PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN

LINGKUNGAN
Judul Dokumen Prosedur Konsultasi, Partisipasi dan Komunikasi K3L
No. Dokumen SMK3L - Prosedur - 06
No. Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 September 2022

LEMBAR PENGESAHAN

Dibuat Disetujui

Wanda Qurniasari Dewi Tresnowati

HSE & Quality Assurance Direktur Utama

Dokumen ini milik PT. Rotary Electrical Machine Service dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk
keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan terlebih dahulu dari manajemen
PT. Rotary Electrical Machine Service.
 No.Dokumen SMK3L-Prosedur-06
PROSEDUR KONSULTASI, Tanggal 01-09-2022
PARTISIPASI DAN KOMUNIKASI K3L Revisi 00
Halaman 1/7

LEMBAR DISTRIBUSI DOKUMEN

Distribusi
No.Copy Keterangan
Penerima Copy Dokumen

Asli  Quality Assurance & HSE

01  Direktur Utama

02  Sales

03  Operation

04  Procurement & Logistic

05  Finance & Accounting

06  HRD & GA
 No.Dokumen SMK3L-Prosedur-06
PROSEDUR KONSULTASI, Tanggal 01-09-2022
PARTISIPASI DAN KOMUNIKASI K3L Revisi 00
Halaman 2/7

RIWAYAT REVISI DOKUMEN

No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh
 No.Dokumen SMK3L-Prosedur-06
PROSEDUR KONSULTASI, Tanggal 01-09-2022
PARTISIPASI DAN KOMUNIKASI K3L Revisi 00
Halaman 3/7

DAFTAR ISI
Halaman
Halaman muka / lembar pengesahan
Lembar Distribusi 1
Riwayat Revisi Dokumen 2
Daftar Isi 3
1. Tujuan 4
2. Ruang Lingkup 4
3. Referensi 4
4. Definisi 4
5. Tanggung jawab 4
6. Uraian Prosedur 4
7. Form/Rekaman Terkait 6
8. Lampiran Matrik Komunikasi 7
 No.Dokumen SMK3L-Prosedur-06
PROSEDUR KONSULTASI, Tanggal 01-09-2022
PARTISIPASI DAN KOMUNIKASI K3L Revisi 00
Halaman 4/7

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap masalah / isu isu K3L ditindaklanjuti
dengan mekanisme komunikasi, konsultasi dan partisipasi secara efektif serta informasi-
informasi K3L diinformasikan dengan baik kepada pihak-pihak yang berkepentingan baik ke
dalam maupun keluar perusahaan.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Penyebarluasan informasi K3L melalui komunikasi Internal antar berbagai tingkat dan
fungsi dalam perusahaan serta komunikasi eksternal (dengan masyarakat sekitar atau
instansi lain yang berbatasan langsung dengan tempat kerja , pelanggan, supplier serta
subkontraktor) berkaitan dengan penerapan Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan
Kerja dan Lingkungan yang diterapkan di PT. Rotary Electrical Machine Service
2.2. Tata cara penyampaian masalah K3L melalui kegiatan konsultasi dan partisipasi Yang
disebarluaskan dan disosialisasikan adalah informasi yang terkait ketentuan-ketentuan
yang diatur dalam internal perusahaan, ketentuan peraturan perundangan dan
persyaratan lain tentang Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan
Lingkungan

3. REFERENSI
3.1. PP No 50 Tahun 2012 Elemen 1.4. Keterlibatan dan Konsultasi dengan Tenaga Kerja
3.2. PP No 50 Tahun 2012 Elemen 2.4. Informasi K3
3.3. Standar ISO 45001:2018 Klausul 5.4. Konsultasi dan Partisipasi Pekerja
3.4. Standar ISO 45001:2018 Klausul 7.4. Komunikasi
3.5. Standar ISO 14001:2015 Klausul 7.4. Komunikasi
3.6. Manual SMK3L PT. Rotary Electrical Machine Service
 No.Dokumen SMK3L-Prosedur-06
PROSEDUR KONSULTASI, Tanggal 01-09-2022
PARTISIPASI DAN KOMUNIKASI K3L Revisi 00
Halaman 5/7

4. DEFINISI
4.1. Komunikasi K3L adalah kegiatan untuk menyebarluaskan informasi Sistem Manajemen
Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, baik
ke dalam atau pun keluar perusahaan.
4.2. Konsultasi dan Partisipasi adalah mekanisme penyebarluasan dan penggalian informasi
dari satu pihak ke pihak lainnya melalui keterlibatan langsung dari kedua pihak yang
saling berkomunikasi
4.3. Panitia P2K3 adalah organisasi yang dibentuk dalam perusahaan terdiri dari manajemen
dan wakil tenaga kerja yang bertugas untuk mengembangkan kerjasama antara
pengusaha dan pekerja guna memecahkan masalah keselamatan dan kesehatan kerja,
mencegah dan mengurangi terjadinya kecelakaan kerja, kebakaran peledakan,
keracunan, penyakit akibat kerja serta pencemaran lingkungan dalam rangka
melancarkan jalannya proses operasional sehingga akan meningkatkan efisiensi dan
produktifitas kerja

5. TANGGUNG JAWAB
5.1. .Direktur Utama / Ketua P2K3 bertanggung jawab untuk memastikan informasi K3L
dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan memastikan konsultasi dan
partisipasi dilaksanakan sengan baik dan konsisten dilingkungan kerja PT. Rotary Electrical
Machine Service
5.2. HSE & QA bertanggung jawab menjadwalkan konsultasi dan partisipasi K3 dan memastikan
pelaksanaannya
5.3. Tim P2K3 dan Bagian Terkait bertanggung jawab untuk membahas dan menindaklanjuti
masalah K3L yang dilaporkan.

6. URAIAN PROSEDUR
6.1. Konsultasi dan Partisipasi K3
6.1.1. Setiap perubahan di tempat kerja (instalasi, proses dan bahan) yang memiliki bahaya
dan resiko kepada pekerja maka HSE & QA akan menetapkan waktu untuk kegiatan
konsultasi dan partisipasi K3.
6.1.2. Apabila ada permasalahan K3 maka pekerja dapat menyampaikan kepada atasannya
untuk kemudian dapat disampaikan kepada HSE & QA untuk ditindak lanjuti.
 No.Dokumen SMK3L-Prosedur-06
PROSEDUR KONSULTASI, Tanggal 01-09-2022
PARTISIPASI DAN KOMUNIKASI K3L Revisi 00
Halaman 6/7

6.1.3. HSE & QA melaksanakan kegiatan konsultasi/partisipasi/pembahasan masalah

tersebut dengan sebelumnya diinformasikan kepada bagian/pihak terkait mengenai
jadwal waktu dan lokasinya.
6.1.4. Pekerja menghadiri konsultasi dan berpartisipasi dengan memberikan masukan atau
informasi mengenai perubahan/pembahasan masalah K3 yang ada. Kegiatan
konsultasi dan partisipasi dapat dilakukan pada saat rapat P2K3 dan dituangkan
dalam Form Hasil Rapat P2K3 / Risalah Konsultasi / Partisipasi K3.
6.1.5. HSE & QA akan mendokumentasikan kegiatan konsultasi/partisipasi/pembahasan
masalah K3 tersebut beserta hasil pembahasannya.
6.1.6. HSE & QA kemudian melaporkan hasil pembahasan dan bila ada usulan tindakan
pencegahan tambahan yang perlu dilakukan kepada Direktur Utama / Ketua P2K3.
6.1.7. Direktur Utama / Ketua P2K3 kemudian akan menilai apakah usulan dari karyawan
tersebut dapat diterapkan atau tidak.
6.1.8. Bila usulan tersebut dapat diterapkan maka Direktur Utama / Ketua P2K3 akan
mempersiapkan rencana penerapan usulan yang mencakup sumber daya, waktu dan
koordinasi dengan unit yang terkait dengan rencana tersebut.

6.2. Komunikasi K3L

6.2.1. Informasi K3L disebarluaskan kepada pihak-pihak di dalam perusahaan melalui
pelatihan, rapat K3L, papan pengumuman, dan media lainnya yang sesuai.
6.2.2. Informasi K3L yang disebarluaskan ke dalam perusahaan adalah :
- Kebijakan K3L
- Manual SMK3L
- Peraturan perundangan K3L
- Prosedur K3L
- Tujuan, Sasaran, dan Program K3L
- Masalah/keluhan K3L dan penyelesaiannya
- Hasil rapat Komite P2K3 (Safety Committe)
- Hasil audit SMK3L dan dokumen lain yang relevan.
6.2.3. Komunikasi K3L dapat juga dilakukan melalui Safety Meeting rutin minimal 1 bulan
sekali.
 No.Dokumen SMK3L-Prosedur-06
PROSEDUR KONSULTASI, Tanggal 01-09-2022
PARTISIPASI DAN KOMUNIKASI K3L Revisi 00
Halaman 7/7

6.2.4. Informasi K3L dikomunikasikan kepada pihak-pihak diluar perusahaan melalui media
yang sesuai, seperti surat menyurat, rapat, penyuluhan, dan lain sebagainya.
6.2.5. Komunikasi dengan pihak di luar perusahaan terkait dengan pemerintah tentang K3L
diantaranya mencakup :
- Kepatuhan terhadap peraturan perundangan K3L
- Laporan kecelakaan, insiden lingkungan serta hasil penyelidikan dan
penanganannya
- Laporan kinerja K3L
- Penanganan keadaan darurat
6.2.6. Briefing untuk pengunjung dan tamu dilakukan dengan menggunakan lembar safety
induction (FSMK3L-P06-02)
6.2.7. Informasi K3L yang berubah harus dikomunikasikan kembali kepada pihak-pihak yang
terkait.

7. FORM/REKAMAN TERKAIT
7.1. Notulen Rapat P2K3
7.2. HSE Talk
7.3. HSE Buleetin
7.4. Lembar HSE Induction Tamu (FSMK3L-P06-01)
7.5. Konsultasi K3 (FSMK3L-P06-02)
7.6. Daftar hadir
 No.Dokumen SMK3L-Prosedur-06
PROSEDUR KONSULTASI, Tanggal 01-09-2022
PARTISIPASI DAN KOMUNIKASI K3L Revisi 00
Halaman 8/7

8. LAMPIRAN MATRIK KOMUNIKASI K3L , KONSULTASI DAN PARTISIPASI K3

NO KEGIATAN WAKTU PARTICIPANT

1 Peninjauan kebijakan K3L & Akhir tahun ( Direktur, Tim P2K3, kepala
Kebijakan Khusus Desember) bagian, pengawas (supervisor),
wakil karyawan/staff
2 Pembahasan Identifikasi bahaya &
Aspek Lingkungan
a. Bahaya produk yang dibeli Setiap pembelian Tim P2K3, Procurement
b. Perubahan proses & desain Setiap perubahan Tim P2K3, Kepala bagian,
proses & desain pengawas(supervisor), wakil
karyawan/staff
c. Review tahunan Setiap Awal Tahun Tim P2K3, Kepala bagian,
pengawas(supervisor), wakil
karyawan/staff
3 Saran-saran dari ahli K3 Minggu ke-2 tiap bulan Tim P2K3, Kepala bagian,
pengawas(supervisor), wakil
karyawan/staff
4 Sosialisasi dan distribusi peraturan Setiap update HRD & GA, Tim P2K3, Kepala
perundangan terbaru peraturan bagian
5 Penjadwalan konsultasi K3 Awal Tahun Tim P2K3, Kepala bagian,
pengawas(supervisor), wakil
karyawan/staff
6 Peninjauan ulang manajemen Tiap 12 bulan setelah Direktur, Tim P2K3, kepala
audit. Internal bagian, pengawas(supervisor),
wakil karyawan/staff
7 Informasi terbaru job desc, Awal tahun Tim P2K3, Kepala bagian,
struktur organisasi perusahaan pengawas(supervisor), wakil
dan Tim P2K3 karyawan/staff
8 Penyebarluasan informasi K3L dan Tiap awal bulan Tim P2K3
laporan bulanan Tim P2K3
9 Induksi Tamu Minimal 1 x / pertahun Tim P2K3
waktu tidak diatur
khusus