LAPORAN AKHIR KEGIATAN KULIAH KERJA MAGANG

ANALISIS HUMAN RESOURCE MANAGEMENT BIDANG

KESEKRETARISAN DAN TATA USAHA
PADA SEKRETARIAT INSPEKTORAT JENDERAL KLHK

LUSITAWATI
11119065

PROGRAM STUDI ILMU S-1 MANAJEMEN

FAKULTAS BISNIS DAN ILMU SOSIAL
JAKARTA
2022

i
LAPORAN AKHIR KEGIATAN KULIAH KERJA MAGANG

ANALISIS HUMAN RESOURCE MANAGEMENT BIDANG

KESEKRETARISAN DAN TATA USAHA
PADA SEKRETARIAT INSPEKTORAT JENDERAL KLHK

Usulan Kegiatan Kuliah Kerja Magang

sebagai salah satu syarat untuk dapat melaksanakan
Mata Kuliah Magang (11273302)
pada Program Studi S-1 Manajemen

PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN

FAKULTAS BISNIS DAN ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS DIAN NUSANTARA
JAKARTA
2022

ii
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KULIAH KERJA MAGANG

Judul Proposal Magang : Analisis Human Resource Management Bidang

Kesekfretarisan dan Tata Usaha pada Sekretariat
Inspektorat Jenderal Kementerian Lingkungan
Hidup dan Kehutanan.
Nama : Lusitawati
NIM : 11119065

Disetujui,

Dosen Mata Kuliah Magang, Instruktur Magang,

Dr. Endang Suparman.S.Kom,MM Marjoko, S.Sos., M.Hum.

Diketahui,

Dr. Didin Hikmah Perkasa, SE., MM

Ketua Program Studi S-1 Manajemen

Tanggal Disetujui:

iii
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT atas limpahan Rahmat dan Karunia-Nya
sehingga Praktikan dapat menyelesaikan Proposal Kegiatan Kuliah Kerja
Magang yang dilaksanakan pada Sekretariat Inspektorat Jendereal Kementerian
Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Begitu banyak pemahaman dan pelajaran
yang diterima selama kegiatan Kuliah Kerja Magang dan beragam kendala yang
dihadapai Praktikan dalam proses penyusunan Proposal Kegiatan Kuliah Kerja
Magang. Ungkapan terima kasih Praktikan tunjukan kepada pihak-pihak berikut
yang telah memberi bantuan, arahan, maupun dorongan kepada praktikan selama
kegiatan Kuliah Kerja Magang.
1. Dr. Didin Hikmah Perkasa, SE., MM selaku Ketua Program Studi S-1
Manajemen.
2. Dr. Endang Suparman.S.Kom,MM selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan arahan dan bimbingan kepada praktikan dalam penyusunan
Proposal Kegiatan Magang.
3. Marjoko, S.Sos., M.Hum. Selaku Kepala Bagian Umum dan Kepatuhan
Internal.
4. Hendro Priyono, S.AP., M.S.E., M.A. Selaku Kepala Sub Bagian Umum
dan Kepatuhan Internal dan pembimbing dalam pelaksaan kegiatan magang.

5. Teman-teman tercinta yang sudah memberikan semangat sehingga praktikan

dapat menyelesaikan laporan dengan baik.
Praktikan menyadari bahwa Proposal Kegiatan Kuliah Kerja Magang ini
masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun
sangat diharapkan demi perbaikan penyusunan proposal yang mendatang.
Semoga karya tulis ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.

Jakarta, Desember 2022

Lusitawati
11119065

iv
 ABSTRAK

Judul Proposal Magang : Analisis Human Resource Management Bidang

Kesekfretarisan dan Tata Usaha pada Sekretariat Inspektorat
Jenderal Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
Nama : Lusitawati
NIM : 11119065

Kuliah kerja magang adalah suatu kegiatan selama perkuliahan yang menunjang
mahasiswa dalam pembelajaran untuk terjun ke dalam dunia kerja yang sebenarnya.
Dengan mengikuti kuliah kerja magang mahasiswa mendapat pengetahuan mengenai apa
saja yang terjadi dalam dunia kerja. Kuliah kerja magang ini dilaksanakan di Sekretariat
Inspektorat Jenderal KLHK pada Sub Bagian Umum dan Kepatuhan Internal selama 3
bulan terhitung tanggal 3 Oktober - 30 Desember 2022, yang dilaksanakan 4 hari dalam
seminggu (Senin - Kamis) mulai pukul 07.30 - 16.00 WIB. Praktikan mempunyai tugas
sebagai Sekretaris dan Tata Usaha pada bagian Umum dan Kepatuhan Internal (UKI)
lingkup Sekretariat Inspektorat Jenderal KLHK. Tujuan dilaksanakannya kuliah kerja
magang adalah untuk membiasakan praktikan dengan budaya bekerja pada perusahaan
yang sangat berbeda dengan budaya belajar dari segi manajemen waktu, keterampilan
berkomunikasi, serta kerjasama tim, serta untuk menyiapkan diri menjadi SDM yang
berkualitas karena memiliki pengetahuan, keterampilan serta keahlian sesuai dengan
perkembangan yang ada saat ini.
Kata kunci: Kesekretarisan, tata usaha, human resource management

ABSTRACT
Internship lecture is an activity during lectures that supports students in learning to enter
the real world of work. By attending internships, students gain knowledge about what
happens in the world of work. This internship lecture is held at the Secretariat of the
Inspectorate General of the Ministry of Environment and Forestry in the General and
Internal Compliance Subdivision for 3 months starting from October 3 - December 30,
2022, which is held 4 days a week (Monday - Thursday) from 07.30 - 16.00 WIB. I have
duties as Secretary and Administration in the General and Internal Compliance (UKI)
section within the scope of the Secretariat of the Inspectorate General of the Ministry of
Environment and Forestry. The purpose of implementing an internship lecture is to
familiarize practice with the culture of working in a company that is very different from
the learning culture in terms of time management, communication skills, and teamwork,
as well as to prepare yourself to become quality human resources because they have
knowledge, skills and expertise in accordance with current developments.
Keywords: Secretary, administration, human resource management.

v
 DAFTAR ISI

LAPORAN AKHIR KEGIATAN KULIAH KERJA MAGANG......................ii

LEMBAR PENGESAHAN...............................................................................iii

PROPOSAL KULIAH KERJA MAGANG......................................................iii

KATA PENGANTAR.......................................................................................iv

ABSTRAK..........................................................................................................v

DAFTAR ISI.......................................................................................................1

DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN...................................................................................4

1.1 Latar Belakang Magang...........................................................................4

1.2 Dasar Pemikiran......................................................................................4

1.3 Tujuan Kegiatan......................................................................................5

1.4 Manfaat Kegiatan....................................................................................6

1.5 Sasaran Kegiatan.....................................................................................6

BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN............................................................8

2.1 Bentuk Kegiatan Magang.........................................................................8

2.2 Metode Magang........................................................................................8

2.3 Teknik Pengumpulan Data.......................................................................9

2.4 Teknik Analisis Data..............................................................................10

1
 2.5 Studi Kasus.............................................................................................11

2.6 Pemecahan Masalah...............................................................................11

2.7 Profil Perusahaan....................................................................................18

2.8 Struktur Organisasi.................................................................................19

2.9 Tempat Kegiatan Magang......................................................................20

2.10 Jadwal dan Waktu Kegiatan Magang...................................................20

BAB III PENUTUP.............................................................................................30

3.1 Kesimpulan.............................................................................................30

3.2 Saran.......................................................................................................30

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................32

LAMPIRAN........................................................................................................33

2
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 CV Mahasiswa...................................................................................33

Lampiran 2 Transkip Nilai....................................................................................34

Lampiran 3 SK Magang........................................................................................37

Lampiran 4 Surat Persetujuan Pelaksanaan Magang............................................38

Lampiran 5 Surat Keterangan Telah Melakukan Magang....................................39

Lampiran 6 Lampiran Sertifikat Magang..............................................................40

Lampiran 7 Dokumentasi......................................................................................41

Lampiran 8 Formulir Kegiatan Magang...............................................................42

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Magang

Menurut AF Nurhikmah, 2022, Pendidikan memiliki peran yang sangat
penting dalam membentuk keterampilan dan kecakapan seseorang untuk
memasuki dunia kerja. Pendidikan yang dilakukan di perguruan tinggi masih
terbatas pada pemberian teori dan praktik dalam skala kecil. Agar dapat
memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang muncul di dunia kerja,
maka mahasiswa perlu melakukan kegiatan pelatihan kerja secara langsung di
instansi/lembaga yang relevan dengan bidang ilmu yang dimiliki. Sehingga
setelah lepas dari studi di perguruan tinggi, mahasiswa bisa memanfaatkan ilmu
dan pengalaman yang telah diperoleh selama masa pendidikan dan masa
pelatihan kerja untuk menerapkannya di dunia kerja yang sebenarnya . Salah satu
program yang dapat ditempuh untuk dapat mewujudkan hal tersebut diatas
adalah dengan melaksanakan praktek kerja. Bentuk kegiatan yang dilakukan
adalah magang (internship) dengan mengikuti semua aktivitas di lokasi kerja
atau melalui penugasan untuk dapat dikerjakan diluar kantor.
Kegiatan kuliah magang ini merupakan salah satu bentuk kegiatan
pelatihan yang dihadapkan langsung pada kerja praktek sebagai pengaplikasian
kemampuan pendidikan yang diperoleh mahasiswa baik dari bangku perkuliahan
maupun dari kegiatan lain di luar kuliah.

1.2 Dasar Pemikiran

Program S1 Manajemen Fakultas Bisnis dan Ilmu Sosial Universitas Dian
Nusantara Jakarta ingin menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
berkualitas dan professional dalam dunia kerja nantinya. Untuk menciptakan
SDM yang berkualitas maka Universitas Dian Nusantara Jakarta mewajibkan
mahasiswa program S1 Manajemen Fakultas Bisnis dan Ilmu Sosial Universitas
Dian Nusantara untuk melaksanakan Kegiatan Kuliah Magang (internship).
Yang mana dapat dilaksanakan di berbagai instansi baik milik pemerintah
maupun swasta. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas mahasiswa,

4
sehingga benar-benar menjadi ahli madya yang terampil pada bidangnya.
Kegiatan kuliah kerja magang adalah penerapan seorang mahasiswa pada
dunia kerja nyata yang sesungguhnya, bertujuan untuk mengembangkan
keterampilan dan etika pekerjaan, serta untuk mendapatkan kesempatan dalam
menerapkan ilmu pengetahuan dan keterampilan yang ada kaitannya dengan
kurikulum Pendidikan. Kegiatan Kuliah Kerja Magang merupakan salah satu
mata kuliah yang terdapat pada kurikulum program studi S1 Manajemen
Fakultas Bisnis dan Ilmu Sosial yang berarti wajib dilaksanakan penulis untuk
memenuhi syarat dalam menyelesaikan perkuliahannya yaitu pada jurusan
Manajaemen.
Melalui Kegiatan Kuliah Kerja Magang ini, mahasiswa diharapkan dapat
menerapkan teori-teori ilmiah yang diperoleh dari bangku akademis untuk
melihat, menganalisis dan memecahkan permasalahan dilapangan,
mempraktekkan kemampuan yang ada, serta memperoleh pengalaman
dilapangan yang berguna dalam perwujudan pola kerja yang akan dihadapi
nantinya dalam lingkungan pekerjaan.

1.3 Tujuan Kegiatan

Menguji kesiapan mahasiswa memasuki dunia kerja, Industri, dan Usaha
dengan melatih penguasaan ketrampilan konseptual, teknikal, dan relational yang
sesuai dengan standart yang diharapkan dunia Industri maupun instansi, seperti:
1. Meningkatkan wawasan pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan

keterampilan mahasiswa.

2. Mengarahkan mahasiswa uintuk menemukan permasalahan maupun data

yang berguna dalam penulisan Magang dan Laporan Praktik Kerja.
3. Mendapatkan masukan guna umpan balik dalam usaha penyempurnaan
kurikulum yang sesuai dengan tuntutan dunia industri dan masyarakat.
4. Membina dan meningkatkan kerjasama antara Fakultas Bisnis dan Ilmu
Sosial Universitas Dian Nusantara dengan instansi Pemerintah atau swasta
di mana mahasiswa ditempatkan.
5. Memberikan gambaran dunia kerja bagi para mahasiswa tingkat akhir.

5
1.4 Manfaat Kegiatan
Sehubungan dengan dilaksanakannya Kegiatan Kuliah Kerja Magang,
diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak yang terkait dalam program
tersebut:
1. Bagi Instansi Pemerintah, Perusahaan Swasta dan BUMN:
a) Realisasi dan adanya misi sebagai fungsi dan tanggung jawab sosial
kelembagaan.
b) Kemungkinan menjalin hubungan yang teratur, sehat dan dinamis antara
intansi/perusahaan dengan Lembaga Perguruan Tinggi.
c) Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan bermanfaat
bagi pihak-pihak yang terlibat.
2. Bagi Mahasiswa:
a) Melatih keterampilan mahasiswa program sarjana sesuai dengan
pengetahuan yang diperoleh selama mengikuti perkuliahan di Fakultas
Bisnis dan Ilmu Sosial.
b) Belajar mengenal dinamika dan kondisi nyata dunia kerja pada unit-unit
kerja, baik dalam lingkungan pemerintah maupun perusahaan.
c) Mengembangkan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah dan mencoba
menemukan sesuatu yang baru yang belum diperoleh dari pendidikan
formal.
3. Bagi Fakultas Bisnis dan Ilmu Sosial Universitas Dian Nusantara
Mendapatkan umpan balik untuk menyempurnakan kurikulum
yang sesuai dengan kebutuhan di lingkungan instansi/perusahaan dan
tuntutan pembangunan pada umumnya. Dengan demikian Fakultas Bisnis
dan Ilmu Sosial Universitas Dian Nusantara dapat mewujudkan konsep
link and match dalam meningkatkan kualitas layanan pada stakeholders.

1.5 Sasaran Kegiatan

Mahasiswa memiliki ketrampilan kerja sesuai dengan standart dunia
industry yang meliputi ketrampilan konseptual, teknikal, relational, dan personal.
Secara spesifik sasaran konseptual ditujukan untuk hal-hal berikut:

6
 1. Mahasiswa mampu menjelaskan bisnis proses yang ada di tempat magang
kerja secara komperehensif.
2. Mahasiswa mampu mengidentifikasi/menunjukkan factor keberhasilan
usaha tempat magang.
3. Mahasiswa mampu menyusun suatu rencana aksi untuk menyelesaikan
problem-problem yang terindentifikasi di tempat magang kerja dengan
menerapkan kemampuan berpikir kritis, sistematis, dan logis.

Sedangkan untuk ketrampilan teknis, ditujukan untuk hal-hal berikut:

1. Mahasiswa mampu mempersiapkan hal-hal teknis yang diperlukan untuk
melaksanakan suatu aktivitas kerja sesuai dengan kondisi tempat magang
kerja.
2. Mahasiswa mampu menjelaskan atau melaksanakan aktivitas dengan
kondisis tempat magang kerja.
3. Mahasiswa mampu menyusun laporan kerja di setiap aktivitas kerja yang
telah dijalankan.

Sedangkan untuk ketrampilan relational ditujukan untuk hal-hal berikut:

1. Mahasiswa mampu menerima informasi dengan lengkap dan akurat baik
secara lisan maupun tertulis.
2. Mahasiswa mampu menyampaikan laporan magang kerja baik kepada
atasan (pembimbing lapang) ataupun panitia magang kerja secara akurat dan
tepat waktu (on-time).
3. Mahasiswa mampu menjalin hubungan kerja dengan atasan (pembimbing
lapang), panitia magang kerjadan rekan kerja atau tim.
4. Mahasiswa mampu membangun tim kerja yang dinamis dan tangguh.

7
 BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN

2.1 Bentuk Kegiatan Magang

Praktikan melaksanakan Magang di Sekretariat Inspektorat Jenderal
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (Setitjen KLHK). Praktikan
ditempatkan pada Bagian Umum dan Kepatuhan Internal dan ditugaskan sebagai
Sekretaris dan Tata Usaha khusus melayani Pimpinan.
Praktikan memilih Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian
Lingkungan Hidup dan Kehutanan (Setitjen KLHK) sebagai tempat Praktikan
melaksanakan kegiatan Magang, karena Praktikan ingin mengetahui lebih dalam
mengenai Kesekretariatan Pemerintah. Adapun metode yang praktikan gunakan
yaitu metode observasi.

2.2 Metode Magang

Kegiatan Praktek Kerja Magang dibimbing oleh pembimbing lapang dan
pembimbing akademik. Peran pembimbing lapang dalam kegiatan magang kerja
ini adalah sebagai fasilitator yang memberikan petunjuk serta informasi bagi
peserta magang sesuai dengan topik yang telah dibahas selama kegiatan magang
kerja berlangsung. Sedangkan peran pembimbing akademik sebagai fasilitator
dalam bidang akademik untuk memastikan peserta magang telah melakukan
kegiatan magang sesuai dengan prosedur atau peraturan yang telah ditetapkan.
Metode pelaksanaan pada kegiatan magang kerja ini meliputi sebagai berikut:
1. Praktik Kerja.
Metode pelaksanaan praktik kerja dilakukan dengan harapan peserta
magang mampu menerapkan tridharma perguruan tinggi yaitu sesuai
dengan bidang pendidikan, penelitian serta pengabdian. Dalam bidang
pendidikan khususnya bertujuan untuk mempelajari manajemen Tata
Usaha dan Kesekretarisan pada Sekretariat Inspektorat Jenderal
KLHK. Sedangkan bidang penelitian dilakukan saat akan mencari

8
 informasi atau data yang dibutuhkan selama kegiatan magang.
Pengabdian dalam kegiatan magang kerja diperoleh dari keaktifan
peserta magang untuk menyelesaikan kegiatan sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan oleh perusahaan.
2. Wawancara dan Observasi.
Metode wawancara dalam kegiatan magang kerja ini dilakukan untuk
mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada
responden atau konsultasi kepada pembimbing lapang selaku fasilitator
untuk memberikan informasi sesuai dengan topik yang telah dibahas.
Sasaran dari pelaksanaan metode ini adalah setiap pihak yang dinilai
berperan langsung atau mengetahui mengenai kegiatan manajemen
Tata Usaha dan Kesekretarisan pada Sekretariat Inspektorat Jenderal
KLHK. Sedangkan observasi adalah pengamatan secara langsung
terhadap objek yang akan diteliti untuk mengumpulkan data primer
yang dibutuhkan sesuai dengan topik yang dibahas oleh peserta
magang.
3. Pencatatan Data.
Data yang dibutuhkan dalam kegiatan magang dengan topik
manajemen proses dan produksi yaitu data primer dan data sekunder.
Data primer dan sekunder merupakan data yang dikumpulkan oleh
peserta magang langsung dari sumber pertama yang selanjutnya
digunakan untuk mendukung pembuatan laporan akhir kegiatan
magang kerja.
4. Dokumentasi.
Metode pelaksanaan dokumentasi dilakukan dengan tujuan untuk
melengkapi informasi-informasi yang diperoleh agar lebih lengkap
serta menunjang kebenaran dan keterangan yang diberikan sesuai
dengan topik yang dibahas.

2.3 Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara.

9
 Teknik wawancara, menurut Esterberg dalam Sugiyono ( dalam Andini,
2017:29) wawancara merupakan pertemuan antara dua yang melakukan
interaksi untuk bertukar informasi.
2. Dokumentasi.
Dokumentasi, menurut Sugiyono (dalam Andini, 2017:29) dokumentasi
merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumentasi dapat
berbentuk berupa tulisan, gambar dari seseorang. Dokumentasi yang
berbentuk tulisan seperti catatan harian dan biografi. Dokumentasi yang
berbentuk gambar misalnya foto. Dokumen ini merupakan pelengkap dari
penggunan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif.

2.4 Teknik Analisis Data

Menurut Nazir (2005:240) bahwa, analisa merupakan bagian yang sangat
penting didalam metode ilmiah, dengan analisis data dapat dicari arti dan makna
yang berguna dalam memecahkan masalah-masalah dengan melakukan
pemahaman dan pendalaman secara menyeluruh dan utuh dari objek yang diteliti
agar di peroleh gambaran yang jelas. Tahap analisi data, cholid Narbuko
(2007:153)
1) Editing.
Editing merupakan proses pengolahan data mentah yang diperoleh saat
penelitian dan dirangkum serta dipilih sesuai dengan permasalahan yang
diteliti
2) Koding.
Koding adalah mengklasifikasikan jawaban-jawaban dari para informan ke
dalam kategori-kategori. Biasanya klasifikasi dilakukan dengan cara
memberi tanda/kode pada masing-masing jawaban. Ada dua langkah di
dalam melakukan koding, yaitu:
a) Menentukan kategori-kategori yang akan digunakan;
b) mengalokasikan jawaban-jawaban informan pada kategorikategori
tersebut.
3) Interpretasi.

10
 Tahap akhir dalam menganalisis data adalah kegiatan interpretasi yakni
untuk arti lebih luas dari jawaban yang diperoleh dari hasil penemuan
yang sudah ada.
2.5 Studi Kasus
Dalam melakukan kegiatan magang pada bagian UKI, Praktikan
megalami kendala yang dihadapi yaitu Selama kegiatan kuliah kerja magang
berlangsung, praktikan mengalami beberapa kendala dalam bekerja seperti
instruksi dalam pemberian tugas yang bertentangan dan penumpukan arsip
disembarang tempat, seperti arsip surat tidak disimpan dengan benar yang
mengakibatkan Praktikan sulit menemukan informasi yang telah disimpan dan
akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.

2.6 Pemecahan Masalah

Dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi, Praktikan harus
mengambil keputusan dengan melihat siapa pemegang kekuasaan tertinggi dari
orang-orang yang memberikan tugas tersebut dan bersikap profesional atas tugas-
tugas yang telah diberikan. Lalu cara mengatasi kendala yang kedua adalah
mengelola arsip dengan baik dan menyimpan secara sistematis agar dapat secara
cepat dan mudah ditemukan ketika Pimpinan membutuhkan.
Hal ini sesuai dengan pendapat (Sutarto, 2006) yang menyatakan bahwa
“Arsip sebagai kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara
sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan cepat”. Selanjutnya (Sugiarto
Agus; dkk, 2005) mengemukakan bahwa arsip adalah “Arsip adalah Kumpulan
dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Sedangkan menurut (Sedarmayanti, 2008) istilah arsip meliputi:
a. Kumpulan naskah atau dokumen.
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen.
Berdasarkan pengertian tentang arsip dan penjelasannya tersebut dapat

11
dikatakan bahwa arsip adalah dokumen yang mempunyai nilai guna tertentu,
yang disimpan secara sistematis agar dapat secara cepat ditemukan kembali.
Maka dari itu, pengelolaan arsip yang baik sangat diperlukan dalam mendukung
efektifitas Praktikan dalam bekerja.
Menurut (Mulyono; Sularso, 2003) dalam bukunya yang berjudul “
Manajemen Kearsipan” arsip mempunyai empat guna yaitu:
1. Arsip sebagai sumber informasi, contohnya adalah surat undangan untuk
menghadiri rapat (pertemuan) ini merupakan arsip yang mempunyai
kegunaan sebagai sumber informasi, informasi yang tersirat dalam arsip
tersebut adalah kapan, jam berapa dan dimana pertemuan itu diadakan.
2. Arsip sebagai sumber yuridis, contohnya adalah surat perjanjian jual beli
secara yuridis warkat tersebut mengandung hak dan kewajiban yang harus
dipenuhi oleh yang bersangkutan.
3. Arsip sebagai sumber sejarah, contohnya berita acara serah terima jabatan
suatu organisasi warkat ini mempunyai guna sejarah bagi organisasi yang
bersangkutan.
4. Arsip sebagai ilmu pengetahuan, contohnya adalah laporan penelitian seorang
ilmuan. Warkat ini mempunyai guna ilmiah (guna ilmu pengetahuan) selain
guna informasi.
Maka dari itu, suatu arsip mungkin mempunyai guna informasi saja atau
dapat pula suatu arsip mempunyai guna informasi, yuridis atau guna lain. Jadi
suatu arsip dapat mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai
lebih dari satu macam kegunaan. Untuk mengatasi masalah yang dihadapi
Praktikan tersebut, maka Praktikan harus mengetahui bagaimana cara
mempergunakan sistem penyimpanan arsip secara tepat.
Menurut (Amsyah, 2003) penyimpanan arsip adalah “ sistem yang
digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan
cepat bersama warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan
pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap dari dokumen yang
disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu”.

12
 Jadi sistem penyimpanan arsip didefinisikan sebagai sistem pengelolaan
dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk
meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan
biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan
suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap
pengembangan di masa mendatang.
Filling system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Menurut Amsyah jenis-jenis sistem
penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Sistem Abjad.
Sistem abjad adalah suatu sistem filing (penyimpanan dan penerimaan
kembali) berdasarkan abjad. Berarti cara menyimpan arsipnya diurutkan
menurut abjad, yaitu dari huruf A sampai Z. Sistem abjad umumnya dipilih
sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
a. Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen
sehingga dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui
nama orang atau lembaga.
b. Dokumen-dokumen dari nama yang sama, akan berkelompok dibawah
satu nama dan satu tempat.
c. Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang
berfariasi.
d. Unit kerja sekretaris biasanya hanya menyimpan dokumen yang
berhubungan dengan fungsi atau tugas masing-masing, sehingga isi
dokumen lebih cenderung mengenai masalah yang sama (misalnya:
Produksi, keuangan, dsb). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih
membantu.
e. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
2. Sistem Geografis.
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan berdasarkan kepada
pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem

13
 nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-
dokumen tertentu lebih mudah dikelompokan menurut tempat asal
pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan,
nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan. Sistem ini akan lebih tepat
lagi digunakan untuk:
a. Organisasi atau Perusahaan yang memiliki cabang atau tempat,
misalnya bank, asuransi, kurir dan sebagainya.
b. Organisasi atau Perusahaan yang memiliki usaha menyangkut dengan
lokasi-lokasi. Misalnya perusahaan pengembang perumahan yang
membuka lokasi perumahan diberbagai lokasi, perusahaan distributor
disuatu wilayah.
c. Instansi pemerintah yang melayani masyarakat berdasarkan
kewilayahan. Kantor kecamatan yang menyimpan dokumen dari
berbagai kelurahan, kantor kabupaten yang menyimpan dokumen dari
berbagai kecamatan.
d. Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau hubungan dengan
berbagai Negara.
3. Sistem Subyek.
Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut
perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subyek.
Dengan kata lain merupakan suatu sistem penyimpanan yang didasarkan pada
isi dokumen dan kepentingan dokumen. Sistem penyimpanan subyek ini lebih
tepat digunakan:
a. Pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara sentralisasi
(terpusat) sehingga ada kecenderungan penyimpanan dokumen yang
terdiri dari berbagai pokok masalah.
b. Pada penyimpanan data took serba ada, yang memiliki data tentang
berbagai jenis barang yang dijual, dan sebagainya.
4. Sistem Nomor.
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode

14
 nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama
dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimpanan dokumen berdasarkan
nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya
disini diganti dengan kode nomor. Sistem penyimpanan ini tepat digunakan
untuk:
a. Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan
nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor, misalnya
perusahaan asuransi sesuai urutan nomor polis, bank penyimpanan data
nasabah berdasarkan nomor rekening.
b. Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal ini
dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat
keputusan.
c. Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen siswanya
berdasarkan nomor induk siswa.
d. Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor
faktur. (Amsyah, 2003)
5. Sistem Kronologi.
Sistem penyimpanan kronologi adalah sistem yang didasarkan pada
urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, decade,
ataupun abjad. Dalam sistem ini semua dokumen diurutkan pada urutan
tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan
penyimpanan, sistem ini mudah dilaksanakan karena hanya didasarkan pada
urutan tanggal, bulan serta tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali
dokumen yang disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya
permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan kata panggil. (caption)
tanggal. Sistem penyimpanan arsip yang dijalankan dapat dikatakan baik
apabila mempunyai cirri-ciri sebagai berikut: mudah dilaksanakan, mudah
dimengerti, ekonomis/hemat biaya, tidak memakan tempat. Mudah didapat,
cocok dengan organisasi, fleksibel / luwes, dapat mencegah kerusakan dan
kehilangan arsip, mempermudah pengawasan.
Berdasarkan teori tentang sistem penyimpanan arsip, Praktikan

15
berinisiatif dan kreatif melakukan penyimpanan arsip. Berdasarkan pendapat
Durotul Yatimah “ Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal.
Pertama, tugas-tugas yang berhubungan dengan tugas kesekretarisannya.
Kudua, yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu
membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil
guna, berdaya guna, dan lebih profesional. Tugas tersebut dapat berupa
tugas ketatausahaan yang meringankan pekerjaan pimpinan, memberikan
pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama dengan
pimpinan atau relasinya. Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam
melaksanakan fungsinya sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam
bidang administratif) sehingga tugas sekretaris dapat dikelompokan
menjadi empat kelompok besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas
kreatif, dan tugas koordinatif” (Durotul, 2009a).
Dalam menyelesaikan persoalan kearsipan Praktikan menggunakan
tugas kreatif berdasarkan pendapat Durotul Yatimah “tugas kreatif yaitu
merupakan pekerjaan yang dilaksanakan atas prakarsa praktikan sendiri.
Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil guna
harus penuh inisiatif dan dinamis. Tugas tersebut dilakukan guna
meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan efektifitas
kerja. Tugas kreatif ini pun tidak terdapat dalam uraian tugas”. (Durotul,
2009b).
Maka Praktikan berinisiatif menggunakan sistem penyimpanan arsip
yang sesuai dengan keadaan Bagian UKI pada Sekretariat Inspektorat
Jenderal Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan adalah sistem
krnologis karena mudah dilaksanakan, susunan dan urutan guide sederhana,
dan cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan. Sistem
penyimpanan arsip kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan tanggal, bulan dan tahun.
Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena
bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri tiga bagian saja, yaitu
nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga

16
sudah sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai
dari Januari, Febuari, sampai dengan Desember) dan jumlah tanggal pada
setiap bulannya (terdiri dari 28-30 hari). Daftar klasifikasi tanggal terdiri
dari tahun (tanggal utama) sebagai kode laci, bulan (sub tanggal) sebagai
kode pada guide, dan tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging
folder. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk
penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut:
a. Filing Cabinet.
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu
tahun. Tetapi bisa saja satu laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika
arsip yang disimpan dalam jumlah banyak.

2022
2021 2018

2020 2017
2019 2016

b. Guide.
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan
guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci
hanya memuat 2-3 bulan saja makan hanya diperlukan guide sebanyak
bulan tersebut.

c. Hanging Folder.
Jumlah hanging folder yang dubutuhkan adalah sebanyak jumlah hari
dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka

17
Didalam hanging folder inilah
disimpan sub-sub tangal
 diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan
dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.
Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal
diaatur sebagai berikut:
a. Untuk kantor/organisasi yang kecil dan yang arsipnya belum banyak:
1) Kode laci diambil dari tahun
2) Kode guide diambil dari bulan
3) Kode folder diambil dari tanggal
b. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
1) Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3
bulan) misalnya : laci untuk bulan Januari dan Febuari atau
Januari, Febuari dan Maret.
2) Kode guide diambil dari bulan.
3) Kode folder diambil dari tanggal.
Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari belakang
berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember
letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder
tanggal 1 paling belakang dan tanggal 30/31 paling depan.

2.7 Profil Perusahaan

Sekretariat Inspektorat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan
pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan
Inspektorat Jenderal.
Untuk melaksanakan tugasnya Sekretariat Inspektorat Jenderal
menyelenggarakan fungsi:
1. Koordinasi, penyusunan, dan evaluasi rencana, program kerja, dan
pelaporan pengawasan intern;
2. Pengelolaan data dan sistem informasi hasil pengawasan dan tindak lanjut
hasil pengawasan intern dan ekstern;

18
 3. Pengelolaan urusan kepegawaian, hukum, organisasi, tata laksana,
fasilitasi reformasi birokrasi dan pemantauan kepatuhan internal; dan
4. Pengelolaan urusan tata usaha dan rumah tangga di lingkungan Inspektorat
Jenderal.

Susunan Organisasi
Sekretariat Inspektorat Jenderal terdiri atas:
1. Bagian Rencana dan Informasi Hasil Pengawasan
2. Bagian Umum dan Kepatuhan Internal; dan
3. Kelompok Jabatan Fungsional.

2.8 Struktur Organisasi

19
 Gambar 3. Struktur Organisasi Sekretariat Inspektorat Jenderal
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
(http://itjen.menlhk.go.id/struktur-organisasi-profil-pejabat).

2.9 Tempat Kegiatan Magang

Praktikan melaksanakan Magang di Sekretariat Inspektorat Jenderal
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (Setitjen KLHK). Praktikan
ditempatkan pada Bagian Umum dan Kepatuhan Internal dan ditugaskan sebagai
Sekretaris dan Tata Usaha selama 3 (tiga bulan) mulai Oktober - Desember
2022, yang beralamat di Gedung Manggala Wanabakti Blok 1 lantai 10, Jl. Gatot
Soebroto, Jakarta Pusat.

2.10 Jadwal dan Waktu Kegiatan Magang

Tabel 1 Jadwal pelaksanaan Kuliah Kerja Magang
No Jenis Kegiatan Oktober November Desember
Minggu ke Minggu ke Minggu ke
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengenalan
Lingkungan Kerja
2 Pelaksanaan
Kuliah Kerja

20
 Magang
3 Pengumpulan Data
4 Menyusun
Lapaoran
5 Menyusun
Laporan

Kegiatan kuliah kerja magang dilaksanakan selama tiga bulan dimulai

pada tanggal 3 Oktober 2022 sampai dengan tanggal 30 Desember 2022. Kegiatan
magang dilaksanakan mulai dari hari Senin sampai hari Kamis. Dimulai jam
07.30-16.00 WIB, dengan rincian sebagai berikut:
1) Kegiatan Kuliah Kerja Magang (KKM) dilaksanakan pada hari Senin sampai
dengan Kamis.
2) Kegiatan Kuliah Kerja Magang (KKM) dimulai pada pukul 07.30 WIB
sampai dengan pukul 16.00 WIB.
3) Penyusunan laporan Kuliah Kerja Magang (KKM) dimulai sejak minggu ke-1
bulan Desember pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Magang (KKM)
berlangsung.

Selama pelaksanaan kegiatan kuliah kerja magang Praktikan ditempatkan

di Bagian Umum dan Kepatuhan Internal Sekretariat Inspektorat Jenderal
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Mempunyai tugas sebagai
Sekretaris dan Tata Usaha pada bagian Umum dan Kepatuhan Internal (UKI)
lingkup Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Lingkungan Hidup dan
Kehutanan, yang ditugaskan khusus melayani Pimpinan tertinggi yaitu Inspektur
Jenderal Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
Praktikan ditempatkan pada bagian pelayanan Kesekretatisan dan Tata
Usaha yang memiliki tanggung jawab sebagai orang yang harus ditemui dahulu
jika ada yang ingin bertemu dengan Inspektur Jenderal, menyampaikan pesan
dari Inspektur Wilayah, Inspektur Investigasi, Sekretaris Inspektur Jenderal,
Kepala Bagian, Kepala Sub. Bagian, dan para tamu-tamu lainnya atau siapapun
yang ingin berurusan dengan Inspektur Jenderal untuk disampaikan kepada

21
Inspektur Jenderal. Serta mencakup sebagai arsip paris, dimana seluruh arsip
disimpan sendiri. Serta mengerjakan tugas-tugas korespondensi. Adapun
kegiatan yang praktikan kerjakan selama Praktek Kerja Magang adalah:
Bulan/Minggu Tanggal Jenis Kegiatan
ke
Oktober Senin, 3 Penempatan Posisi Praktikan; Perkenalan diri
Okt 2022 pada Lingkungan; Menerima Telpon;
Minggu ke-1 Menerima Surat Masuk dan Surat Keluar;
Mengagendakan dokumen; Membuat konsep
surat atau Undangan; Memberi penomoran
surat Rahasia; Menginput Laporan Hasil
Analisis; Menurunkan surat berdasarkan
disposisi dari Pimpinan.
Selasa, 4 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 5 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.

Kamis, 6 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk

Okober dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
2022 Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-2 Senin, 10 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 11 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk

22
 Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 12 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 13 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-3 Senin, 17 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.

Selasa, 18 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk

Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 19 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 20 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;

23
 Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-4 Senin, 24 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 25 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 26 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 27 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-5 Senin, 31 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Okt 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
November Selasa, 1 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Minggu ke-1 Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 2 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk

24
 Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 3 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-2 Senin, 7 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 8 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 9 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 10 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-3 Senin, 14 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;

25
 Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 15 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 16 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 1 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-4 Senin, 20 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 21 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 22 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 23 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;

26
 Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-5 Senin, 28 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.

Selasa, 29 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk

Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 30 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Nov 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 1 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Desember Senin, 5 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Minggu ke-1 Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 6 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;

27
 Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 7 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 8 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-2 Senin, 12 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 13 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 14 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 15 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-3 Senin, 19 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;

28
 Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 20 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.

Rabu, 21 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk

Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 22 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Minggu ke-4 Senin, 26 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Selasa, 27 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Rabu, 28 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;

29
 Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.
Kamis, 29 Menerima Telpon; Menerima Surat Masuk
Des 2022 dan Surat Keluar; Mengagendakan dokumen;
Membuat konsep surat atau Undangan;
Memberi penomoran surat Rahasia;
Menginput Laporan Hasil Analisis;
Menurunkan surat berdasarkan disposisi dari
Pimpinan.

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Praktikan melaksanakan kegiatan magang pada Bagian Umum dan

Kepatuhan Internal Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Lingkungan
Hidup dan Kehutanan sebagai Sekretaris dan Tata Usaha. Adapun pekerjaan
tersebut antara lain adalah korespondensi meliputi mengetik surat, Arsip meliputi
mengelola surat masuk dan surat keluar bagian UKI, menerima tamu, dan
menangani telepon.
Selama melaksanakan kegiatan magang Praktikan menghadapi
permasalahan dalam bekerja seperti instruksi dalam pemberian tugas yang
bertentangan dan penumpukan arsip disembarang tempat, seperti arsip surat
tidak disimpan dengan benar yang mengakibatkan Praktikan sulit menemukan
informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses
pekerjaan selanjutnya. Dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi, Praktikan
harus mengambil keputusan dengan melihat siapa pemegang kekuasaan tertinggi
dari orang-orang yang memberikan tugas tersebut dan bersikap profesional atas
tugas-tugas yang telah diberikan. Lalu cara mengatasi kendala yang kedua
adalah mengelola arsip dengan baik dan menyimpan secara sistematis agar dapat
secara cepat dan mudah ditemukan ketika Pimpinan membutuhkan.

30
 Praktikan banyak mendapat pengalaman, pengetahuan dan wawasan
lebih selama praktikan melaksanakan kegiatan magang.

3.2 Saran
Saran Bagi Mahasiswa
1. Sebaiknya mahasiswa mampu meningkatkan kemampuan keterampilan
serta ketelitian sebagai sekretaris sehingga akan mengurangi kesalahan
atau kekeliruan dalam mengerjakan pekerjaan seorang sekretaris.
2. Mahasiwa juga harus banyak berlatih berkomunikasi agar lebih mudah
berinteraksi menyampaikan atau menerapkan informasi dengan detail.
3. Mahasiswa harus aktif berinteraksi dan berkomunikasi dengan perusahaan
selama melaksanakan praktik kerja lapangan guna memudahkan dalam
pekerjaan sesuai bidang masing-masing.
4. Mahasiswa harus lebih sering berdiskusi atau bertanya dengan dosen
pembimbing atau dengan mahasiswa lainnya mengenai pembuatan laporan
praktik kerja lapangan.

Saran Bagi Instansi

Seharusnya pihak instansi lebih dekat dengan para pegawainya, bisa dengan
memberikan pelatihan bagi pegawai-pegawainya agar menghindari kekeliruan
atau kurangnya kepercayaan diri seperti yang dihadapi oleh para mahasiswa
magang.

31
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Z. (2003). Manajemen Sistem Informasi. PT. Gramedia Pustaka Utama.

Durotul, Y. (2009a). Kesekretarisan Modern dan Adm. Perkantoran. CV. Pustaka Setia.
Durotul, Y. (2009b). Kesekretarisan Modern dan Adm. Perkantoran. CV. Pustaka Setia.
Gie, L. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Gava Media, Yogyakarta.
Mulyono; Sularso. (2003). Manajemen Kearsipan. Semarang.
Sedarmayanti. (2008). Tata Kearsipan. CV. Mandar Maju Jakarta.
Sugiarto Agus; dkk. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Gava Media, Yogyakarta.
Sutarto. (2006). Manajemen Kearsipan. In DIOMA_Malang.
http://itjen.menlhk.go.id/struktur-organisasi-profil-pejabat

32
 LAMPIRAN

Lampiran 1CV Mahasiswa

33
Lampiran 2 Transkip Nilai

Nama : LUSITAWATI
NIM : 11119065
Tempat dan Tanggal Lahir : Jakarta, 31 Desember 1983

34
Fakultas : Ekonomi dan Bisnis

Mutu
No Kode Matakuliah Kredit Semester KXM
Huruf Angka

1 U1119001 BAHASA INDONESIA 2 1 A 4.00 8.00

2 W1119003 MATEMATIKA BISNIS 3 1 A 4.00 12.00

3 U1119002 PANCASILA 2 1 B+ 3.50 7.00

4 W1119002 PENGANTAR AKUNTANSI 3 1 A 4.00 12.00

5 W1119001 PENGANTAR BISNIS 3 1 A 4.00 12.00

6 W1119004 PENGANTAR EKONOMI MIKRO 3 1 B+ 3.50 10.50

7 W1119005 AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER 3 2 A- 3.75 11.25

8 W1119007 ETIKA DAN HUKUM BISNIS 3 2 A 4.00 12.00

9 U1119004 KEWIRAUSAHAAN I 2 2 A 4.00 8.00

10 U1119003 PENDIDIKAN KARAKTER 2 2 A 4.00 8.00

11 W1119008 PENGANTAR EKONOMI MAKRO 3 2 A 4.00 12.00

12 W1119006 PENGANTAR MANAJEMEN 3 2 A- 3.75 11.25

13 W1119010 PEREKONOMIAN INDONESIA 3 3 A 4.00 12.00

14 U1119006 BAHASA INGGRIS I 2 3 A 4.00 8.00

15 W1119013 MANAJEMEN KEUANGAN 3 3 A 4.00 12.00

16 W1119012 MANAJEMEN OPERASIONAL 3 3 A 4.00 12.00

17 W1119011 MANAJEMEN PEMASARAN 3 3 A 4.00 12.00

18 W1119014 MANAJEMEN SDM 3 3 A 4.00 12.00

19 U1119007 PENDIDIKAN AGAMA ISLAM 2 3 A 4.00 8.00

20 F1119001 BUSINESS ENGLISH (TOEIC) Business 3 4 A- 3.75 11.25

Engllish

21 W1119016 SIMULASI BISNIS 3 4 A 4.00 12.00

35
 Mutu
No Kode Matakuliah Kredit Semester KXM
Huruf Angka

22 U1119005 KEWARGANEGARAAN 2 4 A 4.00 8.00

23 W1119020 KOMUNIKASI BISNIS 3 4 A 4.00 12.00

24 W1119019 MANAJEMEN PERBANKAN 3 4 A 4.00 12.00

25 W1119015 MANAJEMEN PERUBAHAN 3 4 A 4.00 12.00

26 W1119017 PENGANGGARAN PERUSAHAAN 3 4 A 4.00 12.00

27 P1119201 PERENCANAAN & PENGEMBANGAN 3 5 A 4.00 12.00

SDM HR

28 W1119025 PERILAKU ORGANISASI 3 5 A- 3.75 11.25

29 W1119024 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 3 5 A 4.00 12.00

30 W1119022 STATISTIK 3 5 A 4.00 12.00

31 W1119023 KLINIK WIRAUSAHA 3 5 B+ 3.50 10.50

32 P1119202 MANAJEMEN 3 5 A 4.00 12.00

KOMPENSASI&HUBUNGAN
INDUSTRIAL

33 W1119026 MANAJEMEN STRATEJIK 3 5 A 4.00 12.00

34 W1119029 PERILAKU KONSUMEN 3 6 A 4.00 12.00

35 W1119018 BISNIS INTERNASIONAL 3 6 A 4.00 12.00

36 P1119204 PRAKTIKUM PERENCANAAN 3 6 A 4.00 12.00

PENGEMBANGAN SDM HR

37 P1119203 PSIKOLOGI SDM 3 6 A- 3.75 11.25

38 W1119027 STATISTIK BERBASIS KOMPUTER 3 6 A- 3.75 11.25

39 W1119028 METODOLOGI PENELITIAN 3 6 A 4.00 12.00

40 W1119021 PERBANKAN SYARIAH 3 6 A 4.00 12.00

41 11273302 Magang 3 7 A- 3.75 11.25

SKS Sudah ditempuh 116

36
 Mutu
No Kode Matakuliah Kredit Semester KXM
Huruf Angka

Jumlah KM454.75

I P K 3.92

Lampiran 3 SK Magang

37
Lampiran 4 Surat Persetujuan Pelaksanaan Magang

38
Lampiran 5 Surat Keterangan Telah Melakukan Magang

39
Lampiran 6 Lampiran Sertifikat Magang

40
Lampiran 7 Dokumentasi

41
42
Lampiran 8 Formulir Kegiatan Magang

43
44
45
46
47
48
49