FORMULIR

ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan :Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :-
3. Unit Kerja :
Eselon I : Sekjen Kemenag RI
Eselon II :Kepala Kanwil Kemenag Prov. Jateng
Eselon III : Kepala Kankemenag Kab. Pati
Eselon IV : Kepala Subbag Tata Usaha
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala
Kantor Kemenag

Kepala
Subbag Tata Usaha

Pengadministrasi Umum

5. Ikhtisar Jabatan
Melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian bahan dan dokumen
administrasi umum

6. Uraian Tugas
6.1 Tugas Pokok
1) Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian
bahan dokumen administrasi umum
Tahapan:
a. Menerima, mencatat surat masuk dan keluar ke dalam buku agenda, lembar
disposisi berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk diteruskan kepada
pimpinan.
b. Mencatat agenda kegiatan pimpinan ke papan tulis berdasarkan
kepentingannya sebagai informasi bagi pimpinan.
c. Mengirim surat ke pejabat-pejabat sesuai disposisi pimpinan untuk
penyelesaian lebih lanjut

1
 d. Mengingatkan pimpinan berdasarkan agenda yang telah ditetapkan untuk
pelaksanaan kegiatan.
e. Mengatur waktu bagi tamu yang akan menghadap berdasarkan agenda yang
telah ditetapkan untuk efisiensi waktu.
f. Menerima, mencatat dan menyampaikan telepon/faks yang masuk maupun
keluar berdasarkan sifat dan jenis permasalahannya untuk dapat diteruskan
kepada pimpinan.
g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan
maupun tertulis

7 BAHAN KERJA
N PENGGUNAAN
BAHAN KERJA
O DALAM TUGAS
1 Disposisi Pimpinan Sebagai dasar
pelaksanaan tugas
2 Surat Masuk Sebagai bahan
pelaksanaan tugas
3 Surat Keluar Sebagai bahan
pelaksanaan tugas

8 PERANGKAT KERJA
NO ALAT KERJA DIGUNAKAN UNTUK TUGAS

1 Peraturan-peraturan di Acuan Pelaksanaan Tugas

bidang tata persuratan
dinas

2 Telepon/fax Pendukung pelaksanaan tugas

3 Kertas/ buku agenda dan Membuat dan mencetak hasil kerja

tinta

4 ATK Pendukung pelaksanaan tugas

5 Lemari arsip Pendukung pelaksanaan tugas

6 Papan tulis Pendukung pelaksanaan tugas

9 HASIL KERJA

NO HASIL KERJA JUMLAH SATUAN

1 Menerima, membuka, membaca, dokumen / tahun

mencatat surat masuk sesuai prosedur

2
 NO HASIL KERJA JUMLAH SATUAN

yang berlaku untuk kelancaran

pelaksanaan tugas
2 Mengelola kearsipan dan penyiapan dokumen / tahun
kearsipan dokumen kantor
3 Melakukan penyiapan jadwal kegiatan kegiatan / tahun
pimpinan agar acara berjalan lancar
4 Menerima dan menolak tamu dan orang / tahun
mencatat keperluannya sesuai prosedur
yang berlaku sebagai pedoman
pelaksanaan tugas

5 Mencatat jadwal kegiatan pimpinan kegiatan/ tahun

sesuai prosedur yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas

6 Menerima telepon, menerima dan kegiatan/ tahun

mengirim fax sesuai prosedur yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas

10 TANGGUNG JAWAB
1) Ketelitian dalam memberikan nomor, tanggal dan agenda surat.
2) Ketepatan pendistribusian surat
3) Kerapian dan keamanan arsip surat
4) Ketepatan dalam mengatur jadwal pimpinan
5) Kebenaran dalam menyampaikan informasi baik lisan maupun tulisan
6) Terakomodirnya tamu pimpinan
7) Terlakssananya tugas dengan baik

11 WEWENANG
1) Memberikan nomor surat masuk dan keluar
2) Menentukan metode yang sesuai dalam pengarsipan surat
3) Memberikan laporan kepada pihak yang membutuhkan
4) Menolak permintaan data bagi orang yang tidak berkepentingan
5) Menentukan tamu yang lebih dahulu datang untuk dipersilahkan bertemu pimpinan
6) Keakuratan dan ketepatan waktu proses administrasi

3
12 KORELASI JABATAN

UNIT
NO JABATAN KERJA/ DALAM HAL
INSTANSI
Kantor
Petunjuk, Disposisi,
1 Kepala Kantor Kementerian
Penetapan Rekomendasi
Agama
Kantor
2 Kepala Subbag TU Kementerian Petunjuk, Instruksi, konsultasi
Agama
Kantor
Laporan, Rekomendasi
3 Seksi dan Penyelenggara Kementerian
Koordinasi
Agama
Kantor
4 Perencana Kementerian Klarifikasi, koordinasi
Agama
Kantor
5 Analis Kepegawaian Kementerian Klarifikasi, koordinasi
Agama
Kantor
6 Pengolah Data Kementerian Koordinasi
Agama

13 KONDISI LINGKUNGAN KERJA

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja Dalam Ruangan
2 Suhu Dingin dengan perubahan
3 Sirkulasi Udara Cukup
4 Keadaan Ruangan Cukup Luas
5 Letak Strategis
6 Penerangan Terang
7 Suara Tidak bising
8 Keadaan Tempat Kerja Nyaman
9 Getaran Tidak Ada

14 RESIKO BAHAYA

NO FISIK / MENTAL PENYEBAB

1 Kondisi leher Konsentrasi saat membaca bahan kerja
(kaku/kelelahan) dan peraturan
2 Kondisi pinggang Banyak duduk saat melaksanakan
(sakit/ kelelahan) pekerjaan.

4
 3 Konsentrasi saat membaca bahan kerja
Mata (lelah)
dan peraturan

15 SYARAT JABATAN
1) Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda (II/A)
2) Pendidikan : SLTA

3) Kursus/Diklat
4) Pengalaman Kerja
5) Pengetahuan Kerja
6) Keterampilan Kerja
: Administrasi
: -
: Administrasi perkantoran, kearsipan
: Mengoperasikan komputer, mengolah
data, membuat laporan

16 PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

WAKTU
N JUMLAH
HASIL KERJA YANG
O SATUAN
DIPERLUKAN
1 Surat Masuk 2.403 surat / 25.000 menit
tahun
2 Surat Keluar 2.530 surat / 30.000 menit
tahun
3 Arsip Surat 4.933 surat / 56.730 menit
tahun
4 Data Digital surat masuk dan 4.933 data / 56.730 menit
surat keluar tahun

17 BUTIR INFORMASI LAIN

……………………………………………..

Pati, November2021
Mengetahui Atasan Langsung Kepala Kankemenag Kab. Pati

SUHARTO, S.Sy Drs. H. Ali Arifin, MM.

NIP.197106182005011003 NIP.196505151994031005