Audit Internal

Puskesmas
Pokok Bahasan
• Pengertian audit
• Jenis audit
• Pengertian audit internal
• Manfaat audit internal
• Tahapan audit internal
• Kompetensi dan peran auditor
internal
• Menyusun rencana audit (audit
plan)
• Menyusun instrument audit
• Menyusun laporan audit
• Tindak lanjut audit
Standar Akreditasi Puskesmas
3.1.4. Pimpinan Puskesmas dan
Penanggungjawab Upaya
Puskesmas melakukan evaluasi
kegiatan perbaikan kinerja
melalui audit internal yang
dilaksnakan secara periodik.
Pokok Pikiran:
Upaya perbaikan mutu
dan kinerja perlu
dievaluasi apakah
mencapai sasaran-
sasaran/indikator-
indikator yang
ditetapkan. Hasil
temuan audit internal
disampaikan kepada
Pimpinan Puskesmas,
Penanggungjawab
manajemen mutu,
Penanggungjawab
Program/Upaya
Puskesmas dan
pelaksana kegiatan
sebagai dasar untuk
melakukan perbaikan.
ELEMEN PENILAIAN

• Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk

meningkatkan kinerja Puskesmas.
• Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya
perbaikan mutu dan kinerja dalam upaya mencapai sasaran-
sasaran/indikator-indikator mutu dan kinerja yang ditetapkan
• Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada
Pimpinan Puskesmas, Penanggungjawab Manajemen mutu dan
Penanggungjawab Program/Upaya Puskesmas untuk mengambil
keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan
Puskesmas
• Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari
hasil audit internal.
• Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil
rekomendasi jika tidak dapat diselesaikan sendiri oleh
Puskesmas.
PENGERTIAN AUDIT

Kegiatan mengumpulkan Proses yang sistematis,

informasi faktual dan independen dan
signifikan (dapat terdokumentasi untuk
dipertanggung jawabkan) mendapatkan bukti audit dan
melalui interaksi (pemeriksaan, mengevaluasinya secara
pengukuran dan penilaian yang obyektif untuk menetapkan
berujung pada penarikan sejauh mana kriteria audit
telah terpenuhi.
kesimpulan) secara sistematis,
objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas
penggalian nilai atau manfaat
ISTILAH-ISTILAH DALAM AUDIT
 Kriteria Audit: kumpulan kebijakan, prosedure atau persyaratan
yang dipakai sebagai acuan.

 Bukti Audit: catatan-catatan, pernyataan suatu fakta atau informasi

lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

 Temuan Audit : hasil dari evaluasi bukti audit yang terkumpul
terhadap kriteria audit.
 Kesimpulan Audit: hasil audit yang disediakan oleh tim audit
setelah mempertimbangkan bukti Audit dan semua temuan audit.
 Rencana Audit: Uraian dan pengaturan untuk audit
 Lingkup Audit: jangkauan dan batasan audit.
 Program Audit: Seperangkat audit atau lebih yang direncanakan
dalam jangka waktu tertentu
 Catatan: mencakup penjelasan lokasi, bagian organisasi, kegiatan
dan proses serta lama waktu.

 Auditee: Orang/organisasi yang diaudit

 Tim Audit: satu atau lebih yang melaksanakan audit yang bila
dibutuhkan didukung oleh tenaga ahli
JENIS-JENIS AUDIT

• Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor

internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk
kepentingan internal organisasi sendiri.
• Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum
kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak pertama
• Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

• Audit eksternal : audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi,

• Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan
oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
• Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit
Bawas)

7
PRINSIP-PRINSIP AUDIT

 Integritas : memiliki kode etik dasar

profesionalisme
 Penyajian yang obyektif: melaporkan
temuan secara benar dan akurat
 Profesional: Kesungguhan dan ketepatan
dalam penilaian audit
 Menjaga Kerahasiaan: Menjaga keamanan
informasi
 Independen: bebas dari keberpihakan dan
konflik kepentingan
 Pendekatan berdasarkan bukti metode
yang rasional untuk mencapai kesimpulan
audit yang dapat dipercaya, konsistenmelalui
proses audit yang sistematis

8
10 ESENSI DARI AUDIT
• Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak
yang diaudit)
• Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
• Dilakukan dengan azas manfaat
• Dilakukan secara objektif
• Berpijak pada fakta dan kebenaran
• Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
• Bermuara pada pengambilan keputusan
• Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
• Merupakan kegiatan berulang/periodik
• Menghasilkan laporan

9
Mendapatkan data dan
informasi faktual dan
signifikan berupa data , hasil
analisa, hasil penilaian,
rekomendasi auditor sebagai Tujuan
dasar pengambilan keputusan,
pengendalian manajemen, Audit
.
perbaikan dan atau perubahan

TREY
research
Tujuan Audit
Internal
Membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi,
dalam rangka meningkatkan
mutu dan kinerja organisasi

TREY
research
 Dasar
Penetapan
Tujuan Audit
› Prioritas permasalahan yang dihadapi
organisasi Internal
› Rencana pengembangan pelayanan
› Persyaratan suatu sistem manajemen
(misal: standar akreditasi, standar ISO)
yang digunakan sebagai acuan
› Persyaratan regulasi atau persyaratan
kontrak
› Evaluasi terhadap rekanan
› Adanya potensi risiko kegiatan
organisasi

TREY
research
Dasar Penetapan
Tujuan Audit
Dasar Penetapan
Tujuan
• Permasalahan prioritas yang
dihadapi organisasi
• Rencana pengembangan
pelayanan
• Persyaratan suatu system
manajemen yang diacu
• Persyaratan regulasi atau
persyaratan kontrak
• Evaluasi terhadap rekanan
• Potensi risiko kegiatan
pelayanan
Contoh Tujuan
Audit Internal
• Menganalisis banyak terjadi complain
pasien pada pelayanan farmasi
• Mengidentifikasi peluang inovasi pada
pelayanan laboratorium
• Mengetahui kesesuaian proses
pelayanan laboratorium dengan standar
pelayanan lab puskesmas
• Mengetahui kesesuaian sumber daya
farmasi dengan permenkes No 75/2014
• Mengevaluasi perjanjian kerjasama
dengan laboratorium mitra
• Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan
imunisasi
MANFAAT AUDIT INTERNAL
Pucuk Pimpinan
Referensi dalam membuat
keputusan: mengambil atau merubah
kebijakan agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi jangka panjang
Karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
serta pembangunan budaya organisasi:
budaya mutu, budaya taat prosedur,
budaya perbaikan, budaya kerja
sistematis
Unit Operasional
Mengidentifikasi dan memahami
permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit operasional
sehingga dapat mengambil langkah
langkah perbaikan
Auditor Internal
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
Pengelola Mutu
Membatu pengendalian mekanisme
jaminan mutu baik pada tahap input,
proses, maupun hasil
Pelanggan
Audit internal merupakan proses
pendeteksian segala kemungkinan yang
dapat menciptakan ketidak puasan
pelanggan (dan juga risiko) dan
dilanjutkan dengan tindakan perbaikan
dan pencegahan sehingga komitmen
untuk memberikan kepuasan dan
keamanan pada pelanggan benar-benar
tercapai
Manfaat bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap

kinerja rekanan
 Aktifitas audit

Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee

 Menyampaikan angket survey

 Menganalisis data
 PERAN DAN
KOMPETENSI
AUDITOR INTERNAL
 Peran Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:

 Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan
 Memberdayakan sistem mutu
 Memperbaiki sistem pelayanan
 Meningkatkan kinerja pelayanan
 Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada
motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan
 Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan
dianggap tidak berbobot
 Tugas dan fungsi auditor
internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,
dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
Melaksanakan audit internal:
Menyusun audit plan.
Menyusun instrumen audit
Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu
dan kepada Kepala Puskesmas.
Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit
 Kompetensi apa
yang perlu
dimiliki seorang
auditor internal ?
 Paham dan mampu menerapkan
prosedur audit, metoda, dan instrumen
audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Fokus audit pada masalah
prioritas
Mengumpulkan informasi/fakta

Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip
Verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan
 Membuat kesimpulan terhadap temuan

Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektif
Penilaian thd potensi kerugian
 Pernyataan Temuan Audit
 Deskripsi ketidaksesuaian/problem (P)

 Area temuan/lokasi (L)

 Bukti obyektif (O)

 Referensi atau persyaratan (R)

Tehnik sampling
Mencatat/mendokumentasikan
Menyusun laporan
Komunikasi
Menjaga kerahasiaan
Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit:
menentukan unit-unit kerja yang akan
diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan
menyiapkan instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah dan rencana
tindak lanjut audit
Tahap IV: Pelaporan dan
diseminasi hasil
Menyusun rencana
audit
Menetapkan tujuan audit
Menetapkan lingkup audit
Menetapkan apa yang akan
diaudit (objek audit)
Menetapkan kriteria yang akan
digunakan
 Standar/kriteria audit yang digunakan

 Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,

kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
 Peraturan perundangan yang berlaku
 Indikator kinerja dan target kinerja
 Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
 Puskesmas
 Klinik Pratama

 Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi

Alokasi waktu
Memilih metoda audit
 Wawancara
 Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan
 Periksa dokumen
 Telusur rekam kegiatan
 Inspeksi kondisi fasilitas
 Meminta peragaan
 Mengukur (compliance rate)
Persiapan untuk melaksanakan audit

Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria

audit, penyusunan instrumen audit
 Pelaporan hasil audit:
perhatikan format laporan
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Menetapkan kriteria yang akan digunakan
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan Standar/ Tanggal Tanggal
audit /proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
 Tugas diskusi
 Susun jadual audit satu tahun (baik manajerial,
UKM maupun UKP)
 Susun rencana audit untuk salah satu unit
pelayanan/kegiatan program UKM yang akan
diaudit
Pelaksanaan audit
Pengumpulan data
Analisis data
 Bukti-bukti yang dilihat pada kegiatan
audit
 Dokumen-dokumen yang merupakan
regulasi internal pada unit kerja yang
diaudit
 Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain
yang relevan dengan standar/kriteria dan
dapat diverifikasi
 Temuan

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadap standar/kriteria yang digunakan
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria
yang digunakan, atau peluang perbaikan.
 Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
 Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument
pengumpulan data
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomend
audit yang diacu pertanyaan audit asi
/observasi
Lampiran PMK
75/2015 ttg tenaga
puskesmas
(khususnya tenaga
kefarmasian)
Standar akreditasi
Bab 8.2

SOP penyimpanan
B3
 Tugas diskusi
 Susun satu buah instrument audit : bisa berupa
check list, pedoman wawancara, pedoman
pengamatan.
 Menyusun
laporan audit
 Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap
antara fakta dengan kriteria), maka auditor
bersama auditee melakukan analisis lebih
lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya
kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang
diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan

 Kendala pada waktu perbaikan

 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Target

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaika pencegah Waktu
objektif thd yang n an penyeles
standar/ins digunaka aian
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
Studi kasus
 Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari
laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
 Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat
pertemuan tinjauan manajemen
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
THANK YOU

Heri Prasetya

081 328 800 504

heriaden@yahoo.com

www.paramavisi.co.id
Persiapan Audit

• Tujuan, ruang lingkup, dan kriteria

• Persiapan tim audit

• Kontak awal dengan auditee

• Kajian Dokumen

• Audit Plan (jadwal, penugasan)

• Persiapan Ceklis Audit

69
 Tujuan, Lingkup, & Kriteria

1.TUJUAN AUDIT
• Konfirmasi pemenuhan kesesuaian SMM dengan persyaratan
standard , akreditasi, keuangan, dana hibah
• Konfirmasi pemenuhan terhadap persyaratan perundang-undangan
• Konfirmasi kesesuaian terhadap kebijakan dan prosedur organisasi
• Mengevaluasi efektifitas SMM dalam pencapaian sasaran mutu
• Identifikasi area yang berpotensi untuk penyempurnaan
2. LINGKUP AUDIT
• Lokasi fisik
• Unit Organisasi
• Aktifitas and proses yang akan di audit
• Durasi audit

3. KRITERIA AUDIT
• Standard
• Kebijakan dan prosedur
• Regulasi and perundangan
• Persyaratan Kontrak
 Menetapkan Ketua Tim Audit

Ketua Tim Audit Internal

• Mempunyai kecukupan pemahaman dan pengetahuan tentang
standard akreditasi puskesmas, teknik dan metode audit

Tanggung jawab
 Membuat keputusan akhir hasil audit
 Menyiapkan rencana audit
 Menetapkan peran di dalam tim
 Memberikan penjelasan pada tim
 Meninjau dokumen kerja
 Mewakili tim saat opening/closing meeting
 Melaporkan ketidaksesuaian kritis
 Melaporkan hambatan utama
72
 Membuat laporan audit
Pertimbangan dalam Penetapan Tim Audit

• Tujuan, lingkup, kriteria, lokasi dan lama audit

• Kompetensi Auditor yang dibutuhkan
• Bahasa Auditee
• Karakteristik Sosial dan Budaya
• Independensi Tim

73
Internal Audit Team
 Ditunjuk oleh Kepala Puskesmas
 Harus independen dari area yang diaudit
• Mempunyai kecukupan pemahaman dan pengetahuan
tentang standard akreditasi, teknik dan metode audit

Tanggung jawab
 Meninjau semua informasi yang relevan
 Menyiapkan dokumen kerja untuk audit
 Melaksanakan audit
 Melaporkan penyimpangan dan temuan audit kepada Ketua Tim
 Mendokumentasikan ketidaksesuaian
 Memverifikasi tindakan perbaikan yang diambil terhadap ketidaksesuaian yang
terjadi
 Menyimpan dan menjaga semua dokumen-dokumen audit
 Seleksi Auditor Internal

• LINGKUP
• STRUKTUR ORGANISASI
Jumlah • SDM

DITUNJUK DARI
PERWAKILAN MASING-
Fungsi MASING
AREA/PROSES/DEPT

DARI TINGKATAN SENIOR

Posisi MANAGEMENT HINGGA
STAFF
 KOMPETENSI

Mutu LINGKUNGAN
Pengetahuan dan Pengetahuan dan Pengetahuan dan
Ketrampilan Ketrampilan Umum Ketrampilan
spesifik tentang spesifik tentang
Mutu Lingkungan

Pengalaman Pelatihan Pengalaman

Pendidikan
Kerja Auditor Auditor

Atribut Personal
Atribut Positif Auditor

 Menjaga Etika
 Berpikiran terbuka
 Diplomatis
 Mampu mengamati
 Mudah memahami
 Fleksible
 Tegas
 Percaya diri
 Bisa bekerjasama
Kontak awal dengan auditee

Untuk:

• Penetapan rute komunikasi

• Memberi informasi ketika seleksi tim audit

• Meminta beberapa dokumen dan rekaman

• Membuat beberapa kesepakatan

78
 Auditee
 Pihak/Fungsi/Departemen/Area/Proses yang diaudit

Tanggung jawab
 Menjamin Sistem Manajemen Mutu telah efektif diterapkan
sebagaimana yang diminta oleh standard dan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan
 Menjamin semua rekaman dan dokumentasi yang diperlukan
tersedia selama pelaksanaan audit
 Menyediakan semua bukti obyektif, informasi dan bekerjasama
dengan auditor, termasuk menyediakan pemandu (bila
diperlukan)
 Menindaklanjuti temuan audit dan melaksanakan tindakan
perbaikan
 Tinjauan Dokumen

• Dokumen-dokumen SMM
• Penerapan codes of practice dan peraturan
perundangan/persyaratan lain
• Daftar Induk dan Daftar Distribusi dokumen
Workshop I

Document Review

81
Audit Plan

• Ruang Lingkup Audit

• Identitas organisasi, fungsi, dan proses yang akan diaudit

• Jadwal acara termasuk perkiraan waktu

• Pembagian tugas Tim Auditor

82
Audit Check List

• Sebagai dokumen audit sekaligus rekaman

• Memastikan tujuan dan ruang lingkup tercapai dan lengkap
• Sebagai pedoman bagi auditor
• Memiliki kelebihan dan kekurangan

83
 Checklist (contoh)

CHECKLIST AUDIT
Department/Auditee
Audit date : Audit No. :
Audit Team :
Standard :

Clause/ Requirements Y/N/NA Objective Evidence

Doc Ref.
       
 
 
 
 
 
 
 
 
  84
Workshop II

Audit Checklist

85
Keuntungan Penggunaan Checklist

• Membantu perkiraan waktu dan pengambilan sampel

• Membantu mengendalikan kedalaman serta kecepatan
• Memastikan semua rencana terlaksana
• Sebagai catatan respon auditee

86
Kekurangan Checklist

• Mengurangi inisiatif dan analisa proses

• Menghalangi penggalian lebih dalam terhadap peristiwa yang mungkin

terjadi

87
Pelaksanaan Audit

• Meeting (opening, auditor, closing)

• Pengumpulan Data
• Teknik bertanya
• Pengendalian Audit
• Temuan Audit
• Laporan

88
Opening Meeting

• Perkenalan anggota Tim audit

• Penjelasan tujuan, lingkup dan kriteria audit
• Memberikan penjelasan singkat tentang metode yang digunakan saat
melakukan audit
• Konfirmasi rencana audit, metode komunikasi saat audit, kebutuhan
pemandu dsb

89
Sumber Informasi

• Wawancara dengan audetee dan orang lain

• Observasi kegiatan dan lingkungan kerja di sekitarnya
• Kondisi dokumen, seperti kebijakan, tujuan, rencana, prosedur, standar
instruksi, lisensi dan izin,spesifikasi, gambar, kontrak dan pesanan
• Rekaman seperti rekaman inspeksi, risalah rapat, laporan audit, rekaman
program monitoring dan hasil pengukuran;
• Ringkasan data, analisis dan indikator kinerja;
• informasi tentang program sampling auditee dan mengenai tata cara
pengendalian sampling dan pengukuran proses
• laporan dari sumber lain, misalnya, umpan balik pelanggan informasi,
terkait lainnya dari pihak eksternal dan rekanan
• database terkomputerisasi, web

90
Teknik Bertanya

• Pertanyaan terbuka
• Membiarkan Auditee untuk menyampaikan informasi secara
terbuka
• Gunakan 5 W dan 1H
• Pertanyaan pilihan/Probing questions
• Menuntun dan mengarahkan
• Tindak lanjut atau fokus pada detil yang lebih dalam
• Pertanyaan tertutup
• Jawaban hanya “Ya” atau “Tidak”
• Sebagai pembuktian bisa digunakan 1 S

91
Pengendalian Audit

• DO NOT

• Ke luar jalur
• Dipimpin atau salah jalan
• Macet
• Membiarkan auditee mengendalikan irama
• Berasumsi atau berprasangka

92
• DO

• Siap dan tepat waktu

• Meminta orang yang ditanya yang harus menjawab
• Berbicara sesedikit mungkin
• Menghindari kesalahpahaman
• Menjaga pertanyaan tetap jelas
• Sopan dan tenang
• Beri pujian

93
Hati-hati dengan:

• Auditee yang agresif

• Auditee yang pemalu/nervous
• “missing people”
• “missing documents”
• Auditee menyiapkan sample (pilih sendiri)
• “pemerasan emotional”

94
 Proses Audit

Sumber
Mengumpulkan dan Informasi
menyeleksi informasi
Informasi

Verifikasi
Bukti Audit

Membandingkan dengan
Kriteria Audit Temuan Audit

Tinjau
Kesimpulan
Audit

95
Temuan Audit

• Kategori temuan

• Finding Statement

• Tindak Lanjut

96
Statement Findings

• Deskripsi ketidaksesuaian/problem (P)

• Area temuan/lokasi (L)

• Bukti obyektif (O)

• Referensi atau persyaratan (R)

97
Contoh finding statement

• Saat audit di Bagian Rekam Medik ditemukan bahwa Prosedur

Pengelolaan RM tidak diterapkan sepenuhnya dimana tidak semua
rekam medik terisi dengan lengkap. Ditemukan RM no 12345 an
Ahmadiani tidak terdapat informasi dokter yang melakukan
pemeriksaan . Hal ini tidak sesuai dengan Prosedur RM no
RM/001/2008, dimana semua Rekam Medik harus terisi lengkap.

98
11 Golden Rules of Auditor

1. Never Challenge a person (Tidak menggurui)

2. Always present a true and fair view (Selalu menampilkan sebuah sisi kebenaran dan
adil)
3. Go fact finding No fault finding (Langsung ke pokok permasalahan dan tidak
bertele-tele)
4. Use Systemetics methods (Perpikir sistematis)
5. Never lose sight of the product (Selalu “mengejar” suatu ketidakcocokan dengan
standard)
6. Find Out the auditee’s interpretation, not yours (Berusaha mencari tahu pemahaman
Auditee bukan pemahaman kita atau Auditor)
7. Always be properly prepared (Segala sesuatunya selalu dipersiapkan)
8. Always help the Auditee (Selalu membantu Auditee)
9. Communicate effectively with Auditee (Menjalin komunikasi yang seefektif
mungkin dengan Auditee)
10. Find and address the real cause of problem found (Mencari dan menyebutkan kasus
yang real dari problem yang ditemukan)
11. Always follow up corrective action request (Selalu menindaklanjuti Corrective
Action Request)
99