KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu

KWT VIGUR ORGANIK

*
Manual Mutu
*

No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Distribusi (Jabatan atau

Lokasi)
Direktur
Kabag Pemasaran
Kabag PPIC
Kabag Pembelian
Kabag HRD & Umum
Kabag Produksi

No.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Distribusi (Jabatan atau

Lokasi)
Kabag Gudang & Pengiriman
Kabag Pemeliharaan
Kabag QC
Administrasi & Keuangan
Wakil Manajemen (WM)
...

Disusun oleh

Disetujui oleh

WM

Direktur

Revisi

Tanggal

DAFTAR ISI

WM001, Rev. : 00, Halaman : 1/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
DAFTAR ISI............................................................................................2

1. LINGKUP..........................................................................................5
1.1 UMUM..............................................................................................5
1.2 PENERAPAN........................................................................................5
1.3 PROFIL PERUSAHAAN............................................................................5
2. REFERENSI NORMATIF.......................................................................5

3. ISTILAH DAN DEFINISI.......................................................................5

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU................................................................5

4.1 PERSYARATAN UMUM............................................................................5
4.2 PERSYARATAN DOKUMENTASI..................................................................5
4.2.1 UMUM................................................................................................................ 5
4.2.2 MANUAL MUTU...................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
4.2.3 PENGENDALIAN DOKUMEN...................................................................................... 6
4.2.4 PENGENDALIAN CATATAN MUTU............................................................................... 6
5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN..........................................................7
5.1 KOMITMEN MANAJEMEN.........................................................................7
5.2 FOKUS PELANGGAN..............................................................................7
5.3 KEBIJAKAN MUTU.................................................................................7
5.4 PERENCANAAN....................................................................................7
5.4.1 SASARAN MUTU................................................................................................... 7
5.4.2 PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU.................................................................8
5.5 TANGGUNGJAWAB, WEWENANG DAN KOMUNIKASI.........................................8
5.5.1 TANGGUNGJAWAB DAN WEWENANG..........................................................................8
5.5.2 WAKIL MANAJEMEN............................................................................................... 8
5.5.3 KOMUNIKASI INTERNAL........................................................................................... 8
5.6 TINJAUAN MANAJEMEN..........................................................................8
5.6.1 UMUM................................................................................................................ 8
5.6.2 MASUKAN TINJAUAN.............................................................................................. 9
5.6.3 KELUARAN TINJAUAN............................................................................................. 9
6. MANAJEMEN SUMBER DAYA...............................................................9
6.1 PENYEDIAAN SUMBER DAYA....................................................................9
6.2 SUMBER DAYA MANUSIA........................................................................9
6.2.1 UMUM................................................................................................................ 9
6.2.2 KOMPETENSI, KESADARAN DAN PELATIHAN................................................................9

WM001, Rev. : 00, Halaman : 2/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
6.3 INFRASTRUKTUR................................................................................10
6.4 LINGKUNGAN KERJA............................................................................10
7. REALISASI PRODUK.........................................................................10
7.1 PERENCANAAN REALISASI PRODUK.........................................................10
7.2 PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN..........................................10
7.2.1 PENENTUAN PERSYARATAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN PRODUK...............................10
7.2.2 TINJAUAN PERSYARATAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN PRODUK..................................10
7.2.3 KOMUNIKASI PELANGGAN..................................................................................... 11
7.3 RANCANGAN DAN PENGEMBANGAN..........................................................11
NOT APPLICABLE..........................................................................................................
7.4 PEMBELIAN......................................................................................11
7.4.1 PROSES PEMBELIAN............................................................................................ 11
7.4.2 INFORMASI PEMBELIAN......................................................................................... 11
7.4.3 VERIFIKASI PRODUK YANG DIBELI...........................................................................11
7.5 PENYEDIAAN PRODUKSI DAN PELAYANAN..................................................11
7.5.1 PENGENDALIAN PENYEDIAAN PRODUKSI DAN PELAYANAN............................................11
7.5.2 VALIDASI PENYEDIAAN PROSES UNTUK PRODUKSI DAN PELAYANAN...............................12
7.5.3 IDENTIFIKASI DAN MAMPU TELUSUR........................................................................12
7.5.4 PRODUK MILIK PELANGGAN.................................................................................. 12
7.5.5 PENGAWETAN PRODUK......................................................................................... 12
7.6 PENGENDALIAN ALAT PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN.................................12
8. PENGUKURAN, ANALISA DAN PENGEMBANGAN.................................13
8.1 UMUM............................................................................................13
8.2 MONITORING DAN PENGUKURAN.............................................................13
8.2.1 KEPUASAN PELANGGAN........................................................................................ 13
8.2.2 AUDIT INTERNAL................................................................................................. 13
8.2.3 MONITORING DAN PENGUKURAN PROSES.................................................................14
8.2.4 MONITORING DAN PENGUKURAN PRODUK................................................................14
8.3 PENGENDALIAN KETIDAKSESUIAN PRODUK................................................14
8.4 ANALISA DATA..................................................................................14
8.5 PENINGKATAN...................................................................................14
8.5.1 PENINGKATAN BERKESINAMBUNGAN........................................................................14
8.5.2 TINDAKAN PERBAIKAN.......................................................................................... 14
8.5.3 TINDAKAN PENCEGAHAN...................................................................................... 15
9. MODEL PROSES KWT VIGUR ORGANIK..............................................16

10. MATRIKS ISO 9001:2008 VS PROSEDUR MUTU KWT VIGUR ORGANIK.17

11. TABEL KOMUNIKASI INTERNAL........................................................19

WM001, Rev. : 00, Halaman : 3/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
12. TABEL SASARAN MUTU..................................................................20

13. STRUKTUR ORGANISASI DAN KOMITE SISTEM MUTU .......................21

14. SURAT KEPUTUSAN PENUNJUKAN WM.............................................22

WM001, Rev. : 00, Halaman : 4/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
1. Lingkup
1.1 Umum
Manual Mutu ini disusun dengan tujuan untuk menciptakan dan menjelaskan
Sistem Manajemen Mutu, sesuai ruang lingkup sertifikasi yaitu proses
pembuatan kecap organik secara keseluruhan,mulai dari penyiapan bahanbahan yang digunakan, proses pembuatan, penggunaan alat-alat sampau
dengan pengepakan, yang berpedoman secara konsisten pada Standar Mutu
ISO 9001.
1.2 Penerapan
Manual Mutu ini diterapkan di KWT VIGUR ORGANIK berdasarkan semua
pasal yang dipersyaratkan ISO 9001:2008, kecuali klausul 7.5.4.
1.3 Profil Perusahaan
Kelompok Wanita Tani didirikan pada tahun 2007, dengan nama Vigur Asri,
yang merupakan plasma dari petani inti Kurnia Kitri Ayu yang berlokasi di
Sukun selama 8 bulan sampai dengan Desember 2007
Dengan segala kiprah dan prestasi serta proses penyelesaian permasalahan
yang bertujuan membangun. Kelompok Wanita Tani berubah menjadi KWT
VIGUR ORGANIK didirikan pada tanggal 14 April 2010, yang

merupakan

perusahaan (home industry) yang bergerak dalam bidang pengolahan makanan

( Kecap Manis Organik ) . dan telah bersertifikat Organik dari Lembaga Sertifikasi
LeSOS.
LOKASI
Jl. Bandara Juanda I BB 10 B Villa Gunung Buring
RT.01/RW.07 . Kel.Cemorokandang, Kec. Kedungkandang, Telp.0341-714417,
081252905181 , Kota Malang Jawa Timur.
BIDANG USAHA/PRODUK
Budidaya Kecap
Budidaya Buah-buahan
Pengembangan Olahan Hasil Produksi
Pengembangan Ternak dan Perikanan
ORIENTASI PASAR

WM001, Rev. : 00, Halaman : 5/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
Pemasaran dilakukan secara langsung dan secara konsinyasi. Penjualan
langsung
dilakukan bagi konsumen yang sudah menjadi pelanggan tetap, maupun
yang datang langsung ke lokasi penanaman (kebun) juga menyuplai ke
beberapa rumah-rumah organic yang ada di kota Malang, sedangkan
konsinyasi dilakukan untuk pemasaran melalui supermarket

Sertifikat
- SNI 6279-2010 Budidaya Kecap Organik
- LeSOS : No. Registrasi : 027-LSPO-005-IDN-11-14
Berlaku : 5 Nopember 2014 - 5 Nopember 2017

2. Referensi Normatif
Standar Mutu yang diterapkan adalah ISO 9001:2008.
3. Istilah dan Definisi
Istilah dan definisi yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu yang
digunakan di dalam Manual Mutu ini, sesuai dengan istilah dan definisi yang
digunakan di dalam ISO 9001:2008.
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1 Persyaratan Umum
Sistem Manajemen Mutu mencakup dokumentasi, penerapan, pemeliharaan
dan perbaikan yang berkesinambungan atas seluruh proses yang terkait
dengan sistem atas semua aktivitas KWT VIGUR ORGANIK (Lihat Bagian 9.
Model Proses KWT VIGUR ORGANIK, halaman 17).
4.2 Persyaratan Dokumentasi
4.2.1 Umum
Persyaratan untuk dokumentasi, termasuk yang dipersyaratkan oleh Standar
Mutu Internasional ini dan juga yang dipersyaratkan oleh perusahaan,
didokumentasikan ke dalam Manual Mutu dan Prosedur Mutu, yang secara
efektif diterapkan oleh semua bagian yang terkait. Sampai saat ini dokumen
mencakup dokumen yang berbentuk hardcopy dan dokumen file komputer.
Hirarki dokumen adalah :
1. Manual Mutu (Peringkat 1)
2. Prosedur Mutu (Peringkat 2)
3. Dokumen Pendukung (Peringkat 3), seperti :
3.1. Instruksi Kerja (IK)
3.2. Tabel
4. Catatan Mutu (Peringkat 4)
WM001, Rev. : 00, Halaman : 6/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
4.2.2 Manual Mutu
Wakil Manajemen (WM) menyusun dan memelihara Manual Mutu, yang akan
ditinjau ulang secara periodik oleh Komite Sistem Mutu dan disetujui oleh
Direktur. Manual Mutu tersebut berisi :
a. Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk detail dan
kekecualian penerapan.
b. Referensi Prosedur Mutu yang dibuat untuk menunjang Sistem
Manajemen Mutu (Lihat Bagian 10. Matriks Prosedur Mutu vs. ISO
9001:2008, halaman 18).
c. Penjelasan interaksi antara proses dari Sistem Manajemen Mutu
(Lihat Bagian 9. Model Proses KWT VIGUR ORGANIK, halaman 17).
4.2.3 Pengendalian Dokumen
Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen dibuat untuk mengendalikan
dokumen internal dan eksternal (seperti dokumen milik pelanggan, dokumen
dari perusahaan lain dll).
Dokumen baru dan revisi disetujui oleh yang berwenang sebelum diterbitkan
(lihat tabel persetujuan di bawah), perubahan yang terjadi diidentifikasi
dengan jelas. Setelah mendapatkan persetujuan, WM mendistribusikan
dokumen yang baru dan menarik dokumen yang lama untuk dimusnahkan.
Dokumen yang kadaluarsa yang masih disimpan untuk dipergunakan untuk
tujuan lain diberi tanda yang jelas.
No
.

Jenis Dokumen

Dibuat oleh

Diperiksa oleh

Disetujui oleh

1.
2.

Manual Mutu
Prosedur Mutu

WM
WM

Manajemen Puncak
Manajemen Puncak

3.

Dokumen Penunjang

WM
Masing-masing
bagian
Masing-masing
bagian

WM/Kepala
Bagian

WM

Semua penerima dokumen menjaga agar dokumen tidak diperbanyak tanpa

seijin WM, dokumen tersedia pada tempat di mana dokumen tersebut
dibutuhkan dan dokumen yang lama ditarik dari peredaran untuk diserahkan
pada WM.
Masing-masing Kabag mencatat dokumen yang berasal dari luar perusahaan
seperti keluhan pelanggan dan spesifikasi pelanggan. Kabag secara periodik
memeriksa status dokumen untuk memastikan pengguna dokumen
menggunakan versi yang terakhir. Apabila menerima dokumen baru yang
relevan atau perubahan dari dokumen yang lama, maka Kabag
menginformasikan kepada pihak terkait di bagian masing-masing atau
bagian lain yang memerlukan.
4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu
Setiap Kabag bertanggungjawab untuk mengumpulkan catatan mutu,
memisahkannya berdasarkan indeks dan menyimpannya sedemikian rupa
WM001, Rev. : 00, Halaman : 7/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
sehingga mudah diambil bila diperlukan. Waktu kadaluarsa untuk setiap
catatan mutu ditetapkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing catatan
mutu. Catatan mutu disimpan di dalam almari sehingga terhindar dari
kerusakan dan kehilangan namun tetap mudah dicari bila diperlukan.
5. Tanggungjawab Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
Direktur mempunyai komitmen untuk membangun dan menerapkan Sistem
Manajemen
Mutu
dan
secara
berkesinambungan
meningkatkan
efektivitasnya yang dibuktikan dengan:
a. Mengkomunikasikan kepada seluruh bagian mengenai pentingnya
pemenuhan kebutuhan pelanggan, ketentuan maupun peraturan
yang berlaku, serta aspek-aspek hukum (Lihat Bagian 11. Tabel
Komunikasi Internal, halaman 20).
b. Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
c. Memimpin Tinjauan Manajemen.
d. Menyediakan sumber daya yang diperlukan.
5.2 Fokus Pelanggan
Seluruh kebutuhan dan harapan pelanggan didefinisikan dan diubah ke
dalam persyaratan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan
pelanggan, termasuk ketaatan pada ketentuan dan peraturan, serta
memenuhi aspek-aspek hukum. Hal ini dipenuhi dengan melakukan Survey
Pelanggan sesuai kebutuhan perusahaan dengan mempertimbangkan
beberapa aspek (Lihat Bagian 7.2.1 dan 8.2.1).
5.3 Kebijakan Mutu
Direktur bertanggungjawab menetapkan Kebijakan Mutu dan meninjaunya
kembali setiap tahun.
Kebijakan Mutu :
...................................................
Visi
Menjadi Produsen Kecap Organik Yang Paling Berkualitas di Indonesia
Misi
1. Membuat inovasi dalam menghasilkan Kecap Organik yang bermutu
2. Memastikan pengawasan yang ketat terhadap produk yang dihasilkan
3. Memastikan tingkat kepuasan pelanggan terpenuhi terhadap produk yang
dihasilkan
4. Menciptakan pekerja - pekerja handal sesuai pendidikan &
keterampilannya
5. Memberdayakan Sumber Daya Manusia agar meningkatkan tarap hidup
keluarga dan para petani.
6. Membangun keluarga yang dapat menciptakan Ketahanan Pangan,
Keamanan Pangan serta Kesehatan Pangan diawali dari keluarga.
WM001, Rev. : 00, Halaman : 8/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
Direktur bertanggungjawab atas komunikasi dan pemahaman Kebijakan
Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu dipahami pada semua
tingkatan di dalam perusahaan.
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
Untuk memastikan bahwa Kebijakan Mutu telah dipahami, Kepala Bagian
(Kabag) menetapkan Sasaran Mutu untuk periode tahunan berdasarkan
Kebijakan Mutu. Sasaran Mutu dibuat terukur dan konsisten dengan
Kebijakan
Mutu,
termasuk
komitmen
untuk
perbaikan
secara
berkesinambungan. Setiap Sasaran Mutu dipahami pada setiap fungsi dan
tingkatan bagian masing-masing (Lihat Bagian 12. Tabel Sasaran Mutu,
halaman 20).
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (Lihat Bagian 9. Model Proses KWT
VIGUR ORGANIK, halaman 17).
5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang
Tanggungjawab, wewenang dan hubungan antar bagian dibuat melalui
Struktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu. Rincian tanggungjawab dan
wewenang yang berhubungan dengan karyawan yang terlibat di dalam
penerapan, pengendalian dan verifikasi kegiatan operasional yang
mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu dapat dilihat pada job description.
5.5.2 Wakil Manajemen
Direktur menetapkan wakil manajemen untuk Sistem Manajemen Mutu
(selanjutnya disebut sebagai Wakil Manajemen/WM) dan memiliki wewenang
serta tanggungjawab untuk tugas sebagai berikut (Surat Keputusan sebagai
WM dapat dilihat pada Bagian 14, halaman 24) :
a. Menyusun, menerapkan dan memelihara proses yang dibutuhkan
untuk Sistem Manajemen Mutu.
b. Melaporkan ke Direktur atas unjuk kerja Sistem Manajemen Mutu
dan kebutuhan untuk peningkatan.
c. Mempromosikan kebutuhan pelanggan kepada seluruh jajaran di
perusahaan.
d. Menjadi penghubung dengan pihak luar perusahaan yang berkaitan
dengan Sistem Manajemen Mutu.

WM001, Rev. : 00, Halaman : 9/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
5.5.3 Komunikasi Internal
Untuk mengurangi kesenjangan komunikasi antar bagian, maka dibuat
ketentuan komunikasi berdasarkan proses kegiatan yang dilakukan dan
mempromosikan mutu melalui berbagai media yang ada. Kepala Bagian
bekerjasama dengan WM memastikan berjalannya komunikasi dan promosi
pada setiap fungsi dan tingkatan yang terkait dengan proses Sistem
Manajemen Mutu serta efektivitasnya (Lihat Bagian 11. Tabel Komunikasi
Internal, halaman 20).
5.6 Tinjauan Manajemen
5.6.1 Umum
Kabag memberikan laporan kepada Direktur melalui rapat Tinjauan
Manajemen yang diadakan sedikitnya setiap enam bulan sekali. Rapat
Tinjauan Manajemen bertujuan untuk memastikan kesinambungan,
kecukupan dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu. Tinjauan Manajemen
juga mengevaluasi perlu atau tidaknya perubahan pada Sistem Manajemen
Mutu perusahaan, termasuk di dalamnya Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
Komite Sistem Mutu diadakan dan dipimpin oleh WM dan menyelenggarakan
pertemuan minimal setiap tiga bulan sekali. Ketua Komite menunjuk
anggotanya dan baru efektif apabila 2/3 anggota hadir di dalam setiap
pertemuan.
5.6.2 Masukan Tinjauan
Masukan Tinjauan Manajemen meliputi unjuk kerja saat ini dan kemungkinan
pengembangan yang berhubungan dengan :
a. Hasil audit mutu eksternal dan internal.
b. Survey Pelanggan.
c. Unjuk kerja proses dan kesesuaian produk.
d. Status tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.
e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.
f. Perubahan
yang
mempunyai
pengaruh
terhadap
Sistem
Manajemen Mutu.
g. Rekomendasi untuk peningkatan.
h. Tingkat pengembangan dari Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
i. Laporan Komite Sistem Mutu.
j. Keluhan pelanggan dan evaluasi.
5.6.3 Keluaran Tinjauan
Keluaran Tinjauan Manajemen meliputi keputusan dan tindakan untuk :
a. Peningkatan Sistem Manajemen Mutu dan proses yang berkaitan.
b. Peningkatan produk sesuai dengan keinginan pelanggan.
c. Kebutuhan sumber daya.
WM bertanggungjawab untuk menyimpan hasil tinjauan manajemen.

WM001, Rev. : 00, Halaman : 10/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
6. Manajemen Sumber Daya
6.1 Penyediaan Sumber Daya
Perusahaan menempatkan sumber daya yang sesuai dengan kriteria untuk
menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan peningkatan
efektivitas secara berkesinambungan dan untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan.
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
Karyawan yang diberi tanggungjawab dalam Sistem Manajemen Mutu
memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan yang sesuai, pelatihan,
ketrampilan dan pengalaman.
6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan
Kabag HRD bertanggungjawab untuk :
a. Menentukan kebutuhan kompetensi karyawan yang mendukung
aktivitas kerja yang mempengaruhi mutu.
b. Menyelenggarakan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi
kebutuhan tersebut.
c. Mengevaluasi efektivitas pelatihan yang telah dilakukan.
d. Memastikan bahwa seluruh karyawan peduli dan menyadari
keterkaitan dan pentingnya peran serta mereka, serta bagaimana
mereka memberikan kontribusi pada pencapaian sasaran mutu.
e. Memelihara berkas Kualifikasi Karyawan untuk menyimpan catatan
riwayat pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan kualifikasi
karyawan.
Setiap karyawan berhak mendapatkan pelatihan internal yang dilaksanakan
oleh perusahaan melalui Bagian HRD. Pelatihan eksternal dapat dilakukan,
jika pelatihan internal tidak memungkinkan. Evaluasi pelatihan dilakukan
melalui form Evalusi Pelatihan untuk diisi oleh atasan peserta pelatihan
bekerjasama dengan Bagian HRD. Semua data pelaksanaan pelatihan
disimpan dan didokumentasikan.
6.3 Infrastruktur
Perusahaan menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang
diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk, termasuk di dalamnya :
a. Bangunan, ruang kerja dan sarana pendukungnya.
b. Peralatan, perangkat keras, dan perangkat lunak.
c. Sarana pendukung lainnya.
6.4 Lingkungan Kerja
Perusahaan memelihara lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai
kesesuaian produk, seperti suhu ruangan dan penerangan di ruang kerja.
7. Realisasi Produk
7.1 Perencanaan Realisasi Produk

WM001, Rev. : 00, Halaman : 11/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
Perencanaan realisasi produk (Lihat Bagian 9. Model Proses KWT VIGUR
ORGANIK, halaman 17).
7.2 Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan
7.2.1 Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk
Persyaratan yang dibutuhkan oleh pelanggan dituangkan oleh Bagian
Pemasaran ke dalam Konfirmasi Pesanan yang menjadi acuan bagi internal
perusahaan untuk beroperasi.
7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk
Seluruh persyaratan pelanggan ditinjau bersama oleh Bagian Pemasaran,
Bagian Gudang dan Bagian PPIC untuk memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Persyaratan terhadap produk terdefinisi dengan jelas dan
perbedaan yang sempat timbul dapat diselesaikan.
b. Tersurat atau tersirat pernyataan bahwa perusahaan mampu
memenuhi persyaratan pelanggan.
c. Bila ada persyaratan tambahan atau perubahan persyaratan, maka
perubahan atau tambahan tersebut diinformasikan kepada seluruh
bagian yang meninjau melalui revisi Konfirmasi Pesanan.
Catatan persyaratan pelanggan yang tertuang dalam Konfirmasi Pesanan
disimpan sesuai dengan persyaratan 4.2.4.
7.2.3 Komunikasi Pelanggan
Informasi mengenai produk dapat diperoleh melalui brosur produk
perusahaan atau penjelasan secara lisan baik dengan atau tanpa contoh
fisik. Pelanggan dapat mengetahui perkembangan produk yang sedang
dipesan melalui berbagai media komunikasi dengan Bagian Pemasaran.
Informasi dari pelanggan (termasuk keluhan) mengenai keberadaan produk
yang diterima merupakan bentuk lain dari komunikasi.
7.3 Rancangan dan Pengembangan
Not Applicable
7.4 Pembelian
7.4.1 Proses Pembelian
Produk yang dibeli oleh perusahaan berdasarkan pada Daftar Pemasok
Disetujui (DPD) sehingga produk yang dibeli terjamin ketersediaannya baik
dari segi fisik maupun mutu. Bila pemasok yang ada dalam DPD karena
suatu hal tidak dapat memasok produk, maka Bagian Pembelian menseleksi
pemasok baru yang terbaik dari beberapa pemasok yang ada. Pemasok baru
yang mampu menunjukkan kemampuan dapat masuk ke DPD, dan pemasok
yang ada dalam DPD dievaluasi kemampuannya setiap tiga bulan sekali
untuk menyediakan produk yang dipesan perusahaan.
7.4.2 Informasi Pembelian
WM001, Rev. : 00, Halaman : 12/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
Informasi produk yang dibeli dituangkan dalam Surat Permohonan
Pembelian, informasi tersebut berupa jenis, ukuran, jumlah, spesifikasi,
garansi dan kemampuan pemasok untuk memenuhi persyaratan Sistem
Manajemen Mutu. Informasi ini berguna untuk menseleksi dan mengevaluasi
kemampuan pemasok.
7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli
Untuk setiap produk yang dibeli khususnya bahan baku utama, setelah
melalui pemeriksaan administratif seperti jenis, ukuran dan jumlah,
kemudian diperiksa dari segi mutu oleh Bagian QC melalui incoming
inspection. Bila telah memenuhi syarat, maka produk dapat diterima dan
dipergunakan untuk proses produksi. Sampai saat ini belum dipandang perlu
untuk melakukan verifikasi terhadap produk yang dibeli di lokasi pemasok.
7.5 Penyediaan Produksi dan Pelayanan
7.5.1 Pengendalian Penyediaan Produksi dan Pelayanan
Kabag PPIC menyusun jadwal produksi berdasarkan tanggal pengiriman
yang telah disetujui pelanggan melalui Manajer Pemasaran. Ketentuan
mengenai spesifikasi produk yang dipesan dituangkan dalam order yang
sudah dikonfirmasi oleh internal perusahaan.
Perusahaan merencanakan dan melaksanakan proses produksi secara
terkendali. Kondisi terkendali dipenuhi dengan adanya :
a. Informasi yang lengkap mengenai produk yang dibuat melalui
formulir Perhitungan Formulasi, Surat Perintah Produksi dan Rincian
Perintah Produksi.
b. Instruksi Kerja yang dibuat sehingga menjadi pegangan bagi
operaror untuk bekerja.
c. Mesin produksi dan pendukungnya yang terpelihara.
d. Ketersediaan dan penggunaan alat pemantauan dan pengukuran
yang memadai.
e. Penggunaan berbagai formulir sebagai pendukung administratif
pemantauan dan pengukuran.
f. Penerapan langkah pemeriksaan dan pengujian sesuai dengan
tahapan produksi.
7.5.2 Validasi Penyediaan Proses untuk Produksi dan Pelayanan
Not Applicable. Ketidaksesuaian produk yang diproses dapat langsung
segera diketahui selama atau setelah proses produksi berjalan.
7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur
Identitas status produk berdasarkan pemantauan dan pengukuran yang
dilakukan dapat diketahui untuk setiap tahapan proses produksi melalui
penggunaan Surat Perintah Produksi, Rincian Perintah Produksi dan berbagai
formulir yang ada di Bagian Produksi dan bagian lain. Untuk setiap produk
jadi, identitas statusnya diketahui dan diberikan setelah tahap terakhir
proses. Kemampuan untuk menelusur dapat terus terjaga dengan ketertiban
pelaksanaan penggunaan dan pengisian formulir yang ada di Bagian

WM001, Rev. : 00, Halaman : 13/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
Produksi, Bagian PPIC, Bagian Gudang, Bagian QC dan Bagian R&D. Catatan
mutu disimpan sesuai dengan ketentuan (Lihat Bagian 4.2.4).
7.5.4 Produk Milik Pelanggan
Not Applicable. Sampai saat ini tidak ada produk milik pelanggan yang
dititipkan di perusahaan untuk dipergunakan dalam proses produksi.
7.5.5 Pengawetan Produk
Untuk menjaga agar kesesuaian produk tetap terjaga selama proses
produksi dan penyimpanan di gudang, maka penanganan, pengemasan dan
penyimpanan mengikuti ketentuan dan peralatan yang berlaku. Fisik produk
dan identifikasi produk selalu dipelihara dan dilindungi dari kondisi
lingkungan yang dapat merusaknya.
7.6 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran
Untuk menunjukkan kesesuaian produk dengan persyaratan yang
ditentukan, maka perusahaan menentukan proses kritis yang perlu
dilakukan pemantauan dan pengukuran secara seksama. Terhadap alat
pengukuran yang dipergunakan, Kabag Pemeliharaan melakukan hal-hal
berikut:
a. Mengkalibrasi untuk setiap interval waktu yang tertentu kepada
alat ukur standar yang tertelusur ke standar nasional.
b. Memberikan identitas yang jelas termasuk status kalibrasi.
c.Memberikan perlindungan dari penyetelan yang tidak perlu yang
menyebabkan hasil kalibrasi terganggu.
d. Memberikan perlindungan fisik terhadap alat ukur selama
penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan dari kondisi yang
dapat merusak alat.
e. Menyimpan catatan mutu hasil kalibrasi.
Bila ditemukan alat ukur yang selama ini dipergunakan rusak atau tidak
layak kalibrasi atau akurasi menyimpang dari standar, maka Kabag QC
bertanggungjawab untuk memeriksa dan menyimpan validitas hasil
pengukuran sebelumnya yang menggunakan alat ukur tersebut.
8. Pengukuran, Analisa dan Pengembangan
8.1 Umum
Kabag QC merencanakan dan menerapkan aktivitas pemantauan,
pengukuran, analisa dan peningkatan proses yang dibutuhkan untuk
memastikan kesesuaian produk. Hal ini meliputi penetapan instruksi kerja
yang diperlukan dan dipergunakan, termasuk penggunaan teknik statistik.
8.2 Monitoring dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Manajer Pemasaran memantau informasi mengenai kepuasan pelanggan
sebagai salah satu pengukuran prestasi dari Sistem Manajemen Mutu. Cara
untuk memperoleh dan menggunakan informasi ini didapat melalui
pengiriman kuesioner dan atau mengunjungi pelanggan secara periodik
melalui Survey Pelanggan.
WM001, Rev. : 00, Halaman : 14/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu

8.2.2 Audit Internal

Untuk memastikan bahwa aktivitas mutu diterapkan dan dipelihara
sebagaimana telah direncanakan dan bahwa Sistem Manajemen Mutu sesuai
dengan persyaratan Standar ISO 9001:2008 secara efektif, maka
dilaksanakan audit mutu internal paling sedikit 6 bulan sekali. Audit
dilakukan berdasarkan kepentingan dan status dari aktivitas mutu, dan WM
menyusun rencana audit mutu internal.
WM menentukan koordinator pelaksana audit mutu internal serta personal
pelaksana audit mutu internal (auditor) dari personal internal perusahaan
yang mempunyai kemampuan dan mandiri dari tanggungjawab bagian yang
diaudit.
Auditor Mutu Internal membuat Laporan Audit terhadap ketidaksesuaian
yang diidentifikasi pada saat audit dan meminta tindakan perbaikan setelah
mendapat persetujuan WM dan Kabag terkait. Sejauh diperlukan, auditor
membuat rekomendasi untuk perbaikan atas ketidaksesuaian yang
teridentifikasi. Kabag menjelaskan secara rinci tindakan perbaikan dan
tanggal penyelesaian pada Laporan Audit.
Sesuai dengan instruksi WM, auditor melaksanakan audit tindak lanjut dan
memverifikasi status dan efektivitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh
bagian terkait dalam Laporan Audit. WM membuat Laporan Audit Mutu
Internal sesuai dengan keadaan sebenarnya dan diberikan kepada Direktur
yang selanjutnya dimanfaatkan sebagai bahan tinjauan sistem manajemen
mutu.
8.2.3 Monitoring dan Pengukuran Proses
Proses-proses yang berhubungan dengan realisasi produk dipantau untuk
memastikan proses-proses tersebut dapat menghasilkan produk-produk
yang sesuai dengan persyaratan, contoh: waktu, suhu dan tekanan.
8.2.4 Monitoring dan Pengukuran Produk
Kabag QC bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap
bahan baku yang diterima dan terhadap produk akhir, Kabag Produksi
bertanggungjawab pada saat proses produksi sedang berjalan. Bukti
kesesuaian dengan kriteria penerimaan dipelihara termasuk personal yang
meloloskan produk. Seluruh produk diperiksa sebelum siap dikirim ke
pelanggan.
8.3 Pengendalian Ketidaksesuian Produk
Kabag QC bertanggungjawab untuk memberi tanda pada produk yang tidak
lolos pemeriksaan dan pengujian dan selanjutnya menindaklanjutinya sesuai
dengan sifat ketidaksesuaian yang terjadi, contoh: regrade dan reject. Kabag
QC membuat Laporan Ketidaksesuaian atas produk yang tidak lolos
pemeriksaan dan pengujian dan dibuatkan resume bulanan. Berdasarkan
resume bulanan tersebut Kabag Produksi bersama Kabag lain yang terkait
WM001, Rev. : 00, Halaman : 15/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan baik dari segi sistem,
peralatan maupun manusia.
8.4 Analisa Data
Seluruh data yang dihasilkan dari monitoring dan pengukuran, dianalisa
untuk memberikan berbagai informasi mengenai/dan digunakan untuk
mengetahui :
a. Kepuasan pelanggan.
b. Kesesuaian dengan persyaratan produk.
c. Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk
kemungkinan untuk tindakan pencegahan.
d. Kemampuan pemasok.
Analisa data dilakukan secara periodik sesuai dengan sifat dari laporan
tersebut.
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan
Kabag bekerjasama dengan WM merencanakan dan mengatur proses yang
perlu untuk peningkatan berkesinambungan terhadap Sistem Manajemen
Mutu melalui Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Hasil-hasil Audit, Analisa Data,
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, serta Tinjauan Manajemen.
8.5.2 Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan diambil untuk mengurangi ketidaksesuaian agar tidak
terulang kembali. Tindakan perbaikan yang diambil tidak berpotensi
menimbulkan masalah baru. Tindakan perbaikan juga meliputi :
a. Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan.
b. Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian.
c. Mengevaluasi kebutuhan untuk suatu tindakan untuk memastikan
ketidaksesuaian tidak terulang.
d. Menetapkan dan menerapkan tindakan perbaikan yang dibutuhkan.
e. Mencatat hasil tindakan yang dilakukan.
f. Meninjau tindakan perbaikan yang dilaksanakan.
8.5.3 Tindakan Pencegahan
Tindakan
pencegahan
ditetapkan
untuk
mengurangi
penyebab
ketidaksesuaian yang potensial untuk mencegah agar ketidaksesuaian tidak
terjadi. Tindakan pencegahan yang diambil tidak berpotensi menimbulkan
masalah baru. Tindakan pencegahan juga meliputi :
a. Menetapkan ketidaksesuaian yang potensial dan penyebabnya.
b. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian.
c. Menetapkan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan.
d. Mencatat hasil tindakan yang dilakukan.
e. Meninjau tindakan pencegahan yang dilakukan.

WM001, Rev. : 00, Halaman : 16/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu

9. Model Proses KWT VIGUR ORGANIK

MODEL PROSES
SURVEY KEP.
PELANGGAN

PENANGANAN
KELUHAN PELANGGAN

PROSES PENGEMB.
SDM

PROSES INTI
PENERIMA
KARYAWAN
PENERIMAAN ORDER

PELATIHAN
KARYAWAN

PENYIAPAN
INFRASTRUKTUR

PERBAIKAN
INFRASTRUKTUR

PERENC.PRODUKSI &
INVENTORY CONTROL

PEMBELIAN

T
O
M
E
R

KLASIFIKASI & EVALUASI SUPPLIER

S
PENERIMAAN & PENYIIMPANAN
BAHAN BAKU & PENDUKUNG

STOCK

DISTRIBUSI MATERIAL

PROSES PRODUKSI KRIPIK BUAH

STOCK
PENYIMPANAN & PENGIRIMAN PRODUK

PROSES PERAWATAN

SUPPLIER BAHAN BAKU, SUB KONTRAKTOR, SUPPLIER JASA

PERAWATAN
MESIN &
UTILITY
PERBAIKAN
MESIN &
UTILITY
PENGEND
ALAT UKUR

RETOUR PRODUK
PROSES PENINGKATAN

WM001, Rev. : 00, Halaman : 17/24

KWT VIGUR ORGANIK

AUDIT MUTU
INTERNAL
TIND.KOREKSI
PENGENDALIAN
PROD.TDK
SESUAI

10.

No.
1.
1.1
1.2
2.
3.
4.
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
5.
5.1
5.2

TINJAUAN MANAJEMEN

Manual Mutu
PENGENDALIAN
DOKUMEN
PENGENDALIAN
CACATAN

Matriks ISO 9001:2008 vs Prosedur Mutu KWT VIGUR ORGANIK

Klausul
ISO 9001:2008
Judul
Lingkup
Umum
Penerapan
Referensi Normatif
Istilah dan Definisi
Sistem Manajemen Mutu
Persyaratan Umum
Persyaratan Dokumentasi
Umum
Manual Mutu
Pengendalian Dokumen
Pengendalian Catatan Mutu
Tanggungjawab Manajemen
Komitmen Manajemen
Fokus Pelanggan

5.3
5.4
5.4.1
5.4.2

Kebijakan Mutu
Perencanaan
Sasaran Mutu
Perencanaan
Sistem
Manajemen Mutu
5.5
Tanggungjawab, Wewenang dan
Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang
5.5.2 Wakil Manajemen
5.5.3
5.6
5.6.1
5.6.2

Komunikasi Internal
Tinjauan Manajemen
Umum
Masukan Tinjauan

Prosedur Mutu
KWT VIGUR ORGANIK
No.
Judul
Model Proses
Model Proses
Manual Mutu
Kendali Dokumen
Kendali Catatan Mutu
Tabel Komunikasi Internal
Pengukuran
Kepuasan
Pelanggan
Pengembangan Produk
Kebijakan Mutu
Sasaran Mutu
Model Proses
Job Description
SK WM
Tabel Komunikasi Internal
Tabel Komunikasi Internal
Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen

WM001, Rev. : 00, Halaman : 18/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
5.6.3
6.
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.3
6.4
7.
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
7.4
7.4.1
7.4.2
7.4.3
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3

Keluaran Tinjauan
Manajemen Sumber Daya
Penyediaan Sumber Daya
Sumber Daya Manusia
Umum
Kompetensi, Kesadaran dan
Pelatihan
Infrastuktur
Lingkungan Kerja
Realisasi Produk
Perencanaan Realisasi Produk
Proses yang Berhubungan dgn
Pelanggan
Penentuan Persyaratan yang
Berhubungan dengan Produk
Tinjauan
Persyaratan
yang
Berhubungan dengan Produk
Komunikasi dengan Pelanggan
Desain dan Pengembangan
Pembelian
Proses Pembelian
Informasi Pembelian
Verifikasi Produk yang Dibeli
Penyediaan
Produksi
dan
Pelayanan
Pengendalian
Penyediaan
Produksi dan Pelayanan
Validasi
Penyediaan
Proses
Produksi dan Pelayanan
Identifikasi dan Mampu Telusur

7.5.4 Produk Milik Pelanggan

7.5.5 Pengawetan Produk
7.6
Pengendalian Alat Monitoring
dan Pengukuran
8.
Pengukuran, Analisa dan
Pengembangan
8.1
Umum
8.2
Monitoring dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.2.2 Audit Internal
8.2.3 Monitoring
dan
Pengukuran
Proses
8.2.4 Monitoring
dan
Pengukuran
Produk
8.3
Pengendalian Ketidaksesuaian
Produk

Tinjauan Manajemen
-

Model Proses
Prosedur Operasional Pemasaran
(PM-PMS-01)
Prosedur Operasional Pemasaran
(PM-PMS-01)
Prosedur Operasional Pemasaran
(PM-PMS-01)
MM-WM-01, PM-PMS-03
Dikecualikan Penerapannya
PM-KEU-01
PM-KEU-01, MM-WM-01
PM-KEU-01, MM-WM-01

Prosedur Operasional Produksi

Dikecualikan Penerapannya
Prosedur Operasional Produksi,
MM-WM-01
Dikecualikan Penerapannya
Manual Mutu Bab VII
PM-PRO-03, Manual Mutu

Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu

PM-PMS-02
PM-WM-03
Prosedur Produksi
Prosedur Produksi
PM-WM-04

WM001, Rev. : 00, Halaman : 19/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
8.4
8.5
8.5.1
8.5.2
8.5.2

11.
No.

Analisa Data
Peningkatan
Peningkatan Berkesinambungan
Tindakan Perbaikan
Tindakan Pencegahan

Jenis Informasi
Kebijakan Mutu

2.

Sasaran Mutu

3.b
3.c
4.
5.
6.
7.
8.

Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu

PM-WM-05
PM-WM-05

Tabel Komunikasi Internal

1.

3.a

PM-WM-07, PM-PMS-02, PM-KEU-01

Frekuen
si

PIC

Sasaran
Penerim
a

Media

Dokumen
(Manual Mutu)
Dokumen
(Prosedur Mutu)
Dokumen (IK dan
Form)
Pencapaian
Sasaran Mutu
Hasil Audit
Hasil Survey
Pelanggan
Hasil Continuous
Improvement
Hasil Tinjauan
Manajemen

WM001, Rev. : 00, Halaman : 20/24

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu

12.

Tabel Sasaran Mutu

WM001, Rev. : 00, Halaman : 21/24

13.

Struktur Organisasi dan Komite Sistem Mutu

Anggota Komite Sistem Mutu adalah seluruh

Seksi/Unit yang sesuai dengan Struktur Organisasi.

Kepala

Bagian/Kepala

STRUKTUR ORGANISASI
VIGUR ORGANIK
Direktur
Hj. Titiek

Wakil
Manajemen

Kabag QC &
Gudang
Fario Tri Prastawa

Kabag
Produksi
Fenny Ekawati

Kabag
Pemasaran &
KEU

Kabag ADM &

HRD
Faried Dwi Chandra

Acc, Adm &

Pembelian

Qual
ity
Cont

Packi
ng &
Guda

Ferm
entas
i

Produ
ksi
Kecap

Technici
an

Secu
rity

Clea
ning
Servi

Karya
wan
Buruh

KWT VIGUR ORGANIK

Manual Mutu
14.

Surat Keputusan Penunjukan WM

WM001, Rev. : 00, Halaman : 24/24