PT. SERASI AUTORAYA No.

Dokume : EHS-SOP-07
ENVIRONMENT, HEALTH AND SAFETY (EHS) Revisi : 01
STANDAR OPERATING PROCEDURE Tgl. Efektif : 01-07-2007
PENGELOLAAN DOKUMEN Halaman : 01 dari 03
Tujuan : 1. Untuk memberikan panduan dalam membuat dokumen, sehingga personel yang terkait mempunyai pengertian
yang sama dan akan menghasilkan bentuk yang seragam dan terkendali.
2. Memastikan bahwa semua dokumen sistem manajemen EHS & SR telah disahkan dan terkontrol, sehingga
dokumen yang bersangkutan layak pakai & berada pada bagian yang telah ditetapkan.
Acuan : 1. Kriteria Asesmen AGC Elemen 7
2. ISO 14001:2004 elemen 4.4.4 & 4.4.5
3. OHSAS 18001:1999 elemen 4.4.4 & 4.4.5
4. Prosedur CPL-05 dan CPl-06
Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen dan data sistem manajemen EHS & SR di PT Serasi Auutoraya
Definisi : PIC : Person In Charge
Penanggung Jawab : Sekretariat dan seluruh personel yang terlibat dalam pembuatan dokumen sistem manajemen EHS & SR.
Dokumen Pendukung : 1. Form Daftar Induk Dokumen (Form1/ EHS-SOP-07)
2. Form Permintaan Dokumen (Form2/ EHS-SOP-07)
3. Form Tanda Terima & Penarikan Dokumen (Form3/ EHS-SOP-07)
4. Form Daftar Distribusi Dokumen (Form4/ EHS-SOP-07)
5. Form Daftar Catatan (Form5/ EHS-SOP-07)
6. Contoh Format Standar Operating Procedure (SOP) dan Working Instruction (WI)
Prosedur :

1. Tingkatan dokumen EHS & SR yang dikembangkan oleh PT Serasi Autoraya adalah :
a. Level I : Manual Manajemen EHS & SR
b. Level II : Standard Operating Procedure (SOP)
c. Level III : Working Instruction (WI), Struktur Organisasi, Uraian Tanggung-jawab & Wewenang, Dokumen Eksternal dan dokumen lainnya.
d. Level IV : Form dan Checklist

2. Isi Dokumen
a. Manual Manajemen EHS & SR minimal berisi :
i. Kebijakan Manajemen
ii. Daftar distribusi
iii. Profil Perusahaan
iv. Interprestasi kebijakan-kebijakan perusahaan.
Manual Manajemen EHS & SR disahkan oleh Director In Charge EHS & SR.
b. Standar Operating Procedur (SOP) minimal berisi :
i. Tujuan berisi tujuan dari aktivitas prosedur
ii. Acuan berisi daftar dokumen yang menjadi acuan pelaksanaan SOP
iii. Ruang Lingkup berisi ruang lingkup penerapan SOP dan hubungannya dengan bagian yang terkait
iv. Definisi berisi penjelasan dari istilah-istilah yang digunakan dalam SOP
v. Prosedur dapat berisi diagram alir dan penjelasannya atau penjelasan mengenai suatu proses/ kegiatan
vi. Dokumen Pendukung berisi dokumen level 3 dan/atau dokumen level 4 atau contoh dokumen yang melengkapi prosedur (jika perlu)
SOP dibuat/diperiksa oleh PIC ESR Corporate dan disahkan oleh Management Representative Corporate.
c. Isi Working Instruction (WI), form dan cheklist dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kekomplekan dari aktivitas yang ada.
WI disahkan oleh atasan pemilik proses.

3. Pembuatan Dokumen a. Inisiatif HO atau Permintaan

Cabang
a. Dokumen EHS & SR yang dibutuhkan dalam operasional Head Office dan/atau Cabang dapat
disusun atas inisiatif HO berdasarkan persyaratan EHS & SR atau atas permintaan Cabang b. Pembuatan Draft Dokumen
kepada Management Representative Corporate.
b. Management Representative menentukan PIC untuk menyusun dokumen sesuai aktifitas c. Penjelasan/Presentasi Draft

tersebut. Aktivitas yang telah ditetapkan kemudian dibuat kedalam bentuk draft dokumen.
e. Revisi
c. Penjelasan atau presentasi draft Dokumen ditujukan kepada orang/bagian yang terkait dgn d.
Sesuai?
aktivitas dalam dokumen tersebut (jika perlu).
A
 PT. SERASI AUTORAYA No. Dokume : EHS-SOP-07
ENVIRONMENT, HEALTH AND SAFETY (EHS) Revisi : 01
STANDAR OPERATING PROCEDURE Tgl. Efektif : 01-07-2007
PENGELOLAAN DOKUMEN Halaman : 02 dari 03
d. PIC yang ditunjuk dan rekan diskusi memeriksa apakah draft dokumen telah sesuai dengan
kebutuhan operasional dan persyaratan EHS & SR. A
e. Jika belum, draft dokumen direvisi. f. Pembuatan dalam format
standar
f. Jika sesuai, draft dokumen tersebut ditulis kedalam format standar dan disahkan oleh
personil yang berwenang. Contoh format standar terlampir. g. Registrasi Dokumen

g. Semua Dokumen yang sah diregistrasi dalam Daftar Induk Dokumen oleh Sekretariat.
h. Sosialisasi
h. Sosialisasi pemahaman dokumen diberikan kepada bagian yg terkait, bisa dlm bentuk meeting.
i. Distribusi kepada bagaian terkait.

4. Revisi Dokumen
a. Dokumen yang telah disahkan dan diimplementasikan dapat direvisi sesuai dengan kebutuhan.
b. Personel yang ingin melakukan perubahan dokumen dapat mengajukannya kepada Sekretariat untuk persetujuan.
c. Dokumen yang akan mengalami perubahan diperlakukan sebagai draft dokumen dan proses selanjutnya mengikuti Tahap Pembuatan
Dokumen point. 3.b di atas.
d. Apabila yang direvisi sebagian saja, maka bagian dari dokumen yang mengalami perubahan diberikan tanda warna biru dan bergaris
bawah. Untuk master dokumen yang dicetak dengan tinta hitam, maka bagian ini terlihat sebagai kata/kalimat yang di garis bawah saja.
f. Apabila terjadi revisi total terhadap dokumen maka tidak diperlukan adanya tanda garis bawah atau warna biru. Begitu juga apabila
terjadi perubahan dokumen yang hanya bersifat penataan lay out ataupun redaksional tanpa merubah maksud dari statemen atau
uraian kalimat tidak perlu diberi tanda tersebut.
e. Pada saat terjadi perubahan berikutnya maka bagian yang berwarna biru dan bergaris bawah sebelumnya akan diganti dengan hanya
berwarna hitam saja.
g. Dokumen yang kadaluarsa (obsolete) atau sudah tidak berlaku harus ditarik dari lokasi terkait oleh Sekretariat. Dokumen kadaluarsa
tersebut langsung dimusnahkan dengan cara disobek atau di “schreeder“. Bila ada dokumen obsolete yang akan disimpan oleh
Sekretariat untuk tujuan penelusuran, maka dokumen obsolete/tidak berlaku tersebut ditandai dengan stempel “Obsolete/Kadaluarsa “.

5. Distribusi Dokumen
a. Distribusi dokumen di Head Office diserahkan kepada masing-masing PIC Area dari perwakilan Divisi/Perusahaan.
b. Distribusi Dokumen kepada Cabang diserahkan kepada Ketua P2LK3 Cabang yang selanjutnya pengelolaannya dilakukan oleh
Sekretariat dengan Ketua Harian P2LK3.
c. Untuk kebutuhan internal PT Serasi Autoraya tersebut diatas (point 5.a dan 5.b), maka harus terkendali dengan diberi stempel
"CONTROLLED COPY" berwarna merah dan diberi nomor pengendalian.
d. Setiap penyerahan dokumen terkendali (CONTROLLED COPY) harus disertai Tanda Terima Dokumen (Form3/ EHS-SOP-07). Dokumen
lama yang telah didistribusikan sebelumnya otomastis ditrarik. Sekretariat bertanggungjawab untuk menyimpan catatan mengenai
distribusi dokumen ini, termasuk Daftar Distribusi Dokumen (Form4/ EHS-SOP-07).
d. Untuk pihak selain point 5.a dan 5.b yang membutuhkan dan meminta salinan dokumen harus mengisi form Permintaan Dokumen dan
mendapat persetujuan oleh Management Representative. Dokumen tersebut diberi stempel "UNCONTROLLED COPY" berwarna merah.

6. Daftar Induk Dokumen

Digunakan untuk mendata semua dokumen sistem manajemen EHS & SR sehingga mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan.
a. Daftar induk dokumen berisi informasi mengenai :
i.   Nomor Urut
ii.   Nomor Dokumen
iii.  Judul / nama dokumen
iv. Tanggal (diisi dalam kolom revisi)
v.  Status revisi
b. Penerbitan Daftar Induk Dokumen
Bila kolom-kolom dalam Daftar Induk Dokumen (Form1/ EHS-SOP-07) telah diisi penuh, maka akan diterbitkan form yang merupakan
kelanjutan dari halaman sebelumnya. Daftar Induk Dokumen ini disimpan oleh Sekretariat P2LK3 Corporate.

7. Penomoran Dokumen
a. Manual Manajemen EHS & SR tidak diberi nomor namun diidentifikasi dengan terbitan dan status.
b. SOP mengikuti sistem penomoran sebagai berikut :
SOP-XX-YY
Nomor urut SOP : 01, 02, 03, dan seterusnya.
Jenis/fungsi dokumen

c. WI mengikuti sistem penomoran sebagai berikut :

WI-XX-YY
Nomor urut WI : 01, 02, 03, dan seterusnya.
Jenis/fungsi dokumen
 PT. SERASI AUTORAYA No. Dokume : EHS-SOP-07
ENVIRONMENT, HEALTH AND SAFETY (EHS) Revisi : 01
STANDAR OPERATING PROCEDURE Tgl. Efektif : 01-07-2007
PENGELOLAAN DOKUMEN Halaman : 03 dari 03

d. Form mengikuti sistem penomoran sebagai berikut :

Form X / YY
Nomor SOP / WI
Nomor urut Form : 01, 02, 03, dan seterusnya.
Form juga harus diregistrasi ke dalam Daftar Induk Dokumen oleh Sekretariat untuk pengendaliannya.

8. Pengendalian Dokumen Eksternal

a. Yang termasuk dokumen eksternal diantaranya adalah surat dari instansi lain, peraturan perundangan dan standar lainnya yang terkait.
dengan EHS & SR.
b. Dokumen eksternal berupa surat dari instansi lain diterima oleh Security dan diregistrasi pada buku surat masuk.
c. Dokumen tersebut didistribusikan kepada bagian terkait dengan disertai dengan tanda tangan dari penerima.
d. Khusus untuk pengendalian dokumen eksternal berupa Peraturan EHS & SR diatur dalam SOP Identifikasi Peraturan & Persyaratan
Lainnya (EHS-SOP-02)

9. Pengendalian Catatan
a. Daftar Catatan (form 1/IK-EHS-07) menunjukkan semua catatan yang disimpan beserta penjelasan mengenai PIC Catatan, lokasi
penyimpanan, media penyimpanan, metode indeks, dan lama penyimpanan.
b. Catatan dikendalikan oleh masing-masing PIC Catatan terkait dengan kegiatan operasionalnya. Sekretariat P2LK3 menyimpan seluruh
daftar catatan.
c. PIC Catatan bertanggung jawab atas keutuhan catatan sampai dengan batas waktu penyimpanan yang telah ditetapkan.
d. Pemusnahan atas suatu catatan merupakan tanggung jawab dan wewenang dari PIC Catatan setelah melewati masa simpan
yang telah ditetapkan.

10. Untuk menghindari bahaya kebakaran ataupun bencana alam seperti kebanjiran dan gempa bumi, satu set dokumen sistem manajemen
EHS & SR disimpan (bisa hard copy atau soft copy) di tempat terpisah dari Gedung Operasional PT Serasi Autoraya yang akan
ditetapkan dan dievaluasi berkala.

11. Dokumen dan data yang bersifat rahasia (confidential), akan disimpan dalam lemari yang terkunci dan pengelolaannya dilakukan oleh
Management. Representative.

Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :

LINA YULIANTY AGUS SISWANTO HARDJA WISATA RUSLIM

Sekretariat PIC ESR CORPORATE Management Representative
 Form1/ EHS-SOP-07
Rev. 0
PT Serasi Autoraya

DAFTAR INDUK DOKUMEN EHS & SR

Nomor R E V I S I
No Nama Dokumen
Dokumen 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09

…………….., …………………..

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Hal. 4 / 10
 Form2/ Pros-EHS-07
Revisi : 0
PT Serasi Autoraya

F O R M P ER M I N T A A N DOKUMEN

Mohon diberikan copy dokumen sebagai berikut :

Controlled /
No. Dok. Nama Dokumen
Uncontrolled

TUJUAN PENGGUNAAN :

…………………., …………………….
Pemohon Disetujui oleh

_________________ _________________

Hal. 5 / 10
 Form3/ Pros-EHS-07
Revisi : 0
PT Serasi Autoraya

TANDA TERIMA DOKUMEN

Telah diterima dokumen berikut ini :

Controlled /
No. Dok. Nama Dokumen
Uncontrolled

……………….., ……………………..
Yang Menerima Yang Menyerahkan

( ) ( )

TANDA PENARIKAN DOKUMEN

Telah ditarik dokumen berikut ini :

Controlled /
No. Dok. Nama Dokumen
Uncontrolled

……………….., ……………………..
Yang Menyerahkan Yang Menarik

( ) ( )

Hal. 6 / 10
 Form4/ Pros-EHS-07
Revisi : 0
PT Serasi Autoraya

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN EHS&SR

Nomor Distribusi
No Nama Dokumen
Dokumen

…………………., ………………………

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

PIC Administrasi PIC ESR Corporate Management Representative

 DAFTAR CATATAN Form5/ EHS-07
Revisi :0
PT Serasi Autoraya
Lokasi Media Metode Lama
No. CATATAN PIC Catatan No. Form/Pros/IK
Penyimpanan Penyimpanan Indeks Penyimpanan

…………………., ……………………

Dibuat oleh :

Sekretariat

Hal. 8 / 10
 PT. SERASI AUTORAYA No. Dokumen :
ENVIRONMENT, HEALTH AND SAFETY (EHS) Revisi :
STANDAR OPERATING PROCEDURE Tgl. Efektif :
(Nama Prosedur) Halaman :
Tujuan :

Acuan :
Ruang Lingkup :
Definisi :
Penanggung Jawab :

Dokumen Pendukung :

Prosedur :

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Management Representative
 PT. SERASI AUTORAYA No. Dok. :
ENVIRONMENT, HEALTH AND SAFETY (EHS) Revisi :
WORKING INSTRUCTION Tgl. Efektif :
(Nama WI) Halaman :

Tujuan :

Penanggung Jawab :

Working Instruction :

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :