PROSEDUR AUDIT SDM

No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002

Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002

PROSEDUR AUDIT SDM

Disiapkan oleh, Disahkan oleh,

…………………… ……………………..

PT. XYZ
PROSEDUR AUDIT SDM

No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002

Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002

DAFTAR ISI
1. Kebijakan .......................................................................................
2. Tujuan ............................................................................................
3. Tanggung Jawab ............................................................................
4. Lingkup Aplikasi ............................................................................
5. Definisi ..........................................................................................
- Lampiran I : Proses Audit Mutu Internal ............................
- Lampiran II : Formulis Persiapan Audit SDM .....................
- Lampiran III : Program Audit SDM
- Lampiran IV : Jadwal Audit SDM .........................................
- Lampiran V : Ringkasan Temuan Audit SDM .....................
- Lampiran VI : Daftar Temuan Audit yang sudah Selesai .......
- Lampiran VII : Daftar Temuan Audit yang belum Selesai ......
- Lampiran VIII : Laporan Hasil Perbaikan .................................
- Lampiran VII : Laporan Temuan Audit SDM .........................
PROSEDUR AUDIT SDM

No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002

Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002

1. KEBIJAKAN
Dalam rangka menjaga arah pengembangan usaha dan memastikan sasaran
operasional/fungsional, direksi memandang perlu dan telah memutuskan membentuk
Tim Audit Internal SDM dengan tugas menyampaikan informasi, advis, penilaian dan
rekomendasi dalam upaya mengamankan kebijakan direksi dan menyempurnakan
kegiatan-kegiatan organisasi dalam perspektif SDM.

2. TUJUAN
Audit SDM diarahkan untuk memastikan manajemen SDM dan semua aktivitas terkait
dilaksanakan secara efektif dan efisien untuk menunjang realisasi misi organisasi
mencapai tujuan yang direncanakan, dan tidak bertentangan dengan prinsip-prinsip
pengelolaan SDM maupun semua kebijakan yang telah digariskan.

3. TANGGUNG JAWAB
3.1. Ketua tim Audit SDM bertanggung jawab merencanakan, mengkoordinasi serta
mengendalikan audit secara keseluruhan. Memastikan audit SDM dijalankan
secara sistematis dan objektif serta sesuai dengan kebijakan direksi.
Menyampaikan laporan hasil audit kepada direksi dan memastikan tindakan lanjut
dilaksanakan secara efektif.
3.2. Auditor melaksanakan audit sesuai dengan penugasan ketua tim audit.
Mengendalikan proses audit agar efektif-efesien dan mencapai tujuan audit.
Mendiskusikan temuan audit dengan auditee. Melaporkan hasil audit kepada ketua
tim audit. Melakukan verifikasi tindakan yang telah dilaksanakan oleh auditee.

4. LINGKUP APLIKASI
PROSEDUR AUDIT SDM

No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002

Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002

Prosedur ini berlaku untuk panduan pelaksanaan audit internal SDM pada semua unit
termasuk cabang-cabang di seluruh wilayah Indonesia maupun di luar negeri.
5. DEFINISI
Audit SDM adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematis objektif dan
terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen
SDM dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas, dan efisiensi
dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran
fungsional maupun tujuan besar organisasi keseluruhan baik jangka pendek, menengah
maupun jangka panjang.

Temuan Audit adalah hasil pemeriksaan berupa kesimpulan auditor yang berisi
informasi factual dan signifikan untuk ditindak lanjuti.

Skala kekritisan adalah tingkat keseriusan masalah yang dikelompokkan menjadi 3

kategori, yaitu :
5.1. Temuan cukup serius (S) : Temuan mengandung kerugian cukup besar bagi
perusahaan.
5.2. Temuan serius (SS) : Temuan bersifat signifikan dan mengandung kerugian besar
serta potensi nilai tambah.
5.3. Temuan sangat serius (SSS) : Temuan sangat signifikan dan mengandung
kerugian sangat besar dan mengandung nilai tambah sangat signifikan.

6. PROSEDUR
6.1. Ketua tim audit SDM ditunjuk dan diberhentikan oleh direktur utama dan
bertanggungjawab kepada direktur utama.
6.2. Anggota tim audit SDM dipilih oleh ketua tim audit dan disahkan oleh direktur
utama. Anggota tim audit bertanggung jawab kepada ketua tim audit.
PROSEDUR AUDIT SDM

No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002

Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002

6.3. Audit SDM direncanakan dan dilaksanakan secara sistematis dan objektif serta
sesuai kebijakan manajemen dan diarahkan untuk keperluan organisasi.
6.4. Program audit SDM dibuat minimal untuk jangka waktu 1 tahun dan setiap unit
diaudit minimal sekali dalam 6 bulan.
6.5. Program audit diedarkan keapda setiap pimpinan unit dengan tembusan kepada
direksi.
6.6. Unit kerja yang akan diaudit dipastikan menerima pemberitahuan secara tertulis
minimal satu minggu sebelum pelaksanaan audit.
6.7. Auditor wajib mempersiapkan audit secara baik dan terdokumentasi sebelum
pelaksanaan audit dengan penekanan pada aspek-aspek signifikan dan kritis.
6.8. Pelaksanaan audit dipastikan mengedepankan azas nilai dan manfaat dengan
pendekatan konsultatif, auditor sebagai mitra kerja.
6.9. Setiap temuan audit dikategorikan menjadi S – SS atau SSS untuk membedakan
skala kekritisan setiap permasalahan.
6.10. Setiap temuan didiskusi dan dikonfirmasi dengan kepala unit yang diperiksa
sebelum dituangkan dalam laporan audit.
6.11. Rekomendasi tindak lanjut dan penentuan batas waktu penyelesaian permasalaha
disampaikan oleh auditor saat pembahasan dengan auditee atau saat menyusun
laporan audit.
6.12. Kepala unit yang menerima laporan temuan audit menjamin agar tindakan
koreksi/tindak lanjut dilaksanakan secara efektif dengan penuh tanggung jawab.
6.13. Temuan audit disampaikan kepada pimpinan unit yang diaudit dengan surat
pengantar yang ditandatangani oleh ketua tim audit dengan tembusan kepada
direksi dan kepada pimpinan unit SDM.
6.14. Pimpinan unit penanggung jawab permasalahan wajib melaporkan hasil tindak
lanjut yang telah direalisakan secepatnya setelah tindakan koreksi dilakukan.
PROSEDUR AUDIT SDM

No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002

Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002

6.15. Verifikasi dilakukan oleh auditor secepatnya setelah menerima laporan dari unit
kerja yang diperiksa. Bila permasalah tidak signifikan, verifikasi dapat dilakukan
paling lambat pada periode audit berikutnya.
6.16. Bilamana temuan audit tetap tidak diselesaikan secara efektif setelah mendapat
perhatian yang cukup dari auditor, maka permasalahan dilaporkan kepada direksi
untuk mendapatkan disposisi keputusan.
6.17. Seluruh hasil audit SDM dari waktu ke waktu dicatat dalam log-book (daftar
akumulatif temuan audit), dan minimal sekali dalam setahun data audit diolah dan
dilaporkan kepada direksi sebagai laporan pertanggungjawaban auditor atas tugas
dan tanggung jawab yang telah dikerjakan.
 PROSEDUR AUDIT SDM

No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002

Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002

Lampiran I
PROSES AUDIT SDM

Penanggung jawab / Dokumentasi terkait /

No. Aktivitas
pelaku Form yang digunakan
Direksi menunjuk ketua tim audit SDM. Direktur utama dan  Surat penunjukkan
1. Ketua tim audit SDM membentuk tim audit. ketua audit SDM  Job Des
Ketua tim audit menyiapkan prosedur audit  Prosedur audit SDM
2. Ketua tim audit SDM
SDM
Ketua tim audit menyusun program dan  Program dan jadwal audit
3. Ketua tim audit SDM
jadwal audit SDM SDM
Ketua tim audit mendistribusikan tugas audit  Surat pemberitahuan dan
4. Ketua tim audit SDM
kepada auditor yang akan bertugas penugasan
Masing-masing auditor membuat persiapan  Formulir, persiapan audit
5. Auditor
audit dan daftar periksa
Ketua tim audit SDM mengirimkan surat  Surat edaran /
6. pemberitahuan kepada auditee mengenai Ketua tim audit pemberitahuan
program dan jadwal audit SDM
7. Auditor melaksanakan audit SDM Auditor  Persiapan kertas kerja
8.
Auditor yang bertugas menyiapkan laporan
Auditor  Ringkasan temuan audit
sementara ringkasan temuan audit SDM
Auditor yang bertugas bersama auditee  Laporan sementara
9. Auditor dan auditee
mendiskusikan temuan audit ringkasan temuan audit
Auditee menerima dan menandatangani  Laporan sementara
10. Auditee dan auditor
laporan sementara ringkasan temuan audit ringkasan temuan audit
Auditor membuat laporan hasil audit  Laporan hasil temuan
11. Auditor
audit SDM
Ketua tim audit mengirimkan laporan hasil  Laporan hasil temuan
12. audit kepada auditee, pimpinan unit SDM Auditor audit SDM
dan direksi.
Auditee melakukan tindakan koreksi dan  Laporan tindakan koreksi/
13. Auditee
pencegahan pencegahan
Auditor melakukan verifikasi atas hasil  Formulir tindakan koreksi
14. Auditor
tindakan koreksi auditee
Auditor membuat dan menyampaikan  Laporan audit berkala
15. Ketua tim audit
laporan audit berkala kepada direksi
Kepala unit SDM mengadakan rapat tinjauan Direksi dan manajer  Laporan audit
16. SDM SDM serta pimpinan  Agenda rapat
unit-unit SDM  Notulen rapat
Lampiran II
PROSEDUR AUDIT SDM

No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002

Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002

FORMULIR PERSIAPAN AUDIT SDM

Unit yang diaudit : ___________________________________________________

Tanggal audit : ___________________________________________________
Auditor : ___________________________________________________

Lingkup Audit Referensi Catatan Auditor

PROSEDUR AUDIT SDM
No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002
Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002
Lampiran III

Keterangan
Jadwal audit
PROGRAM AUDIT SDM

Auditor
Lingkup audit
Unit yang
diaudit
 PROSEDUR AUDIT SDM
No. Dokumen : ID – PK – 010 – 2002
Status Revisi : 0–0
Tgl. Berlaku : 1 Agustus 2002
Lampiran IV

Nov
Okt
Sep
Agt
Juli
JADWAL AUDIT SDM

Juni
Mei
Apr
Mar
Feb
Unit yang
Tahun :

diaudit
 PROSEDUR AUDIT SDM
Lampiran V
JADWAL AUDIT SDM

Unit :

No Uraian Ketidaksesuaian Bukti-bukti Ketidaksesuaian Referensi Tingkat Batas waktu

(Rencana Temuan) objektif terhadap SMM kekritisan penyelesaian

Tgl. Berlaku
Status Revisi
No. Dokumen
:
:
:
1 Agustus 2002
0–0
ID – PK – 010 – 2002
Dibuat oleh Auditor, Disetujui oleh Auditee,

……………………….. ………………………
 PROSEDUR AUDIT SDM
Lampiran VI

DAFTAR TEMUAN AUDIT YANG SUDAH SELESAI (LOG BOOK AUDIT SDM)

Uraian Temuan Audit Batas Waktu Unit Penanggung Auditor Skala Kekritisan Status Tindak
Penyelesaian jawab Lanjut

Tgl. Berlaku
Status Revisi
No. Dokumen
:
:
:
1 Agustus 2002
0–0
ID – PK – 010 – 2002
 PROSEDUR AUDIT SDM
Lampiran VII

DAFTAR TEMUAN AUDIT YANG SUDAH SELESAI (LOG BOOK AUDIT SDM)

Uraian Temuan Audit Batas Waktu Unit Penanggung Auditor Skala Kekritisan Status Tindak
Penyelesaian jawab Lanjut

Tgl. Berlaku
Status Revisi
No. Dokumen
:
:
:
1 Agustus 2002
0–0
ID – PK – 010 – 2002
 PROSEDUR AUDIT SDM
Lampiran VIII
LAPORAN HASIL PERBAIKAN / TINDAKAN KOREKSI

Uraian Temuan Kondisi sebelum Kesimpulan Tindakan koreksi Kondise setelah Tindakan
Audit tindakan koreksi sebab-sebab yang telah dilakukan tindakan koreksi pencegahan

Tgl. Berlaku
Status Revisi
No. Dokumen
:
:
:
1 Agustus 2002
0–0
ID – PK – 010 – 2002
Dilaporkan oleh

………………………
Auditee
 PROSEDUR AUDIT SDM
Lampiran IX

LAPORAN HASIL PERBAIKAN / TINDAKAN KOREKSI

Kepada : ___________________________________________________________
Departemen/BAgian : ___________________________________________________________
Tanggal : ___________________________________________________________

Uraian ketidaksesuaian (Rincian Bukti-bukti Objektif Referensi Skala Batas Waktu

Temuan) Kekritisan Penyelesaian

Tgl. Berlaku
Status Revisi
No. Dokumen
:
:
:
1 Agustus 2002
0–0
ID – PK – 010 – 2002
Rekomendasi Auditor

Laporan Perbaikan

Verifikasi oleh Auditor