PEMBANGUNAN

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PT. MAKASSAR ELEKTRONIKA

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis : Adelia
Tanggal : 11 Juni 2020
Revisi Terakhir : -
Referensi Dokumen :
Versi : 1.0
DAFTAR ISI

DOKUMEN KONTROL

RUANG LINGKUP (SCOPE)

Ruang Lingkup Proyek

TUJUAN
Tujuan Proyek

JADWAL PROYEK
Jadwal Proyek

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Peran dan Tanggung Jawab

MANAJEMEN KOMUNIKASI
Prencanaan Komunikasi (Communication Plan)
Persiapan Pertemuan (Meeeting)

MANAJEMEN PERUBAHAN
Pengajuan Perubahan
Monitor Perubahan

LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. Pertemuan / Rapat (Meeting)
2. Pelaporan (Reporting)

LAMPIRAN B:
1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)
2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)

LAMPIRAN C:
1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)
2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)
3. Jadwal Proyek (Project Schedule)
4. Rencana Anggaran Belanja Proyek
 DOKUMEN KONTROL

Perubahan Isi

Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan

Versi
11-06-2020 Adelia Project Defenition Versi 1.0
1.0

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Asriyadi Pemilik Proyek

 RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

Proyek Pembangunan Sistem informasi Kepegawaian adalah proyek untuk

membangun sistem informasi kepegawaian di sebuah perusahaan produsen alat-
alat elektronika, yaitu PT Makassar Elektronika. Sistem Informasi yang akan
dibangun tersebut diberi nama Sistem Informasi Kepegawaian. Sistem
informasi tersebut harus dapat:

 Mengeluarkan daftar gaji pegawai

 Mencetak slip gaji pegawai
 Mencetak data induk pegawai
 Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print)
 Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya
 Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM

Gaji yang diterima pegawai terdiri atas gaji pokok + tunjangan – potongan

Tunjangan meliputi:
Tunjangan Jabatan, yang masing-masing berbeda untuk setiap jabatan.
Tunjangan Istri/Suami, berdasarkan golongan.
Tunjangan Anak, sampai dengan anak ke-3 dan berdasarkan golongan.
Uang makan dan transportasi, berdasarkan golongan dan dikalikan dengan hari masuk
kerja.
Lembur, dihitung dengan mengalikan jumlah jam lembur dengan indeks lembur.
Besarnya indeks lembur berbeda sesuai golongan.
Bonus, besar total bonus diputuskan oleh Direktur dan dibagi merata kepada seluruh
karyawan.

Potongan meliputi:
Potongan koperasi, tergantung jumlah uang/barang yang dipinjam karyawan tersebut
dari koperasi.
Potongan Asuransi kesehatan, besarnya tergantung golongan
Potongan Asuransi Jaminan Hari Tua (JHT), besarnya tergantung golongan.

Absensi meliputi:
Dilakukan 2 kali, jam masuk dan jam keluar
Dilakukan secara otomatis dengan menggunakan finger print
 TUJUAN PROYEK

Tujuan
Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang
berkaitan dengan masalah kepegawaian, khususnya permasalahan penggajian dan
absensi pegawai perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absensi pegawai dibuat
secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta
keuntungan, baik bagi perusahaan maupun pegawainya

Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah faktor –faktor penentu keberhasilan proyek yaitu:

 Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen

 Komitmen dan dukungan dari tim proyek
 Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-
masing
 Kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek
 Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi)
 Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek
 Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
 Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai

Keuntungan yang diharapkan

Ada beberapa keuntungan yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi
kepegawaian ini, diantaranya adalah:

Dari Sisi Perusahaan

 Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah
penggajian
 Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kinerja pegawai
 Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan
produktivitas perusahaan
 Pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan (dalam hal penggajian
akan lebih mudah)

Dari Sisi Pegawai

 Lebih mudah untuk mengecek jumlah gaji yang diperolehnya
 Lebih nyaman, karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua
perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan
 Lebih mudah melakukan absensi (masuk/keluar) jam kerja, cukup dengan
menempelkan jari, maka absensi sudah tercatat di sistem
 Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebih mudah, yaitu
tinggal mencetak/mengeprint laporan absensi pegawai yang bersangkutan.
 JADWAL PROYEK

Untuk mengerjakan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian ini

diperlukan waktu 80 hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 20 hari kerja
(untuk maintenance / perawatan sistem) ditambah 15 hari (untuk persediaan waktu
tambahan perubahan pekerjaan dan meeting). Total waktu yang disediakan untuk
membangun pembangunan proyek ini dari mulai pembukaan proyek sampai dengan
penutupan proyek adalah 115 hari kerja. Adapun rincian lengkap kegiatan proyek
tersebut, beserta durasi waktu yang diperlukan adalah sebagai berikut.

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Mulai Selesai

(Hari
Kerja)
1. Analisis & Desain Sistem 9 15-06-20 25-06-20
1.1 Menganalisis Sistem Kepegawaian dengan 2 15-06-20 16-06-20
melakukan wawancara kepada pihak yang
ditunjuk
1.2 Membuat Statement of Purpose, Event List 1 17-06-20 17-06-20
dan Context Diagram
1.3 Membuat Data Flow Diagram (DFD) Levelled 1 18-06-20 18-06-20
1.4 Membuat Kamus data 1 19-06-20 19-06-20
1.5 Membuat Process Specification 1 22-06-20 22-06-20
1.6 Membuat Entity Relationship Diagram (ERD) 1 23-06-20 23-06-20
1.7 Dokumentasi Analisis & Desain Sistem 2 24-06-20 25-06-20
2. Desain Aplikasi 7 29-06-20 7-07-20
2.1 Membuat Desain Menu + Aplikasi + Form 2 29-06-20 30-06-20
Entri
2.2 Membuat Desain Report + Form Report 2 1-07-20 2-07-20
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi 3 3-07-20 7-07-20
3. Programming 55 8-07-20 30-09-20
3.1 Programming (Back End + Front End) 50 8-07-20 22-09-20
3.2 Dokumentasi Program ( Front End & Back 5 23-09-20 30-09-20
End)
4. Testing Program 5 23-09-20 30-09-20
4.1 Melakukan test terhadap Program 2 23-09-20 25-09-20
4.2 Melakukan catatan list perbaikan 1 28-09-20 28-09-20
4.3 Dokumentasi testing Program 2 29-09-20 30-09-20
5. Instalasi Program 2 1-10-20 2-10-20
5.1 Setting infrastruktrur & Software pendukung 1 1-10-20 1-10-20
5.2 Instalasi Program ke Komputer User 1 2-10-20 2-10-20
6. Training User/SDM 2 5-10-20 6-10-20
6.1 Melakukan latihan kepada User 2 5-10-20 6-10-20
7. Dokumentasi 70 29-06-20 12-10-20
7.1 Desain Spesifikasi Sistem 15 29-06-20 23-07-20
7.2 Dokumentasi SOP 10 24-07-20 6-08-20
7.3 Dokumentasi Administrasi Proyek 8 7-08-20 19-08-20
 7.4 User & Admin Manual + Dokumentasi 25 20-08-20 23-09-20
Program
7.5 Dokumen Manajemen Proyek 12 25-09-20 12-10-20
WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Mulai Selesai
(Hari
Kerja)
8. Maintenance 20 7-10-20 4-11-20
8.1 Pemeliharaan & perbaikan Sistem 20 7-10-20 4-11-20
9. Administrasi 80 12-06-20 12-10-20
9.1 Melakukan Administrasi Proyek & 80 12-06-20 12-10-20
Mendokumentasikannya
 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Berikut ini adalah diagram struktur organisasi proyek Pembangunan Sistem

Informasi Kepegawaian PT Makassar Elektronika, Sebuah perusahaan yang bergerak
dalam bidang pembuatan alat-alat elektronik.

DIREKTUR
Akbar Jaya, ST.,MBA

PROJECT OWNER
Asriyadi, S.ST.,M.Eng

PROJECT MANAGER
Adelia, S.Tr.T

SYSTEM DESIGNER PROGRAMMER TESTER DOCUMENTATOR ADMINISTATOR

ANALYST Bella, S.Tr.T Fajri, S.Tr.T Irvianto, S.Tr.T May, S.Tr.T Firman, S.Tr.T
Fauzan, S.Tr.T Fuad, S.Tr.T Bambang,
Indriawan, S.Tr.T S.Tr.T
Mul, S.Tr.T
Peran dan Tanggung Jawab

Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok dengan mengacu
pada Form Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment) adalah sebagai
berikut:

Project Manager/Manajer Proyek (Pimpinan Proyek):

 Membuat rencana kerja proyek

 Menugaskan pekerjaan ke anggota tim proyek
 Memonitor jalannya proyek dan kerja tim proyek
 Bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi proyek
 Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan jadwal dan
ruang lingkup yang disetujui
 Mengadakan meeting proyek secara berkala untuk menangani permintaan
perubahan
 Membuat progress report
 Menjembatani system analyst dengan desainer sehingga antara hasil analisis
sistem dan bentuk desain aplikasi sesuai dengan yang diharapkan
 Menjembatani designer dengan programmer sehingga desain baru yang
dibuat tidak menyulitkan tim programmer dalam membuat program
 Melaporkan setiap kemajuan proyek dan hasil akhir proyek kepada pemilik
proyek
 Membuat dokumentasi manajemen proyek yang dibantu oleh administrator

System Analyst/Penganalisis Sistem:

 Melakukan analisis sistem yang akan dibangun dengan cara wawancara

dengan pihak yang ditunjuk
 Membuat Statement of Purpose
 Membuat Context Diagram
 Membuat DFD levelled
 Membuat Process Specification
 Membuat Entity Relationship diagram (ERD)
 Membuat Data Dictionary atau kamus Data
 Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada manajer proyek
 Berdiskusi dengan manajer proyek mengenai langkah-langkah yang harus
ditempuh untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan perencanaan
manajemen proyek (project management plan)
 Berdiskusi dengan desainer aplikasi untuk menentukan desain aplikasi yang
sesuai dengan yang diinginkan
 Membuat dokumentasi analisis & desain sistem dibantu oleh dokumentator.
Designer/Pendesain (Pembuat Desain):

 Membuat desain aplikasi (bentuk menu aplikasi, bentuk form, bentuk report
dll)
 Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentang desain aplikasi agar sesuai
dengan yang diharapkan
 Berdiskusi dengan programmer tentang maksud bentuk desain aplikasi yang
dibuat
 Membuat dokumentasi desain aplikasi dibantu oleh dokumentator

Programmer/Pemrogram (Pembuat Program):

 Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisis dan desain yang
ditentukan
 Berdiskusi dengan designer aplikasi dan system analyst agar program yang
dibuatnya sesuai dengan yang telah ditentukan
 Memberi usulan pada designer dan system analyst bila memang diperlukan
 Mengajukan pertanyaan kepada designer dan system analyst apabila memang
ada hal-hal yang kurang jelas
 Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi tester
 Membuat dokumentasi program dibantu oleh dokumenter

Tester/Penguji:

 Melakukan test terhadap program aplikasi yang telah dibuat

 Membuat list tentang hal-hal yang masih perlu diperbaiki
 Memberi rekomendasi maupun usulan tentang solusi permasalahan yang
dihadapi
 Membuat dokumentasi tentang hasil testing terhadap program aplikasi

Documentator/Pendokumentasi (Dokumentator):

 Membuat dokumentasi sistem (Desain Spesifikasi Sistem) berkoordinasi

dengan system analyst, designer, dan programmer
 Membuat dokumentasi SOP, berkoordinasi dengan system analyst dan pihak-
pihak yang ditunjuk untuk memberikan keterangan mengenai sistem yang
akan dibangun (counter part)
 Mendokumentasikan manajemen proyek yang telah dibuat oleh project
manager bersama administrator
 Bekerjasama dengan admintrator untuk membuat dokumentasi administrasi
proyek.

Administrator:

 Melaksanakan administrasi proyek dari awal hingga akhir proyek

 Membantu manajer proyek dalam membuat dokumen manajemen proyek
 Mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan dengan administrasi proyek
dan berkoordinasi dengan dokumentator.
 MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota

tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi
Kepegawaian. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa
dilakukan secara terbuka dan informal untuk menfasilitasi transfer pengetahuan
(Knowledge Transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk
perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada lampiran A”
Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)” yang menggambarkan komunikasi
reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat,
keterlibatan, dukungan, dan manajemen proyek yang efektif.

Persiapan Pertemuan (Meeting)

 Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.

Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan, dimulai dengan topik
yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu
 Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu
 Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan,
hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting
 Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada
jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai
 Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat
dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat
 Meeting paling sedikit membahas topik berikut:
o Kemajuan Proyek
o Aktivitas yang akan segera dilakukan
o Pembahasan ulang kontrol perubahan (changes control review)
o Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisis dan desain
yang ditentukan
MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan.
Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur.
Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan
Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).

Prosedur kontrol perubahan (Changes Control Procedure)

 Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan
biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut.
 Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila
diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan
ruang lingkup kerja
 Persetujuan pada Form permintaan perubahan / Changes Request Form (CRF)
menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

Pengajuan perubahan

 Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi

formal (meeting regular) ataupun non-formal (melalui bentuk komunikasi
lainnya)
 Mengisi Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF), (lihat
lampiran B.1) untuk diajukan sebagai usulan perubahan
 Catat CRF pada catatan Permintaan perubahan Changes Request Log (lihat
lampiran B.2).

Monitor Perubahan

 Apabila Form permintaan perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai

 Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk
mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya
dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
 Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.
Proyek manager harus menandatangani Form permintaan
Perubahan/Changes Request Form (CRF) apabila perubahan telah
diselesaikan.
 Daftar permintaan perubahan /Changes request Log akan di review pada
meeting proyek untuk mengecek perubahan-perubahan yang belum
diselesaikan.

Keterangan selengkapnya mengenai manajemen perubahan bisa dilihat pada

lampiran-B:

B-1. Form permintaan Perubahan (Changes Request Form).

B-2. Daftar permintaan perubahan (Changes Request Log).

LAMPIRAN A:
PERENCANAAN KOMUNIKASI

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (MEETING)

JENIS AGENDA WAKTU PENAGGUNG PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN

PERTEMUAN
JAWAB

Manajemen
Pertemuan - Membahas rencana kerja dengan Sekali, saat Manajer Proyek Seluruh 1. Perencanaan - Catatan
Pembukaan mengacu kepada perencanaan eksekusi anggota tim manajemen pertemuan
manajemen proyek (project proyek Proyek Proyek (MoM) &
Management plan) pertama kali Rencana
Kerja
Pertemuan Tim - Membahas /review status dan Reguler Manajer Proyek Seluruh 1. Perencanaan - (MoM) &
Proyek kemajuan proyek dengan anggota tim manajemen Rencana
mengacu ke Perencanaan Proyek Proyek Kerja
manajemen Proyek 2. Laporan - Laporan
- Membahas rencana kerja kemajuan Kemajuan
berikutnya dengan mengacu Kerja (Project kerja yang
kepada Perencanaan Manajemen Progress disetujui
Proyek report) &
- Memantau & Mengontrol kelengkapanny
perubahan yang terjadi a:
- Me-review Rencana kerja (action - Form/Catat
Plan) yang telah dilakukan an
Permintaan
perubahan
Pertemuan - Transfer pengetahuan Sekali Manajer Proyek Seluruh 1. Rencana kerja - (MoM) &
Penutupan - Membahas serah terima proyek menjelang anggota tim 2. Laporan Rencana
penutupan Proyek Kemajuan Kerja
proyek Kerja - Rencana
kerja yang
diperbarui
2. PELAPORAN (REPORT)

JENIS ITEM WAKTU PENANGGUNG DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN

PELAPORAN
JAWAB

Laporan - Status Mingguan, Manajer Proyek Seluruh - Tim rapat Laporan

Kemajuan Proyek - Work Progress setiap hari anggota tim - Form permintaan Kemajuan Proyek
(Project Progress Detail/Achievement selasa(bila Proyek Perubahan (Progress project
Report) - Deliverable & MileStone libur, maka - Daftar Permintaan report)
- Daftar Permintaan Perubahan digeser ke hari Perubahan
berikutnya)
Status Acara / - Undangan pertemuan Mingguan, Manajer Proyek Seluruh - Tim rapat Status Acara
Agenda - Usulan Acara / Agenda dikirim minimal anggota tim - Form/Catatan pertemuan
Pertemuan - Pekerjaan yang belum satu hari Proyek Permintaan (meeting Agenda
(Status Meeting diselesaikan dan Permintaan sebelum perubahan Status)
Agenda) perubahan pertemuan tim
- Laporan status aktivitas proyek
Catatan - Agenda Setiap Manajer Proyek Pihak-pihak - Pertemuan/rapat Catatan Rapat
Pertemuan - Isu yang dibahas pertemuan & Tim terkait & (MoM) & Rencana
(Minutes of - Rencana kerja, tanggal target (regular, ad- peserta Kerja
Meeting) hoc) pertemuan
/rapat

Dibuat Oleh
Disetujui Oleh

Nama : Adelia, S.tr.T

Nama : Asriyadi, S.ST.,M.Eng
Jabatan : Manajer Proyek
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 10 Juni 2020
Tanggal : 10 Juni 2020
 LAMPIRAN B:
Keterangan: Form ini dipakai/diisi pada saat melakukan control Project
1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :

Nama Pengusul :
Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

…………

Usul Diterima / Tidak ?

Bila tidak berikan alasan
.........

Diajukan oleh : Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal:
2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN:

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :

No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.
LAMPIRAN C:

1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi kepegawaian

Manajer Proyek : Adelia, S.tr.T
Bidang : Teknologi Informasi

WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Analisis & Desain Sistem

1.1 Menganalisis Sistem Kepegawaian dengan melakukan wawancara kepada pihak
yang ditunjuk
1.2 Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context Diagram
1.3 Membuat Data Flow Diagram (DFD) Levelled
1.4 Membuat Kamus data
1.5 Membuat Process Specification
1.6 Membuat Entity Relationship Diagram (ERD)
1.7 Dokumentasi Analisis & Desain Sistem
2. Desain Aplikasi
2.1 Membuat Desain Menu + Aplikasi + Form Entri
2.2 Membuat Desain Report + Form Report
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi
3. Programming
3.1 Programming (Back End + Front End)
3.2 Dokumentasi Program ( Front End & Back End)
4. Testing Program
4.1 Melakukan test terhadap Program
4.2 Melakukan catatan list perbaikan
4.3 Dokumentasi testing Program
5. Instalasi Program
5.1 Setting infrastruktrur & Software pendukung
5.2 Instalasi Program ke Komputer User
6. Training User/SDM
6.1 Melakukan latihan kepada User
7. Dokumentasi
7.1 Desain Spesifikasi Sistem
7.2 Dokumentasi SOP
7.3 Dokumentasi Administrasi Proyek
7.4 User & Admin Manual + Dokumentasi Program
7.5 Dokumen Manajemen Proyek
8. Maintenance
8.1 Pemeliharaan & perbaikan Sistem
9. Administrasi
9.1 Melakukan Administrasi Proyek & Mendokumentasikannya
 Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : Adelia, S.tr.T Nama : Asriyadi, SST,M.Eng

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 10 Juni 2020 Tanggal : 10 Juni 2020
 2. PENUGASAN TIM PROYEK:

PENUGASAN TIM PROYEK

(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)

Proyek : Pembangunan Sistem Informasi kepegawaian

Bidang : Teknologi Informasi

Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

Project Manager  Membuat rencana kerja proyek Adelia, S.tr.T
 Menugaskan pekerjaan ke anggota
tim proyek
 Memonitor jalannya proyek dan
kerja tim proyek
 Bertanggung jawab atas
keberhasilan eksekusi proyek
 Memastikan proyek dapat berjalan
dengan sukses sesuai dengan
jadwal dan ruang lingkup yang
disetujui
 Mengadakan meeting proyek
secara berkala untuk menangani
permintaan perubahan
 Membuat progress report
 Menjembatani system analyst
dengan desainer sehingga antara
hasil analisis sistem dan bentuk
desain aplikasi sesuai dengan yang
diharapkan
 Menjembatani designer dengan
programmer sehingga desain baru
yang dibuat tidak menyulitkan tim
programmer dalam membuat
program
 Melaporkan setiap kemajuan
proyek dan hasil akhir proyek
kepada pemilik proyek
 Membuat dokumentasi manajemen
proyek yang dibantu oleh
administrator
System Analyst
 Melakukan analisis sistem yang Fauzan, S.Tr.T
akan dibangun dengan cara
wawancara dengan pihak yang
ditunjuk
 Membuat Statement of Purpose
 Membuat Context Diagram
 Membuat DFD levelled
 Membuat Process Specification
 Membuat Entity Relationship
diagram (ERD)
 Membuat Data Dictionary atau
kamus Data
 Melaporkan setiap hasil pekerjaan
kepada manajer proyek
 Berdiskusi dengan manajer proyek
mengenai langkah-langkah yang
harus ditempuh untuk
menyelesaikan proyek sesuai
dengan perencanaan manajemen
proyek (project management plan)
 Berdiskusi dengan desainer
aplikasi untuk menentukan desain
aplikasi yang sesuai dengan yang
diinginkan
 Membuat dokumentasi analisis &
desain sistem dibantu oleh
dokumentator.

Designer Bella, S.tr.T

 Membuat desain aplikasi (bentuk

menu aplikasi, bentuk form,
bentuk report dll)
 Berdiskusi dengan penganalisis
sistem tentang desain aplikasi agar
sesuai dengan yang diharapkan
 Berdiskusi dengan programmer
tentang maksud bentuk desain
aplikasi yang dibuat
 Membuat dokumentasi desain
aplikasi dibantu oleh dokumentator
Programmer Fajri, S.Tr.T
Fuad, S.Tr.T
Indriawan,S.Tr.T
 Membuat program aplikasi sesuai
Mul.S.tr.T
dengan hasil analisis dan desain
yang ditentukan
 Berdiskusi dengan designer
aplikasi dan system analyst agar
program yang dibuatnya sesuai
dengan yang telah ditentukan
 Memberi usulan pada designer dan
system analyst bila memang
diperlukan
 Mengajukan pertanyaan kepada
designer dan system analyst
apabila memang ada hal-hal yang
kurang jelas
 Memperbaiki program berdasarkan
hasil investigasi tester
 Membuat dokumentasi program
dibantu oleh dokumenter

Tester Irvianto, S.Tr.T

 Melakukan test terhadap program Bambang, S.Tr.T
aplikasi yang telah dibuat
 Membuat list tentang hal-hal yang
masih perlu diperbaiki
 Memberi rekomendasi maupun
usulan tentang solusi
permasalahan yang dihadapi
 Membuat dokumentasi tentang
hasil testing terhadap program
aplikasi
Documentator  Membuat dokumentasi sistem May, S.Tr.T
(Desain Spesifikasi Sistem)
berkoordinasi dengan system
analyst, designer, dan
programmer
 Membuat dokumentasi SOP,
berkoordinasi dengan system
analyst dan pihak-pihak yang
ditunjuk untuk memberikan
keterangan mengenai sistem yang
akan dibangun (counter part)
 Mendokumentasikan manajemen
proyek yang telah dibuat oleh
project manager bersama
administrator
 Bekerjasama dengan admintrator
untuk membuat dokumentasi
administrasi proyek

Administrator  Melaksanakan administrasi proyek Firman, S.Tr.T

dari awal hingga akhir proyek
 Membantu manajer proyek dalam
membuat dokumen manajemen
proyek
 Mendokumentasikan arsip-arsip
yang berkaitan dengan
administrasi proyek dan
berkoordinasi dengan
dokumentator.

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk
SK Direksi.

Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : Adelia, S.Tr.T Nama : Asriyadi,SST,M.Eng

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 10 Juni 2020 Tanggal : 10 Juni 2020
 3. JADWAL PROYEK:

JADWAL PROYEK

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian

Manajer Proyek : Adelia, S.Tr.T
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Adelia, S.Tr.T

Tanggal : 10 Juni 2020

Tanggal Tanggal
WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Predecessor
Mulai Selesai
1. Analisis & Desain Sistem 9 15-06-20 25-06-20

1.1 Menganalisis Sistem Kepegawaian 2 15-06-20 16-06-20

----
dengan melakukan wawancara
kepada pihak yang ditunjuk
1.2 Membuat Statement of Purpose, 1 17-06-20 17-06-20 1.1
Event List dan Context Diagram
1.3 Membuat Data Flow Diagram 1 18-06-20 18-06-20 1.2
(DFD) Levelled
1.4 Membuat Kamus data 1 19-06-20 19-06-20 1.3
1.5 Membuat Process Specification 1 22-06-20 22-06-20 1.4
1.6 Membuat Entity Relationship 1 23-06-20 23-06-20 1.5
Diagram (ERD)
1.7 Dokumentasi Analisis & Desain 2 24-06-20 25-06-20 1.6
Sistem
2. Desain Aplikasi 7 29-06-20 7-07-20
2.1 Membuat Desain Menu + Aplikasi 2 29-06-20 30-06-20
1.7
+ Form Entri
2.2 Membuat Desain Report + Form 2 1-07-20 2-07-20 2.1
Report
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi 3 3-07-20 7-07-20 2.2
3. Programming 55 8-07-20 30-09-20
3.1 Programming (Back End + Front 50 8-07-20 22-09-20
2.3
End)
3.2 Dokumentasi Program ( Front End 5 23-09-20 30-09-20 3.1
& Back End)
4. Testing Program 5 23-09-20 30-09-20
4.1 Melakukan test terhadap Program 2 23-09-20 25-09-20
3.1
4.2 Melakukan catatan list perbaikan 1 28-09-20 28-09-20 4.1
4.3 Dokumentasi testing Program 2 29-09-20 30-09-20 4.2
5. Instalasi Program 2 1-10-20 2-10-20
5.1 Setting infrastruktrur & Software 1 1-10-20 1-10-20
4.3
pendukung
5.2 Instalasi Program ke Komputer 1 2-10-20 2-10-20
5.1
User
6. Training User/SDM 2 5-10-20 6-10-20
 Tanggal Tanggal
WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Predecessor
Mulai Selesai
6.1 Melakukan latihan kepada User 2 5-10-20 6-10-20
5.2
7. Dokumentasi 70 29-06-20 12-10-20

7.1 Desain Spesifikasi Sistem 15 29-06-20 23-07-20

1.7
7.2 Dokumentasi SOP 10 24-07-20 6-08-20 7.1
7.3 Dokumentasi Administrasi Proyek 8 7-08-20 19-08-20 7.2
7.4 User & Admin Manual + 25 20-08-20 23-09-20 7.3
Dokumentasi Program
7.5 Dokumen Manajemen Proyek 12 25-09-20 12-10-20
7.4
8. Maintenance 20 7-10-20 4-11-20

8.1 Pemeliharaan & perbaikan Sistem 20 7-10-20 4-11-20

6.1
9. Administrasi 80 12-06-20 12-10-20

9.1 Melakukan Administrasi Proyek & 80 12-06-20 12-10-20

----
Mendokumentasikannya

Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : Adelia, S.Tr.T Nama : Asriyadi, SST.,M.Eng

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 10 juni 2020 Tanggal : 10 Juni 2020
 3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK:

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian

Manajer Proyek : Adelia, S.Tr.T
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Adelia, S.Tr.T

Tanggal : 10 Juni 2020

Waktu Tarif Jumlah Biaya Biaya Total per

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek
Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 Task
Kerja Kerja Kerja Kerja
(hari)
1. Analisis & Desain Sistem 9
@400 rb 1 3,6 jt 3,6 jt
1.1 Menganalisis Sistem 2
@400 rb 1 800 rb 800 rb
Kepegawaian dengan
melakukan wawancara kepada
pihak yang ditunjuk
1.2 Membuat Statement of 1
@400 rb 1 400 rb 400 rb
Purpose, Event List dan
Context Diagram
1.3 Membuat Data Flow Diagram 1
@400 rb 1 400 rb 400 rb
(DFD) Levelled
1.4 Membuat Kamus data 1
@400 rb 1 400 rb 400 rb
1.5 Membuat Process Specification 1
@400 rb 1 400 rb 400 rb
1.6 Membuat Entity Relationship 1
@400 rb 1 400 rb 400 rb
Diagram (ERD)
1.7 Dokumentasi Analisis & Desain 2
@400 rb 1 800 rb 800 rb
Sistem
2. Desain Aplikasi 7
@300 rb 1 2,1 jt 2,1 jt
2.1 Membuat Desain Menu + 2
@300 rb 1 600 rb 600 rb
Aplikasi + Form Entri
2.2 Membuat Desain Report + 2
@300 rb 1 600 rb 600 rb
Form Report
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi 3
@300 rb 1 900 rb 900 rb
3. Programming 55
@100 rb 4 22 jt 22jt
3.1 Programming (Back End + 50
@100 rb 4 20jt 20 jt
Front End)
3.2 Dokumentasi Program ( Front 5
@100 rb 4 2 jt 2jt
End & Back End)
4. Testing Program 5
@200 rb 2 2jt 2jt
4.1 Melakukan test terhadap 2
@200 rb 2 800 rb 800 rb
Program
 Waktu Tarif Jumlah Biaya Biaya Total per
WBS Gugus Tugas (Task) Proyek
Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 Task
Kerja Kerja Kerja Kerja
(hari)
4.2 Melakukan catatan list 1
@200 rb 2 400 rb 400 rb
perbaikan
4.3 Dokumentasi testing Program 2
@200 rb 2 800 rb 800 rb
5. Instalasi Program 2
@200 rb 4 1,6 jt 1,6 jt
5.1 Setting infrastruktrur & 1
@200 rb 4 800 rb 800 rb
Software pendukung
5.2 Instalasi Program ke Komputer 1
@200 rb 4 800 rb 800 rb
User
6. Training User/SDM 2
@200 rb 3 1,2 jt 1,2 jt
6.1 Melakukan latihan kepada User 2
@200 rb 3 1,2 jt 1,2 jt
7. Dokumentasi 70
@100 rb 1 7 jt 7 jt
7.1 Desain Spesifikasi Sistem 15
@100 rb 1 1,5 jt 1,5 jt
7.2 Dokumentasi SOP 10
@100 rb 1 1 jt 1 jt
7.3 Dokumentasi Administrasi 8
@100 rb 1 800 rb 800 rb
Proyek
7.4 User & Admin Manual + 25
@100 rb 1 2,5 jt 2,5 jt
Dokumentasi Program
7.5 Dokumen Manajemen Proyek 12
@100 rb 1 1,2 jt 1,2 jt
8. Maintenance 20
@100 rb 1 2 jt 2 jt
8.1 Pemeliharaan & perbaikan 20
@100 rb 1 2 jt 2 jt
Sistem
9. Administrasi 80
@75 rb 1 6 jt 6 jt
9.1 Melakukan Administrasi Proyek 80
@75 rb 1 6 jt 6 jt
& Mendokumentasikannya
Lain-lain:

Biaya bahan & Pencetakan Dokumentasi 1,6 jt 1,6 jt

Perubahan Analisis (bila diperlukan) 3 @400rb 1 1,2 jt 1,2 jt

Perubahan Bentuk desain (bila diperlukan) 3 @300rb 1 900 rb 900 rb

Penambahan Program (bila diperlukan) 7 @100rb 4 2,8 jt 2,8 jt

Biaya cadangan operasional 3 jt 3 jt

Biaya cadangan tak terduga 3 jt 3 jt

Biaya Finger print & Infrastruktur lainnya 15 jt 15 jt

Sub-Total: 113 2,475 jt 8 52,4 jt 22,6 jt 75 jt

PERENCANAAN TOTAL Rp 75.000.000,- (Tujuh puluh Lima Juta Rupiah)

 Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : Adelia, S.tr.T Nama : Asriyadi, S,ST.,M.Eng

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 10 juni 2020 Tanggal : 10 juni 2020