MODUL OTOMATISASI HUMAS DAN

KEPROTOKALAN
KELAS XI
OTOMATISASI DAN TATA KELOLA
PERKANTORAN

1
 Kata Pengantar

Segala puji dan syukur penyusun panjatkan kepada tuhan YME, sehingga penyusun dapat
menyelesaikan penulisan Modul Administrasi Humas dan Keprotokolan sesuai dengan kurikulum
2013.
Modul ini disusun berdasarkan KI & KD serta Silabus Kurikulum 2013 dan mencari materi pada
buku-buku referensi yang tercantum pada daftar pustaka, internet, serta diskusi.
Materi yang tercantum pada modul ini sesuai dengan materi yang terdapat pada silabus yang
mencakup hal-hal yang berkaitan dengan administrasi humas dan keprotokolan.
Penyusun berharap dengan adanya modul ini dapat dijadikan media pembelajaran dan menjadi
sumber ajar bagi peserta didik sesuai dengan harapan kurikulum 2013.

Bogor, Agustus 2014

Penyusun

2
 Daftar Isi
Kata Pengantar
3.1 Mendeskripsikan Pengertian Humas
A. Pengertian Humas (Hubungan
Masyarakat)7
B. Tujuan Hubungan Masyarakat7
C. Fungsi Hubungan Masyarakat 7
D. Tugas-tugas inti Seorang Public
Relations 8
Diskusi 10
4.1 Mengirim Pesan Kepada Publik
1. Pengertian dan Definisi Komunikasi
2. Unsur-unsur Komunikasi10
3. Proses Komunikasi 11
4. Umpan Balik11
5. Public Relations 11
6. Apakah Public Relations Merupakan
Termasuk Proses Komunikasi ?12
7. Proses Kegiatan Humas12
8. Untuk Memperoleh Dukung
Dapat Dilakukan dengan Tiga Cara
Pendekatan16
Diskusi 16
3.2 Mengemukakan media-media humas
A. Media Komunikasi17
B. Pemilihan Media Berita17
C. Karakteristik Media17
D. Teknik Penulisan Berita19
E. Jenis-Jenis Berita20
F. Wawancara21
Latihan 1 23
4.2 Menggunakan media (foto) untuk
menyampaikan pesan kepada publik
A. Komunikasi dan Pesan23
B. Semiotika23
C. Komunikasi Sekunder23
Publik
Diskusi 25 - 27
Ulangan Harian 1
3
3.3 Mengidentifikasi Macam-macam Humas 3. Tempat Humas dalam Struktur
4.3 Mengevaluasi Macam-macam Humas Organisasi 34
yang Ada di Instansi 4. Satuan Organisasi Humas 35
5. Kedudukan Humas dalam Perusahaan
Macam-macam humas 28
atau Organisasi 36
1. Hubungan Masyarakat sebagai
6. Syarat-syarat Pejabat Humas 36
Methode of Communication 28
2. Hubungan Masyarakat sebagai State
3.5 Menguraikan Organisasi Profesi Humas
of Being 28
4.5 Memilah Jenis Organisasi Profesi
3. Pengetahuan Protokoler di Indonesia
Humas
a. Tata Ruang 29
b. Tata Upacara 30 I. Integritas Pribadi dan Profesional38
c. Preseance (Tata Tempat Duduk) II. Perilaku Terhadap Klien dan
31 Pimpinan 38

d. Tata Busana 33 III. Perilaku Terhadap Publik dan Media

e. Tata Warkat 33 Massa 38

Latihan 34 IV. Perilaku Terhadap Rekan Seprofesi

Ulangan Harian 2
3.4 Mengidentifikasi profil humas
4.4 Mengolah informasi yang diterima dari
media secara efektif dan efisien
1. Bentuk Humas (Alternatif PRO =
Public Relations Officer) 34
2. Kedudukan Humas Saat Ini
38
A. Pengertian dan Definisi Etika 39
B. Sistematika Etika 39
C. Etika Profesi 40
D. Ciri-ciri Profesi 40
E. Kode Etik Profesi Humas 40
F. Kode Etik Kehumasan Indonesia 41
34
Ulangan Harian 3

4
3.6 Mengidentifikasi Kegiatan Internal/Ekstrenal
Public Relations
4.6 Mempraktekkan Kegiatan Humas
Internal/Eksternal
A. Internal Public Relations
1. Pengertian Internal Public Relations 43
2. Tujuan Melakukan Kegiatan Internal Public
Relations 43
3. Perincian Tujuan dari Kegiatan Internal
Public Relations 43
4. Asumsi Dasar 43
5. Penggolongan Internal Public Relations
A. Hubungan dengan Karyawan
(Employee Relations) 44
B. Hubungan dengan Pemegang Saham
(Stockholder Relations) 44
C. Hubungan dengan Keluarga Karyawan 44

B. Eksternal Public Relations

1. Tujuan Mengadakan Kegiatan dengan Eksternal Public Relations 45
2. Asumsi Dasar 45
3. Penggolongan Eksternal Public Relations 45
A.. Hubungan dengan Pelanggan (Customer
Relations) 45
B.. Hubungan dengan Masyarakat Sekitar
Perusahaan (Community Relations) 46
C.. Hubungan dengan
Pemerintah 46
D.. Hubungan dengan Media Massa 47

Ulangan Harian 4

5
3.7 Mendeskripsikan Pengertian Rapat atau 3.8 Menjelaskan Teknik Penyelenggaraan
Pertemuan Rapat

A. Pengertian Pertemuan48 1. Teknik MembukaRapat60

Diskusi Kelompok 50 2. Teknik Menutup Rapat 61
B. Pengertian Rapat 50 a. Menyusun Ringkasan atau
Diskusi Kelompok 51 Kesimpulan 61
b. Kalimat Penutup 61
4.7 Membuat Rencana Rapat/Pertemuan 3. Teknik Memimpin Rapat
A. Fungsi Rapat 52 a. Sikap dan Sifat yang Harus Dimiliki
B. Tujuan Rapat 52 Seorang Pemimpin Rapat 61
Diskusi Kelompok 53 b. Fungsi Pemimpin Rapat 62
C. Alasan atau Pertimbangan 4. Hal-hal yang harus diperhatikan ketika
Rapat 53 pemimpin rapat akan menjawab

D. Membuat Rencana Rapat 54 pertanyaan 63

E. Persiapan Administrasi (Bahan Rapat) 5. Teknik Mengajukan Pendapat dan

54 Bertanya dalam Rapat 63

F. Menyusun Acara Rapat 55 6. Teknik Bertanya dalam Rapat 64

Diskusi Kelompok 55 Diskusi Kelompok 65

G. Undangan Rapat 55 4.8 Menyelenggarakan Rapat Bulanan

Tugas 57 1. Pelaksanaan Rapat 65

H. Mempersiapkan Tempat, 2. Masalah yang Dirapatkan 67

Perlengkapan, Akomodasi, Konsumsi 3. Tipe Pemimpin Rapat 67
1. Mempersiapkan Tempat Rapat 4. Peserta Rapat 68
57 a. Sifat atau Karakter Peserta Rapat
2. Mempersiapkan Perlengkapan 68
Rapat 57 b. Fungsi Peserta Rapat 69
3. Mempersiapkan Akomodasi dan Diskusi Kelompok 70
Konsumsi Ulangan Harian 5
a. Konsumsi 58
b. Akomodasi 58 3.9 Mengidentifikasi Bentuk-bentuk Rapat
c. Transportasi 59 4.9 Menyelenggarakan Rapat Internal

d. Kesehatan dan Keamanan 1. Rapat Berdasarkan Tujuannya 71

59 2. Rapat Berdasarkan Sifatnya 71

e. Pengecekan Persiapan Akhir 3. Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya

59 71
Diskusi Kelompok 60 4. Rapat Berdasarkan
Frekuensinya 71
5. Rapat Berdasarkan Pesertanya 72

6
3.10 Menguraikan Tentang Tata Ruang Rapat Diskusi Kelompok 81
4.10 Membuat Lay Out Ruang Rapat Tugas 81
1. Tata Letak Ruang Rapat 72 Ulangan Harian 7
Diskusi Kelompok 75
Ulangan Harian 6 3.12 Menguraikan Sistematika Penulisan
Notula
3.11 Menjelaskan Prosedur Rapat
A. Prosedur Pertemuan atau Rapat76 1. Pengertian Notula 81

B. Etika Pertemuan dan Gaya 2. Fungsi Notula 81

Komunikasi 3. Macam-macam Notula 83

1. Etika Pertemuan 77 4. Garis Besar Notula

2. Gaya Komunikasi 78 1. Isi Notula 84

Tugas 79 2. Susunan Notula 85

Diskusi Kelompok 80
4.12 Membuat Notula Rapat
Tugas 80
Soal Latihan 85

4.11 Membuat Prosedur Pelaksanaan Rapat Ulangan Harian 8

Praktik Menyelenggarkan Rapat

7
 MODUL
ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

8
3.1 Mendeskripsikan Pengertian Humas
B. Pengertian Humas (Hubungan Masyarakat)
Pengertian hubungan masyarakat berdasarkan kamus
manajemen
Adalah seni menyajikan pandangan dan kepentingan
organisasi dengan sebaik dan sejelas mungkin kepada
pihak-pihak yang sangat berkepentingan terhadap
perusahaan, seperti para penanam modal, pelanggan,
pegawai, pembuat peraturan (legislator), pengamat
lingkungan, dan sebagainya.

Banyak para ahli yang mendefinisikan tentang Hubungan Masyarakat atau Public Relations
diantaranya :
a. Institute of Public Relations
Humas adalah upaya dilangsungkan terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan
dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap publiknya.

b. Frank Jefkins
Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik ke dalam
maupun keluar antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-
tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling
pengertian.

c. Edward L. Bernays
Humas mempunyai tiga arti : 1) Penerangan
kepada masyarakat, 2) Persuasif untuk
mengubah sikap dan tingkahlaku masyarakat, 3)
Usaha untuk mengintergasikan sikap perbuatan
masyarakat dan sebaliknya.

d. Cutlip dan Centre serta Glen M. Broom

Humas adalah fungsi manajemen yang menilai
B. Tujuan Hubungan Masyarakat
sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan
tata cara seseorang atau organisasi demi
adalah :
kepentingan publik serta merencanakan dan
melakukan suatu program kegiatan untuk
meraih pengertian dan dukungan publik.
Kesimpulan dari
definisi di atas :
Tujuan Humas dalam suatu perusahaan
1. Menciptakan opini publik yang favourable
(saling menguntungkan) tentang
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
organisasi yang bersangkutan
2. Menciptakan sense of belonging (rasa
memiliki) terhadap perusahaan
3. Menciptakan gairah kerja
9
4. Menciptakan hubungan yang harmonis
sesama karyawan
5. Memperoleh dukungan publik tentang
 1. Humas adalah suatu proses komunikasi
2. Humas adalah suatu fungsi manajemen
3. Sasaran humas adalah internal dan eksternal publik
4. Humas mempunyai tujuan membina hubungan yang harmonis dengan publiknya
5. Humas mengutamakan kepentingan publiknya.

C. Fungsi Hubungan Masyarakat

Fungsi Humas dalam suatu perusahaan adalah :
1. Memelihara komunikasi yang baik dengan karyawan, pemegang saham, dan keluarga karyawan
2. Membantu pimpinan dalam merumuskan kebijakan
3. Mengadakan acara-acara yang bersifat hiburan atau olah raga dalam lingkungan perusahaan
4. Memelihara komunikasi yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan, langganan, instansi
pemerintah dan media massa
5. Mengubah dan mempengaruhi pendapat publik untuk mendukung kebijakan perusahaan sehingga
terbentuk pendapat publik yang favourable.

D. Tugas-tugas Inti Seorang Public Relation

1. Reputasi, keberuntungan, bahkan eksistensi lanjutan
dari sebuah perusahaan, dapat bergantung dari
keberhasilan PR menafsirkan target publik untuk
mendukung tujuan dan kebijakan dari perusahaan yang
bersangkutan. Seorang PR specialist menyajikan hal
tersebut sebagaimana halnya seorang penasihat dalam
bidang bisnis, asosiasi non-profit, universitas, rumah
sakit dan organisasi lain. Selain itu, mereka juga
membangun dan memelihara hubungan positif dengan
publik.
2. Seorang PR mengurus fungsi-fungsi organisasi, seperti menghadapi media, komunitas dan
konsumen. Dalam hubungannya dengan pemerintah, mereka mengurus kampanye politik,
representasi para interest-group, sebagai juga dengan perwalian dari media cetak dan
conflict-mediation, atau mengurus hubungan broadcast.
antara perusahaan tempat mereka bekerja 3. Seorang PR menyampaikan informasi pada
dengan para investor. Seorang PR tidak hanya publik, interest group, pemegang saham,
berfungsi untuk "mengatakan sejarah mengenai kebijakan, aktivitas dan prestasi dari
organisasi", tapi mereka juga dituntut untuk sebuah organisasi. Tugas tersebut juga
mengerti tingkah-laku dan memperhatikan berhubungan dengan mengupayakan pihak
konsumen, karyawan dan kelompok lain yang manajemen untuk supaya tetap sadar terhadap
juga merupakan bagian dari deskripsi kerjanya. tingkah laku publik dan menaruh perhatian
Untuk meningkatkan komunikasi, seorang PR terhadap grup-grup dan organisasi, dengan
juga membangun dan memelihara hubungan siapa mereka biasa berhubungan.
yang koperatif dengan wakil-wakil komunitas, 4. Seorang PR menyiapkan pers rilis dan
konsumen, karyawan dan public interest group, menghubungi orang-orang di media, yang
10
sekiranya dapat menerbitkan atau menyiarkan "sekretaris pers", "information officer",
material mereka. Banyak laporan khusus di "public affair specialist" atau
radio atau televisi, berita di koran dan artikel di "communications specialist", bertugas
majalah, bermula dari meja seorang PR. menginformasikan pada publik mengenai
5. Seorang PR juga mengatur dan aktivitas yang dilakukan agen-agen
mengumpulkan program-program untuk pemerintah dan pegawai-pegawai
memelihara dan mempertahankan kontak resminya.
antara perwalian organisasi dan publik. 7. PR yang berurusan dengan publisitas untuk
Mereka mengatur speaking engagement, individual, atau mereka yang menangani
pidato untuk kepentingan sebuah Public Relations untuk organisasi kecil,
perusahaan, membuat film, slide, atau kemungkinan akan berurusan dengan
presentasi visual lain dalam meeting dan semua aspek pekerjaan. Mereka akan
merencanakan konvensi. Sebagai menghubungi orang-orang, merencanakan
tambahan, mereka juga bertanggung jawab dan melakukan penelitian dan menyiapkan
menyiapkan annual reports dan menulis material untuk distribusi. Mereka juga
proposal untuk proyek-proyek yang mengurusi pekerjaan advertising atau
beragam. sales promotion untuk mendukung
6. Dalam pemerintahan, seorang PR--yang kegiatan marketing.
kemungkinan akan disebut sebagai

11
 Diskusi
1. Sebutkan Beberapa kegiatan humas dalam menangani
pekerjaan kantor berkaitan dengan tugas-tugas inti seorang
public relations

4.1 Mengirim Pesan Kepada Publik

1. Pengertian dan definisi komunikasi
a. Pengertian komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris, communication berasal dari kata Latin;
communis yang berarti sama. Sama di sini maksudnya mempunyai arti atau makna yang sama.
Jadi kalau ada dua orang terlibat dalam bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi
selama ada kesamaan makna atau artinya.

b. Definisi komunikasi
A.M. Hoetta Soehoet mendefinisikan komunikasi sebagai berikut : “ komunikasi merupakan ilmu
yang mempelajari usaha manusia dalam menyampaikan isi pernyataannya kepada manusia
lain.”

2. Unsur-unsur Komunikasi
Unsur – unsur komunikasi diantaranya adalah :
1. Komunikator
Merupakan seorang pengirim pesan atau bisa juga dikatakan sebagai sender. Komunikator
menyampaikan pesan kepada komunikan melalui media. Komunikator bisa saja seorang
(tunggal), kelompok, atau sebuah organisasi pengirim berita.
2. Komunikan
Merupakan penerima pesan atau berita dari komunikator atau juga yang biasa disebut receiver.
seorang komunikan harusnya mampu mengerti pesan yang disampaikan oleh seorang
komunikator agar proses komunikasi yang terjadi dapat berjalan sempurna dan benar sehingga
menimbulkan feedback.
3. Pesan
Merupakan suatu perihal yang akan
disampaikan dari komunikator kepada
komunikan melalui sebuah media. Pesan
dapat berupa lisan maupun tulisan, dapat juga
melalui suara, lambang, symbol, mimik
wajah.
4. Media
12
 Merupakan saluran yang digunakan komunikator untuk mengirimkan sebuah pesan kepada
komunikan. Terdapat dua cara dalam proses komunikasi, secara langsung atau tanpa media
dan menggunakan sarana media seperti tv, telepon, fax dsb.
5. Efek
Efek diartikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan oleh sebuah pesan yang diterima komunikan.
Jika komunikan mampu mengerti isi pesan tersebut maka biasanya akan terjadi suatu imbal
balik untuk merespon pesan tersebut.

3. Proses Komunikasi
Secara sederhana proses komunikasi dapat dijelaskan sebagai berikut :
2. Komunikator mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud (komunikan). Pesan yang
disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat symbol – symbol
yang bisa dimengerti kedua pihak.
3. Pesan itu disampaikan melalui suatu saluran
media baik secara langsung maupun tidak
langsung. Contohnya berbicara melalui telepon,
surat, e-mail, atau media lainnya
4. Komunikan menerima pesan yang disampaikan
dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya
ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan
itu sendiri.
5. Komunikan memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan,
apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim
4. Umpan Balik
Umpan balik sangat penting dalam proses komunikasi, karena dengan terjadinya umpan balik maka
dapat dikatakan proses komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik atau tidak. Karena dimana
terjadi umpan balik dalam proses tersebut maka akan timbul efek sebagai suatu bukti bahwa proses
tersebut dapat dikatakan berhasil.

5. Public Relations
Menurut W. Emerson Reck, Public Relations
adalah sebuah bentuk pelaksanaan dari
penetapan kebijakan, pelayanan dan sikap
yang disesuaikan dengan keperluan
masyarakat atau segolongan masyarakat agar
organisasi tersebut mendapat kepercayaan
dari mereka.
Public Relations juga dapat disebut sebagai jembatan penghubung antara sekelompok manusia di
suatu organisasi dengan sekelompok manusia lain. Keberagaman karakter dan sifat manusia lebur
menjadi satu dalam memahami organisasi atau perusahaan tertentu karena adanya hubungan
masyarakat yang menerangkan fungsi dari kelembagaan tersebut demi mewujudkan keentingan
bersama.
13
 6. Apakah Public Relations merupakan termasuk proses komunikasi ?
Public Relations dapat pula dikatakan sebagai proses komunikasi. Mengapa demikian ? karena
sebagian besar kegiatan yang dilakukan oleh Public Relations ini menggunakan media ataupun tanpa

7
media yang tujuan nya adalah membuat public mengerti apa yang dijelaskan oleh organisasi yang
menjalankan Public Relations tersebut. Sehingga diharapkan terjadi umpan balik (feedback). Meskipun
nantinya tidak terdapat feedback, setidaknya terdapat proses komunikasi dimana seorang komunikator
dari PR menyampaikan suatu pesan kepada masyarakat. Hal ini saja sudah dapat dikatakan bahwa

5
Public Relations merupakan suatu proses komunikasi.

Proses kegiatan Humas meliputi :

1. Penelitian/riset (fact finding)

2. Perencanaan (planning)
3. Komunikasi (communication)
4. Penilaian (evaluation)

Keterangan :
1. Penelitian/riset (fact finding)
Tujuan mengadakan penelitian adalah :
Untuk mengetahui apakah situasi dan pendapat masyarakat mendukung atau menghambat kegiatan dari
perusahaan.
Menurut Cutlip & Center, dalam penelitian opini terdapat empat fase, yaitu :
A. Penelitian tentang situasi yang sedang terdapat (current situation) khususnya apa yang sedang
dipikirkan orang dan mengapa mereka memikirkan
B. Penelitian tentang prinsip-prinsip dasar Humas yang sedang dijalankan perusahaan
C. Penelitian tentang hasil bagaimana orang memberikan reaksi terhadap prestesting yang diadakan
perusahaan, yaitu dalam reaksi pendapat tentang suatu iklan atau artikel
D. Mengadakan evaluasi mengenai bagaimana orang memberikan reaksi terhadap stimulant
(rangsangan) yang diberikan oleh perusahaan.

Mengumpulkan data tidak resmi dapat dilakukan oleh pejabat Humas bisa melalui :
A. Hubungan personal melalui telepon atau surat
B. Mengadakan diskusi bersama dalam satu panel
C. Mengadakan analisis dari volume dan pengiriman surat yang masuk
D. Laporan-laporan yang diterima tentang khalayak dari para agen
E. Mengumpulkan guntingan pers tentang perusahaan
F. Mengadakan konfrensi pers dengan tokoh masyarakat
2. Perencanaan (planning)
G. Meneliti hasil penjualan atau out-put suatu perusahaan.
Perencanaan adalah penentuan suatu tindakan itu dilakukan atau proyeksi tentang apa yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang valid dan berharga.

14
 Hakekat perencanaan :
Perencanaan yang efektif didasarkan atas data yang
faktual.

Tujuan perencanaan :
Adalah untuk memudahkan pencapaian target atau
sasaran

Suatu perencanaan yang baik harus bersifat :

A. Rasional :
Berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang
masak sehingga dapat dilakukan secara logis
(bukan hal yang muluk-muluk)
B. Fleksibel :
Dapat diterapkan pada tempat, waktu dan keadaan bagaimanapun (rencana yang luwes)
C. Kontinyu :
Perencanaan itu harus berkelanjutan, perkembangan situasi akan memerlukan perencanaan untuk
keseuaian pelaksanaan kerja selanjutnya.

Perencanaan yang baik meliputi persoalan-persoalan yang terdiri dari unsure 5 W + 1 H, yaitu :
 What : Apa rencananya, tujuan apa yang akan dicapai
 Why : Mengapa rencana itu dibuat
 Where : Dimana rencana itu dilaksanakan
 When : Kapan rencana itu dilaksanakan
 Who : Siapa yang akan melaksanakan rencana tersebut
 How : Bagaimana rencana itu akan dilaksanakan

Tahap Perencanaan Dalam Kegiatan Komunikasi :

A. Pembatasi masalah dan sasaran
B. Penyusunan pesan yang terdiri dari :
a. Materi
b. Lambang komunikasi yang digunakan
c. Etika pesan
d. Estitika pesan dan penyajian
e. Perasaan keadilan

C. Penentuan saluran komunikasi yang b. Penerangan

c. Pembujukan
digunakan
d. Propaganda
D. Penetapan gradasi intensitas yang akan e. Agitasi
f. Indoktrinasi
dicapai, meliputi :
E. Penentuan frekwensi pesan
a. Pemberitahuan
15
 a. 1 kali  Siang hari
b. 2 kali  Sore hari
c. 3 kali  Malam hari
d. Terus menerus  Siang – malam
F. Penentuan waktu penyampaian pesan G. Penentuan tempat
 Pagi hari

3. Komunikasi (communication)

Dalam melaksanakan komunikasiperlu diketahui dengan jelas “Traget Audience “ (siapa yang menjadi
sasaran dalam komunikasi)
Pesan komunikasi hendaknya :
Accepeted ; yaitu pesan itu sampai dan diterima
Bukan
Received ; yaitu pesan itu sampai

Pelaksanaan tugas Humas pada umumnya merupakan

pendekatan-pendekatan yang sifatnya mencari
simpati dan dukungan yang spontan dari publiknya.
Terdapat dua pendekatan yang dilakukan Humas dalam melaksanakan kegiatan komunikasi, yaitu
A. Pendekatan Internal publik, yaitu pendekatan yang berdasarkan
hubungan para pegawai dengan lingkungan pekerjaannya
Tujuan melakukan pendekatan dengan internal publik adalah :
 Untuk mengetahui sejauh mana kesadaran pegawai dalam
hal tanggung jawab terhadap lingkungannya
 Untuk memberi bimbingan dan pembinaan

B. Pendekatan Eksternal publik, yaitu segala kegiatan Humas

dilakukan semata-mata untuk mendekatkan hubungan antara
perusahaan dengan publik eksternal, sehingga timbul dukungan dan kepercayaan (goodwill)
Tujuan melakukan pendekatan dengan eksternal publik adalah untuk mencari dukungan dan
kepercayaan dari eksternal public

Catatan :
 Mengingat golongan eksternal mempunyai kepentingan yang berbeda
maka pelaksanaan berkomunikasi menggunakan kebijakan yang
berbeda pula
 Dalam tindakan komunikasi ini segala media massa dapat digunakan
oleh pejabat Humas dengan memperhatikan karateristi khalayak yang
menjadi sasan.

4. Evaulasi (evaluating)

16
Berdasarkan evaluasi dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada tiap-tiap tahap dan ini
digunakan untuk penyempurnaan kegiatan Humas yang akan datang.

Tujuan evaluasi adalah :

Untuk mengetahui apakah kegiatan Humas dilaksanakan
menurut rencana atau tidak, berdasarkan penelitian atau
tidak ?

Tahap evaluasi biasanya dilakukan melalaui pres-testing yang meliputi :

a. Apakah maksud pesan dipahami oleh publik ?
b. Berapa pokok masalah pesan yang tertangkap oleh publik ?
c. Apakah gambaran dan pengertian yang diperoleh publik sesuai dengan maksud dengan komunikator
?

8. Untuk memperoleh dukung publik dapat dilakukan dengan tiga cara pendekatan ,
yaitu :
1. Berdasarkan Publisitas saja ;
Yaitu dengan cara mengeluarkan siaran dengan kata-kata yang muluk atau gambar-gambar yang
indah, hal ini diharapkan dapat mempengaruhi publik meskipun hasil produksi atau keadaan
organisasi yang buruk.

2. Berdasarkan perbuatan baik tanpa publisitas ;

Yaitu dengan segala perbuatan yang dilakukan sebaik-baiknya dan dengan tujuan yang baik,
sendirinya publik akan memberikan penghargaan, dukungan terhadap perusahaan atau instansi.

3. Berdasarkan Humas yang baik ;

Yaitu dengan cara melakukan yang baik dan memberitakannya kepada public

Diskusi
1. Bagaimanakah cara yang digunakan untuk mengirim pesan
kepada publik

17
3.2 Media-media Humas

A. Media Komunikasi
Media komunikasi yang dapat digunakan oleh pejabat Humas adalah :
1. Media berita (news media seperti : surat kabar, majalah, tabloid, dll)
2. Media siaran (broadcast media seperti : radio, dan televisi)
3. Media komunikasi tatap muka atau komunikasi tradisional, seperti :
a. Penyelanggaraan pertujukan kesenian
b. Pameran
c. Ceramah
d. Opeh House.

B. Pemilihan Media Berita

Pemilihan media massa yang sesuai dengan sasaran khalayak sangat penting dalam tahap
persiapan dan penyebaran siaran berita, karena pelaksanaan pengiriman berita dan artikel :

 Tanpa membeda-
bedakan media

 Tanpa pengetahuan
mengenai isi Akan Sia-sia
redaksionalnya

 Tanpa mengetahui siapa

khalayaknya

 Tanpa mengetahui
kebijakan redaksional
Karenanya arus berita yang tidak bernilai yang membanjiri redaksi, hanya akan memenuhi
dari media yang
keranjang sampah.
bersangkutan
C. Karakteristik media
1. Radio
a. Keunggulan radio :
 Siaran radio punya kekuatan untuk
mengutarakan gagasan atau pendapat
secara sederhana dan langsung
 Sangat luwes (flesibel), karena mudah
dikoreksi, ditambah atau ditulis kembali
sebelum disiarkan
 Radio sudah mempunyai khalayak yang
khusus
b. Kekurang radio :
 Uraian dialog dan kandungan materinya
kurang bervariasi
 Fakta-fakta tidak bisa dibeberkan secara lengkap, karena selain harus sederhana isi
radio harus disusun secara singkat

18
  Melelahkan, karena perhatian pendengar harus dipusatkan pada suara atau satu pokok
acara selama waktu tertentu.

2. Televisi
a. Keunggulan televisi :
 Siaran yang dipancarkaan dapat
menjangkau seluruh lapisan masyarakat
 Punya daya tarik khusus sebagai media
audio visual
 Dapat menentukan status sosial ekonomi
masyarakat.
b. Kekurangan televisi :
 Memerlukan biaya lebih guna
mendapatkan layanan televisi
 Dampak yang diakibatkan oleh televisi
bisa berakibat negatif.

3.
3. Surat Kabar
a. Kunggulan suarat kabar :
 Pembaca dapat mengatur pesan
yang disampaikan surat kabar
 Isi dari surat kabar dapat
digunakan sebagai bukti yang
tertulis (otentik)
b. Kekurangan surat kabar
 Memerlukan kemampuan baca
untuk memahami isi surat kabar
 Pesan yang disampaikan
terbatas, karena isi surat kabar
harus disesuaikan dengan jumlah
halaman surat kabar.

D. Teknik Penulisan Berita

Fakta, opini dan sejumlah nilai-nilai

Berita adalah
yang dikomunikasikan yang
menaraik sejumlah orang
Misalnya :
 Anjing menggigit kaki Burhan : Bukan Berita
 Burhan menggigit kaki anjing : BERITA

1. Syarat-syarat berita yang baik :

a. Akurat : singkat padat dan sesuai dengan fakta
b. Aktual : tepat waktu
c. Objektif : sama dengan fakta yang sebenarnya tanpa opini dari wartawan
d. Menarik : disajikan dengan kata dan kalimat yang khas

2. Berita terdiri dari tiga bagian, yaitu :

19
a. Judul berita (headline)
Berfungsi untuk mengiklankan dan mengintisarikan berita agar menarik perhatian dan
selanjutnya dibaca.
b. Pokok berita (lead)
Berfungsi untuk :
 Memberikan GIST (intisari) yang singkat dan padat
 Untuk stimuli pembaca agar tertarik untuk membaca berita selanjutnya
 Untuk efisiensi berita, baik bagi pembuat berita maupun pembacanya
c. Badan berita (body)
Yaitu keseluruhan isi dari berita.

20
A. Kelengkapan berita menurut Rudyrad Kiplling :
Berita yang lengkap harus menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
5W + 1H

 What : Apa yang terjadi

 Why : Mengapa peristiwa itu terjadi
 Who : Siapa yang terlibat dalam peristiwa itu
 When : Kapan peristiwa itu terjadi
 Where: Di mana peristiwa itu terjadi
 HOW : Bagaimana peristiwa itu berlangsung

E. Jenis-jenis Berita :
1. Berita ekonomi
2. Berita politik
3. Berita sosial
4. Berita olah raga
5. Berita hukum dan kriminal
6. Dll

21
 Catatan :
Dalam penulisan berita hendaknya harus berprinsip
pada penulisan piramida terbalik :

JUDUL
Sangat penting

Lead Penting

Kurang Penting
Body

Kegunaan penulisan piramida terbalik ini bertujuan untuk :

 Bagi pembaca :
Memudahkan pembaca untuk mengetahui isi berita tanpa harus membaca secara keseluruhan isi dari
berita tersebut.
 Bagi pihak pers (wartawan) :
Memudahkan pihak pers atau wartawan untuk melakukan pengeditan berita yang masuk ke redaksi.

F. Wawancara
Pekerjaan reporting (pelaporan)
wawancara merupakan alat
penting, karena dengan
wawancara yang baik akan
menghasilkan berita yang baik
pula.

a. Syarat-syarat untuk melakukan

wawancara
Wartawan harus mendekati
orang yang akan diinterview
(mengetahui apa dan siapa orang yang akan diwawancarai)

b. Penggolongan wawancara

Interview For Fact : atau pendapat seseorang terhadap

Wawancara yang bertujuan untuk suatu hal atau kejadian.
1 mendapatkan fakta dan informasi 3
tentang suatu kejadian. Personality Interview :
Wawancara yang bertujuan untuk
Interview of Opinion : mendapatkan bahan guna penulisan
2
Wawancara yang bertujuan untuk biografi seseorang atau peristiwa
mendapatkan pandangan, pikiran dalam suatu sejarah.

22
 c. Teknik wawancara
Ditinjau dari segi teknbik wawancara dapat dibagi menjadai dua cara, yaitu :

Wawancara lisan
Yaitu wawancara yang dilakukan secara langsung atau dengan cara tatap muka dengan
sumber informasi, sehingga jawaban yang diberikan dapat diperoleh pada saat itu juga
 Kelebihan wawancara lisan adalah :

1 Dapat menghasilkan bahan-bahan tulisan secara lengkap, tepat, spontan dan dapat
menangkap suasana maupun dampak selama wawancara itu berlangsung sehingga
tulisa menjadi lebih hidup.
 Kekurangan wawancara lisan :
Jika kurang hati-hati dalam mewancarai sumber berita dapat terjadi kesalahpahaman.

Wawancara tertulis
Yaitu wawancara atau pertanyaan-pertanyaannya diajukan secara tertulis
 Kelebihan dari wawancara tertulis :
Jawaban yang diberikan lebih rapi, ditail terutam jawaban yang berhubungan dengan

2 angka
 kekurangan dari wawancara tertulis :
- Jawaban yang diberikan tidak bisa pada saat itu (memerlukan waktu yang cukup
lama)
- Tidak bisa menangkap suasana atau dampak selama wawancara berlangsung.

Latihan 1 :

Mengapa pemilihan media perlu diperhatikan pengiriman berita ?

Jelaskan karateristik dari media Radio, Televisi dan Surat Kabar ?

Apa yang dimaksud dengan berita ?

Syarat-sayrat berita, jelaskan ?

Jelaskan fungsi dari bagian berita ?

Apa manfaat dari penulisan piramida terbalik ?

Jelaskan pembagian wawancara ditinjau dari tujuan dan tekniknya ?

Buatlah sebuah berita dengan menggunakan metode 5W + 1H ( Rudyrad

Kiplling)

23
4.2 Menggunakan media (foto) untuk
menyampaikan pesan kepada publik
A. Komunikasi dan Pesan
Komunikasi adalah proses menyampaikan pesan. Menyampaikan pesan dilakukan melalui
komunikasi antarpersona (face to face communication) atau komunikasi kelompok (berkomunikasi
pada banyak interpretan sekaligus) dengan kata, isyarat tubuh (body language) serta ekspresi
wajah. Komunikasi seperti ini disebut komunikasi primer (Usnadibrata, 2001: 73). Ada juga
komunikasi sekunder, yaitu komunikasi yang dilakukan melalui media untuk menyampaikan pesan.
B. Semiotika
Semiotika merupakan salah satu pendekatan yang menarik untuk meninjau kata atau tanda
menjadi pesan yang mengandung gagasan komunikan untuk disampaikan sehingga pesan yang
sampai lebih dramatik atau menimbulkan interpretasi yang lebih luas. Semiotika tidak hanya soal
pemaknaan. Semiotika adalah prinsip dasar bahwa bahasa tidak semata-mata untuk menamai
objek, tetapi lebih untuk memperbedakan sistem simbol. Setiap kata atau tanda yang digunakan
pada suatu objek atau ide dapat dimengerti dan diidentifikasi karena dapat diperbedakan dari
setiap kata atau tanda lainnya yang mungkin sudah pernah digunakan (Mitchell, 1986 dalam Tony
Schirato & Jen Webb, 2004: 64).
C. Komunikasi Sekunder
Komunikasi sekunder sangat berguna untuk melestarikan pesan tanpa mengandalkan memori
komunikan. Terjadi proses dokumentasi, keberlanjutan pesan dan potensi untuk menyampaikan
pesan menembus batas ruang dan waktu melalui simbolisasi pesan. Komunikasi sekunder juga
berfungsi untuk menyampaikan pesan dalam jangkauan wilayah yang luas di waktu yang sama.
Akibat dari adanya komunikasi sekunder adalah pesan membutuhkan media untuk
mendokumentasikan informasi yang terjadi baik itu tulisan di atas kertas, ukiran di batu, foto,
metafile dan bentuk dokumentasi lainnya. Kaitan dengan hal tersebut adalah pesan harus
mengalami proses perancangan agar isi pesan yang berlanjut tetap menarik untuk disimak dan
relevan dengan perjalanan waktu. Pesan yang telah mengalami simbolisasi bisa memaparkan isi
pesan lebih luas menembus batasan budaya dan bahasa.
Media yang digunakan dalam komunikasi sekunder tentunya memerlukan alat pendukung lain
sehingga pesan lebih efektif disampaikan. Alat pendukung tersebut bersifat mempertontonkan
pesan. Penyampaian pesan dalam komunikasi sekunder dilakukan tanpa ada upaya repetitif
(tindakan pengulangan) untuk setiap individu yang berbeda karena dalam praktiknya medialah
yang melakukan upaya repetitif tersebut.

Pesan apakah yang terkandung pada foto-foto berikut ini!

24
25
26
 Diskusi, berdasarkan gambar di atas, bagaimanakah
sebaiknya komunikasi dilakukan agar komunikator dan
komunikan memiliki persepsi yang sama mengenai pesan
yang sedang disampaikan,

Ulangan harian 1

27
3.3 Mengidentifikasi macam-macam humas
1. Humas Pemerintah
Humas pemerintah pada dasarnya bersifat politis. Humas dalam pemerintahan dan politik
tidak lepas dari opini publik. Oemi Abdurrachman (dalam James B. Orrick) mengatakan bahwa
pada abad 18 para ahli filsafat politik dan negarawan telah mengembangkan suatu konsepsi
mengenai peranan public relation.
Tahun 1742 David Hume, seorang filsof Scotlandia, mengatakan “it is opinion that government
is founded, and the maxim extends to the most despotic and military government, as well as to
the most free and popular.”
Walter lippman juga pernah mengatakan, “public relation is another name for political
leadership”
Ada dua sisi yang melatarbelakangi perkembangan humas pemerintahan, pertama adalah sisi
pentingnya humas bagi pemerintah. Kedua adalah hambatan-hambatan yang dihadapi oleh
humas pemerintahan.
Kegiatan-kegiatan yang biasanya ditangani oleh humas antara lain adalah konferensi pers,
membuat pers, membuat pers release, pers clipping, pameran-pameran, menerbitkan media
intern, mengorganisir pertemuan dengan masyarakat, penerangan melalui berbagai media
komunikasi bagi masyarakat, mendokumentasi semua kegiatan instansi, mengorganisir
kunjungan-kunjungan para pejabat, menerima keluhan masyarakat/publik.

Business
Media
partners
Employes
Customers
s

Sharehol
Investors
ders

politics
Financial and state
Markets HUMAS administr
ation

2. Dunia Industri
Humas industri dan bisnis telah diterima oleh perusahaan-perusahaan besar. Humas disana
merupakan fungsi manajemen yang turut menentukan suksesnya operasi suatu perusahaan.
Beberapa hal yang berpengaruh terhadap kehidupan dan operasional industri perdagangan
adalah sebagai berikut:

28
 1. Persamaan hak dan kesempatan untuk mendapatkan pekerjaan bagi masyarakat,
memunculkan undang-undang dan peraturan pemerintah yang menjadi pedoman untuk
mencari dan memberi kesempatan kepada golongan-golongan tertentu.
2. Kesehatan, keselamatan, dan kesejaheraan pekerja
3. Perlindungan terhadap investor
4. Kontrol kualitas dan keamanan atas produk-produk dan pelayanan dengan keuntungan
yang memadai.
5. Integritas manajemen
6. Pertahanan nasonal, konservasi dan perlindungan sumber daya alam, serta perlindungan
lingkungan adalah hal-hal yang sangat berpengaruh terhadap dunia industri
7. Hak asasi manusia
8. Hak untuk mendapatkan keterangan/informasi
Beberapa penerapan humas dalam industry dan bisnis meliputi: hubungan dengan
pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan terapan
marketing PR (MPR), hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan karyawan,
hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas,
hubungan antar perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintah (legislative dan
eksekutif).
3. Humas Sosial
Misi utama humas adalah mengembangkan saling pengertian, kepercayaan, dan bantuan
atas kerja sama.
Humas penegak hukum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum
supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik. Misalnya humas LBH Wanita dan
Anak.
Humas organisasi keagamaan, organisasi keagamaan ini sekarang memiliki staf humas yang
mengurusi publikasi, publisitas, penerangan, pengumpulan dana, dan penyelenggaraan
special event.
Humas profesi maksud utama dari penerapan humas profesi adalah untuk mendapat
pengakuan akan keprofesionalan dan publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi
kepentingan masyarakat banyak.
Humas organisasi sukarela, Sam Black (1998) menyebutkan bahwa aktivitas suatu organisasi
sukarela yang besar apapun macamnya adalah suatu praktik humas yang kontinue karena
sebagian besar dari para pekerja, baik di pusat maupun di cabang-cabangnya yang tersebar,
tidak dibayar, namun dana selalu diperlukan untuk memelihara semangat yang tinggi dengan
tetap menarik simpati mereka terhadap tujuan organisasi dan dengan memelihara
kepercayaan mereka terhadap kebijakan dan efisiensi organisasi
4. Humas Pendidikan
5. Humas Organisasi Internasional
Lahirnya hubungan internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam
segala bidang, misalnya perkembangan bidang pariwisata, bidang komunikasi, transportasi,
tukar menukar di bidang pendidikan seperti pertukaran dosen dan mahasiswa, timbulnya
masalah internasional dalam bidang ekonomi, politik, dsbnya.
29
 Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antarnegara adalah adanya
konferensi-konferensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara.

4.3 Mengevaluasi macam-macam humas yang ada di

instansi

A. Hubungan Masyarakat ada dua macam, yaitu :

1. Hubungan Masyarakat sebagai methode of communication
a. Merupakan kegiatan berkomunikasi secara khas,dengan ciri-ciri sebagai berikut :
- Komunikasi yang dilaksanakan dua arah
- Kegiatan yang dilakukan terdiri penyebaran informasi, pelaksanaan persuasi dan
pengkajian opini
- Tujuan yang dicapai adalah tujuan organisasi itu sendiri
- Sasaran yang dituju adalah internal dan eksternal publik
- Efek yang diharapkan adalah terjadinya hubungan yang harmonis antara organisasi
dengan publiknya.
b. Di dalam struktur organisasi TIDAK dillengkapi dengan bagian Humas,tetapi tidak berarti
tidak ada kegiatan Humasnya
c. Pelaksanaan kegiatan berkomunikasi dengan internal dan eksternal publik dapat
dilakukan oleh pimpinan organisasi
Dari pengertian Humas sebagai Methode of Communication dapat diartikan, bagaimanapun kecilnya
suatu organisasi dapat melakukan kegiatan Humas.

Contoh :
Seorang lurah dapat melakukan kegiatan Humas tanpa perlu ada seksi atau sub seksi yang khusus untuk
menangani kegiatan Humas

2. Humas sebagai State of being

a. Humas yang sudah dilembagakan
b. Kegiatan Humas sudah ada wadahnya
c. Di dalam struktur organisasi jelas tercantum Humas
d. Dalam melaksanakan kegiatan berkomunikasi dengan internal dan eksternal publik tidak
mungkin dilakukan oleh pimpinan
Contoh :
Seorang Walikota atau Bupati yang mempunyai ruang lingkup kerja yang luas sehingga kegiatan Humas
tidak mungkin dilakukan sendiri, maka untuk menanganai kegiatan Humas diserahkan kepada bagian
khusus yang menangani kegiatan Humas.
Pengertian Humas di atas dapat digambarkan dalam struktur organisasi sebagai berikut

30
 Direktur Direktur

Sekretaris Sekretaris

Bag.
Bag. Bag.
Operasiona
Bag. Bag. Bag.
Personalia Keuangan
l Personalia Humas Keuangan

Humas sebagai Methode of Communication Humas sebagai State of Being

3.4 Mengidentifikasi Profil Humas

4.4 Mengelola informasi yang diterima dari media secara
efektif dan efisien
A. Profil Humas
Pada dasarnya membahas profil bagian humas dalam suatu perusahaan
tidak berbeda dengan pembahasan tentang pengorganisasian humas,
1. Humas yang melembaga/In- House PR
pengorganisasian humas dalam perusahaan tersebut (diistilahkan
sebagai humas yang melembaga/state of being). Sebagai bidang yang
melembaga, berarti memiliki seseorang yang memimpin, memiliki staf,
dan (mestinya) memiliki ruang/tempat dan sarana/prasana
pendukungnya. Jabatan-jabatan yang ada di dalam bagian humas
memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas. Jadi
pengorganisasian di sini adalah berbicara tentang struktur, wewenang,
tugas, dan tanggung jawab.
Humas yang melembaga lebih dikenal dengan istilah bagian
departemen/divisi humas/PR/communication. Dalam bentuk ini terdapat
dua sistem, yaitu:
a. Sistem Desentralisasi
sistem ini biasanya diterapkan pada perusahaan yang besar, dan
manajemen mengerti betul akan pentingnya PR sebagai suatu
pendekatan manajemen. Dalam sistem ini, aktivitas PR dikelola
secara mandiri oleh seseorang yang menjabat sebagai Direktur Public

31
 Relation beserta staf-stafnya. Pengelolaan ini meliputi perencanaan,
pelaksanaan, sampai dengan evaluasinya. Bagian ini
membuat/merancang program-program PR bagi perusahaan secara
proaktif maupun reaktif.
b. Sistem Sentralisasi
Sistem ini biasanya diterapkan pada perusahaan yang tidak besar.
Dimana aktivitas PR diorganisasikan secara terpusat atau oleh pusat.
Posisi atau kedudukan praktis PR biasanya berada di bawah bagian
yang lain dan berada di tingkat lower-midle management.

Penerapan kedua sistem di atas tergantung beberapa hal berikut:

a. besar kecilnya perusahaan
b. struktur organisasi perusahaan
c. arti penting PR bagi perusahaan
d. karakteristik khas kehumasan masing-masing lembaga

1. Bentuk Humas (Alternatif PRO = Public Relations Officer)

A. Suatu organisasi dapat mengangkat seorang stafnya yang masuk
dalam pimpinan menjadi kepala Humas
B. Mengangkat seorang pegawai yang mengetahui urusan
kemasyarakatan menjadi kepala Humas
C. Direktur perusahaan/pimpinan organisasi dapat merangkap
pekerjaan Humas
D. Menyerahkan pekerjaan Humas kepada pihak luar yang ahli dalam
bidangnya untuk melakukan tugas Humas

2. Kedudukan Humas saat ini :

A. Ada yang sudah pada tingkat Biro
B. Ada yangsudah pada tingkat Bagian dari Biro
C. Belum mencantumkan Humas dalam struktur organisasi
32
3. Tempat Humas dalam Struktur Organisasi
A. Jauh dari pimpinan
a. Mempengaruhi kewenangannya, karena sering informasi yang
dikeluarkan harus seizin atasannya
b. Kurang menguasai permasalahan yang timbul dalam perusahaan,
karena tidak diikutsertakan dalam rapat pimpinan
B. Dekat dengan pimpinan
a. Dapat berhubungan dengan pimpinan dan bisa lebih bebas
bergerak
b. Dapat mengikut rapat pimpinan
c. Dapat mengetahui latar belakang keputusan
d. Mengetahui apa yang harus dilakukan

33
 Contoh : Struktur organisasi Humas dekat dengan Pimpinan

Menteri

Sek. Jend

Biro
Biro Biro Biro Tata Biro
Keuanga
Hukum Humas Usaha Hukum
n
Struktur organisasi Humas pada Departemen Kehutanan RI
Pusat

Contoh : Struktur organisasi Humas yang jauh dari pimpinan

Kepala

Sub. Bag Tata

Usaha

Urusan Urusan Urusan

Umum Keuangan Kepegawaian

Seksi Seksi Jasa

Seksi Koleksi
Regretasi Ilmiah

Pengawas, Pengawas Pengawas

Publikasi & P
Humas & Penjual per
Pandu Tanaman- Dokumentasi

34
 4. Kedudukan Humas dalam perusahaan atau organisasi
A. Sebagai Channel of Information
Humas merupakan saluran informasi dari perusahaan kepada
publiknya dan sebaliknya. Informasi yang datang dari publiknya
merupakan opini-opini dan sebagai feedbacknya.
B. Sebagai Source of Informations
Humas sebagai sumber informasi, baik bagi internal maupun
eksternal publik

5. Syarat-syarat Pejabat Humas

A. Berpendidikan Perguruan Tinggi
B. Mempunyai pengetahuan tentang komunikasi dan ahli dalam
menggunakan media massa
C. Mengenal struktur organisasi serta mengenal pejabat di lingkungan
perusahaan
D. Mempunyai pengetahuan luas mengenai ilmu kemasyarakatan
E. Memiliki integritas tinggi, bonabid serta memiliki gagasan dan daya
cipta
F. Memiliki kepribadian dan watak yang menimbulkan penghargaan
dan mendatangkan kepercayaan

2. Humas Agency/Ekstern PR
Ektern PR adalah sebuah lembaga perusahaan independen yang berbadan
hukum dan bergerak dalam layanan di bidang humas. PR ekstern meliputi:
a. PR full service
Merupakan sebuah perusahaan tersendiri yang bergerak dalam bisnis
pelayanan kehumasan, meliputi kegiatan konseling dan sekaligus
pelaksanaan kosultasi dan pelayanan apa yang mereka berikan pada
klien (biasanya perseorangan atau perusahaan lain), tergantung dari

35
 apa kompetensi yang dimiliki oleh para pelaku atau “pemain” dalam
perusahaan PR tersebut.
b. PR Consultant
Merupakan perusahaan PR yang bergerak dalam layanan konsultasi
kehumasan. Pelayanan konsultasi yang mereka berikan tergantung dari
kompetensi yang dimiliki para konsultannya. Pada PR consultant, ada
yang berbentuk perusahaan dengan pimpinan dan beberapa staf ahli,
namun dewasa ini ada konsultan perseorangan dalam arti dia bekerja
sendiri tanpa adanya staf yang lain.
c. Event Organizer
Merupakan suatu perusahaan yng melayani jasa sebagai pelaksana
sebuah event/kegiatan yang berhubungan dengan publik. Perusahaan
ini cendenrung spesialis, misalnya:
1) Launching product
2) Pameran, exhibition
3) Pertemuan-pertemuan (seminar, lokakarya, konvensi, konferensi)
4) Jumpa pers/press conference, press tour, dan sebagainya
5) Show dan kontes-kontes

Beberapa contoh PR consultant dan full service di indonesia adalah Fortune-

PR, Ida Sudoyo dan Associates, Eksekutif PR, Indo PR, M-PR consultant,
Ganesha PR, Soedarto dan Noeradi PR counselor.

B. Profil dan Jabatan Petugas Humas

1. Profil petugas humas
Petugas humas haruslah orang yang cukup terampil, khususnya di bidang
penulisan /(writing), speaking, mendengarkan, membaca, dan
menggunakan alat- alat komunikasi lainnya. PRO (petugas – petugas
humas) harus memiiki pengetahuan yang menandakan tentang berbagai
macam media dan memahami proses manajemen. PRO harus memiliki
36
 kemampuan dalam memecahkan suatu masalah (problem solver), dalam
mengambil keputusan, mengelola opini publik, mngevaluasi
kecenderungan perilaku dan respon publik, PRO harus memiliki selera
dan kepribadian yang baik tentang etika, simpati dan empati,
kepemimpinan, semangat/etos, kreativitas dan imajinasi,
kematangan/stabilitas kepribadian serta integritas pribadi.
2. Jabatan Pranata Humas
Jabatan fungsional pranata humas dimaksudkan untuk meningkatkan
upaya pemerintah dalam memberikan pelayanan dan penyebaran
informasi kepada masyarakat yang sebelumnya tugas tersebut diemban
oleh Departemen Penerangan dengan Jupen-nya (juru penerangan).
Untuk mengatasi kesenjangan informasi ini, LIN memprakarsai
terbentuknya jabatan fungsional pranata humas hingga keluarlah
Kepmenpan Nomor 117/KEP/M.PAN/10/2003 dan ketika LIN digabung ke
Departemen Konsultasi dan informatika keputusan disempurnakan lagi
menjadi Permenpan Nomor : PER/109/M.PAN/11/2006. Jabatan
fungsional pranata humas ini sebagai pengganti Jupen dan bersifat
terbuka bagi pegawai negeri sipil yang bekerja di bidang pelayanann
informasi dan kehumasan.
a. Perundang Jabatan Fungsional Pranata Humas
 Keputusan Bersama Kepala LIN dan Kepala BKN No. 01 SKB KALIN
2003 dan No. 48 tahun 2003 tentang Petunjuk Plekasanaan Jabatan
Fungsional Pranata Humas dan Angka Kreditnya.
 Peraturan Bersama Menkominfo dan Kepala BKN No. 19 PER
MKOMINFO 8 2006 dan No. 18 A tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Jabatan Fungsional Pranata Humas dan Angka
Kreditnya.
 Peraturan Menpan No. PER 109 MPAN 11 2005 tentang jabatan
fungsional pranata humas dn angka kreditnya.

37
  Perpes No. 29 tahun 2007 tentang tunjangan jabatan fungsional
pranata humas.
 Permekoinfo No. 20 PER MKOMINFO 4 2009 tentang kebijakan teknis
pelaksanaan pembinaan jabatan fungsional prananta humas.
 Lampiran Perpers No. 23 tahun 2006 tantang tunjangan fungsional
pranata hubungan masyarakat.

b. Jenjang Jabatan Fungsional Pranata Humas

Ada dua jenjang jabatan pranata humas yaitu jenjang jabatan pranata
humas tingkat trampil dan jenjang jabatan pranata humas tingkat ahli.
1) Jenjang jabatan dan pangkat Pranata Humas tingkat terampil terdiri
dari:
a) Pranata humas pelaksana pemula bagi PNS denagn pangkat
pengatur muda, golongan ruang II/a;
b) Pranata humas pelaksana bagi PNS dengan pangkat pengatur
muda tingkat I, golongan ruang II/b sampai dengan pengatur
tingkat I, golongan ruang II/d.
c) Pranata humas pelaksana lanjutan bagi PNS dengan pangkat
penata muda, golongan ruang III/a smpai Penata Muda tingkat I,
golongan ruang III/b
d) Pranata humas Penyelia bagi PNS pngkat Penata, golongan
ruang III/c samapi dengan Penata Tingkat I, golongan ruang III/d.
2) Jenjang jabatan dan pangkat Pranata Humas tingkat ahli terdiri dari:
a) Pranata Humas Pertama bagi PNS dengan pangkat Penata
Muda, golongan III/a sampai dengan Penata Muda Tingkat I,
golongan ruang III/b
b) Pranata Humas Muda bagi PNS dengan pangkat Penata,
golongan III/c samapai dengan Penata tingakat I, golongan ruang
III/d.

38
 c) Pranata Humas Madya bagi PNS dengan pangkat Pembina,
golongan IV/a sampai dengan Pembina Utaa Muda, golongan
ruang IV/c.
Jenjang pangkat untuk masing-masing jabatan Pranata Humas tersebut di
atas berdasarkan jumlah angka kredit yang dimiliki untuk masing-masing
jenjang jabatan dan untuk pengangkatan dalam jabatan ditetapkan sesuai
dengan jumlah angka kredit yang dimiliki yang ditetapkan pejabat yang
berwenang menetapkan angka kredit.

Kode Etik Kehumasan

A. Pengertian dan Definisi Etika

Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu Ethos yang berarti watak atau
adat istiadat.
Definisi Etika berarti :
Suatu cabang dari filsafat yang berhubungan dengan tingkah laku
seseorang yang menimbulkan penilaian dari orang lain akan baik
buruknya tingkah laku orang yang bersangkutan.

Sistematika Etika

Etika Umum :

Membahas manusia bertindak etis yang mengacu

pada moral yang menjadi pegangan dalam bertindak.
Contoh : ilmu pengetahuan, teori-teori umum,
dokterin.
Etika
Etika Khusus :
Penerapan prinsip-prinsip dalam bidang khusus, yaitu
bagaimana mengambil tindakan dalam kehidupan

39
 sehari-hari pada proses fungsional dari suatu
organisasi.

Etika khusus dibagi dua yaitu :

a. Etika Individual
Menyangkut kewajiban-kewajiban dan perilaku manusia terhadap
dirinya sendiri untuk mencapai kesucian hidupnya.

b. Etika Sosial
Kewajiban, sikap dan perilaku sebagai anggota masyarakat yang
berkaitan dengan nilai sopan santun, tata krama dan saling
menghormati.
Misalnya ; sikap terhadap teman, etika politik, etika bisnis, etika
keluarga dan etika profesi.

40
B. Etika Profesi
Profesi berasal dari bahasa Latin, yaitu professuies yang berarti suatu
kegiatan yang berhubungan dengan sumpa dan janji yang bersifat
religius.
Dengan kata lain :
Orang yang memiliki profesi berarti dia memiliki ikatan dengan
pekerjaannya, jika terjadi pelanggaran sumpah profesi itu sama dengan
pelanggaran sumpah jabatan atau menghianati profesi.

Profesi dibagi menjadi dua, yaitu :

a. Profesi khusus :
Yang dimaksud dengan profesi khusus adalah profesional yang
melaksanakan profesi secara khusus untuk mendapatkan
penghasilan pokok sebagai tujuan pokok misalnya dokter, guru,
politikus, Public Relations, dll.

b. Profesi umum :
Profesional yang melaksanakan profesinya tidak untuk mendapatkan
nafkah sebagai tujuan utamanya, misalnya seniman, budayawan,
kaum brahma dll.

C. Ciri-ciri Profesi
a. Harus memiliki pengetahuan tinggi yang tidak dipunyai oleh orang
umum lain
b. Mempunyai kode etik (berfungsi sebagai standar moral bagi setiap
profesi)
c. Memiliki tanggung jawab profesi dan integritas yang tinggi baik
secara pribadi maupun terhadap publik
d. Memiliki jiwa mengabdi kepada publik atau masyarakat

41
 e. Otonominisasi organisiasi profesional, yaitu memiliki kemampuan
untuk mengelola organisasi.

D. Kode Etik Profesi Humas

Profesi Humas adalah : suatu profesi secara praktisi memiliki seni
keterampilan atau pelayanan kehumasan yang berlandaskan pada
pelatihan, kemampuan dan pengetahuan serta diakui dengan standar
etikanya.

Setiap profesi mutlak harus mempunyai kode etik sebagai acuan

perilaku dalam melakukan peran dan fungsi profesionalnya masing-
masing yang mengikat baik secara normatif dan atis maupun sebagai
tanggung jawab dan kewajiban moral bagi para anggota profesi dalam
menjalankan kehidupan di masyarakat.

E. Kode Etik Kehumasan Indonesia

Dijiwai oleh Pancasila maupun Undang-Undang Dasar 1945 sebagai

landasan tata kehidupan nasional, Dipahami oleh Piagam Perserikatan
Bangsa-Bangsa sebagai landasan tata kehidupan internasional,
Dilandasai Deklarasi ASEAN (8 Agustus 1967) sebagai pemersatu
bangsa-bangsa Asia Tenggara, dan dipedomai oleh cita-cita, keinginan,
dan tekad untuk mengamalkan sikap dan perilaku kehumasan secara
professional.
Kami para anggota Perhimpunan hubungan Masyarakat
Indonesia (Perhumas) sepakat untuk memenuhi Kode Etik Kehumasan
Indonesia, dan bila terdapat bukti-bukti bahwa di antara kami dalam
menjalankan profesi kehumasan ternyata ada melanggaranya, maka
hal itu tentu mengakibatkan diberlakukannya tindak organisasi terhadap
pelanggarnya.
42
 PASAL 1

Komitmen Pribadi

Anggota Perhumas harus

a. Memiliki dan menerapkan standar moral serta reputasi setinggi
mungkin dalam menjalankan profesi kehumasan
b. Berperan secara nyata dan sungguh-sungguh dalam upaya
memasyarakatkan kepentingan Indonesia
c. Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan antarwarga negara
Indonesia yang serasi dan selaras demi terwujudnya persatuan dan
kesatuan bangsa.

PASAL II
Perlikau terhadap Klien atau Atasan

Anggota Perhumas harus

a. Berlaku jujur dalam berhubungan dengan klien atau atasan
b. Tidak mewakili dua atau beberapa kepentingan yang berbeda atau
yang bersaingan tanpa persetujuan semua pihak yang terkait
c. Menjamin rahasia serta kepercayaan yang dibetikan oleh klien atau
atasaan maupun yang pernah diberikan oleh matan klien atau
mantan atasan
d. Tidak melakukan tidak atau mengeluarkan ucapan yang cendrung
merendahkan martabat, klien atau atasan, maupun mantan klien
atau mantan atasan
e. Dalam memberi jasa-jasa kepada klien atau atasan, tidak akan
menerima pembayaran, komisi, atau imbalan dari pihak mana pun
selain dari klien atau atasannya yang telah memperoleh penjelasan
lengkap
43
f. Tidak akan menyarankan kepada calon klien atau calon atasan
bahwa pembayaran atau imbalan jasa-jasanya harus didasarkan
kepada hasil-hasil tertentu, atau tidak akan menyetujui perjanjian
apa pun yang mengarah kepada hal yang serupa.

PASAL III
Perilaku terhadap Masyarakat dan Media Massa

Anggota Perhumas harus

a. Menjalankan kegiatan profesi kehumasan dengan memperhatikan
kepentingan masyarakat serta harga diri anggota masyarakat
b. Tidak melibatkan diri dalam tindak untuk memanipulasi integritas
sarana maupun jalur komunikasi massa
c. Tidak menyebarluaskan informasi yang tidak benar atau yang
menyesatkan sehingga dapat menodai profesi kehumasan
d. Senantiasa membantu penyebarluasan informasi maupun
pengumpulan pendapat untuk kepentingan Indonnesia

PASAL IV
Perilaku terhadap Sejawat

Praktisi kehumasan Indonesia harus

a. Tidak dengan sengaja merusak dan mencemarkan reputasi atau
tidak profesional sejawatnya. Namun bila ada sejawat yang bersalah
karena melakukan tindak yang tidak etis, yang melanggar hukum,
atau yang tidak jujur, termasuk melanggar Kode Etik Kehormatan
Perhumas
b. Tidak menawarkan diri atau mendesak klien atau atasan untuk
menggantikan kedudukan sejawat

44
 c. Membantu dan bekerja sama dengan para sejawat di seluruh
Indonesia untuk menjujung tinggi dan mematuhi Kode Etik
Kehumasan Indonesia ini.

3.5 Menguraikan organisasi profesi humas

4.5 Memilah jenis organisasi profesi humas
Oganisasi Profesi Humas Dalam Negeri

1. PERHUMAS
Pada 15 Desember 1972 para praktisi humas di Indonesia mendirikan Perhumas
(perhimpunan hubungan masyarakat Indonesia) di Jakarta. Maksud pendirian ini adalah untuk
menghimpun dan membentuk wadah bagi praktisi adapun tujuannya adalah:
a. Meningkatkan perkembangan dan keeterampilan profesional humas di Indonesia
b. Memperluas dan memperdalam pengetahuan mengenai humas
c. Meningkatkan kontak dan pertukaran pengalaman di antara para anggotanya
d. Menyelenggarakan hubungan dengan organisasi-organisasi serumpun dengan bidang
humas, di dalam maupun di luar negeri.
2. APRI
Bila perhumas menghimpun para praktisi, di Indonesia juga terdapat organisasi yang
menghimpun perusahaan humas, yakni APRI (Asosiasi Perusahaan Public Relations). APRI
didirikan pada 10 April 1987 di Jakarta dan bersifat Independen. Adapun tujuannya adalah:
a. Menghimpun, membina, dan mengarahkan potensi perusahaan public relations nasional
agar secara aktif, positif, dan kreatif turut serta dalam usaha mewujudkan masyarakat
yang adil dan makmur berlandaskan Pancasila dan UUD 1945
b. Mewujudkan fungsi public relations yang sehat, jujur, dan bertanggung jawab sesuai
dengan kode praktik dan kode etik yang lazim berlaku secara nasional dan internasional
c. Mengembangkan dan memajukan kepentingan asosiasi dengan memberikan kesempatan
kepada para anggota untuk konsultasi dan kerjasama serta memberikan saran bagi
pemerintah, badan-badan kemasyarakatan, asosiasi yang mewakili dunia industry dan
perdagangan, serta badan-badan lain untuk berkonsultasi dengan APRI sebagai suatu
lembaga
d. Memberikan informasi kepada klien bahwa anggota APRI memehuni syarat untuk
memberikan nasihat dalam bidang public relations dan akan bertindak untuk klien
menurut kemampuan profesionalnya
e. Merupakan sarana untuk para anggotanya dalam soal-soal kepentingan usaha dan
profesi, dan menjadi forum koordinasi praktik public relations
f. Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk mengetahui mengenai pengalaman
dan kualifikasi para anggotanya
g. Membantu mengembangkan kepercayaan umum atas jasa public relations

Organisasi Profesi Humas di Luar Negeri

1. FAPRO
Tahun 1977 Perhumas memprakarsai berdirinya humas di Asia Tenggara, yakni FAPRO
(Federation Of ASEAN Public Relations Organization)
Di Kuala Lumpur. Indonesia melalui Perhumas ditunjuk menjadi tuan rumah konferensi
FAPRO di Jakarta.
2. PRSA (Public Relations Sociaty of America)
45
 Berdiri tahun 1947 dan berkantor pusat di New York. Adapun tujuannya adalah:
a. Untuk menyatukan mereka yang melakukan kegiatan di bidang humas
b. Untuk mempertimbangkan segala masalah yang dihadapi bidang kehumasan
c. Untuk merumuskan, memajukan, menjelaskan kepada kelompok-kelompok usaha,
profesional, dll. Serta masyarakat, tujuan-tujuan, dan fungsi humas, dan mereka yang
bergiat di bidang humas
d. Untuk memperbaiki hubungan pelaksana humas dengan para majikan dan klien, dengan
media mapan mengenai informasi dan opini, dan dengan masyarakat
e. Untuk memajukan dan berusaha mempertahankan standar yang tinggi pelayanan umum
dan tingkah laku
f. Untuk bertukar pikiran dan pengalaman, dan untuk menghimpun dan menyebarkan
informasi yang bernilai kepada para petugas humas dan masyarakat
g. Untuk menggiatkan, mensponsori, dan membantu perkembngan riset belajar dan cara
mengajar dalam golongan masyarakat humas melalui ceramah-ceramah dan kursus-
kursus lain yang dapat menjadi keharusan dan dilakukan secara beraturan pada
lembaga-lembaga pendidikan yang mapan
h. Menyediakan sarana dan kesempatan bagi riset dan analisis mengenai setiap dan segala
segi kehumasan melalui berbagai forum, diskusi, survey, pertemuan umum, pameran, dan
konferensi
i. Untuk menerbitkan pamflet, buku, monografi, dan secara umum menyebarkan informasi
mengenai masalah humas
j. Untuk memberikan, menghibahkan, dan mensponsori pemberian beasiswa, dan hadiah
pada lembaga pendidikan yang diakui bagi pengkajian dan riset di bidang humas
3. IPR (Institute Public Relations of British)
IPR merupakan organisasi humas di Inggris yang didirikan pada 1948 oleh sekelompok
pegawai humas dari pemerintah pusat, lokal, kalangan industri, dan sektor perdagangan.
Secara resmi IPR diresmikan dan mendapatkan pengakuan tahun 1964, adapun tujuan IPR
adalah:
a. Untuk memajukan perkembangan humas demi kepentingan semua praktisi dan semua
pihak yang berkaitan dengan humas
b. Untuk memupuk dan mendorong ketaatan pada standar profesional yang tinggi bagi para
anggotanya dan untuk menetapkan serta merumuskan standar-standar semacam itu
c. Untuk mengatur pertemuan, diskusi, konferensi, dll. Mengenai masalah yang menjadi
kepentingan bersama dan secara umum untuk bertindak sebagai wadah bagi pertukaran
gagasan mengenai praktik kehumasan
4. Netherlands Society of Public Relations
Beberapa tokoh pers terkemuka di Belanda merintis suatu perhimpunan profesi humas yang
pada 1952 telah mendapat izin dari kerajaan dengan nama Netherlands Society of Public
Relations dan pada 1979 namanya diganti menjadi NGPR (Vereniging voor Public Relations
en Voorlicting/Asosiasi PR dan Informasi).
Keanggotannya terbuka bagi semua orang yang bekerja di bidang humas dan penerangan
yang memiliki nama baik dan berkewarganegaraan Belanda. Anggota harus menaati displin
NGPR dan pelanggaran akan dikenakan sanksi oleh suatu panitia disiplin. NGPR juga
mengawasi ujian yang diakui oleh pemerintah sejak 1967
5. IPRA (International Public Relations Association)
Organisasi profesi humas internasional terbentuk pada Mei 1955 dalam suatu pertemuan di
Strafford-Upon-Avon dengan nama IPRA yang tujuannya adalah:
a. Menyediakan jalur bagi pertukaran gagasan dan pengalaman profesional
b. Mengadakan suatu rotasi (perputaran) apabila anggotanya setiap saat memerlukan
pemberitahuan dan bimbingan, dapat meyakini akan kebaikan dan bantuan dari para
anggotanya di seluruh dunia
c. Membantu mencapai kualitas tertinggi tentang praktik kehumasan

46
 d. Meningkatkan praktik kehumasan di semua bidanng kegiatan di dunia dan memajukan
nilai-nilai dan pengaruhnya
e. Meninjau dan mencari jalan keluar terhadap permasalahan yang mempengaruhi praktik
kehumasan yang biasa terjadi di berbagai Negara
f. Menerbitkan berbagai bulletin, majalah, atau terbitan-terbitan lain, termasuk “Who’s Who”
di bidang humas internasional
g. Mengerjakan kegiatan-kegiatan lain yang mungkin dapat menguntungkan para
anggotanya atau memberikan kemajuan bagi praktik kehumasan seluruh dunia

Ulangan harian 3

47
3.6 Mengidentifikasi kegiatan internal/ekstrenal public
relation
4.6 Mempraktekkan kegiatan humas internal/eksternal
A. Internal Public Relations
1. Pengertian Intrenal Public Relations adalah
a. Semua manusia yang berada dalam suatu instansi atau perusahaan
Contoh : Direktur, semua karyawan
Dan
b. Semua manusia yang dapat memberi pengaruh pada manusia yang berada di dalam suatu
instansi atau perusahaan mengenai pekerjaannya.
Contoh : pemegang saham dan keluarga karyawan
Jadi Internal Public Relations suatu instansi atau perusahaan bukan hanya karyawan saja,
melainkan semua manusia yang dapat mempengaruhi para karyawan mengenai pekerjaannya.

2. Tujuan melakukan kegiatan Internal Public Relations adalah :

Agar semua manusia yang berada di dalam perusahaan minimal tidak menimbulkan kerugian
pada perusahaan, maksimal memberikan keuntungan terus-menerus kepada perusahaan.

3. Perincian tujuan dari kegiatan Internal Public Relations adalah :

a. Menjaga gairah kerja selalu tinggi
b. Menciptakan disiplin kerja yang kokoh
c. Menciptakan rasa turut memiliki
d. Menumbuhkan rasa bangga sebagai karyawan

4. Asumsi Dasarnya :
a. Setiap karyawan dari suatu perusahaan merupakan petugas Humas informal. Sikap
perilaku karyawan dapat mempengaruhi nama baik perusahaan di mana ia bekerja.
b. Koimunikasi dua arah (timbal balik) memegang peranan penting dalam kegiatan Internal
Public Relations, yaitu :
 Membina komunikasi antara pimpinan dan bawahan
 Membina komunikasi antara bawahan dengan atasan

5. Penggolongan Internal Public Relations :

Walaupun sama-sama Internal Public Relations, sifat hubungan mereka dengan perusahaan
berbeda-beda. Tentu saja cara kita menghubungi mereka harus disesuaikan dengan
perbedaan-perbedaan itu.

a. Hubungan dengan karyawan (Employee Relations)

Salah satu bentuk hubungan yang menitik beratkan kepada hubungan antara
 Pimpinan dengan bawahan

48
  Bawahan dengan pimpinan
 Sesama pimpinan dan bawahan

Tujuan melakukan kegiatan hubungan dengan karyawaan adalah

 Memberi semangat dan kekuatan batin organisasi
 Membentuk loyalitas pada karyawan
 Mengatur kerjasama antara sesama karyawan dalam berbagai bentuk pekerjaan
 Karyawan akan memberikan efisiensi dan produktivitas yang tinggi.

Cara mencapai tujuan dalam melakukan kegiatan hubungan dengan karyawan adalah :
 Mengadakan pertemuan berkala (rutin)
 Mengadakan penerbitan khusus (internal house magazine)
 Menyediakan kotak saran
 Personal call

b. Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Modal merupakan salah satu faktor terpenting bagi suatu perusahaan, besar kecilnya
modal mentukan besar kecilnya perusahaan tersebut.

Tujuan mengadakan kegiatan hubungan dengan pemegang saham adalah :

Untuk menumbuhkan kepercayaan pemegang saham terhadap perusahaan sehingga
pemeganggang saham merasa ikut memiliki

Bentuk kegiatan hubungan dengan pemegang saham :

 Menyatakan selamat kepada pemegang saham baru
 Menyampaikan laporan baik bulanan maupun laporan tahunan
 Mengirimkan majalah perusahaan
 Mengadakan pertemuan rutin, baik formal maupun informal
 Mengadakan open house, yaitu mengundang pemegang saham ke lokasi perusahaan.

c. Hubungan dengan keluarga karyawan

Keluarga karyawan merupakan manusia yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan
dalam suatu perusahaan.

Tujuan mengadakan kegiatan hubungan dengan karyawan adalah

Agar keluarga karyawan bisa mendukung dan menjadi motivator karyawan dalam
melaksanakan tugasnya di perusahaan

Bentuk kegiatan dalam melakukan hubungan dengan keluarga karyawan adalah :

 Mengadakan kunjungan ke keluarga karyawan yang sedang mengalami musibah
 Mengadakan rekreasi dengan keluarga karyawan (granding family)
49
B. Eksternal Public Relations

1. Tujuan mengadakan kegiatan dengan Eksternal Public Relations adalah :

 Untuk mempererat hubungan publik di luar perusahaan sehingga terbentuk opini yang saling
menguntungkan
 Untuk memperoleh dukungan dari publik tentang kebijakan yang dikeluarkan oleh
perusahaan.

2. Asumsi dasarnya :
 Berhasilnya kegiatan Humas tergantung pada prinsip melaksanakan komunikasi yang efektif
 Untuk itu pengetahuan tentang khalayak yang dituju mutlak diperlukan.

3. Penggolongan Eksternal Public Relations

a. Hubungan dengan pelanggan (customer relations)
1) Tujuan mengadakan hubungan dengan pelanggan adalah :
Untuk menambah dan mempertahankan pelanggan.

(sukses besar yang diraih perusahaan disebabkan oleh pelangga bukan oleh hasil
penjualan itu sendiri. Setiap barang dapat saja dijual untuk 1 kali pada seorang
pembeli, tapi sebuah perusahaan dinilai sukses jika bisa meningkatkan pelanggannya)

2) Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam melaksanakan hubungan dengan

pelanggan adalah :
 Melakukan penelitian formal atau non formal terhadap sikap dan penilaian
masyarakat tentang barang dan jasa yang ditawarkan
 Melakukan program aksi pendekatan terhadap konsumen dan calon konsumen
 Melakukan open house

50
b. Hubungan dengan masyarakat sekitar perusahaan (community relations)
Yang dimaksud dengan masyarakat sekitar adalah masyarakat yang bertempat tinggal di
sekitar lokasi perusahaan

1) Tujuan mengadakan hubungan dengan masyarakat sekitar adalah :

Agar kegiatan perusahaan mendapat dukungan dan partisipasi dari masyarakat sekitar.

2) Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukana dalam melaksanakan hubungan dengan

masyarakat sekitar adalah
 Mengadakan open house bagi tokoh-tokoh masyarakat di sekitar perusahaan
 Menggerakan karyawan untuk melaksanakan ikut kegiatan gotong royong dalam
membersihkan daerah sekitar perusahaan
 Memberikan bantuan dalam kegiatan yang dilaksanakan masyarakat sekitar
 Membentuk kegiatan olah raga atau kesenian yang melibatkan masyarakat di
sekitar perusahaan.

c. Hubungan dengan Pemerintah

Melakukan hubungan dengan pemerintah dalam kehidupan suatu perusahaan yang
bergerak di bidang apapun sangat penting bagi proses perkembanagan perusahaan. Tidak
ada satupun perusahaan yang dapat hidup dan berkembang tanpa partisipasi aparat
pemerintah, misalnya :
 Lembaga pendidikan tidak dapat berkembang tanpa merasa berkepentingan dengan
peraturan masalah pendidikan, terutama oleh aparat Departemen Pendidikan Nasional
 Hotel sangat berkepentingan dengan peraturan atau ketetapan pemerintah pusat,
pemerintah daerah atau Dinas Pariwisata
 Dll

1) Jalinan hubungan dengan aparat pemerintah dapat dilakukan oleh :

 Top Manajemen
 Unsur-unsur pimpinan lain yang diberikan oleh top manajemen
 Petugas penghubung yang diwewenang oleh manajemen untuk kepentingan itu.

2) Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam melakukan hubungan dengan pemerintah

:
 Memberikan perhatian tertentu atas Hari Ulang Tahun pimpinan tertinggi suatu
instansi pemerintah
 Mengadakan open house bagi aparat pemerintah
 Mengadakan kegiatan yang dapat mempererat hubungan dengan aparat
pemerintah, misalnya dengan mengadakan kegiatan olah raga bersama
 Dll

51
 d. Hubungan dengan Media Massa

Hubungan perusahaan dengan pihak pers merupakan hubungan yang saling bergantungan
(symbiose mutalistis), dimana pihak perusahaan merupakan sumber informasi bagi pihak
pers, terutama informasi yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan. Dipihak lain pers
menjadi media penyebar informasi bagi perusahaan untuk disampaikan kepada masyarakat.

1) Tujuan mengadakan hubungan dengan media massa adalah :

Agar masyarakat mengetahui hal-hal yang menyangkut perusahaam sesuai yang
dikehendaki oleh perusahaan. Dengan upaya ini perusahaan dapat menumbuhkan
sikap yang baik dari eksternal publik sekaliguis mendorong “sense of belonging” dari
internal publik.

2) Kegiatan yang dilakukan untuk membina hubungan dengan media massa adalah
 Mengadakan pertemuan pers (press meeting)
 Mengadakan konfrensi pers
 Mengadakan wisata pers (press tour)
 Mengadakan kegiatan lain seperti mengadakan pertandingan persahabatan dalam
bidang ollah raga yang melibatkan perusahaan dengan pihak pers.

Ulangan Harian 4

52
1.6 Mendeskripsikan Pengertian Pertemuan atau Rapat
A. Pengertian Pertemuan
Orang-orang yang berkecimpung di dunia bisnis sering mengadakan pertemuan untuk
memperlancar urusan. Berikut ini, kita bahas beberapa jenis pertemuan bisnis, yaitu sebagai
berikut.
1. Pertemuan Individu
Ialah pertemuan bisnis yang dilakukan secara perorangan, tidak mewakili organisasi atau
perusahaan.
2. Pertemuan Rutin
Ialah pertemuan yang dilakukan dengan prosedur yang teratur dan tidak berubah-ubah.
3. Pertemuan Kepanitiaan
Ialah pertemuan yang dilakukan oleh kelompok orang yang ditunjuk atau dipilih untuk
mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepadanya.
4. Pertemuan Informal
Ialah pertemuan yang bersifat tidak resmi, sebagai contoh pertemuan keluarga, arisan
(kadang-kadang pertemuan keluarga dan arisan sering dijadikan lahan bisnis), pertemuan
bisnis yang dilakukan tanpa sengaja/tidak terencana.
5. Pertemuan Formal
Ialah pertemuan yang bersifat resmi yang direncanakan terlebih dahulu dengan mengikuti
prosedur pertemuan.
Macam-macam pertemuan formal, antara lain sebagai berikut.
a. Diskusi
Ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu masalah. Dalam diskusi
apapun bentuk dan ragamnya, terjadi proses berpikir bersama. Diskusi menjadi efektif
dalam “mengasah pola pikir”. Dalam diskusi terjadi tukar pikiran, perdebatan,
berkomentar, berargumen, menyatakan persetujuan, dan menyanggah argumen. Di
dalam diskusi, terjadi proses pemahaman, pendalaman, pertimbangan, dan
perumusan bersama.
Selama diskusi, ketua atau pemandu memiliki peran yang sangat penting. Di tangan
ketua diskusilah, ditentukan proses berpikir bersama untuk memahami, menemukan
sebab musabab, serta merumuskan pemecahan masalah. Beberapa macam diskusi,
yaitu
1. Diskusi Kelompok
53
 Biasanya mengacu pada terbatasnya jumlah peserta. Kelompok dapat terjadi
atas kesamaan profesi, status, usia, jenis kelamin, atau latar belakang sosial
budaya. Misalnya, diskusi kelompok yang diselenggarakan di sekolah atau di
kelas, dalam rapat.
2. Diskusi Pleno
Merupakan diskusi lengkap yang diikuti oleh segenap kelompok-kelompok yang
ada. Dalam diskusi pleno, kelompok-kelompok berkumpul untuk melaporkan
hasil diskusi dalam kelompoknya. Maka, diskusi pleno merupakan tindak lanjut
dari diskusi kelompok.
3. Diskusi Panel
Adalah bentuk diskusi yang didahului dengan penyampaian uraian atau
pembahasan masalah oleh beberapa ahli dihadapan khalayak, pendengar
(siaran radio), atau penonton (televisi). Peserta diskusi panel baru diberi
kesempatan berbicara setelah masing-masing panelis selesai menyampaikan
pembahasannya.
b. Debat
Adalah suatu pembahasan atau pertukaran pendapat mengenai suatu pokok
masalah, masing-masing peserta saling memberikan alasan untuk
mempertahankan pendapatnya. Biasanya, dalam debat peserta dibagi menjadi dua
kelompok, kelompok PRO yang mendukung pokok persoalan dan kelompok
KONTRA yaitu yang menentang atau tidak setuju.
c. Kongres
Ialah pertemuan para wakil organisasi (politik, sosial, profesi) untuk berpikir
bersama dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah. Kongres sering juga
disebut muktamar atau rapat besar.
d. Simposium
Ialah suatu pertemuan untuk mendiskusikan uraian singkat mengenai suatu
masalah dengan sudut pandang tertentu atau sederajat pidato-pidato dari beberapa
pakar (dua atau tiga orang), disusul dengan pertanyaan-pertanyaan dari kelompok
pendengar.
e. Seminar
Merupakan suatu pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu masalah di
bawah pimpinan ketua sidang (guru besar, ahli sebagainya). Misalnya dengan
dibahas di dalam suatu seminar dapat mencakup sebagai bidang disiplin ilmu atau
berbagai kegiatan di dalam kehidupan masyarakat.
f. Konferensi
Adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok dengan tujuan berpikir bersama
sehingga mencapai suatu keputusan bersama. Selain itu, konferensi dapat pula
diartikan sebagai dialog pertemuan yang dihadiri oleh peserta yang mempunyai
kesamaan status, profesi, keahlian dengan tujuan memperluas wawasan dan
pendalaman masalah. Konferensi juga berarti rapat besar yang dihadiri oleh
peserta-peserta yang mempunyai latar belakang atau minat yang sama.
54
 g. Lokakarya
Adalah pertemuan para ahli untuk membahas suatu masalah sesuai bidang
keahliannya. Lokakarya lebih terbatas pesertanya, karena hanya untuk mereka
yang mempunyai latar belakang keahlian yang sama. Lokakarya biasanya disebut
sebagai sanggar kerja.

Diskusi Kelompok

“Pertemuan bisnis ternyata bermacam-macam, salah satu

jenis pertemuan bisnis ialah pertemuan informal. Mengapa
pertemuan informal termasuk pertemuan bisnis?”

“Kemukakanlah contoh konferensi, seminar, dan kongres

yang pernah diadakan”

B. Pengertian Rapat
Dengan komunikasi dan koordinasi yang baik segala kegiatan individu dalam aktivitas dan unit-
unit organisasi akan mengarah pada suatu tujuan yang telah ditetapkan. Adapun pelaksana
komunikasi dan koordinasi dapat ditempuh dengan berbagai cara, baik secara lisan maupun
tertulis, baik antarpersonal maupun antarbagian (kelompok). Salah satu sarana komunikasi dan
koordinasi tersebut adalah rapat.
Rapat adalah bentuk komunikasi (umumnya secara tatap muka dalam rangka memperlancar
kerja sama untuk kepentingan bersama organisasi atau perusahaan dalam rangka menciptakan
koordinasi kerja yang lebih harmonis. Rapat juga bisa diartikan sebagai pengambilan keputusan
bersama untuk kepentingan bersama melalui musyawarah dan mufakat. Rapat bisa dilakukan
antara anggota kelompok, antara kelompok/bagian, antara departemen, antara perusahaan,
atau bahkan antara negara. (Ida Nuraida, 2013. Manajemen Administrasi Perkantoran. Edisi
Revisi. Bandung: PT Kanisius.)
Rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan,
dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama
Rapat merupakan media komunikasi antara pimpinan dengan pihak yang terkait, sesuai dengan
maksud dan keperluan rapat tersebut. Rapat juga diartikan sebagai suatu pertemuan atau
perundingan yang dilakukan atas asas musyawarah untuk mencapapi mufakat dalam suatu
forum dalam rangka memecahkan masalah untuk mencari suatu keputusan yang hasilnya
diharapkan adil dan tidak merugikan para peserta rapat.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) kata “rapat” (kata benda) berarti pertemuan
(kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. DR. Sedarmayanti, M.Pd. dalam
buku Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, menyebutkan beberapa
pengertian rapat:
2. Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

55
 3. Rapat merupakan alat untuk mencapai mufakat, melalui musyawarah kelompok.
4. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
5. Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
6. Rapat adalah pertemuan antarpara anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan/merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
7. Rapat adalah pertemuan anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang
berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan, rapat adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang
dan membicarakan suatu masalah atau kepentingan dengan tujuan memberikan penjelasan
atau memecahkan suatu persoalan atau dapat juga diartikan mengadakan perundingan demi
memperoleh kesepakatan bersama.

Diskusi Kelompok

Bila ada rapat tentang penyelenggaraan HUT RI oleh para

remaja Tarka, maka rapat ini termasuk rapat formal atau
informal? Jelaskan alasannya

3.7 Membuat Rencana Rapat/Pertemuan

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat ini berbagai permasalahan dapat dipecahkan,
berbagai kebijakan organisasi dirumuskan, serta kemajuan dan perkembangan organisasi dilahirkan.
Oleh karena itu rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi vital dan harus mendapat perhatian.
Namun dari pengalaman, sering kita temukan beberapa permasalahan sehubungan denga rapat ini,
antara lain sering kita dengar keluhan pegawai “Apa sih gunanya rapat?”.
Ungkapan ini menggambarkan adanya beberapa fenomena, antara lain keterpaksaan anggota
organisasi untuk mengikuti rapat, atau rapat bagi para anggota dianggap kurang perlu, atau rapat
hanya merupakan aktivitas membuang-buang waktu secara percuma. Hal ini terjadi, biasanya akibat
pengelolaan rapat yang kurang tepat.
Hal-hal yang kurang tepat dalam penyelenggaraan, misalnya sebagai berikut:
a. Para anggota organisasi terlalu sering diminta untuk mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan,
siapa yang sebenernya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
b. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran atau kehendak pimpinan.
c. Hasil rapat tidak pernah ditindaklanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah
diusahakan untuk direalisasikan.
Berdasarkan kenyataan ini, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan rapat yang kurang baik justru akan
merugikan organisasi. Bahkan, dapat menimbulkan keluhan dan permasalahan baru, baik bagi para
anggota organisasi maupun organisasi itu sendiri.
Kemudian, apa dan bagaimana kaitan antara sekretaris dengan rapat? Jawaban pertanyaan ini
cukup jelas, yakni salah satu tugas khusus sekretaris adalah mengelola dan menyelenggarakan
rapat, dan tugas khusus ini merupakan tugas instruksi dari pimpinan.
56
A. Fungsi Rapat
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, diantaranya:
1. Sebagai forum demokrasi, dengan demikian diharapkan peserta dapat berpartisipasi pada
masalah-masalah yang dikemukakan.
2. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dan
organisasi/perusahaan
3. Sebagai sarana bernegosiasi
4. Sebagai sarana pembentukan peraturan seperti membuat tata tertib, undang-undang, atau
ketentuan hukum.

B. Tujuan Rapat
Selain fungsi-fungsi yang telah dijelaskan di atas, rapat juga memiliki beberapa tujuan, di
antarannya:
a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
b. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
c. Untuk mengadakan koordinasi antar intern atau ekstern
d. Untuk mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
e. Media komunikasi antar sesama anggota organisasi/perusahaan
f. Untuk menampung permasalah dari arus bawah
g. Untuk brainstorming/sumbang saran
Agar tujuan rapat dapat tercapai, analisis (pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.
Menguji dan menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa
pertanyaan sebagai berikut:
1. Apakah tujuan tersebut realistik?
Tujuan akan dicapai harus dipikirkan dengan sebaik-baiknya. Tujuan yang hendak dicapai
apakah mungkin dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan kemampuan yang ada.
2. Apakah waktunya tepat?
Ketika menyampaikan suatu gangguan atau ide, perlu pertimbangan mengenai ketepatan
waktu yang ada sebagai contoh: ada gagasan ingin mengganti seorang staf karena yang
bersangkutan kurang efektif dan tidak dapat bekerja sama dengan karyawan lain, padahal
yang bersangkutan sedang terkena musibah salah seorang anggota keluarganya
meninggal. Penyampaian gagasan seperti ini tentu kurang tepat dari segi waktu. Contoh
lain ada gagasan ingin menaikkan gaji karyawan, padahal pada saat yang bersamaan
omzet perusahaan sedang mengalami penurunan sekitar 30% dibanding tahun
sebelumnya. Penyampaian ide ini tidak tepat waktu, sehingga kemungkinan besar tidak
akan diterima dalam forum rapat.
3. Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?
Penyelenggaraan rapat yang berhasil dapat tercapai berkat adanya persiapan dan
keterampilan orang-orang yang bertugas untuk melaksanakannya. Orang-orang yang
terlibat atau panitia harus termasuk orang yang memahami situasi dan tujuan diadakannya

57
 rapat serta bertanggung jawab penuh terhadap tugasnya. Kerjasama panitia rapat yang
baik dan teroganisasi dapat menjadikan tujuan rapat akan berhasil.
4. Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga)
organisasi atau perusahaan.
Tujuan rapat harus mengacu pada tujuan organisasi atau perusahaan secara keseluruhan.
Oleh karena itu, jika ingin menyampaikan atau menentukan tujuan harus sesuai dengan
kebijakan organisasi atau perusahaan.

Diskusi kelompok

Mengapa agar tujuan rapat dapat dicapai, perlu

analisis/mempelajari terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut?

C. Alasan/Pertimbangan Rapat
Untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi organisasi maka sebelum menyelenggarakan rapat
terlebih dahulu harus dipikirkan dengan matang beberapa pertimbangan. Misalnya sebagai
berikut:
a. Apakah dalam rapat ada sesuatu yang perlu dibicarakan secara khusus?
b. Apakah bermanfaat jika rapat tersebut diadakan?
c. Apakah dengan melibatkan beberapa orang akan menyelesaikan persoalan atau justru
akan membuat rumit persoalan?
d. Apakah semua anggota dalam organisasi perlu memiliki informasi dari persepsi yang sama
mengenai suatu permasalahan tertentu?
e. Apakah penyelenggaraan rapat mampu atau bermanfaat untuk meningkatkan dan
mengembangkan kerjasama?

D. Membuat Rencana Rapat

Dalam membuat perencanaan rapat sama dengan membuat perencanaan kegiatan pada
umumnya, yakni dengan menggunakan metode “5 W + 1 H”, yakni:
b. Why : Mengapa rapat diselenggarakan?
c. What : Masalah apa yang perlu dibicarakan dalam rapat?
d. Who : Siapa yang perlu diundang dalam rapat yang sesuai dengan materi rapat?
e. Where : Dimana rapat akan diadakan, di lingkungan intern atau ekstern organisasi?
f. When : Kapan rapat diselenggarakan menyangkut hari, tanggal, dan jam
pertemuan?
g. How : Bagaimana rapat diselenggarakan?

E. Persiapkan Administrasi (bahan rapat)

Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan adminsitrasi, antara lain sebagai berikut:
1. Mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada peserta rapat.

58
 2. Mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya.
3. Mengumpulkan bermacam-macam keterangan data dan butir-butir acara rapat.
4. Memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu.
5. Membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.
6. Menyusun acara secara sistematis.
7. Menentukan peserta rapat.
8. Membuat surat undangan rapat
9. Menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.
10. Memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat
duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, LCD, lampu penerangan, penempatan
tempat duduk peserta rapat, layar, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, buku, pensil,
komputer, dll.
11. Menyusun materi diskusi yang belum sempat dikirim.
12. Menyiapkan notula/notulen.

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a. Agenda rapat.
b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya).
c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-
masing peserta pada waktu rapat dimulai.Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran
yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat
undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F. Menyusun Acara Rapat

Dalam acara rapat biasa disebut dengan agenda rapat. Agenda rapat adalah pokok-pokok
pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Seorang sekretaris harus mampu menyusun
agenda dan acara rapat.
Agenda rapat sebagian besar dari pimpinan, tetapi sekretaris harus mampu bertindak aktif,
mengingatkan pimpinan beberapa masalah yang harus dibicarakan dalam rapat.
Contoh susunan acara rapat:
1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan rapat
3. Laporan rapat sebelumnya (jika merupakan rapat rutin)
4. Pembahasan materi rapat
5. Lain-lain
6. Penutup
Selain menyusun acara, sekretaris pun harus mempersiapkan daftar hadir peserta rapat. Daftar
hadir dapat disediakan dalam bentuk lembaran atau bentuk buku tamu.

59
 Daftar hadir ini berguna untuk mempersiapkan hal-hal yang diperlukan pada waktu rapat, dan
digunakan juga untuk dokumen dan pertanggungjawaban biaya yang dikeluarkan selama
penyelenggaraan rapat.

Diskusi kelompok

Buatlah sebuah contoh agenda rapat, tema rapat bebas

Buatlah susunan acara dari agenda rapat yang telah

ditentukan

G. Undangan Rapat
Setelah agenda rapat ditetapkan, selanjutnya mempersiapkan undangan rapat. Agenda rapat
tersebut sebagai pedoman untuk menentukan peserta rapat. Dengan demikian, harus dihindari
menghadirkan peserta rapat yang tidak terkait dengan urusan dan tujuan rapat. Membuat daftar
undangan berdasarkan permintaan pimpinan. Undangan rapat dibuat setelah daftar peserta
rapat disusun. Undangan rapat berisi:
1. Hari
2. Tanggal
3. Tempat Acara
4. Acara Rapat
Dalam undangan rapat, agenda rapat dicantumkan dengan jelas, maksudnya memberikan
kesempatan peserta rapat untuk mempersiapkan bahan rapat. Jika tempat rapat di luar
lingkungan organisasi, denah tempat pertemuan dapat dilampirkan. Undangan rapat tidak
diberikan mendadak, atau terlalu jauh jaraknya dari pelaksanaan rapat. Ada macam-macam
variasi surat undangan, semuanya bergantung apakah itu rapat intern atau rapat ekstern.
Untuk undangan rapat intern, undangan yang dipakai dapat berbentuk surat undangan biasa,
atau bisa juga berbentuk edaran, sedangkan untuk rapat ekstern, undangan mempergunakan
surat undangan biasa yang lazim dipakai. Setelah daftar peserta rapat jelas dan undangan
rapat dibuat, langkah berikutnya mengirimkan undangan kepada peserta rapat.
Undangan ada yang bersifat resmi dan ada yang bersifat tidak resmi. Undangan yang bersifat
resmi adalah surat undangan yang dibuat oleh organisasi, instansi, perusahaan, lembaga,
yayasan agar orang atau organisasi yang dituju dalam surat undangan dapat menghadiri acara
yang diselenggarakan oleh pihak pengundang.
Undangan tidak resmi adalah undangan yang dibuat oleh perorangan yang mewakili dirinya
sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang dibuat pengundang. Misalnya
undangan pernikahan, khitanan, syukuran dan lain-lain.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat undangan adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan tata bahasa yang baik dan benar
b. Mengetahui permasalahan dan latar belakang penyusunan undangan
c. Memahami aturan-arutan pembuatan surat

60
Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai minimal 3 – 7 hari sebelum pelaksanaan
rapat. Hal ini berguna agar orang yang diundang dapat mempersiapkan terlebih dahulu segala
keperluan yang berkaitan dengan undangan rapat. Undangan yang dibuat henda`klah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

61
 Tugas

Carilah berbagai contoh surat undangan rapat baik yang

bersifat resmi (dari berbagai organisasi atau perusahaan)
dan tidak resmi (perorangan atau kelompok). Kemudian
buatlah kliping tentang surat undangan rapat, tulislah
keterangan di bawah setiap surat undangan mengenai
bentuk suratnya.

H. Mempersiapkan Tempat, Perlengkapan, Akomodasi, dan Konsumsi Rapat

1. Mempersiapkan Tempat Rapat
Jika rapat dilaksanakan di luar kantor,
sekretaris atau petugas harus
mempersiapkan tempat rapat (hotel
atau gedung pertemuan), yaitu harus
memesan tempat untuk
penyelenggaraan rapat dengan
menghubungi pengelola tempat
seperti manajer hotel atau pihak yang Tempat rapat harus dipersiapkan
berwenang dan memesan agar sebelum rapat dimulai.
tempat, waktu, tanggal pada hari
pelaksanaan rapat sesuai dengan
perencanaan yang telah ditetapkan. Tempat dan ruangan yang akan digunakan adalah
tempat dan ruangan yang refresentatif, bebas dari gangguan aktivitas dari luar, keadaan
ruangan bersih dan sehat.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat adalah
penerangan/pencahayaan, ventilasi udara, penataan tempat duduk, dan penempatan
peralatan.
2. Mempersiapkan Perlengkapan Rapat
Beberapa hal yang perlu disiapkan berkaitan dengan perlengkapan rapat, yaitu:
a. Alat tulis kantor f. Komputer
g. Buku-buku referensi
b. Stop map
h. Tape recorder dan kaset
c. Stapler
d. LCD kosong (jika perlu)
e. Notebook i. Daftar hadir

62
Beberapa jenis perlengkapan yang diperlukan atau digunakan
dalam rapat
3. Mempersiapkan Akomodasi dan Konsumsi
Jika rapat diselenggarakan di luar kantor dan dalam waktu yang lama. Biasanya
memerlukan fasilitas-fasilitas untuk peserta rapat, di antaranya:
a. Konsumsi
Konsumsi disediakan bukan hanya ketika rapat diselenggarakan di luar kantor,
tetapi untuk rapat yang dilaksanakan di dalam kantor juga memerlukan
konsumsi. Konsumsi rapat berupa makan ringan (snack) atau makanan berat
untuk para peserta rapat harus disiapkan agar peserta rapat nyaman dalam
mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi
makanan juga harus diperhatikan. Hal ini
akan berdampak pada motivasi peserta
dalam mengikuti rapat. Ada beberapa
cara penyajian makanan dan minuman
dalam rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Makanan dan minuman disajikan
lengkap sebelum peserta rapat
memasuki ruangan dan duduk. Cara
ini dimaksudkan agar peserta tidak
terganggu,
2. Makanan dan minuman disajikan
selama rapat berlangsung,
3. Makanan dan minuman disajikan
pada waktu istirahat.
b. Akomodasi
Untuk rapat atau pertemuan yang
sangat penting dan memakan
waktu lama, biasanya para
peserta rapat akan menginap di
suatu tempat. Untuk itu sekretaris
harus mengatur pemilihan tempat
yang cocok untuk pelaksanaan sebaik mungkin
www.transerahotels.com
rapat tersebut mulai dari
pemesanan tempat, pembagian
kamar, hingga pengecekan
terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat, fasilitas akomodasi
harus disiapkan sebaik mungkin.

c. Transportasi
Jika suatu rapat dilaksanakan di luar kantor, tentunya transportasi para peserta
rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus,
maka sekretaris harus menyiapkannya.
manado.tribunnews.com
d. Kesehatan dan Keamanan
Pelayanan kesehatan perlu juga
disediakan untuk menjaga
kemungkinan ada peserta rapat yang
jatuh sakit. Petugas kesehatan seperti
mantri, juru rawat, atau dokter lebih
baik jika tersedia. Untuk menjaga
keamanan jalannya rapat perlu
pengamanan seperti satpam atau
pihak keamanan lain.

e. Pengecekan Persiapan Terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala
persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk
dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
2. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat
dan berfungsi dengan baik?
3. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam
rapat telah disiapkan dalam suatu map?
4. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
5. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat
sebagai berikut:
 Sulis Rahmawati, S.Pd. Mengelola Pertemuan Bab 1. SMK 1 Godean

Tugas Kelompok

Carilah hotel atau gedung pertemuan yang dapat

menyediakan dan mempersiapkan rapat atau pertemuan
sesuai dengan kebutuhan dari rapat yang akan anda
selenggarakan. Mulai dari ruang rapat, akomodasi,
perlengkapan, konsumsi. Cantumkan nama Hotel,
Gedung Pertemuan, Letak Ruang Rapat (No. Ruang atau
Lantai), Alamat, No. Telepon Hotel, Nama Marketing atau
Manager Hotel.

I.8. Menjelaskan Teknik Penyelenggaraan Rapat

1. Teknik Membuka Rapat
1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar
secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
 4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para
pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti:
7. Penggunaan data
8. Penggunaan Anekdot
9. Membuat pertanyaan
10. Menggungkapkan sesuatu yang unik dan istimewah
11. Peribahasa,kata bijak,dan kutipan dari kitab suci

2. Teknik Menutup Rapat

a. Menyusun Ringkasan atau Kesimpulan
Maksudnya membuat ringkasan ialah agar para pendengar mengingat kembali garis
besar isi pembicaraan.
b. Kalimat Penutup
Dalam kalimat penutup diungkapkan ikhtisar pembicaraan. Ikhtisar merupakan inti
pembicaraan yang diambil dari ringkasan. Berikut ini, beberapa ketentuan tentang
cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu:
a. Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting
yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.
b. Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat
mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan.
c. Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan.sebelum
berbicara,kalimat pembuka dan penutup harus dipersiapkan dengan baik dan
tepat
d. Beberapa cara untuk membentuk kalimat penutup pembicaraan,yaitu
a. Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat
b. berisianjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan
c. berisi pujian/sanjungan kepada pendengar.
d. Usahakan agar pendengar merasa senang,tersenyum,bahkan tertawa
e. Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair,kutipan dari kitab suci yang
sesuai,kata bijak yang sesuai kata bijak dari orang terkenal atau sesuatu
yang dapat membangkitkan semangat para pendengar serta harapan.
e. Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif.

3. Teknik Memimpin Rapat

a. Sikap dan sifat yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain:
1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas terutama
yang berkaitan dengan pokok masalah yang sedang dibahas menambah
wawasan dengan membaca berbagai buku, membuka internet, dan lain-
lain.
2. Seorang pemimpin dapat mengendalikan rapat. Pengendalian rapat oleh
pemimpin rapat terdapat tiga macam cara, yaitu sebagai berikut:
1. Pengendalian bebas terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan

kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk
 mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian
seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada
para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.
2. Pengendalian secara ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak
memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada
para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya
seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah
ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku,
sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan
pendapatnya.
3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan
ketet adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-
luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan
apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung
menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.
3. Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur,
berwibawa, dan tegas.
4. Pemimpin rapat harus mampu mengtur lalu lintas jalannya rapat.
5. Pemimpin rapat dapat memgelola secara terarah dalam mencapai tujuan
rapat.
6. Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan
untuk memberikan gagasan.
7. Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata
cara pertemuan.

b. Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut:

1. Sebagai pengarah
Seorang pemimpin harus lebih siap dan lebih menguasai permasalahan
daripada peserta rapat yang lain, agar dapat mengarahkan rapat dengan
baik.
2. Sebagai fasilitator
Seorang pemimpin dapat memberikan fasilitas atau kemudahan bagi
peserta rapat.
3. Sebagai layar pemantul
Bila ada peserta rapat yang mengemukakan pendapat, maka pemimpin
rapat dapat meneruskan pembicaraan dari satu pendapat kepada pendapat
berikutnya. Seorang pemimpin harus dapat mengambil intisari pembicaraan
dan menyimpulkannya. Contoh lain, bila ada pertanyaan dari peserta rapat,
pemimpin rapat dapat mengembalikan pertanyaan tersebut ke si penanya.
4. Sebagai penengah atau katalisator
Kadang suasana rapat menjadi memanas atau tegang karena adanya
perdebatan. Bila perdebatan berlangsung lama dan berakhir dengan sikap
emosional, pemimpin rapat harus cepat bertindak sebagai penengah.
 5. Sebagai motivator
Yang dimaksud dengan motivator ialah pemimpin rapat harus berusaha
agar memberikan semangat ketika rapat berjalan lamban dan
membosankan.
6. Sebagai pengumpul dan penentu keputusan
Pada saat rapat berlangsung pemimpin rapat harus memperhatikan dengan
sungguh-sungguh isi pembicaraan agar dapat mengumpulkan data dan
membuat keputusan yang tepat sesuai dengan keinginan seluruh peserta
rapat.

4. Hal-hal yang harus diperhatikan ketika pemimpin rapat akan menjawab pertanyaan:
1. Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan
yang diajukan pendengar;
2. Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong
pertanyaan pendengar);
3. Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai sasaran;
4. Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak
mengetahui jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang;
5. Menjawab pertanyaan disertai dengan bukti dan contoh agar jawaban pembicara
dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya;
6. Pembicara hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat
menguji kepandaian pembicara;
7. Ketika menjawah pertanyaan hendaknya pandangan ditujukan kepada
pendengar.

5. Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya Dalam Rapat

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan ketika
menyampaikan pendapat berlangsung secara efektif, yaitu:
1. memakai kata-kata yang lugas,sederhana;
2. memakai kata-kata yang singkat,jelas, dan tepat sesuai kaidah bahasa;
3. menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif.
4. menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh
pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat sosial, dan pendidikan para
pendengar;
5. penyampaian pendapat tidak menyimpang dari tema.
6. jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai
pendapat orang lain.

6. Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut:

1) Tipe pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan
wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga
sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan
untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari
peserta rapat yang mempunyai tipe ini.
2) Tipe pemberi semangat
Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan
kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang
 mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga
orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

3) Tipe inisiatif
Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan
rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-
data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian,
peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan
dihadapi.
4) Tipe pemersatu
Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan
kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga
sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu
biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan
berjiwa besar.
5) Tipe penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak
setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau
menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang
panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini,
seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak
menimbulkan masalah baru.
6) Tipe perantara
Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau
penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu
memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta
menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu
menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat
dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa
diantara lainnya.
7) Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini
hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-
informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak
suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.

Diskusi Kelompok

Pada saat rapat berlangsung, biasanya ada seseorang

yang mengajukan pendapat. Pendapat yang diajukan
ada yang berisi dukungan atau persetujuan terhadap
suatu masalah ada yang berisi penolakan terhadap cara
pemecahan suatu masalah. Buatlah kalimat yang berisi
dukungan dan kalimat yang berisi sanggahan atau
 penolakan terhadap suatu masalah atau cara
pemecahan suatu masalah.

Buatlah sebuah contoh kalimat pembuka atau sebuah

paragraf pembuka rapat dan kalimat atau paragraf
penutup rapat!

3.8 MENYELENGGARAKAN RAPAT BULANAN

1. Pelaksanaan Rapat
1. Suasana rapat berlansung terbuka
Maksud dari suasana rapat berlangsung terbuka ialah setiap peserta rapat jangan
saling mencurigai atau berprasangka. Peserta rapat yang hadir harus bersikap
objektif, jujur, tidak berburuk sangka kepada peserta rapat yang lain. Meskipun
suasana rapat terbuka bukan berarti setiap orang dapat mengemukakan
gagasannya tanpa memperhatikan etika berkomunikasi (etika berkomunikasi telah
dibahas pada bab 1). Suasana rapat yang terbuka dapat menghidupkan suasana
rapat yang baik, menimbulkan rasa persahabatan, kerjasama yang baik, kesetiaan
yang tinggi terhadap pekerjaan dan di antara peserta rapat. Bila suasana rapat
berlangsung terbuka maka rapat dapat berjalan fleksibel, tidak mati dan tujuan rapat
akan berhasil.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif
Rapat diselenggarakan dengan tujuan tertentu. Tujuan dapat tercapai bila seluruh
peserta berperan serta mengemukakan pendapat, bertanya, dan ikut menyetujui
keputusan rapat.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
Rapat berlangsung terbuka dan para peserta rapat berpartisipasi aktif, tidaklah
cukup. Meskipun rapat berlangsung terbuka dan peserta rapat berpartisipasi aktif,
namun rapat harus berlangsung secara terkendali. Maksud terkendali ialah jalannya
rapat harus sesuai dengan tema permasalahan. Bila rapat berjalan di luar jalur tema
yang telah ditetapkan maka ketua rapat harus berusaha untuk mengembalikan
situasi rapat ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Pemimpin atau ketua rapat harus
mampu membimbing, mengarahkan, dan memberi kemudahan terhadap para
peserta rapat.
4. Hindarkan debat kusir
Pada saat rapat janganlah sampai mengemukakan pendapat tanpa disertai dengan
alasan, bukti yang kuat atau logis. Bila mengemukakan pendapat hanya bermaksud
ingin menang sendiri tanpa disertai alasan yang logis, maka akan terjadi perdebatan
yang tidak ada artinya atau “debat kusir”. Debat kusir artinya perdebatan yang tidak
disertai alasan yang masuk akal, hanya menonjolkan emosi. Debat kusir hanya
akan membuat suasan rapat menjadi panas, tegang, dan tidak menyenangkan.
5. Bahasa harus komunikatif
Pada waktu rapat, bahasa yang digunakan harus jelas, singkat, dan tepat atau
komunikatif. Baik mengemukakan pendapat maupun bertanya harus diajukan
 dengan memperhatikan waktu, tidak bertele-tele, langsung kepada inti
permasalahan.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara
Pada saat rapat, seorang ketua harus mampu mengatur jalannya rapat. Jangan
sampai pembicaraan hanya didominasi atau dimonopoli oleh seseorang atau satu
kelompok. Setiap peserta rapat mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk
mengemukakan pendapat atau pertanyaan. Oleh karena itu ketua rapat harus
memperhatikan para peserta rapat yang belum dan yang telah berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan
keputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat.
Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi pedoman
dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya.
8. Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung harus ada seseorang yang bertugas untuk
mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan
oleh seorang sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan
jalannya rapat secara singkat.
9. Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sistematis atau berurutan secara logis.
10. Media rapat
Tempat dan saran untuk rapat harus memadai. Tempat dan sarana yang cukup
mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan jumlah undangan
rapat.
11. Waktu
Rapat dimulai sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan acara demi acara
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan waktu (tepat waktu).

2. Masalah yang Dirapatkan

Permasalahan yang dialami oleh suatu organisasi, kantor atau instansi pemerintah
tentunya bermacam-macam. Permasalah ada yang ringan, sedang, dan berat. Ada yang
memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula yang dapat
ditangguhkan terlebih dahulu. Masalah-masalah yang akan diselesaikan tentunya
memerlukan strategi atau cara penanganan yang berbeda untuk setiap masalah.
Masalah yang menyangkut kepentingan perusahaan atau pegawai harus ditangani
dengan cara yang profesional atau ahli. Sebelum rapat dilaksanakan, panitia
penyelenggara rapat harus menentukan terlebih dahulu permasalahan yang akan
dirapatkan. Namun sebelum menentukan masalah harus diketahui bahwa rapat
mempunyai beberapa fungsi, antara lain: forum diskusi untuk menyelesaikan masalah,
forum silaturahmi, forum demokrasi, brainstorming (sumbang saran), sarana
berkonsultasi, menentukan masalah akan lebih mudah bila tahu terlebih dahulu
mengenai tujuan dan kegunaan rapat.

3. Pemimpin Rapat
Seorang pemimpin rapat termasuk salah satu faktor penentu berhasilny suatu rapat.
Seorang pemimpin rapat harus memiliki keterampilan berkomunikasi ketika pemimpin
rapat. Seorang pemimpin memiliki sifat dan tipe yang berbeda-beda. Pada garis
besarnya seorang pemimpin rapat digolongkan sebagai berikut:
a. Tipe Otoriter
Maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang
yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan
hanya ditentukan dirinya. Para peserta tidak diberi kesempatan untuk
mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau sarana-sarana. Pemimpin
yang bersifat otoriter tidak terlibat dalam komunikasi kelompok. Pemimpin seperti ini
biasanya hanya memberikan perintah-perintah mengenai segala hal yang harus
dikerjakan. Tipe pemimpin rapat seperti ini menyebabkan suasana rapat tidak hidup,
tidak dinamis, para peserta hanya menunggu perintah dari pemimpin.
b. Tipe Demokratis
Maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan
kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau
sarana-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin
berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberikan
petunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok. Dengan demikian,
pemimpin terlibat secara langsung dalam komunikasi kelompok, ikut serta dalam
kegiatan kelompok. Hasil keputusan rapat merupakan hasil musyawarah dalam
rapat, yang berasal dari seluruh peserta rapat.
Tipe kepemimpinan demokratis agak berbeda dengan tipe open management.
Seorang pemimpin dengan tipe open management sama halnya dengan tipe
demokrasi, hanya perbedaan yang paling mendasar ialah dari segi keputusan.
Dalam tipe demokratis keputusan rapat berasal dari peserta rapat dan pemimpin
rapat berdasarkan hasil musyawarah bersama, sedangkan dalam tipe open
management hasil keputusan rapat ditentukan oleh pemimpin rapat. Dalam tipe
open management, pemimpin dapat memberikan kesempatan kepada para anggota
untuk menyampaikan saran-saran, namun keputusan akhir berada pada pemimpin
rapat. Diterima tidaknya sebuah saran, tergantung dari panilaian pemimpin. Tipe
pemimpin open management, selain sebagai pemimpin, jupa pemimpin bertindak
sebagai pembuat keputusan atau decision maker (pengambil keputusan).
c. Tipe Laissez Faire
Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan
kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah
atau cara dalam menyelesaikan masalah. Pemimpin tipe ini menyerahkan segala
sesuatunya kepada para peserta rapat, seperti menentukan tujuan, cara-cara
penyelesaian, kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan, media yang akan digunakan.
Pemimpin dalam hal ini bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam komunikasi
kelompok, tidak mengambil keputusan ap`apun. Pemimpin tipe ini bersikap seperti
seorang penonton saja, meskipun berada di antara para peserta rapat.
4. Peserta Rapat
a. Sifat atau karakter peserta rapat
Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Tipe Pemersatu
Karakter dari tipe pemersatu biasanya bertindak sebagai juru damai. Beberapa ciri
dari karakter tipe pemersatu yaitu penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar,
sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.
2. Tipe Perantara
Karakter bertipe ini biasanya bertindak sebagai perantara, atau sebagai
penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun
kelompok. Maksudnya menghubungkan satu orang dengan kelompok lain, antara
kelompok dengan pemimpin kelompok, dll. Peserta rapat tipe ini mempunyai
karakter pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya, berpenampilan meyakinkan.
3. Tipe Pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut
berperan serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang
bersifat pendiam (jarang berbicara).
Seseorang bersikap seperti ini atau bersifat diam atau pasif biasanya karena kurang
pengalaman, kurang pengetahuan, tidak mempunyai keberanian, kurang bergaul,
pemalu, kurang percaya diri.
4. Tipe Pemberi Semangat
Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak,
kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang
lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai
pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.
5. Tipe Inisiatif
Peserta rapat yang termasuk kelompok tipe inisiatif merupakan orang yang rajin,
tekun kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut
memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.
6. Tipe Pemberi Informasi
Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu
memberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang
cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.
7. Tipe Penyerang
Peserta rapat yang termasuk tipe penyerang harus diwaspadai oleh pemimpin
rapat. Karena peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap
masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat
menimbulkan perdebatan dan perpecahan. Oleh karena itu, pemimpin rapat harus
bertindak cepat dan tepat pada waktu mengambil keputusan, jangan sampai timbul
suatu perdebatan (debat kusir) dn perpecahan.

b. Fungsi Peserta Rapat

1. Sebagai penyumbang pendapat
Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang
dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang
dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang
 menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk
menyelesaikan masalah.
2. Sebagai penyumbang data
Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang
benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting
dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil
dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
3. Sebagai perumus kesimpulan
Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu
dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang
diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan
aktif dalam rumusan kesimpulan.
4. Sebagai pembantu pimpinan
Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan
rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak.
Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu
pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
5. Sebagai penerima hasil keputusan
Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan
yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu
permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan
dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu
bukan merupakan saran/pendapatnya.

Diskusi Kelompok

Seorang pemimpin rapat termasuk salah satu faktor

penentu keberhasilan suatu rapat. Jelaskan alasannya.

Bagaimanakah pendapat anda apabila rapat

berlangsung ada anggota rapat yang mengantuk atau
tidak memperhatikan jalannya rapat. Apakah yang harus
dilaksanakan oleh pemimpin rapat bila menghadapi hal
demikian?

Ulangan Harian 5
3.9 MENGIDENTIFIKASI BENTUK-BENTUK RAPAT
4.9 MENYELENGGARAKAN RAPAT INTERNAL
1. Rapat Berdasarkan Tujuannya
c. Rapat Penjelasan (Information Conference)
Rapat yang diselenggarakan apabila pimpinan organisasi/perusahaan ingin
memberikan penjelasan kepada para anggota tentang kebijakan, prosedur kerja,
atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja.
d. Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Conference)
Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan suatu masalah yang sedang
dihadapi.
e. Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
Rapat yang bertujuan untuk mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan.
2. Rapat Berdasarkan Sifatnya
a. Rapat Formal
Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut
ketentuan yang berlaku.
b. Rapat Informal
Rapat yang diadakan tanpa perencanaan dan tidak dipersiapkan terlebih dahulu,
serta dapat terjadi setiap saat, dapat juga terjadi secara kebetulan.
c. Rapat Terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota, materi yang dibahas bukan masalah
yang bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu dan yang dibahas menyangkut
masalah yang masih bersifat rahasia.
3. Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
a. Rapat Mingguan
Rapat yang diadakan seminggu sekali dan membahas masalah-masalah yang
bersifat rutin.
b. Rapat Bulanan
Rapat yang diadakan sebulan sekali untuk membahas hal-hal yang terjadi pada
bulan lalu.
c. Rapat Semesteran
Rapat yang diadakan enam bulan sekali dan bertujuan untuk mengadakan evaluasi
hasil kerjasama enam bulan yang telah lalu dan mengambil langkah-langkah
selanjutnya dalam jangka waktu enam bulan berikutnya.
d. Rapat Tahunan
Rapat yang diadakan setiap setahun sekali.
4. Rapat Berdasarkan Frekuensinya
a. Rapat Rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya, untuk membahas masalah-masalah rutin
dalam organisasi atau perusahaan
b. Rapat Insidental
Rapat yang diadakan di luar rutin, diadakan tanpa ada perencanaan terlebih dahulu.
5. Rapat Berdasarkan Pesertanya
a. Rapat Vertikal
Rapat yang dihadiri bawahan dan atasan.
b. Rapat Horizontal
Rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat.

3.10 MENGURAIKAN TENTANG TATA RUANG RAPAT

4.10 MEMBUAT LAYOUT RUANG RAPAT
Selain tata ruang kantor untuk tempat bekerja para karyawan, setiap instansi perusahaan,
dan lembaga pada umumnya perlu memiliki ruang rapat atau ruang konferensi yang
memerlukan penataan yang baik pula. Konsep untuk menata ruang rapat sama halnya
dengan konsep menata ruang kantor yaitu dari segi pengaturan tempat duduk, peralatan
yang digunakan, luas ruangan, cahaya, warna, udara, dan suara harus diperhitungkan dan
ditata dengan matang.
Setiap pemimpin dari satu organisasi, perusahaan, instansi, dan lembaga biasanya dalam
jangka waktu tertentu perlu mengadakan rapat dengan setiap kepala bagian di
lingkungannya. Untuk itu tentunya setiap kantor perlu memiliki ruang rapat tersendiri. Meja-
meja yang telah disusun dapat ditutupi dengan menggunakan taplak meja yang berukuran
besar (dapat menutupi susunan meja). Meja-meja baca yang berjumlah cukup banyak dapat
dipakai untuk keperluan rapat dengan membentuk susunan yang beragam sehingga menjadi
menarik, berguna, dan luwes serta sesuai dengan jumlah peserta rapat yang berbeda-beda.
Pengaturan tempat duduk atau macam-macam bentuk pengaturan tempat duduk dapat
dibuat atau diciptakan sendiri dengan cara memperhatikan pada tujuan, kebutuhan rapat,
jumlah peserta rapat, kenyamanan peserta rapat, keamanan peserta rapat, kedudukan atau
tingkat jabatan peserta rapat.
1. Tata Letak Ruang Rapat
1. Model Teater

Gambar 1. Gambar 2.
Tempat duduk dibuat berbaris menghadap ke meja pemimpin atau pemincar (tanpa meja
konferensi). Model ini digunakan apabila peserta hanya berperan sebagai pendengar.
Model ini tidak direkomendasikan apabila peserta harus mencatat atau rapat sambil
makan atau minum pengaturan model ini sangat fleksibel. Baris kursi bisa diatur
setengah melingkar atau lurus menghadap ke tempat pembicara. Yang perlu diperhatikan
adalah sela yang cukup antar baris kursi untuk memungkinkan peserta rapat keluar dan
masuk dari tempat duduknya.
Kelebihan dari pengaturan ini adalah sangat efesien untuk peserta rapat dalam jumlah
besar dalam ruangan. Kelemahannya adalah tidak ada tempat menulis bagi peserta.
Interaksi antar peserta minimal.

2. Model Bentuk U
Gambar 3.
 Kursi dan
meja
disusun
dalam
bentuk U.
Gaya
tata letak
ini sering

digunakan untuk pertemuan Dewan

Direksi, pertemuan kepanitiaan, atau
kelompok diskusi di mana pembicara, presenter menjadi pusat perhatian.
Hal perlu diperhatikan dalam menyusun gaya ini adalah jarak antar tempat duduk (kursi)
harus tidak terlalu rapat sehingga peserta tidak kesulitan dalam bergerak. Apabila
pesertanya di atas 25, hindari menggunakan model bentuk U. Kelebihan dari model ini
adalah peserta dapat berinteraksi satu sama lain lebih mudah dibanding dalam ruangan
yang pengaturannya menggunakan model teater. Selain itu, karena disediakan meja,
maka peserta dapat menulis atau minum dan makan selama berlangsungnya rapat.

3. Model Kelas

Gambar 4.
Model kelas, hampir sama dengan model teater. Bedanya adalah dalam model kelas ini
disediakan meja yang memungkinkan peserta untuk menulis atau meletakan alat selama
pelaksanaan rapat.
Model ini digunakan apabila selama rapat peserta perlu menggunakan banyak bahan
bacaan (laporan misalnya) dan banyak menulis baik menggunakan kertas ataupun
notebook. Model ini juga cocok untuk rapat yang berlangsung lama sehingga peserta
dapat menikmati makan dan minum selama berlangsung rapat. Hal yang perlu
diperhatikan pada saat mengatur ruangan menggunakan model ini adalah sebaiknya
dalam satu meja cukup dua tempat duduk agar tidak terlalu berdesakan. Memang bisa
 saja tempat duduknya lebih banyak asalkan mejanya cukup panjang. Penting juga diatur
jarak antara tempat duduk bagian depan dan tempat duduk di baris belakangnya.

4. Model Konferensi

Gambar 5.
Dalam model ini, diletakan meja konferensi di tengah yang dikelilingi dengan tempat
duduk. Model ini sama dengan model U, hanya saja posisi antar peserta bisa dihadapan
secara dekat. Dengan demikian, model ini cocok untuk rapat yang memerlukan diskusi
yang intensif.
Hal yang perlu diperhatikan di sini, mengenai kerapatan antar tempat duduk (kursi)
adalah posisi yang duduk di ujung meja. Tempat duduk di ujung meja diperuntukan bagi
pimpinan rapat. Ujung lawan dari pimpinan rapat adalah notulis.
Kelebihan dari penataan ini, adalah memungkinkan peserta diskusi secara intensif,
menulis, tetapi tanpa ada yang melakukan presentasi menggunakan audio visual.

5. Banquet Round
 Di sini terdapat beberapa meja bundar
dengan masing-masing meja disediakan tempat duduk. Model ini cocok untuk rapat di
mana peserta perlu melalukan diskusi dalam kelompok-kelompok kecil. Dalam mengatur
model seperti ini yang perlu diperhatikan adalah jarak antar tempat duduk kelompok. Atur
jarak mereka tidak terlalu dekat sehingga diskusi dalam satu kelompok tidak menganggu
kelompok lain, tetapi juga atur agar tidak terlalu jauh sehingga antar kelompok bisa
berdiskusi dengan mudah.

Diskusi Kelompok

Mengapa penataan ruang rapat harus diperhatikan?

Jelaskanlah alasan-alasan dari pendapat anda tersebut!
Apakah penataan ruang rapat dikatakan sebagai salah
satu faktor keberhasilan tercapainya tujuan rapat?

Ulangan harian 6
`

3.11 MENJELASKAN PROSEDUR RAPAT

A. Prosedur Pertemuan atau Rapat
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka diuraikan bahwa prosedur
adalah:
1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah
Istilah prosedur pertemuan dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah
pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan
kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan
umum yang berlaku dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut:
a. Panitia penyelenggara melakukan pra persiapan seperti menentukan masalah,
tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat
sebelumnya.
b. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan
menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan
keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim,
menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan
fungsi dan kedudukannya.
c. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat.
Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya
seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban
untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
d. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat.
Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
e. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat
yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat
biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan
kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat,
atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur pertemuan atau rapat terdiri
atas empat unsur, yaitu
1. Prapersiapan
2. Persiapan
3. Pelaksanaan
4. Penggandaan dan Pendistribusian
Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur
pertemuan, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah
pemecahana masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta
yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah
peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi
untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di
 auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat
bantu audiovisual seperti film, audio, rekaman, dan slide show.

B. Etika Pertemuan dan Gaya Komunikasi

1. Etika Pertemuan
Dalam menjalin hubungan sosial dan hubungan bisnis kita harus beretika atau
menggunakan etika. Etika merupakan norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku
yang baik yang sesuai dengan agama, tradisi, dan hukum setempat. Agar hubungan
komunikasi berjalan lancar maka selain mengetahui etika kita pun harus menerapkan
etika dalam bersosialisasi dan berbisnis.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika pertemuan. Ketika
akan melaksanakan pertemuan (bisnis atau rapat) maka perhatikanlah prosedur
pertemuan dan etika pertemuan. Yang dimaksud dengan etika pertemuan adalah
norma, nilai, kaidah, ukuran tingkah laku baik ketika melakukan pertemuan seperti
rapat. Ketika melakukan pertemuan atau rapat setiap orang harus mempunyai etika
seperti:
 Kesusilaan, dan atau budi pekerti yang baik
 Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. Etika menjadi dasar
atau pedoman ketika melakukan pertemuan atau rapat.
Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan diterapkan, yaitu
sebagai berikut:
a. Pihak panitia penyelenggara rapat
1. Menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur yang berlaku, setiap acara
tepat waktu
2. Menata ruangan dengan baik
3. Menempatkan tempat duduk untuk orang sesuai dengan kedudukan atau
jabatan oarang yang bersangkutan
4. Mengundang peserta rapat (beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat (3
sampai 7 hari sebelum pelaksanaan rapat)
5. Menghargai seluruh peserta rapat
6. Membagikan makalah dengan sopan dan tertib
7. Menggunakan bahasa yang baik, santun, dan dapat dipahami
b. Pihak peserta rapat
1. Hadir tepat waktu
2. Mengikuti aturan atau tata tertib rapat
3. Mematikan telepon selularnya (ponsel)
4. Tidak merokok ketika rapat berlangsung apalagi ruangan rapat ber-AC
5. Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara
6. Tidak bersikap emosional/marah
7. Tidak bersikap egois (mementingkan diri sendiri)
8. Bersikap sopan, santun, dan bijaksana
9. Menggunakan bahasa yang santun
2. Gaya Komunikasi
Gaya berkomunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika pertemuan. Pada saat
pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri
atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Bagaimanakah gaya komunikasi
yang baik? Seseorang dapat dikatakan terampil berkomunikasi bila dapat melakukan
komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila
memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut:
 a. Persepsi
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat, pandangan,
dengan tepat sehingga dapat diterima orang lain
b. Ketepatan
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pemikiran, sesuai dengan kerangka
berpikir lawan bicara, sehingga terhindar dari miscomunication (komunikasi yang
salah).
c. Kredibilitas
Pada saat berkomunikasi dalam rapat setiap peserta harus memiliki rasa saling
percaya
d. Pengendalian
Seseorang yang pandai mengendalikan diri ketika berbicara, maka dia pun akan
berupaya agar pandai mengendalikan lawan bicaranya
e. Kecocokan/keserasian
Peserta rapat harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan
semua orang, bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati, dan berhasil
memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan di atas harus
diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan
keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya
komunikasi, antara lain:
a. Persyaratan komunikasi yang efektif seperti persepsi, ketepatan, kredibilitas,
pengendalian, dan kecocokan
b. Bahasa isyarat ialah gerakan badan atau tubuh atau ekspresi wajah.
c. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat dipahami
dengan mudah oleh orang lain
d. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang
e. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi, gaya bahasa yang
sering digunakan antara lain:
1. Gaya bahasa hiperbola yaitu gaya bahasa yang menyatakan sesuatu
secara berlebih-lebihan.
Contoh: bagian pemasaran harus berusaha sekuat tenaga memeras otak,
memeras keringat, dan membanting tulang
2. Gaya bahasa klimaks yaitu gaya bahasa yang menyatakan penegasan
mulai dari rendah lalu meninggi.
Contoh: setiap karyawan mulai dari pesuruh, karyawan biasa, kepala bagian
sampai direktur akan mengikuti perlombaan
3. Gaya bahasa antiklimaks yaitu gaya bahasa yang mengungkapkan sesuatu
mulai dari yang tinggi menuju ke yang rendah.
Contoh: tidak hanya lima, empat, tiga, dua bahkan satupun karyawan yang
akan di PHK
4. Gaya bahasa simbolik yaitu gaya bahasa yang menggunakan nama dan
sifat binatang sebagai perlambang.
Contoh: kita harus seperti kancil dalam menghadapi kasus ini.

Tugas
Buatlah contoh kalimat gaya bahasa hiperbola, klimaks,
antiklimaks, dan simbolik, masing-masing 3 contoh!

Selain kelima unsur tersebut di atas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain
yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal yang menarik dapat
mempengaruhi pembicaraan antara lain:
a. Pakaian
Cara seseorang berpakaian mencerminkan kepribadiannya. Cara berpakaian
yang rapi, bersih, tepat (sesuai situasi) akan menumbuhkan rasa percaya diri
dan harga diri. Pakaian harus serasi, sederhana, lengkap (tidak ada kancing
yang copot atau sobek). Begitu pula dengan sepatu yang dipakai harus serasi,
tatanan rambut harus disesuaikan pula dengan pakaian.
b. Pandangan Mata
Pada saat berbicara pandangan mata perlu terarah dengan baik, karena
pandangan mata seseorang memperlihatkan kepribadian, tata krama, dan
kewibawaan. Pandangan mata harus melihat ke depan kepada para peserta
rapat yang lain, melihat ke segenap ruangan secara sepintas, sehingga
pembicara dapat mengetahui keadaan ruangan, suasana rapat, dan sikap para
peserta rapat.
c. Mimik Wajah
Pada saat berbicara mimik wajah harus disesuaikan dengan isi pembicaraan.
Mimik wajah atau air muka wajah dapat terlihat sedih, gembira, bersemangat,
serius, kaget, dll.
d. Sikap Badan
Pada saat berbicara dalam rapat, kadang sambil duduk, kadang sambil berdiri,
sikap badan ketika berbicara baik duduk maupun berdiri harus tegak, jangan
sampai membungkuk. Sebelum berbicara, tarik nafas dalam-dalam, bersikap
tenang, pandanglah para peserta rapat dengan penuh perhatian. Kuasailah diri
sendiri sebelum menguasai para pendengar atau peserta rapat, sehingga
pembicara terlihat dan terkesan berwibawa.
e. Suara
Setiap orang tentunya mempunyai suara yang berbeda. Ada suara yang
melengking, merdu, berat, parau, biasa, dsbnya. Suara merupakan pembawaan
seseorang dan menjadi ciri khas setiap orang. Suara dapat berbuny lebih baik
apabila memperhatikan hal-hal berikut:
1. Jelas, kata-kata diucapkan secara jelas, maksudnya dapat didengar dan
dipahami oleh lawan bicara
2. Intonasi, tekanan dan nada suara tidak monoton, harus ada lagu turun naik
pada saat-saat tertentu. Pembicara harus mengetahui kata-kata yang perlu
diberi tekanan
3. Semangat, suara yang diucapkan dengan penuh semangat akan turut
menghangatkan suasana dan menular kepada para pendengar
4. Ekspresi, suara harus diungkapkan dengan penuh penghayatan
f. Tulisan
 Tulisan turut berpengaruh terhadap gaya komunikasi. Pada saat rapat, seorang
pembicara kadang harus menjelaskan sesuatu disertai tulisan. Tulisan harus
jelas sehingga dapat terbaca orang lain.

Diskusi Kelompok

Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan

seseorang ketika berbicara waktu rapat antara lain dari
segi pakaian, pandangan mata, mimik wajah, sikap
badan, suara, dan tulisan. Jelaskanlah alasan mengapa
suara termasuk salah satu hal yang berpengaruh!

Tugas

Tulislah orang-orang yang terkenal karena gaya

berbicara yang menarik (tokoh dunia yang pandai
berpidato)

4.11 Membuat Prosedur Pelaksanaan Rapat

Diskusi Kelompok

Menyelenggarakan suatu rapat baik rapat kecil maupun

rapat besar sebaiknya mengikuti prosedur pertemuan
atau rapat. Jelaskanlah mengapa demikian!

Tugas

Buatlah bagan prosedur pertemuan penyelenggaraan

suatu rapat!

Ulangan Harian 7

3.12 MENGURAIKAN SISTEMATIKA PENULISAN NOTULA

1. Pengertian Notula
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan
bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai
notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula
menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.
 Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen
harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan kemampuan
menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang
menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut
diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan
yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah
pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan
dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta
keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat.
Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.
2. Fungsi Notula
Notula memiliki fungsi penting dalam penyelenggaraan rapat yaitu :
1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk
atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak
dilaksanakan tugas tersebut.
2. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui
materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya
sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga
dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan
dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau
rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu
kepada ahli hukum.

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang
notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:
1. Mendengarkan da menulis
2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3. Konsentrasi yang tinggi
4. Menulis cepat
5. Bersikap obyektif dan jujur
6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis
9. Menguasai metode pengolahan data
10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
11. Menyimpulkan hasil rapat
 Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam
menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang
notulis adalah sebagai berikut:
1. Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok
masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui
susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat
dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain
pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat
berlangsung.
5. Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan rapat.
6. Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
7. Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh
informasi secara maksimal.
8. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk
menulis notulis.
9. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena
menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
10.Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit,
maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

3. Macam - macam Notula

Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga
(rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat,
pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:
1. Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi
kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata
lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi,
menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
2. Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh
karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis
harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang
notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya
tidak seseuai dengantema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam
notula rapat.
Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam
kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat
yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang
notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil
mendengarkan pembicaraan berikutnya
4. Garis Besar Notula

1. ISI NOTULA
Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan
pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap
serta jelas.
Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang
menyimpang dari urutan-urutan berikut :
a. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.
b. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
c. Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
d. Tempat rapat.
e. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
f. Nama dan jabatan pimpinan rapat.
g. Daftar hadir peserta.
h. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
i. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
j. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
k. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
l. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
m. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga
menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi
ketentuan sebagai berikut :
a. Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak
bertele-tele).
b. Bahasa notula mudah dipahami pembaca.
c. Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.
d. Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
e. Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.
f. Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila
memerlukan lagi notula tersebut.
 2. SUSUNAN NOTULA
Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena
masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada saat menyusun notula.
1. Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu
dilaksanakan secara berkala.
2. Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut
ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ..... sampai
selesai ......
3. Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.
4. Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan
namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa ............, maka ketua
menyetujui usulan tersebut dan .........
5. Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik
ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ......... orang dan yang tidak setuju ......... orang.
Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak
perlu berbicara.
6. Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali
salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua rapat
tersebut.
Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat
berlangsung.

4.12 MEMBUAT NOTULA RAPAT

SOAL LATIHAN

Buatlah notula rapat dari soal berikut ini :

PT Lintas Cakrawala adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi Virgin Oil Coconut
(VCO). PT Lintas Cakrawala berkantor pusat di Yogyakarta dan memiliki cabang di 4 kota besar yaitu
Bandung, Semarang, Surabaya dan Medan. Selama satu bulan terakhir PT Lintas Cakrawala didera
demo karyawan yang berkepanjangan. Dalam dua hari terakhir demo telah meluas hingga seluruh
cabang PT Lintas Cakrawala. Serikat Pekerja PT Lintas Cakrawala menuntut perusahaan menaikkan
gaji karyawan minimal 25% dari gaji yang sekarang mereka peroleh. Meski telah memenuhi Upah
Minimum Regional (UMR) tetapi bagi karyawan itu belum mampu mencukup kebutuhan sehari-hari
karyawan. Menyikap hal tersebut Pimpinan Pusat PT Lintas Cakrawala mengundang 4 Pimpinan
Cabangnya untuk menyelesaikan permasalahan.
Tugas
1. Peserta membuat notula dari rapat yang diselenggarakan oleh roler (pemeran) di ruang
khusus.
2. Notula dibuat dengan blanko yang telah disediakan oleh panitia
3. Waktu role playing rapat kurang lebih 25 menit, sesudahnya peserta UKP masuk ke ruang
kelas untuk menyusun notula dalam waktu 35 menit
Skenario
1. Pimpinan Pusat (Ir. Muhammad Zain Saleh, MBA)
Demo yang telah meluas dan serempak dalam dua hari terakhir dikhawatirkan menimbulkan
stagnasi. Perusahaan terancam bangkrut karena tidak menghasilkan barang. Untuk itu
pimpinan perlu mendapatkan masukan dari para pimpinan cabang terkait hal tersebut.
Tuntutan-tuntutan dari karyawan perlu menjadi bahan pertimbangan.
2. Pimpinan Cabang Bandung (Kusuma Wardani, SE. Akt)
Dari Bandung dilaporkan bahwa unjuk rasa sudah dimulai sejak dua minggu terakhir.
Produksi barang anjlok sampai dengan 80%. Cabang telah berupaya melakukan mediasi
dengan Serikat Pekerja Cabang akan tetapi belum membuahkan hasil. Oleh karena itu
Pimcab Bandung mengusulkan agar Pimpinan Pusat meninjau ulang Upah Minimum
Regional (UMR) dan mengadakan Forum Silaturahmi dengan Serikat Pekerja.
3. Pimpinan Cabang Semarang (Susilawati, SE)
Hal yang sama juga terjadi di Semarang, bahkan aksi unjuk rasa semakin anarkis karena
massa merusak properti milik PT Lintas Cakrawala. Karyawan yang demo disinyalir adalah
karyawan yang tidak produktif.
Serikat Pekerja bahkan mengancam apabila tuntutan tidak dikabulkan dalam 1 minggu ini
maka perusakan yang mereka lakukan akan diperluas sampai area pabrik. Untuk itu Pimcab
Semarang setuju dilakukan mediasi dengan seluruh utusan Serikat Pekerja dari pusat sampai
cabang. Pimcab Semarang juga mengusulkan perlunya tes psikologi saat rekruitmen
pegawai.
4. Pimpinan Cabang Surabaya (Ir. Adi Waluyo Jati)
Meski terjadi hal yang sama dengan cabang yang lain, tetapi unjuk rasa dari Serikat Pekerja
Cabang Surabaya cenderung lebih lunak. Pimcab memandang demo yang terjadi ada
hubungan psikologis dengan keadaan yang sedang susah. Pimcab Surabaya mengusulkan
perusahaan perlu memberikan tambahan tunjangan kesejahteraan karyawan yang diambil
dari dana cadangan perusahaan. Pimcab Surabaya juga mengusulkan untuk memberikan
sanksi tegas kepada karyawan yang telah bertindak anarkis. Apabila perlu karyawan tersebut
di PHK.
5. Pimpinan Cabang Medan ( Maharani Dewi, SH)
Aksi demo yang terjadi menurut Pimcab Medan dapat dimaklumi oleh karena perekonomian
negara yang masih belum stabil. Pimcab Medan memberikan masukan demo juga perlu
disikapi dengan adanya PHK. Disamping itu perlu menjajagi kemungkinan ekspand (ekspor
ke Luar Negeri) guna menambah laba perusahaan
Kesimpulan Pimpinan
1. Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku sekarang akan ditinjau ulang melalui rapat
direksi.
2. Karyawan yang terlibat tindak anarkhis akan ditindaklanjuti dengan PHK dan proses
hukum kepada pihak berwajib.
3. Tes penerimaan karyawan akan lebih diperketat dengan melibatkan psikolog dari luar.
4. Perusahaan akan memberikan tambahan tunjangan dari dana cadangan perusahaan.
5. Perusahaan akan membentuk tim khusus untuk menjajagi kemungkinan ekspor ke Luar
Negeri.

SOAL 2
Aktivitas
1. Buatlah notula rapat pada praktik di Kegiatan Belajar 1 (lihat Aktivitas hal. 22) !
2. Buatlah notula rapat dari pelaksanaan rapat berikut ini.
 Petunjuk
a. Rapat dilaksanakan pada hari ini, pukul 09.00 s.d selesai
b. Rapat dipimpin oleh Bapak Ir. Irwansyah, M.Si
c. Peserta rapat adalah para kepala cabang, yaitu:
 Dwi Astuti, pemasaran wilayah Jabodetabek
 Surya Agung, pemasaran wilayah Bandung
 Edi Purnama, pemasaran wilayah Purwakarta dan Sumedang
 Sari Dewi, pemasaran wilayah Bogor dan Sumedang
 Firman, pemasaran wilayah Banten
d. Sifat rapat tertutup

SKENARIO RAPAT

Ketua Rapat : Saudara sekalian, selamat pagi dan terima kasih atas kehadiran Saudara pada
undangan rapat pada hari ini. Rapat pagi ini sangat penting bagi kemajuan usaha
kita, karena setelah kami periksa pada laporan bulanan ternyata omzet penjualan
produk kita mengalami penurunan yang memperihatinkan. Oleh karena itu, kami
minta Saudara memberikan masukan dan informasi bagaimana cara terbaik untuk
meningkatkan kembali penjualan produk kita, agar omzet penjualan tetap stabil.
Silahkan Saudara memberikan tanggapan atau usulan untuk meningktakan kembali
usaha kita.
Dwi Astuti : Maaf Pak, menurut saya menurunnya omzet penjualan kita dikarenakan semakin
banyaknya saingan produk yang sejenis, sehingga perlu kiranya kita meninjau
kembali mutu produk kita, agar tetap bisa bersaing dengan produk yang lainnya.
Surya Agung : Saya setuju dengan pendapat Ibu Dwi Astuti. Kita harus selalu meningkatkan mutu
produk kita dan harga yang ditawarkan kepada masyarakat juga jangan terlalu
tinggi, sehingga kurang terjangkau oleh masyarakat.
Edi Purnama : Kalau saya menyoroti dari sisi lain Pak, menurut saya penurunan penjualan produk
kita ini disebabkan juga krisis ekonomi yang terjadi dinegara kita, sehingga daya
beli masyarakat menjadi berkurang. Saran saya bagaimana jika cara pemasaran
produk ini kita lakukan dengan door to door dang dengan sistem kredit, sehingga
masyarakat akan lebih dekat dengan produk kita.
Sari Dwi : Selama ini kita belum mencoba pemasaran dengan cara door to door, tetapi hanya
melalui sistem agen. Oleh karena itu, sya sangat setuju dengan usulan Bapak Edi.
Firman : Kalau saya mengusulkan dibentuk tim yang melakukan riset pasar untuk
mendapatkan data yang akurat tentang mutu dan harga produk kita dibandingkan
dengan produk sejenis. Kita juga bisa mengetahui produk apa yang diinginkan
masyarakat, sehingga kita bisa lebih memenuhi keinginan masyarakat.
Ketua Rapat : Saudara sekalian, terima kasih atas usulan, masukan dan saran-saran yang telah
Saudara berikan. Kesimpulan yang dapat diambil dari rapat hari ini adalah sebagai
berikut:
 Untuk meningkatkan omzet penjualan kita perlu melakukan riset pasar.
 Memeperhatikan dan meningkatkan mutu produk
 Pemasaran dengan cara door to door dan melayani pembelian dengan sistem
kredit.
Demikian rapat kita pada hari ini, mohon kerja sama dari kita semua untuk terus meningkatkan
omzet penjualan produk kita dan selamat bertugas kembali.
Ulangan Harian 8