INSTRUMEN & TEKNIK

AUDIT
INSTRUMEN AUDIT
Alat bantu pengumpulan data
Sebagai dokumen audit sekaligus rekaman
Memastikan tujuan dan ruang lingkup tercapai dan
lengkap
Sebagai pedoman bagi auditor
KEUNTUNGAN PENGGUNAAN
CHECKLIST

Membantu perkiraan waktu dan pengambilan sampel

Membantu mengendalikan kedalaman serta kecepatan
Memastikan semua rencana terlaksana
Sebagai catatan respon auditee
PENENTUAN & PENYUSUNAN
INSTRUMENT AUDIT

•Sesuai Tujuan Audit

•Sesuai Lingkup Audit
•Sesuai Objek Audit
•Sesuai Metode Audit
•Mengacu pada Kriteria Audit
 Logo nama organisasi
Bab / Pelayanan/ Upaya : III/ Admen
Contoh
Kriteria: 3.1.2. Nomor : III/311/ 425.

CHECK LIST AUDIT

Status
No. Kriteria Pertanyaan Bukti dokumen/ rekaman dsb Sesuai Tidak
sesuai
1. 3.1.2. Apakah ada rencana tahunan perbaikan mutu? Rencana Tahunan
Ep.1.
Ep.2. a. Apakah ada perencanaan/ sasaran mutu/ kinerja? a. Sasaran mutu/ kinerja,
b. Apakah ada bukti perbaikan mutu/ kinerja?, b. Catatan hasil sasaran mutu/
kinerja,
c. Hasil cakupan sasaran mutu/
kinerja,
Ep.3. a. Apakah Ada SPO Petemuan tinjauan mutu/ a. Bukti fisik SPO,
kinerja?,
b. Bukti fisik SK,
b. Apakah ada SK Penerapan SPO?,
c. Presensi,
c. Apakah ada bukti pertemuan?,
d. Notulen,
Ep.4. a. Apakah dilakukan pembahasan?, a. Presensi, notulen,
b. Apakah ada hasil pembahasan?, b. Hasil analisis,
c. Apakah ditindak lanjuti? c. Rekomendasi,
d. Apakah sudah dievaluasi?, d. RTI, bukti TL.
e. Apakah ada rekomendasi hasil evaluasi?, e. Hasil evaluasi, rekomendasi.
Lat.Damping AUDIT INTERNAL 5
No Kriteria audit Daftar Pertanyaan Observasi Telusur dokumen Fakta lapangan Temuan audit Rekomendasi
audit
1 Standar Apakah jenis-jenis          
akreditasi pelayanan yang tersedia di
Puskesmas 8.1.1. laboratorium sesuai dengan
8.1.2 yang ditetapkan
    Apakah tenaga yang          
memberikan pelayanan
sesuai dengan standar
kompetensi
    Apakah pelaksanaan          
interpertasi dilakukan oleh
petugas yang terlatih
    Apakah petugas tertib          
menggunakan APD
2 8.1.3. Apakah penyerahan hasil          
8.1.4 lab sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
    Apakah pelaporan hasil lab          
yang kritis dilakukan sesuai
dengan prosedur yang
ditetapkan
3 8.1.5 Apakah penyimpanan          
reagensia memenuhi
ketentuan yang ditetapkan
    Apakah semua reagensia          
diberi label
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
Wawancara
Observasi terhadap aktivitas, lingkungan, dan situasi & kondisi
Dokumen: kebijakan, sasaran, rencana, prosedur, izin, kontrak,
spesifikasi, dll
Catatan: notulen, hasil pemeriksaan, logbook, laporan , dll
TEKNIK BERTANYA
Pertanyaan terbuka
 Membiarkan Auditee untuk menyampaikan informasi secara terbuka
 Gunakan 5 W dan 1H
Pertanyaan pilihan/Probing questions
 Menuntun dan mengarahkan
 Tindak lanjut atau fokus pada detil yang lebih dalam
Pertanyaan tertutup
 Jawaban hanya “Ya” atau “Tidak”
 Sebagai pembuktian bisa digunakan 1 S
PENGENDALIAN AUDIT
DO NOT

Ke luar jalur

Dipimpin atau salah jalan
Macet
Membiarkan auditee mengendalikan irama
Berasumsi atau berprasangka
DO

 Siap dan tepat waktu

 Meminta orang yang ditanya yang harus menjawab
 Berbicara sesedikit mungkin
 Menghindari kesalahpahaman
 Menjaga pertanyaan tetap jelas
 Sopan dan tenang
 Beri pujian
HATI-HATI DENGAN:
Auditee yang agresif
Auditee yang pemalu/nervous
“missing people”
“missing documents”
Auditee menyiapkan sample (pilih sendiri)
“pemerasan emotional”
TEMUAN /KETIDAKSESUAIAN:
Deskripsi ketidaksesuaian/problem (P)

Area temuan/lokasi (L)

Bukti obyektif (O)

Referensi atau persyaratan (R)

 Proses Tindakan thd Pasien  UNIT: BPG (L)
Kriteria Audit SOP Pencabutan Gigi Tetap (R)
 
Bagian I : Detail Ketidaksesuaian
 
Bukti – Bukti
Uraian Ketidaksesuaian Metode Audit
Obyektif
 Tidak semua pencabutan RM no:…. (O)  Cek Dokumen
gigi tetap dilengkapi RM no:…. (O)
dengan informed consent.  
Hal tsb tidak sesuai  
dengan SOP. (P)  
 
 
LATIHAN:
Perencanaan
Proses Program UNIT: KIA
Kriteria Audit SPM Puskesmas
 
Bagian I : Detail Ketidaksesuaian
 
Bukti – Bukti
Uraian Ketidaksesuaian Metode Audit
Obyektif
Capaian kinerja K4 Grafik capean PWS Wawancara
belum sesuai dg KIA Cek Dokumen
standar yg ditetapkan
TINDAK LANJUT TEMUAN
•Menggunakan form temuan / LKP, temuan disampaikan kepada
auditee untuk ditindaklanjuti
•Auditee merespon dengan menyampaikan Rencana Tindakan
(dengan analisa root cause)
•Auditor memberikan persetujuan terhadap Rencana Tindakan
tersebut
•Auditee melaksanakan perbaikan dengan pemantauan dan
verifikasi dari auditor
•Perbaikan dipantau dan dilaporkan dalam Tinjauan Manajemen
TERIMA KASIH