SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI

ISO 9001:2015; ISO 14001:2015; ISO 45001:2018;

ISO/IEC 17025 : 2017
PT. MOROWALI INDUSTRI TEKNOLOGI

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN: PI-MIT-QA-QUA-01

REVISI: 00

Morowali, 1 Mei 2022

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Ahmad Khamarudin Dody Lan Tapi

Senior General Administrasi Manager QA Direktur
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

RIWAYAT REVISI
No Tanggal Revisi Penjelasan
0 1 Agustus 2022 Pertama kali diterbitkan

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 2 dari 12
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

1. TUJUAN
1.1. Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang
memerlukan.
1.2. Untuk mengatur penyusunan, perubahan, distribusi dan cara memelihara dokumen.

1.3. Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan sistem
dokumen integrasi.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen, termasuk dokumen
eksternal; yaitu standard dan spesifikasi yang dihasilkan perusahaan dan dipersyaratkan
oleh Sistem Manajemen Integrasi.
2.2. Jenis dokumen dapat berbentuk hasil cetakan (hardcopy) atau tidak tercetak (media
elektronik/magnetik/software/grafis).

3. INDIKATOR PERFORMANCE
Setiap departemen terkait mampu mengimplementasikan SOP Pengendalian dokumen sesuai
dengan tanggung jawabnya masing-masing.

4. TANGGUNG JAWAB
4.1 Manager QA bertanggung jawab untuk mengendalikan dokumen serta menyimpan Daftar
Induk dan Distribusi Dokumen.
4.2 Semua head departemen bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian
dokumen eksternal atau internal di departemen masing-masing.
4.3 Semua head departemen bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen acuan
kerja yang digunakan oleh pelaksana tersedia dilapangan sesuai dengan revisi terakhir.

5. REFERENSI
5.1. ISO 9001:2015 pasal 7.5 tentang Informasi terdokumentasi
5.2. ISO 14001:2015 pasal 7.5 tentang Informasi terdokumentasi
5.3. ISO 45001:2018 pasal 7.5 tentang Informasi terdokumentasi
5.4. ISO/IEC 17025:2017 pasal 8.3. Pengendalian Dokumen Sistem Manajemen

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 3 dari 12
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

6. DEFINISI
6.1. Dokumen sistem integrasi adalah pengelolaan, penyusunan dan pemeliharan dokumen
mengacu dan berlaku sesuai standar ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO
45001:2018, ISO/IEC 17025:2017.

7. URAIAN
7.1. Penerbitan Dokumen
7.1.1. Sebelum sebuah dokumen sistem integrasi diterbitkan di PT. Morowali Industri
Teknologi, terlebih dahulu ditetapkan sistem pendokumentasian baku yang harus
dimiliki pada setiap dokumen.
Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, bahwa sebelum menerbitkan
dokumen sistem integrasi yang akan di berlakukan di PT. Morowali Industri
Teknologi, guna menyetujui kecukupan dan persyaratannya maka mekanisme
proses pengajuan Dokumen tersebut dituangkan dalam form Pengajuan
Dokumen Baru.

7.1.2. Penerbitan dan penyusunan dokumen integrasi sudah mempertimbangkan aspek

yang disyaratkan pada standar ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018,
ISO/IEC 17025:2017.

Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :

Dokumen Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Manual Integrasi Manager Wakil Manajemen Direktur Utama
Prosedur Integrasi Manager Wakil Manajemen Direktur Utama
Instruksi Kerja Supervisor Dept - Manager
Form Supervisor Dept - Manager
Rencana Integrasi Manager Wakil Manajemen Direktur Utama
Key Performance
Manager Wakil Manajemen Direktur Utama
Indicator
Job description &
Senior General Adm Wakil Manajemen Direktur Utama
Struktur organisasi

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 4 dari 12
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

 Penerbitan formulir mengikuti manual integrasi/prosedur integrasi/instruksi kerja yang

mengatur penggunaannya.
 Penulisan dokumen menggunakan format yang diatur oleh dept. QA dan font “Tahoma
ukuran 11 dengan jarak spasi 1.5” atau selama Wakil Manajemen menyetujuinya.

7.2. Sistem Identifikasi Dokumen

7.2.1. Dokumen diberi nomor identifikasi sebagai berikut :
Dokumen Identitas
Keterangan
Nama Level Kode Seri
Manual Integrasi I MI AA-BBB-CC-DD AA = Kode Dokumen – 2 digit
Sasaran Mutu K3L IV SI AA -BBB-CC-DD BBB = Kode Perusahaan (MIT)
Prosedur Integrasi II PI AA-BBB-CC-EEE-DD – 3 digit
Rencana Integrasi II RI AAA-BBB-CC-DD CC = Kode Departemen – 2-3
Job Description & II JD AAA–BBB-CC-DD digit
struktur organisasi DD = Nomor Urut (01, …, 99,
Instruksi Kerja III IK AAA-BBB-CC-EEE- dst), untuk IK, Prosedur dan
DD yang lain 2 digit
Form IV FM AAA-BBB-CC-EEE- EEE = Kode Proses – 2 digit,
DD-FF diatur dalam instruksi kerja
“Cara Pemberian Kode
Departemen”
FF = No urut form dengan
merujuk proses pada prosedur
terkait.

Contoh :
1. Manual Integrasi MI-MIT-QA-01
2. Prosedur Integrasi PI-MIT-QA-QUA-01
3. Instruksi Kerja IK-MIT-QA-QUA-01
4. Form FM-MIT-QA-QUA-01-01
5. Rencana Integrasi RI-MIT-QA-01
6. Sasaran Mutu K3L SI-MIT-QA-01
7. Job Description JD-MIT-QA-01

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 5 dari 12
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

7.2.2. Daftar Inisial Departemen dan Nomor Kode Departemen PT. Morowali Industri
Teknologi.
No. Kode Dept. Departemen Inisial Dept.

01 Direktur DIR

02 Quality Assurance QA

03 General Administration GAD

04 Marketing MKT

Dokumen system mutu, KL dan Laboratorium yang telah dimplementasikan sebelum tanggal
dokumen ini efektif dianggap valid sampai dengan terjadinya revisi atas dokumen yang
bersangkutan.

7.2.3. CONTROLLED COPY dan UNCONTROLLED COPY :

 Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai
dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai dengan CONTROLLED COPY
(tinta berwarna biru) yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam
perusahaan, dan dokumen lama (dokumen sebelum terjadi revisi) harus ditarik
dari lokasi distribusinya bila terjadi perubahan dokumen.
 Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut
dokumen tidak terkendali, ditandai dengan UNCONTROLLED COPY (tinta
berwarna biru) yang lebih ditujukan untuk pihak-pihak di luar perusahaan dan
tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.
 Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda
CONTROLLED COPY dan disimpan oleh penanggung jawab pengendali dokumen
yaitu dept. QHSE.
 Memperbanyak dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh
dilakukan atas persetujuan penanggung jawab pengendali dokumen.

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 6 dari 12
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

7.3. Pengendalian Distribusi

 Personil QHSE Officer menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi;
nomor dokumen, judul dokumen, tanggal efektif, revisi, nama departemen dan
kode departemen dari setiap dokumen yang akan didistribusikan.
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh
Personil QHSE Officer.
 Dokumen terkendali didistribusikan oleh personil QHSE Officer sesuai dengan acuan
pendistribusian yang tertuang dalam dokumen integrasi (Manual Integrasi,
Prosedur Integrasi, Instruksi kerja, dll), bukti pendistribusiannya di catat pada
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.
 Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau
tandatangan dan tanggal dokumen tersebut diterima pada Daftar Induk dan
Distribusi Dokumen.
 Penerima dokumen dalam Daftar Induk dan Distribusi Dokumen adalah sebagai
berikut :
Penerima
Jenis Dokumen Direksi Semua Departemen
Departemen Terkait
Manual Integrasi √ √
Prosedur Integrasi √ √
Instruksi Kerja √
Rencana Integrasi √ √
Sasaran Mutu K3L √ √

Khusus untuk job description dan struktur organisasi penerima distribusi sebagai
berikut:
Penerima
Jenis Dokumen Direksi Dep. General Departemen
Administration Terkait
Job Description √ √ √

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 7 dari 12
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

7.4. Revisi dan Penarikan Dokumen

 Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang berwenang untuk menerbitkan
dokumen. Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan
formulir Usulan Perubahan Dokumen. Adapun cara pemberian nomor usulan
pada formulir Usulan Perubahan Dokumen sebagai berikut: UPD/no. Urut/kode
perusahaan/kode departemen/bulan/tahun. Contoh: UPD/01/MIT/GA/VIII/22.
 Pengajuan dokumen yang direvisi dicatat dan direkap setiap bulannya pada
Catatan Perubahan Dokumen.
 Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya
merupakan revisi yang berlaku/terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.
Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel ABSOLETE
(tinta berwarna merah), jika masih ingin disimpan.
 Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokuman, maka dokumen asli yang
sudah tidak digunakan lagi diberi stempel ABSOLETE (tinta berwarna merah) dan
dikendalikan dengan cara:
 Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.
 Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.
 Mendokumentasikan proses pemusnahan ke dalam Laporan
Pemusnahan/Perpanjangan Dokumen.
 Setiap head departemen harus selalu memastikan bahwa dokumen yang
kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.
 Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika
setelah itu terjadi revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya
menjadi acuan identifikasi revisi.

7.5. Pengendalian data dalam media magnetik atau elektronik

 Data yang berupa software atau dalam media elektronik, termasuk yang ada di
dalam komputer atau hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau
cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up diserver/media sistem informasi

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 8 dari 12
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

lainnya yang diidentifikasi dan disimpan oleh masing-masing

penanggungjawabnya.
 Akses ke dalam data di komputer tidak selalu dibatasi untuk personil tertentu,
kecuali akses ke dalam back up data dibuatkan daftarnya yang dicatat dalam
Daftar Back Up Data.

7.6. Pengendalian Dokumen Eksternal

Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi (yang telah terdaftar di dept. QA)
disusun oleh departemen terkait dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal, pastikan
dokumen tersebut adalah dokumen acuan terakhir atau yang masih berlaku,
kemudian Copy Daftar Induk Dokumen Eksternal didistribusikan ke departemen
terkait.

8. DAFTAR DOKUMEN PENDUKUNG

8.1. MI-MIT-QA-01 Manual Integrasi
8.2. FM-MIT-QA-QUA-01-01 Daftar Distribusi Dokumen
8.3. FM-MIT-QA-QUA-01-02 Daftar Induk Dokumen Eksternal
8.4. FM-MIT-QA-QUA-01-03 Usulan Perubahan Dokumen
8.5. FM-MIT-QA-QUA-01-04 Catatan Perubahan Dokumen
8.6. FM-MIT-QA-QUA-01-05 Laporan Pemusnahan / Perpanjangan
Dokumen/Rekaman
8.7. FM-MIT-QA-QUA-01-06 Pengajuan Dokumen Baru
8.8. FM-MIT-QA-QUA-01-07 Pengendalian Dokumen Eksternal
8.9. FM-MIT-QA-QUA-01-08 Catatan Pengajuan Dokumen Baru
8.10. FM-MIT-QA-QUA-01-09 Daftar Isi Dokumen

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 9 dari 12
 PT. MOROWALI INDUSTRI No.Dokumen : PI-MIT-QA-QUA-01
TEKNOLOGI Tgl Berlaku : 1 Mei 2022

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Revisi : 00

9. FLOW PROSES PENGENDALIAN DOKUMEN

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Wakil Manajemen

PT. Morowali Industri Teknologi 10 dari 12