Pertemuan IV Modul V Pendelegasian dan Pemberdayaan Wahyono

EKMA4116 MANAJEMEN

PENDELEGASIAN
Apa itu pendelegasian? Memercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Heller (2004)
Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari

atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)

Manfaat Pendelegasian
Kemampuan membebaskan diri demi

tugas-tugas lainnya Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan Pemberian pelatihan dan pengalaman Terampil memecahkan masalah Awal tepat mempersiapkan pengganti sementara dsb (Modul 5 hal 5.5-5.9)

Cara Efektif Pendelagasian Tugas

Delegasikan pekerjaan yang disukai Delegasikan tugas secara bertanggung

jawab Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan yang paling mampu Percayalah kepada karyawan Tekankan pada sasaran bukan prosedur

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (1)

Sisi Atasan: Belum ada waktu untuk melatih Kebijakan perusahaan harus dikerjaan atasan Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa bantuan orang lain Meragukan Kemampuan Karyawan Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan maka sama tidak punya pekerjaan dsb. (modul 5 hal 5.11-5.14 )

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan: Karyawan takut memikul tanggung jawab memutuskan sesuatu Karyawan takut dikritik jika membuat kesalahan Ketidaktersedian waktu Kurangnya motivasi Kurang percaya diri

Langkah-Langkah Sebelum dilakukan pendelegasian

Menentukan terlebih dahulu

tugas/masalah yang akan didelegasikan Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi Mempersiapkan & memberi motivasi kepada karyawan yang menerima delegasi Membuat persetujauan dan mendelegasikan Memantau pekerjaan yang didelegasikan

Langkah-Langkah Mendelegasikan Tugas dan Wewenang

Adanya persetujuan antara kedua belah pihak tentang hasil penyelesaian tugas

Pengawasan tetap dilakukan oleh atasan

Kepercayaan pimpinan untuk mendelegasikan harus ditunjang oleh tingkat kemampuan

karyawan dibandingkan dengan tingkat kesulitan persoalan dalam tugas

Kapan atasan harus mendelegasikan sebagian pekerjaannya?

Ketika waktunya banyak digunakan untuk

menyelesaikan masalah jangka panjang Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari pekerjaan Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target Persolaan sepele menghambatnya untuk memecahkan masalah besar

Proses Pelaksanaan Delegasi

1. Identifikasi semua pekerjaan dan

mengukur durasi setiap pekerjaa tersebut 2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan 3. Pembinaan dan pelatihan 4. Monitoring dan evaluasi

Peranan Pendelegasiaan (1)

1. Pendukung Karier Atasan Kesuksesan dalam pendelegasian akan

membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.
Lima Peranan Karyawan (Menerapkan strategi; memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; sumber informasi; memberi umpan balik; mitra kerja atasan)

Peranan Pendelegasiaan (2)

2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu mengukur tingkat kemampuan seseorang. - Pelatihan yang unik - Memperluas keterampilan karyawan - Kekuatan pendorong partisipasi - Pencetus tumbuhnya inisiatif - Meningkatan kepuasan kerja - Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan pelatihan - Sebagai Reward

Profil Karakteristik Pendelegasi (1)

Otoriter Wewenang karyawan dibatasi hanya pada pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan Tipe Penguji Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.

Profil Karakteristik Pendelegasi (2) Bebas

Memberikan kebebasan yang besar kepada karyawan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya, biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh. Kelebihannya karyawan cepat dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaan, kelemahannya Karyawan sulit menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja

Pedoman Efektif Melakukan Pendelegasian

Menjelaskan delegasi tugas secara jelas

dan lengkap Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang karyawan Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan dst (modul 5 hal 5.24-5.25)

Pemberdayaan
Definisi Memaksimalkan pemberian wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)

Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan

Prinsip Subsidarity: tidak diperbolehkannya badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun kadang melakukan kesalahan. Trust-based relationship. Menekankan aspek kepercayaan manajemen kepada karyawan

Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan

Karyawan yang berdaya adalah mereka yang berbagai kebutuhan dasarnya telah terpenuhi sehingga memiliki komitmen dan motivasi yang tinggi. Nilai tambah: Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan keputusan Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan tugas Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan dan manajemen

Kiat mewujudkan Pemberdayaan

Pemberdayaan karyawan adalah hasil dari

pengembangan kompetensi dari dalam diri karyawan itu sendiri Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang berkualitas. Pada akhirnya berfungsi untuk mendapatkan kepercayaan dan manajemen. Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang kondusif?

Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)

Lingkungan kerja yang kondusif:
Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan karyawan
Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core belief, dan

core value suatu perusahaan Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan wewenang kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb
Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang

kepada karyawan untuk akses ke pusat informasi

Sistem penghargaan harus berbasis kinerja (performance-

based reward)

Dampak Positif Pemberdayaan terhadap Struktur organisasi

Organisasi lebih datar Arus informasi bergerak dari arah vertikal

ke arah horizontal Tingkat kecepatan pemgambiln keputusan Meminimalisasi distorsi Informasi Meningkatnya komitment karyawan untuk melakukan perbaikan kinerja dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)

Proses Pemberdayaan
Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang Mengidentifikasi kompetensi bawahan Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan, manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan
Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan: - Penghormatan
- Mengakui keberadaan karyawan - Penghargaan

Pedoman untuk Melakukan Pemberdayaan

Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara

untuk mencapai kinerja yang terbaik Dengarkanlah mereka Ubah tindakan mereka, bukan orangnya Tunjukan keteladanan kepada Karyawan Perlakukan setiap orang berbeda dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)

Pertemuan IV Modul VI Pengawasan Wahyono

EKMA4116 MANAJEMEN

PENGAWASAN
Definisi Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko (1996)
Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai proses

mengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)

PENGAWASAN
Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. Daft (2006)

Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi. (Mockler) Key Point: - Adanya standar kinerja - Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana - Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak - Melakukan perbaikan

Manfaat Pengawasan
Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi Mengapa Pengawasan penting? Perubahan Kompleksitas Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Kesalahan

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)

1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)

didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari

standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yang

akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.

Jenis dan Tipe Pengawasan (2)

2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi 3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas

Jenis dan Tipe Pengawasan (3)

4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.

Proses Pengawasan
Menetapkan standard prestasi & Metode pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi Melakukan perbaikanperbaikan atau mengevaluasi kembali standard prestasi dan pengukurannya

Apakah prestasi sesuai dengan standar

YA

TIDAK

Tidak ada Perubahan

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

Fokus Pengawasan
FOKUS PENGAWASAN DESKRIPSI CONTOH Memproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja Menghasilkan 99.5% produk yang memenuhi standard Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat waktu Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang ditetapkan 1. Kuantitas (Quantity) Jumlah produk yang dihasilkan 2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang dapat diterima oleh konsumen atau lolos uji kualitas Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran

3. Ketepatan waktu (Timeliness)

4. Anggaran (Budget)

Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan

Faktor Lingkungan Organisasi Kondisi Rekomendasi Pengawasan

Kecil
Besar

Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi

Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan laporan dan peraturan

Posisi dan Tingkat

Tinggi
Rendah

Banyak Kriteria
Sedikit Kriteria Peningkatan jumlah dan luas Kendali Pengurangan jumlah kendali

Tinggi Tingkat Desentralisasi Rendah

Budaya Organisasi

Terbuka Informal, pengendalian mandiri dan mendukung

Menganca m Pengendalian formal yang dipaksakan

Standar
Definisi Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik acuan untuk menilai hasil yang dicapai. 1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard) cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll 2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard) cth. Sikap, Moral, Etika

Merancang Sistem Pengawasan

1. Prestasi bidang kunci (key performance area)

aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.
2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik manajemen harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.

Jenis dan Metode Pengawasan

Metode Pengawasan Non-Kuantitatif Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan
- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin, mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala, melakukan evaluasi

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

1. Management by Objective (MBO) Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan

pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu.
Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

2. Management by Exception (MBE) fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah 3. Management Information System (MIS) sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

Audit Kualitas (Audit Mutu) Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada asas manfaat Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu; Manajemen Kualitas secara Total (TQM) Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)

Metode Pengawasan Kuantitaif

Metode ini memerlukan data-data khusus dan

menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan
Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio

Metode Pengawasan Kuantitaif

Anggaran: Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu Audit Keuangan: - Eksternal: Auditor independen dari luar organisasi verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi - Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik

Metode Pengawasan Kuantitaif

Analisa Break-Even: Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas) Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan Profitabilitas

Metode Pengawasan Kuantitaif

Balance Scorecard Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.
No DIMENSI 1 KEUANGAN UKURAN KINERJA -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll

Pelanggan

3
4

Proses Bisnis Intern

- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll

Pembelajaran dan - Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Pertumbuhan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll

Modul 6 Hal 6.28

Karakteristik Pengawasan yang Efektif 1. Akurat

Tepat waktu Ekonomis Fleksibel Objektif dan bisa dipahami Kriteria yang masuk akal Penempatan yang Strategis Disesuaikan dengna rencana dan struktur organisasi 9. Disesuaikan dengan Manajer 10. Tindakan perbaikan
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen Widita Rarasati Fadia Dewanda