HANDAYANTO

LATKESMAS MURNAJATI
LAWANG

E MAIL handayantohand46@gmail.com

DISADUR DARI TOT AKREDITASI FKTP

 Pokok Bahasan
 Pengertian audit
 Jenis audit
 Pengertian audit internal
 Manfaat audit internal
 Tahapan audit internal
 Kompetensi dan peran auditor internal
 Menyusun rencana audit (audit plan)
 Menyusun instrument audit
 Menyusun laporan audit
 Tindak lanjut audit
Apa yang dimaksud
dengan
“audit”

Diskusikan
 Pengertian audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan

(dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian nilai ataumanfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Beberapa istilah yang harus
dipahami
 Kriteria audit

Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang

dipakai sebagai acuan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding
terhadap bukti audit
 Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang

relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
 Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteriaaudit

Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.
 Jenis audit
 Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor
internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri.
 Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas
apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai:
audit pihakpertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, ataupanitia

 Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar

organisasi,
 Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang
dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra
kerja sama BPJS) dan
 Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei
akreditasi, audit Bawas)
10 ESENSI AUDIT
 10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak
yang diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan
 Tujuan audit

Mendapatkan data dan informasi faktual dan

signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan
Tujuan audit internal

Membantu menyelesaikan permasalahan

organisasi, dalam rangka meningkatkan
mutu dan kinerja organisasi
 Dasar penetapan tujuan audit
internal
 Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
 Rencana pengembangan pelayanan
 Persyaratan suatu sistem manajemen (misal:
standar akreditasi, standar ISO) yang digunakan
sebagai acuan
 Persyaratan regulasi atau persyaratankontrak
 Evaluasi terhadaprekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Dasar penetapan tujuan audit Contoh tujuan audit internal
internal
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadicomplain
dihadapi organisasi pasien pada pelayananfarmasi

Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasipada

pelayanan pelayanan laboratorium

Persyaratan suatu system Mengetahui kesesuaian prosespelayanan

manajemen yang diacu laboratorium dengan standar pelayanan
lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber daya
persyaratan kontrak farmasi dengan permenkes No 75/2014

Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama

dengan laboratorium mitra

Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko

pelayanan pelayanan imunisasi
 Aktifitas audit

Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dariauditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpanauditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survey
 Menganalisis data
Apa manfaat audit
internal
 Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan:

mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai
dengan perencanaan organisasi jangka panjang
 Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada

dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil
langkah langkah perbaikan
 Bagi unit pengelola
mutu

Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik

pada tahap input, proses, maupunhasil
 Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta

pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya
taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerjasistematis
 Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan pertumbuhan

 Bagi pelanggan

Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan

yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko)
dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan
sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan
pada pelanggan benar-benar tercapai
Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap kinerja

rekanan
Audit internal merupakan proses
audit
10 Esensi dari
audit:
 Peran Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat perubahan dalamupaya:

 Memastikan kebijakan mutudilaksanakan
 Memberdayakan sistem mutu
 Memperbaiki sistempelayanan
 Meningkatkan kinerja pelayanan
 Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi
untuk berperan sebagai agen perubahan
 Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap
tidak berbobot
Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,
dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
 Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
 Melaksanakan audit internal:
 Menyusun auditplan.
 Menyusun instrumen audit
 Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
 Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
 Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
 Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
 Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu
dan kepada KepalaPuskesmas.
 Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit
 Paham dan mampu menerapkan
prosedur audit, metoda, dan instrumen
audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Fokus audit pada masalah prioritas
Mengumpulkan informasi/fakta

Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip
Verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan
 Membuat kesimpulan thd
temuan

Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektif
Penilaian thd potensi kerugian
Tehnik sampling
 Sample size calculation utk survei
pada populasi yang besar

N = jumlahsampel
Z = 1,96
P = proporsi (diisi dengan 0,5, jika
proporsi tidak diketahui)
D = tingkat kesalahan diisi dengan 0,05
 Rumus jumlah sampel dengan confidence
level 95 %, dan tingkat kesalahan 5 %

n = jumlah sampel
N = populasi
e = tingkat kesalahan :0,05
Mencatat/mendokumentasikan
Menyusun laporan
Komunikasi
Menjaga kerahasiaan
Terimakasih
Menyusun rencana
audit
Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit:
menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan
instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah dan rencana
tindak lanjut audit
Tahap IV: Pelaporan dan
diseminasi hasil
Menyusun rencana
audit
Menetapkan tujuan audit
Menetapkan lingkup audit
Menetapkan apa yang akan
diaudit (objek audit)
Menetapkan kriteria yang akan
digunakan
 Standar/kriteria audit yang
digunakan
 Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,
kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
 Peraturan perundangan yang berlaku
 Indikator kinerja dan target kinerja
 Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
 Puskesmas
 Klinik Pratama

 Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi

Alokasi waktu
Memilih metoda audit
 Wawancara
 Observasi/telusur proses pelaksanaankegiatan
 Periksa dokumen
 Telusur rekamkegiatan
 Inspeksi kondisi fasilitas
 Meminta peragaan
 Mengukur (compliance rate)
Persiapan untuk melaksanakan audit

Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria

audit, penyusunan instrumenaudit
 Pelaporan hasil audit:
perhatikan format laporan
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akandiaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Menetapkan kriteria yang akan digunakan
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan formatlaporan
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt O kt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan Standar/ Tanggal Tanggal
audit /proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
 Tugas diskusi
 Susun jadual audit satu tahun (baik manajerial,
UKM maupun UKP)
 Susun rencana audit untuk salah satu unit
pelayanan/kegiatan program UKM yang akan
diaudit
Menyusun instrumen audit
untuk mengumpulkan
data/fakta
 Pengertian

 Assessment:
 evaluasi kepatuhan (suatu sistem) terhadap standar
 Tool:
 sesuatu yang digunakan untuk melakukan suatu
pekerjaan/kegiatan
Instrumen audit

Assessment tools
Instrumen audit (alat melakukan asesmen):
 Alat bantu untuk melakukan asesmen
 Alat bantu untuk mendapatkan evidens
(bukti audit)
 Termasuk alat audit adalah
kriteria/persyaratan yang digunakan
untuk melakukan asesmen
 Termasuk daftar pertanyaan yang akan
digunakan oleh auditor untuk melakukan
wawancara atau berdiskusi dengan
auditee
 Termasuk panduan untuk melakukan
observasi atau meminta peragaan
 Perhatikan kapan perlu menggunakan
pertanyaan “Ya” dan “tidak”
 Mempersiapkan
instrumen pengumpulan
data/informasi
 Metoda pengumpulan data
 Observasi langsung
 Meminta peragaan
 Wawancara
 Menelusur dokumen-dokumen
bukti pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
 (Hasil asesmen yang dilakukan
pihak lain)
 Sampel untuk pengumpulan
data/informasi
 Berapa lama waktu
dibutuhkan untuk
mengumpulkan
data/informasi
 Kualitas data/informasi
Proses pengumpulan data

 Retrospective
 Prospective/conccurent
 Jenis data yang dikumpulkan
 Data primer
 Data sekunder
Data primer
 Data sekunder

 Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan rekam

kegiatan
 Hasil-hasil survei
 Rekam medis pasien
 Melihat Laporan
 Melihat dataKohort
 Instrumen yang biasa
digunakanuntuk
pengumpulan data
pd audit internal

 Panduan wawancara
dengan daftar pertanyaan
 Check list
 Panduan observasi
 Check list pemeriksaan
fasilitas
 Perhatikan dalam menyusun alat
pengumpulan data/informasi
 Relevan dengan kriteria audit
 Hindari penggunaan akronim, jargon
 Definisi yang jelas thd terminologi yang digunakan jika
dibutuhkan
 Beri ruang untukpengecualian
 Jika melakukan wawancara: perhatikan penggunaan
pertanyaan tertutup atau terbuka (sesuaikebutuhan)
 Jika melakukan observasi: jelaskan apa yang diobservasi
dan bagaimana melakukanobservasi
 Jika meminta peragaan: jelaskan apa yang harus
diperagakan
 Perhatikan urutan dalam melakukan penggalian informasi
 Penugasan
 Susun instrumen audit sesuai dengan rencana
audit yang Saudarasusun
Pelaksanaan audit
Pengumpulan data
Analisis data
 Bukti-bukti yang dilihat pada
kegiatan audit
 Dokumen-dokumen yang merupakan
regulasi internal pada unit kerja yang
diaudit
 Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain
yang relevan dengan standar/kriteria dan
dapat diverifikasi
 Temuan

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadapstandar/kriteria yang digunakan
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria
yangdigunakan, ataupeluang perbaikan.
 Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaankegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai padaauditee
 Meminta peragaan olehauditee
 Memeriksa dan menelaahdokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftartilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaansilang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data daninformasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
 Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun
instrument pengumpulan data
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomend
audit yang diacu pertanyaa audit asi
n
/observasi
Lampiran PMK
75/2015 ttg tenaga
puskesmas
(khususnya tenaga
kefarmasian)
Standar akreditasi
Bab 8.2

SOP penyimpanan
B3
 Tugas diskusi
 Susun satu buah instrument audit : bisa berupa
check list, pedoman wawancara, pedoman
pengamatan.
 Menyusun
laporan audit
 Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yangdiaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan

 Kendala pada waktuperbaikan

 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yangdisepakati
bersama dengan auditee
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Target

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah Waktu
objektif thd yang an penyelesa
standar/ins digunaka ian
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

Studi kasus
 Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari
laporan audit, sebagai dasar menyusun rencanaperbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan
monitoring
 Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat
pertemuan tinjauan manajemen
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
Terimakasih