KELOMPOK IV

Languju : ES1122026
Delle Darmansyah : ES1122028

BUKTI TRANSAKSI DAN KODE

Pada pokoknya terdapat dua kelompok bukti transaksi yang akan diproses menjadi
informasi, yaitu bukti transaksi yang berasal dari luar perusahaan, disebut bukti ekstern, dan
bukti-bukti transaksi dari dalam perusahaan, disebut bukti intern. Pada umumnya bukti intern
dari suatu perusahaan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Bukti transaksi penjualan dan penerimaan kas, terdiri dari formulir-formulir.
a. Pesanan (order) penjualan
b. Perintah pengiriman
c. Faktur penjualan
d. Surat pengangkutan (bill of lading)
e. Bukti memo (debit maupun kredit)
f. Pernyataan piutang (formulir ini bukan bukti transaksi).
2. Bukti transaksi pembelian dan pengeluaran kas, terdiri dari formulir-formulir:
a. Permintaan pembelian (jika prosedur pembelian berdasar anggaran, atau
transaksinya timbul dari proses transaksi sebelumnya, maka formulir ini dapat
diadakan).
b. Permintaan penawaran harga:
c. Order pembelian.
d. Laporan penerimaan barang
e. Bukti kas keluar (voucher pengeluaran).
f. Bukti pengeluaran kas kecil
g. Daftar pengeluaran kas kecil (formulir ini bukan bukti transaksi).
3. Bukti transaksi untuk personalia dan penggajian, terdiri dari formulir formulir:
a. Surat lamaran kerja.
b. Surat pengangkatan.
c. Surat pemberhentian (separation report).
d. Kartu hadir, bisa berbentuk clock cards. Kanu kerja, bisa berbentuk job ticket.
e. Cok gaji atau amplop gaji.
f. Strook gaji.
4. Bukti transaksi untuk akuntansi biaya, terdiri dari formulir-formulir :
a. Bukti pengeluaran barang gudang.
b. Bukti transter.
c. Bukti memo.
d. Kartu gudang (formulir Inl bukan bukti transaksi).
e. Kartu barang (formulir ini bukan bukti transaksi).
f. Kartu perhitungan persediaan (untuk perhitungan fisik atas barang-barang dalam
gudang).

A. RECORDS MANAGEMENT
Ruang lingkup dari records management adalah meliputi:
1. Menentukan kebutuhan formulir
Dalam kegiatan ini perancang sistem harus dapat menentukan formulir-formulir apa
saja yang dibutuhkan. Formulir yang dibutuhkan ini harus meliputi seluruh formulir
yang digunakan dalam perusahaan, termasuk di dalamnya formulir untuk bukti
transaksi dan formulir-formulir lainnya seperti laporan dan lain-lain.
 2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
Perencanaan formulir ini meliputi beberapa aspek bentuk, jumlah lembar, warna dan
lain sebagainya. Bentuk formulir yang direncanakan harus memenuhi beberapa
syarat umum yaitu mudah diisi, kolom-kolomnya cukup untuk data yang akan
diisikan, menghemat tenaga pengisian formulir, menyediakan tempat bagi nama
orang yang menangani formulir itu, dan ukurannya harus ekonomis.
Selain setiap lembar tembusan itu dibuat dengan warna yang berbeda, pada setiap
lembar tembusan perlu dituliskan nama bagian (orang) yang akan diberi tembusan
itu. Di samping hal-hal di atas, perencanaan formulir juga harus mempertimbangkan
kemudahannya untuk dicetak.
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir
Untuk dapat menentukan jumlah kebutuhan formulir dalam satu periode, diperlukan
pengetahuan yang cukup mengenai jenis dan irekuensi transaksi dalam
penisahaan. Tanpa pengetahuan ini tidak mungkin untuk dapat menentukan
kebutuhan jumlah formulir dengan tepat.
4. Mengawasi penggunaan formulir
Untuk formulir-formulir yang merupakan sitrat berharga (biasanya banyak dimiliki
oleh lembaga keuangan seperti bank) kalau perlu diawasi dengan menggunakan
metode perpetual yang diterapkan untuk setiap jenis formulir. Metode perpetual ini
hanya mencatat kuantitas dari formulir, dan tidak mencatat harga pokoknya.
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan saat pemusnahan.
Pada umumnya jangka waktu penyimpanan formulir dapat dipisahkan menjadi tiga
sebagai berikut:
a. Kurang dari satu tahun.
b. Lebih dari satu tahun.
c. Permanen (selamanya).
Dengan diketahuinya formulir itu masuk dalam jangka penyimpanan yang mana,
dapat ditentukan jangka waktu (lamanya) formulir itu harus disimpan dan tanggal
pemusnahannya.
6. Menentukan alat untuk mensortir dan menyimpan formulir.
Yang dimaksud dengan sortir secara logis ialah pensortiran data yang dilakukan
oleh komputer. Di sini formulir diproses tanpa disortir lebih dahulu, tetapi yang
disortir adalah datanya. Tempat penyimpanan formulir dalam pembicaraan di sini
adalah tempat untuk menyimpan formulir-formulir yang ada. Selain itu perlu juga
direncanakan tempat penyimpanan data untuk komputer.

B. KODE
Ada beberapa macam kode yang dapat digunakan, yaitu:
a. Kode dengan huruf (Alphabetic)
b. Kode dengan angka (Numeric)
c. Kombinasi huruf dan angka (Alphanumeric).

Berikut ini akan dibicarakan masing-masing kode di atas.

 Kode dengan Huruf (Alphabetic)
Kode dapat dibuat dengan menggunakan huruf. Ada berbagai macam cara yang
dapat digunakan untuk memberikan kode dengan huruf yaitu:
a. Dengan singkatan (mnemonic)
b. Dengan kombinasi beberapa abjad.
Kode huruf yang merupakan singkatan dapat dibuat sedemikian rupa sehingga
memberikan arti yang jelas bagi yang membaca kode itu. Misalnya dalam klasifikasi
rekening, untuk golongan aktiva lancar bisa diberi kode AL. Untuk rekening kas
dapat digunakan kode ALKAS, untuk rekening porsediaan barang diberi kode
ALPER dan seterusnya.
 Kode dengan Angka (Numeric)
Pada umumnya kode yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi dalam
suatu perusahaan adalah dengan menggunakan angka. Kode yang diberikan dapat
dibuat dengan berbagai macam cara seperti:
a. Urut nomor
b. Kode blok
c. Kode kelompok
d. Kode kelompok desimal.
Berikut ini akan dibicarakan setiap cara pemberian kode seperti yang telah
disebutkan di atas
 Kode Urut Nomor
Cara seperti ini biasanya digunakan untuk memberi kode pada bukti transaksi
seperti faktur penjualan, bukti kas keluar, formulir order pembelian dan lain
sebagainya. Dengan dipakainya kode urut angka ini dapat dilakukan
pengawasan terhadap penggunaan formulir. Bila suatu formulir (bukti) itu hilang
atau dibatalkan, maka dapat diketahui dari nomornya yang tidak ada.
 Kode Blok
Dalam cara ini kode diberikan dengan membuat blok angka tertentu untuk setiap
klasifikasi. Untuk dapat memberikan kode blok ini disusun klasifikasinya lebih
dahulu. Pertama kali rekening yang ada dikelompokkan seperti di bawah ini dan
setiap kelompok diberi blok nomor kode sebagai berikut:
Kelompok Kode
Aktiva 100-199
Utang 200-249
Modal 250-249
Pendapatan 300-399
Biaya Usaha 400-899
Penghasilan & Rugi Di Luar Usaha 900-999
Misalnya kelompok aktiva dibagi menjadi:
Kelompok:
Aktiva 100-199
Golongan:
Aktiva lancar 100-149
Investasi Jangka Panjang 150-159
Aktiva Tetap Berwujud 160-179
Aktiva Tetap Tidak Barujud 100-189
Aktiva Lain-lain 190-199
Masing masing golongan dipecah lagi menjadi subgolongan dan kemudian
dirinci menjadi jenis- jenis rekening. Misalnya golongan Aktiva Lancar dibagi
menjadi sub-sub golongan dan rekening sebagai berikut:
Kelompok : Aktiva 100-199
Golongan : Aktiva Lancar 100-149
Subgolongan : Kas & Bank 100-109
Piutang 110-119
Persediaan Barang 120-139
Uang Muka 140-149
Subgolongan Kas & Bank dapat dirinci monjadi jenis-jenis rekening sebagai
berikut:
Subgolongan : Kas & Bank 100-109
Jenis Rekening : Kas 100
Kas Kecil 101
Bank Bumi Daya 102
BNI 1946 103
Perincian jenis rekening untuk sub-sub golongan yang lain dengan
menggunakan kode blok dapat dilihat pada bagian belakang dari bab enam ini.
 Kode Kelompok
Kode kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap
kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening. Cara pemberian kode
kelompok dilakukan dengan memberikan kode pada setiap kelom pok seperti
berikut ini. Contoh ini merupakan penyusunan kode kelompok untuk klasifikasi
rekening.

Klasifikasi Kode
X x x x
Kelompok rekening
Golongan rekening
subgolongan rekening
Jenis rekening
Berikut ini adalah contoh pemberian kode kelompok untuk suatu klasifikasi
rekening.

Kode Kelompok
1 Aktiva
2 Utang
3 Modal
4 Pendapatan
5 Biaya Usaha
6 Penghasilan dan Blaya Di Luar Usaha

Kode untuk angka kedua dari kelompok aktiva akan nampak sebagai berikut:

Kode Kelompok
1 Aktiva
11 Aktiva Lancar
12 Investasi jangka panjang
13 Aktiva tetap berujud
14 Aktiva tetap tidak berujud
17 Aktiva lain-lain.

Kode untuk angka ketiga dari aktiva lancar akan nampak sebagai berikut:

Kode Kelompok
1 Aktiva
11 Aktiva lancar
111 Kas dan Bank
112 Surat-surat Berharga
113 Piutang
114 Persediaan
115 Uang Muka

Kode untuk angka keempat dari subgolongan kas dan bank akan nampak
sebagai berikut:
Kode Kelompok
 1 Aktiva
11 Aktiva lancar
111 Kas dan Bank
1111 Kas
1112 Kas kecil
1113 Bank Bumi Daya Cabang Yogyakarta
1114 BNI 1946 Cabang Bulaksumur

Kerangka Rekening Perusahaan Manufaktur dengan Kode Blok dan Kode Kelompok

Rekening Neraca Kode Blok Kode

Kelompok

Aktiva 100-199 1
Aktiva Lancar Kas 100-149 11
Kas & Bank 100-105 111
Kas 100 1111
Kas Kecil 101 1112
Bank Bumi 102 1113
BNI 1946 105 1114
Surat-Surat Berharga 106-109 112
Surat Berharga - Saham Biasa 106 1121
Surat Berharga - Saham Prioritas 107 1122
Surat Berharga – Obligasi 108 1123
Piutang 110-119 113
Piutang Wesel 110 1131
Piutang Wesel Didiskontokan 111 1132
Piutang Dagang 112 1133
Cad. Kerugian Piutang 113 1134
Piutang Pegawai 114 1135
Piutang Direksi 115 1136
Piutang Pendapatan 119 1137
Persediaan 120-129 114
Persediaan Bahan Baku/Penolong 120 1141
Persediaan Barang dalam Proses 121 1142
Persediaan Barang Jadi 122 1143
Persediaan Bahan Bakar 125 1144
Persediaan Suku Cadang 129 1145
Persekot (Uang Muka) 130-139 115
Persekot Pembelian 130 1151
Persekot Pajak Penghasilan 131 1152
Persekot Biaya Asuransi 132 1153
Persekot Biaya Lain 133 1154
Investasi Jangka Panjang 140-149 12
Investasi Saham 140 1201
Investasi Obligasi 141 1202
Investasi Lain 142 1203

Aktiva Tetap Berujud 150-179 13

Harga Perolehan Aktiva Tetap 150-159 131
Tanah 150 1311
Emplasemen 151 1312
 Gedung 152 1313
Mesin dan Alat-alat 153 1314
Mebel dan Alat Kantor 154 1315
Kendaraan 155 1316
Alat Kerja (small tools) 156 1317
Penilaian Kembali (Hevaluasi) 160-169 132
Tanah-Penilaian Kembali 160 1321
Emplasemen-Penilaian Kembali 161 1322
Gadung-Penilaian Kembali 162 1323
Mesin dan Alat-alat-Penilaian 163 1324
Mebel dan Alat Kantor Penilaia 164 1325
Akumulasi Depresiasi 170-175 133
Akumulasi Depresiasi Emplasemen 171 1332
Akumulasi Depresiasi Gedung 172 1333
Akumulasi Depresiasi Mesin & Alat 173 1334
Akumulasi Depresiasi Mebel dan
Alat Kantor 174 1335
Akumulasi Depresiasi Kendaraan 175 1336
Akumulasi Depresiasi Penilaian 176-179 134
Akumulasi Depresiasi - PK 176 1342
Akumulasi Depresiasi Gedung-PK 177 1343
Akumulasi Depresiasi Mesin & Alat 178 1344
Akumulasi Depresiasi Mebel dan Alat
Kantor – PK 179 1345
Aktiva Tetap Tidak Berujud 180-189 14
Goodwill 180 1401
Patent 181 1402
Merk Dagang 182 1403
Lain-lain 183 1404
Aktiva Lain 190-195 17
Bangunan dalam Pelaksanaan 190 1701
Piutang Jangka Panjang 191 1702
Jaminan PLN, Telkom dan PAM 192 1703
Rekening Proforma 196-199 18
Gaji & Upah 196 1801
Penjualan Tunal 197 1802
Utang 200-249 2
Utang Jangka Pendek 200-229 21
Utang dari Pembelian 200-204 211
Utang Wesel 200 2111
Utang Dagang 201 2112
Utang Pajak 205-209 212
Utang PPH Karyawan 205 2121
Utang PPN 206 2122
Utang PPH 207 2123
Utang Dividen 210-214 213
Utang Dividen 210 2131
Utang Biaya 215-219 214
Utang Gaji & Upah 215 2141
Ulang Bunga 216 2142
Utang Sewa 217 2143
Utang Jangka Pendek Lain 220-229 215
Utang Panjang Jatuh Tempo 220 2151
Utang Jangka Pendek Lain 221 2152
Utang Jangka Panjang 230-249 22
 Utang Kredit Investasi 231 2201
Utang Kredit Exploitasi 232 2202
Utang Obligasi 234 2203
Modal 250-299 3
Modal Statutair 250 3001
Modal Saham dalam Portepel 251 3002
Agio Saham 252 3003
Disagio Saham 253 3004
Modal Sumbangan 254 3005
Modal Penilaian Kembali 255 3006
Laba Tidak Dibagi 256 3007
Cadangan untuk Expansi 257 3008
Cadangan Pelunasan Utang JP 258 3009
Rekening-rekening Rugi Laba
Pendapatan 300-399 4
Hasil Penjualan 300-304 41
Hasil Penjualan Produk 300 4101
Hasil Penjualan Afval 301 4102
Pengurangan Penjualan 305-309 42
Potongan Penjualan 305 420
Retur Penjualan 306 4202
Biaya Usaha 400-899 5
Harga Pokok Penjualan 400-499 51
Harga Pokok Penjualan 400 5101
Biaya Produksi 500-599 52
Biaya Produksi Tidak Langsung 500-549 521
Biaya Produksi Tidak Langsung
Departemen Produksi 500 5211
Biaya Produksi Tidak Langsung
Departemen Pembantu 540 5212
Barang dalam Proses 550-699 522
Barang dalam Proses-Bahan Baku 550 5221
Barang dalam Proses-Tenaga Kerja 600 5222
Barang dalam Proses-Overhead 650 5223
Biaya Administrasi dan Umum 700-799 53
Biaya Gaji & Upah 700 5301
Biaya Lembur 701 5302
Biaya Pengobatan & Perawatan 702 5303
Biaya Asuransi 703 5304
Biaya Reparasi & Pemeliharaan 704 5305
Biaya Dep. Gedung/Alat Kantor 705 5306
Kerugian Piutang 706 5307
Biaya Alat Tulis Photokopi & Photo 707 5308
Biaya Administrasi dan Umum Lain 708 5309
Biaya Penjualan 800-899 54
Biaya Gaji & Lembur 800 5401
Biaya Lembur 801 5402
Biaya Pengobatan & Perawatan 802 5403
Biaya Iklan 803 5404
Biaya Kirim Penjualan 804 5405
Biaya Penjualan Lain 805 5406
Penghasilan & Biaya Di Luar Usaha 900-999 6
Penghasilan Di Luar Usaha 900-909 6101
Penghasilan Bunga 900 6101
Penghasilan Jasa Giro 901 6102
 Penjualan Surat Berharga 902 6103
Penghasilan/Laba Lain-lain 903 6104
Biaya Di Luar Usaha 910-919 62
Biaya Bunga 910 6201
Rugi Selisih Kurs 911 6202
Rugi Penjualan Surat Berharga 912 6203
Rugi Lain lain 913 6204
Laba Tidak Biasa 920-929 63
Laba Penjualan Aktiva Tetap 920 6301
Koreksi Laba Tahun-tahun Lalu 921 6302
Laba Lain-lain 929 6303
Rugi Tidak Biasa 930-939 64
Rugi Penjualan Aktiva Tetap 930 6401
Rugi Lain lain 931 6402
Rugi-Laba 999 65
Rugi-Laba 999 6501

 Kode Kelompok Desimal

Cara pemberian kode ini adalah seperti cara kode kelompok, yaitu digunakan
beberapa digit kode, di mana setiap digit dipakai untuk kode dari kelompok,
golongan, subgolongan dan jenis rekening. Penggunaan kode kelompok desimal
ini dalam klasifikasi rekening nampak sebagai berikut:
Rubrik 1: Rekening Aktiva Tetap dan Modal
Rubrik 2: Rekening Keuangan Rubrik 3: Rekening Netral
Rubrik 4: Rekening Persediaan Bahan Baku, Penolong, Setengah Jadi dan
Supplies
Rubrik 5: Jenis Biaya
Rubrik 6: Tempat Biaya
Rubrik 7: Rekening Fabrikase (Penanggung Biaya) Rubrik 8: Rekening
Persediaan Barang Jadi
Rubrik 9: Rekening Pendapatan Rubrik 10: Rekening Rugi & Laba Umum.
 Kombinasi Huruf dan Angka (Alphanumeric)
Kodenya dapat dibuat seperti berikut ini:
Klasikasi Kode
Aktiva Lancar AL
Investasi Jangka Panjang IP
Aktiva Telap AT
Aktiva Lain AK
Perincian kelompok itu menjadi janis rekening dapat disusun dengan kode
sebagai berikut:
Klasikasi Kode
Aktiva Lancar AL
Kas AL 01
Kas Kecil AL 02
Bank Bumi Daya AL 03
dan seterusnya.
Aktiva Telap AT
Tanah AT OF
Gedung AT 02
Mesin dan Alat AT 03
dan seterusnya.
C. PENGGUNAAN KODE
Kode banyak digunakan dalam sistem informasi akuntansi, biasanya kode yang
digunakan adalah kode dengan angka. Selain itu kode juga digunakan sebagai kunci
(Key) untuk pengolahan data. Berbagai jenis transaksi dapat diubah menjadi kode dan
hal ini akan memudahkan proses pengolahannya. Berikut ini beberapa transaksi dan
nomor kode yang digunakan.

Transaksi Kode
Rekening Nomor Rekening
Penjualan Kode Persediaan
Persediaan Bahan Kode Persediaan
Persediaan Barang Jadi Kode Produk
Piutang Dagang Nomor Langganan
Utang Dagang Nomor Kreditur
Aktiva Tetap Nomor Aktiva