INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Persuratan

2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi
a. Eselon I : Sekretariat Jenderal
b. Eselon II : Kanwil Kementerian Agama Prov. NTT
c. Eselon III : Kepala Kantor Kementerian Agama Kab. Manggarai
d. Eselon IV : Kasubbag Tata Usaha

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Kantor
Kementerian Agama
Kab. Manggarai

Kasubbag Tata
Usaha

Pengadministrasi
Persuratan

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan meliputi penerimaan, pencatatan, dan pendokumentasian
di bidang persuratan.
6. Uraian Tugas :
1. Menyiapkan bahan penerimaan surat sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku sebagai bahan pengelolaan Surat
1) Menerima/menghimpun surat masuk;
2) Mencatat Surat masuk kedalam agenda;
3) Mengklasifikasi surat berdasarkan jenis dan sifatnya.

[1]
 4) Memberi lembar disposisi dan kartu kendali pada surat/dokumen untuk
di serahkan kepada pimpinan
2. Melakukan koordinasi pengadministrasian surat
Tahapan :
a. Menerima disposisi bahan pengadministrasian persuratan
b. Mempelajari disposisi dari bahan pengadministrasian persuratan
sesuai dengan aturan yang berlaku
c. Melaksanakan disposisi dari laporan hasil pengadministrasian
persuratan
a.
3. Membuat laporan Pengadministrasian Persuratan
Tahapan :
a. Membuat konsep laporan hasil pengadministrasian Persuratan
b. Mengkonsultasikan ke pimpinan hasil pengadministrasi persuratan
c. Memfinalisasikan laporan hasil pengelolaan surat
4. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang
berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.
Tahapan :
a. Menginventarisir seluruh kegiatan yang telah dikerjakan;
b. Mengelompokan hasil kerja sesuai dengan jenisnya;
c. Mengkonsep laporan.
d. Menyajikan laporan
5. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan
baik secara tertulis maupun lisan
Tahapan :
a. Mempelajari disposisi;
b. Melaksanakan tugas;
c. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Surat Masuk, Surat Keluar, Draft Penyiapan bahan penyelesaian
Surat, Kartu Kendali, Lembar sesuai dengan prosedur dan
Pengantar, Peraturan ketentuan yang berlaku sebagai

[2]
 No Bahan Kerja
2. Surat Masuk, Surat Keluar, Draft
Surat, Kartu Kendali, Lembar
Pengantar, Peraturan
3. Rekapan surat masuk dan keluar,
Bukti Tanda Terima
4. Hasil Pelaksanaan Tugas
5. Disposisi pimpinan
Digunakan dalam tugas
bahan pengelolaan surat
Koordinasi bahan surat
Laporan pengelolaan surat
Laporan hasil pelaksanaan tugas
sesuai dengan prosedur yang
berlaku sebagai bahan evaluasi
dan pertanggungjawaban
Pelaksanaan tugas kedinasan lain
yang diperintahkan oleh pimpinan
baik secara tertulis maupun lisan

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

1. Peraturan, juknis, SOP, Menyiapkan bahan penyelesaian
sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku sebagai
bahan pengelolaan surat
2. SOP, Juknis Melakukan koordinasi bahan
pengelolaan surat
3. Peraturan, SOP Melaporkan pengelolaan
penyelesaian surat.
4. SOP, rencana kerja Melaporkan hasil pelaksanaan
tugas sesuai dengan prosedur yang
berlaku sebagai bahan evaluasi
dan pertanggungjawaban
5. Arahan pimpinan Melaksanakan tugas kedinasan lain
yang diperintahkan oleh pimpinan
baik secara tertulis maupun lisan

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan

1. Hasil rekapitulasi Dokumen
Pengadministrasian persuratan
2. Laporan hasil koordinasi bahan Dokumen
pengelolaan surat.
3. Laporan penyelesaian Dokumen
Pengadministrasian persuratan.
4. Laporan hasil pelaksanaan tugas Dokumen
sesuai dengan prosedur yang
berlaku
5. Laporan tugas kedinasan lain Laporan

[3]
 No Hasil Kerja Satuan
6. Hasil rekapitulasi instrumen Laporan
pengelolaan surat

10. Tanggung Jawab :

a. Tersedianya data hasil rekapitulasi Surat/Dokumen masuk dan keluar
b. Tersedianya laporan hasil koordinasi bahan Pengadministrasi persuratan.
c. Tersedianya laporan pengelolaan penyelesaian surat.

11. Wewenang:
a. Meminta data dan informasi terkait surat/dokumen masuk dan keluar.
b. Menentukan bahan Pengadministrasi persuratan.
c. Menyusun rekapitulasi Surat/Dokumen Masuk dan Keluar.
d. Menyusun rekomendasi kepada pimpinan berdasarkan Pengadministrasian
persuratan.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Kepala Kantor Kantor Kementerian Konsultasi Pelaksanaan

Agama Kab. Manggarai tugas dan laporan
2. Kasubbag Tata Usaha Kantor Kementerian Konsultasi Pelaksanaan
Agama Kab. Manggarai tugas dan laporan
3. Kasi/Penyelanggara Kantor Kementerian konsultasi Pelaksanaan
Agama Kab. Manggarai tugas dan laporan
4. Jabatan Pelaksana lain Kantor Kementerian Penerimaan Surat
Agama Kab. Manggarai

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan

3. Udara Sejuk

4. Keadaan Ruangan Cukup

5. Letak Datar

[4]
 No Aspek Keterangan

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang

8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Pengatur (II/c)
b. Pendidikan : Minimal Diploma III di bidang Manajemen/
Administrasi/ ilmu pemerintahan/ Teknik
Infomatika/ Manajemen Teknik Infomatika
Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajabatan
2) Teknis : Bimtek Tata Persuratan dan Tata Naskah
Pengalaman Kerja : -
c. Pengetahuan Kerja : - Kearsipan/Ketatausahaan

d. Keterampilan Kerja : Menata Persuratan/Arsip

e. Bakat Kerja :

G = Intelegensia
V = Verbal
Q = Ketelitian

f. Temperamen :
1) F = Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung
penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandang pribadi
2) R = Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang,
atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan
perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.

g. Minat Kerja :
1) I: Investigatif
2) R: Realistik
3) A: Artistik
h. Upaya Fisik :

[5]
 1) Duduk
2) Berbicara
3) Bekerja dengan jari

i. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : tidak ada syarat khusus

j. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : D2 = menganalisis data
2) Orang : O6 = berbicara-memberikan informasi

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu
Volume
No Hasil Kerja penyelesaian
(setahun)
(menit)
Hasil penyiapan bahan surat sesuai dengan
1. 2.500 6
prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai bahan pengelolaan penyelesaian
surat.
Melakukan koordinasi bahan pengelolaan
2. 2.500 6
penyelesaian surat
Melaporkan pengelolaan penyelesaian surat
3. 4.000 6
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai
4. 4.000 6
dengan prosedur yang berlaku sebagai
bahan evaluasi dan pertanggungjawaban
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang
5. 120 12
diperintahkan oleh pimpinan baik secara
tertulis maupun lisan

17. Butir Informasi Lain : -

Ruteng, Juli 2019

Mengetahuai Yang Membuat,
Atasan Langsung,

[6]