Tehnik audit internal

Latkesmas, April 2015

Heri S. Widodo
 CURICULUM VITAE

Nama : Dr. Heri S. Widodo, MARS

Tempat/Tanggal Lahir : Banyuwangi, 25 Mei 1968
Alamat : Perum. Puri Bunga B/10
Jl. Simpang Candi Panggung – Malang
Telp./email : 082233794080/herwid1968@gmail.com

Riwayat Pendidikan :
 S1 Fakultas Kedokteran
 S2 Magister Administrasi Rumah Sakit
 Pasca Sarjana; Konsentrasi Hukum Kesehatan dan HAM (masih berjalan)

Riwayat Pekerjaan :
 Kepala Puskesmas (Sulawesi Selatan) Tahun 1997-2001
 Dokter Fungsional Rumah Sakit (Ambon) Tahun 2002-2004
 Wadir RS dan Plt. Direktur (Ambon) Tahun 2007-2010
 Widyaiswara Bapelkes Murnajati Lawang Tahun 2011-sekarang
 Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian
yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang
berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk

membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
 Auditor internal
 Katalisator untuk mempercepat perubahan
dalam upaya:
 Memberdayakan sistem mutu
 Mengamankan kebijakan mutu

 Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada

motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan
 Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan
dianggap tidak berbobot
 Jenis audit
 Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri,
untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada
publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
 Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar
organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh
pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh
BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja
sama BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh institusi
independen: survei akreditasi, audit Bawas)
 10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang
diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan
 Tujuan audit
Mendapatkan data dan informasi
faktual dan signifikan berupa data ,
hasil analisa, hasil penilaian,
rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau
perubahan
 Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa dilakukan
auditor
 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survey
 Menganalisis data
 Manfaat audit
Pengambilan keputusan untuk
perbaikan, meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi
 Kriteria audit
 Kumpulan kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang dipakai sebagai rujukan
 Kriteria audit digunakan sebagai acuan
pembanding terhadap bukti audit
 Bukti audit

 Rekaman, pernyataan fakta atau informasi

lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi
 Temuan audit

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadap kriteria audit
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit,
atau peluang perbaikan.
Tujuan audit internal
Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi,
dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja
organisasi
 Dasar penetapan tujuan audit
internal
 Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
 Rencana pengembangan pelayanan
 Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan
 Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
 Evaluasi terhadap rekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Manfaat audit internal
Bagi pucuk pimpinan
Referensi dalam membuat keputusan:
mengambil atau merubah kebijakan
agar lebih sesuai dengan perencanaan
organisasi jangka panjang
Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami
permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit operasional
sehingga dapat mengambil langkah
langkah perbaikan
Bagi unit pengelola
mutu
Membatu pengendalian mekanisme
jaminan mutu baik pada tahap input,
proses, maupun hasil
 Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
serta pembangunan budaya organisasi:
budaya mutu, budaya taat prosedur,
budaya perbaikan, budaya kerja
sistematis
Manfaat bagi auditor
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
 Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses
pendeteksian segala kemungkinan yang
dapat menciptakan ketidak puasan
pelanggan (dan juga risiko) dan
dilanjutkan dengan tindakan perbaikan
dan pencegahan sehingga komitmen
untuk memberikan kepuasan dan
keamanan pada pelanggan benar-benar
tercapai
 Bagi rekanan
Memberi umpan balik terhadap kinerja
rekanan
 Kompetensi auditor
 Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
 Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
 Melaksanakan audit tepat waktu
 Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
 Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan
arsip
 Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
 Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-
bukti objektif
 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
 Teknik sampling
 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
 Menyiapkan laporan
 Menjaga kerahasiaan informasi
 Komunikasi
Tahapan audit internal
 Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-
unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit,
dan menyiapkan instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan
instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria
tertentu
 Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah,
prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit
 Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
 Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan

 Kendala pada waktu perbaikan

 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
 Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor
internal
Instrumen Audit
Internal
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan Standar/ Tanggal Tanggal
audit /proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomend
aaudit pertanyaan audit asi
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Waktu

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah penyelesa
objektif thd yang an ian
standar/ins digunaka
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
 PANDUAN DISKUSI
 Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis)
 Masing-masing kelompok membahas:
 Menetapkan topik-topik audit berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high cost,
high volume, dan kecenderungan ada masalah)
 Menetapkan unit kerja yang akan diaudit
 Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai dengan instrument
akreditasi
 Menetapkan metoda audit
 Menyusun jadual audit
 Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja
 Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi
 Fasilitator dan peserta lain memberikan tanggapan terhadap
paparan masing-masing kelompok