Jawablah pertanyaan berikut dengan tepat dan terperici !

 
1. Buatlah Pengindeksan berdasarkan nama dari data berikut .
 J.S. Badudu
 George R. Terry
 Adi Agung Nugroho
 Bandar Udara Syamsudin Noor
 BCA
 PT Unilever Indonesia
Jawab .
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
1 J.S. Badudu Badudu J.S. Ba, J.S
2 George R. Terry Terry George R Te, Ge, R
3 Adi Agung Nugroho Nugroho Agung Adi Nu, Ag, Ad
Syamsudin No, Sy
Bandar Udara
4 Noor (Bandar (Bandar
Syamsudin Noor
Udara) Udara)
Central Asia
5 BCA Ce, (Bank)
(Bank)
Unilever Perseroan
6 PT Unilever Indonesia Un, In, Pt
Indonesia Terbatas

2. Jelaskan perbedaan melakukan filling system dengan menggunakan nomor, wilayah dan
subjek, berikan contohnya!
Jawab .
Filling System Pengertian Contoh
Nomor Filling System ini Pada lajur ini ada 10 pembagian kegiatan
merupakan sistem pokok kantor/perusahaan dengan nomor
penyimpanan arsip kode sebagai berikut .
yang berdasarkan kode
nomor sebagai 000            Pendidikan dan Latihan
pengganti dari nama
orang atau badan, yang 100            Keuangan
disebut juga inderect
filing system (karena 200            Personalia
penentuan nomor yang
300            Pembangunan
akan digunakan
memerlukan
400            Koperasi
pengelompokan
masalahnya terlebih
 dahulu).
500            Produksi

600            Pemasaran

700            Penelitian dan Laboratorium

800            Perlengkapan

900            Pengangkutan dan perbekalan

Wilayah Filling system wilayah Dalam penyimpanannya menurut sistem

adalah suatu sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau
penyimpanan arsip sistem tanggal. Sama halnya dengan
berdasarkan pembagian subjek atau nomor, susunan guide dan
wilayah atau daerah foldernya diatur menurut tingkatan
yang menjadi alamat tempat.
suatu surat.
Sebagai contoh adalah .

Indonesia (Negara) 

Sumatera (Provinsi)

Liot (Kabupaten)

Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Subjek Filling system subjek

merupakan suatu
sistem penyimpanan
arsip berdasarkan
masalah dimana surat –
surat dikelompokkan
kedalam daftar  indeks
untuk ditentukan
masalah-masalah yang
pada umumnya
terjadi.  
3. Jelaskan pengertian retensi Arsip serta jenis Arsip Keuangan pada Lembaga Negara dan
Pemerintah daerah. Bagaimanakah fungsi dari retensi Arsip tersebut? Jelaskan disertai
dengan contoh !
Jawab .
Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis
arsip keuangan, yang semakin banyak jumlah kegiatan akan semakin banyak jumlah arsip
yang diciptakan.
A. Jenis arsip keuangan lembaga negara meliputi :
a. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan RUU
APBN-P.
b. Pelaksanaan anggaran.
c. Bantuan/pinjaman luar negeri.
d. Pengelolaan APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN).
e. Sistem Akuntansi Instansi (SAI).
f. Pertanggungjawaban keuangan negara.
B. Jenis arsip keuangan pemerintah daerah meliputi :
a. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) dan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah Perubahan (APBD-P).
b. Penyusunan anggaran.
c. Pelaksanaan anggaran.
d. Bantuan/pinjaman luar negeri.
e. Pengelolaan APBD/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN).
f. Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD).
g. Penyaluran anggaran tugas pembantuan.
h. Penerimaan anggaran tugas pembantuan.
i. Pengelolaan anggaran Pemilu.
j. Pelaksanaan anggaran Pilkada dan anggaran biaya bantuan Pemilu.
k. Pelaksanaan anggaran operasional Pemilu,
l. Pemerintahan desa (bagi pemerintah daerah kabupaten).
m. Pemeriksaan/pengawasan keuangan daerah.
Jadwal retensi arsip berfungsi sebagai sebuah daftar tentang penyimpanan, jenis arsip, dan
penetapan tentang surat tersebut (dinilai kembali, dimusnahkan atau dipermanenkan) untuk
membantu organisasi atau perusahaan dalam melakukan penyusutan arsip surat.
Contohnya adalah pada saat pemerintah ingin melakukan penyusutan arsip dimana disitu
harus ada syarat JRA sebagai catatan atas penyusutan arsip yang akan dilakukan.
4. Jelaskan kegiatan Penyusutan Arsip secara garis besarnya!
Jawab .
Kegiatan penyusutan arsip .

1. Membentuk tim penilai

Tim penilai terdiri dari ketua yaitu pimpinan unit arsip 1, pimpinan unit pengolah, dan
arsiparis berdasarkan pada aturan yang telah ditetapkan. Tim penilai akan melaksanakan
penilaian/penyeleksian arsip dengan cara verifikasi langsung dengan menggunakan daftar
antensi arsip yang dilaporkan dalam bentuk notulensi arsip sebagai bahan pertimbangan
arsip.
2. Permintaan Penyusutan Arsip kepada kepala arsip nasional
Berkirim surat kepada kepala arsip nasional untuk meminta persetujuan
pertimbangan/penyusutan arsip yang dilengkapi dengan
1) Daftar arsip usul musnah
2) Pertimbangan panitia penilai atau notulensi
3) JRA
3. Penetapan arsip musnah
Setelah adanya surat balasan dari persetujuan usul musnah maka dilanjutkan dengan
pembuatan surat keputusan terhadap penyusutan arsip yang disetujui oleh menteri.
4. Berita acara penyusutan arsip
Setelah itu adalah pada tahapan penyusutan arsip yang wajib dilengkapi dengan berita
acara penyusutan arsip dengan saksi oleh kepala lembaga terkait pemilik arsip, bagian
legalitas, dan bagian pengawasan.

5. Jelaskan Perbedaaan antara pemeliharaan Arsip dengan Perawatan Arsip dan

bagaimanakah pendapat saudara mengenai sistem pengamanan Arsip di Indonesia dalam
perawatan dan pemeliharaab arsip, sertakan dengan contoh!
Jawab :
Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga
mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Sedangkan Perawatan,
merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan
perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
Menurut saya sistem pengamanan, perawatan, dan pemeliharaan arsip di Indonesia bisa
dikatakan cukup baik dalam hal pengelolaannya, hal ini dengan adanya regulaasi dan tata
cara yang tepat pengelolaan arsip memuat makanisme pemeliharaan dan perawatan arsip
mebjadi lebih kompetibel dan cukup efektif untuk pengamanan arsip penting bagi Indonesia.