UTS MANAJEMEN PENGAWASAN

NAMA : IDA ROYANI

NIM : 1819720028
DOSEN : DR. MISNANIARTI, SKM, MKM
ANGKATAN : XXIV

1. Jelaskan alasan mengapa pengawasan penting dilakukan dalam organisasi layanan

kesehatan !
Jawab :
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan penting, diantaranya :
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tak dapat
dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, ditemukannya bahan
baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi
tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisai, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan
hati-hati.berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan
dengan lebih efisien dan efektif.
3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana
melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering
membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab
atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan
apakan bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimflementasikan
sestem pengawasan.
5. Komunikasi
6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
 2. Menurut anda, apa yang dimaksud dengan pengawasan dan pengendalian yang efektif
? jelaskan !
Jawab :
Pengawasan dan pengendalian yang efektif mempunyai kriteria sebagai berikut :
1. Akurat
Mengawasi kegiatan dengan benar dan real
2. Tepat waktu
Informasi dikumpulkan dan dievaluasi secepatnya bila korektif segera
3. Fleksibel
Terhadap perubahan lingkungan
4. Obyektif dan integratif
Info mudah dipahami, obyektif dan lengkap
5. Terpusat pada titik pengawasan strategis
Fokus pada aktivitas dengan penyimpangan tertinggi sehingga bisa fatal
6. Realistik ekonomis
Biaya lebih kecil dari pada manfaat
7. Realistik organisasional
Sistem harus cocok harmonis dengan kenyataan organisasi
8. Sebagai petunjuk operasional
Menunjkkan, deteksi dan koreksi
9. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Tiap tahap pekerjaan mempengaruhi kesuksesan/ kegagalan operasional
perusahaan
10. Diterima anggota organisasi
Mendorong tanggung jawab dan berprestasi.

3. Di organisasi pada dasarnya terdapat beberapa jenis (tipe) pengawasan. Jelaskan yang anda
pahami.
Jawab :
Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan yaitu :
1. Pengawasan intern dan ekstern
Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan
yang ada didalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Pengawasan dalam
bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan
 melekat (built in control) atau pengawasan secara rutin. Subjek pengawas berasal dari
dalam susunan organisasi objek yang diawasi. Pada dasarnya ini harus dilakukan oleh
setiap pimpinan tetati dapa t saja dibantu oleh setiap pimpinan unit sesuai dengan tugas
masing-masing.
Seperti : kepala puskesmas yang melakukan supervisi pada dokter dan perawat ketika
melaksanakan pelayanan pasien
Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan
yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Subjek pengawas berasal dari
luarsusunan organisasi yang diasawi dan mempunyai sistem tanggung jawab
tersendiri.
Contohnya : pengawas dari Dinas Kesehatan melakukan supervisi pada dokter dan
perawat di puskesmas ketika memberikan pelayanan kepada pasien.
2. Pengawasan preventif dan represif
Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan terhadap suatu
kegiatan sebelym kegiatan itu dilaksanakan sehingga dapat mencegah terjadinya
peyimpangan, lazimnya dilakaukan dengan maksud untuk menghindari adanya
penyimpangan penggunaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan
negara lebih besar.
Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan terhadap suatu
kegiatan setelah kegiatan itu dulaksanakan. Yang lazim dilakukan pada akhir tahun
anggaran dimana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya.
3. Pengawasan aktif dan pasif
Pengawasan aktif atau dekat dilakukan sebagai bentuk pengawasan yang
dilaksanakan ditempat kegiatan yang bersangkutan
Contohnya : mandor mengawasi buruhnya ketika bekerja

Pengawasa pasif (jauh) dimana yang melakukan pengawasan melalui penelitian

dan pengujian terhadap surat-surat pertanggungjawaban yang disertai dengan bukti-
bukti penerimaan dan pengeluaran.

Contohnya : perusahaan induk mengawasi perusaan cabang dengan laporan

tertulis dan empiris.
 4. Pengawasan Formal dan non formal
Pengawasan formal adalah pengawasan yang dilakukan oleh instansi / pejabat
yang berwenang (resmi), baik yang bersifat intern ataupun ekstern.
Pengawasan non formal adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat
baik langsung maupun tidak langsung. Pengawasan ini sering disebut sosial kontrol
misalnya pengawasan melalui surat pengaduan masyarakat melalui berita atau artikel
di media massa.

4. Jika saat ini anda adalah pimpinan di satu unit organisasi kesehatan :
Jawab :
a. Apa persiapan yang akan dilakukan untuk melakukan pengawasan, jelaskan !
Persiapan yang dilakukan untuk melakukan pengawasan :
1. Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatgan yang
digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang
umum yaitu :
a. Standar fisik
b. Standar moneter (biaya)
c. Standar waktu
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standar yang jelas
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Dapat digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara
tepat
Beberapa pertanyaan yang digunakan :
1. HOW OFTEN : setiap jam, harian, mingguan
2. WHAT FORM : laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon
3. WHO : manajer, staf departemen

Pengukuran seharusnya menerapkan aspek :

 Mudah dilakukan
 Tidak mahal
 Dapat diterangkan kepada karyawan
 Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan
yang telah dibuat atau ditetapkan organisasi dapat mencapai tujuan secara optimal.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
Merupakan proses yang berulang-ulang, terus menerus, caranya :
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan (lisan, tertulis)
3. Metode-metode otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test) dengan pengambilan sampel
4. Pembandingan pelaksanaan kegiatgan dengan standar dan menganalisa
penyimpangan-penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagi manajer
Merupakan proses :
 Tahap paling kritis, tetapi mudah dilakukan
 Kompleksitas : saat menginterpretasikan adanya deviasi
 Analisis : mengapa penyimpangan terjadi
5. Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
 Merupakan tindakan koreksi dapat dilaksanakan dalam berbagai bentuk
 Standar diubah
 Pelaksanaan diperbaiki
 Keduanya
 Mengubah standar mula-mula
 Mengubah pengukuran pelaksanaan
 Frekuensi (sering, kurang)
 Mengganti sistem pengukuran
 Mengubah cara analisis dan interpretasi

b. Apa saja upaya yang akan dilakukan sebagai pengawasan terhadap bawahan agar
program berjalan lancar ?
 Seorang pengawas dalam suatu organisasi harus bertindak secara profesional dan selalu
mendasarkan diri pada etika keilmuan yang dimiliki, menjaga kedudukan, martabat dan
jabatannya di mata orang lain. Seorang pengawas harus benar-benar memiliki
kematangan pribadi dan kematangan wawasan terhadap pekerjaan yang diawasi yang
berhubungan dengan bidang personal, material, dan operasional dalam organisasi agar
mampu menjalankan program untuk berjalan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
untuk mencapai tujuan.

5. jelaskan bagaimana mekanisme kegiatan pengawasan di suatu organisasi sesuai tahapannya

Jawab :

Pengawasan dapat dilakukan melalui beberapa tahapan dimana tahapan tersebut

merupakan rangkaian suatu proses yang dilakukan dalam pengawasan. Dimana proses
pengawasan itu sendiri mempunyai beberapa tahapan diantaranyamenentukan alat
pengukur (standar), melakukan penilaian (evaluasi) dan mengadakan tindakan perbaikan.

6. Apakah yang akan terjadi jika fungsi pengawasan dalam manajemen tidak berjalan dengan
baik ?
Jawab :
Yang akan terjadi adalah bahwa semua pekerjaan dalam organisasi tidak dapat
diselesaikan sesuai dengan apa yang diinginkan dan akan berpotensi terjadinya
penyimpangan-penyimpangan.