PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.

00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 1 dari 12

PT.ALAM KARYA GEMILANG

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
NO.SIMAKLAH-PR-II.1.06.00

Nama Jabatan Tanda Tangan

Dibuat
Muhammad Sukri Hafid HSE Supervisor

Nama Jabatan Tanda Tangan

Diperiksa
Marradian Dwi Pujana KTT PT.AKG

Nama Jabatan Tanda Tangan

Disetujui
Marradian Dwi Pujana KTT PT.AKG

DISTRIBUSI
Didistribusikan kepada
o Internal PT.AKG

o Eksternal PT.AKG

Status Dokumen

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 2 dari 12

LEMBAR PENGENDALIAN
Bagian/Sub-Bagian yang Tanggal Disetujui
No.Revisi Halaman
direvisi Revisi Oleh

Document Controller

Muhammad Sukri Hafid

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 3 dari 12

1. TUJUAN
1.1. Untuk memastikan dan menjamin bahwa dokumen SIMAKLAH telah ditinjau
dan disetujui sebelum diterbitkan serta dikendalikan.
1.2. Sebagai panduan pengembangan, penerbitan, penomoran, penggandaan,
pendistribusian dan penetapan status dokumen.
1.3. Memastikan dokumen diarea operasional PT.Alam Karya Gemilang merupakan
dokumen dengan status revisi update.
1.4. Memastikan pengendalian dan perubahan dokumen dilakukan sesuai prosedur.
1.5. Menghindari pemakaian dokumen kadaluarsa.

2. RUANG LINGKUP
Penerapan prosedur ini mencakup pengendalian dokumen diseluruh area
operasional PT. Alam Karya Gemilang dan mitra kerja.

3. REFERENSI
3.1. Keputusan Menteri Energi Dan Sumber Daya Mineral No.1827
K./30/MEM/2018
3.2. Permen ESDM No.26/2018 Kaidah Pertambangan yang Baik
3.3. Standar ISO 9001: 2015
3.4. Standar ISO 14001: 2015
3.5. Standar ISO 45001: 2018
3.6. Manual SIMAKLAH

4. DEFINISI
4.1. Dokumen dalam prosedur ini adalah perangkat system manajemen mutu,
keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan hidup yang digunakan
sebagai panduan dalam menjalankan operasional PT. Alam Karya Gemilang
yang terdiri dari:
4.1.1. Manual System Manajemen Mutu, Keselamatan dan kesehatan kerja
serta lingkungan hidup (SIMAKLAH)
4.1.2. Standar Operasional Prosedur
4.1.3. Standar
4.1.4. Instruksi Kerja
4.1.5. Formulir
4.1. Dokumen eksternal adalah dokumen standar termasuk peraturan atau
persyaratan lain yang relevan dengan operasional PT.Alam Karya Gemilang.
4.2. Dokumen terkendali adalah salinan dari dokumen asli yang selalu diperbaharui
dan didistribusikan kepada pihak-pihak tertentu dan diperlukan untuk
efektivitas penerapan system manajemen, mutu, keselamatan dan kesehatan
kerja serta lingkungan hidup (SIMAKLAH).
4.3. Dokumen tidak terkendali adalah salinan dokumen atau data diberikan kepada
pihak yang memerlukannya ( diluar PT.Alam Karya Gemilang ). Salinan

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 4 dari 12

dokumen ini tidak akan diperbaharui dan harus segerah dimusnahkan setalah
digunakan.
4.4. Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang sudah dinyatakan tidak berlaku
atas dasar sudah habis masa berlakunya atau dokumen yang sudah
mengalami revisi.

5. TANGGUNG JAWAB
5.1. Direktur PT.Alam Karya Gemilang bertanggung jawab untuk mengesahkan
Manual System Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta
Lingkungan Hidup (SIMAKLAH)
5.2. Kepala Teknik Tambang memastikan Manual system manajemen mutu,
keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan hidup tersedia, menyetujui
prosedur-prosedur SIMAKLAH dan menetapkan dokumen eksternal yang
digunakan di area operasional PT.Alam Karya Gemilang.
5.3. Dokumen control SIMAKLAH bertanggung jawab terhadap penyimpanan,
penetapan status, pendistribusian, pengaturan penomoran, proses revisi
dokumen, serta mengendalikan semua dokumen dan rekaman yang disetujui.
5.4. Setiap kepala Departemen, supervisor, foreman bertanggung jawab dalam
mensosialisasikan, serta bertanggung jawab melaksanakan pengendalain
pada area tanggung jawab masing-masing termasuk mitra kerja yang berada
dibawahnya.
5.5. Seluruh karyawan bertanggung jawab dalam menjalankan dan mematuhi
prosedur pengendalian dokumen.

6. PROSEDUR
6.1. Pengajuan Peninjauan Dokumen
6.1.1. Seluruh karyawan PT. Alam Karya Gemilang dapat mengajukan
pembuatan dokumen baru atau revisi dengan mengisi Formulir
Permohonan Pengajuan, Revisi, Pembuatan Dokumen.
6.1.2. Formulir permohonan pembuatan dokumen/ formulir dilengkapi dengan
draft atau revisi dokumen dan ditandatangani oleh supervisor dan
selanjutnya diserahkan ke Dokumen Control SIMAKLAH.
6.1.3. Dokumen Control SIMAKLAH meninjau isi, kelayakan dan keterkaitan
dengan dokumen lain, kemudian memberikan kode dokumen (dokumen
baru)
6.1.4. Draft dokumen yang telah diberi kode oleh Dokumen Control
SIMAKLAH diserahkan kepada Kepala Teknik Tambang untuk diperiksa
dan disetujui.
6.1.5. Draft dokumen yang telah disahkan dikembalikan kepada Dokumen
Control untuk dicatat, didistribusikan dan disimpan.

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 5 dari 12

6.2. Pengembangan Dokumen

6.2.1. Pengembangan dokumen ditetapkan sebagai berikut:
Level
Nama Dokumen Pengembangan Bentuk
Dokumen
Manual SIMAKLAH I Deskripsi Hard Copy-Soft Copy
SOP II Deskripsi Hard Copy-Soft Copy
STD-IK III Deskripsi Hard Copy-Soft Copy
Formulir IV Deskripsi Hard Copy-Soft Copy

6.2.2. Kerangka dokumen

Untuk pengembangan dokumen ditetapkan kerangka penulisan sebagai
berikut:
a. Manual SIMAKLAH mengacu pada susunan sebagai berikut:
A. Pendahuluan
B. Daftar isi
C. Lembar pengendalian
D. Profile PT.Alam Karya Gemilang
E. Struktur Organisasi PT.AKG
F. Visi dan Misi PT.Alam Karya Gemilang
G. Sasaran Perusahaan
H. Kebijakan SIMAKLAH
I. Diagram Proses Bisnis
J. Maksud dan Tujuan
K. Tinjauan Perubahan
L. Alur Proses Eleme-elemen SIMAKLAH
M. Sistem Manajemen Alam Karya Gemilang ( SIMAKLAH )
N. Uraian dan Interaksi anatar Elemen-elemen SIMAKLAH
b. Untuk pengembangan Standar Operasional Prosedur (SOP),
susunan dokumen sebagai berikut:
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Referensi
4. Definisi
5. Tanggung Jawab
6. Prosedur
7. Dokumen Terkait
c. Untuk pengembangan Instruksi Kerja antara lain mengandung:
1. Pengesahan Dokumen
2. Daftar Isi
3. Tujuan
4. Tahapan Kerja
5. Dokumen Terkait

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 6 dari 12

Instruksi Kerja bisa berupa kata-kata, berisi form sheet atau

dilengkapi dengan gambar untuk memudahkan pemahaman
pengguna dokumen
d. Untuk pengembangan dokumen formulir ditetapkan sesuai dengan
kebutuhan masing-masing departemen yang terkait.

6.2.3. Penulisan Dokumen

a. Untuk penulisan dokumen mengikuti penulisan dengan inisial
sebagai berikut:
1………………….
1.1…………..
1.1.1………
2…………………
2.1………….
2.1.1……… dst
b. Jenis Huruf
Untuk penulisan manual system manajemen keselamatan dan
kesehatan kerja serta lingkungan hidup (SIMAKLAH) dan SOP
menggunakan jenis hurul “Arial” dengan ukuran Font “12”,
sedangkan untuk dokumen lainnya tidak ditentukan.
c. Penulisan nomor dokumen dan halaman
Nomor dokumen ditulis pada bagian header ( atas ) dengan urutan
sebagai berikut:
No.Dokumen
Tanggal Terbit
No.Revisi
Halaman
Sedangkan untuk penomoran pada bagian footer sebagai berikut:
No.Urut Penerbitan ( A,B,C,D,..)
No.Revisi

6.3. Penerbitan dan Pengesahan Dokumen

Dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan penerbitan dan
pengesahan dengan table sebagai berikut:
Tingkat
Jenis Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan/disetujui
Dokumen
Manual SIMAKLAH I Team Penyusun KTT Direktur
Prosedur II Team Penyusun Dept.Head HSE KTT
IK-STD III Team Penyusun Dept.Head HSE KTT
FORM IV Team Penyusun Dept.Head HSE KTT
EKSTERNAL - - Dept.Terkait KTT

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 7 dari 12

6.4. Hirarki Dokumen SIMAKLAH

I MANUAL
SIMAKLAH

II PROSEDUR
SIMAKLAH

III INSTRUKSI KERJA

STANDAR
IV FORMULIR
CATATAN
REKAMAN

6.5. Penomoran Dokumen

6.5.1. Untuk penomoran dan penamaan dokumen mengacu pada tabel
sebagai berikut:
1. Manual : SIMAKLAH-M-ZZ-YY-XX
2. Prosedur : SIMAKLAH-PR-ZZ-YY-XX
3. IK : SIMAKLAH-IK-ZZ-YY-XX
4. STD : SIMAKLAH-STD-ZZ-YY-XX
5. FM : SIMAKLAH-FR-ZZ-YY-XX

Penjelasan :
1. SIMAKLAH : Inisial Manual Sistem MK3L PT.AKG
2. M : Dokumen Manual
3. PR : Prosedur
4. IK,STD : Instruksi Kerja,Standar,
5. FR : Form/Formulir
6. ZZ : Tingkat dokumen ( I,II,III,IV )
7. YY : No. Urut Jumlah Terbitan ( 01,02,…dst )
8. XX : No. Urut Revisi( 00,01,02,03,…..dst)

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 8 dari 12

6.5.2. Penomoran dokumen berdasarkan kode departemen pemilik dokumen

sebagai berikut:
No Nama Departemen Inisial Code

1 Health Safety & Environmental HSE 1

2 HRDGA HRDGA 2
3 Mine Operation MO 3
4 Hauling dan Port HP 4
5 Logistik LOG 5
6 Plant PLT 6
7 Finance & Tax FINTAX 7
8 Geology dan Explorasi GEX 8

Penjelasan:
1. Contoh Penomoran pada Prosedur
SIMAKLAH-PR-II.1.06.00
No.Urut Revisi Dokumen

No.Urut Terbitan Dokumen

Kode Dept.untuk HSE: 1

Tingkat Dokumen

Kode Dokumen
Untuk Prosedur

2. Contoh Penomoran
Nama Sistem AKG pada Dokumen Standar
SIMAKLAH-STD-III.1.06.00
No.Urut Revisi Dokumen

No.Urut Terbitan Dokumen

Kode Dept.untuk HSE: 1

Tingkat Dokumen

Kode Dokumen
Untuk Standar

Nama Sistem AKG

3. Contoh Penomoran pada Dokumen Insturksi Kerja

SIMAKLAH-IK-III.1.06.00
No.Urut Revisi Dokumen

No.Urut Terbitan Dokumen

Kode Dept.untuk HSE: 1

Tingkat Dokumen

Kode Dokumen
Instruksi Kerja

Nama Sistem AKG

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 9 dari 12

4. Contoh Penomoran pada Dokumen Formulir

SIMAKLAH-FR-IV.1.06.00
No.Urut Revisi Dokumen

No.Urut Terbitan Dokumen

Kode Dept.untuk HSE: 1

Tingkat Dokumen

Kode Dokumen
Formulir

Nama Sistem AKG

6.6. Distribusi dan Penggandaan Dokumen

6.6.1. Distribusi Dokumen
a. Dokumen asli dimasukkan kedalam formulir Daftar Induk Dokumen.
b. Daftar ini disimpan,dipantau revisinya oleh Dokumen Controll.
c. Dalam daftar tersebut memuat No.Dokumen, Judul Dokumen,
Status Revisi, dan Tanggal Terbit.
d. Dokumen yang berlaku harus sesuai dengan tanggal revisi terkahir
yang tertera dalam daftar induk dokumen
e. Dokumen dikendalikan dan didistribusikan oleh Dokumen Control
dengan menggunakan Lembar Distribusi Dokumen
f. Dokumen yang didistribusikan ke pihak eksternal harus tercatat
didalam Lembar Distribusi Dokumen
6.6.2. Penggandaan Dokumen
Untuk Penggandaan dan Pengendalian Dokumen SIMAKLAH
dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Dokumen asli disimpan oleh Wakil Manajemen
b. Copy dokumen disimpan oleh pihak yang terdaftar dalam lembar
distribusi dokumen
6.7. Revisi Dokumen
6.7.1. Revisi dokumen dapat diajukan oleh Dept.Head/Supervisor.
6.7.2. Revisi dokumen yang telah disahkan, disimpan kembali dan
didistribusikan sesuai dengan Lembar Distribusi Dokumen.
6.7.3. Identifikasi Revisi Dokumen:
a. Nomor terbitan berupa huruf (footer) : A,B,C,…dst
b. Nomor Revisi berupa angka : 00,01,02,03,….dst
c. Dokumen yang pertama kali terbit diberi identifikasi revisi nomor
terbit (A) dan nomor revisi (00) dilengkapi dengan nomor
terbit
d. Setiap terjadi revisi dokumen, maka identifikasi nomor revisi
dirubah dengan inisial ( 01,02,03,…dst )

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00
 PROSEDUR No.Dokumen SIMAKLAHLAH-PR-II.1.06.00
Tgl.Terbit 06 Januari 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN No.Revisi 00
Hal 10 dari 12

e. Apabila sudah revisi ke 10 (sepuluh) maka nomor terbitan menjadi

(B,C,D....dst)
f. Tanggal terbit disesuaikan dengan tanggal dokumen pada saat
pertama kali diterbitkan

6.8. Penetapan Status Dokumen

6.8.1. Untuk status dokumen Terkendali dibubuhi stempel SALINAN
TERKENDALI
6.8.2. Untuk status dokumen Tidak Terkendali dibubuhi stempel TIDAK
TERKENDALI
6.8.3. Untuk penetapan status dokumen kadaluarsa ditentukan berdasarkan
tanggal terbitnya Revisi dokumen terbaru, dan dibubuhi stempel
KADALUARSA
6.8.4. Dokumen asli dibubuhi stempel ASLI dan disimpan oleh Dokumen
Control
6.9. Penyimpanan Dokumen
6.9.1. Dokumen implementasi SIMAKLAH disimpan dalam bentuk cetakan
kertas ( Hard Copy ) dan media file elektronik ( Komputer,Flash Disk
dll)
6.9.2. Dokumen Tingkat I sampai tingkat IV yakni File asli disimpan oleh
Dokumen Control
6.10. Penusnahan Dokumen
6.10.1. Pemusnahan dokumen asli tingkat I sampai IV yang telah kadaluarsa,
dilakukan oleh wakil manajemen
6.10.2. Setiap dokumen yang dinyatakan telah dimusnahkan dibuatkan berita
acara pemusnahan dokumen
6.10.3. Wakil Manajemen mengesahkan berita acara pemusnahan dokumen

7. DOKUMEN TERKAIT

A-HSE-1.06.00-06 Jan 2020

Rev: 00