No.

Dokumen EEG-SMK3-SOP-05 Berlaku 10 Januari 2022

LEVEL Status Revisi : 01 Halaman 1 dari 5
2 PROSEDUR KOMUNIKASI K3,
PARTISIPASI, DAN KONSULTASI

PENGESAHAN

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Dibuat Marthin F Pakpahan Sekretaris P2K3

Disahkan Liberty M.Siahaan Ketua P2K3

CATATAN PERUBAHAN

Revisi ke- Tanggal Terbit Detail perubahan

1
10 Jan 2022 Review tanggal Terbit
Perubahan nama Pengesahan SOP
 No. Dokumen EEG-SMK3-SOP-05 Berlaku 10 Januari 2022
LEVEL Status Revisi : 01 Halaman 2 dari 5
2 PROSEDUR KOMUNIKASI K3,
PARTISIPASI, DAN KONSULTASI

ISI PROSEDUR

1. TUJUAN

1.1. Memastikan informasi yang terkait dengan K3 disebarluaskan secara efektif ke

seluruh personil perusahaan yang relevan.

1.2. Memastikan informasi dari pihak eksternal yang terkait dengan K3 ditanggapi dan
ditindaklanjuti serta didokumentasikan secara efektif.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku Semua aktifitas penyebaran informasi K3 PT. PT Enam Enam
Group

3. DEFINISI

3.1. Komunikasi adalah Suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan

pengelolaan pesan yang terjadi didalam diri seseorang dan atau diantara dua atau
lebih dengan tujuan tertentu

3.2. Konsultasi adalah Suatu proses pembinaan dalam suatu proses kerja yang dapat
merubah perilaku yang tidak sesuai yang dapat mempengaruhi kinerja seseorang

3.3. Partisipasi adalah Suatu proses dimana sejumlah orang bermitra punya
pengaruh dan dapat menentukan pengambilan keputusan

4. REFERENSI /RUJUKAN /ACUAN

PP No 50 Tahun 2012

UU NO.01 TAHUN 1970

5. URAIAN / RINCIAN PROSEDUR

5.1. Komunikasi Internal

5.1.1. Manajemen K3 membuat topik meeting pagi dan mendistribusikan
kepada semua bagian untuk selanjutnya dikomunikasikan kepada
semua karyawan dengan metode yang sesuai.
 No. Dokumen EEG-SMK3-SOP-05 Berlaku 10 Januari 2022
LEVEL Status Revisi : 01 Halaman 3 dari 5
2 PROSEDUR KOMUNIKASI K3,
PARTISIPASI, DAN KONSULTASI

5.1.2. Berbagai macam metode dengan jenis informasi yang akan

disampaikan namun tidak terbatas pada : Lembar Komunikasi, Safety
talk, Safety Committee Meeting, email, spanduk, toolbox meeting.

5.1.3. Setiap bulan sekali, Asisten Manager harus melakukan meeting pagi
dengan karyawan diareanya dan mendokumentasikan hasilnya dan
secara reguler setiap 1 bulan sekali Wakil Manajemen K3 atau dan
Ketua P2K3 mengkoordinir K3 meeting dengan bagian terkait dan
manajemen untuk membahas isue penting seputar K3 termasuk
setelah terjadi kecelakaan kerja dan kejadian lingkungan

5.1.4. Hasil meeting dan komunikasi lainnya disimpan sesuai dengan

Prosedur Pengendalian Rekaman K3

5.2. Komunikasi Eksternal

5.2.1. Manajemen K3 bertanggung jawab dalam memastikan setiap tamu

dan atau kontraktor mendapatkan induksi yang sesuai dengan
pekerjaanya. Pelaksanaan induksi ini sesuai dengan Prosedur
Pengendalian Tamu dan Prosedur Pengendalian Subcontraktor

5.2.2. Security dan atau semua karyawan bertanggung jawab dalam

menerima keluhan dari pihak eksternal baik yang terkait dengan K3

5.2.3. Informasi yang diterima diserahkan kepada Wakil Manajemen K3

apabila terkait dengan K3.

5.2.4. Untuk keluhan terkait K3, Wakil Manajemen K3 menganalisa keluhan

atau komplain dan berkoordinasi dengan bagian terkait untuk
menentukan tindakan yang akan dilakukan

5.2.5. Bila diperlukan sampaikan tanggapan kepada pihak terkait, dan

dokumentasikan keluhan dan tanggapan serta tindakan sesuai dengan
Prosedur Pengendalian Catatan

5.2.6. Secara reguler Wakil Manajemen K3 melaporkan kegiatan yang terkait

K3 sesuai dengan peraturan dan persyaratan terkait. Laporan tersebut
meliputi namun tidak terbatas pada, Laporan Kegiatan P2K3, Laporan
Penyakit, Laporan Kecelakaan kerja

5.3. Konsultasi
 No. Dokumen EEG-SMK3-SOP-05 Berlaku 10 Januari 2022
LEVEL Status Revisi : 01 Halaman 4 dari 5
2 PROSEDUR KOMUNIKASI K3,
PARTISIPASI, DAN KONSULTASI

5.3.1. Setiap karyawan memiliki hak dan kewajiban dalam mengidentifikasi

setiap permasalahan tentang K3.

5.3.2. Masalah yang diidentifikasi oleh karyawan dapat disampaikan kepada

Kepala Bagian secara langsung atau melalui mekanisme metode
berupa Safety talk, K3 Commitee/Safety Meetting, konseling/kontak
pribadi atau melalui Wakil P2K3 yang ditunjuk.

5.3.3. Wakil Manajemen K3 atau Bagian terkait harus memberikan

tanggapan terhadap permasalahan yang disampaikan oleh karyawan.
Tanggapan dapat diberikan langsung atau melalui metode yang
tersebut diatas. Untuk tanggapan yang disampaikan secara langsung
tidak perlu didokumentasikan namun untuk penyampaian melalu
mekanisme Meeting atau Safety talk harus didokumentasikan (bisa
berupa daftar hadir, minute of meeting, foto dsb)

5.4. Partisipasi

5.4.1. Setiap karyawan dan atau pihak yang terkait mempunyai tanggung
jawab untuk berpartisipasi dalam implementasi sistem manajemen K3.
bentuk partisipasi tersebut meliputi namun tidak terbatas pada
Pelaporan Potensi Bahaya, Masukan atau saran perbaikan termasuk
ikut serta dalam pembuatan atau penentuan pengendalian bahaya
tinggi dan aspek penting yang disampaikan melalui Wakil K3 diarea

5.4.2. Setiap bentuk partisipasi yang dilakukan oleh karyawan harus

dianalisa apakah perlu diberikan tanggapan oleh bagian terkait dan
atau K3 atau tidak.bila diperlukan tindak lanjut maka bagian terkait
dan atau Wakil Manajemen K3 bertanggung jawab melakukannya.

5.4.3. Apabila tindak lanjut yang diperlukan membutuhkan effort yang cukup
besar maka tindak lanjut tersebut harus mendapatkan persetujuan dari
Manager.

5.4.4. Selain hal tersebut diatas, karyawan dapat berpartisipasi dengan

menjadi pembawa bahasan dalam safety talk setiap 3 bulan sekali.
 No. Dokumen EEG-SMK3-SOP-05 Berlaku 10 Januari 2022
LEVEL Status Revisi : 01 Halaman 5 dari 5
2 PROSEDUR KOMUNIKASI K3,
PARTISIPASI, DAN KONSULTASI

5.5. Secara reguler Wakil Manajemen K3 dan team melaporkan hasil komunikasi dan
konsultasi serta partisipasi kepada manajemen melalui mekanisme Tinjauan
Manajemen

6. DOKUMENTASI
Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk soft copy dan hard copy (kertas), serta
pengendaliannya diatur dalam Prosedur Pengendalian Dokumen dan Prosedur
Pengendalian Rekaman K3

7. DOKUMEN TERKAIT

7.1. EEG-SMK3-SOP-13 Prosedur Pengendalian Tamu

7.2. EEG-SMK3-SOP-06 Prosedur Tinjauan Manajemen

8. LAMPIRAN

8.1. EEG-SMK3-FRM-006 Rencana Komunikasi Internal

8.2. EEG-SMK3-FRM-007 Risalah Komunikasi Internal