___.
Kode Pos ______.
Telp. _______

Untuk penulisan Site pada kolom site bisa disesuaikan dengan Lokasi
Tempat dikeluarkan Surat

d) Kop Surat Departemen

Kop surat ini biasanya digunakan atau di issued oleh departemen terkait
yang ruang lingkupnya internal perusahaan, antar departemen atau surat
yang ditujukan kepada pihak – pihak lain yang berkaitan dengan perusahaan,
sub kontraktor, dsb, dimana perusahaan mewakilkan untuk direpresentasikan
oleh departemen tersebut.

Contoh Header (Penulisan rata kiri) : seperti contoh diatas

Contoh Footer (Penulisan rata tengah dan optional) : seperti diatas

Quality System Document Page 13

 MT-PR-HO-018
Standarisasi Penomoran & Identifikasi Dokumen

Quality System Document Page 14