http://documents.tips/documents/10-tehnik-audit-internal-jakarta-20-jan-2015.

html

13 Agustus 2016

Tehnik Audit Internal Jakarta 20 Jan 2015

 Tehnik audit internal Jakarta, Januari 2015 Lina Kurniawati

 Pengertian audit Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat
dipertanggung jawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang
berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat Audit merupakan instrumen
bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
 Auditor internal Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu Mengamankan kebijakan mutu Jangan sekedar
menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan Jangan
sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobot
 Jenis audit Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang
juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan
dan dilaporkannya sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama Auditor internal bisa
berbentuk unit, orang, atau panitia Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar
organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan
oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan audit pihak ketiga
(oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas)
 10 Esensi dari audit: Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang
diaudit) Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisien Dilakukan dengan azas manfaat Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis Bermuara pada pengambilan keputusan Dilaksanakan berdasar standar/kriteria
tertentu Merupakan kegiatan berulang Menghasilkan laporan
 Tujuan audit Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil
analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan,
pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan
 Aktifitas audit Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) Menilai (mengevaluasi dan
mengukur) Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa dilakukan auditor Telaah dokumen Observasi Meminta penjelasan
dari auditee Meminta peragaan dilakukan oleh auditee Membandingkan kenyataan
dengan standar/kriteria Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi Pemeriksaan secara
fisik terhadap fasilitas Pemeriksaan silang (cross-check) Mengakses catatan yang
disimpan auditee Mewawancarai auditee Menyampaikan angket survey Menganalisis
data
 Manfaat audit Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi
 Kriteria audit Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai
rujukan Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit
 Bukti audit Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria
audit dan dapat diverifikasi
 Temuan audit Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit
Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria
audit, atau peluang perbaikan.
 Tujuan audit internal Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka
meningkatkan mutu dan kinerja organisasi
 Dasar penetapan tujuan audit internal Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
Rencana pengembangan pelayanan Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak Evaluasi
terhadap rekanan Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
 Manfaat audit internal
 Bagi pucuk pimpinan Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah
kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang
 Bagi unit operasional Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga
dapat mengambil langkah langkah perbaikan
 Bagi unit pengelola mutu Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada
tahap input, proses, maupun hasil
 Bagi karyawan Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya
organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja
sistematis
 Manfaat bagi auditor Proses pembelajaran dan pertumbuhan
 Bagi pelanggan Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan
yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan
dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan
kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai
 Bagi rekanan Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan
 Kompetensi auditor Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan Mengumpulkan
informasi melalui: interview, mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen
termasuk pengelolaan arsip Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti objektif Melakukan penilaian
terhadap potensi kerugian Teknik sampling Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
Menyiapkan laporan Menjaga kerahasiaan informasi Komunikasi
 Tahapan audit internal
 Tahapan audit internal Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja
yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit Tahap II:
pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar
standar/kriteria tertentu Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas
masalah dan rencana tindak lanjut audit Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
 Perencanaan audit internal Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsb Persiapan
 audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit Laporan
hasil audit: perhatikan format laporan
 Pengumpulan data Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda: Mengamati proses pelaksanaan kegiatan Meminta
penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta peragaan oleh auditee Memeriksa dan
menelaah dokumen Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik Mencari bukti-bukti
Melakukan pemeriksaan silang Mencari informasi dari sumber luar Menganalisis data
dan informasi Menarik kesimpulan Memberikan rekomendasi
 Analisis data Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan
data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan Bila ditemukan kesenjangan
(adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan
analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun
rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat
rapat tinjauan manajemen: Hasil audit Tindak lanjut yang telah dilakukan Kendala pada
waktu perbaikan
 Laporan audit Latar belakang Tujuan audit Lingkup audit Objek audit Standar/kriteria
yang digunakan Auditor Proses audit Hasil dan analisis hasil audit Rekomendasi dan
batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee
 Tindak lanjut audit Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit
dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee
harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan Rencana
perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas Pada saat pelaksanaan kegiatan
perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada
Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
 Instrumen Audit Internal
 Jadual Audit Internal No dok:: Status revisi: Tgl berlaku: Halaman: Tahun: Unit yang
diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit No Unit/sasaran audit Auditor Kegiatan/proses yang diaudit
Standar/kriteria yang digunakan Tanggal audit I Tanggal audit II
 Contoh form instrumen audit No Standar/Kriteri audit Daftar pertanyaan Fakta Temuan
audit Rekomendasi
 Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut No dok:: Status revisi: Tgl
berlaku: Halaman: Unit Yang Diperiksa: Tanggal pemeriksaan: Disiapkan oleh Auditor
Disetujui oleh Auditee -------------------------------- ------------------------------- No Uraian
Ketidak sesuaian Bukti bukti objektif Ketdk sesuaian thd standar/instr Standar / Kriteria
yang digunakan Analisis Tindakan perbaikan Tindakan pencegahan Waktu penyelesaian
 PANDUAN DISKUSI Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis) Masing-
masing kelompok membahas: Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self
assessment menggunakan studi kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high cost,
high volume, dan kecenderungan ada masalah) Menetapkan unit kerja yang akan diaudit
Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai dengan instrument
akreditasi Menetapkan metoda audit Menyusun jadual audit Menyusun contoh instrument
audit untuk satu unit kerja Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi Pelatih
memberikan tanggapan terhadap paparan masing-masing kelompok