Kata Pengantar

Segala puji dan syukur penyusun panjatkan kepada tuhan YME, sehingga penyusun dapat
menyelesaikan penulisan Modul Administrasi Humas dan Keprotokolan sesuai dengan
kurikulum 2013.
Modul ini disusun berdasarkan KI & KD serta Silabus Kurikulum 2013 dan mencari materi
pada buku-buku referensi yang tercantum pada daftar pustaka, internet, serta diskusi.
Materi yang tercantum pada modul ini sesuai dengan materi yang terdapat pada silabus
yang mencakup hal-hal yang berkaitan dengan administrasi humas dan keprotokolan.
Penyusun berharap dengan adanya modul ini dapat dijadikan media pembelajaran dan
menjadi sumber ajar bagi peserta didik sesuai dengan harapan kurikulum 2013.

Bogor, Agustus 2014

Penyusun

1
 Daftar Isi
Kata Pengantar
3.1 Mendeskripsikan Pengertian Humas
A. Pengertian Humas (Hubungan
Masyarakat) 7
B. Tujuan Hubungan Masyarakat 7
C. Fungsi Hubungan Masyarakat 7
D. Tugas-tugas inti Seorang Public
Relations 8
Diskusi 10
4.1 Mengirim Pesan Kepada Publik
1. Pengertian dan Definisi Komunikasi
2. Unsur-unsur Komunikasi 10
3. Proses Komunikasi 11
4. Umpan Balik 11
5. Public Relations 11
6. Apakah Public Relations
Merupakan Termasuk Proses
Komunikasi ? 12
7. Proses Kegiatan Humas 12
8. Untuk Memperoleh Dukung Publik
Dapat Dilakukan dengan Tiga Cara
Pendekatan 16
Diskusi 16
3.2 Mengemukakan media-media humas
A. Media Komunikasi 17
B. Pemilihan Media Berita 17
C. Karakteristik Media 17
D. Teknik Penulisan Berita 19
E. Jenis-Jenis Berita 20
F. Wawancara 21
Latihan 1 23
4.2 Menggunakan media (foto) untuk
menyampaikan pesan kepada publik
A. Komunikasi dan Pesan 23
B. Semiotika 23
C. Komunikasi Sekunder 23
Diskusi 25 - 27
Ulangan Harian 1
2
3.3 Mengidentifikasi Macam-macam
Humas
4.3 Mengevaluasi Macam-macam Humas
yang Ada di Instansi
Macam-macam humas 28
1. Hubungan Masyarakat sebagai
Methode of Communication 28
2. Hubungan Masyarakat sebagai
State of Being 28
3. Pengetahuan Protokoler di
Indonesia
a. Tata Ruang 29
b. Tata Upacara 30
c. Preseance (Tata Tempat
Duduk) 31
d. Tata Busana 33
e. Tata Warkat 33
Latihan 34
Ulangan Harian 2
3.4 Mengidentifikasi profil humas
4.4 Mengolah informasi yang diterima
dari media secara efektif dan efisien
1. Bentuk Humas (Alternatif PRO =
Public Relations Officer) 34
2. Kedudukan Humas Saat Ini
3. Tempat Humas dalam Struktur
Organisasi 34
4. Satuan Organisasi Humas 35
5. Kedudukan Humas dalam
Perusahaan atau Organisasi 36
6. Syarat-syarat Pejabat Humas 36
3.5 Menguraikan Organisasi Profesi
Humas
4.5 Memilah Jenis Organisasi Profesi
Humas
I. Integritas Pribadi dan Profesional 38
II. Perilaku Terhadap Klien dan
Pimpinan 38
III. Perilaku Terhadap Publik dan
Media Massa 38
IV. Perilaku Terhadap Rekan
Seprofesi 38
A. Pengertian dan Definisi Etika 39
B. Sistematika Etika 39
C. Etika Profesi 40
D. Ciri-ciri Profesi 40
E. Kode Etik Profesi Humas 40
F. Kode Etik Kehumasan Indonesia
41
34
Ulangan Harian 3
3
3.6 Mengidentifikasi Kegiatan Internal/Ekstrenal
Public Relations
4.6 Mempraktekkan Kegiatan Humas
Internal/Eksternal
A. Internal Public Relations
1. Pengertian Internal Public Relations 43
2. Tujuan Melakukan Kegiatan Internal Public
Relations 43
3. Perincian Tujuan dari Kegiatan Internal
Public Relations 43
4. Asumsi Dasar 43
5. Penggolongan Internal Public Relations
A. Hubungan dengan Karyawan
(Employee Relations) 44
B. Hubungan dengan Pemegang Saham
(Stockholder Relations) 44
C. Hubungan dengan Keluarga Karyawan 44

B. Eksternal Public Relations

1. Tujuan Mengadakan Kegiatan dengan Eksternal Public Relations 45
2. Asumsi Dasar 45
3. Penggolongan Eksternal Public Relations 45
A.. Hubungan dengan Pelanggan (Customer
Relations) 45
B.. Hubungan dengan Masyarakat Sekitar
Perusahaan (Community Relations) 46
C.. Hubungan dengan Pemerintah 46
D.. Hubungan dengan Media Massa 47

Ulangan Harian 4

4
3.7 Mendeskripsikan Pengertian Rapat
atau Pertemuan
A. Pengertian Pertemuan 48
Diskusi Kelompok 50
B. Pengertian Rapat 50
Diskusi Kelompok 51
4.7 Membuat Rencana Rapat/Pertemuan
A. Fungsi Rapat 52
B. Tujuan Rapat 52
Diskusi Kelompok 53
C. Alasan atau Pertimbangan
Rapat 53
D. Membuat Rencana Rapat 54
E. Persiapan Administrasi (Bahan
Rapat) 54
F. Menyusun Acara Rapat 55
Diskusi Kelompok 55
G. Undangan Rapat 55
Tugas 57
H. Mempersiapkan Tempat,
Perlengkapan, Akomodasi,
Konsumsi
1. Mempersiapkan Tempat
Rapat 57
2. Mempersiapkan Perlengkapan
Rapat 57
3. Mempersiapkan Akomodasi
dan Konsumsi
a. Konsumsi 58
b. Akomodasi 58
c. Transportasi 59
d. Kesehatan dan
Keamanan 59
e. Pengecekan Persiapan
Akhir 59
Diskusi Kelompok 60
3.8 Menjelaskan Teknik Penyelenggaraan
Rapat
1. Teknik Membuka Rapat 60
2. Teknik Menutup Rapat 61
a. Menyusun Ringkasan atau
Kesimpulan 61
b. Kalimat Penutup 61
3. Teknik Memimpin Rapat
a. Sikap dan Sifat yang Harus
Dimiliki Seorang Pemimpin
Rapat 61
b. Fungsi Pemimpin Rapat 62
4. Hal-hal yang harus diperhatikan
ketika pemimpin rapat akan
menjawab pertanyaan 63
5. Teknik Mengajukan Pendapat dan
Bertanya dalam Rapat 63
6. Teknik Bertanya dalam Rapat 64
Diskusi Kelompok 65
4.8 Menyelenggarakan Rapat Bulanan
1. Pelaksanaan Rapat 65
2. Masalah yang Dirapatkan 67
3. Tipe Pemimpin Rapat 67
4. Peserta Rapat 68
a. Sifat atau Karakter Peserta
Rapat 68
b. Fungsi Peserta Rapat 69
Diskusi Kelompok 70
Ulangan Harian 5
3.9 Mengidentifikasi Bentuk-bentuk
Rapat
4.9 Menyelenggarakan Rapat Internal
1. Rapat Berdasarkan Tujuannya 71
2. Rapat Berdasarkan Sifatnya 71
3. Rapat Berdasarkan Jangka
Waktunya 71
4. Rapat Berdasarkan
5
 Frekuensinya 71
5. Rapat Berdasarkan Pesertanya 72
3.10 Menguraikan Tentang Tata Ruang
Rapat
4.10 Membuat Lay Out Ruang Rapat
1. Tata Letak Ruang Rapat 72
Diskusi Kelompok 75
Ulangan Harian 6
3.11 Menjelaskan Prosedur Rapat
A. Prosedur Pertemuan atau Rapat76
B. Etika Pertemuan dan Gaya
Komunikasi
1. Etika Pertemuan 77
2. Gaya Komunikasi 78
Tugas 79
Diskusi Kelompok 80
Tugas 80
4.11 Membuat Prosedur Pelaksanaan
Rapat
Diskusi Kelompok 81
Tugas 81
Ulangan Harian 7
3.12 Menguraikan Sistematika Penulisan
Notula
1. Pengertian Notula 81
2. Fungsi Notula 81
3. Macam-macam Notula 83
4. Garis Besar Notula
1. Isi Notula 84
2. Susunan Notula 85
4.12 Membuat Notula Rapat
Soal Latihan 85
Ulangan Harian 8
Praktik Menyelenggarkan Rapat
6
 MODUL
ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

3.1 Mendeskripsikan
Pengertian Humas
B. Pengertian Humas (Hubungan
Masyarakat)
Pengertian hubungan masyarakat berdasarkan
kamus manajemen
Adalah seni menyajikan pandangan dan
kepentingan organisasi dengan sebaik dan sejelas mungkin kepada pihak-pihak yang sangat
berkepentingan terhadap perusahaan, seperti para penanam modal, pelanggan, pegawai, pembuat
peraturan (legislator), pengamat lingkungan, dan sebagainya.

Banyak para ahli yang mendefinisikan tentang Hubungan Masyarakat atau Public Relations
diantaranya :
a. Institute of Public Relations
Humas adalah upaya dilangsungkan terencana dan berkesinambungan dalam rangka
menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan
segenap publiknya.

b. Frank Jefkins
Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik ke
dalam maupun keluar antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan spesifik yang
berlandaskan pada saling pengertian.

c. Edward L. Bernays
Humas mempunyai tiga arti : 1) Penerangan
kepada masyarakat, 2) Persuasif untuk
mengubah sikap dan tingkahlaku masyarakat, 3)
Usaha untuk mengintergasikan sikap perbuatan
masyarakat dan sebaliknya.

d. Cutlip dan Centre serta Glen M. Broom

Humas adalah fungsi manajemen yang menilai
sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan

7
 B. Tujuan Hubungan Masyarakat
Tujuan Humas dalam suatu perusahaan
adalah :
tata cara seseorang atau organisasi demi 1. Menciptakan opini publik yang
kepentingan publik serta merencanakan dan favourable (saling menguntungkan)
melakukan suatu program kegiatan untuk meraih tentang kegiatan-kegiatan yang
pengertian dan dukungan publik. dilakukan oleh organisasi yang
bersangkutan

Kesimpulan dari definisi

2. Menciptakan sense of belonging (rasa
memiliki) terhadap perusahaan
di atas : 3. Menciptakan gairah kerja
1. Humas adalah suatu proses komunikasi 4. Menciptakan hubungan yang
2. Humas adalah suatu fungsi manajemen harmonis sesama karyawan
3. Sasaran humas adalah internal dan eksternal 5. Memperoleh dukungan publik tentang
publik kebijakan perusahaan atau instansi
4. Humas mempunyai tujuan membina hubungan dalam arti dukungan :
yang harmonis dengan publiknya  Memperluas langganan
5. Humas mengutamakan kepentingan publiknya.  Mencari dan mengembangkan
modal
C. Fungsi Hubungan Masyarakat
Fungsi Humas dalam suatu perusahaan adalah :
1. Memelihara komunikasi yang baik dengan karyawan, pemegang saham, dan keluarga
karyawan
2. Membantu pimpinan dalam merumuskan kebijakan
3. Mengadakan acara-acara yang bersifat hiburan atau olah raga dalam lingkungan perusahaan
4. Memelihara komunikasi yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan, langganan,
instansi pemerintah dan media massa
5. Mengubah dan mempengaruhi pendapat publik untuk mendukung kebijakan perusahaan
sehingga terbentuk pendapat publik yang favourable.

D. Tugas-tugas Inti Seorang Public Relation

1. Reputasi, keberuntungan, bahkan eksistensi lanjutan
dari sebuah perusahaan, dapat bergantung dari
keberhasilan PR menafsirkan target publik untuk
mendukung tujuan dan kebijakan dari perusahaan yang
bersangkutan. Seorang PR specialiast menyajikan hal
tersebut sebagaimana halnya seorang penasihat dalam
bidang bisnis, asosiasi non-profit, universitas, rumah
sakit dan organisasi lain. Selain itu, mereka juga
membangun dan memelihara hubungan positif dengan
publik.
2. Seorang PR mengurus fungsi-fungsi organisasi, seperti menghadapi media, komunitas dan
konsumen. Dalam hubungannya dengan pemerintah, mereka mengurus kampanye politik,

8
 representasi para interest-group, sebagai memelihara dan mempertahankan
conflict-mediation, atau mengurus kontak antara perwalian organisasi dan
hubungan antara perusahaan tempat publik. Mereka mengatur speaking
mereka bekerja dengan para investor. engagement, pidato untuk kepentingan
Seorang PR tidak hanya berfungsi untuk sebuah perusahaan, membuat film, slide,
"mengatakan sejarah organisasi", tapi atau presentasi visual lain dalam
mereka juga dituntut untuk mengerti meeting dan merencanakan konvensi.
tingkah-laku dan memperhatikan konsumen, Sebagai tambahan, mereka juga
karyawan dan kelompok lain yang juga bertanggung jawab menyiapkan annual
merupakan bagian dari deskripsi kerjanya. reports dan menulis proposal untuk
Untuk meningkatkan komunikasi, seorang proyek-proyek yang beragam.
PR juga membangun dan memelihara 6. Dalam pemerintahan, seorang PR--yang
hubungan yang koperatif dengan wakil-wakil kemungkinan akan disebut sebagai
komunitas, konsumen, karyawan dan public "sekretaris pers", "information officer",
interest group, juga dengan perwalian dari "public affair specialist" atau
media cetak dan broadcast. "communications specialist", bertugas
3. Seorang PR menyampaikan informasi pada menginformasikan pada publik
publik, interest group, pemegang saham, mengenai aktivitas yang dilakukan
mengenai kebijakan, aktivitas dan prestasi agen-agen pemerintah dan pegawai-
dari sebuah organisasi. Tugas tersebut juga pegawai resminya.
berhubungan dengan mengupayakan pihak 7. PR yang berurusan dengan publisitas
manajemen untuk supaya tetap sadar untuk individual, atau mereka yang
terhadap tingkah laku publik dan menaruh menangani Public Relations untuk
perhatian terhadap grup-grup dan organisasi kecil, kemungkinan akan
organisasi, dengan siapa mereka biasa berurusan dengan semua aspek
berhubungan. pekerjaan. Mereka akan menghubungi
4. Seorang PR menyiapkan pers rilis dan orang-orang, merencanakan dan
menghubungi orang-orang di media, yang melakukan penelitian dan menyiapkan
sekiranya dapat menerbitkan atau material untuk distribusi. Mereka juga
menyiarkan material mereka. Banyak mengurusi pekerjaan advertising atau
laporan khusus di radio atau televisi, berita sales promotion untuk mendukung
di koran dan artikel di majalah, bermula dari kegiatan marketing.
meja seorang PR.
5. Seorang PR juga mengatur dan
mengumpulkan program-program untuk

9
 Diskusi
1. Sebutkan Beberapa kegiatan humas dalam menangani pekerjaan
kantor berkaitan dengan tugas-tugas inti seorang public relations

4.1 Mengirim Pesan Kepada Publik

1. Pengertian dan definisi komunikasi
a. Pengertian komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris, communication berasal dari kata Latin;
communis yang berarti sama. Sama di sini maksudnya mempunyai arti atau makna yang
sama. Jadi kalau ada dua orang terlibat dalam bentuk percakapan, maka komunikasi
akan terjadi selama ada kesamaan makna atau artinya.

b. Definisi komunikasi
A.M. Hoetta Soehoet mendefinisikan komunikasi sebagai berikut : “ komunikasi
merupakan ilmu yang mempelajari usaha manusia dalam menyampaikan isi
pernyataannya kepada manusia lain.”

2. Unsur-unsur Komunikasi
Unsur – unsur komunikasi diantaranya adalah :
1. Komunikator
Merupakan seorang pengirim pesan atau bisa juga dikatakan sebagai sender.
Komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan melalui media. Komunikator bisa
saja seorang (tunggal), kelompok, atau sebuah organisasi pengirim berita.
2. Komunikan
Merupakan penerima pesan atau berita dari komunikator atau juga yang biasa disebut
receiver. seorang komunikan harusnya mampu mengerti pesan yang disampaikan oleh
seorang komunikator agar proses komunikasi yang terjadi dapat berjalan sempurna dan
benar sehingga menimbulkan feedback.
3. Pesan
Merupakan suatu perihal yang akan
disampaikan dari komunikator kepada
komunikan melalui sebuah media. Pesan
dapat berupa lisan maupun tulisan, dapat
juga melalui suara, lambang, symbol,
mimik wajah.
4. Media

10
 Merupakan saluran yang digunakan komunikator untuk mengirimkan sebuah pesan
kepada komunikan. Terdapat dua cara dalam proses komunikasi, secara langsung atau
tanpa media dan menggunakan sarana media seperti tv, telepon, fax dsb.
5. Efek
Efek diartikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan oleh sebuah pesan yang diterima
komunikan. Jika komunikan mampu mengerti isi pesan tersebut maka biasanya akan
terjadi suatu imbal balik untuk merespon pesan tersebut.

3. Proses Komunikasi
Secara sederhana proses komunikasi dapat dijelaskan sebagai berikut :
2. Komunikator mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud (komunikan).
Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat
symbol – symbol yang bisa dimengerti kedua
pihak.
3. Pesan itu disampaikan melalui suatu saluran
media baik secara langsung maupun tidak
langsung. Contohnya berbicara melalui telepon,
surat, e-mail, atau media lainnya
4. Komunikan menerima pesan yang disampaikan
dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya
ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan
itu sendiri.
5. Komunikan memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang
dikirimkan, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim
4. Umpan Balik
Umpan balik sangat penting dalam proses komunikasi, karena dengan terjadinya umpan balik
maka dapat dikatakan proses komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik atau tidak.
Karena dimana terjadi umpan balik dalam proses tersebut maka akan timbul efek sebagai
suatu bukti bahwa proses tersebut dapat dikatakan berhasil.

5. Public Relations
Menurut W. Emerson Reck, Public Relations
adalah sebuah bentuk pelaksanaan dari
penetapan kebijakan, pelayanan dan sikap
yang disesuaikan dengan keperluan
masyarakat atau segolongan masyarakat agar
organisasi tersebut mendapat kepercayaan dari
mereka.
Public Relations juga dapat disebut sebagai jembatan penghubung antara sekelompok
manusia di suatu organisasi dengan sekelompok manusia lain. Keberagaman karakter dan

11
 sifat manusia lebur menjadi satu dalam memahami organisasi atau perusahaan tertentu
karena adanya hubungan masyarakat yang menerangkan fungsi dari kelembagaan tersebut
demi mewujudkan keentingan bersama.

6. Apakah Public Relations merupakan termasuk proses komunikasi ?

Public Relations dapat pula dikatakan sebagai proses komunikasi. Mengapa demikian ? karena
sebagian besar kegiatan yang dilakukan oleh Public Relations ini menggunakan media ataupun
tanpa media yang tujuan nya adalah membuat public mengerti apa yang dijelaskan oleh
organisasi yang menjalankan Public Relations tersebut. Sehingga diharapkan terjadi umpan balik
(feedback). Meskipun nantinya tidak terdapat feedback, setidaknya terdapat proses komunikasi
dimana seorang komunikator dari PR menyampaikan suatu pesan kepada masyarakat. Hal ini

7
saja sudah dapat dikatakan bahwa Public Relations merupakan suatu proses komunikasi.

Proses kegiatan Humas meliputi :

1. Penelitian/riset (fact finding)

5
2. Perencanaan (planning)
3. Komunikasi (communication)
4. Penilaian (evaluation)

Keterangan :
1. Penelitian/riset (fact finding)
Tujuan mengadakan penelitian adalah :
Untuk mengetahui apakah situasi dan pendapat masyarakat mendukung atau menghambat
kegiatan dari perusahaan.
Menurut Cutlip & Center, dalam penelitian opini terdapat empat fase, yaitu :
A. Penelitian tentang situasi yang sedang terdapat (current situation) khususnya apa yang
sedang dipikirkan orang dan mengapa mereka memikirkan
B. Penelitian tentang prinsip-prinsip dasar Humas yang sedang dijalankan perusahaan
C. Penelitian tentang hasil bagaimana orang memberikan reaksi terhadap prestesting yang
diadakan perusahaan, yaitu dalam reaksi pendapat tentang suatu iklan atau artikel
D. Mengadakan evaluasi mengenai bagaimana orang memberikan reaksi terhadap stimulant
(rangsangan) yang diberikan oleh perusahaan.

Mengumpulkan data tidak resmi dapat dilakukan oleh pejabat Humas bisa melalui :
A. Hubungan personal melalui telepon atau surat
B. Mengadakan diskusi bersama dalam satu panel
C. Mengadakan analisis dari volume dan pengiriman surat yang masuk
D. Laporan-laporan yang diterima tentang khalayak dari para agen
E. Mengumpulkan guntingan pers tentang perusahaan
F. Mengadakan konfrensi pers dengan tokoh masyarakat
12
G. Meneliti hasil penjualan atau out-put suatu perusahaan.
2. Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah penentuan suatu tindakan itu dilakukan atau proyeksi tentang apa yang
harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang valid dan berharga.

Hakekat perencanaan :
Perencanaan yang efektif didasarkan atas data yang
faktual.

Tujuan perencanaan :
Adalah untuk memudahkan pencapaian target atau
sasaran

Suatu perencanaan yang baik harus bersifat :

A. Rasional :
Berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang
masak sehingga dapat dilakukan secara logis
(bukan hal yang muluk-muluk)
B. Fleksibel :
Dapat diterapkan pada tempat, waktu dan keadaan bagaimanapun (rencana yang luwes)
C. Kontinyu :
Perencanaan itu harus berkelanjutan, perkembangan situasi akan memerlukan perencanaan
untuk keseuaian pelaksanaan kerja selanjutnya.

Perencanaan yang baik meliputi persoalan-persoalan yang terdiri dari unsure 5 W + 1 H, yaitu :
 What : Apa rencananya, tujuan apa yang akan dicapai
 Why : Mengapa rencana itu dibuat
 Where : Dimana rencana itu dilaksanakan
 When : Kapan rencana itu dilaksanakan
 Who : Siapa yang akan melaksanakan rencana tersebut
 How : Bagaimana rencana itu akan dilaksanakan

Tahap Perencanaan Dalam Kegiatan Komunikasi :

A. Pembatasi masalah dan sasaran
B. Penyusunan pesan yang terdiri dari :
a. Materi
b. Lambang komunikasi yang digunakan
c. Etika pesan
d. Estitika pesan dan penyajian
e. Perasaan keadilan

13
C. Penentuan saluran komunikasi yang a. 1 kali
digunakan b. 2 kali
D. Penetapan gradasi intensitas yang akan c. 3 kali
dicapai, meliputi : d. Terus menerus
a. Pemberitahuan F. Penentuan waktu penyampaian pesan
b. Penerangan  Pagi hari
c. Pembujukan  Siang hari
d. Propaganda  Sore hari
e. Agitasi  Malam hari
f. Indoktrinasi  Siang – malam
E. Penentuan frekwensi pesan G. Penentuan tempat

3. Komunikasi (communication)

Dalam melaksanakan komunikasi perlu diketahui dengan jelas “Traget Audience “ (siapa yang
menjadi sasaran dalam komunikasi)
Pesan komunikasi hendaknya :
Accepeted ; yaitu pesan itu sampai dan diterima
Bukan
Received ; yaitu pesan itu sampai

Terdapat dua pendekatan yang dilakukan Humas dalam

melaksanakan kegiatan komunikasi, yaitu
A. Pendekatan Internal publik, yaitu pendekatan yang
berdasarkan hubungan para pegawai dengan lingkungan
pekerjaannya
Tujuan melakukan pendekatan dengan internal publik adalah :
 Untuk mengetahui sejauh mana kesadaran pegawai dalam hal tanggung jawab terhadap
lingkungannya

14
  Untuk memberi bimbingan dan pembinaan

B. Pendekatan Eksternal publik, yaitu segala kegiatan Humas dilakukan semata-mata untuk
mendekatkan hubungan antara perusahaan dengan publik eksternal, sehingga timbul
dukungan dan kepercayaan (goodwill)
Tujuan melakukan pendekatan dengan eksternal publik adalah untuk mencari dukungan dan
kepercayaan dari eksternal public

Catatan :
 Mengingat golongan eksternal mempunyai kepentingan yang
berbeda maka pelaksanaan berkomunikasi menggunakan
kebijakan yang berbeda pula
 Dalam tindakan komunikasi ini segala media massa dapat
digunakan oleh pejabat Humas dengan memperhatikan karateristi
khalayak yang menjadi sasan.

4. Evaulasi (evaluating)
Berdasarkan evaluasi dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada tiap-tiap tahap
dan ini digunakan untuk penyempurnaan kegiatan Humas yang akan datang.

Tujuan evaluasi adalah :

Untuk mengetahui apakah kegiatan Humas dilaksanakan menurut
rencana atau tidak, berdasarkan penelitian atau tidak ?

Tahap evaluasi biasanya dilakukan melalaui pres-testing yang meliputi :

a. Apakah maksud pesan dipahami oleh publik ?
b. Berapa pokok masalah pesan yang tertangka oleh publik ?
c. Apakah gambaran dan pengertian yang diperoleh publik sesuai dengan maksud dengan
komunikator ?

15
8. Untuk memperoleh dukung publik dapat dilakukan dengan tiga cara
pendekatan, yaitu :
1. Berdasarkan Publisitas saja ;
Yaitu dengan cara mengeluarkan siaran dengan kata-kata yang muluk atau gambar-gambar
yang indah, hal ini diharapkan dapat mempengaruhi publik meskipun hasil produksi atau
keadaan organisasi yang buruk.

2. Berdasarkan perbuatan baik tanpa publisitas ;

Yaitu dengan segala perbuatan yang dilakukan sebaik-baiknya dan dengan tujuan yang baik,
sendirinya publik akan memberikan penghargaan, dukungan terhadap perusahaan atau
instansi.

3. Berdasarkan Humas yang baik ;

Yaitu dengan cara melakukan yang baik dan memberitakannya kepada public

Diskusi
1. Bagaimanakah cara yang digunakan untuk mengirim pesan
kepada publik

16
3.2 Media-media Humas

A. Media Komunikasi
Media komunikasi yang dapat digunakan oleh pejabat Humas adalah :
1. Media berita (news media seperti : surat kabar, majalah, tabloid, dll)
2. Media siaran (broadcast media seperti : radio, dan televisi)
3. Media komunikasi tatap muka atau komunikasi tradisional, seperti :
a. Penyelanggaraan pertujukan kesenian
b. Pameran
c. Ceramah
d. Opeh House.

B. Pemilihan Media Berita

Pemilihan media massa yang sesuai dengan sasaran khalayak sangat penting dalam tahap
persiapan dan penyebaran siaran berita, karena pelaksanaan pengiriman berita dan artikel :

 Tanpa membeda-
bedakan media
 Tanpa pengetahuan
mengenai isi
redaksionalnya
 Tanpa mengetahui siapa Akan Sia-sia
khalayaknya
 Tanpa mengetahui
kebijakan redaksional
dari media yang
bersangkutan

Karenanya arus berita yang tidak bernilai yang membanjiri redaksi, hanya akan memenuhi
keranjang sampah.

C. Karakteristik media
1. Radio
a. Keunggulan radio :

17
  Siaran radio punya kekuatan untuk
mengutarakan gagasan atau pendapat
secara sederhana dan langsung
 Sangat luwes (flesibel), karena mudah
dikoreksi, ditambah atau ditulis kembali
sebelum disiarkan
 Radio sudah mempunyai khalayak yang
khusus
b. Kekurang radio :
 Uraian dialog dan kandungan materinya kurang bervariasi
 Fakta-fakta tidak bisa dibeberkan secara lengkap, karena selain harus sederhana
isi radio harus disusun secara singkat
 Melelahkan, karena perhatian pendengar harus dipusatkan pada suara atau satu
pokok acara selama waktu tertentu.

2. Televisi
a. Keunggulan televisi :
 Siaran yang dipancarkaan dapat
menjangkau seluruh lapisan masyarakat
 Punya daya tarik khusus sebagai media
audio visual
 Dapat menentukan status sosial ekonomi
masyarakat.
b. Kekurangan televisi :
 Memerlukan biaya lebih guna mendapatkan
layanan televisi
 Dampak yang diakibatkan oleh televisi bisa
berakibat negatif.

3. Surat Kabar
a. Kunggulan suarat kabar :
 Pembaca dapat
mengatur pesan yang disampaikan surat kabar
 Isi dari surat kabar
dapat digunakan sebagai bukti yang tertulis
(otentik)
b. Kekurangan surat kabar
 Memerlukan
kemampuan baca untuk memahami isi surat

18
 kabar
 Pesan yang disampaikan terbatas, karena isi surat kabar harus disesuaikan
dengan jumlah halaman surat kabar.

D. Teknik Penulisan Berita

Fakta, opini dan sejumlah nilai-nilai

Berita adalah yang dikomunikasikan yang menaraik
sejumlah orang

Misalnya :
 Anjing menggigit kaki Burhan : Bukan Berita
 Burhan menggigit kaki anjing : BERITA

1. Syarat-syarat berita yang baik :

a. Akurat : singkat padat dan sesuai dengan fakta
b. Aktual : tepat waktu
c. Objektif : sama dengan fakta yang sebenarnya tanpa opini dari wartawan
d. Menarik : disajikan dengan kata dan kalimat yang khas

2. Berita terdiri dari tiga bagian, yaitu :

a. Judul berita (headline)
Berfungsi untuk mengiklankan dan mengintisarikan berita agar menarik perhatian dan
selanjutnya dibaca.
b. Pokok berita (lead)
Berfungsi untuk :
 Memberikan GIST (intisari) yang singkat dan padat
 Untuk stimuli pembaca agar tertarik untuk membaca berita selanjutnya
 Untuk efisiensi berita, baik bagi pembuat berita maupun pembacanya
c. Badan berita (body)
Yaitu keseluruhan isi dari berita.

19
A. Kelengkapan berita menurut Rudyrad Kiplling :
Berita yang lengkap harus menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
5W + 1H

 What : Apa yang terjadi

 Why : Mengapa peristiwa itu terjadi
 Who : Siapa yang terlibat dalam peristiwa itu
 When : Kapan peristiwa itu terjadi
 Where : Di mana peristiwa itu terjadi
 HOW : Bagaimana peristiwa itu berlangsung

E. Jenis-jenis Berita :
1. Berita ekonomi
2. Berita politik
3. Berita sosial
4. Berita olah raga
5. Berita hukum dan kriminal
6. Dll

20
 Catatan :
Dalam penulisan berita hendaknya harus berprinsip
pada penulisan piramida terbalik :

JUDUL

Lead Sangat penting

Penting
Body

Kurang Penting

Kegunaan penulisan piramida terbalik ini bertujuan untuk :

 Bagi pembaca :
Memudahkan pembaca untuk mengetahui isi berita tanpa harus membaca secara keseluruhan isi
dari berita tersebut.
 Bagi pihak pers (wartawan) :
Memudahkan pihak pers atau wartawan untuk melakukan pengeditan berita yang masuk ke
redaksi.

F. Wawancara
Pekerjaan reporting (pelaporan)
wawancara merupakan alat
penting, karena dengan
wawancara yang baik akan
menghasilkan berita yang baik
pula.

a. Syarat-syarat untuk melakukan

wawancara
Wartawan harus mendekati orang yang akan diinterview (mengetahui apa dan siapa
orang yang akan diwawancarai)

21
 b. Penggolongan wawancara

Interview For Fact : terhadap suatu hal atau

Wawancara yang bertujuan kejadian.
1 untuk mendapatkan fakta dan 3
informasi tentang suatu Personality Interview :
kejadian. Wawancara yang bertujuan

2 untuk mendapatkan bahan guna

Interview of Opinion : penulisan biografi seseorang
Wawancara yang bertujuan atau peristiwa dalam suatu
untuk mendapatkan pandangan, sejarah.
pikiran atau pendapat seseorang

c. Teknik wawancara
Ditinjau dari segi teknbik wawancara dapat dibagi menjadai dua cara, yaitu :

Wawancara lisan
Yaitu wawancara yang dilakukan secara langsung atau dengan cara tatap muka
dengan sumber informasi, sehingga jawaban yang diberikan dapat diperoleh pada
saat itu juga
 Kelebihan wawancara lisan adalah :
1
Dapat menghasilkan bahan-bahan tulisan secara lengkap, tepat, spontan dan
dapat menangkap suasana maupun dampak selama wawancara itu berlangsung
sehingga tulisa menjadi lebih hidup.
 Kekurangan wawancara lisan :
Jika kurang hati-hati dalam mewancarai sumber berita dapat terjadi
kesalahpahaman.

Wawancara tertulis
Yaitu wawancara atau pertanyaan-pertanyaannya diajukan secara tertulis
 Kelebihan dari wawancara tertulis :
Jawaban yang diberikan lebih rapi, ditail terutam jawaban yang berhubungan

2 dengan angka
 kekurangan dari wawancara tertulis :
- Jawaban yang diberikan tidak bisa pada saat itu (memerlukan waktu yang
cukup lama)
- Tidak bisa menangkap suasana atau dampak selama wawancara
berlangsung.

22
Latihan 1 :

Mengapa pemilihan media perlu diperhatikan pengiriman berita ?

Jelaskan karateristik dari media Radio, Televisi dan Surat Kabar ?

Apa yang dimaksud dengan berita ?

Syarat-sayrat berita, jelaskan ?

Jelaskan fungsi dari bagian berita ?

Apa manfaat dari penulisan piramida terbalik ?

Jelaskan pembagian wawancara ditinjau dari tujuan dan tekniknya ?

Buatlah sebuah berita dengan menggunakan metode 5W + 1H

(Rudyrad Kiplling)

4.2 Menggunakan media (foto) untuk

menyampaikan pesan kepada publik
A. Komunikasi dan Pesan
Komunikasi adalah proses menyampaikan pesan. Menyampaikan pesan dilakukan melalui
komunikasi antarpersona (face to face communication) atau komunikasi kelompok
(berkomunikasi pada banyak interpretan sekaligus) dengan kata, isyarat tubuh (body
language) serta ekspresi wajah. Komunikasi seperti ini disebut komunikasi primer
(Usnadibrata, 2001: 73). Ada juga komunikasi sekunder, yaitu komunikasi yang dilakukan
melalui media untuk menyampaikan pesan.
B. Semiotika
Semiotika merupakan salah satu pendekatan yang menarik untuk meninjau kata atau tanda
menjadi pesan yang mengandung gagasan komunikan untuk disampaikan sehingga pesan
yang sampai lebih dramatik atau menimbulkan interpretasi yang lebih luas. Semiotika tidak
hanya soal pemaknaan. Semiotika adalah prinsip dasar bahwa bahasa tidak semata-mata
untuk menamai objek, tetapi lebih untuk memperbedakan sistem simbol. Setiap kata atau
tanda yang digunakan pada suatu objek atau ide dapat dimengerti dan diidentifikasi karena
dapat diperbedakan dari setiap kata atau tanda lainnya yang mungkin sudah pernah
digunakan (Mitchell, 1986 dalam Tony Schirato & Jen Webb, 2004: 64).
C. Komunikasi Sekunder
Komunikasi sekunder sangat berguna untuk melestarikan pesan tanpa mengandalkan
memori komunikan. Terjadi proses dokumentasi, keberlanjutan pesan dan potensi untuk

23
menyampaikan pesan menembus batas ruang dan waktu melalui simbolisasi pesan.
Komunikasi sekunder juga berfungsi untuk menyampaikan pesan dalam jangkauan wilayah
yang luas di waktu yang sama.
Akibat dari adanya komunikasi sekunder adalah pesan membutuhkan media untuk
mendokumentasikan informasi yang terjadi baik itu tulisan di atas kertas, ukiran di batu,
foto, metafile dan bentuk dokumentasi lainnya. Kaitan dengan hal tersebut adalah pesan
harus mengalami proses perancangan agar isi pesan yang berlanjut tetap menarik untuk
disimak dan relevan dengan perjalanan waktu. Pesan yang telah mengalami simbolisasi
bisa memaparkan isi pesan lebih luas menembus batasan budaya dan bahasa.
Media yang digunakan dalam komunikasi sekunder tentunya memerlukan alat pendukung
lain sehingga pesan lebih efektif disampaikan. Alat pendukung tersebut bersifat
mempertontonkan pesan. Penyampaian pesan dalam komunikasi sekunder dilakukan tanpa
ada upaya repetitif (tindakan pengulangan) untuk setiap individu yang berbeda karena
dalam praktiknya medialah yang melakukan upaya repetitif tersebut.

Pesan apakah yang terkandung pada foto-foto berikut ini!

24
25
26
 Diskusi, berdasarkan gambar di atas, bagaimanakah sebaiknya
komunikasi dilakukan agar komunikator dan komunikan memiliki
persepsi yang sama mengenai pesan yang sedang disampaikan,

Ulangan harian 1

27
3.3 Mengidentifikasi macam-macam humas
1. Humas Pemerintah
Humas pemerintah pada dasarnya bersifat politis. Humas dalam pemerintahan dan
politik tidak lepas dari opini publik. Oemi Abdurrachman (dalam James B. Orrick)
mengatakan bahwa pada abad 18 para ahli filsafat politik dan negarawan telah
mengembangkan suatu konsepsi mengenai peranan public relation.
Tahun 1742 David Hume, seorang filsof Scotlandia, mengatakan “it is opinion that
government is founded, and the maxim extends to the most despotic and military
government, as well as to the most free and popular.”
Walter lippman juga pernah mengatakan, “public relation is another name for political
leadership”
Ada dua sisi yang melatarbelakangi perkembangan humas pemerintahan, pertama
adalah sisi pentingnya humas bagi pemerintah. Kedua adalah hambatan-hambatan
yang dihadapi oleh humas pemerintahan.
Kegiatan-kegiatan yang biasanya ditangani oleh humas antara lain adalah konferensi
pers, membuat pers, membuat pers release, pers clipping, pameran-pameran,
menerbitkan media intern, mengorganisir pertemuan dengan masyarakat, penerangan
melalui berbagai media komunikasi bagi masyarakat, mendokumentasi semua kegiatan
instansi, mengorganisir kunjungan-kunjungan para pejabat, menerima keluhan
masyarakat/publik.

Business
Media
partners

Customers Employess

Sharehold
Investors
ers

politics
Financial and state
Markets HUMAS administr
ation

2. Dunia Industri
Humas industri dan bisnis telah diterima oleh perusahaan-perusahaan besar. Humas
disana merupakan fungsi manajemen yang turut menentukan suksesnya operasi suatu

28
 perusahaan. Beberapa hal yang berpengaruh terhadap kehidupan dan operasional
industri perdagangan adalah sebagai berikut:
1. Persamaan hak dan kesempatan untuk mendapatkan pekerjaan bagi masyarakat,
memunculkan undang-undang dan peraturan pemerintah yang menjadi pedoman
untuk mencari dan memberi kesempatan kepada golongan-golongan tertentu.
2. Kesehatan, keselamatan, dan kesejaheraan pekerja
3. Perlindungan terhadap investor
4. Kontrol kualitas dan keamanan atas produk-produk dan pelayanan dengan
keuntungan yang memadai.
5. Integritas manajemen
6. Pertahanan nasonal, konservasi dan perlindungan sumber daya alam, serta
perlindungan lingkungan adalah hal-hal yang sangat berpengaruh terhadap dunia
industri
7. Hak asasi manusia
8. Hak untuk mendapatkan keterangan/informasi
Beberapa penerapan humas dalam industry dan bisnis meliputi: hubungan dengan
pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan
terapan marketing PR (MPR), hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan
karyawan, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan
dengan komunitas, hubungan antar perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan
pemerintah (legislative dan eksekutif).
3. Humas Sosial
Misi utama humas adalah mengembangkan saling pengertian, kepercayaan, dan
bantuan atas kerja sama.
Humas penegak hukum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan
umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik. Misalnya humas
LBH Wanita dan Anak.
Humas organisasi keagamaan, organisasi keagamaan ini sekarang memiliki staf
humas yang mengurusi publikasi, publisitas, penerangan, pengumpulan dana, dan
penyelenggaraan special event.
Humas profesi maksud utama dari penerapan humas profesi adalah untuk mendapat
pengakuan akan keprofesionalan dan publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan
bagi kepentingan masyarakat banyak.
Humas organisasi sukarela, Sam Black (1998) menyebutkan bahwa aktivitas suatu
organisasi sukarela yang besar apapun macamnya adalah suatu praktik humas yang
kontinue karena sebagian besar dari para pekerja, baik di pusat maupun di cabang-
cabangnya yang tersebar, tidak dibayar, namun dana selalu diperlukan untuk
memelihara semangat yang tinggi dengan tetap menarik simpati mereka terhadap
tujuan organisasi dan dengan memelihara kepercayaan mereka terhadap kebijakan
dan efisiensi organisasi

29
 4. Humas Pendidikan
5. Humas Organisasi Internasional
Lahirnya hubungan internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di
dalam segala bidang, misalnya perkembangan bidang pariwisata, bidang komunikasi,
transportasi, tukar menukar di bidang pendidikan seperti pertukaran dosen dan
mahasiswa, timbulnya masalah internasional dalam bidang ekonomi, politik, dsbnya.
Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antarnegara adalah
adanya konferensi-konferensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara.

4.3 Mengevaluasi macam-macam humas yang ada di

instansi

A. Hubungan Masyarakat ada dua macam, yaitu :

1. Hubungan Masyarakat sebagai methode of communication
a. Merupakan kegiatan berkomunikasi secara khas, dengan ciri-ciri sebagai berikut :
- Komunikasi yang dilaksanakan dua arah
- Kegiatan yang dilakukan terdiri penyebaran informasi, pelaksanaan persuasi
dan pengkajian opini
- Tujuan yang dicapai adalah tujuan organisasi itu sendiri
- Sasaran yang dituju adalah internal dan eksternal publik
- Efek yang diharapkan adalah terjadinya hubungan yang harmonis antara
organisasi dengan publiknya.
b. Di dalam struktur organisasi TIDAK dillengkapi dengan bagian Humas, tetapi tidak
berarti tidak ada kegiatan Humasnya
c. Pelaksanaan kegiatan berkomunikasi dengan internal dan eksternal publik dapat
dilakukan oleh pimpinan organisasi
Dari pengertian Humas sebagai Methode of Communication dapat diartikan, bagaimanapun
kecilnya suatu organisasi dapat melakukan kegiatan Humas.

Contoh :
Seorang lurah dapat melakukan kegiatan Humas tanpa perlu ada seksi atau sub seksi yang
khusus untuk menangani kegiatan Humas

2. Humas sebagai State of being

a. Humas yang sudah dilembagakan
b. Kegiatan Humas sudah ada wadahnya
c. Di dalam struktur organisasi jelas tercantum Humas
d. Dalam melaksanakan kegiatan berkomunikasi dengan internal dan eksternal
publik tidak mungkin dilakukan oleh pimpinan
Contoh :

30
 Seorang Walikota atau Bupati yang mempunyai ruang lingkup kerja yang luas sehingga kegiatan
Humas tidak mungkin dilakukan sendiri, maka untuk menanganai kegiatan Humas diserahkan
kepada bagian khusus yang menangani kegiatan Humas.
Pengertian Humas di atas dapat digambarkan dalam struktur organisasi sebagai berikut

Direktur Direktur

Sekretaris Sekretaris

Bag. Bag. Bag. Bag. Bag. Bag.

Personalia Keuangan Operasional Personalia Humas Keuangan

Humas sebagai Methode of Communication Humas sebagai State of Being

3.4 Mengidentifikasi Profil Humas

4.4 Mengelola informasi yang diterima dari media secara efektif
dan efisien
A. Profil Humas
Pada dasarnya membahas profil bagian humas dalam suatu
perusahaan tidak berbeda dengan pembahasan tentang
pengorganisasian humas,
1. Humas yang melembaga/In- House PR
pengorganisasian humas dalam perusahaan tersebut (diistilahkan
sebagai humas yang melembaga/state of being). Sebagai bidang
yang melembaga, berarti memiliki seseorang yang memimpin,
memiliki staf, dan (mestinya) memiliki ruang/tempat dan
sarana/prasana pendukungnya. Jabatan-jabatan yang ada di dalam
bagian humas memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang
jelas. Jadi pengorganisasian di sini adalah berbicara tentang struktur,
wewenang, tugas, dan tanggung jawab.
Humas yang melembaga lebih dikenal dengan istilah bagian
departemen/divisi humas/PR/communication. Dalam bentuk ini
terdapat dua sistem, yaitu:
31
 a. Sistem Desentralisasi
sistem ini biasanya diterapkan pada perusahaan yang besar, dan
manajemen mengerti betul akan pentingnya PR sebagai suatu
pendekatan manajemen. Dalam sistem ini, aktivitas PR dikelola
secara mandiri oleh seseorang yang menjabat sebagai Direktur
Public Relation beserta staf-stafnya. Pengelolaan ini meliputi
perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan evaluasinya. Bagian
ini membuat/merancang program-program PR bagi perusahaan
secara proaktif maupun reaktif.
b. Sistem Sentralisasi
Sistem ini biasanya diterapkan pada perusahaan yang tidak
besar. Dimana aktivitas PR diorganisasikan secara terpusat atau
oleh pusat. Posisi atau kedudukan praktis PR biasanya berada di
bawah bagian yang lain dan berada di tingkat lower-midle
management.

Penerapan kedua sistem di atas tergantung beberapa hal berikut:

a. besar kecilnya perusahaan
b. struktur organisasi perusahaan
c. arti penting PR bagi perusahaan
d. karakteristik khas kehumasan masing-masing lembaga

1. Bentuk Humas (Alternatif PRO = Public Relations Officer)

A. Suatu organisasi dapat mengangkat seorang stafnya yang
masuk dalam pimpinan menjadi kepala Humas
B. Mengangkat seorang pegawai yang mengetahui urusan
kemasyarakatan menjadi kepala Humas
C. Direktur perusahaan/pimpinan organisasi dapat merangkap
pekerjaan Humas

32
 D. Menyerahkan pekerjaan Humas kepada pihak luar yang ahli
dalam bidangnya untuk melakukan tugas Humas

2. Kedudukan Humas saat ini :

A. Ada yang sudah pada tingkat Biro
B. Ada yangsudah pada tingkat Bagian dari Biro
C. Belum mencantumkan Humas dalam struktur organisasi

3. Tempat Humas dalam Struktur Organisasi

A. Jauh dari pimpinan
a. Mempengaruhi kewenangannya, karena sering informasi
yang dikeluarkan harus seizin atasannya
b. Kurang menguasai permasalahan yang timbul dalam
perusahaan, karena tidak diikutsertakan dalam rapat
pimpinan
B. Dekat dengan pimpinan
a. Dapat berhubungan dengan pimpinan dan bisa lebih bebas
bergerak
b. Dapat mengikut rapat pimpinan
c. Dapat mengetahui latar belakang keputusan
d. Mengetahui apa yang harus dilakukan

33
 Contoh : Struktur organisasi Humas dekat dengan Pimpinan

Menteri

Sek. Jend

Biro Biro Biro Tata Biro

Biro Humas
Hukum Keuangan Usaha Hukum

Struktur organisasi Humas pada Departemen Kehutanan RI

Pusat

Contoh : Struktur organisasi Humas yang jauh dari pimpinan

Kepala

Sub. Bag Tata

Usaha

Urusan Urusan
Urusan Umum
Keuangan Kepegawaian

Seksi Seksi Jasa

Seksi Koleksi
Regretasi Ilmiah

Pengawas, Pengawas Pengawas

Publikasi & Pengawas
Humas & Penjual
Dokumentasi perpustakaan
Pandu Tanaman-

34
 4. Kedudukan Humas dalam perusahaan atau organisasi
A. Sebagai Channel of Information
Humas merupakan saluran informasi dari perusahaan kepada
publiknya dan sebaliknya. Informasi yang datang dari publiknya
merupakan opini-opini dan sebagai feedbacknya.
B. Sebagai Source of Informations
Humas sebagai sumber informasi, baik bagi internal maupun
eksternal publik

5. Syarat-syarat Pejabat Humas

A. Berpendidikan Perguruan Tinggi
B. Mempunyai pengetahuan tentang komunikasi dan ahli dalam
menggunakan media massa
C. Mengenal struktur organisasi serta mengenal pejabat di
lingkungan perusahaan
D. Mempunyai pengetahuan luas mengenai ilmu kemasyarakatan
E. Memiliki integritas tinggi, bonabid serta memiliki gagasan dan
daya cipta
F. Memiliki kepribadian dan watak yang menimbulkan
penghargaan dan mendatangkan kepercayaan

2. Humas Agency/Ekstern PR
Ektern PR adalah sebuah lembaga perusahaan independen yang
berbadan hukum dan bergerak dalam layanan di bidang humas. PR
ekstern meliputi:
a. PR full service
Merupakan sebuah perusahaan tersendiri yang bergerak dalam
bisnis pelayanan kehumasan, meliputi kegiatan konseling dan
sekaligus pelaksanaan kosultasi dan pelayanan apa yang mereka

35
 berikan pada klien (biasanya perseorangan atau perusahaan lain),
tergantung dari apa kompetensi yang dimiliki oleh para pelaku atau
“pemain” dalam perusahaan PR tersebut.
b. PR Consultant
Merupakan perusahaan PR yang bergerak dalam layanan
konsultasi kehumasan. Pelayanan konsultasi yang mereka berikan
tergantung dari kompetensi yang dimiliki para konsultannya. Pada
PR consultant, ada yang berbentuk perusahaan dengan pimpinan
dan beberapa staf ahli, namun dewasa ini ada konsultan
perseorangan dalam arti dia bekerja sendiri tanpa adanya staf
yang lain.
c. Event Organizer
Merupakan suatu perusahaan yng melayani jasa sebagai
pelaksana sebuah event/kegiatan yang berhubungan dengan
publik. Perusahaan ini cendenrung spesialis, misalnya:
1) Launching product
2) Pameran, exhibition
3) Pertemuan-pertemuan (seminar, lokakarya, konvensi,
konferensi)
4) Jumpa pers/press conference, press tour, dan sebagainya
5) Show dan kontes-kontes

Beberapa contoh PR consultant dan full service di indonesia adalah

Fortune- PR, Ida Sudoyo dan Associates, Eksekutif PR, Indo PR, M-PR
consultant, Ganesha PR, Soedarto dan Noeradi PR counselor.

B. Profil dan Jabatan Petugas Humas

1. Profil petugas humas

36
 Petugas humas haruslah orang yang cukup terampil, khususnya di
bidang penulisan /(writing), speaking, mendengarkan, membaca, dan
menggunakan alat- alat komunikasi lainnya. PRO (petugas –
petugas humas) harus memiiki pengetahuan yang menandakan
tentang berbagai macam media dan memahami proses manajemen.
PRO harus memiliki kemampuan dalam memecahkan suatu masalah
(problem solver), dalam mengambil keputusan, mengelola opini
publik, mngevaluasi kecenderungan perilaku dan respon publik, PRO
harus memiliki selera dan kepribadian yang baik tentang etika,
simpati dan empati, kepemimpinan, semangat/etos, kreativitas dan
imajinasi, kematangan/stabilitas kepribadian serta integritas pribadi.
2. Jabatan Pranata Humas
Jabatan fungsional pranata humas dimaksudkan untuk
meningkatkan upaya pemerintah dalam memberikan pelayanan dan
penyebaran informasi kepada masyarakat yang sebelumnya tugas
tersebut diemban oleh Departemen Penerangan dengan Jupen-nya
(juru penerangan).
Untuk mengatasi kesenjangan informasi ini, LIN memprakarsai
terbentuknya jabatan fungsional pranata humas hingga keluarlah
Kepmenpan Nomor 117/KEP/M.PAN/10/2003 dan ketika LIN
digabung ke Departemen Konsultasi dan informatika keputusan
disempurnakan lagi menjadi Permenpan Nomor :
PER/109/M.PAN/11/2006. Jabatan fungsional pranata humas ini
sebagai pengganti Jupen dan bersifat terbuka bagi pegawai negeri
sipil yang bekerja di bidang pelayanann informasi dan kehumasan.
a. Perundang Jabatan Fungsional Pranata Humas
 Keputusan Bersama Kepala LIN dan Kepala BKN No. 01 SKB
KALIN 2003 dan No. 48 tahun 2003 tentang Petunjuk Plekasanaan
Jabatan Fungsional Pranata Humas dan Angka Kreditnya.

37
  Peraturan Bersama Menkominfo dan Kepala BKN No. 19 PER
MKOMINFO 8 2006 dan No. 18 A tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Jabatan Fungsional Pranata Humas dan Angka
Kreditnya.
 Peraturan Menpan No. PER 109 MPAN 11 2005 tentang jabatan
fungsional pranata humas dn angka kreditnya.
 Perpes No. 29 tahun 2007 tentang tunjangan jabatan fungsional
pranata humas.
 Permekoinfo No. 20 PER MKOMINFO 4 2009 tentang kebijakan
teknis pelaksanaan pembinaan jabatan fungsional prananta
humas.
 Lampiran Perpers No. 23 tahun 2006 tantang tunjangan fungsional
pranata hubungan masyarakat.

b. Jenjang Jabatan Fungsional Pranata Humas

Ada dua jenjang jabatan pranata humas yaitu jenjang jabatan pranata
humas tingkat trampil dan jenjang jabatan pranata humas tingkat ahli.
1) Jenjang jabatan dan pangkat Pranata Humas tingkat terampil
terdiri dari:
a) Pranata humas pelaksana pemula bagi PNS denagn pangkat
pengatur muda, golongan ruang II/a;
b) Pranata humas pelaksana bagi PNS dengan pangkat
pengatur muda tingkat I, golongan ruang II/b sampai dengan
pengatur tingkat I, golongan ruang II/d.
c) Pranata humas pelaksana lanjutan bagi PNS dengan
pangkat penata muda, golongan ruang III/a smpai Penata
Muda tingkat I, golongan ruang III/b

38
 d) Pranata humas Penyelia bagi PNS pngkat Penata, golongan
ruang III/c samapi dengan Penata Tingkat I, golongan ruang
III/d.
2) Jenjang jabatan dan pangkat Pranata Humas tingkat ahli terdiri
dari:
a) Pranata Humas Pertama bagi PNS dengan pangkat Penata
Muda, golongan III/a sampai dengan Penata Muda Tingkat I,
golongan ruang III/b
b) Pranata Humas Muda bagi PNS dengan pangkat Penata,
golongan III/c samapai dengan Penata tingakat I, golongan
ruang III/d.
c) Pranata Humas Madya bagi PNS dengan pangkat Pembina,
golongan IV/a sampai dengan Pembina Utaa Muda,
golongan ruang IV/c.
Jenjang pangkat untuk masing-masing jabatan Pranata Humas tersebut
di atas berdasarkan jumlah angka kredit yang dimiliki untuk masing-
masing jenjang jabatan dan untuk pengangkatan dalam jabatan
ditetapkan sesuai dengan jumlah angka kredit yang dimiliki yang
ditetapkan pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit.

Kode Etik Kehumasan

A. Pengertian dan Definisi Etika

Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu Ethos yang berarti watak
atau adat istiadat.
Definisi Etika berarti :
Suatu cabang dari filsafat yang berhubungan dengan tingkah laku
seseorang yang menimbulkan penilaian dari orang lain akan baik
buruknya tingkah laku orang yang bersangkutan.

39
Sistematika Etika

Etika Umum :

Membahas manusia bertindak etis yang

mengacu pada moral yang menjadi pegangan
dalam bertindak.
Contoh : ilmu pengetahuan, teori-teori umum,
dokterin.
Etika
Etika Khusus :
Penerapan prinsip-prinsip dalam bidang khusus,
yaitu bagaimana mengambil tindakan dalam
kehidupan sehari-hari pada proses fungsional
dari suatu organisasi.

Etika khusus dibagi dua yaitu :

a. Etika Individual
Menyangkut kewajiban-kewajiban dan perilaku manusia terhadap
dirinya sendiri untuk mencapai kesucian hidupnya.

b. Etika Sosial
Kewajiban, sikap dan perilaku sebagai anggota masyarakat yang
berkaitan dengan nilai sopan santun, tata krama dan saling
menghormati.
Misalnya ; sikap terhadap teman, etika politik, etika bisnis, etika
keluarga dan etika profesi.

40
B. Etika Profesi
Profesi berasal dari bahasa Latin, yaitu professuies yang berarti
suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumpa dan janji yang
bersifat religius.
Dengan kata lain :
Orang yang memiliki profesi berarti dia memiliki ikatan dengan
pekerjaannya, jika terjadi pelanggaran sumpah profesi itu sama
dengan pelanggaran sumpah jabatan atau menghianati profesi.

Profesi dibagi menjadi dua, yaitu :

a. Profesi khusus :
Yang dimaksud dengan profesi khusus adalah profesional yang
melaksanakan profesi secara khusus untuk mendapatkan
penghasilan pokok sebagai tujuan pokok misalnya dokter, guru,
politikus, Public Relations, dll.

b. Profesi umum :
Profesional yang melaksanakan profesinya tidak untuk
mendapatkan nafkah sebagai tujuan utamanya, misalnya
seniman, budayawan, kaum brahma dll.

C. Ciri-ciri Profesi
a. Harus memiliki pengetahuan tinggi yang tidak dipunyai oleh
orang umum lain
b. Mempunyai kode etik (berfungsi sebagai standar moral bagi
setiap profesi)
c. Memiliki tanggung jawab profesi dan integritas yang tinggi baik
secara pribadi maupun terhadap publik
d. Memiliki jiwa mengabdi kepada publik atau masyarakat

41
 e. Otonominisasi organisiasi profesional, yaitu memiliki
kemampuan untuk mengelola organisasi.

D. Kode Etik Profesi Humas

Profesi Humas adalah : suatu profesi secara praktisi memiliki seni
keterampilan atau pelayanan kehumasan yang berlandaskan pada
pelatihan, kemampuan dan pengetahuan serta diakui dengan
standar etikanya.

Setiap profesi mutlak harus mempunyai kode etik sebagai acuan

perilaku dalam melakukan peran dan fungsi profesionalnya
masing-masing yang mengikat baik secara normatif dan atis
maupun sebagai tanggung jawab dan kewajiban moral bagi para
anggota profesi dalam menjalankan kehidupan di masyarakat.

E. Kode Etik Kehumasan Indonesia

Dijiwai oleh Pancasila maupun Undang-Undang Dasar 1945

sebagai landasan tata kehidupan nasional, Dipahami oleh Piagam
Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai landasan tata kehidupan
internasional, Dilandasai Deklarasi ASEAN (8 Agustus 1967)
sebagai pemersatu bangsa-bangsa Asia Tenggara, dan dipedomai
oleh cita-cita, keinginan, dan tekad untuk mengamalkan sikap dan
perilaku kehumasan secara professional.
Kami para anggota Perhimpunan hubungan Masyarakat
Indonesia (Perhumas) sepakat untuk memenuhi Kode Etik
Kehumasan Indonesia, dan bila terdapat bukti-bukti bahwa di
antara kami dalam menjalankan profesi kehumasan ternyata ada

42
melanggaranya, maka hal itu tentu mengakibatkan
diberlakukannya tindak organisasi terhadap pelanggarnya.

PASAL 1

Komitmen Pribadi

Anggota Perhumas harus

a. Memiliki dan menerapkan standar moral serta reputasi setinggi
mungkin dalam menjalankan profesi kehumasan
b. Berperan secara nyata dan sungguh-sungguh dalam upaya
memasyarakatkan kepentingan Indonesia
c. Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan antarwarga
negara Indonesia yang serasi dan selaras demi terwujudnya
persatuan dan kesatuan bangsa.

PASAL II
Perlikau terhadap Klien atau Atasan

Anggota Perhumas harus

a. Berlaku jujur dalam berhubungan dengan klien atau atasan
b. Tidak mewakili dua atau beberapa kepentingan yang berbeda
atau yang bersaingan tanpa persetujuan semua pihak yang
terkait
c. Menjamin rahasia serta kepercayaan yang dibetikan oleh klien
atau atasaan maupun yang pernah diberikan oleh matan klien
atau mantan atasan
d. Tidak melakukan tidak atau mengeluarkan ucapan yang
cendrung merendahkan martabat, klien atau atasan, maupun
mantan klien atau mantan atasan
43
e. Dalam memberi jasa-jasa kepada klien atau atasan, tidak akan
menerima pembayaran, komisi, atau imbalan dari pihak mana
pun selain dari klien atau atasannya yang telah memperoleh
penjelasan lengkap
f. Tidak akan menyarankan kepada calon klien atau calon atasan
bahwa pembayaran atau imbalan jasa-jasanya harus
didasarkan kepada hasil-hasil tertentu, atau tidak akan
menyetujui perjanjian apa pun yang mengarah kepada hal yang
serupa.

PASAL III
Perilaku terhadap Masyarakat dan Media Massa

Anggota Perhumas harus

a. Menjalankan kegiatan profesi kehumasan dengan
memperhatikan kepentingan masyarakat serta harga diri
anggota masyarakat
b. Tidak melibatkan diri dalam tindak untuk memanipulasi
integritas sarana maupun jalur komunikasi massa
c. Tidak menyebarluaskan informasi yang tidak benar atau yang
menyesatkan sehingga dapat menodai profesi kehumasan
d. Senantiasa membantu penyebarluasan informasi maupun
pengumpulan pendapat untuk kepentingan Indonnesia

PASAL IV
Perilaku terhadap Sejawat

Praktisi kehumasan Indonesia harus

44
 a. Tidak dengan sengaja merusak dan mencemarkan reputasi
atau tidak profesional sejawatnya. Namun bila ada sejawat
yang bersalah karena melakukan tindak yang tidak etis, yang
melanggar hukum, atau yang tidak jujur, termasuk melanggar
Kode Etik Kehormatan Perhumas
b. Tidak menawarkan diri atau mendesak klien atau atasan untuk
menggantikan kedudukan sejawat
c. Membantu dan bekerja sama dengan para sejawat di seluruh
Indonesia untuk menjujung tinggi dan mematuhi Kode Etik
Kehumasan Indonesia ini.

3.5 Menguraikan organisasi profesi humas

4.5 Memilah jenis organisasi profesi humas
Oganisasi Profesi Humas Dalam Negeri

1. PERHUMAS
Pada 15 Desember 1972 para praktisi humas di Indonesia mendirikan Perhumas
(perhimpunan hubungan masyarakat Indonesia) di Jakarta. Maksud pendirian ini adalah
untuk menghimpun dan membentuk wadah bagi praktisi adapun tujuannya adalah:
a. Meningkatkan perkembangan dan keeterampilan profesional humas di Indonesia
b. Memperluas dan memperdalam pengetahuan mengenai humas
c. Meningkatkan kontak dan pertukaran pengalaman di antara para anggotanya
d. Menyelenggarakan hubungan dengan organisasi-organisasi serumpun dengan
bidang humas, di dalam maupun di luar negeri.
2. APRI
Bila perhumas menghimpun para praktisi, di Indonesia juga terdapat organisasi yang
menghimpun perusahaan humas, yakni APRI (Asosiasi Perusahaan Public Relations).
APRI didirikan pada 10 April 1987 di Jakarta dan bersifat Independen. Adapun
tujuannya adalah:
a. Menghimpun, membina, dan mengarahkan potensi perusahaan public relations
nasional agar secara aktif, positif, dan kreatif turut serta dalam usaha mewujudkan
masyarakat yang adil dan makmur berlandaskan Pancasila dan UUD 1945
b. Mewujudkan fungsi public relations yang sehat, jujur, dan bertanggung jawab
sesuai dengan kode praktik dan kode etik yang lazim berlaku secara nasional dan
internasional
c. Mengembangkan dan memajukan kepentingan asosiasi dengan memberikan
kesempatan kepada para anggota untuk konsultasi dan kerjasama serta
memberikan saran bagi pemerintah, badan-badan kemasyarakatan, asosiasi yang

45
 mewakili dunia industry dan perdagangan, serta badan-badan lain untuk
berkonsultasi dengan APRI sebagai suatu lembaga
d. Memberikan informasi kepada klien bahwa anggota APRI memehuni syarat untuk
memberikan nasihat dalam bidang public relations dan akan bertindak untuk klien
menurut kemampuan profesionalnya
e. Merupakan sarana untuk para anggotanya dalam soal-soal kepentingan usaha dan
profesi, dan menjadi forum koordinasi praktik public relations
f. Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk mengetahui mengenai
pengalaman dan kualifikasi para anggotanya
g. Membantu mengembangkan kepercayaan umum atas jasa public relations

Organisasi Profesi Humas di Luar Negeri

1. FAPRO
Tahun 1977 Perhumas memprakarsai berdirinya humas di Asia Tenggara, yakni
FAPRO (Federation Of ASEAN Public Relations Organization)
Di Kuala Lumpur. Indonesia melalui Perhumas ditunjuk menjadi tuan rumah konferensi
FAPRO di Jakarta.
2. PRSA (Public Relations Sociaty of America)
Berdiri tahun 1947 dan berkantor pusat di New York. Adapun tujuannya adalah:
a. Untuk menyatukan mereka yang melakukan kegiatan di bidang humas
b. Untuk mempertimbangkan segala masalah yang dihadapi bidang kehumasan
c. Untuk merumuskan, memajukan, menjelaskan kepada kelompok-kelompok usaha,
profesional, dll. Serta masyarakat, tujuan-tujuan, dan fungsi humas, dan mereka
yang bergiat di bidang humas
d. Untuk memperbaiki hubungan pelaksana humas dengan para majikan dan klien,
dengan media mapan mengenai informasi dan opini, dan dengan masyarakat
e. Untuk memajukan dan berusaha mempertahankan standar yang tinggi pelayanan
umum dan tingkah laku
f. Untuk bertukar pikiran dan pengalaman, dan untuk menghimpun dan menyebarkan
informasi yang bernilai kepada para petugas humas dan masyarakat
g. Untuk menggiatkan, mensponsori, dan membantu perkembngan riset belajar dan
cara mengajar dalam golongan masyarakat humas melalui ceramah-ceramah dan
kursus-kursus lain yang dapat menjadi keharusan dan dilakukan secara beraturan
pada lembaga-lembaga pendidikan yang mapan
h. Menyediakan sarana dan kesempatan bagi riset dan analisis mengenai setiap dan
segala segi kehumasan melalui berbagai forum, diskusi, survey, pertemuan umum,
pameran, dan konferensi
i. Untuk menerbitkan pamflet, buku, monografi, dan secara umum menyebarkan
informasi mengenai masalah humas
j. Untuk memberikan, menghibahkan, dan mensponsori pemberian beasiswa, dan
hadiah pada lembaga pendidikan yang diakui bagi pengkajian dan riset di bidang
humas
3. IPR (Institute Public Relations of British)
IPR merupakan organisasi humas di Inggris yang didirikan pada 1948 oleh sekelompok
pegawai humas dari pemerintah pusat, lokal, kalangan industri, dan sektor

46
 perdagangan. Secara resmi IPR diresmikan dan mendapatkan pengakuan tahun 1964,
adapun tujuan IPR adalah:
a. Untuk memajukan perkembangan humas demi kepentingan semua praktisi dan
semua pihak yang berkaitan dengan humas
b. Untuk memupuk dan mendorong ketaatan pada standar profesional yang tinggi
bagi para anggotanya dan untuk menetapkan serta merumuskan standar-standar
semacam itu
c. Untuk mengatur pertemuan, diskusi, konferensi, dll. Mengenai masalah yang
menjadi kepentingan bersama dan secara umum untuk bertindak sebagai wadah
bagi pertukaran gagasan mengenai praktik kehumasan
4. Netherlands Society of Public Relations
Beberapa tokoh pers terkemuka di Belanda merintis suatu perhimpunan profesi humas
yang pada 1952 telah mendapat izin dari kerajaan dengan nama Netherlands Society of
Public Relations dan pada 1979 namanya diganti menjadi NGPR (Vereniging voor
Public Relations en Voorlicting/Asosiasi PR dan Informasi).
Keanggotannya terbuka bagi semua orang yang bekerja di bidang humas dan
penerangan yang memiliki nama baik dan berkewarganegaraan Belanda. Anggota
harus menaati displin NGPR dan pelanggaran akan dikenakan sanksi oleh suatu panitia
disiplin. NGPR juga mengawasi ujian yang diakui oleh pemerintah sejak 1967
5. IPRA (International Public Relations Association)
Organisasi profesi humas internasional terbentuk pada Mei 1955 dalam suatu
pertemuan di Strafford-Upon-Avon dengan nama IPRA yang tujuannya adalah:
a. Menyediakan jalur bagi pertukaran gagasan dan pengalaman profesional
b. Mengadakan suatu rotasi (perputaran) apabila anggotanya setiap saat memerlukan
pemberitahuan dan bimbingan, dapat meyakini akan kebaikan dan bantuan dari
para anggotanya di seluruh dunia
c. Membantu mencapai kualitas tertinggi tentang praktik kehumasan
d. Meningkatkan praktik kehumasan di semua bidanng kegiatan di dunia dan
memajukan nilai-nilai dan pengaruhnya
e. Meninjau dan mencari jalan keluar terhadap permasalahan yang mempengaruhi
praktik kehumasan yang biasa terjadi di berbagai Negara
f. Menerbitkan berbagai bulletin, majalah, atau terbitan-terbitan lain, termasuk “Who’s
Who” di bidang humas internasional
g. Mengerjakan kegiatan-kegiatan lain yang mungkin dapat menguntungkan para
anggotanya atau memberikan kemajuan bagi praktik kehumasan seluruh dunia

Ulangan harian 3

47
3.6 Mengidentifikasi kegiatan internal/ekstrenal public relation
4.6 Mempraktekkan kegiatan humas internal/eksternal
A. Internal Public Relations
1. Pengertian Intrenal Public Relations adalah
a. Semua manusia yang berada dalam suatu instansi atau perusahaan
Contoh : Direktur, semua karyawan
Dan
b. Semua manusia yang dapat memberi pengaruh pada manusia yang berada di
dalam suatu instansi atau perusahaan mengenai pekerjaannya.
Contoh : pemegang saham dan keluarga karyawan
Jadi Internal Public Relations suatu instansi atau perusahaan bukan hanya karyawan
saja, melainkan semua manusia yang dapat mempengaruhi para karyawan mengenai
pekerjaannya.

2. Tujuan melakukan kegiatan Internal Public Relations adalah :

Agar semua manusia yang berada di dalam perusahaan minimal tidak menimbulkan
kerugian pada perusahaan, maksimal memberikan keuntungan terus-menerus kepada
perusahaan.

3. Perincian tujuan dari kegiatan Internal Public Relations adalah :

a. Menjaga gairah kerja selalu tinggi
b. Menciptakan disiplin kerja yang kokoh
c. Menciptakan rasa turut memiliki
d. Menumbuhkan rasa bangga sebagai karyawan

4. Asumsi Dasarnya :
a. Setiap karyawan dari suatu perusahaan merupakan petugas Humas informal. Sikap
perilaku karyawan dapat mempengaruhi nama baik perusahaan di mana ia bekerja.
b. Koimunikasi dua arah (timbal balik) memegang peranan penting dalam kegiatan
Internal Public Relations, yaitu :
 Membina komunikasi antara pimpinan dan bawahan
 Membina komunikasi antara bawahan dengan atasan

5. Penggolongan Internal Public Relations :

Walaupun sama-sama Internal Public Relations, sifat hubungan mereka dengan
perusahaan berbeda-beda. Tentu saja cara kita menghubungi mereka harus disesuaikan
dengan perbedaan-perbedaan itu.

a. Hubungan dengan karyawan (Employee Relations)

48
 Salah satu bentuk hubungan yang menitik beratkan kepada hubungan antara
 Pimpinan dengan bawahan
 Bawahan dengan pimpinan
 Sesama pimpinan dan bawahan

Tujuan melakukan kegiatan hubungan dengan karyawaan adalah

 Memberi semangat dan kekuatan batin organisasi
 Membentuk loyalitas pada karyawan
 Mengatur kerjasama antara sesama karyawan dalam berbagai bentuk
pekerjaan
 Karyawan akan memberikan efisiensi dan produktivitas yang tinggi.

Cara mencapai tujuan dalam melakukan kegiatan hubungan dengan karyawan

adalah :
 Mengadakan pertemuan berkala (rutin)
 Mengadakan penerbitan khusus (internal house magazine)
 Menyediakan kotak saran
 Personal call

b. Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Modal merupakan salah satu faktor terpenting bagi suatu perusahaan, besar
kecilnya modal mentukan besar kecilnya perusahaan tersebut.

Tujuan mengadakan kegiatan hubungan dengan pemegang saham adalah :

Untuk menumbuhkan kepercayaan pemegang saham terhadap perusahaan
sehingga pemeganggang saham merasa ikut memiliki

Bentuk kegiatan hubungan dengan pemegang saham :

 Menyatakan selamat kepada pemegang saham baru
 Menyampaikan laporan baik bulanan maupun laporan tahunan
 Mengirimkan majalah perusahaan
 Mengadakan pertemuan rutin, baik formal maupun informal
 Mengadakan open house, yaitu mengundang pemegang saham ke lokasi
perusahaan.

c. Hubungan dengan keluarga karyawan

Keluarga karyawan merupakan manusia yang dapat mempengaruhi kinerja
karyawan dalam suatu perusahaan.

Tujuan mengadakan kegiatan hubungan dengan karyawan adalah

49
 Agar keluarga karyawan bisa mendukung dan menjadi motivator karyawan dalam
melaksanakan tugasnya di perusahaan

Bentuk kegiatan dalam melakukan hubungan dengan keluarga karyawan adalah :

 Mengadakan kunjungan ke keluarga karyawan yang sedang mengalami
musibah
 Mengadakan rekreasi dengan keluarga karyawan (granding family)

B. Eksternal Public Relations

1. Tujuan mengadakan kegiatan dengan Eksternal Public Relations adalah :

 Untuk mempererat hubungan publik di luar perusahaan sehingga terbentuk opini yang
saling menguntungkan
 Untuk memperoleh dukungan dari publik tentang kebijakan yang dikeluarkan oleh
perusahaan.

2. Asumsi dasarnya :
 Berhasilnya kegiatan Humas tergantung pada prinsip melaksanakan komunikasi yang
efektif
 Untuk itu pengetahuan tentang khalayak yang dituju mutlak diperlukan.

3. Penggolongan Eksternal Public Relations

a. Hubungan dengan pelanggan (customer relations)
1) Tujuan mengadakan hubungan dengan pelanggan adalah :
Untuk menambah dan mempertahankan pelanggan.

(sukses besar yang diraih perusahaan disebabkan oleh pelangga bukan oleh
hasil penjualan itu sendiri. Setiap barang dapat saja dijual untuk 1 kali pada
seorang pembeli, tapi sebuah perusahaan dinilai sukses jika bisa meningkatkan
pelanggannya)

2) Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam melaksanakan hubungan dengan

pelanggan adalah :
 Melakukan penelitian formal atau non formal terhadap sikap dan penilaian
masyarakat tentang barang dan jasa yang ditawarkan
 Melakukan program aksi pendekatan terhadap konsumen dan calon
konsumen
 Melakukan open house

50
b. Hubungan dengan masyarakat sekitar perusahaan (community relations)
Yang dimaksud dengan masyarakat sekitar adalah masyarakat yang bertempat
tinggal di sekitar lokasi perusahaan

1) Tujuan mengadakan hubungan dengan masyarakat sekitar adalah :

Agar kegiatan perusahaan mendapat dukungan dan partisipasi dari masyarakat
sekitar.

2) Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukana dalam melaksanakan hubungan

dengan masyarakat sekitar adalah
 Mengadakan open house bagi tokoh-tokoh masyarakat di sekitar perusahaan
 Menggerakan karyawan untuk melaksanakan ikut kegiatan gotong royong
dalam membersihkan daerah sekitar perusahaan
 Memberikan bantuan dalam kegiatan yang dilaksanakan masyarakat sekitar
 Membentuk kegiatan olah raga atau kesenian yang melibatkan masyarakat di
sekitar perusahaan.

c. Hubungan dengan Pemerintah

Melakukan hubungan dengan pemerintah dalam kehidupan suatu perusahaan yang
bergerak di bidang apapun sangat penting bagi proses perkembanagan perusahaan.
Tidak ada satupun perusahaan yang dapat hidup dan berkembang tanpa partisipasi
aparat pemerintah, misalnya :
 Lembaga pendidikan tidak dapat berkembang tanpa merasa berkepentingan
dengan peraturan masalah pendidikan, terutama oleh aparat Departemen
Pendidikan Nasional
 Hotel sangat berkepentingan dengan peraturan atau ketetapan pemerintah pusat,
pemerintah daerah atau Dinas Pariwisata
 Dll

1) Jalinan hubungan dengan aparat pemerintah dapat dilakukan oleh :

 Top Manajemen
 Unsur-unsur pimpinan lain yang diberikan oleh top manajemen
 Petugas penghubung yang diwewenang oleh manajemen untuk kepentingan
itu.

2) Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam melakukan hubungan dengan

pemerintah :
 Memberikan perhatian tertentu atas Hari Ulang Tahun pimpinan tertinggi
suatu instansi pemerintah

51
  Mengadakan open house bagi aparat pemerintah
 Mengadakan kegiatan yang dapat mempererat hubungan dengan aparat
pemerintah, misalnya dengan mengadakan kegiatan olah raga bersama
 Dll

d. Hubungan dengan Media Massa

Hubungan perusahaan dengan pihak pers merupakan hubungan yang saling

bergantungan (symbiose mutalistis), dimana pihak perusahaan merupakan sumber
informasi bagi pihak pers, terutama informasi yang berkaitan dengan kebijakan
perusahaan. Dipihak lain pers menjadi media penyebar informasi bagi perusahaan
untuk disampaikan kepada masyarakat.

1) Tujuan mengadakan hubungan dengan media massa adalah :

Agar masyarakat mengetahui hal-hal yang menyangkut perusahaam sesuai yang
dikehendaki oleh perusahaan. Dengan upaya ini perusahaan dapat
menumbuhkan sikap yang baik dari eksternal publik sekaliguis mendorong
“sense of belonging” dari internal publik.

2) Kegiatan yang dilakukan untuk membina hubungan dengan media massa adalah
 Mengadakan pertemuan pers (press meeting)
 Mengadakan konfrensi pers
 Mengadakan wisata pers (press tour)
 Mengadakan kegiatan lain seperti mengadakan pertandingan persahabatan
dalam bidang ollah raga yang melibatkan perusahaan dengan pihak pers.

Ulangan Harian 4

52
1.6 Mendeskripsikan Pengertian Pertemuan atau Rapat
A. Pengertian Pertemuan
Orang-orang yang berkecimpung di dunia bisnis sering mengadakan pertemuan untuk
memperlancar urusan. Berikut ini, kita bahas beberapa jenis pertemuan bisnis, yaitu
sebagai berikut.
1. Pertemuan Individu
Ialah pertemuan bisnis yang dilakukan secara perorangan, tidak mewakili organisasi
atau perusahaan.
2. Pertemuan Rutin
Ialah pertemuan yang dilakukan dengan prosedur yang teratur dan tidak berubah-
ubah.
3. Pertemuan Kepanitiaan
Ialah pertemuan yang dilakukan oleh kelompok orang yang ditunjuk atau dipilih
untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepadanya.
4. Pertemuan Informal
Ialah pertemuan yang bersifat tidak resmi, sebagai contoh pertemuan keluarga,
arisan (kadang-kadang pertemuan keluarga dan arisan sering dijadikan lahan
bisnis), pertemuan bisnis yang dilakukan tanpa sengaja/tidak terencana.
5. Pertemuan Formal
Ialah pertemuan yang bersifat resmi yang direncanakan terlebih dahulu dengan
mengikuti prosedur pertemuan.
Macam-macam pertemuan formal, antara lain sebagai berikut.
a. Diskusi
Ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu masalah. Dalam
diskusi apapun bentuk dan ragamnya, terjadi proses berpikir bersama. Diskusi
menjadi efektif dalam “mengasah pola pikir”. Dalam diskusi terjadi tukar pikiran,
perdebatan, berkomentar, berargumen, menyatakan persetujuan, dan
menyanggah argumen. Di dalam diskusi, terjadi proses pemahaman,
pendalaman, pertimbangan, dan perumusan bersama.
Selama diskusi, ketua atau pemandu memiliki peran yang sangat penting. Di
tangan ketua diskusilah, ditentukan proses berpikir bersama untuk memahami,

53
 menemukan sebab musabab, serta merumuskan pemecahan masalah.
Beberapa macam diskusi, yaitu
1. Diskusi Kelompok
Biasanya mengacu pada terbatasnya jumlah peserta. Kelompok dapat
terjadi atas kesamaan profesi, status, usia, jenis kelamin, atau latar
belakang sosial budaya. Misalnya, diskusi kelompok yang
diselenggarakan di sekolah atau di kelas, dalam rapat.
2. Diskusi Pleno
Merupakan diskusi lengkap yang diikuti oleh segenap kelompok-kelompok
yang ada. Dalam diskusi pleno, kelompok-kelompok berkumpul untuk
melaporkan hasil diskusi dalam kelompoknya. Maka, diskusi pleno
merupakan tindak lanjut dari diskusi kelompok.
3. Diskusi Panel
Adalah bentuk diskusi yang didahului dengan penyampaian uraian atau
pembahasan masalah oleh beberapa ahli dihadapan khalayak, pendengar
(siaran radio), atau penonton (televisi). Peserta diskusi panel baru diberi
kesempatan berbicara setelah masing-masing panelis selesai
menyampaikan pembahasannya.
b. Debat
Adalah suatu pembahasan atau pertukaran pendapat mengenai suatu pokok
masalah, masing-masing peserta saling memberikan alasan untuk
mempertahankan pendapatnya. Biasanya, dalam debat peserta dibagi
menjadi dua kelompok, kelompok PRO yang mendukung pokok persoalan
dan kelompok KONTRA yaitu yang menentang atau tidak setuju.
c. Kongres
Ialah pertemuan para wakil organisasi (politik, sosial, profesi) untuk berpikir
bersama dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah. Kongres
sering juga disebut muktamar atau rapat besar.
d. Simposium
Ialah suatu pertemuan untuk mendiskusikan uraian singkat mengenai suatu
masalah dengan sudut pandang tertentu atau sederajat pidato-pidato dari
beberapa pakar (dua atau tiga orang), disusul dengan pertanyaan-
pertanyaan dari kelompok pendengar.
e. Seminar
Merupakan suatu pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu
masalah di bawah pimpinan ketua sidang (guru besar, ahli sebagainya).
Misalnya dengan dibahas di dalam suatu seminar dapat mencakup sebagai
bidang disiplin ilmu atau berbagai kegiatan di dalam kehidupan masyarakat.
f. Konferensi

54
 Adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok dengan tujuan berpikir
bersama sehingga mencapai suatu keputusan bersama. Selain itu,
konferensi dapat pula diartikan sebagai dialog pertemuan yang dihadiri oleh
peserta yang mempunyai kesamaan status, profesi, keahlian dengan tujuan
memperluas wawasan dan pendalaman masalah. Konferensi juga berarti
rapat besar yang dihadiri oleh peserta-peserta yang mempunyai latar
belakang atau minat yang sama.
g. Lokakarya
Adalah pertemuan para ahli untuk membahas suatu masalah sesuai bidang
keahliannya. Lokakarya lebih terbatas pesertanya, karena hanya untuk
mereka yang mempunyai latar belakang keahlian yang sama. Lokakarya
biasanya disebut sebagai sanggar kerja.

Diskusi Kelompok

“Pertemuan bisnis ternyata bermacam-macam, salah satu jenis

pertemuan bisnis ialah pertemuan informal. Mengapa pertemuan
informal termasuk pertemuan bisnis?”

“Kemukakanlah contoh konferensi, seminar, dan kongres yang

pernah diadakan”

B. Pengertian Rapat
Dengan komunikasi dan koordinasi yang baik segala kegiatan individu dalam aktivitas
dan unit-unit organisasi akan mengarah pada suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun pelaksana komunikasi dan koordinasi dapat ditempuh dengan berbagai cara,
baik secara lisan maupun tertulis, baik antarpersonal maupun antarbagian (kelompok).
Salah satu sarana komunikasi dan koordinasi tersebut adalah rapat.
Rapat adalah bentuk komunikasi (umumnya secara tatap muka dalam rangka
memperlancar kerja sama untuk kepentingan bersama organisasi atau perusahaan
dalam rangka menciptakan koordinasi kerja yang lebih harmonis. Rapat juga bisa
diartikan sebagai pengambilan keputusan bersama untuk kepentingan bersama melalui
musyawarah dan mufakat. Rapat bisa dilakukan antara anggota kelompok, antara
kelompok/bagian, antara departemen, antara perusahaan, atau bahkan antara negara.
(Ida Nuraida, 2013. Manajemen Administrasi Perkantoran. Edisi Revisi. Bandung: PT
Kanisius.)
Rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan
bersama

55
 Rapat merupakan media komunikasi antara pimpinan dengan pihak yang terkait, sesuai
dengan maksud dan keperluan rapat tersebut. Rapat juga diartikan sebagai suatu
pertemuan atau perundingan yang dilakukan atas asas musyawarah untuk mencapapi
mufakat dalam suatu forum dalam rangka memecahkan masalah untuk mencari suatu
keputusan yang hasilnya diharapkan adil dan tidak merugikan para peserta rapat.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) kata “rapat” (kata benda) berarti
pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. DR.
Sedarmayanti, M.Pd. dalam buku Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran, menyebutkan beberapa pengertian rapat:
2. Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
3. Rapat merupakan alat untuk mencapai mufakat, melalui musyawarah kelompok.
4. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk
mufakat.
5. Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
6. Rapat adalah pertemuan antarpara anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri
untuk membicarakan/merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
7. Rapat adalah pertemuan anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal
yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan, rapat adalah pertemuan yang dilakukan beberapa
orang dan membicarakan suatu masalah atau kepentingan dengan tujuan memberikan
penjelasan atau memecahkan suatu persoalan atau dapat juga diartikan mengadakan
perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama.

Diskusi Kelompok

Bila ada rapat tentang penyelenggaraan HUT RI oleh para remaja

Tarka, maka rapat ini termasuk rapat formal atau informal?
Jelaskan alasannya

3.7 Membuat Rencana Rapat/Pertemuan

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat ini berbagai permasalahan dapat
dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan, serta kemajuan dan perkembangan
organisasi dilahirkan. Oleh karena itu rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi vital dan
harus mendapat perhatian. Namun dari pengalaman, sering kita temukan beberapa
permasalahan sehubungan denga rapat ini, antara lain sering kita dengar keluhan pegawai
“Apa sih gunanya rapat?”.

56
Ungkapan ini menggambarkan adanya beberapa fenomena, antara lain keterpaksaan anggota
organisasi untuk mengikuti rapat, atau rapat bagi para anggota dianggap kurang perlu, atau
rapat hanya merupakan aktivitas membuang-buang waktu secara percuma. Hal ini terjadi,
biasanya akibat pengelolaan rapat yang kurang tepat.
Hal-hal yang kurang tepat dalam penyelenggaraan, misalnya sebagai berikut:
a. Para anggota organisasi terlalu sering diminta untuk mengikuti rapat tanpa
dipertimbangkan, siapa yang sebenernya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
b. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran atau kehendak pimpinan.
c. Hasil rapat tidak pernah ditindaklanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa
pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Berdasarkan kenyataan ini, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan rapat yang kurang baik
justru akan merugikan organisasi. Bahkan, dapat menimbulkan keluhan dan permasalahan
baru, baik bagi para anggota organisasi maupun organisasi itu sendiri.
Kemudian, apa dan bagaimana kaitan antara sekretaris dengan rapat? Jawaban pertanyaan
ini cukup jelas, yakni salah satu tugas khusus sekretaris adalah mengelola dan
menyelenggarakan rapat, dan tugas khusus ini merupakan tugas instruksi dari pimpinan.
A. Fungsi Rapat
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, diantaranya:
1. Sebagai forum demokrasi, dengan demikian diharapkan peserta dapat
berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
2. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dan
organisasi/perusahaan
3. Sebagai sarana bernegosiasi
4. Sebagai sarana pembentukan peraturan seperti membuat tata tertib, undang-
undang, atau ketentuan hukum.

B. Tujuan Rapat
Selain fungsi-fungsi yang telah dijelaskan di atas, rapat juga memiliki beberapa tujuan, di
antarannya:
a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
b. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
c. Untuk mengadakan koordinasi antar intern atau ekstern
d. Untuk mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
e. Media komunikasi antar sesama anggota organisasi/perusahaan
f. Untuk menampung permasalah dari arus bawah
g. Untuk brainstorming/sumbang saran
Agar tujuan rapat dapat tercapai, analisis (pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.
Menguji dan menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan
beberapa pertanyaan sebagai berikut:

57
 1. Apakah tujuan tersebut realistik?
Tujuan akan dicapai harus dipikirkan dengan sebaik-baiknya. Tujuan yang hendak
dicapai apakah mungkin dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan
kemampuan yang ada.
2. Apakah waktunya tepat?
Ketika menyampaikan suatu gangguan atau ide, perlu pertimbangan mengenai
ketepatan waktu yang ada sebagai contoh: ada gagasan ingin mengganti seorang
staf karena yang bersangkutan kurang efektif dan tidak dapat bekerja sama dengan
karyawan lain, padahal yang bersangkutan sedang terkena musibah salah seorang
anggota keluarganya meninggal. Penyampaian gagasan seperti ini tentu kurang
tepat dari segi waktu. Contoh lain ada gagasan ingin menaikkan gaji karyawan,
padahal pada saat yang bersamaan omzet perusahaan sedang mengalami
penurunan sekitar 30% dibanding tahun sebelumnya. Penyampaian ide ini tidak
tepat waktu, sehingga kemungkinan besar tidak akan diterima dalam forum rapat.
3. Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?
Penyelenggaraan rapat yang berhasil dapat tercapai berkat adanya persiapan dan
keterampilan orang-orang yang bertugas untuk melaksanakannya. Orang-orang
yang terlibat atau panitia harus termasuk orang yang memahami situasi dan tujuan
diadakannya rapat serta bertanggung jawab penuh terhadap tugasnya. Kerjasama
panitia rapat yang baik dan teroganisasi dapat menjadikan tujuan rapat akan
berhasil.
4. Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah
Tangga) organisasi atau perusahaan.
Tujuan rapat harus mengacu pada tujuan organisasi atau perusahaan secara
keseluruhan. Oleh karena itu, jika ingin menyampaikan atau menentukan tujuan
harus sesuai dengan kebijakan organisasi atau perusahaan.

Diskusi kelompok

Mengapa agar tujuan rapat dapat dicapai, perlu

analisis/mempelajari terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut?

C. Alasan/Pertimbangan Rapat
Untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi organisasi maka sebelum menyelenggarakan
rapat terlebih dahulu harus dipikirkan dengan matang beberapa pertimbangan. Misalnya
sebagai berikut:
a. Apakah dalam rapat ada sesuatu yang perlu dibicarakan secara khusus?
b. Apakah bermanfaat jika rapat tersebut diadakan?

58
 c. Apakah dengan melibatkan beberapa orang akan menyelesaikan persoalan atau
justru akan membuat rumit persoalan?
d. Apakah semua anggota dalam organisasi perlu memiliki informasi dari persepsi
yang sama mengenai suatu permasalahan tertentu?
e. Apakah penyelenggaraan rapat mampu atau bermanfaat untuk meningkatkan dan
mengembangkan kerjasama?

D. Membuat Rencana Rapat

Dalam membuat perencanaan rapat sama dengan membuat perencanaan kegiatan pada
umumnya, yakni dengan menggunakan metode “5 W + 1 H”, yakni:
b. Why : Mengapa rapat diselenggarakan?
c. What : Masalah apa yang perlu dibicarakan dalam rapat?
d. Who : Siapa yang perlu diundang dalam rapat yang sesuai dengan materi
rapat?
e. Where : Dimana rapat akan diadakan, di lingkungan intern atau ekstern
organisasi?
f. When : Kapan rapat diselenggarakan menyangkut hari, tanggal, dan jam
pertemuan?
g. How : Bagaimana rapat diselenggarakan?

E. Persiapkan Administrasi (bahan rapat)

Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan adminsitrasi, antara lain sebagai berikut:
1. Mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada peserta rapat.
2. Mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya.
3. Mengumpulkan bermacam-macam keterangan data dan butir-butir acara rapat.
4. Memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu.
5. Membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.
6. Menyusun acara secara sistematis.
7. Menentukan peserta rapat.
8. Membuat surat undangan rapat
9. Menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.
10. Memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat,
tempat duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, LCD, lampu penerangan,
penempatan tempat duduk peserta rapat, layar, flip chart, sound system, kertas,
ballpoint, buku, pensil, komputer, dll.
11. Menyusun materi diskusi yang belum sempat dikirim.
12. Menyiapkan notula/notulen.

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a. Agenda rapat.

59
 b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya).
c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F. Menyusun Acara Rapat

Dalam acara rapat biasa disebut dengan agenda rapat. Agenda rapat adalah pokok-
pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Seorang sekretaris harus mampu
menyusun agenda dan acara rapat.
Agenda rapat sebagian besar dari pimpinan, tetapi sekretaris harus mampu bertindak
aktif, mengingatkan pimpinan beberapa masalah yang harus dibicarakan dalam rapat.
Contoh susunan acara rapat:
1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan rapat
3. Laporan rapat sebelumnya (jika merupakan rapat rutin)
4. Pembahasan materi rapat
5. Lain-lain
6. Penutup
Selain menyusun acara, sekretaris pun harus mempersiapkan daftar hadir peserta rapat.
Daftar hadir dapat disediakan dalam bentuk lembaran atau bentuk buku tamu.
Daftar hadir ini berguna untuk mempersiapkan hal-hal yang diperlukan pada waktu rapat,
dan digunakan juga untuk dokumen dan pertanggungjawaban biaya yang dikeluarkan
selama penyelenggaraan rapat.

Diskusi kelompok

Buatlah sebuah contoh agenda rapat, tema rapat bebas

Buatlah susunan acara dari agenda rapat yang telah ditentukan

G. Undangan Rapat
Setelah agenda rapat ditetapkan, selanjutnya mempersiapkan undangan rapat. Agenda
rapat tersebut sebagai pedoman untuk menentukan peserta rapat. Dengan demikian,
harus dihindari menghadirkan peserta rapat yang tidak terkait dengan urusan dan tujuan

60
rapat. Membuat daftar undangan berdasarkan permintaan pimpinan. Undangan rapat
dibuat setelah daftar peserta rapat disusun. Undangan rapat berisi:
1. Hari
2. Tanggal
3. Tempat Acara
4. Acara Rapat
Dalam undangan rapat, agenda rapat dicantumkan dengan jelas, maksudnya
memberikan kesempatan peserta rapat untuk mempersiapkan bahan rapat. Jika tempat
rapat di luar lingkungan organisasi, denah tempat pertemuan dapat dilampirkan.
Undangan rapat tidak diberikan mendadak, atau terlalu jauh jaraknya dari pelaksanaan
rapat. Ada macam-macam variasi surat undangan, semuanya bergantung apakah itu
rapat intern atau rapat ekstern.
Untuk undangan rapat intern, undangan yang dipakai dapat berbentuk surat undangan
biasa, atau bisa juga berbentuk edaran, sedangkan untuk rapat ekstern, undangan
mempergunakan surat undangan biasa yang lazim dipakai. Setelah daftar peserta rapat
jelas dan undangan rapat dibuat, langkah berikutnya mengirimkan undangan kepada
peserta rapat.
Undangan ada yang bersifat resmi dan ada yang bersifat tidak resmi. Undangan yang
bersifat resmi adalah surat undangan yang dibuat oleh organisasi, instansi, perusahaan,
lembaga, yayasan agar orang atau organisasi yang dituju dalam surat undangan dapat
menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak pengundang.
Undangan tidak resmi adalah undangan yang dibuat oleh perorangan yang mewakili
dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang dibuat
pengundang. Misalnya undangan pernikahan, khitanan, syukuran dan lain-lain.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat undangan adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan tata bahasa yang baik dan benar
b. Mengetahui permasalahan dan latar belakang penyusunan undangan
c. Memahami aturan-arutan pembuatan surat
Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai minimal 3 – 7 hari sebelum
pelaksanaan rapat. Hal ini berguna agar orang yang diundang dapat mempersiapkan
terlebih dahulu segala keperluan yang berkaitan dengan undangan rapat. Undangan
yang dibuat henda`klah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.

61
 Tugas

Carilah berbagai contoh surat undangan rapat baik yang bersifat

resmi (dari berbagai organisasi atau perusahaan) dan tidak resmi
(perorangan atau kelompok). Kemudian buatlah kliping tentang
surat undangan rapat, tulislah keterangan di bawah setiap surat
undangan mengenai bentuk suratnya.

H. Mempersiapkan Tempat, Perlengkapan,

Akomodasi, dan Konsumsi Rapat
1. Mempersiapkan Tempat Rapat
Jika rapat dilaksanakan di luar kantor,
sekretaris atau petugas harus
mempersiapkan tempat rapat (hotel
atau gedung pertemuan), yaitu harus
memesan tempat untuk
penyelenggaraan rapat dengan
menghubungi pengelola tempat
seperti manajer hotel atau pihak yang
Tempat rapat harus dipersiapkan
berwenang dan memesan agar
sebelum rapat dimulai.
tempat, waktu, tanggal pada hari
pelaksanaan rapat sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Tempat dan
ruangan yang akan digunakan adalah tempat dan ruangan yang refresentatif, bebas
dari gangguan aktivitas dari luar, keadaan ruangan bersih dan sehat.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat adalah
penerangan/pencahayaan, ventilasi udara, penataan tempat duduk, dan penempatan
peralatan.
2. Mempersiapkan Perlengkapan Rapat
Beberapa hal yang perlu disiapkan berkaitan dengan perlengkapan rapat, yaitu:
a. Alat tulis kantor f. Komputer
b. Stop map g. Buku-buku referensi
c. Stapler h. Tape recorder dan kaset
d. LCD kosong (jika perlu)
e. Notebook i. Daftar hadir

62
 Beberapa jenis perlengkapan yang diperlukan atau digunakan dalam rapat

3. Mempersiapkan Akomodasi dan Konsumsi

Jika rapat diselenggarakan di luar kantor dan dalam waktu yang lama. Biasanya
memerlukan fasilitas-fasilitas untuk peserta rapat, di antaranya:
a. Konsumsi
Konsumsi disediakan bukan hanya ketika rapat diselenggarakan di luar kantor,
tetapi untuk rapat yang dilaksanakan di dalam kantor juga memerlukan
konsumsi. Konsumsi rapat berupa makan ringan (snack) atau makanan berat
untuk para peserta rapat harus disiapkan agar peserta rapat nyaman dalam
mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi
makanan juga harus diperhatikan. Hal ini
akan berdampak pada motivasi peserta
dalam mengikuti rapat. Ada beberapa
cara penyajian makanan dan minuman
dalam rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Makanan dan minuman disajikan
lengkap sebelum peserta rapat
memasuki ruangan dan duduk. Cara
ini dimaksudkan agar peserta tidak
terganggu,
2. Makanan dan minuman disajikan
selama rapat berlangsung,
3. Makanan dan minuman disajikan pada waktu istirahat.

63
b. Akomodasi
Untuk rapat atau pertemuan yang
sangat penting dan memakan
waktu lama, biasanya para
peserta rapat akan menginap di
suatu tempat. Untuk itu sekretaris
harus mengatur pemilihan tempat
yang cocok untuk pelaksanaan Mempersiakan akomodasi dengan
sebaik mungkin www.transerahotels.com
rapat tersebut mulai dari
pemesanan tempat, pembagian
kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta
rapat, fasilitas akomodasi harus disiapkan sebaik mungkin.

c. Transportasi
Jika suatu rapat dilaksanakan di luar kantor, tentunya transportasi para peserta
rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus,
maka sekretaris harus menyiapkannya.
manado.tribunnews.com
d. Kesehatan dan Keamanan
Pelayanan kesehatan perlu juga
disediakan untuk menjaga
kemungkinan ada peserta rapat yang
jatuh sakit. Petugas kesehatan seperti
mantri, juru rawat, atau dokter lebih
baik jika tersedia. Untuk menjaga
keamanan jalannya rapat perlu
pengamanan seperti satpam atau
pihak keamanan lain.

e. Pengecekan Persiapan Terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala
persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk
dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
2. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat
dan berfungsi dengan baik?
3. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam
rapat telah disiapkan dalam suatu map?
4. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

64
 5. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat
sebagai berikut:

Sulis Rahmawati, S.Pd. Mengelola Pertemuan Bab 1. SMK 1 Godean

Tugas Kelompok

Carilah hotel atau gedung pertemuan yang dapat menyediakan

dan mempersiapkan rapat atau pertemuan sesuai dengan
kebutuhan dari rapat yang akan anda selenggarakan. Mulai dari
ruang rapat, akomodasi, perlengkapan, konsumsi. Cantumkan
nama Hotel, Gedung Pertemuan, Letak Ruang Rapat (No. Ruang
atau Lantai), Alamat, No. Telepon Hotel, Nama Marketing atau
Manager Hotel.

1.8.Menjelaskan Teknik Penyelenggaraan Rapat

1. Teknik Membuka Rapat
1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar
secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para
pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti:

65
 7. Penggunaan data
8. Penggunaan Anekdot
9. Membuat pertanyaan
10. Menggungkapkan sesuatu yang unik dan istimewah
11. Peribahasa,kata bijak,dan kutipan dari kitab suci

2. Teknik Menutup Rapat

a. Menyusun Ringkasan atau Kesimpulan
Maksudnya membuat ringkasan ialah agar para pendengar mengingat kembali garis
besar isi pembicaraan.
b. Kalimat Penutup
Dalam kalimat penutup diungkapkan ikhtisar pembicaraan. Ikhtisar merupakan inti
pembicaraan yang diambil dari ringkasan. Berikut ini, beberapa ketentuan tentang
cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu:
a. Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting
yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.
b. Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat
mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan.
c. Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan. sebelum
berbicara, kalimat pembuka dan penutup harus dipersiapkan dengan baik dan
tepat
d. Beberapa cara untuk membentuk kalimat penutup pembicaraan, yaitu
a. Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat
b. berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan
c. berisi pujian/sanjungan kepada pendengar.
d. Usahakan agar pendengar merasa senang,tersenyum,bahkan tertawa
e. Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair,kutipan dari kitab suci
yang sesuai, kata bijak yang sesuai kata bijak dari orang terkenal atau
sesuatu yang dapat membangkitkan semangat para pendengar serta
harapan.
e. Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif.

3. Teknik Memimpin Rapat

a. Sikap dan sifat yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain:
1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas terutama
yang berkaitan dengan pokok masalah yang sedang dibahas menambah
wawasan dengan membaca berbagai buku, membuka internet, dan lain-
lain.
2. Seorang pemimpin dapat mengendalikan rapat. Pengendalian rapat oleh
pemimpin rapat terdapat tiga macam cara, yaitu sebagai berikut:

66
 1. Pengendalian bebas terbatas
Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan
kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian
seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada
para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.
2. Pengendalian secara ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak
memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada
para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya
seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah
ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku,
sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan
pendapatnya.
3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan
ketet adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-
luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan
apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung
menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.
3. Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur,
berwibawa, dan tegas.
4. Pemimpin rapat harus mampu mengtur lalu lintas jalannya rapat.
5. Pemimpin rapat dapat memgelola secara terarah dalam mencapai tujuan
rapat.
6. Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan
untuk memberikan gagasan.
7. Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata
cara pertemuan.

b. Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut:

1. Sebagai pengarah
Seorang pemimpin harus lebih siap dan lebih menguasai permasalahan
daripada peserta rapat yang lain, agar dapat mengarahkan rapat dengan
baik.
2. Sebagai fasilitator
Seorang pemimpin dapat memberikan fasilitas atau kemudahan bagi
peserta rapat.
3. Sebagai layar pemantul

67
 Bila ada peserta rapat yang mengemukakan pendapat, maka pemimpin
rapat dapat meneruskan pembicaraan dari satu pendapat kepada pendapat
berikutnya. Seorang pemimpin harus dapat mengambil intisari pembicaraan
dan menyimpulkannya. Contoh lain, bila ada pertanyaan dari peserta rapat,
pemimpin rapat dapat mengembalikan pertanyaan tersebut ke si penanya.
4. Sebagai penengah atau katalisator
Kadang suasana rapat menjadi memanas atau tegang karena adanya
perdebatan. Bila perdebatan berlangsung lama dan berakhir dengan sikap
emosional, pemimpin rapat harus cepat bertindak sebagai penengah.
5. Sebagai motivator
Yang dimaksud dengan motivator ialah pemimpin rapat harus berusaha
agar memberikan semangat ketika rapat berjalan lamban dan
membosankan.
6. Sebagai pengumpul dan penentu keputusan
Pada saat rapat berlangsung pemimpin rapat harus memperhatikan dengan
sungguh-sungguh isi pembicaraan agar dapat mengumpulkan data dan
membuat keputusan yang tepat sesuai dengan keinginan seluruh peserta
rapat.

4. Hal-hal yang harus diperhatikan ketika pemimpin rapat akan menjawab pertanyaan:
1. Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan
yang diajukan pendengar;
2. Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong
pertanyaan pendengar);
3. Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai sasaran;
4. Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak
mengetahui jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang;
5. Menjawab pertanyaan disertai dengan bukti dan contoh agar jawaban pembicara
dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya;
6. Pembicara hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat
menguji kepandaian pembicara;
7. Ketika menjawah pertanyaan hendaknya pandangan ditujukan kepada
pendengar.

5. Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya Dalam Rapat

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan ketika
menyampaikan pendapat berlangsung secara efektif, yaitu:
1. memakai kata-kata yang lugas,sederhana;
2. memakai kata-kata yang singkat, jelas, dan tepat sesuai kaidah bahasa;
3. menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif.

68
 4. menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh
pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat sosial, dan pendidikan para
pendengar;
5. penyampaian pendapat tidak menyimpang dari tema.
6. jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai
pendapat orang lain.

6. Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut:

1) Tipe pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan
wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga
sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan
untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari
peserta rapat yang mempunyai tipe ini.
2) Tipe pemberi semangat
Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan
kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang
mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga
orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.
3) Tipe inisiatif
Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan
rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-
data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian,
peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan
dihadapi.
4) Tipe pemersatu
Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan
kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga
sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu
biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan
berjiwa besar.
5) Tipe penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak
setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau
menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang
panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini,
seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak
menimbulkan masalah baru.
6) Tipe perantara

69
 Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau
penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu
memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta
menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu
menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat
dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa
diantara lainnya.
7) Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini
hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-
informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak
suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.

Diskusi Kelompok

Pada saat rapat berlangsung, biasanya ada seseorang yang

mengajukan pendapat. Pendapat yang diajukan ada yang berisi
dukungan atau persetujuan terhadap suatu masalah ada yang
berisi penolakan terhadap cara pemecahan suatu masalah.
Buatlah kalimat yang berisi dukungan dan kalimat yang berisi
sanggahan atau penolakan terhadap suatu masalah atau cara
pemecahan suatu masalah.

Buatlah sebuah contoh kalimat pembuka atau sebuah paragraf

pembuka rapat dan kalimat atau paragraf penutup rapat!

3.8 MENYELENGGARAKAN RAPAT BULANAN

1. Pelaksanaan Rapat
1. Suasana rapat berlansung terbuka
Maksud dari suasana rapat berlangsung terbuka ialah setiap peserta rapat jangan
saling mencurigai atau berprasangka. Peserta rapat yang hadir harus bersikap
objektif, jujur, tidak berburuk sangka kepada peserta rapat yang lain. Meskipun
suasana rapat terbuka bukan berarti setiap orang dapat mengemukakan
gagasannya tanpa memperhatikan etika berkomunikasi (etika berkomunikasi telah
dibahas pada bab 1). Suasana rapat yang terbuka dapat menghidupkan suasana
rapat yang baik, menimbulkan rasa persahabatan, kerjasama yang baik, kesetiaan
yang tinggi terhadap pekerjaan dan di antara peserta rapat. Bila suasana rapat
berlangsung terbuka maka rapat dapat berjalan fleksibel, tidak mati dan tujuan rapat
akan berhasil.

70
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif
Rapat diselenggarakan dengan tujuan tertentu. Tujuan dapat tercapai bila seluruh
peserta berperan serta mengemukakan pendapat, bertanya, dan ikut menyetujui
keputusan rapat.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
Rapat berlangsung terbuka dan para peserta rapat berpartisipasi aktif, tidaklah
cukup. Meskipun rapat berlangsung terbuka dan peserta rapat berpartisipasi aktif,
namun rapat harus berlangsung secara terkendali. Maksud terkendali ialah jalannya
rapat harus sesuai dengan tema permasalahan. Bila rapat berjalan di luar jalur tema
yang telah ditetapkan maka ketua rapat harus berusaha untuk mengembalikan
situasi rapat ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Pemimpin atau ketua rapat harus
mampu membimbing, mengarahkan, dan memberi kemudahan terhadap para
peserta rapat.
4. Hindarkan debat kusir
Pada saat rapat janganlah sampai mengemukakan pendapat tanpa disertai dengan
alasan, bukti yang kuat atau logis. Bila mengemukakan pendapat hanya bermaksud
ingin menang sendiri tanpa disertai alasan yang logis, maka akan terjadi perdebatan
yang tidak ada artinya atau “debat kusir”. Debat kusir artinya perdebatan yang tidak
disertai alasan yang masuk akal, hanya menonjolkan emosi. Debat kusir hanya
akan membuat suasan rapat menjadi panas, tegang, dan tidak menyenangkan.
5. Bahasa harus komunikatif
Pada waktu rapat, bahasa yang digunakan harus jelas, singkat, dan tepat atau
komunikatif. Baik mengemukakan pendapat maupun bertanya harus diajukan
dengan memperhatikan waktu, tidak bertele-tele, langsung kepada inti
permasalahan.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara
Pada saat rapat, seorang ketua harus mampu mengatur jalannya rapat. Jangan
sampai pembicaraan hanya didominasi atau dimonopoli oleh seseorang atau satu
kelompok. Setiap peserta rapat mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk
mengemukakan pendapat atau pertanyaan. Oleh karena itu ketua rapat harus
memperhatikan para peserta rapat yang belum dan yang telah berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan
keputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat.
Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi pedoman
dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya.
8. Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung harus ada seseorang yang bertugas untuk
mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan

71
 oleh seorang sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan
jalannya rapat secara singkat.
9. Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sistematis atau berurutan secara logis.
10. Media rapat
Tempat dan saran untuk rapat harus memadai. Tempat dan sarana yang cukup
mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan jumlah undangan
rapat.
11. Waktu
Rapat dimulai sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan acara demi acara
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan waktu (tepat waktu).

2. Masalah yang Dirapatkan

Permasalahan yang dialami oleh suatu organisasi, kantor atau instansi pemerintah
tentunya bermacam-macam. Permasalah ada yang ringan, sedang, dan berat. Ada yang
memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula yang dapat
ditangguhkan terlebih dahulu. Masalah-masalah yang akan diselesaikan tentunya
memerlukan strategi atau cara penanganan yang berbeda untuk setiap masalah.
Masalah yang menyangkut kepentingan perusahaan atau pegawai harus ditangani
dengan cara yang profesional atau ahli. Sebelum rapat dilaksanakan, panitia
penyelenggara rapat harus menentukan terlebih dahulu permasalahan yang akan
dirapatkan. Namun sebelum menentukan masalah harus diketahui bahwa rapat
mempunyai beberapa fungsi, antara lain: forum diskusi untuk menyelesaikan masalah,
forum silaturahmi, forum demokrasi, brainstorming (sumbang saran), sarana
berkonsultasi, menentukan masalah akan lebih mudah bila tahu terlebih dahulu
mengenai tujuan dan kegunaan rapat.

3. Pemimpin Rapat
Seorang pemimpin rapat termasuk salah satu faktor penentu berhasilny suatu rapat.
Seorang pemimpin rapat harus memiliki keterampilan berkomunikasi ketika pemimpin
rapat. Seorang pemimpin memiliki sifat dan tipe yang berbeda-beda. Pada garis
besarnya seorang pemimpin rapat digolongkan sebagai berikut:
a. Tipe Otoriter
Maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang
yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan
hanya ditentukan dirinya. Para peserta tidak diberi kesempatan untuk
mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau sarana-sarana. Pemimpin
yang bersifat otoriter tidak terlibat dalam komunikasi kelompok. Pemimpin seperti ini
biasanya hanya memberikan perintah-perintah mengenai segala hal yang harus

72
 dikerjakan. Tipe pemimpin rapat seperti ini menyebabkan suasana rapat tidak
hidup, tidak dinamis, para peserta hanya menunggu perintah dari pemimpin.
b. Tipe Demokratis
Maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan
kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau
sarana-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin
berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberikan
petunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok. Dengan demikian,
pemimpin terlibat secara langsung dalam komunikasi kelompok, ikut serta dalam
kegiatan kelompok. Hasil keputusan rapat merupakan hasil musyawarah dalam
rapat, yang berasal dari seluruh peserta rapat.
Tipe kepemimpinan demokratis agak berbeda dengan tipe open management.
Seorang pemimpin dengan tipe open management sama halnya dengan tipe
demokrasi, hanya perbedaan yang paling mendasar ialah dari segi keputusan.
Dalam tipe demokratis keputusan rapat berasal dari peserta rapat dan pemimpin
rapat berdasarkan hasil musyawarah bersama, sedangkan dalam tipe open
management hasil keputusan rapat ditentukan oleh pemimpin rapat. Dalam tipe
open management, pemimpin dapat memberikan kesempatan kepada para anggota
untuk menyampaikan saran-saran, namun keputusan akhir berada pada pemimpin
rapat. Diterima tidaknya sebuah saran, tergantung dari panilaian pemimpin. Tipe
pemimpin open management, selain sebagai pemimpin, jupa pemimpin bertindak
sebagai pembuat keputusan atau decision maker (pengambil keputusan).
c. Tipe Laissez Faire
Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan
kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah
atau cara dalam menyelesaikan masalah. Pemimpin tipe ini menyerahkan segala
sesuatunya kepada para peserta rapat, seperti menentukan tujuan, cara-cara
penyelesaian, kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan, media yang akan digunakan.
Pemimpin dalam hal ini bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam komunikasi
kelompok, tidak mengambil keputusan ap`apun. Pemimpin tipe ini bersikap seperti
seorang penonton saja, meskipun berada di antara para peserta rapat.

4. Peserta Rapat
a. Sifat atau karakter peserta rapat
Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Tipe Pemersatu
Karakter dari tipe pemersatu biasanya bertindak sebagai juru damai. Beberapa ciri
dari karakter tipe pemersatu yaitu penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar,
sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.
2. Tipe Perantara

73
 Karakter bertipe ini biasanya bertindak sebagai perantara, atau sebagai
penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun
kelompok. Maksudnya menghubungkan satu orang dengan kelompok lain, antara
kelompok dengan pemimpin kelompok, dll. Peserta rapat tipe ini mempunyai
karakter pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya, berpenampilan meyakinkan.
3. Tipe Pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut
berperan serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang
bersifat pendiam (jarang berbicara).
Seseorang bersikap seperti ini atau bersifat diam atau pasif biasanya karena kurang
pengalaman, kurang pengetahuan, tidak mempunyai keberanian, kurang bergaul,
pemalu, kurang percaya diri.
4. Tipe Pemberi Semangat
Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak,
kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang
lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai
pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.
5. Tipe Inisiatif
Peserta rapat yang termasuk kelompok tipe inisiatif merupakan orang yang rajin,
tekun kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut
memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.
6. Tipe Pemberi Informasi
Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu
memberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang
cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.
7. Tipe Penyerang
Peserta rapat yang termasuk tipe penyerang harus diwaspadai oleh pemimpin
rapat. Karena peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap
masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat
menimbulkan perdebatan dan perpecahan. Oleh karena itu, pemimpin rapat harus
bertindak cepat dan tepat pada waktu mengambil keputusan, jangan sampai timbul
suatu perdebatan (debat kusir) dn perpecahan.

b. Fungsi Peserta Rapat

1. Sebagai penyumbang pendapat
Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang
dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang
dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang
menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk
menyelesaikan masalah.

74
 2. Sebagai penyumbang data
Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang
benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting
dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil
dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
3. Sebagai perumus kesimpulan
Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu
dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang
diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan
aktif dalam rumusan kesimpulan.
4. Sebagai pembantu pimpinan
Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan
rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak.
Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu
pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
5. Sebagai penerima hasil keputusan
Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan
yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu
permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan
dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu
bukan merupakan saran/pendapatnya.

Diskusi Kelompok

Seorang pemimpin rapat termasuk salah satu faktor penentu

keberhasilan suatu rapat. Jelaskan alasannya.

Bagaimanakah pendapat anda apabila rapat berlangsung ada

anggota rapat yang mengantuk atau tidak memperhatikan
jalannya rapat. Apakah yang harus dilaksanakan oleh pemimpin
rapat bila menghadapi hal demikian?

Ulangan Harian 5

75
3.9 MENGIDENTIFIKASI BENTUK-BENTUK RAPAT
4.9 MENYELENGGARAKAN RAPAT INTERNAL
1. Rapat Berdasarkan Tujuannya
c. Rapat Penjelasan (Information Conference)
Rapat yang diselenggarakan apabila pimpinan organisasi/perusahaan ingin
memberikan penjelasan kepada para anggota tentang kebijakan, prosedur kerja,
atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja.
d. Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Conference)
Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan suatu masalah yang sedang
dihadapi.
e. Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
Rapat yang bertujuan untuk mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan.
2. Rapat Berdasarkan Sifatnya
a. Rapat Formal
Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut
ketentuan yang berlaku.
b. Rapat Informal
Rapat yang diadakan tanpa perencanaan dan tidak dipersiapkan terlebih dahulu,
serta dapat terjadi setiap saat, dapat juga terjadi secara kebetulan.
c. Rapat Terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota, materi yang dibahas bukan masalah
yang bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu dan yang dibahas menyangkut
masalah yang masih bersifat rahasia.
3. Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
a. Rapat Mingguan
Rapat yang diadakan seminggu sekali dan membahas masalah-masalah yang
bersifat rutin.
b. Rapat Bulanan
Rapat yang diadakan sebulan sekali untuk membahas hal-hal yang terjadi pada
bulan lalu.
c. Rapat Semesteran
Rapat yang diadakan enam bulan sekali dan bertujuan untuk mengadakan evaluasi
hasil kerjasama enam bulan yang telah lalu dan mengambil langkah-langkah
selanjutnya dalam jangka waktu enam bulan berikutnya.
d. Rapat Tahunan
Rapat yang diadakan setiap setahun sekali.
4. Rapat Berdasarkan Frekuensinya

76
 a. Rapat Rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya, untuk membahas masalah-masalah rutin
dalam organisasi atau perusahaan
b. Rapat Insidental
Rapat yang diadakan di luar rutin, diadakan tanpa ada perencanaan terlebih dahulu.
5. Rapat Berdasarkan Pesertanya
a. Rapat Vertikal
Rapat yang dihadiri bawahan dan atasan.
b. Rapat Horizontal
Rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat.

3.10 MENGURAIKAN TENTANG TATA RUANG RAPAT

4.10 MEMBUAT LAYOUT RUANG RAPAT
Selain tata ruang kantor untuk tempat bekerja para karyawan, setiap instansi perusahaan,
dan lembaga pada umumnya perlu memiliki ruang rapat atau ruang konferensi yang
memerlukan penataan yang baik pula. Konsep untuk menata ruang rapat sama halnya
dengan konsep menata ruang kantor yaitu dari segi pengaturan tempat duduk, peralatan
yang digunakan, luas ruangan, cahaya, warna, udara, dan suara harus diperhitungkan dan
ditata dengan matang.
Setiap pemimpin dari satu organisasi, perusahaan, instansi, dan lembaga biasanya dalam
jangka waktu tertentu perlu mengadakan rapat dengan setiap kepala bagian di
lingkungannya. Untuk itu tentunya setiap kantor perlu memiliki ruang rapat tersendiri. Meja-
meja yang telah disusun dapat ditutupi dengan menggunakan taplak meja yang berukuran
besar (dapat menutupi susunan meja). Meja-meja baca yang berjumlah cukup banyak dapat
dipakai untuk keperluan rapat dengan membentuk susunan yang beragam sehingga menjadi
menarik, berguna, dan luwes serta sesuai dengan jumlah peserta rapat yang berbeda-beda.
Pengaturan tempat duduk atau macam-macam bentuk pengaturan tempat duduk dapat
dibuat atau diciptakan sendiri dengan cara memperhatikan pada tujuan, kebutuhan rapat,
jumlah peserta rapat, kenyamanan peserta rapat, keamanan peserta rapat, kedudukan atau
tingkat jabatan peserta rapat.
1. Tata Letak Ruang Rapat
1. Model Teater

77
 Gambar 1. Gambar 2.
Tempat duduk dibuat berbaris menghadap ke meja pemimpin atau pemincar (tanpa meja
konferensi). Model ini digunakan apabila peserta hanya berperan sebagai pendengar.
Model ini tidak direkomendasikan apabila peserta harus mencatat atau rapat sambil
makan atau minum pengaturan model ini sangat fleksibel. Baris kursi bisa diatur
setengah melingkar atau lurus menghadap ke tempat pembicara. Yang perlu diperhatikan
adalah sela yang cukup antar baris kursi untuk memungkinkan peserta rapat keluar dan
masuk dari tempat duduknya.
Kelebihan dari pengaturan ini adalah sangat efesien untuk peserta rapat dalam jumlah
besar dalam ruangan. Kelemahannya adalah tidak ada tempat menulis bagi peserta.
Interaksi antar peserta minimal.

2. Model Bentuk U
Gambar 3.

Kursi dan meja disusun dalam bentuk U. Gaya tata

letak ini sering digunakan untuk pertemuan Dewan
Direksi, pertemuan kepanitiaan, atau kelompok diskusi di mana pembicara, presenter
menjadi pusat perhatian.
Hal perlu diperhatikan dalam menyusun gaya ini adalah jarak antar tempat duduk (kursi)
harus tidak terlalu rapat sehingga peserta tidak kesulitan dalam bergerak. Apabila
pesertanya di atas 25, hindari menggunakan model bentuk U. Kelebihan dari model ini
adalah peserta dapat berinteraksi satu sama lain lebih mudah dibanding dalam ruangan

78
 yang pengaturannya menggunakan model teater. Selain itu, karena disediakan meja,
maka peserta dapat menulis atau minum dan makan selama berlangsungnya rapat.

3. Model Kelas

Gambar 4.
Model kelas, hampir sama dengan model teater. Bedanya adalah dalam model kelas ini
disediakan meja yang memungkinkan peserta untuk menulis atau meletakan alat selama
pelaksanaan rapat.
Model ini digunakan apabila selama rapat peserta perlu menggunakan banyak bahan
bacaan (laporan misalnya) dan banyak menulis baik menggunakan kertas ataupun
notebook. Model ini juga cocok untuk rapat yang berlangsung lama sehingga peserta
dapat menikmati makan dan minum selama berlangsung rapat. Hal yang perlu
diperhatikan pada saat mengatur ruangan menggunakan model ini adalah sebaiknya
dalam satu meja cukup dua tempat duduk agar tidak terlalu berdesakan. Memang bisa
saja tempat duduknya lebih banyak asalkan mejanya cukup panjang. Penting juga diatur
jarak antara tempat duduk bagian depan dan tempat duduk di baris belakangnya.

4. Model Konferensi

G
a
m
b
a
r

5
.

79
 Dalam model ini, diletakan meja konferensi di tengah yang dikelilingi dengan tempat
duduk. Model ini sama dengan model U, hanya saja posisi antar peserta bisa dihadapan
secara dekat. Dengan demikian, model ini cocok untuk rapat yang memerlukan diskusi
yang intensif.
Hal yang perlu diperhatikan di sini, mengenai kerapatan antar tempat duduk (kursi)
adalah posisi yang duduk di ujung meja. Tempat duduk di ujung meja diperuntukan bagi
pimpinan rapat. Ujung lawan dari pimpinan rapat adalah notulis.
Kelebihan dari penataan ini, adalah memungkinkan peserta diskusi secara intensif,
menulis, tetapi tanpa ada yang melakukan presentasi menggunakan audio visual.

5. Banquet Round

Di sini
terdapat beberapa meja bundar dengan masing-
masing meja disediakan tempat duduk. Model ini
cocok untuk rapat di mana peserta perlu melalukan
diskusi dalam kelompok-kelompok kecil. Dalam
mengatur model seperti ini yang perlu diperhatikan adalah jarak antar tempat duduk
kelompok. Atur jarak mereka tidak terlalu dekat sehingga diskusi dalam satu kelompok
tidak menganggu kelompok lain, tetapi juga atur agar tidak terlalu jauh sehingga antar
kelompok bisa berdiskusi dengan mudah.

Diskusi Kelompok

Mengapa penataan ruang rapat harus diperhatikan? Jelaskanlah

alasan-alasan dari pendapat anda tersebut! Apakah penataan
ruang rapat dikatakan sebagai salah satu faktor keberhasilan
tercapainya tujuan rapat?

Ulangan harian 6

80
`

3.11 MENJELASKAN PROSEDUR RAPAT

A. Prosedur Pertemuan atau Rapat
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka diuraikan bahwa prosedur
adalah:
1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah
Istilah prosedur pertemuan dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah
pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan
kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan
umum yang berlaku dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut:
a. Panitia penyelenggara melakukan pra persiapan seperti menentukan masalah,
tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat
sebelumnya.
b. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan
menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan
keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim,
menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan
fungsi dan kedudukannya.
c. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat.
Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya
seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban
untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
d. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat.
Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
e. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat
yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat
biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan
kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat,
atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur pertemuan atau rapat terdiri
atas empat unsur, yaitu
1. Prapersiapan
2. Persiapan
3. Pelaksanaan
4. Penggandaan dan Pendistribusian
Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur
pertemuan, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah

81
 pemecahana masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta
yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah
peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi
untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di
auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat
bantu audiovisual seperti film, audio, rekaman, dan slide show.

B. Etika Pertemuan dan Gaya Komunikasi

1. Etika Pertemuan
Dalam menjalin hubungan sosial dan hubungan bisnis kita harus beretika atau
menggunakan etika. Etika merupakan norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku
yang baik yang sesuai dengan agama, tradisi, dan hukum setempat. Agar hubungan
komunikasi berjalan lancar maka selain mengetahui etika kita pun harus menerapkan
etika dalam bersosialisasi dan berbisnis.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika pertemuan. Ketika
akan melaksanakan pertemuan (bisnis atau rapat) maka perhatikanlah prosedur
pertemuan dan etika pertemuan. Yang dimaksud dengan etika pertemuan adalah
norma, nilai, kaidah, ukuran tingkah laku baik ketika melakukan pertemuan seperti
rapat. Ketika melakukan pertemuan atau rapat setiap orang harus mempunyai etika
seperti:
 Kesusilaan, dan atau budi pekerti yang baik
 Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. Etika menjadi dasar
atau pedoman ketika melakukan pertemuan atau rapat.
Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan diterapkan, yaitu
sebagai berikut:
a. Pihak panitia penyelenggara rapat
1. Menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur yang berlaku, setiap acara
tepat waktu
2. Menata ruangan dengan baik
3. Menempatkan tempat duduk untuk orang sesuai dengan kedudukan atau
jabatan oarang yang bersangkutan
4. Mengundang peserta rapat (beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat (3
sampai 7 hari sebelum pelaksanaan rapat)
5. Menghargai seluruh peserta rapat
6. Membagikan makalah dengan sopan dan tertib
7. Menggunakan bahasa yang baik, santun, dan dapat dipahami
b. Pihak peserta rapat
1. Hadir tepat waktu
2. Mengikuti aturan atau tata tertib rapat
3. Mematikan telepon selularnya (ponsel)

82
 4. Tidak merokok ketika rapat berlangsung apalagi ruangan rapat ber-AC
5. Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara
6. Tidak bersikap emosional/marah
7. Tidak bersikap egois (mementingkan diri sendiri)
8. Bersikap sopan, santun, dan bijaksana
9. Menggunakan bahasa yang santun
2. Gaya Komunikasi
Gaya berkomunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika pertemuan. Pada saat
pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri
atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Bagaimanakah gaya komunikasi
yang baik? Seseorang dapat dikatakan terampil berkomunikasi bila dapat melakukan
komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila
memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut:
a. Persepsi
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat, pandangan,
dengan tepat sehingga dapat diterima orang lain
b. Ketepatan
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pemikiran, sesuai dengan kerangka
berpikir lawan bicara, sehingga terhindar dari miscomunication (komunikasi yang
salah).
c. Kredibilitas
Pada saat berkomunikasi dalam rapat setiap peserta harus memiliki rasa saling
percaya
d. Pengendalian
Seseorang yang pandai mengendalikan diri ketika berbicara, maka dia pun akan
berupaya agar pandai mengendalikan lawan bicaranya
e. Kecocokan/keserasian
Peserta rapat harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan
semua orang, bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati, dan berhasil
memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan di atas harus
diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan
keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya
komunikasi, antara lain:
a. Persyaratan komunikasi yang efektif seperti persepsi, ketepatan, kredibilitas,
pengendalian, dan kecocokan
b. Bahasa isyarat ialah gerakan badan atau tubuh atau ekspresi wajah.
c. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat dipahami
dengan mudah oleh orang lain

83
 d. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang
e. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi, gaya bahasa yang
sering digunakan antara lain:
1. Gaya bahasa hiperbola yaitu gaya bahasa yang menyatakan sesuatu
secara berlebih-lebihan.
Contoh: bagian pemasaran harus berusaha sekuat tenaga memeras otak,
memeras keringat, dan membanting tulang
2. Gaya bahasa klimaks yaitu gaya bahasa yang menyatakan penegasan
mulai dari rendah lalu meninggi.
Contoh: setiap karyawan mulai dari pesuruh, karyawan biasa, kepala
bagian sampai direktur akan mengikuti perlombaan
3. Gaya bahasa antiklimaks yaitu gaya bahasa yang mengungkapkan sesuatu
mulai dari yang tinggi menuju ke yang rendah.
Contoh: tidak hanya lima, empat, tiga, dua bahkan satupun karyawan yang
akan di PHK
4. Gaya bahasa simbolik yaitu gaya bahasa yang menggunakan nama dan
sifat binatang sebagai perlambang.
Contoh: kita harus seperti kancil dalam menghadapi kasus ini.

Tugas

Buatlah contoh kalimat gaya bahasa hiperbola, klimaks,

antiklimaks, dan simbolik, masing-masing 3 contoh!

Selain kelima unsur tersebut di atas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain
yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal yang menarik dapat
mempengaruhi pembicaraan antara lain:
a. Pakaian
Cara seseorang berpakaian mencerminkan kepribadiannya. Cara berpakaian
yang rapi, bersih, tepat (sesuai situasi) akan menumbuhkan rasa percaya diri
dan harga diri. Pakaian harus serasi, sederhana, lengkap (tidak ada kancing
yang copot atau sobek). Begitu pula dengan sepatu yang dipakai harus serasi,
tatanan rambut harus disesuaikan pula dengan pakaian.
b. Pandangan Mata
Pada saat berbicara pandangan mata perlu terarah dengan baik, karena
pandangan mata seseorang memperlihatkan kepribadian, tata krama, dan
kewibawaan. Pandangan mata harus melihat ke depan kepada para peserta
rapat yang lain, melihat ke segenap ruangan secara sepintas, sehingga

84
 pembicara dapat mengetahui keadaan ruangan, suasana rapat, dan sikap para
peserta rapat.
c. Mimik Wajah
Pada saat berbicara mimik wajah harus disesuaikan dengan isi pembicaraan.
Mimik wajah atau air muka wajah dapat terlihat sedih, gembira, bersemangat,
serius, kaget, dll.
d. Sikap Badan
Pada saat berbicara dalam rapat, kadang sambil duduk, kadang sambil berdiri,
sikap badan ketika berbicara baik duduk maupun berdiri harus tegak, jangan
sampai membungkuk. Sebelum berbicara, tarik nafas dalam-dalam, bersikap
tenang, pandanglah para peserta rapat dengan penuh perhatian. Kuasailah diri
sendiri sebelum menguasai para pendengar atau peserta rapat, sehingga
pembicara terlihat dan terkesan berwibawa.
e. Suara
Setiap orang tentunya mempunyai suara yang berbeda. Ada suara yang
melengking, merdu, berat, parau, biasa, dsbnya. Suara merupakan pembawaan
seseorang dan menjadi ciri khas setiap orang. Suara dapat berbuny lebih baik
apabila memperhatikan hal-hal berikut:
1. Jelas, kata-kata diucapkan secara jelas, maksudnya dapat didengar dan
dipahami oleh lawan bicara
2. Intonasi, tekanan dan nada suara tidak monoton, harus ada lagu turun naik
pada saat-saat tertentu. Pembicara harus mengetahui kata-kata yang perlu
diberi tekanan
3. Semangat, suara yang diucapkan dengan penuh semangat akan turut
menghangatkan suasana dan menular kepada para pendengar
4. Ekspresi, suara harus diungkapkan dengan penuh penghayatan
f. Tulisan
Tulisan turut berpengaruh terhadap gaya komunikasi. Pada saat rapat, seorang
pembicara kadang harus menjelaskan sesuatu disertai tulisan. Tulisan harus
jelas sehingga dapat terbaca orang lain.

Diskusi Kelompok

Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan

seseorang ketika berbicara waktu rapat antara lain dari segi
pakaian, pandangan mata, mimik wajah, sikap badan, suara, dan
tulisan. Jelaskanlah alasan mengapa suara termasuk salah satu
hal yang berpengaruh!

Tugas

85
 Tulislah orang-orang yang terkenal karena gaya berbicara yang
menarik (tokoh dunia yang pandai berpidato)

4.11 Membuat Prosedur Pelaksanaan Rapat

Diskusi Kelompok

Menyelenggarakan suatu rapat baik rapat kecil maupun rapat

besar sebaiknya mengikuti prosedur pertemuan atau rapat.
Jelaskanlah mengapa demikian!

Tugas

Buatlah bagan prosedur pertemuan penyelenggaraan suatu rapat!

Ulangan Harian 7

3.12 MENGURAIKAN SISTEMATIKA PENULISAN NOTULA

1. Pengertian Notula
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan
bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai
notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula
menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.
Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen
harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan kemampuan
menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang
menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut
diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan
yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah
pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan
dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta
keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat.
Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.
2. Fungsi Notula
Notula memiliki fungsi penting dalam penyelenggaraan rapat yaitu :
1. Sebagai Alat Bukti

86
 Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk
atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak
dilaksanakan tugas tersebut.
2. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui
materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya
sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga
dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan
dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau
rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu
kepada ahli hukum.

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang
notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:
1. Mendengarkan da menulis
2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3. Konsentrasi yang tinggi
4. Menulis cepat
5. Bersikap obyektif dan jujur
6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis
9. Menguasai metode pengolahan data
10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
11. Menyimpulkan hasil rapat
Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam
menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang
notulis adalah sebagai berikut:
1. Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok
masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui

87
 susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat
dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain
pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat
berlangsung.
5. Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan rapat.
6. Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
7. Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh
informasi secara maksimal.
8. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk
menulis notulis.
9. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena
menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
10. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit,
maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

3. Macam - macam Notula

Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga
(rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat,
pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:
1. Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi
kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata
lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi,
menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
2. Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh
karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis
harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang
notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya
tidak seseuai dengantema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam
notula rapat.
Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam
kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat
yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang

88
 notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil
mendengarkan pembicaraan berikutnya

4. Garis Besar Notula

1. ISI NOTULA
Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan
pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap
serta jelas.
Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang
menyimpang dari urutan-urutan berikut :
a. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.
b. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
c. Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
d. Tempat rapat.
e. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
f. Nama dan jabatan pimpinan rapat.
g. Daftar hadir peserta.
h. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
i. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
j. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
k. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
l. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
m. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga
menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi
ketentuan sebagai berikut :
a. Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak
bertele-tele).
b. Bahasa notula mudah dipahami pembaca.
c. Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.
d. Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
e. Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.
f. Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila
memerlukan lagi notula tersebut.

89
 2. SUSUNAN NOTULA
Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena
masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada saat menyusun notula.
1. Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu
dilaksanakan secara berkala.
2. Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut
ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ..... sampai
selesai ......
3. Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.
4. Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan
namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa ............, maka ketua
menyetujui usulan tersebut dan .........
5. Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik
ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ......... orang dan yang tidak setuju ......... orang.
Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak
perlu berbicara.
6. Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali
salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua rapat
tersebut.
Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat
berlangsung.

4.12 MEMBUAT NOTULA RAPAT

SOAL LATIHAN

Buatlah notula rapat dari soal berikut ini :

PT Lintas Cakrawala adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi Virgin Oil Coconut
(VCO). PT Lintas Cakrawala berkantor pusat di Yogyakarta dan memiliki cabang di 4 kota besar yaitu
Bandung, Semarang, Surabaya dan Medan. Selama satu bulan terakhir PT Lintas Cakrawala didera
demo karyawan yang berkepanjangan. Dalam dua hari terakhir demo telah meluas hingga seluruh
cabang PT Lintas Cakrawala. Serikat Pekerja PT Lintas Cakrawala menuntut perusahaan menaikkan
gaji karyawan minimal 25% dari gaji yang sekarang mereka peroleh. Meski telah memenuhi Upah
Minimum Regional (UMR) tetapi bagi karyawan itu belum mampu mencukup kebutuhan sehari-hari
karyawan. Menyikap hal tersebut Pimpinan Pusat PT Lintas Cakrawala mengundang 4 Pimpinan
Cabangnya untuk menyelesaikan permasalahan.
Tugas

90
 1. Peserta membuat notula dari rapat yang diselenggarakan oleh roler (pemeran) di ruang
khusus.
2. Notula dibuat dengan blanko yang telah disediakan oleh panitia
3. Waktu role playing rapat kurang lebih 25 menit, sesudahnya peserta UKP masuk ke ruang
kelas untuk menyusun notula dalam waktu 35 menit

Skenario
1. Pimpinan Pusat (Ir. Muhammad Zain Saleh, MBA)
Demo yang telah meluas dan serempak dalam dua hari terakhir dikhawatirkan menimbulkan
stagnasi. Perusahaan terancam bangkrut karena tidak menghasilkan barang. Untuk itu
pimpinan perlu mendapatkan masukan dari para pimpinan cabang terkait hal tersebut.
Tuntutan-tuntutan dari karyawan perlu menjadi bahan pertimbangan.
2. Pimpinan Cabang Bandung (Kusuma Wardani, SE. Akt)
Dari Bandung dilaporkan bahwa unjuk rasa sudah dimulai sejak dua minggu terakhir.
Produksi barang anjlok sampai dengan 80%. Cabang telah berupaya melakukan mediasi
dengan Serikat Pekerja Cabang akan tetapi belum membuahkan hasil. Oleh karena itu
Pimcab Bandung mengusulkan agar Pimpinan Pusat meninjau ulang Upah Minimum
Regional (UMR) dan mengadakan Forum Silaturahmi dengan Serikat Pekerja.
3. Pimpinan Cabang Semarang (Susilawati, SE)
Hal yang sama juga terjadi di Semarang, bahkan aksi unjuk rasa semakin anarkis karena
massa merusak properti milik PT Lintas Cakrawala. Karyawan yang demo disinyalir adalah
karyawan yang tidak produktif.
Serikat Pekerja bahkan mengancam apabila tuntutan tidak dikabulkan dalam 1 minggu ini
maka perusakan yang mereka lakukan akan diperluas sampai area pabrik. Untuk itu Pimcab
Semarang setuju dilakukan mediasi dengan seluruh utusan Serikat Pekerja dari pusat sampai
cabang. Pimcab Semarang juga mengusulkan perlunya tes psikologi saat rekruitmen
pegawai.
4. Pimpinan Cabang Surabaya (Ir. Adi Waluyo Jati)
Meski terjadi hal yang sama dengan cabang yang lain, tetapi unjuk rasa dari Serikat Pekerja
Cabang Surabaya cenderung lebih lunak. Pimcab memandang demo yang terjadi ada
hubungan psikologis dengan keadaan yang sedang susah. Pimcab Surabaya mengusulkan
perusahaan perlu memberikan tambahan tunjangan kesejahteraan karyawan yang diambil
dari dana cadangan perusahaan. Pimcab Surabaya juga mengusulkan untuk memberikan
sanksi tegas kepada karyawan yang telah bertindak anarkis. Apabila perlu karyawan tersebut
di PHK.
5. Pimpinan Cabang Medan ( Maharani Dewi, SH)
Aksi demo yang terjadi menurut Pimcab Medan dapat dimaklumi oleh karena perekonomian
negara yang masih belum stabil. Pimcab Medan memberikan masukan demo juga perlu
disikapi dengan adanya PHK. Disamping itu perlu menjajagi kemungkinan ekspand (ekspor
ke Luar Negeri) guna menambah laba perusahaan

91
Kesimpulan Pimpinan
1. Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku sekarang akan ditinjau ulang melalui
rapat direksi.
2. Karyawan yang terlibat tindak anarkhis akan ditindaklanjuti dengan PHK dan proses
hukum kepada pihak berwajib.
3. Tes penerimaan karyawan akan lebih diperketat dengan melibatkan psikolog dari luar.
4. Perusahaan akan memberikan tambahan tunjangan dari dana cadangan perusahaan.
5. Perusahaan akan membentuk tim khusus untuk menjajagi kemungkinan ekspor ke Luar
Negeri.

SOAL 2
Aktivitas
1. Buatlah notula rapat pada praktik di Kegiatan Belajar 1 (lihat Aktivitas hal. 22) !
2. Buatlah notula rapat dari pelaksanaan rapat berikut ini.
Petunjuk
a. Rapat dilaksanakan pada hari ini, pukul 09.00 s.d selesai
b. Rapat dipimpin oleh Bapak Ir. Irwansyah, M.Si
c. Peserta rapat adalah para kepala cabang, yaitu:
 Dwi Astuti, pemasaran wilayah Jabodetabek
 Surya Agung, pemasaran wilayah Bandung
 Edi Purnama, pemasaran wilayah Purwakarta dan Sumedang
 Sari Dewi, pemasaran wilayah Bogor dan Sumedang
 Firman, pemasaran wilayah Banten
d. Sifat rapat tertutup

SKENARIO RAPAT

Ketua Rapat : Saudara sekalian, selamat pagi dan terima kasih atas kehadiran Saudara pada
undangan rapat pada hari ini. Rapat pagi ini sangat penting bagi kemajuan usaha
kita, karena setelah kami periksa pada laporan bulanan ternyata omzet penjualan
produk kita mengalami penurunan yang memperihatinkan. Oleh karena itu, kami
minta Saudara memberikan masukan dan informasi bagaimana cara terbaik untuk
meningkatkan kembali penjualan produk kita, agar omzet penjualan tetap stabil.
Silahkan Saudara memberikan tanggapan atau usulan untuk meningktakan kembali
usaha kita.
Dwi Astuti : Maaf Pak, menurut saya menurunnya omzet penjualan kita dikarenakan semakin
banyaknya saingan produk yang sejenis, sehingga perlu kiranya kita meninjau
kembali mutu produk kita, agar tetap bisa bersaing dengan produk yang lainnya.

92
Surya Agung : Saya setuju dengan pendapat Ibu Dwi Astuti. Kita harus selalu meningkatkan mutu
produk kita dan harga yang ditawarkan kepada masyarakat juga jangan terlalu
tinggi, sehingga kurang terjangkau oleh masyarakat.
Edi Purnama : Kalau saya menyoroti dari sisi lain Pak, menurut saya penurunan penjualan produk
kita ini disebabkan juga krisis ekonomi yang terjadi dinegara kita, sehingga daya
beli masyarakat menjadi berkurang. Saran saya bagaimana jika cara pemasaran
produk ini kita lakukan dengan door to door dang dengan sistem kredit, sehingga
masyarakat akan lebih dekat dengan produk kita.
Sari Dwi : Selama ini kita belum mencoba pemasaran dengan cara door to door, tetapi hanya
melalui sistem agen. Oleh karena itu, sya sangat setuju dengan usulan Bapak Edi.
Firman : Kalau saya mengusulkan dibentuk tim yang melakukan riset pasar untuk
mendapatkan data yang akurat tentang mutu dan harga produk kita dibandingkan
dengan produk sejenis. Kita juga bisa mengetahui produk apa yang diinginkan
masyarakat, sehingga kita bisa lebih memenuhi keinginan masyarakat.
Ketua Rapat : Saudara sekalian, terima kasih atas usulan, masukan dan saran-saran yang telah
Saudara berikan. Kesimpulan yang dapat diambil dari rapat hari ini adalah sebagai
berikut:
 Untuk meningkatkan omzet penjualan kita perlu melakukan riset pasar.
 Memeperhatikan dan meningkatkan mutu produk
 Pemasaran dengan cara door to door dan melayani pembelian dengan sistem
kredit.
Demikian rapat kita pada hari ini, mohon kerja sama dari kita semua untuk terus meningkatkan
omzet penjualan produk kita dan selamat bertugas kembali.

Ulangan Harian 8

93