PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG

DINAS KESEHATAN
UPF PUSKESMAS CIWIDEY
Jl. Babakan Tiga No. 66 Telp.5928118 Ciwidey Kode Pos 40973
Email:pkmciwidey_bandungkab@yahoo.com
=============================================================
LAPORAN AUDIT PENDAFTARAN

1. Latar Belakang
Keluhan pelanggan melalui sarana kotak saran pada bulan 21 februari 2017 mengenai
pelayanan pendaftaran yang lama. Sehingga perlu dilaksanakan audit internal akan dapat
diidentifikasi kinerja, untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada system
pelayanan maupun system manajemen
2. Tujuan
Meningkatkan mutu layanan pendafatarn di puskesmas Ciwidey

3. Sasaran
a) Keseuaian pelaksanaan SOP oleh petugas
b) Tercapainya respons time <15 menit

4. Metode audit
 Observasi, kuesioner, tinjau dokumen dan rekaman yang ada

5. Kegiatan
a) Memenuhi Standar Pendafataran Pasien Puskesmas yang tertuang dalam instrumen
Akreditasi Puskesmas.
b) Melakukan audit internal terhadap unit pendafataran

6. Jadwal
Dilaksanakan pada 29 Agustus 2017 jam 08.00- 12.00
Audit Kedua dilaksanakan dengan persetujuan auditee
Instrumen Audit
Nama unit yang diaudit : Unit Pelayanan Pendaftaran Puskesmas Ciwidey
Auditor : dr Firman, Sendi, Bidan Rina
Waktu pelaksanaan : 29 Agustus 2017

N Kriteria Daftar Observasi Telusur Fakta Temuan Rekomendasi

o Audit Pertanyaan Dokumen/ Lapangan Audit Audit
Rekam
Kegiatan
1 Standar Apakah SOP Daftar
Akreditas Tersedia tilik
i prosedur sendy
Puskemsa SOP
s 7.1.1 – pendaftaran.
7.1.2
Apakah Dokumen
Tersedia dan Bagan
bagan alur ditempel
pendaftaran
Apakah Dilakukan Kesesuain Daftar
Petugas observasi dengan tilik
mengetahui kepada 25 SOP sendy
dan pasien
mengikuti
prosedur
SOP
tersebut.
Apakah Dilakukan Hasil
Pelanggan observasi Survei
mengetahui kepada
dan apakah 25
mengikuti pasien
alur yang kesesuaia
ditetapkan n dengan
alur yang
ditetapkan
Apakah SOP untuk Daftar
Terdapat menilai tilik
cara kepuasan sendy
mengetahui pelanggan
bahwa , form
pelanggan survei
puas pasien.
terhadap
proses
pendaftaran.
Apakah Bukti
Terdapat Pertemuan
tindak lanjut terkait
jika survei dan
pelanggan evaluasi
tidak puas pendaftara
n
Apakah SOP Daftar
terdapat Identifikas tilik dr
SOP i Pasien Firman
identifikasi
pasien.
Apakah Media
Tersedia Informasi
media (Leaflet,
informasi Brosur
tentang
pendaftaran
di tempat
pendaftaran
Apakah Hasil
Semua pihak evaluasi
yang terhadap
membutuhka penyampa
n informasi ian
pendaftaran informasi
memperoleh di tempat
informasi pendaftara
sesuai n.
dengan yang
dibutuhkan.
Apakah SOP Daftar
Pelanggan penyampa Tilik dr
dapat ian Firman
memperoleh informasi,
informasi ketersedia
lain tentang an
sarana informasi
pelayanan, lain, yang
antara lain meliputi
tarif, jenis tarif, jenis
pelayanan, pelayanan,
rujukan, rujukan,
ketersediaan ketersedia
tempat tidur an tempat
untuk tidur dan
Puskesmas informasi
perawatan/ra lain yang
wat inap dan dibutuhka
informasi n oleh
lain yang pasien.
dibutuhkan.
Apakah Proses
Pelanggan pemberian
mendapat informasi
tanggapan di tempat
sesuai yang pendaftara
dibutuhkan n kepada
ketika 25 Pasien
meminta
informasi
kepada
petugas
Apakah Ketersedia
Tersedia an
informasi informasi
tentang tentang
kerjasama fasilitas
dengan rujukan,
fasilitas PKS
rujukan lain dengan
tempat
rujukan
Apakah PKS
Tersedia dengan
informasi tempat
tentang rujukan
bentuk
kerjasama
dengan
fasilitas
rujukan lain.
 Pendaftaran
No. Dokumen : C/SOP/VII.001/2016
DAFTAR
No. Revisi :
TILIK
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPT.
Drg. Juli Rachmila
PUSKESMAS
NIP.
CIWIDEY
Daftar Tilik SOP Pendaftaran Pasin Umum
No Kegiatan Ya Tidak Tidak Berlaku
1. Pasien mengambil nomor antrian untuk pelayanan
pendaftaran
2. Mewawancarai pasien/keluarga
3. Untuk pasien baru diminta kartu identitas, lalu data
pasiendiisi lengkap
4. Untuk pasien lama diminta KIB atau KTP untuk
memanggil data pasien dan langsung didaftarkan.
5. Menulis karcis, untuk pasien baru menulis KIB dan rekam
medis rawat jalan serta untuk pasien lama mencari di
komputer dengan cara mengetik no indeks pada aplikasi
pendaftaran rawat jalan
6. Aministrasi pendaftaran ke pasien sebesar Rp. 4.000,-
7. Menyerahkan KIB pasien dan mempersilahkan pasien
menuju poliklinik yang dituju.
Jumlah
CR: ……………%
CIWIDEY, ………………………
Pelaksana / Auditor
 Pendaftaran
No. Dokumen : C/SOP/VII.001/2016
DAFTAR
No. Revisi :
TILIK
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPT.
Drg. Juli Rachmila
PUSKESMAS
NIP.
CIWIDEY
Daftar Tilik SOP Pendaftaran Pasien JKN (JAMKESMAS/ASKES/KIS)Rawat Jalan
No Kegiatan Ya Tidak Tidak Berlaku
1. 1. Pasien mengambil nomor antrian untuk pelayanan
pendaftaran
2. 2. Mewawancarai pasien/keluarga
3. 3. Meminta persyaratan jamkesmas ke pasien dan
menyerahkan ke petugas pendaftaran
4. 4. Untuk pasien baru data pasien di isi dengan lengkap dan
untuk pasien lama mengentri data kunjungan pasien
5. 5. Mencatat di karcis, dan untuk pasien baru menulis di
rekam medis rawat jalan dan membuat KIB serta untuk
pasien lama mencari di komputer dengan cara mengetik
no indeks pasien atau kartu JKN pendaftaran pasien
rawat jalan
6. 6. Mempersilahkan pasien menuju ke poliklinik yang
dituju

Jumlah
CR: ……………%
CIWIDEY, ………………………
Pelaksana / Auditor
 Pendaftaran
No. Dokumen : C/SOP/VII.001/2016
DAFTAR
No. Revisi :
TILIK
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPT.
Drg. Juli Rachmila
PUSKESMAS
NIP.
CIWIDEY
Daftar Tilik SOP Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Baru
No Kegiatan Ya Tidak Tidak Berlaku
1. 1. Pasien mengambil nomor antrian untuk pelayanan
pendaftaran
2. 2. Mewawancarai pasien/keluarga
3. 3. Meminta persyaratan pendaftaran yaitu KTP atau Kartu
Keluarga ke pasien dan menyerahkanya ke petugas
pendaftaran.
4. 4. Untuk pasien baru data pasien di isi dengan lengkap
untuk entri data kunjungan pasien sesuai dengan
aplikasi e-puskesmas online
5. 5. Mencatat di karcis, memberikan KIB yang tercatat
nomer rekam medis didalamnya serta menulis data
pasien di rekam medis rawat jalan
6. 6. Mempersilahkan pasien menuju ke poliklinik yang
dituju

Jumlah
CR: ……………%
CIWIDEY, ………………………
Pelaksana / Auditor

Pendaftaran
No. Dokumen : C/SOP/VII.001/2016
 DAFTAR
TILIK
No. Revisi :
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPT.
Drg. Juli Rachmila
PUSKESMAS
NIP.
CIWIDEY
Daftar Tilik SOP Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Lama
No Kegiatan Ya Tidak Tidak Berlaku
1. 1. Pasien mengambil nomor antrian untuk pelayanan
pendaftaran
2. 2. Mewawancarai pasien/keluarga
3. 3. Meminta KIB atau KTP atau kartu JKN ke pasien dan
menyerahkanya kepada petugas pendaftaran
4. 4. Mengetik no indeks yang tertera pada KIB atau NIK
pada KTP atau nomer seri pada kartu JKN dan mencari
di aplikasi pendaftaran rawat jalan.
5. 5. Mencatat di karcis,
6. 6. Mempersilahkan pasien menuju ke poliklinik yang
dituju
Jumlah
CR: ……………%
CIWIDEY, ………………………
Pelaksana / Auditor

Daftar Tilik menilai kepuasan pelanggan

 No Tidak
Langkah Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1 Apakah Team survey membuat kuisioner untuk survei
kepuasan pelanggan.
2 Apakah Team survey pendaftaran membagikan kuisioner
kepada responden.
3 Apakah Team survey pendaftaran mengumpulkan kuisioner
yang telah diisi oleh responden.
4 Apakah Team survey mengidentifikasi hasil jawaban yang
telah diisi di kuisioner.
5 Apakah Team survey menghitung hasil jawaban dari 100
responden.
6 Apakah Team survey menghitung jumlah YA dan TIDAK
untuk per item beserta persentasenya
7 Apakah Team survey menghitung persentase dari
keseluruhan item dengan rumus
Jumlah jawaban Ya x 100%
Jumlah semua item
8 Apakah Team survey mengolah dan merekap hasil
kuesioner setiap 3 bulan sekali.

CR = ……% Ciwidey, ………………

Pelaksana/Auditor

………..
 Daftar Tilik Identifikasi pelanggan

No Tidak
Langkah Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1 Apakah Petugas memberikan informasi kebutuhan
pelanggan.
2 Apakah Petugas menanyakan kepada pelanggan tentang
kejelasan informasi yang telah diberikan.
Apakah Petugas menanyakan identitas lengkap pelanggan
3 (nama, umur, tanggal lahir, kepala keluarga, alamat
lengkap).
4 Apakah Petugas menanyakan kartu identitas pelanggan
(KTP, Kartu Keluarga).
5 Apakah Petugas mencatat identitas lengkap pelanggan
kedalam Rekam Medik (RM).
6 Apakah Petugas mencatat identitas pelanggan di buku
register.
7 Apakah Petugas melakukan input data pelanggan pada
simpus sesuai identifikasi pelanggan.
8 Apakah Petugas memberitahukan kepada pelanggan poli
tujuan atau UGD.

CR: …………%
Ciwidey, ………………..
Pelaksana / Auditor

………………………..
 DAFTAR TILIK PENYAMPAIAN INFORMASI
No. Kegiatan YA TIDA TIDAK
K BERLAK
U
1. Aapakah petugas menyampaikan informasi berupa
banner yang berisi :
 Jam buka loket pendaftaran
 Jenis-jenis layanan
 Tarif layanan

2. Apakah petugas memberikan penjelasan informasi

pelayanan pendaftaran, tarif, dan jenis layanan kepada
pasien yang mebutuhkan informasi ?

CR = [ YA/ (YA + TIDAK)] X 100 % = ……….

 Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut

UNIT: UKP
Proses Perencanaan program Pendaftaran
Pendaftaran

Kriteria Audit Standar akreditasi perencanaan Bab VII.1.1

Bagian I : Rincian ketidaksesuaian

Uraian
Bukti – Bukti Obyektif Metode Audit
Ketidaksesuaian
Respon time lebih dari Bukti pengukuran waktu tanggap dari sampel 25, hanya Wawancara
15 menit 75 % yang kurang dari 15 menit
Periksa
CR SOP pendaftaran 83,7% dokumen/rekaman
CR SOP Identifikasi Pasien 82,9 %
CR SOP menilai kepuasaan pelanggan 75%

Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisis akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan
waktu penyelesaian
Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)
RCA terlampir

Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian :

RTL Terlampir

Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :

(jelaskan upaya pencegahan agar masalah tidak terjadi lagi)

Unit kerja: Pendaftaran Auditor Auditee

Dr Firman Penanggung Jawab
Pendaftaran
Sendy
Bidan Rina
Tanggal:

Bagian 3 : Verifikasi Auditor tentang rencana kegiatan :

RCA RT (Response Time)

1.Terdapat 3 petugas pendaftaran 1. Internet Lambat

2.Hanya 1 lulusan rekam medis 2. Server SIMPUS overload
3.Pasien sering tidak membawa kartu 3. Pcare BPJS eror
berobat

MAN MACHINE

METHOD

1. Selain pencatatan manual ada proses input ke computer

2. Bagi pasien yang tidak membawa kartu berobat butuh
waktu yang lebih lama
 FORM MONITORING TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

Status tindak lanjut pertanggal:……………………………….

No Uraian Ketidak Analisis ketidak Rencana tindak Target waktu Penanggung Waktu Status
Sesuaian/Masalah sesuaian/masaah lanjut penyelesaian jawab Pelaksanaan penyelesaian
tindak lanjut
1 SDM rekam medis hanya Semua petugas Mengajukan ke Belum
satu orang pendaftaran lulusan DInkes selesai
rekam medis penambahan
SDM lulusan
Rekam Medis
2 Pasien tidak membawa kartu Setiap pasien Dilakukan Paling lambat 1 Andri selesai
berobat membawa kartu sosialisasi minggu setelah (Penanggung
berobat mengenai audit Jawab
persyaratan Pendaftaran)
pasien yang
akan berobat
3 Internet lambat dan tidak Internet cepat dan Memeriksa Paling lambat 1 BIdan Rina selesai
stabil stabil kepada provider minggu setelah (sarana
terkait audit prasarana)
kecepatan
internet yang
digunakan dan
melakukan
perbaikan

Auditor Auditee

…………………………………. ………………