PEMERINTAH KOTA TEGAL

FORMULIR ANALISIS JABATAN

Jabatan Pengadministrasi Persuratan

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Persuratan

2. Kode Jabatan : H.01.1.002.01.01.P.01.11.013.

3. Unit Organisasi :

a. Eselon I :

b. Eselon II :

c. Eselon III : Kepala Bagian Umum

d. Eselon IV : Kepala Sub Bagian Tata Usaha

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Pengadministrasi Persuratan

5. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan kegiatan pencatatan dan pendokumentasian surat

6. Uraian Tugas :

Uraian Tugas Langkah Kerja

Mengendalikan administrasi surat masuk, sesuai dengan prosedur dan 1. Menerima surat atau naskah dinas masuk
ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian
2. Mencatat dibuku agenda surat masuk

3. Mamberi Lembar Disposisi Pada Surat

4. Menyerahkan surat kepada atasan untuk dimintakan disposisi

Melaksanakan pencatatan disposisi surat pimpinan sesuai dengan prosedur 1. Menerima surat yang telah di disposisikan dari atasan
dan ketentuan yang berlaku, guna kelancaran administrasi surat
2. Mencatat disposisi pimpinan

Melaksanakan pendistribusian surat di lingkunganRSUD Kardinah sesuai 1. Menyortir surat sesuai disposisi pimpinan
dengan disposisi pimpinan, guna kelancaran administrasi surat
2. Menyerahkan surat kepada pejabat yang ditunjuk

3. Menyerahkan surat/naskah dinas yang sudah digandakan

Mengendalikan administrasi surat keluar, sesuai dengan prosedur dan 1. Menerima surat atau naskah dinas yang akan dikirim
ketentuan yang berlaku, guna kelancaran administrasi surat
2. Mencatat di buku agenda surat

3. Memberi nomor surat/naskah dinas keluar

Mendokumentasikan surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang 1. Menerima surat yang akan diarsipkan
berlaku, agar tertib administrasi prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk
2. Mengelompokkan surat atau dokumen berdasarkan jenis dan sifatnya
kelancaran pendistribusian surat keluar;
3. Menyimpan surat

Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang 1. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban
2. Mengonsultasikan konsep laporan kepada atasan

3. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun 1. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan
tertulis
 2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas

3. Melaksanakan tugas sesuai rencana kerja

4. Menyampaikan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Surat Masuk -

2 Disposisi Atasan -

3 Tinta -

4 Kertas -

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Alat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1 Komputer dan perangkatnya -

1 Koneksi Internet -

1 Ruangan -

1 ATK -

1 Lemari Arsip -

1 Telepon -

1 Lemari Barang -

9. Hasil Kerja :

No Hasil Satuan

1 Terselesaikannya administrasi surat masuk Surat

2 Terselesaikannya administrasi surat masuk Surat

3 Terdistribusinya surat/naskah dinas sesuai disposisi pimpinan Surat

4 Terselesaikannya administrasi surat keluar Surat

5 Terdokumentasikannya surat keluar Surat

6 Laporan pelaksanaan tugas Laporan

7 Terlaksananya tugas kedinasan lain Laporan

10. Tanggung Jawab :

1) Kelancaran administrasi surat masuk;

2) Kelancaran administrasi surat masuk;
3) Kelancaran distribusi surat ke bidang - bidang;
4) Kelancaran administrasi surat keluar;
5) Kelancaran pendokumentasian surat;
6) Kebenaran laporan pelaksanaan tugas;
7) Kesesuaian pelaksanaan tugas kedinasan lain.
'

11. Wewenang :

1) Meminta surat yang telah di disposisi pimpinan;

2) Meminta surat yang telah di disposisi pimpinan;
3) Meminta tanda terima surat;
4) Memberi nomor surat;
5) Meminta surat yang akan didokumentasikan;
6) Meminta bahan laporan pelaksanaan tugas;
7) Menolak pelaksanaan tugas lain yang bersifat non kedinasan.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

 1 direktur RSUD Kardinah arahan pelaksanaan tugas dan penyampaian laporan

2 wadir umum/keuangan RSUD Kardinah arahan pelaksanaan tugas dan penyampaian laporan

3 kepala bagian umum RSUD Kardinah arahan pelaksanaan tugas dan penyampaian laporan

4 kasubbag tu RSUD Kardinah arahan pelaksanaan tugas dan penyampaian laporan

5 sesama pelaksana RSUD KARDINAH koordinasi pelaksanaan tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan

1 Tempat kerja dalam ruangan

2 Suhu dingin dengan perubahan

3 Udara kering

4 Keadaan ruangan bersih

5 Letak lingkup kerja perangkat daerah

6 Penerangan terang

7 Suara tidak bising

8 Keadaan tempat kerja bersih

9 Getaran sedikit

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1 - -

15. Syarat Jabatan :

Pangkat, Gol/ruang :

Jenjang minimal : SLTA

Jurusan : perkantoran

Pelatihan Fungsional : -

Pelatihan Teknis : -

Pengalaman Kerja : jfu administrasi

Pengetahuan Kerja : 1. Administrasi Perkantoran

Keterampilan Kerja : 1. Menata Persuratan/Arsip

Bakat Kerja : Inteligensia

Bakat verbal

Temperamen : R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai
dengan prangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-
standar tertentu.

Minat Kerja : KN : Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
KL : Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.

Upaya Fisik : Berdiri

Duduk
Membawa

Kondisi Fisik :
Jenis Kelamin : tidak ada syarat khusus

Umur : tidak ada syarat khusus Tahun

Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus Cm

Berat Badan : tidak ada syarat khusus Kg

Postur Badan : tidak ada syarat khusus

 Penampilan : tidak ada syarat khusus

Fungsi Pekerja :
a. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Data :

D3 = Menyusun data

b. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Orang :

O8 = Menerima instruksi

c. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Benda :

B4 = Mengerjakan benda dengan tangan atau perkakas

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

No Hasil Kerja Waktu penyelesaian (menit) Volume (setahun)

1 Terselesaikannya administrasi surat masuk 60 3100

2 Terselesaikannya administrasi surat masuk 60 3100

3 Terdistribusinya surat/naskah dinas sesuai disposisi pimpinan 60 3100

4 Terselesaikannya administrasi surat keluar 60 2170

5 Terdokumentasikannya surat keluar 60 2170

6 Laporan pelaksanaan tugas 60 12

7 Terlaksananya tugas kedinasan lain 60 12

17. Butir Informasi Lain : Tidak ada